Vaststellingsregeling controleprotocol 2004 regionale politiekorpsen

Artikel 5 van het Besluit financiën regionale politiekorpsen (BFRP) regelt de verantwoording door de regionale politiekorpsen van de besteding van rijksbijdragen en overige baten. In het vierde lid van artikel 5 BFRP is bepaald dat de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) nadere regels kan stellen aan de reikwijdte van de controle, aan het jaarverslag en de jaarrekening en aan de inhoud van de accountantsverklaring voor de politiekorpsen. In dit controleprotocol worden die nadere regels gegeven.

Voor zover dit controleprotocol voor het LSOP (Politieacademie) van toepassing is, wordt door de fungerende accountant dit controleprotocol gehanteerd.

Het controleprotocol voor het jaar 2004 is qua indeling en systematiek gelijk gebleven aan dat voor het jaar 2003. Bij een aantal aandachtspunten is de tekst aangepast. Gelet op de beperkte mate waarop de politieregio’s in 2002 de EU-aanbestedingsregels hebben nageleefd is de tekst bij dit aandachtspunt aangescherpt.

Het controleprotocol beoogt geen reguliere accountantscontrole voor te schrijven. In dit controleprotocol zijn punten opgenomen, waaraan de accountant aandacht schenkt. De accountant rapporteert over die punten in zijn verslag van bevindingen

De accountant stelt vast dat de jaarrekening is ingericht conform het Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen [BCRRP] en het bijbehorende modellenbesluit. De accountant rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Bij het jaarverslag toetst de accountant, voor zover hij dat kan beoordelen, of deze verenigbaar is met de jaarrekening. De accountant gaat verder na of de jaarrekening vergezeld gaat van een door de korpsbeheerder opgemaakt verslag ter verantwoording van het gevoerde beheer (zie artikel 14, lid 3, sub a van het BCRRP).

De accountantsverklaring houdt een oordeel in over de vraag of het beheer en de verantwoording daarover voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid.

Bij de formulering van de accountantsverklaring is aangesloten bij de daarvoor geldende voorschriften en bij hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is.

Indien de verantwoorde baten en lasten zijn gebaseerd op gegevens van derden dient de regio deze gegevens te controleren. Deze derden dienen op de hoogte te zijn van de eisen die in dit controleprotocol worden gesteld.

De Auditdienst van het Ministerie van BZK ziet toe op de naleving van het controleprotocol door middel van evaluerende gesprekken met de bij de politiekorpsen fungerende accountants. Mede hiervoor dienen de controledossiers zodanig te zijn ingericht dat de Auditdienst van het Ministerie van BZK op een efficiënte wijze zich een verantwoord oordeel kan vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de reguliere controle en in het bijzonder over de in dit controleprotocol opgenomen aandachtspunten. Het oordeel heeft mede betrekking op bij derden uitgevoerde onderzoeken.

Ook op verzoek van medewerkers van de directie Politie kunnen inlichtingen gevraagd worden bij de fungerende accountants.

Voor de strekking van de accountantsverklaring: goedkeurend, met beperking, afkeurend of een oordeelonthouding zijn de volgende toleranties van toepassing:

De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.

De toleranties voor de rechtmatige besteding worden door de Accountantsdienst gehanteerd bij de controle van de departementale rekening en zijn gebaseerd op de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten.

De rechtmatigheid van de besteding is in vigerende wet- en regelgeving ruim geformuleerd. Artikel 44 van de Politiewet 1993 geeft de Minister van BZK de mogelijkheid om voor de kosten van politie jaarlijks bijdragen ter beschikking te stellen. In artikel 1, lid van het Besluit financiën regionale politiekorpsen wordt onder het begrip kosten van politie verstaan: het saldo van de lasten en de baten van de regio voor personele en materiële middelen, investeringen, herinvesteringen en reserveringen. De rijksbijdragen kunnen worden toegekend in de vorm van algemene bijdragen, bijzondere bijdragen en aanvullende bijdragen. In artikel 2, negende lid, van het BFRP is bepaald dat ook aan de algemene bijdrage bestedingsvoorwaarden verbonden kunnen worden.

De accountant stelt daarom voor de algemene bijdrage [zonder de specifieke bestedingsvoorwaarden] vast of de bijdragen besteed zijn aan de kosten van politie. Hij steunt bij deze controle op de begrotingscyclus. Bij de controle op de rechtmatigheid stelt de accountant derhalve vast dat de baten en lasten, investeringen en desinvesteringen alsmede reserveringen in overeenstemming zijn met de door het regionale college vastgestelde begroting en in het geval van preventief toezicht met door de Minister van BZK goedgekeurde begroting (artikel 7, tweede lid, van het BCRRP).

