Regeling archiefbeheer UWV

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. UWV: Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen;

• b. wet: Archiefwet 1995;

• c. archiefbescheiden: documenten, zowel in papieren als digitale vorm, die UWV heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van haar wettelijke taken;

• d. archiefbewaarplaats: een bij of krachtens de wet voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;

• e. beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• f. beheerseenheid: onderdelen van UWV die zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren, alsmede de binnen UWV gebruikte informatiesystemen;

• g. computermuseum: het geheel van de apparatuur, besturingsprogrammatuur en toepassingsprogrammatuur, benodigd om digitale archiefbescheiden toegankelijk te maken en voorzover geen onderdeel uitmakend van een primair informatiesysteem;

• h. documentaire informatievoorziening: het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat een organisatie over de informatie beschikt die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de taken. Hieronder valt zowel het archiefbeheer, het beheer van documentatie, als het actief opsporen van informatie binnen en buiten de organisatie;

• i. documentatie: documentatie die door zijn nauwe verbondenheid met het archiefstuk, onderdeel is van archiefbescheiden;

• j. dynamisch archiefbeheer: postontvangst, registratie, voortgangs- en afdoeningsbewaking, dossierbeheer en informatievoorziening;

• k. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

• l. IWI: Inspectie Werk en Inkomen;

• m. legacybestand: een digitaal bestand waaraan sinds een bepaalde datum niets meer is gewijzigd en/of toegevoegd.

• n. overbrenging: archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen en die ouder zijn dan 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Er is niet slechts sprake van een fysieke verplaatsing maar ook van wijziging in de verantwoordelijkheden en uitbreiding van de openbaarheid;

• o. overdracht: het overgaan van de zorgplicht van archiefbescheiden naar een andere beheerseenheid;

• p. postregistratie: het registreren van gegevens, het bijhouden van de verblijfplaats, de voortgang en de afdoening en de controle hierop;

• q. raad van bestuur: de Raad van bestuur UWV als bedoeld in artikel 3, eerste lid, van de wet Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;

• r. selectielijst: het voor UWV van toepassing zijnde Basis selectiedocument, waarin voor UWV is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen; de selectielijst is gebaseerd op institutioneel onderzoek en geldig voor de periode waarover dit onderzoek zich heeft uitgestrekt;

• s. SZW: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

• t. terbeschikkingstelling: het in bruikleen geven van archiefbescheiden aan personen of organen buiten UWV;

• u. uitlening: het in bruikleen geven van archiefbescheiden aan personen binnen de eigen of een andere beheerseenheid;

• v. verantwoordelijke: degene die de dagelijkse verantwoordelijkheid heeft over de archiefbescheiden binnen een beheerseenheid;

• w. vernietiging: informatiedragers ondergaan een dusdanige materiële bewerking, dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is;

• x. vervanging (substitutie): is de bevoegdheid archiefbescheiden te vervangen door reproducties, waarna de vervangen bescheiden vernietigd worden;

• y. vervreemding: het overgaan van de eigendom en daarmee de zorgplicht naar een andere organisatie;

• z. zorg(plicht): de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de archiefwetgeving.

• 1 De Raad van bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten die te allen tijde voldoen aan de wettelijke vereisten.

• 2 De Raad van bestuur draagt zorg voor voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

• 3 De Raad van bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 4 De Raad van bestuur draagt er zorg voor dat de archiefdepots voor blijvend te bewaren archiefbescheiden, te weten de kwaliteit en het onderhoud ervan, alsmede eventuele verbouwingen eraan, voldoen aan de eisen die de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen daaraan stelt.

Deze regeling is integraal van toepassing op alle organisatieonderdelen van UWV en op alle daar berustende archiefbescheiden, waaronder ook digitale archiefbescheiden.

• 1 De Raad van bestuur is zorgdrager voor de archiefbescheiden van UWV en is verantwoordelijk voor voldoende financiële middelen, personeel en opleidingen voor het archiefbeheer.

• 2 De Raad van bestuur is bestuurlijk eindverantwoordelijk voor het archiefbeheer binnen UWV.

• 3 Binnen UWV worden voor de toepassing van deze regeling de beheerseenheden onderscheiden zoals deze zijn vermeld in het Mandaatbesluit UWV, zoals dit geldt per 1 januari 2002.

