Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2003

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. directie: een organisatieonderdeel van het ministerie dat ressorteert onder de plaatsvervangend secretaris-generaal;

• b. directeur: een functionaris die leiding geeft aan een directie.

Onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorteren:

• a. de directie Communicatie;

• b. de directie Financieel-Economische Zaken;

• c. de directie Personeel, Organisatie en Informatie;

• d. de directie Algemene Zaken;

• e. de directie Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering;

• f. de Accountantsdienst.

• 1 Elk van de directeuren is verantwoordelijk voor:

  • a. het leiding geven aan de eigen directie;

  • b. het door tussenkomst van de plaatsvervangend secretaris-generaal adviseren van de bewindspersonen ten aanzien van het werkterrein van de eigen directie en het attenderen van hen op politiek of maatschappelijk gevoelige aspecten;

  • c. het coördineren van de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de eigen directie met de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de andere onderdelen van het ministerie en van andere ministeries;

  • d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, met uitzondering van de vaststelling van de formatie, voor periodieke evaluatie daarvan en voor planning en bewaking van de productie van de eigen directie;

  • e. de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, voorzover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal;

  • f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële afhandeling van de uitvoering van de eigen personeelsaangelegenheden, voorzover deze niet is opgedragen aan anderen zoals de directie Personeel, Organisatie en Informatie, de directie Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering en de Stichting Pensioenfonds ABP;

  • g. het op orde hebben van de admini-stratieve organisatie en informatie-beveiliging;

  • h. het formuleren en uitvoeren van jaarplannen voor de eigen directie binnen de door de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal vastgestelde uitgangspunten;

  • i. het rapporteren aan de plaatsvervangend secretaris-generaal over de uitvoering van de jaarplannen betreffende de eigen directie;

  • j. het, na overeenstemming daarover met de plaatsvervangend secretaris-generaal, aanwijzen van een plaatsvervangend directeur;

  • k. het zorgdragen voor de vastlegging van de organisatie van de eigen directie en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen in een organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit voor de eigen directie;

  • l. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht voorzover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen;

  • m. een juiste, volledige en tijdige aanlevering aan de secretaris-generaal via de plaatsvervangend secretaris-generaal van de gegevens die opgenomen moeten worden in het mandaat-, volmacht- en machtigingsregister SZW, genoemd in artikel 4, vijfde lid, onder i, van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW 2002.

• 2 Het bepaalde in het eerste lid, onder k, is niet van toepassing op directeuren die leiding geven aan een directie met een omvang van maximaal 12 fulltime-equivalenten.

De directie Communicatie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het departementale voorlichtingsbeleid, het geven van voorlichting aan publiek en pers en het beschikbaar stellen van documentaire informatie. De directie ondersteunt de bewindspersonen en de directies op het gebied van publiciteit en externe optredens en adviseert de beleidsdirecties over de wijze waarop het beleid kan worden gecommuniceerd met de voor hen relevante doelgroepen. De directie draagt zorg voor de ontwikkeling en inbedding van webtechnologie binnen het ministerie conform de departementale standaards.

De directie Financieel-Economische Zaken is verantwoordelijk voor:

• a. het uitvoeren van taken ten aanzien van de departementale begroting, het departementale financiële beheer en het toezicht daarop, de financiële administraties en informatiesystemen en de departementale jaarverantwoording als omschreven in de Comptabiliteitswet 2001 en de daarop berustende regelgeving. De coördinerende taken ten aanzien van het begrotingsproces strekken zich ook uit tot de premiegefinancierde uitgaven in de budgetdisciplinesector sociale zekerheid en arbeidsmarkt;

• b. het adviseren van de beleidsdirecties, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Werk en Inkomen, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de secretaris-generaal en de bewindspersonen over beleidsvoornemens vanuit de optiek van doelmatigheid, doeltreffendheid, budgettaire inpasbaarheid, bekostigings- en financieringssystematiek en ordelijk financieel beheer;

• c. het coördineren van het verkeer met de Algemene Rekenkamer;

• d. het uitvoeren van bekostigingsactiviteiten die verband houden met de toekenning en de verrekening van subsidies, voorschotten en budgetten aan uitvoerende instellingen in het kader van wettelijke uitkerings- en subsidieregelingen, waarbij dit plaatsvindt aan de hand van vooraf opgestelde criteria, voorwaarden en modellen, voorzover dat niet is opgedragen aan het Agentschap SZW;

• e. de verzorging van ramingen en de daarvoor benodigde analyses met betrekking tot de beleidsterreinen van het ministerie en het regisseren, verkrijgen en beheren van de betreffende beleidsinformatie.