De accountant stelt voor de algemene bijdrage met specifieke bestedingsvoorwaarden, de bijzondere en de aanvullende bijdrage vast dat de er aan te relateren lasten in overeenstemming met de voorwaarden zijn besteed en verantwoord. De accountant rapporteert over de wijze van naleving door het regiokorps in het verslag van bevindingen.

Geconstateerde opzettelijke fouten in de jaarrekening worden, ook als het totaal van de bedenkingen minder is dan 1%, in de accountantsverklaring vermeld.

Het verslag van bevindingen bevat, conform artikel 14, vijfde lid, van het BCRRP, bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid en strekt zich ook uit tot de financiële beheersdaden van de korpsbeheerder. Voorts wordt daarin opgenomen al hetgeen dat, naar het oordeel van de accountant, van belang is voor de vaststelling van de rijksbijdragen.

In de accountantsverklaring wordt in de oordeelsparagraaf als het rechtmatigheidsonderzoek geen bijzonderheden oplevert, de volgende zinsnede opgenomen:

Voorts verklaren wij dat voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving voor zover deze betrekking heeft op de toewijzing en de besteding van de rijksgelden.

In de accountantsverklaring wordt vermeld dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van het controleprotocol en dat, mits daaraan voldaan is, de verslaglegging in overeenstemming is met het BCRRP. Indien de accountant van oordeel is dat de in het verslag opgenomen informatie niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, neemt hij dit op in het verslag van bevindingen onder vermelding van toereikende informatie.

De accountant geeft in het verslag van bevindingen de door hem verrichte specifieke werkzaamheden en de daaruit geformuleerde oordelen weer en rapporteert per punt over de onderstaande aandachtspunten.

De bestedingsvoorwaarden staan vermeld in de toekenningsbrief of in de (december)circulaires. Een van de bestedingsvoorwaarden kan een beleidsinhoudelijk verslag zijn. Indien een (beleidsinhoudelijk) verslag te omvangrijk is voor opname in de jaarrekening volstaat de regio met een verwijzing naar de vindplaats, en/of nummer met publicatiedatum.

In de toelichting of in een bijlage bij de jaarrekening dient de regio de ontvangst en de besteding van een bijdrage met bestedingsvoorwaarden op zichtbare wijze aan te geven. Jaarlijks voorziet het Ministerie van BZK de regiokorpsen van een overzicht met verstrekte voorschotten van rijksbijdragen. De nog niet vastgestelde rijksbijdragen staan vermeld in de bijlage bij de vaststellingsbrief van de rijksbijdragen.

De accountant gaat na of bij de besteding voldaan is aan de aan de bijdrage verbonden voorwaarden.

Indien de bijzondere bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt de accountant daarvan melding in zijn verslag van bevindingen. Eventuele overschotten uit voorgaande jaren worden op rechtmatigheid en juistheid beoordeeld. De accountant gaat na of eventuele niet vastgestelde rijksbijdragen uit het verslagjaar en die van voorafgaande jaren op een zichtbare wijze in de toelichting opgenomen zijn.

In de jaarrekening wordt opgave gedaan van de formatie en de feitelijke bezetting. De opgegeven aantallen worden uitgedrukt in bezette arbeidsplaatsen (fte’s) ultimo 31 december van het verslagjaar. De aspiranten in opleiding en het postactief personeel (FLO/FPU en personeelsleden in de TOR) worden als een afzonderlijke categorie vermeld. Personen met een gecombineerde FLO/FPU-uitkering en TOR en overige wachtgeldregelingen tellen niet mee voor de berekening van de feitelijke sterkte van de Nederlandse Politie. De berekeningswijze van de feitelijke sterkte is aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal op 16 oktober 2002 medegedeeld (26 345, nr. 85) Overigens blijft een fte gebaseerd op de 36-urige werkweek. Een 38-urige werkweek levert 1,06 fte op.

De accountant gaat na of de feitelijke bezetting van de leiding van het korps overeenkomt met de door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op grond van artikel 45, tweede lid, van de Politiewet 1993 vastgestelde maximale formatie van de leiding van het regionale politiekorps.

