Regeling vaststelling model financiële verantwoording en controleprotocol rijksbijdrage inburgering nieuwkomers 2004

Accountantscontrole

Dit onderdeel is het uitgangspunt voor de accountant bij het controleren van de verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers 2004. Van de accountant wordt verwacht dat hij met een grote mate van nauwkeurigheid het onderzoek uitvoert naar de getrouwheid van de gegevens in de financiële verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers 2004 en de gegevens verstrekt in de opgave van de telgegevens.

Alle bevindingen legt de accountant vast in een controledossier. Bij een volgende controle kan dan worden nagegaan of de gemeente afdoende maatregelen heeft getroffen om deze bevindingen te voorkomen. In het controledossier neemt de accountant een risico-analyse op. De accountant geeft gemotiveerd aan hoe de controle is ingericht en uitgevoerd en of er onderwerpen uit dit protocol niet of niet uitgebreid zijn gecontroleerd. De accountant richt zijn controledossier zodanig in dat een efficiënte en effectieve review door of namens de Auditdienst van het Ministerie van Justitie kan worden uitgevoerd.

De accountant moet controleren of de bestedingen rechtmatig zijn geweest. Voorbeelden van onrechtmatigheden zijn een ontoereikende financiële verantwoording (d.w.z. afwijkend van het model formulier financiële verantwoording inburgering nieuwkomers 2004, in bijlage 1) of onjuistheden of onvolledigheden in de financiële verantwoording.

Het protocol bevat twee bijlagen.

Bijlage A betreft een model voor de verklaring omtrent de getrouwheid, die moet worden afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Bijlage B betreft een model wijziging telgegevens bij de accountantsverklaring rijksbijdrage inburgering nieuwkomers 2004.

Tolerantiegrenzen

Op de controle van de besteding en overdracht door de gemeente van de rijksbijdrage inburgering nieuwkomers zijn bepaalde toleranties van toepassing. De accountant moet de controle zo inrichten dat hij met een zekerheid van 95% de uitspraak kan doen, dat de gemeente in 2004 niet meer dan 1% van rijksbijdrage inburgering nieuwkomers onrechtmatig heeft besteed of overgedragen.

De toleranties zijn gebaseerd op percentages die gelden voor het financiële jaarverslag van het ministerie van Justitie, op grond van de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten.

Verantwoordingsmodel

Zoals eerder is aangegeven, is de gemeente ervoor verantwoordelijk dat de rijksbijdrage inburgering nieuwkomers bij de instellingen doelmatig en rechtmatig wordt besteed. De gemeente moet in de overeenkomst met de instellingen regelen hoe en wanneer de instellingen verantwoording afleggen aan de gemeente. De accountant controleert of in de overeenkomst tussen gemeente en regionaal opleidingencentrum (ROC) de wijze van verantwoorden van de instellingen aan de gemeente is geregeld en of het verantwoorden inderdaad op die wijze heeft plaats gevonden.

De doelmatige en rechtmatige inzet bij de instelling tot en met het kalenderjaar 2003 moet in ieder geval op 1 juli 2005, de indieningsdatum van de financiële verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers, door de gemeente gecontroleerd en vastgesteld zijn.

Als de verantwoording van de instellingen aan de gemeente niet of onvoldoende is geregeld of gebeurd, kan er geen oordeel over de doelmatigheid en rechtmatigheid van de bestedingen worden gegeven.

Onjuistheden corrigeren

Het is de bedoeling dat de accountant onjuistheden in de verantwoording door de gemeente laat corrigeren en in zijn accountantsverklaring kan oordelen dat de bedragen vermeld op het formulier financiële verantwoording rijksbijdrage inburgering nieuwkomers 2004 juist zijn. Alle onjuistheden, ook onjuistheden waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden, moeten worden gecorrigeerd. Alleen in uitzonderingssituaties kan de accountantsverklaring een opmerking bevatten. Bijvoorbeeld als er verschil van inzicht bestaat over de toepassing van de regelgeving. Van een opmerking moet de accountant de financiële consequentie expliciet aangeven, ook als deze € 0,00 bedraagt. De accountant moet de financiële verantwoording waarmerken.

