IKAP-Regeling rijkspersoneel

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement;

• b. ARSG: Ambtenarenreglement Staten-Generaal;

• c. BBRA 1984: Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984;

• d. IKAP: Individuele Keuzen in het Arbeidsvoorwaardenpakket;

• e. Onze Minister: het hoofd van het betrokken ministerie;

• f. ambtenaar: degene, die is aangesteld op grond van het ARAR of ARSG;

• g. bevoegd gezag: het met betrekking tot de toepassing van dit besluit tot beslissen bevoegd gezag;

• h. arbeidsduur, arbeidsduurfactor, vakantie: hetgeen daaronder wordt verstaan in het ARAR of ARSG;

• i. peildatum: de eerste dag van de maand waarin de ambtenaar op grond van dit besluit een aanvraag heeft ingediend;

• j. salaris, salaris per uur, vakantie-uitkering: hetgeen daaronder wordt verstaan in het BBRA 1984;

• k. jaarsalaris: het salaris gedurende het kalenderjaar waarin van dit besluit gebruik wordt gemaakt;

• l. bedrijfsfitness: bedrijfsfitness als bedoeld in artikel 29 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001, zoals dit op 31 december 2010 luidde.

• 1 De ambtenaar maakt zijn keuze(n) in het kader van IKAP kenbaar door middel van een aanvraag. De aanvraag wordt ingediend op een door het bevoegd gezag aangegeven wijze.

• 2 De ambtenaar kan zijn keuze(n) maandelijks kenbaar maken.

• 3 De aanvraag dient te worden ingediend uiterlijk vóór de eerste dag van de tweede maand die voorafgaat aan de maand waarin aan de keuze uitvoering moet worden gegeven. Het bevoegd gezag kan toestaan dat de aanvraag na genoemd tijdstip wordt ingediend.

• 4 Als de aanvraag betrekking heeft op een bepaalde periode dient in de aanvraag de desbetreffende periode in hele kalendermaanden te worden aangegeven.

• 5 Met uitzondering van de keuze voor een maandelijkse toekenning van een belastingvrije vergoeding voor een studie/opleiding voor een beroep, dient een gemaakte keuze binnen het kalenderjaar te zijn gerealiseerd.

• 6 De ambtenaar kan binnen een kalenderjaar niet kiezen:

  • a. voor zowel meer uren werken, bedoeld in artikel 3, als voor minder uren werken, bedoeld in artikel 4;

  • b. voor zowel minder uren werken, bedoeld in artikel 4, als voor vermindering van de aanspraak op vakantie, bedoeld in artikel 5.

• 7 Het bevoegd gezag kent de aanvraag toe, tenzij een zwaarwegend dienstbelang zich tegen honorering van de aanvraag verzet.

• 8 Op een gehonoreerde aanvraag kan gedurende de periode waarop deze betrekking heeft niet meer worden teruggekomen.

• 9 De vergoeding voor meer uren werken, bedoeld in artikel 3, de inhouding voor minder uren werken, bedoeld in artikel 4, alsmede de vergoeding voor de uren waarmee de aanspraak op vakantie wordt verlaagd, bedoeld in artikel 5, worden berekend op basis van het salaris per uur dat de ambtenaar geniet op de peildatum. Eventuele aanpassingen van het salaris met terugwerkende kracht naar een datum op of voor de peildatum hebben geen invloed op het per de peildatum vastgestelde salaris per uur.

• 1 De ambtenaar kan een aanvraag indienen om in een bepaalde periode meer uren te werken dan de voor hem geldende arbeidsduur. Het aantal meer te werken uren is maximaal 100 uur per kalenderjaar. Bij een onvolledige arbeidsduur geldt een naar evenredigheid vastgesteld lager aantal hele uren als maximum. De uitkomst wordt zo nodig afgerond op hele uren naar boven. Het totaal van de arbeidsduur en het ingevolge dit lid toegewezen aantal meer te werken uren bedraagt niet meer dan gemiddeld 40 uur per week. Voor dezelfde periode kan niet een tweede aanvraag om nog meer uren te mogen werken worden ingediend.

• 2 Per meer gewerkt uur ontvangt de ambtenaar een vergoeding die maandelijks wordt uitbetaald op basis van het gemiddelde aantal meer te werken uren per maand gedurende de periode dat de ambtenaar meer uren werkt.

• 3 Het eerste lid is niet van toepassing op de ambtenaar:

  • a. wiens gemiddelde wekelijkse werktijd op grond van artikel 21a van het ARAR of artikel 34a van het ARSG is teruggebracht;

  • b. die op grond van artikel 33g van het ARAR of artikel 62a van het ARSG ouderschapsverlof geniet;

  • c. die buitengewoon verlof van lange duur geniet.