Tevens gaat de accountant na of het overzicht van de formatie en feitelijke bezetting van het personeel bij de jaarrekening op dezelfde wijze wordt gepresenteerd als bij de begroting en de opgegeven aantallen overeenstemmen met de vastgestelde formatie en de personeels- en salarisadministratie.

Indien een regio in verantwoordingsjaar onder preventief toezicht staat, gaat de accountant na of de daarbij geldende voorschriften en voorwaarden in acht zijn genomen. Het uitgangspunt voor deze controle zijn de door de Minister van BZK goedgekeurde begroting en begrotingswijzigingen alsmede de brieven waarin het preventief toezicht is ingesteld of wordt uitgevoerd. Indien voor het doen van uitgaven toestemming is vereist, dan dient deze toestemming door de accountant te worden vastgesteld.

De regio’s doen jaarlijks opgaven van het aantal deelnemers in de TOR met het aantal maanden dat de deelnemers gebruik gemaakt hebben van de non-activiteit. De kosten van de TOR, het aantal deelnemers met het totaal aantal maanden, zijn op zichtbare wijze in de jaarrekening opgenomen.

De accountant gaat na of de regio aan de in de circulaire [EA2000/U58273 van 3 maart 2000] genoemde voorwaarden heeft voldaan. Tevens gaat hij na of het aantal maanden non-activiteit juist is vastgesteld.

De Wet financiering decentrale overheden (2000, Stb. 587) vervangt de uit 1987 daterende wet Financiering Lagere Overheden. Op grond van artikel 19 van het BCRRP heeft het regionale college een financieringsstatuut vastgesteld. Verder is opname van een Treasuryparagraaf in jaarverslag/jaarrekening voorgeschreven. In de handreiking treasury Politie, van 6 juli 2000 kenmerk EA2000/77244, zijn de onderwerpen opgenomen die in de paragraaf aan de orde kunnen komen.

De accountant toetst het gevoerde treasury-beheer en de opzet en werking van de bijbehorende administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. Hij gaat eveneens na of bij de uitvoering van het treasurybeheer gehandeld is in overeenstemming met de Wet Fido en het financieringsstatuut. Daarnaast toetst de accountant of hetgeen in de treasuryparagraaf beschreven staat overeenstemt met zijn bevindingen.

De accountant beoordeelt de aanwezigheid, opzet en werking van systemen en procedures die een betrouwbare en adequate informatieverstrekking aan derden moeten waarborgen.

Zo dient bijvoorbeeld de relatie met de personeelsgegevens die de regio aanlevert naar de stand per 31 december voor het PolitieBeleids-informatie Systeem (PolBIS) te worden getoetst aan de aantallen die per die datum zijn opgenomen in de jaarrekening.

In voorgaande jaren zijn bij een aantal regio’s verschillen geconstateerd tussen de opgave in de jaarrekening en POlBIS.

Uitgaven en ontvangsten zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik [M&O], als de aanspraak op en de hoogte van een uitkering of de hoogte van een heffing afhangt van gegevens die verstrekt worden door de belanghebbende. Door de invoering van een samenhangend stelsel van maatregelen, zoals controlebeleid, sanctiebeleid, fraudebeleid en voorlichting kan het misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk worden voorkomen. Concrete aandachtspunten zijn: het naleven van de verplichting tot het melden van genoten neveninkomsten, het zonodig vergelijken van de door belanghebbenden verstrekte informatie met de beschikbare gegevens bij andere instellingen, en het uitwerken en beschikbaar hebben van een stelsel van sanctiemogelijkheden als blijkt dat niet gehandeld is in overeenstemming met de geldende regelgeving.

De accountant beoordeelt in hoeverre door de regio een toereikend beleid is opgezet en uitgevoerd ter voorkoming van M&O. Dit geldt met name voor de uitkeringen in het kader van de TOR.

De accountant beoordeelt de mate waarin de Europese richtlijnen voor aanbestedingen van overheidsopdrachten door de regio in de administratieve organisatie zijn opgenomen en in de daarvoor voorgeschreven gevallen zijn nageleefd al dan niet in samenwerking met andere politieregio’s.

Indien de accountant constateert dat een aanschaf die onder de EU-aanbestedingsregels valt door de regio niet of verkeerd is toegepast dan maakt hij daarvan melding in het verslag van bevindingen of in de toelichtende paragraaf bij de accountantsverklaring in het geval van materieel belang. Hij vermeldt daarbij tevens of het de aanschaf betreft van een product of een dienst alsmede de omvang van het bedrag.