Het model van een goedkeurende accountantsverklaring is als bijlage A bij dit controleprotocol opgenomen. Het accountantsoordeel heeft betrekking op de verantwoording inburgering nieuwkomers. In het geval dat een niet-goedkeurende accountantsverklaring wordt afgegeven, moet worden aangesloten bij de teksten die daarvoor zijn gegeven in hoofdstuk 1 van de ‘Richtlijnen Accountantscontrole’ (deel Voorbeeldteksten), uitgegeven door het koninklijk NIVRA.

Normen voor de accountantscontrole

De accountantsverklaring bevat een oordeel over de juistheid en volledigheid van de in de financiële verantwoording opgenomen baten, lasten en reserveringen en de opgave van de telgegevens. De controlenormen zijn:

• – De regelingen met bijbehorende toelichtingen (zie paragraaf 3.);

• – De aanwijzingen in dit controleprotocol;

• – De in paragraaf 1 genoemde aandachtspunten;

• – Algemeen aanvaarde controlenormen.

1.1 Stel vast dat de in de verantwoording opgenomen lasten inzake inburgering zijn gemaakt voor nieuwkomers in de zin van de Wet inburgering nieuwkomers (WIN) aan wie een beschikking is afgegeven.

• – De definitie van nieuwkomer in de zin van de WIN is opgenomen in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, van de WIN. Let wel: sinds 1 april 2001 is die definitie gewijzigd tengevolge van de inwerkingtreding van de Vreemdelingenwet 2000. Daarmee is de doelgroep van de WIN uitgebreid met degenen die worden toegelaten wegens de algehele situatie in hun land van herkomst, voorheen degenen aan wie een voorwaardelijke vergunning tot verblijf is verleend (de v.v.t.v.’ers). Degenen die op 1 april 2001 in het bezit waren van een geldig v.v.t.v.-document kregen met ingang van deze datum een nieuw vreemdelingendocument, doorgaans een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd. Ook voor deze groep mensen zijn derhalve vanaf 1 april 2001 beschikkingen afgegeven en zijn lasten voor inburgering gemaakt.

• – Voor de goede orde: de voormalige v.v.t.v.’ers zijn als categorie inburgeraars niet te onderscheiden van de overige inburgeraars. Een beschikking voor een inburgeringsprogramma is zowel de vaststelling van een inburgeringsprogramma op grond van artikel 5, eerste lid, van de WIN als het besluit het vaststellen van een inburgeringsprogramma achterwege te laten, op grond van artikel 5, tweede lid, van de WIN. Als een v.v.t.v.’er direct een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd (v.o.t.) heeft gekregen, is deze geen nieuwkomer in de zin van de Wet inburgering nieuwkomers.

• – EU-onderdanen maken geen deel uit van de doelgroep WIN.

• – Een nieuwkomer is vrijgesteld van de WIN wanneer hij de nationaliteit heeft van één van de EU of EER-lidstaten, nl. België, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittannië, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden.

1.2 Stel vast dat de in de verantwoording opgenomen lasten voor inburgering inzake de educatieve programma’s berusten op een of meer tussen de gemeente en een regionaal opleidingencentrum (ROC) afgesloten overeenkomsten. Stel vast dat in de verantwoording geen lasten zijn opgenomen in verband met de inkoop van educatieve programma’s bij andere instellingen en bedrijven.

De gemeente kan uitsluitend lasten in verband met educatieve programma’s in de verantwoording opnemen voor zover deze onderwijsactiviteiten bij ROC’s zijn ingekocht en voor zover voor die activiteiten een overeenkomst is gesloten met het bevoegd gezag van de instelling. De overeenkomsten moeten voldoen aan de in artikel 2.3.4, tweede lid, van de in Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB) gestelde eisen.

1.3 Stel vast dat de volgens de verantwoording aan reguliere educatie respectievelijk aan welzijn van minderheden verantwoorde lasten het maximum hiervoor niet overschrijden.