• 1 De ambtenaar kan een aanvraag indienen om in een bepaalde periode minder uren te werken dan de voor hem geldende arbeidsduur.Indien sprake is van een arbeidsduur van meer dan 36 uur per week dient, alvorens de aanvraag in behandeling kan worden genomen, die arbeidsduur teruggebracht te worden tot ten hoogste gemiddeld 36 uur per week. Het aantal minder te werken uren is maximaal 80 uur per kalenderjaar. Bij een onvolledige arbeidsduur geldt een naar evenredigheid vastgesteld lager aantal hele uren als maximum. De uitkomst wordt zonodig afgerond op hele uren naar boven. Voor dezelfde periode kan niet een tweede aanvraag om nog minder uren te mogen werken worden ingediend.

• 2 Per minder gewerkt uur heeft een inhouding op het salaris van de ambtenaar plaats die maandelijks wordt vastgesteld op basis van het gemiddelde aantal minder te werken uren per maand gedurende de periode dat de ambtenaar minder werkt.

• 1 De ambtenaar kan een aanvraag indienen om zijn aanspraak op vakantie te verminderen. Het totale aantal uren vakantie waarmee de aanspraak in een jaar kan worden verminderd, bedraagt ten hoogste het aantal uren vakantie waarop de ambtenaar over het desbetreffende kalenderjaar aanspraak heeft, verminderd met: 144 uur vermenigvuldigd met de voor de ambtenaar geldende arbeidsduurfactor. Zo nodig vindt afronding op hele uren naar boven plaats.

• 2 Voor elk uur waarmee de aanspraak op vakantie wordt verminderd ontvangt de ambtenaar een vergoeding. Deze vergoeding wordt in een keer uitbetaald.

• 1 De ambtenaar kan bij het bevoegd gezag een aanvraag indienen om in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor of verstrekking van een of meer in het tweede lid genoemde bestemmingsmogelijkheden geheel of gedeeltelijk af te zien van een of meer van de volgende aanspraken:

  • a. maximaal 10% van het jaarsalaris;

  • b. de vergoeding voor meer uren werken, bedoeld in artikel 3;

  • c. de vergoeding voor de vermindering van de jaarlijkse aanspraak op vakantie, bedoeld in artikel 5;

  • d. de vakantie-uitkering;

  • e. de eindejaarsuitkering, mits deze wordt ingezet voor de bestemmingsmogelijkheid, genoemd in het tweede lid, onder h.

• 2 Voor zover de geldende fiscale bepalingen dit mogelijk maken zijn de belastingvrije bestemmingsmogelijkheden:

  • a. bedrijfsfitness;

  • b. een fiets voor het woon-werkverkeer en een fietsverzekering;

  • c. de inrichting van een telewerkruimte;

  • d. vakliteratuur;

  • e. een studie/opleiding voor een beroep;

  • f. openbaar vervoerbewijzen die mede voor het werk worden gebruikt;

  • g. vakbondscontributies;

  • h. een aanvulling op de tegemoetkoming voor woon-werkverkeer bij of krachtens het Verplaatsingskostenbesluit 1989 tot maximaal het verschil tussen het bedrag van de tegemoetkoming en het bedrag dat voor de in het zevende lid bedoelde kilometers belastingvrij mag worden vergoed.

• 3 Van een aanspraak als genoemd in het eerste lid kan slechts worden afgezien als deze aanspraak nog niet tot uitbetaling is gekomen.

• 4 Voor zover de fiscale bepalingen dit mogelijk maken kan de gevraagde belastingvrije vergoeding in een keer worden uitbetaald voorafgaande aan het moment waarop de ingezette aanspraken tot uitbetaling zouden zijn gekomen.

• 5 De ambtenaar dient bij de in het eerste lid bedoelde aanvraag, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de belastingvrije vergoeding, bewijsstukken te overleggen waaruit blijkt dat de kosten waarvoor die vergoeding is verstrekt daadwerkelijk zijn gemaakt.

• 6 In afwijking van het eerste lid, vergoedt het bevoegd gezag automatisch de belastingvrije bestemmingsmogelijkheid, genoemd in artikel 6, tweede lid, onderdeel h, en zet daartoe de eindejaarsuitkering, genoemd in artikel 6, eerste lid, onderdeel e, en indien nodig maximaal 10% van het jaarsalaris, genoemd in artikel 6, eerste lid, onderdeel a, in.

• 7 Indien de ambtenaar geheel of gedeeltelijk afziet van de automatische vergoeding als bedoeld in artikel 6, zesde lid, dan meldt hij dit, voor 1 november van het kalenderjaar waarin wordt overgegaan tot uitkering van deze belastingvrije bestemmingsmogelijkheid bij het bevoegd gezag. De melding wordt gedaan op een door het bevoegd gezag aan te geven wijze.