• 4 De op grond van het Mandaatbesluit UWV benoemde functionaris, die verantwoordelijk is voor een beheerseenheid, is verantwoordelijk voor en belast met de uitvoering van de beheersaspecten van de archiefbescheiden die zich op zijn beheerseenheid bevinden (ambtelijke verantwoordelijkheid).

• 5 Voor het bij een informatiesysteem behorende geheel van digitale archiefbescheiden, voor zover deze zich niet bevinden in de centrale archiefdepots van UWV, zijn de hoofden van de beheerseenheden, tevens systeemeigenaar, verantwoordelijk.

• 6 Voor de centrale archiefdepots van UWV, met inbegrip van de zich daar bevindende digitale archiefbescheiden alsmede het computermuseum, wordt hef hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening als verantwoordelijke aangemerkt.

De afdeling Documentaire Informatievoorziening is belast met: de voorbereiding van het beleid voor de documentaire informatievoorziening, het adviseren en ondersteunen van de beheerseenheden omtrent documentaire informatievoorziening, het professionaliseren van medewerkers met archieftaken, het ontwerpen en het onderhouden van beheersregels, selectielijsten en het structuurplan documentaire informatievoorziening, het voeren van audits en het uitvoeren van de beheersaspecten van de archiefbescheiden die zijn opgeslagen in de centrale archiefdepots van UWV.

• 1 Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening voert tenminste 1 maal per halfjaar overleg met de verantwoordelijken over de gang van zaken rondom het archiefbeheer.

• 2 Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening voert tenminste 1 maal per half jaar overleg met de directeur ICT over de gang van zaken rondom de digitale archiefbescheiden.

• 3 Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening onderhoudt contacten en voert waar mogelijk periodiek overleg met de verantwoordelijken voor de documentaire informatievoorziening bij UWV, IWI en SZW.

• 4 Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening onderhoudt contacten en voert waar mogelijk periodiek overleg met het Nationaal Archief.

• 1 De afdeling Documentaire Informatievoorziening draagt er zorg voor dat bij het opmaken en/of bewaren van archiefbescheiden die bestemd zijn om blijvend bewaard te worden, gebruik wordt gemaakt van materialen volgens de wettelijke standaarden.

• 2 De afdeling Documentaire Informatievoorziening draagt er zorg voor dat bij het bewaren, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. De afdeling Documentaire Informatievoorziening voorziet in het bijbrengen van benodigde kennis bij de verantwoordelijken en het geven van instructies aan de verantwoordelijken.

• 3 Met degene die zorgdraagt voor het beheer en onderhoud van de bij UWV in gebruik zijnde automatiseringssystemen worden afspraken gemaakt over de duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden.

• 1 De verantwoordelijken zijn verantwoordelijk voor het dynamisch archiefbeheer in hun beheerseenheid.

• 2 Ten aanzien van archiefbescheiden moeten kenmerken zoals de datum van het stuk, de afzender dan wel ontvanger, het onderwerp van het stuk en het registratienummer zodanig worden vastgelegd, dat de archiefbescheiden met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3 De Raad van bestuur stelt een procedure vast voor de registratie van archiefbescheiden, waaronder ook digitale archiefbescheiden zoals e-mail berichten, en de bewaking van afdoeningstermijnen. Deze procedure wordt opgesteld door de afdeling documentaire informatievoorziening in overleg met de hoofden van de beheerseenheden of een afgevaardigde van deze.

• 1 De Raad van bestuur stelt richtlijnen vast voor de bewaring en de ordening van archiefbescheiden volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Deze richtlijnen waarborgen de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat:

  • a. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is en

  • b. elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, hetzij aan de hand van een onderwerp dat in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender, dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven, hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk of het dossier bij het ontstaan is geregistreerd.

• 2 De verantwoordelijke draagt ten behoeve van de binnen zijn beheerseenheid berustende archiefbescheiden, zorg voor de bewaring en de ordening volgens de in het eerste lid bedoelde richtlijnen. Daarnaast houdt hij een overzicht bij van genoemde archiefbescheiden, dat op elk moment kan worden gereproduceerd.

• 3 De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op HRM, binnen zijn beheerseenheid gescheiden van de andere archiefbescheiden worden bewaard en slechts toegankelijk zijn voor HRM-medewerkers en functionarissen voor wie dat uit hoofde van hun taak of functie noodzakelijk is.

