Privacyreglement politieregister Totaal Bekeuringen en Informatie Afhandelingssysteem Korps landelijke politiediensten

• a. de WPolr: de Wet politieregisters;

• b. het BPolr: het Besluit politieregisters;

• c. Wet Mulder: de Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften;

• d. het Korps: het Korps landelijke politiediensten;

• e. beheerder: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, korpsbeheerder van het Korps landelijke politiediensten;

• f. registerbeheerder: de korpschef van Korps landelijke politiediensten;

• g. functioneel registerbeheerder: het Hoofd van de Dienst operationele Ondersteuning en Coördinatie;

• h. de Dienst DOC: de Dienst operationele Ondersteuning en Coördinatie van het Korps landelijke politiediensten;

• i. de Unit GT & A: de Unit Gericht Toezicht en Afhandeling van de Dienst operationele Ondersteuning en Coördinatie;

• j. persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

• k. verstrekken van gegevens uit het register: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in het register zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;

• l. gegevensbeheer: de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;

• m. het TOBIAS of het register: het politieregister dat gevoerd wordt met Totaal Bekeuringen Informatie en Afhandelingssysteem.

• 1 Het register heeft tot doel de informatievoorziening in het kader van de uitvoering van artikel 2 van de Politiewet 1993 binnen het Korps mogelijk te maken voor zover het betreft:

  • a. de opsporing en vervolging van verdachten van feiten vermeld in de bijlage als bedoeld in artikel 3 van het Transactiebesluit 1994;

  • b. de doelmatige afhandeling van door het openbaar ministerie aangewezen overige overtredingen en misdrijven, vermeld op de bij dit reglement gevoegde bijlage;

  • c. het aanleveren van processen-verbaal ter zake van de onder a en b genoemde strafbare feiten ten dienste van de vervolging door het openbaar ministerie;

  • d. de doelmatige afhandeling van geconstateerde Wet Mulder-gedragingen.

• 2 Gegevens uit het register kunnen worden gebruikt ten behoeve van interne bedrijfsstatistiek, interne bedrijfsvoering en interne ontwikkeling van beleid met betrekking tot de uitvoering van de politietaak.

• 1 Het register wordt deels geautomatiseerd en deels handmatig gevoerd. Het geautomatiseerde deel van het register bestaat uit terminals en een centrale hoofdcomputer met randapparatuur. Het handmatige gedeelte van het register bestaat uit op verschillende locaties aanwezige verzamelingen van (duplicaten van) opgemaakte processen-verbaal en (kennisgevingen van) Wet Mulder-beschikkingen, eventueel met de daarbij behorende bijlagen.

• 2 Het register is ondergebracht bij de Unit Gericht Toezicht en Afhandeling van de Dienst operationele Ondersteuning en Coördinatie.

• 1 De functioneel registerbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de beheerder en de registerbeheerder, belast met de zeggenschap over het register. Hij draagt zorg voor de naleving van de WPolr, het BPolr en het reglement. Hij treft daartoe onder meer voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het register tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Tevens treft hij maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de in het register opgenomen gegevens.

• 2 De functioneel registerbeheerder wijst het Hoofd van de Unit Gericht Toezicht en Afhandeling aan als zijnde belast met de dagelijkse leiding over het gegevensbeheer.

• 3 De personen die rechtstreeks toegang hebben tot het register, zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de door hen ingevoerde gegevens en voor de rechtmatigheid van opname, verwijzing en verwijdering van die gegevens. Voorts zijn zij verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de door hen uit het register gedane verstrekkingen.

In het register worden gegevens opgenomen betreffende de volgende categorieën van personen:

• 1. verdachten van de in artikel 2, eerste lid, genoemde strafbare feiten;

• 2. getuigen en benadeelden van de in artikel 2, eerste lid, genoemde strafbare feiten;

• 3. personen aan wie een administratieve sanctie is opgelegd als bedoeld in de artikelen 3, 5 en 8 van de Wet Mulder;

• 4. houders van voertuigen en (lucht)vaartuigen waarmee het strafbare feit dan wel de Wet Mulder-gedraging is begaan, voor zover niet begrepen onder 1, 2 en 3;

• 5. opsporingsambtenaren, daaronder begrepen buitengewoon en bijzondere opsporingsambtenaren, die de in artikel 2, eerste lid, genoemde feiten/gedragingen geconstateerd hebben of met de (administratieve) afhandeling daarvan belast zijn.