De rijksbijdrage inburgering moet door de gemeenten in eerste instantie worden ingezet voor de inburgering van nieuwkomers. Daarbij bestaat de mogelijkheid van verschuiving van gelden tussen de educatieve programma’s en de welzijnscomponent. Bovendien mag, in het geval dat een gemeente in 2004 lagere lasten heeft voor de inburgering, de gemeente tot een bepaald maximum de middelen inzetten voor de reguliere educatie (zie onder A) en/of voor welzijn minderheden als bedoeld in artikel 2, onder k, van de Welzijnswet 1994 (zie onder B). Middelen die niet zijn besteed aan inburgering, reguliere educatie of welzijn minderheden moeten worden gereserveerd voor de inburgering van nieuwkomers in later(e) ja(a)r(en).

A. Het maximumbedrag dat aan reguliere educatie mag worden besteed, wordt als volgt berekend:

• – als de lasten voor de educatieve programma’s afzonderlijk zijn geadministreerd worden de werkelijke lasten van de ontvangen rijksbijdrage voor de educatieve programma’s afgetrokken. Het restant mag aan educatie worden besteed.

• – als de gemeente de lasten voor zowel de educatieve als de welzijnscomponent als één geheel heeft geadministreerd, mag 65% van het niet aan inburgering bestede bedrag aan educatie worden besteed. Dit percentage komt overeen met het aandeel voor de educatieve programma’s in de totale rijksbijdrage 2004.

B. Het maximumbedrag dat aan welzijn minderheden mag worden besteed, wordt als volgt berekend:

• – als de lasten voor de welzijnscomponent afzonderlijk zijn geadministreerd worden de werkelijke lasten afgetrokken van de ontvangen rijksbijdrage voor de welzijnscomponent. Het restant mag aan welzijn minderheden worden besteed.

• – als de gemeente de lasten voor zowel de educatieve als de welzijnscomponent als één geheel heeft geadministreerd, mag 35% van het niet aan inburgering bestede bedrag aan welzijn minderheden worden besteed. Dit percentage komt overeen met het aandeel voor de welzijnscomponent in de totale rijksbijdrage 2004.

1.4 Stel vast dat de bij de overheveling vermelde bedragen overeenkomen in de verantwoording rijksbijdrage inburgering en de verantwoording van de rijksbijdrage educatie.

De rijksbijdrage inburgering mag deels worden aangewend voor reguliere educatie (zie onder 1.3). Omgekeerd mag de rijksbijdrage educatie (verstrekt op grond van artikel 2.3.1, eerste lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs) worden ingezet voor inburgering. Zie ook de voorlichtingspublicatie in Uitleg OCenW-Regelingen van 14 maart 2001, nr. 7.

In beide gevallen geldt dat de overheveling alleen is toegestaan als de middelen in dat jaar daadwerkelijk worden besteed aan de ‘nieuwe bestemming’ en de reserve volledig is ingezet. De overgehevelde middelen mogen niet bij de ‘nieuwe bestemming’ worden gereserveerd voor later(e) ja(a)r(en).

Ook moet in beide gevallen zowel in de verantwoording van de rijksbijdrage inburgering nieuwkomers als in de verantwoording rijksbijdrage educatie de overheveling zichtbaar worden. Dat wil zeggen, indien inburgeringsmiddelen zijn besteed aan reguliere educatie moeten deze middelen in de verantwoording van de rijksbijdrage inburgering nieuwkomers worden opgenomen als lasten en in de verantwoording van de rijksbijdrage educatie als baten. In het omgekeerde geval als de rijksbijdrage voor reguliere educatie deels is aangewend voor de inburgering van nieuwkomers, moeten deze middelen in de verantwoording rijksbijdrage educatie worden opgenomen als lasten en in de verantwoording rijksbijdrage inburgering als baten.

Vastgesteld moet worden dat de lasten voor inburgering zijn gemaakt voor activiteiten waarvoor niet tevens lasten zijn opgenomen in de verantwoording rijksbijdrage educatie. Vastgesteld moet worden dat het totaal van de lasten voor educatieve programma’s inburgering en educatie niet hoger is dan de lasten die voortvloeien uit overeenkomsten die de gemeente heeft afgesloten met ROC’s over te verrichten educatie-activiteiten.

1.5 Stel vast dat in de overeenkomst tussen de gemeente en een regionaal opleidingencentrum (ROC) is geregeld dat de instellingen verantwoording afleggen aan de gemeente en dat deze wijze van verantwoorden als zodanig functioneert.