• 4 Overzichten van al dan niet blijvend te bewaren archiefbestanddelen, zowel papier als digitaal, worden ingericht volgens het door de Raad van bestuur vast te stellen Structuurplan documentaire informatievoorziening.

• 5 De Raad van bestuur stelt een structuurplan documentaire informatievoorziening (SDI) vast. In dit plan worden de relaties gedefinieerd tussen de taken die UWV uitvoert of de producten die zij levert, de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht, de neerslag in de vorm van gegevensverzamelingen, zowel in fysieke als in digitale vorm, die hier het resultaat van is en het wettelijke kader waarin dit alles past.

• 6 De afdeling Documentaire Informatievoorziening is verantwoordelijk voor het periodieke onderhoud van het structuurplan. Onderhoud zal worden gepleegd op jaarbasis en in overleg met de betrokken beheerseenheden.

De Raad van bestuur draagt zorg voor een adequate informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

• 1 De verantwoordelijke beslist over verzoeken van andere beheerseenheden tot raadpleging of uitlening van onder zijn beheer staande archiefbescheiden. Het lenen en raadplegen van archiefbescheiden is slechts voorbehouden aan functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de verantwoordelijke .

• 2 Bij de beoordeling van het verzoek zullen de relevante wettelijke voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens en de informatiebepalingen ingevolge de wet SUWI, alsmede de interne richtlijnen van UWV hieromtrent, betrokken worden.

• 3 De verantwoordelijke houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden aan een andere beheerseenheid worden uitgeleend en pleegt controle op de tijdige terugbezorging ervan. Van de uitlening wordt een verklaring opgemaakt volgens het daartoe ontwikkelde model.

• 4 Bij een verzoek om uitlening zal steeds de afweging worden gemaakt of het mogelijk is om een kopie van de gevraagde archiefbescheiden ter beschikking te stellen. Het ter beschikking stellen van een kopie verdient de voorkeur boven de uitlening van het origineel.

• 5 Bij het ter beschikking stellen van een kopie is het bepaalde in het derde lid niet van toepassing.

• 1 De Raad van bestuur beslist, op grond van een gezamenlijk advies van de afdeling Documentaire Informatievoorziening en de betreffende beheerseenheid, over vervreemding van archiefbescheiden aan derden.

• 2 Van de vervreemding wordt door de afdeling Documentaire Informatievoorziening een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de te vervreemden archiefbescheiden bevat en aangeeft op grond waarvan de vervreemding gebeurt. Ook moet hierin worden aangegeven op welke manier de vervreemding zal plaatsvinden. De verklaring wordt ondertekend door de voorzitter van de Raad van bestuur. Verklaringen van vervreemding worden blijvend bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening.

• 3 Voor vervreemding is een machtiging vereist van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij de vervreemding plaatsvindt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

• 1 De verantwoordelijke beslist over verzoeken tot terbeschikkingstelling of raadpleging van archiefbescheiden door derden. De verantwoordelijke pleegt hiervoor waar nodig overleg met deskundigen binnen UWV. Terbeschikkingstelling en de terugbezorging vindt plaats volgens een door de Raad van bestuur vastgestelde procedure.

• 2 Bij de beoordeling van het verzoek zullen de relevante wettelijke voorschriften inzake de openbaarheid van bestuur, de bescherming van persoonsgegevens en de informatiebepalingen ingevolge de wet SUWI, alsmede de interne richtlijnen van de UWV hieromtrent, betrokken worden.

• 3 De verantwoordelijke houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden aan een derde ter beschikking worden gesteld en pleegt controle op de tijdige terugbezorging ervan.

• 4 Van de terbeschikkingstelling wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden bevat. Deze specificatie bevat een beschrijving van de archiefbescheiden, de periodes waarover deze lopen en de omvang van de bestanden. De verklaring wordt opgesteld door de verantwoordelijke op basis van een door de Raad van bestuur vastgesteld model. Bij terbeschikkingstelling dient een afschrift van de verklaring aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening gezonden te worden. Afschriften van verklaringen van terbeschikkingstelling worden bewaard door de beheerseenheid zolang de bescheiden waarop deze betrekking hebben bewaard blijven.

