Verordening interdisciplinaire samenwerking 2003

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. samenwerkingsverband: iedere samenwerking met een beoefenaar van een ander beroep dan notaris waaraan een of meer notarissen deelnemen dan wel een verband van notarissen deelneemt en waarbij de deelnemers geheel of gedeeltelijk voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of zeggenschap over bedrijfsvoering met elkaar delen;

• b. naar buiten optreden: het doen van mededelingen dan wel het zich op andere wijze naar buiten presenteren door of ten behoeve van de notaris of het samenwerkingsverband;

• c. kantoorgenoot: de beoefenaar van een ander beroep dan notaris, genoemd in artikel 2, die werkzaam is binnen het samenwerkingsverband;

• d. praktijkuitoefening: al hetgeen de uitoefening van het notarisambt in de meest ruime zin omvat;

• e. bedrijfsvoering: het geheel van activiteiten dat betrekking heeft op het beheren en het besturen van het bedrijf van het samenwerkingsverband.

Het is de notaris niet geoorloofd - direct danwel indirect - een samenwerkingsverband met beoefenaren van een ander beroep te onderhouden, dan met:

• a. advocaten, lid van de Nederlandse Orde van Advocaten;

• b. fiscaal juristen of fiscaal economen, lid van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs;

• c. in het buitenland werkzame beoefenaren van de sub a en b vermelde danwel daarmee gelijk te stellen beroepen in het buitenland mits zij aan een tuchtrecht zijn onderworpen vergelijkbaar met dat waaraan de onder a en b genoemde personen onderworpen zijn en een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben.

De notarissen vormen gezamenlijk een staak waaraan binnen het samenwerkingsverband doorslaggevende zeggenschap ten aanzien van de praktijkuitoefening toekomt.

Indien tot het samenwerkingsverband slechts één notaris behoort komt die zeggenschap aan hem toe.

• 1 Het is de notaris niet toegestaan in het kader van het samenwerkingsverband enige verplichting aan te gaan of te onderhouden, waardoor de onafhankelijkheid in de praktijkuitoefening - met inbegrip van het op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behartigen van de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokkenen - in gevaar wordt of kan worden gebracht of afbreuk wordt gedaan aan de zorg die hij als notaris behoort te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve hij optreedt. De notaris gaat in het samenwerkingsverband ook niet anderszins over tot enig handelen of nalaten in afwijking van hetgeen een behoorlijk notaris betaamt. Hij creëert door het samenwerkingsverband niet een situatie of laat deze voortbestaan waardoor de vertrouwensrelatie met cliënten in gevaar wordt of kan worden gebracht.

• 2 De notaris houdt ook binnen het samenwerkingsverband de volle verantwoordelijkheid voor de eigen praktijkuitoefening.

• 3 Onverminderd de verantwoordelijkheid van de andere deelnemers aan het samenwerkingsverband ziet de notaris erop toe dat de bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband overeenkomstig de daarvoor geldende voorschriften geschiedt en dat deze niet strijdig is met de voorschriften voor de praktijkuitoefening noch de toepassing daarvan verhindert.

• 4 De notaris voorkomt dat inbreuk gemaakt wordt op zijn plicht zijn ambt als notaris naar behoren te vervullen.

• 1 De notaris legt aan de kantoorgenoten de verplichting op dat dezen zich, evenals de notaris, onthouden van voor de notaris bij of krachtens de wet verboden handelingen.

• 2 Het is de notaris niet toegestaan door middel van zijn kantoorgenoten inbreuk te maken op voor hem geldende regels.

• 3 Een verwijzingsverplichting is, over en weer, verboden.

• 1 De notaris opent in elke door een of meer partijen aan hem opgedragen zaak een eigen dossier.

• 2 De notaris voert binnen het samenwerkingsverband zijn zaken- en dossieradministratie gescheiden van de overige administratie van het samenwerkingsverband.

• 3 De vastlegging in (papieren, elektronische dan wel optische) notariële dossiers en bestanden geschiedt gescheiden van de overige dossiers en bestanden van het samenwerkingsverband. De notaris houdt zijn archief gescheiden van dat van de kantoorgenoten.

• 4 Alleen de notarissen hebben toegang tot de gegevens van en informatie over notariële cliënten of deze nu in papieren dossiers, geautomatiseerde bestanden of op andere wijze bij de notaris berusten.

  De notaris kan een kantoorgenoot inzage geven in de gegevens mits alle betrokkenen daarmee instemmen en zijn geheimhoudingsplicht daarmee niet wordt geschonden.

• 5 De notaris zorgt ervoor dat de toegang tot de notariële dossiers en bestanden in overeenstemming met het voorgaande in interne regels wordt uitgewerkt.

De notaris zorgt ervoor dat de gezamenlijke notarissen binnen het samenwerkingsverband een zodanige praktijk voeren dat zij in hun praktijkuitoefening niet afhankelijk worden van hun kantoorgenoten.