De gemeente moet hebben gecontroleerd en vastgesteld of de aan het ROC toegekende middelen doelmatig en rechtmatig zijn besteed. Dit moet gebeuren aan de hand van de in de overeenkomst gemaakte afspraken. Het is toegestaan dat de controle door de gemeente van de doelmatige en rechtmatige inzet bij de instellingen 1 jaar vertraging heeft. Dit betekent dat bij de verantwoording over 2004 de gemeente in ieder geval de afrekening van de instelling over 2003 heeft gecontroleerd en vastgesteld.

Ingevolge artikel 4 van het Bekostigingsbesluit inburgering nieuwkomers verstrekt de gemeente gegevens aan het Cfi over het aantal nieuwkomers waarvoor in het jaar 2004 door de gemeente beschikkingen omtrent een inburgeringsprogramma zijn afgegeven en het aantal verklaringen omtrent afgelegde toetsen. Deze gegevens worden door de gemeente verstrekt op het ter beschikking gestelde gele formulier, waarna zij door de accountant gecontroleerd worden. Alle door de accountant geconstateerde fouten moeten worden gecorrigeerd op het gele formulier. Het gele formulier dient door de accountant gewaarmerkt en bij de accountantsverklaring inzake de financiële verantwoording gevoegd worden. Van deze wijzigingen moet de accountant tevens apart melding maken in zijn accountantsverklaring. Hiervoor is een apart model opgesteld dat bij de accountantsverklaring moet worden gevoegd en gewaarmerkt moet worden (bijlage B Wijziging telgegevens bij de accountantsverklaring rijksbijdrage inburgering nieuwkomers 2004).

2.1 Stel de juistheid vast van het in de opgave opgenomen aantal beschikkingen omtrent inburgeringsprogramma’s (kolom 1 en 2).

De in de opgave verwerkte beschikkingen moeten aan de volgende eisen voldoen:

• – afschriften van de beschikkingen zijn bij de gemeente aanwezig;

• – de beschikkingen zijn in 2004 afgegeven; de datum van de beschikking is hierbij bepalend;

• – de beschikkingen zijn afgegeven aan nieuwkomers in de zin van de WIN.

Ook de beschikkingen die vanaf 1 april 2004 zijn afgegeven aan de voormalige v.v.t.v.’ers die op 1 april 2001 van rechtswege onder de doelgroep van de WIN zijn komen te vallen (houders van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd), mogen worden meegeteld.

2.2 Stel de juistheid vast van het in de opgave opgenomen aantal verklaringen (kolom 3)

Het betreft de verklaringen die op grond van artikel 7.4.15, tweede lid, van de WEB worden uitgereikt door de instellingen aan nieuwkomers ten bewijze dat de toets na het voltooien van het voor hem vastgestelde educatieve programma is afgelegd. Een afschrift van deze verklaring zendt de instelling aan de gemeente. De in de opgave verwerkte verklaringen moeten aan de volgende eisen voldoen:

• – afschriften van de verklaringen zijn bij de gemeente aanwezig;

• – de verklaringen zijn in 2004 afgegeven; de datum van de verklaring is hierbij bepalend;

• – de verklaringen zijn afgegeven aan nieuwkomers voor wie een beschikking omtrent een inburgeringsprogramma is afgegeven;

• – op de verklaringen zijn de resultaten van de toets, bedoeld in artikel 7.4.13 van de WEB, vermeld.

• – Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB);

• – Wet inburgering nieuwkomers (WIN);

• – Bekostigingsbesluit inburgering nieuwkomers;

• – Welzijnswet 1994;

• – Bekostigingsbesluit welzijnsbeleid;

• – Vreemdelingenwet 2000;

• – Regeling voorschotten voor v.v.t.v.’ers;

• – Regeling informatieverstrekking WIN 2004.

Wijziging telgegevens bij de accountantsverklaring rijksbijdrage inburgering nieuwkomers 2004

Naar aanleiding van onze controle is de opgave van de telgegevens als volgt gewijzigd:

Ruimte voor waarmerk accountant ……………..