• 5 De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het opstellen van een overeenkomst voor terbeschikkingstelling van archiefbescheiden. In deze overeenkomst wordt bepaald voor welk tijdvak de archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld en tegen welke voorwaarden, en wordt een bepaling opgenomen over de beheerskosten voor de ter beschikking gestelde archiefbescheiden. De overeenkomst wordt opgesteld aan de hand van een door de Raad van bestuur vastgesteld model.

• 6 Bij een verzoek om terbeschikkingstelling zal steeds de afweging worden gemaakt of het mogelijk is om een kopie van de gevraagde archiefbescheiden ter beschikking te stellen. Het ter beschikking stellen van een kopie verdient de voorkeur boven de terbeschikkingstelling van het originele archiefstuk.

• 7 Van de raadpleging door derden van archiefbescheiden die berusten in de centrale archiefdepots van UWV wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie van de te raadplegen archiefbescheiden en de aan de raadpleging gestelde voorwaarden bevat. De verklaring wordt opgesteld door de verantwoordelijke op basis van een door de Raad van bestuur vastgesteld model. Afschriften van deze verklaringen worden bewaard zolang de bescheiden waarop deze betrekking hebben bewaard blijven.

• 1 De verantwoordelijke is in het geval van verhuizing van de beheerseenheid tevens verantwoordelijk voor het verhuizen van het archief van die beheerseenheid.

• 2 Bij het verhuizen van het archief wordt de daarvoor door de Raad van bestuur vastgestelde procedure gevolgd.

• 1 Bij aanpassing van het archiefbeheer in geval van organisatieverandering wordt de daarvoor door de Raad van bestuur vastgestelde procedure gevolgd.

• 2 De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het afsluiten van het archief bij een reorganisatie en voor het aanvangen met het opnieuw vormen van een archief in de nieuwe organisatie.

• 3 Overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerseenheid is slechts toegestaan indien de verantwoordelijke van de ontvangende beheerseenheid en de verantwoordelijke van de overdragende beheerseenheid overeenstemming hierover hebben bereikt.

• 4 De over te dragen archiefbescheiden zullen in elk geval moeten voldoen aan de eisen m.b.t. duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat.

• 5 De verantwoordelijke van de overdragende beheerseenheid is verantwoordelijk voor het opmaken van een verklaring van overdracht in geval van overdracht van archiefbescheiden aan andere beheerseenheden. De verklaring wordt opgemaakt op basis van een door de Raad van bestuur vastgesteld model en wordt door beide betrokken verantwoordelijken ondertekend. Bij overdracht dient een afschrift van de verklaring aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening gezonden te worden. Afschriften van de verklaringen van overdracht worden bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening, zolang de bescheiden waarop deze betrekking hebben bewaard blijven.

• 6 De overdracht van archiefbescheiden van een beheerseenheid aan de afdeling documentaire informatievoorziening wordt geregeld in artikel 18 van deze regeling.

• 1 De Raad van bestuur beslist over vervanging van archiefbescheiden door reproducties.

• 2 De vervanging geschiedt onder regie van de afdeling Documentaire Informatievoorziening. Vervanging van archiefbescheiden door reproducties vindt alleen plaats indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• 3 Bij blijvend te bewaren archiefbescheiden kan alleen tot vervanging worden overgegaan na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Blijvend te bewaren archiefbescheiden worden in ieder geval vervangen in geval van aantasting door een calamiteit.

• 4 Van de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden wordt door het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening een verklaring opgesteld die wordt ondertekend door de voorzitter van de Raad van bestuur. De verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden, geeft aan op grond waarvan de vervanging gebeurt en geeft aan op welke manier de vervanging zal plaatsvinden. Verklaringen van vervanging worden bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening.

• 1 De afdeling Documentaire Informatievoorziening is belast met het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten, het voorleggen ervan aan de Raad van bestuur en het ter vaststelling aanbieden aan de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, alsmede met de uitvoering daarvan. Bij het ontwerpen van selectielijsten worden voor te vernietigen archiefbescheiden selectiecriteria gehanteerd.

• 2 Bij het ontwerpen en het onderhouden (wijzigen) van een selectielijst die betrekking heeft op het taakveld van een beheerseenheid, wordt de manager van die beheerseenheid, alsmede een jurist die op dit onderwerp deskundig is, betrokken.

• 3 Eén keer per jaar vindt controle plaats op eventueel onderhoud van de selectielijsten. Onderhoud van de selectielijst vindt tevens plaats bij een ingrijpende organisatieverandering, privatisering, externe verzelfstandiging of opheffing binnen, dan wel van onderdelen van UWV.