• 1 Omtrent de in artikel 5, onder 1, 2 en 3, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia, A-nummer van de GBA en -datum, dan wel bedrijfsgegevens;

  • b. adresgegevens, telefoonnummer en postcode;

  • c. geboortegegevens, nationaliteit;

  • d. militaire gegevens;

  • e. voer- of (lucht)vaartuiggegevens, alsmede een fotografische afbeelding;

  • f. houdergegevens voer- of (lucht)vaartuig;

  • g. datum, tijdstip, plaats, aard en andere op het strafbare feit dan wel op de gedraging betrekking hebbende gegevens;

  • h. weergave van de afgelegde verklaringen;

  • i. weergave van de ambtsverrichtingen.

• 2 Omtrent de in artikel 5, onder 4, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia, A-nummer van de GBA en -datum;

  • b. adresgegevens, telefoonnummer en postcode;

  • c. geboortegegevens, nationaliteit;

  • d. voer- of (lucht)vaartuiggegevens, alsmede een fotografische afbeelding;

  • e. gegevens betreffende het houderschap;

  • f. datum, tijdstip, plaats, aard en andere op het strafbare feit dan wel op de gedraging betrekking hebbende gegevens;

  • g. weergave van de afgelegde verklaringen;

  • h. weergave van de ambtsverrichtingen.

• 3 Omtrent de in artikel 5, onder 5 genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia;

  • b. dienstnummer, organisatie-aanduiding, rang, funktie;

  • c. wachtwoord en autorisatieniveau;

  • d. vermelding ambtseed of -belofte.

In aanvulling op de in artikel 6, eerste lid genoemde gegevens, wordt omtrent de in artikel 5 onder 1 genoemde staande gehouden of aangehouden categorie van personen tevens het sociaal-fiscaal nummer opgenomen voor zover dit noodzakelijk is voor het controleren van de juistheid van de gegevens.

• 1 De gegevens worden uit het register verwijderd wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van het register, en zodra mogelijk vernietigd.

• 2 Uitgezonderd de gegevens die op de financiële afhandeling van de transacties en schikkingen betrekking hebben, worden gegevens betreffende strafbare feiten uit het register verwijderd na verloop van één jaar na datum waarop de overtreding of het misdrijf is geconstateerd. De op de financiële afhandeling van de transacties en de schikkingen betrekking hebbende gegevens worden in ieder geval verwijderd na verloop van zes jaar.

• 3 Gegevens betreffende Wet Mulder-gedragingen worden uit het register verwijderd na verloop van één jaar na de datum waarop de Mulder-gedaging is geconstateerd. De verwijderde gegevens worden zodra mogelijk vernietigd.

• 4 Het gegeven van de geregistreerden genoemd in artikel 6a wordt uit het register verwijderd en vernietigd indien de opneming niet langer noodzakelijk is voor de controle van de juistheid van de gegevens en in elk geval na verloop van een maand na datum van opneming.

• 5 Indien noodzakelijk voor het doel van het register kan de registerbeheerder in bijzondere gevallen bij besluit afwijken van het bepaalde in het tweede en derde lid.

• 6 Indien noodzakelijk voor het doel van het register kan de functioneel registerbeheerder bij besluit afwijken van het bepaalde in het tweede lid.

• 1 Verstrekking van gegevens vindt plaats in overeenstemming met de WPolr en het BPolr.

• 2 Verstrekking van antecedenten aan benadeelden als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van de WPolr vindt plaats aan de benadeelde dan wel, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, aan diens advocaat of procureur.

• 3 Verstrekking van antecedenten aan benadeelden als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van de WPolr, kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, eveneens plaatsvinden aan een ander. Verstrekking aan een dergelijke gemachtigde vindt niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de te verstrekken gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

Rechtstreekse toegang tot het register, dan wel onderdelen daarvan, voor zover zij deze behoeven voor de uitvoering van hun taak, hebben personen die daartoe overeenkomstig de WPolr en het BPolr door de functioneel registerbeheerder zijn geautoriseerd. De autorisatie geeft aan voor welk doel de rechtstreekse toegang, daaronder begrepen de bevoegdheid tot raadplegen, invoeren, wijzigen, verwijderen en vernietigen van gegevens, wordt verleend. Op verzoek wordt inzage gegeven in de autorisaties.