• 1 De directie Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor het adviseren van de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de inspecteur-generaal Werk en Inkomen en de directeuren-generaal over het personeels-, organisatie-, informatie- en informatiseringsbeleid, alsmede beleid op het gebied van rechtspositionele aangelegenheden van (ex-)medewerkers van het ministerie, arbeidsomstandigheden, bedrijfsvoering, planning en control op de personele, informatieve en organisatorische processen, administratieve organisatie, informatiebeveiliging en medezeggenschap.

• 2 De directie draagt zorg voor het adviseren van organisatieonderdelen bij de implementatie van departementaal beleid op bovengenoemde terreinen, alsmede het adviseren over en het leveren van projectleiding ten behoeve van directiespecifieke veranderingstrajecten.

• 3 De directie draagt zorg voor het adviseren respectievelijk ondersteunen van medewerkers over loopbaanontwikkeling respectievelijk op het terrein van bedrijfsmaatschappelijk werk.

• 4 De directie draagt zorg voor de ondersteuning en het voeren van het secretariaat van de medezeggenschap en het georganiseerd overleg, alsmede het adviseren van de bestuurders op genoemde terreinen.

• 5 De directie draagt zorg voor het behandelen van bezwaarschriften, beroepschriften en zaken van de nationale ombudsman van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdend met de dienstbetrekking, met uitzondering van het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures.

• 6 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie, is onverminderd het bepaalde in artikel 3, eerste lid, onder l, verantwoordelijk voor de behandeling van klachten over de wijze waarop de bemiddelingsorganisatie, bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van de Regeling Kinderopvang SZW, uitvoering geeft aan de Regeling Kinderopvang SZW.

• 7 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid op het gebied van de personele informatievoorziening.

• 8 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van ministerie brede opleidings- en leerprojecten, waaraan naast de medewerkers van het ministerie ook andere belanghebbenden kunnen deelnemen.

De directie Algemene Zaken is verantwoordelijk voor:

• a. het beheren en exploiteren van de Haagse vestigingen van het ministerie voorzover daarin niet uitsluitend baten-lastendiensten gehuisvest zijn en het beheren en exploiteren van de vestigingen van het Agentschap SZW en de Inspectie Werk en Inkomen voorzover zij gebruik maken van de departementale infrastructuur dan wel gehuisvest zijn in een vestiging waar ook andere onderdelen van het ministerie, niet zijnde baten-lastendiensten, gehuisvest zijn, dan wel indien dit met het Agentschap SZW respectievelijk de Inspectie Werk en Inkomen is overeengekomen;

• b. het dagelijks beheer van de technische infrastructuur en de kantoorautomatisering voor het ministerie en het technisch beheer van de departementsbrede en directiespecifieke applicaties, alsmede het mede voorbereiden van beleid en de implementatie van nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen op genoemde terreinen;

• c. het vervaardigen en beschikbaar stellen van hoogwaardige postale, grafische en multimediaproducten en diensten;

• d. het ontwikkelen en implementeren van departementaal beleid op het gebied van documentaire informatievoorziening en het beheren van afgesloten archieven;

• e. het beleid en advisering op het gebied van inkoop, (Europese) aanbestedingen, huisvesting en milieumanagement;

• f. de persoonlijke beveiliging van de bewindspersonen alsmede hun huisgenoten.

De directie Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een efficiënte en kwalitatief goede uitvoering van ondersteunende taken en werkzaamheden op de volgende gebieden:

• a. personeelsbeheer en -administratie;

• b. departementale salarisadministratie;

• c. documentaire informatievoorziening en archivering;

• d. financieel beheer op het gebied van verplichtingen en factuurafhandeling.

De Accountantsdienst is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de departementale Accountantsdienst zoals omschreven in de Comptabiliteitswet 2001 en het Besluit taak DAD, alsmede de daarop berustende regelgeving. De Accountantsdienst controleert de financiële verantwoording van de departementsonderdelen en de bedrijfsvoering die daaraan ten grondslag ligt. De Accountantsdienst adviseert op het gebied van financieel beheer.

• 1 Elk van de directeuren is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voorzover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van zijn directie, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal, dan wel dit ingevolge artikel 12 onder de volmacht van een andere directeur valt.

