Instellingsbesluit Evaluatiecommissie Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden

In dit Besluit wordt verstaan onder:

• a. de commissie: de Evaluatiecommissie Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden;

• b. de regeling: de Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden ex artikel 11 Archiefbesluit 1995;

• c. de staatssecretaris: de Staatssecretaris van Cultuur, in dezen vertegenwoordigd door het Nationaal Archief.

Er is een Evaluatiecommissie Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden.

De commissie heeft ten minste tot taak:

• a. het beoordelen van de actualiteitswaarde van de regeling;

• b. het toetsen van de in de regeling opgenomen normen en standaarden op adequaatheid, uitvoerbaarheid, effectiviteit en handhaafbaarheid;

• c. het adviseren omtrent wijziging en aanvulling van de gehele regeling.

Samenstelling van de commissie:

• a. de commissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 6 leden;

• b. de leden van de commissie worden door de staatssecretaris benoemd voor de periode van twee jaar;

• c. aftredende leden kunnen ten hoogste eenmaal worden herbenoemd;

• d. de commissie benoemt uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

Bijeenkomen van de commissie:

• a. de commissie vergadert tenminste vier maal per jaar;

• b. de commissie wordt door de voorzitter bijeengeroepen;

• c. de vergaderingen van de commissie zijn openbaar;

• d. in geval van belet of ontsteltenis van een vast lid neemt een plaatsvervangend lid met toestemming van de overige leden van de commissie aan de bijeenkomsten van genoemde commissie deel.

De werkwijze en het tijdstraject van de commissie zijn als volgt bepaald:

• a. na het eerste jaar wordt een concept-advies uitgebracht, waarin worden opgenomen de voorlopige bevindingen en aanbevelingen betreffende het genoemde in artikel 3;

• b. In het tweede jaar worden de bevindingen, zoals weergegeven in het concept-advies, nader uitgewerkt;

• c. Aan het einde van het tweede jaar wordt door de commissie een definitief advies uitgebracht.

Besluitvorming in de commissie:

• a. de commissie besluit bij meerderheid van stemmen;

• b. besluiten worden slechts genomen, indien meer dan de helft van de leden aanwezig is;

• c. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter bepalend.

Secretariaat en archiefbeheer:

• a. in het secretariaat van de commissie wordt door de staatssecretaris voorzien;

• b. het beheer van de bescheiden betreffende de werkzaamheden van de commissie geschiedt op overeenkomstige wijze als bij het Nationaal Archief;

• c. de bescheiden worden bij opheffing van de commissie opgenomen in het archief van het Nationaal Archief.

• d. in de juridische ondersteuning zal door het Nationaal Archief worden voorzien.

Met het oog op de uitoefening van haar taak stelt de commissie, met inachtneming van het bepaalde in dit Besluit, ten behoeve van haar interne werkwijze een reglement in.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.