• 8 De in het tweede lid, onder h, genoemde vergoeding wordt gebaseerd op de kilometers berekend overeenkomstig artikel 12, zesde lid, van de Verplaatsingskostenregeling 1989. De reisafstand, bedoeld in artikel 11, vierde lid, van de Verplaatsingskostenregeling 1989 komt uitsluitend in aanmerking als deze meer dan een kilometer is.

• 1 Zodra de ambtenaar in verband met ziekte gedurende een aaneengesloten periode van vier weken geheel of gedeeltelijk ongeschikt is zijn dienst te verrichten, wordt voor de verdere duur van de arbeidsongeschiktheid de uitbetaling van de maandelijkse vergoeding voor meer uren werken of de inhouding voor minder uren werken, stopgezet.

• 2 Zodra de ambtenaar weer volledig arbeidsgeschikt is, besluit het bevoegd gezag, na overleg met de ambtenaar, of en op welke wijze de toegewezen IKAP-aanvraag wordt voortgezet.

• 3 De voorgaande leden worden op overeenkomstige wijze toegepast zodra de ambtenaar om bijzondere redenen, anders dan vanwege arbeidsongeschiktheid wegens ziekte, vakantie of verlof, gedurende een aaneengesloten periode van tenminste vier weken geen arbeid verricht.

• 1 Indien de ambtenaar aan wie een belastingvrije vergoeding is uitbetaald de bewijsstukken als bedoeld in artikel 6, vijfde lid, niet tijdig overlegt worden over die vergoeding alsnog de verschuldigde loonheffingen ingehouden.

• 2 In geval van:

  • a. beëindiging van het dienstverband;

  • b. verplaatsing naar een ander tot aanstellen bevoegd gezag binnen de sector Rijk;

  • c. structurele wijziging van de arbeidsduur;

  • d. toepassing van artikel 21a van het ARAR of artikel 34a van het ARSG;

  • e. gedeeltelijk ontslag als bedoel in artikel 94a, derde lid, van het ARAR of artikel 124a, derde lid, van het ARSG;

  • f. ouderschapsverlof als bedoeld in artikel 33g van het ARAR of artikel 62a van het ARSG;

  • g. buitengewoon verlof van lange duur,

  wordt vastgesteld welke in het kader van dit besluit opgebouwde en in geldswaarde uit te drukken aanspraken en aangegane verplichtingen tussen het bevoegd gezag en de ambtenaar op dat moment bestaan. Indien van toepassing, vindt verrekening dan wel uitbetaling plaats.

• 3 Indien een aanvraag voor meer of minder uren werken niet meer volledig binnen het kalenderjaar kan worden uitgevoerd, heeft een herberekening van de vergoeding of de inhouding plaats op basis van de daadwerkelijk meer of minder gewerkte uren.

• 4 Indien de aanspraak op vakantie niet of niet volledig is opgebouwd, heeft een herberekening van de vakantie plaats. Een eventuele verrekening vindt plaats in onderling overleg tussen het bevoegd gezag en de ambtenaar.

• 5 Bij overlijden van de ambtenaar wordt gehandeld zoals in het tweede lid is aangegeven, waarbij een eventueel saldo ten gunste van de werkgever niet wordt ingevorderd.

• 1 De ambtenaar is verplicht alle omstandigheden die van betekenis zijn voor de uitvoering van de toegewezen IKAP-aanvraag in het kader van dit besluit terstond bij het bevoegd gezag te melden.

• 2 Indien achteraf blijkt dat door onjuiste informatie van de ambtenaar een vergoeding ten onrechte belastingvrij is verstrekt, zullen de loonheffingen die over die vergoeding verschuldigd zijn, alsmede de eventuele boetes, op de ambtenaar worden verhaald.

In geval van bijzondere omstandigheden waardoor een strikte toepassing van dit besluit naar het oordeel van het bevoegd gezag in strijd zou zijn met de redelijkheid of de billijkheid, kan door het bevoegd gezag van dit besluit worden afgeweken.

Het besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 7 juni 2001, nr. AD2001/U73347 (Stcrt. 120), zoals gewijzigd bij Besluit van 17 augustus 2001, nr. AD2001/U83002 (Stcrt. 161), vervalt.

• 1 Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2004 en kan terugwerken tot en met een door onze Minister in overleg met de centrales van verenigingen van ambtenaren overeengekomen datum in 2003 voor de onder hem ressorterende ambtenaren.

• 2 Dit besluit kan worden aangehaald als IKAP-regeling rijkspersoneel.