• 4 De Raad van bestuur stelt een procedure vast volgens welke selectie en vernietiging van archiefbescheiden worden afgehandeld. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, gebaseerd op de datum van het laatste stuk in het dossier, dat de bewaartermijn aangeeft.

• 5 De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de tijdige selectie en vernietiging van archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst.

• 6 Alleen de beheerder van de archiefbescheiden is bevoegd tot het beslissen over en het uitvoeren van de vernietiging van archiefbescheiden. Hij gaat hiertoe niet over voordat overeenstemming is bereikt met de afdeling documentaire informatievoorziening.

• 7 De vernietiging van archiefbescheiden vindt in principe jaarlijks plaats.

• 8 De afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden wordt overgegaan, voor de betreffende beheerseenheid een lijst op van te vernietigen archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst.

• 9 De vernietiging en bewaring van in archiefbescheiden vervatte persoonsgegevens worden afgestemd op de vernietiging en bewaring van die archiefbescheiden.

• 10 Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt, waarin duidelijk wordt aangegeven om welke archiefbescheiden het gaat en op grond van welk selectiecriterium de vernietiging gebeurt. De verklaring wordt ondertekend door de voorzitter van de Raad van bestuur en wordt blijvend bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening.

• 11 De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant staat voor een juiste vernietiging van de archiefbescheiden.

• 1 De verantwoordelijke draagt alle archiefbescheiden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, na afhandeling over aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening, die de archiefbescheiden ordent volgens de selectielijst en opslaat in de centrale archiefdepots van UWV.

• 2 Bij de overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid wordt de daarvoor door de Raad van bestuur vastgestelde procedure gevolgd. Van de overdracht wordt een verklaring opgesteld die bewaard wordt door de afdeling Documentaire Informatievoorziening, zolang de betreffende bescheiden voor bewaring in aanmerking komen.

• 3 Opvraag van eerder aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening overgedragen archiefbescheiden, vindt plaats volgens een door de Raad van bestuur vastgestelde procedure.

• 1 De afdeling Documentaire Informatievoorziening (centraal beleidsarchief) is belast met het overbrengen van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

• 2 De afdeling Documentaire Informatievoorziening (centraal beleidsarchief) is er verantwoordelijk voor dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de normen goede, geordende en toegankelijke staat, zoals deze op dat moment worden gehanteerd door het Nationaal Archief.

• 3 Van de overbrenging wordt door het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening een verklaring opgemaakt die tenminste een specificatie van de archiefbescheiden bevat. Verklaringen van overbrenging worden ondertekend door de voorzitter van de Raad van bestuur en worden blijvend bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening.

• 4 De overbrenging vindt plaats in perioden, maar niet later dan tien jaar nadat de archiefbescheiden twintig jaar zijn afgesloten.

• 5 De daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden kunnen door de afdeling Documentaire Informatievoorziening in overleg met de beheerder van een archiefbewaarplaats vervroegd worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

• 6 Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Hierbij behoren ook de gegevens die noodzakelijk zijn om het systeem te kunnen beheren.

• 7 Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de afdeling Documentaire Informatievoorziening met de juridische afdeling over het al of niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid.

• 1 De Raad van bestuur stelt een controleplan vast en de afdeling Documentaire Informatievoorziening voert aan de hand van dit controleplan audits op het archiefbeheer bij alle beheerseenheden uit.

• 2 Bij iedere beheerseenheid wordt één keer per twee jaar een audit uitgevoerd of zoveel vaker als op grond van de controlebevindingen noodzakelijk wordt geacht.

• 3 De verantwoordelijke verleent alle door het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening nodig geachte medewerking aan de uitvoering van de audit.

• 4 Naar aanleiding van een audit wordt door de afdeling Documentaire Informatievoorziening een rapport opgesteld. Dit rapport geeft een duidelijk overzicht van de wijze waarop de archieftaken worden uitgevoerd, signaleert problemen en bevat eventueel adviezen.

• 5 Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt naar aanleiding van een audit de rapportage vast na overleg met betrokken partijen en stuurt de rapportage aan de verantwoordelijke.

• 6 De afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt één maal per jaar een totaalrapportage van de uitgevoerde audits op voor de Raad van bestuur.