• 1 Van iedere verstrekking die rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de WPolr en het BPolr aantekening gehouden.

• 2 Van iedere verstrekking die niet rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de WPolr en het BPolr aantekening gehouden, tenzij overeenkomstig het doel wordt verstrekt aan vaste gebruikers.

• 3 Vaste gebruikers zijn:

  • a. personen die geautoriseerd zijn tot rechtstreekse toegang;

  • b. het Openbaar Ministerie: de parketten van de Officier van Justitie;

  • c. overige door de functioneel registerbeheerder bij besluit aan te wijzen personen of instanties aan wie bijna dagelijks gegevens worden verstrekt. Het besluit wordt bij het reglement gevoegd.

• 1 Een geregistreerde kan de registerbeheerder ingevolge artikel 20 van de WPolr verzoeken hem mede te delen:

  • a. of hij in het register voorkomt;

  • b. welke gegevens over hem in het register zijn opgenomen;

  • c. van wie of van welke instanties de in het register over hem opgenomen gegevens zijn verkregen;

  • d. aan wie of aan welke instanties gegevens over hem zijn verstrekt.

• 2 Een verzoek tot kennisneming dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris, postbus 100, 3970 AC Driebergen. Het verzoek is ontvankelijk na ontvangst van de betaling van € 4,50 (vier en een halve Euro) op rekening nr. 1923.25.523 ten name van het Korps landelijke politiediensten onder vermelding van ‘privacyverzoek’.

• 3 Een verzoek tot kennisneming wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

• 4 Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

• 5 Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

• 6 Op een verzoek tot kennisneming wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvankelijk is, beslist.

• 7 De functioneel registerbeheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De behandelend functionaris kan verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt alsmede die van degene namens wie hij optreedt.

• 8 Indien het gegevens betreffen of een strafbaar feit, worden in geen geval mededelingen in antwoord op een verzoek tot kennisneming in schriftelijke vorm gedaan.

• 1 Een geregistreerde aan wie ingevolge artikel 20 van de WPolr kennisneming is verleend, kan de registerbeheerder ingevolge artikel 22 van de WPolr verzoeken:

  • a. bepaalde gegevens over hem te verbeteren;

  • b. bepaalde gegevens over hem aan te vullen;

  • c. bepaalde gegevens over hem te verwijderen;

  • d. bepaalde gegevens af te schermen.

• 2 Een correctieverzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, ter attentie van de privacyfunctionaris, postbus 100 3970 AC Driebergen. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering aangegeven te worden.

• 3 Een correctieverzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

• 4 Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

• 5 Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Verstrekking aan een dergelijke gemachtigde vindt niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de te verstrekken gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

• 6 een correctieverzoek wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvangen is, schriftelijk beslist. Een weigering wordt gemotiveerd.

Het register heeft verbanden, bestaande uit:

• a. het stelselmatig verkrijgen van gegevens uit de personeelsregistratie;

• b. Het stelselmatig verkrijgen van gegevens uit de processen-verbaal en (kennisgevingen van) beschikkingenadministratie van de NV Nederlandse Spoorwegen;

• c. Het stelselmatig verkrijgen van gegevens uit de processen-verbaal en (kennisgevingen van) beschikkingenadministratie van Prorail;

• d. Het stelselmatig verkrijgen van gegevens uit de processen-verbaal en (kennisgevingen van) beschikkingenadministratie van de Inspectie Verkeer en Waterstaat;

• e. het stelselmatig verkrijgen van gegevens uit het kentekenregister van de Dienst Wegverkeer van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat te Veendam;

• f. het stelselmatig verstrekken van gegevens aan de Compasregistratie van het openbaar ministerie;

• g. het namens en onder verantwoordelijkheid van het Openbaar Ministerie stelselmatig verstrekken van gegevens aan het Centraal Justitieel Incasso Bureau.

• 1 Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd op het bureau Communicatie van het Korps landelijke politiediensten te Driebergen, alsmede bij de voorlichtingsdienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2 Het reglement treedt in werking met ingang van 1 februari 2005.

• 3 Het reglement kan worden aangehaald als: Privacyreglement politieregister Totaal Bekeuringen en Informatie Afhandelingssysteem Korps landelijke politiediensten.