• 2 Aan elke directeur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:

  • a. de in artikel 3, eerste lid, onder e, genoemde personeelsaangelegenheden;

  • b. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voorzover deze klachten betrekking hebben op gedragingen van de onder elk van hen ressorterende functionarissen.

• 3 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat de bevoegdheid tot het verlenen en vaststellen van subsidies en rijksvergoedingen, het aangaan van verbetertrajecten en het korten op bevoorschotting, voorzover het de uitvoering betreft van regelingen op zijn werkterrein.

• 4 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is beperkt tot overeenkomsten met een waarde van ten hoogste € 20.000,- per overeenkomst, met dien verstande dat de volgende overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde van € 500.000,- per overeenkomst:

  • a. overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een mantelovereenkomst;

  • b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie;

  • c. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;

  • d. arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot raden en commissies;

  • f. overeenkomsten met betrekking tot onderzoek;

  • g. overeenkomsten als bedoeld in artikel 12.

• 1 De directeur Communicatie is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. de organisatie van voorlichtings- en informatiecampagnes en de productie en distributie van voorlichtingsmateriaal;

  • b. systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van voorlichtings- en documentatiesystemen;

  • c. externe advisering in het kader van voorlichtingsprojecten.

• 2 De directeur Personeel, Organisatie en Informatie is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. de ontwikkeling van geautomatiseerde informatiesystemen, met uitzondering van de systemen van de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden, de directie Ramingen en Analyse, de directie Communicatie, de directie Algemene Zaken, de directie Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering en de directie Financieel-Economische Zaken;

  • b. de Landsadvocaat inzake advisering en procureurstelling alsmede het instellen van gerechtelijke procedures met betrekking tot beroepschriften van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdende met de dienstbetrekking;

  • c. de arbodienst, het centraal flankerend beleid ten behoeve van herplaatsers en de opvang van kinderen van medewerkers van het ministerie.

• 3 De directeur Algemene Zaken is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. de technische infrastructuur, de hardware, de kantoorautomatiseringssoftware, de datacommunicatievoorzieningen en het technisch beheer van geautomatiseerde systemen;

  • b. de huisvesting en facilitaire voorzieningen ten behoeve van de Haagse vestigingen van het ministerie;

  • c. de facilitaire dienstverlening die het project Hoogvolume ten behoeve van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Gezondheidsraad verricht.

• 4 De directeur Financieel-Economische Zaken is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot:

  • a. de gerechtelijke en buitengerechtelijke invordering van geldvorderingen van de Staat;

  • b. systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van departementale financiële informatiesystemen;

  • c. overeenkomsten met het Centraal bureau voor de statistiek als mede overeenkomsten met betrekking tot meerjarige, structurele beleidsinformatievoorziening die het verzamelen, bewerken en leveren van beleidsinformatie betreffen, voor zover deze informatie primair bedoeld is voor ramingen en verdeelmodellen, danwel verband houdt met verplichtingen die voortvloeien uit de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid zoals opgenomen in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid of met verplichtingen die voortvloeien uit internationale verdragen.

• 5 De directeur Gemeenschappelijke Ondersteuning Bedrijfsvoering is gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot personeelsbeheerssystemen, salarissystemen en systemen voor documentregistratie en -verwerking, voorzover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de taken en werkzaamheden bedoeld in artikel 8.

• 1 De directeuren kunnen hun vertegenwoordigingsbevoegdheden in een door hen te bepalen omvang doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen, met dien verstande dat bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden slechts kunnen worden doorverleend aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen en slechts voorzover het betreft:

  • a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • b. het houden van manager-medewerkergesprekken;

  • c. verlof van medewerkers;

  • d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen directeuren bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden, genoemd in het eerste lid, onder a tot en met d, doorverlenen aan functionarissen die rechtstreeks ressorteren onder rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen voorzover dit noodzakelijk is vanwege de organisatiestructuur van de directie en voorzover de plaatsvervangend secretaris-generaal daar schriftelijk mee instemt.

• 3 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen directeuren, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal, hun vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverlenen aan functionarissen van een ander organisatieonderdeel, mits de betreffende functionaris daarmee schriftelijk instemt.

• 4 De (door)verlening van (onder)mandaat, volmacht en machtiging kan uitsluitend bij een schriftelijk besluit geschieden.

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2003.

• 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2003.