• 7 De door de Raad van bestuur vastgestelde totaalrapportage als bedoeld in het vorige lid, wordt toegezonden aan de Rijksarchiefinspectie.

• 8 De verantwoordelijke is verplicht om op aanwijzing van het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening alle benodigde medewerking te verlenen aan onderzoeken en inspecties van de Rijksarchiefinspectie.

• 1 De in dit artikel opgenomen aanvullende bepalingen voor digitale archiefbescheiden zijn, tenzij uit de bepaling anders voortvloeit, van toepassing op zowel blijvend te bewaren archiefbescheiden als te vernietigen archiefbescheiden.

• 2 De Raad van bestuur maakt met de (externe) beheerder van het informatiesysteem afspraken over de te volgen procedure voor het maken, beschikbaar stellen en bewaren van back-ups van de data, de besturingsprogrammatuur, de toepassingsprogrammatuur en de data van die toepassingsprogrammatuur. De back-up procedure voorziet in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse back-ups alsmede een jaarlijkse full back-up, en biedt een afdoende beveiliging tegen verlies van digitale archiefbescheiden. De directeur ICT is verantwoordelijk voor het bewaken en monitoren van de back-up procedure opdat UWV zijn verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer kan waarmaken.

• 3 Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening is tezamen met de directeur ICT verantwoordelijk voor de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden en de inrichting en onderhoud van het computermuseum.

• 4 De directeur ICT is verantwoordelijk voor het aanmaken en instandhouden van een register waarin ten aanzien van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden is opgenomen:

  • a. gegevens over de toepassingsprogrammatuur waarmee deze archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, inclusief het versienummer;

  • b. gegevens over het platform, waaronder begrepen de naam en de versie van de besturingsapparatuur en -programmatuur en de naam en het type van de apparatuur die zijn gehanteerd bij het opmaken van deze archiefbescheiden;

  • c. gegevens over de bestandsformaten waarin de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt.

• 5 Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur, niet langer voldaan kan worden aan de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden, zullen deze worden geconverteerd dan wel gemigreerd, op basis van een door de directeur ICT in overleg met het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening op te stellen conversieplan. De directeur ICT maakt in samenspraak met het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van de conversie of migratie een verklaring op, die tenminste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden is of kan worden voldaan. De verklaring wordt opgesteld op basis van een door de Raad van bestuur vastgesteld model en wordt blijvend bewaard door de afdeling Documentaire Informatievoorziening. Indien bij een conversie of migratie van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat niet kan worden gegarandeerd, wordt voorafgaand aan de conversie of migratie een machtiging gevraagd van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Voor zgn. legacybestanden is het bepaalde in dit lid van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor vervanging van legacybestanden ouder dan 1 januari 1996 geen toestemming van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap benodigd is.

• 6 De ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden zoals gerealiseerd door middel van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.

• 7 Bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats van in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden, wordt vooralsnog tevens het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor de raadpleging, overgebracht. Hierbij behoren ook de gegevens die noodzakelijk zijn om het systeem te kunnen beheren.

• 1 Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening zorgt ervoor, in samenspraak met een lid van de Raad van bestuur, dat in het geval dat calamiteiten dit noodzakelijk maken, de archiefbescheiden onmiddellijk en vervolgens periodiek worden overgebracht naar veilige locaties. Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt de Rijksarchiefinspectie hiervan onverwijld op de hoogte.

• 2 De Raad van bestuur stelt een instructie vast over de wijze waarop en de voorwaarden waaronder in geval van calamiteiten zoals oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden, noodvernietiging van archiefbescheiden plaatsvindt. Het gaat daarbij om zowel archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen als om archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening stelt de Rijksarchiefinspectie van een noodvernietiging onverwijld op de hoogte.

• 3 De Raad van bestuur stelt een calamiteitenplan vast waarin wordt aangegeven hoe te handelen in geval van calamiteiten, zoals bijvoorbeeld brand.

• 4 Indien een opgetreden calamiteit gevaar heeft opgeleverd voor archiefbescheiden, stelt het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening de Rijksarchiefinspectie hiervan op de hoogte.

De regelingen inzake beheer archiefbescheiden van rechtsvoorgangers van UWV worden ingetrokken.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de publicatie van de Staatscourant waarin het is geplaatst.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Regeling archiefbeheer UWV