Bij brief van 19 april 2004 kenmerk DGKB/BFO/IFLO zijn de regionale politiekorpsen op de hoogte gesteld in welke mate de regio’s in 2002 de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben nageleefd. Dit percentage was veel te laag hetgeen aanzienlijke juridisch- en financiële risico’s met zich mee brengt en kan leiden tot ondoelmatige aanbestedingen.

De accountant beoordeelt de beveiliging van de informatie en de informatiestructuur aan de hand van de Regeling informatiebeveiliging politie van 17 maart 1997.

(Zie ook het rapport Beveiligingskader van het beleidsadviescollege politiële informatievoorziening en de reactie hierop van de Ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie hierop van 7 juli 1995, gericht aan de Tweede Kamer 23 900 VI en VII, nr. 31.)

De accountant hanteert bij zijn controle de verordening op de fraudemelding zoals die is vastgesteld in de ledenvergadering van het Koninklijk Nederlands Instituut voor Registeraccountants op 21 juni 1994 en is gepubliceerd in de Staatscourant van 15 september 1994, nr. 177, laatstelijk gewijzigd in de bijeenkomst van de ledenvergadering op 30 november 1994, Staatscourant 1995, nr. 48.

Het is de wens van het Ministerie van BZK dat voorzieningen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving, met dien verstande dat in artikel 6 van de ministeriële regeling Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie (HAP) een drietal voorzieningen dwingend is voorgeschreven. Naast deze drie voorzieningen is het toegestaan om reeds gevormde voorzieningen aan te houden. Deze dienen te worden afgebouwd indien zij niet gevormd zijn vanwege een verplichting jegens derden of op een voorschrift van BZK. Bij dit laatste valt te denken aan C2000. Voor nieuwe voorzieningen kan slechts toestemming gegeven worden indien zij gebaseerd zijn op verplichtingen jegens derden.

De accountant toetst of de getroffen voorzieningen voldoen aan de HAP en richtlijn 252 voor de Jaarverslaggeving (aangepast 2001). De accountant gaat na of de voorzieningen op concrete en verifieerbare grondslagen zijn gebaseerd en of deze in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht.

De accountant weegt deze bevindingen bij de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring. In zijn verslag vermeldt de accountant zijn bevindingen over de gevormde voorzieningen en geeft ondermeer aan of daarbij voldaan is aan de HAP. (zie eveneens punt 3.13)

Op grond van artikel 18a van het Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen (BCRRP) heeft de minister van BZK nadere regels gesteld over de afschrijvingstermijnen voor de materiële activa het aanhouden van reserves, voorzieningen en uitgangspunten opgesteld ten aanzien van kortlopende schulden. Een en ander is opgenomen in de ministeriële regeling Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie (HAP). Deze regeling geldt met ingang van de jaarrekening 2003 en de begroting 2004.

De accountant gaat na of de HAP-regeling op de juiste wijze in de jaarrekening 2004 verwerkt is en van afdoende toelichting is voorzien. Bij constatering dat de HAP niet geheel op de juiste wijze is verwerkt, gaat de accountant na of dit van materieel belang is voor het inzicht dat de jaarrekening moet geven omtrent het vermogen en het resultaat.

De accountant rapporteert over de mate waarin de regio voldaan heeft aan de bepalingen van de HAP.

De Wet toezicht Europese subsidies (Stb. 2002, 40) legt een bestuursorgaan die EG-subsidies heeft ontvangen de verplichting op de Minister wie het aangaat daarvan in kennis te stellen. Wanneer in een verslagjaar een politieregio EG-subsidies heeft ontvangen, stelt zij de minister van BZK hiervan in kennis.

Verder dient de politieregio jaarlijks een verslag uit te brengen van de wijze waarop EG-subsidie zijn aangewend en invulling is gegeven aan beheer, controle en toezicht.

De accountant gaat na of de politieregio in het verslagjaar EG-subsidies heeft ontvangen. Indien dit het geval is, gaat de accountant na of de regio aan haar informatieplicht richting BZK heeft voldaan en of het voorgeschreven verslag beschikbaar is.

De accountant vermeldt in zijn verslag bij de jaarrekening of de regio wel of geen EG-subsidies heeft ontvangen. Indien de regio EG-subsidies heeft ontvangen geeft hij aan of de regio aan de informatie- en verslaggevingplicht heeft voldaan.