Klachtenregeling ongewenste omgangvormen Financiën 2004

In dit besluit wordt verstaan onder:

• 1. bevoegd gezag: de Minister;

• 2. klager: de persoon die zich wendt tot de vertrouwenspersoon, dan wel een klacht over ongewenste omgangsvormen indient bij de klachtencommissie;

• 3. beklaagde: de persoon tegen wie de klacht is gericht;

• 4. ongewenste omgangsvormen, voorzover voorkomend bij het Ministerie van Financiën, met uitzondering van de Belastingdienst (naast seksuele intimidatie, zoals bedoeld in de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel):

  • a. discriminatie: beoordelen of veroordelen van mensen op grond van hun ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, sekse en seksuele voorkeur;

  • b. agressie en geweld: zowel geestelijk als lichamelijk lastig vallen, bedreigen of aanvallen;

  • c. pesten of treiteren: gedrag dat als vijandig, vernederend of intimiderend wordt ervaren en steeds op dezelfde persoon in gericht (bespotten, kwaadspreken, het werk onaangenaam of zelfs onmogelijk maken).

• 1 Er is een klachtencommissie ongewenste omgangsvormen ingesteld voor het Ministerie van Financiën, met uitzondering van de Belastingdienst, verder aan te duiden als de commissie.

• 2 De commissie bestaat uit een voorzitter, drie leden en een plaatsvervangend lid, welke door het bevoegd gezag worden benoemd.

• 3 Bij afwezigheid van de voorzitter zal de commissie één van de leden als plaatsvervangend voorzitter aanwijzen.

• 4 Een lid van de commissie wordt vervangen, indien deze direct of indirect betrokken is of is geweest bij de ongewenste omgangsvormen waarover de klacht is ingediend.

De commissie wordt bijgestaan door een secretaris.

De commissieleden en de secretaris zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen ter zake van een klachtbehandeling ter kennis komt.

• 1 Er worden vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen benoemd.

• 2 De vertrouwenspersonen zijn met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid bevoegd de beklaagde of andere betrokkenen te horen en informatie in te winnen, voor zover dit voor de uitvoering van de hun bij deze regeling opgedragen taken noodzakelijk is.

• 3 De vertrouwenspersonen leggen verantwoording af over de verrichte werkzaamheden aan een door het bevoegd gezag aangewezen persoon.

Een ieder die met ongewenste omgangsvormen wordt geconfronteerd kan zich wenden tot de vertrouwenspersonen, dan wel een klacht indienen bij de commissie. De klacht wordt uiterlijk binnen één jaar na de confrontatie ingediend.

De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken:

• a. het fungeren als aanspreekpunt voor personen die met ongewenste omgangsvormen worden geconfronteerd;

• b. het opvangen en het verlenen van de nazorg aan de personen, bedoeld onder a;

• c. het adviseren van klagers over eventueel verder te ondernemen stappen;

• d. het op verzoek van de klager ondernemen van stappen gericht op het zoeken naar een oplossing;

• e. het op verzoek begeleiden van personen die overwegen een klacht in te dienen bij de commissie;

• f. het verzorgen van een jaarverslag voor het bevoegd gezag.

• 1 De commissie is belast met het onderzoek van een bij haar ingediende klacht en het daaromtrent uitbrengen van advies aan het bevoegd gezag.

• 2 Het bevoegd gezag kan nadere regels stellen omtrent de bevoegdheden en de werkwijze van de commissie.

• 1 Een klacht wordt schriftelijk door de klager ingediend bij de commissie en voldoet tenminste aan de eisen genoemd in het tweede lid.

• 2 Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat:

  • a. de naam en het adres van de klager;

  • b. de dagtekening;

  • c. de naam van de beklaagde of de namen van de beklaagden;

  • d. de omschrijving van de confrontatie met ongewenste omgangsvormen;

  • e. de beschrijving van de door de klager ondernomen stappen.

• 3 De schriftelijke stukken die betrekking hebben op de ondernomen stappen als bedoeld in het tweede lid, onderdeel e, worden door de klager aan de commissie overgelegd.

• 1 De commissie beslist binnen twee weken nadat een klacht is ingediend of de klacht ontvankelijk is en doet daaromtrent schriftelijk mededeling aan klager.

• 2 De commissie is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:

  • a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is behandeld;

  • b. die voor de in artikel 6 bedoelde maximale termijn heeft plaatsgevonden;

  • c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;

  • d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;

  • e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan aan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,

  • f. terzake waarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 3 Indien de klacht in behandeling wordt genomen zendt de commissie een afschrift van de klacht alsmede van de aan haar overgelegde stukken aan de beklaagde.

• 4 De commissie hoort de klager en de beklaagde tenzij de klager of de beklaagde daarvan afziet. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

• 5 De klager en de beklaagde kunnen zich tijdens het horen door een raadsman of -vrouw laten bijstaan.

• 6 De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 1 De commissie brengt binnen vier weken na ontvangst van een ontvankelijk verklaarde klacht een schriftelijke rapportage uit aan het bevoegd gezag. Daarbij kan zij het bevoegd gezag een advies geven omtrent een eventueel te treffen maatregel of sanctie. Alvorens de commissie hiertoe overgaat stelt zij de klager en beklaagde in de gelegenheid hun zienswijze omtrent het uit te brengen rapport en advies mondeling dan wel schriftelijk aan de commissie kenbaar te maken. Een afschrift van de rapportage alsmede van het advies omtrent de eventueel te treffen maatregel of sanctie wordt gezonden aan de klager, de beklaagde en de vertrouwenspersoon.

• 2 Indien het rapport en het advies niet binnen de termijn als bedoeld in het eerste lid aan het bevoegd gezag kan worden uitgebracht, stelt de commissie de klager en de beklaagde daarvan in kennis. Zij noemt daarbij een redelijke termijn waarbinnen het rapport wel te verwachten zal zijn.

• 3 De commissie heeft het recht om relevante dossiers in te zien.

• 1 Binnen zes weken na ontvangst van het rapport en het advies van de commissie neemt het bevoegd gezag een beslissing. De beslissing wordt aanstonds aan de klager en de beklaagde medegedeeld. Een afschrift van de beslissing wordt aan de klachtencommissie gezonden.

• 2 Indien het bevoegd gezag in afwijking van het advies van de commissie beslist, geeft het bij de beslissing aan waarom van het advies is afgeweken en wordt het advies meegezonden aan de klager en beklaagde.

De commissie brengt jaarlijks aan het bevoegd gezag verslag uit over het aantal behandelde klachten de aard daarvan en de ter zake gegeven adviezen.

• 1 Klagers, vertrouwenspersonen en leden van de commissie mogen niet wegens het indienen van hun klacht of uit hoofde van hun functie als vertrouwenspersoon of als lid van de commissie benadeeld worden in de positie in de dienst.

• 2 Voor beëindiging van het dienstverband van de vertrouwenspersoon of van een lid van de commissie is de goedkeuring van de in artikel 5, derde lid, genoemde functionaris vereist.

Het bevoegd gezag biedt de vertrouwenspersonen en de leden van de commissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de bij deze regeling opgedragen taken.

Het bevoegd gezag ziet erop toe dat de dossiers zorgvuldig worden bewaard en draagt zorg voor de vernietiging van de dossiers twee jaar na afhandeling van de klacht, dan wel na een onherroepelijk geworden personeelsbesluit naar aanleiding van de klacht.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling ongewenste omgangvormen Financiën 2004.