Indien tot het samenwerkingsverband slechts één notaris behoort zorgt deze ervoor dat hij aan voormelde verplichting voldoet.

• 1 Indien het naar buiten optreden en de praktijkuitoefening van het, al dan niet over verschillende vestigingen verdeeld, samenwerkingsverband niet geschieden onder één gemeenschappelijke naam, maakt de notaris daarbij ondubbelzinnig duidelijk dat hij deelnemer is van een samenwerkingsverband waarvan de deelnemers geheel of gedeeltelijk voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of zeggenschap over bedrijfsvoering met elkaar delen.

• 2 Tevens maakt de notaris duidelijk dat aan het samenwerkingsverband ook anderen dan notarissen deelnemen.

• 3 De naam waaronder het samenwerkingsverband wordt gevoerd en de naam waaronder een onderdeel waartoe de notaris behoort wordt gevoerd, bevatten geen naam van een natuurlijke persoon, tenzij deze aan het samenwerkingsverband deelneemt of heeft deelgenomen, dan wel onder deze naam of namen al werd samengewerkt voordat het samenwerkingsverband ontstond.

• 4 De naam waaronder het samenwerkingsverband wordt gevoerd en de naam waaronder een onderdeel waartoe de notaris behoort, wordt gevoerd, mogen geen verwarring wekken.

• 5 Indien en voor zolang een notaris de praktijkuitoefening presenteert onder de naam waaronder ook beoefenaren van een ander beroep dan notaris de uitoefening van hun praktijk presenteren of op andere wijze suggereert van een samenwerkingsverband deel uit te maken, is deze verordening op hem van toepassing alsof er sprake is van een samenwerkingsverband in de zin van deze verordening.

• 1 Bij het naar buiten optreden blijkt wie als notaris en wie als beoefenaars van een ander beroep aan het samenwerkingsverband deelnemen en welk beroep zij uitoefenen.

• 2 Indien in het samenwerkingsverband notarissen samenwerken die in verschillende plaatsen gevestigd zijn, wordt dit bij het naar buiten optreden kenbaar gemaakt. Ten aanzien van plaatsen waar zich een kantoor van het samenwerkingsverband bevindt doch waar geen daartoe behorend notaris is gevestigd, wordt voorkomen dat ten onrechte de suggestie wordt gewekt dat zulks wel het geval is.

• 3 De notaris voorkomt dat ten onrechte de suggestie wordt gewekt dat hij van een samenwerkingsverband deel uitmaakt.

De notaris mag pas een samenwerkingsverband aangaan nadat door het bestuur van de KNB is vastgesteld dat aan de in artikel 2 opgenomen criteria is voldaan.

Bij het verzoek om goedkeuring van het samenwerkingsverband legt de notaris een aantal documenten over, die in artikel 11 worden omschreven.

Op verzoek van het bestuur verstrekt de notaris nadere informatie.

Het bestuur kan tevens een verklaring van een onafhankelijke accountant verlangen.

De in artikel 10 genoemde documenten omvatten het volgende:

• a. de verklaring dat de notaris aan de in de artikelen 2, 3 en 5, eerste en derde lid, opgenomen bepalingen zal voldoen;

• b. de verklaring dat de uitwerking in interne regelgeving zal geschieden overeenkomstig het in deze verordening neergelegde, met name ten aanzien van het bepaalde in de artikelen 4 en 6;

• c. een exemplaar van de samenwerkingsovereenkomst of het ontwerp daarvan, of een ander document waaruit blijkt dat aan de voorschriften van deze verordening is voldaan of kan worden voldaan;

• d. in het voorkomende geval een verklaring van een onafhankelijke accountant, dat het beoogde samenwerkingsverband zal kunnen voldoen aan de in artikelen 3 en 5, eerste en derde lid, gestelde eisen.

Onder notaris in deze verordening wordt ook verstaan de kandidaat-notaris, tenzij uit de aard van de bepaling anders voortvloeit.

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven. Over het ontwerp daarvan wordt de ledenraad geraadpleegd. De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van het ministerie van Justitie gebracht.

Een notaris die behoort tot een samenwerkingsverband dat op moment van inwerkingtreding van deze verordening reeds bestaat zal, indien nodig, uiterlijk één jaar daarna de opzet daarvan in overeenstemming met de artikelen van deze verordening moeten hebben aangepast.

Binnen twee maanden na het verstrijken van deze termijn legt de notaris aan het bestuur van de KNB de verklaring als bedoeld in artikel 10 van deze verordening over. Het bestuur kan verlangen dat een onafhankelijk accountant verklaart dat het samenwerkingsverband voldoet aan de in artikel 3 en 5 leden 1 en 3 gestelde eisen.

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening interdisciplinaire samenwerking 2003.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2003 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant als bedoeld in artikel 91 lid 2 Wet op het notarisambt is verstreken.