Regeling mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2005

Aan de directeur-generaal en de plaatsvervangend directeur-generaal is voorbehouden de besluitvorming op basis van de volgende artikelen van het Algemeen Rijksambtenarenreglement:

• – 9 leden 7 en 8: inzake het aanvragen van een veiligheidsonderzoek;

• – 9a: inzake het aanvragen van een veiligheidsonderzoek;

• – 14: inzake inhouding van bezoldiging in verband met opzettelijke nalatigheid om dienst te verrichten;

• – 43 en 44: inzake het vervallen van de aanspraak op betaling van bezoldiging;

• – 57 lid 2 sub b: inzake de verplichting een andere betrekking te aanvaarden;

• – 62: inzake deelname aan aannemingen en leveringen ten behoeve van openbare diensten;

• – 66: inzake vergoeding van door de dienst geleden schade;

• – 77: inzake maatregelen van orde;

• – 94a: inzake ontslag wegens flexibel vervroegd uittreden;

• – 96b: inzake ontslag van ambtenaren die lid van een publiekrechtelijk college zijn geweest;

• – 98a: inzake ontslag wegens niet passende arbeid.

Voor alle duidelijkheid volgt hieronder een opsomming van de artikelen van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, waarvan de toepassing aan de algemene leiding is voorbehouden:

• – 6a: inzake aanstelling met – op aanvraag – individuele arbeidsvoorwaarden;

• – 34: inzake buitengewoon verlof van lange duur;

• – 34e: inzake ontslag bij niet hervatten van de werkzaamheden na afloop van buitengewoon verlof van lange duur;

• – 49a t/m 49q: inzake rechten en plichten bij reorganisaties;

• – 80 t/m 84: inzake disciplinaire straffen;

• – 91 en 92: inzake schorsing

• – 96: inzake ontslag wegens opheffing zijner betrekking of verandering in de inrichting van het dienstvak;

• – 96a: inzake ontslag wegens verplaatsing van zijn functie;

• – 98 lid 1 sub g: inzake het verlenen van ontslag wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid anders dan op grond van ziels- of lichaamsgebreken;

• – 99: inzake ontslag op andere gronden dan die van artikel 98;

• – 113, 114, 116, 117: inzake het departementaal overleg met de centrales van verenigingen van ambtenaren.

Aan de directeur-generaal en de plaatsvervangend directeur-generaal is voorbehouden het beslissen over het aangaan van (juridische) verplichtingen ten aanzien van functionarissen die erop gericht zijn de medewerker aanspraak te verlenen op enige financiële tegemoetkoming, schadeloosstelling, schadevergoeding of overigens enige geldelijke bijdrage te verlenen anders dan waar personeelsleden volgens vast gebruik aanspraak op kunnen maken.

Aan de directeur-generaal en de plaatsvervangend directeur-generaal is voorbehouden het beslissen omtrent deelname aan buitenlandse dienstreizen door functionarissen van de Rijksgebouwendienst. De directeur-generaal is aan te merken als bevoegd gezag in de zin van de aanvraagprocedure voor buitenlandse dienstreizen.

Aan de directeur-generaal en de plaatsvervangend directeur-generaal is voorbehouden het vaststellen van de formatie tot schaal 13, met dien verstande dat functiewaarderingsbesluiten met betrekking tot de functionarissen rechtstreeks vallend onder de directeur-generaal en die van functies die niet zijn opgenomen in de formatie zijn voorbehouden aan de algemene leiding.

1. Aan de directeur-generaal en de plaatsvervangend directeur-generaal is voorbehouden het beslissen over de vaststelling van de structuur van de dienst en van de structuur van de organisatieonderdelen van de Rijksgebouwendienst. Voor alle duidelijkheid zij vermeld dat voor inzetten van organisatie- en formatieveranderingen vooraf toestemming van de algemene leiding noodzakelijk is.

2. Aan de directeur-generaal en de plaatsvervangend directeur-generaal is tevens voorbehouden het beslissen over de vaststelling van de overige fasen van het veranderingsproces bij een directie- of stafafdelingoverstijgende organisatieverandering, dan wel bij een organisatieverandering die gevolgen kan hebben voor overige organisatieonderdelen.

Aan de aan een directeur verstrekte volmacht en machtiging is geen financiële begrenzing gesteld.

Een hoofd van een (staf)afdeling is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van werken die strekken tot een financieel belang van € 6.000.000.

Een hoofd van een (staf)afdeling is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van leveringen en diensten die strekken tot een financieel belang van € 150.000.

Een projectbevoegde van de directie Projecten is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van werken die strekken tot een financieel belang van € 600.000.

Een projectbevoegde van de directie Projecten is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van leveringen en diensten die strekken tot een financieel belang van € 75.000.

Aan de aan een projectbevoegde van de stafafdeling Concern Financiële Zaken verstrekte volmacht voor het verstrekken van betaalopdrachten is geen financiële begrenzing gesteld.

Een projectbevoegde van de overige directies en de stafafdelingen (uitgezonderd een projectbevoegde van CFZ voor het verstrekken van betaalopdrachten) is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van werken die strekken tot een financieel belang van € 60.000.

Een projectbevoegde van de overige directies en de stafafdelingen (uitgezonderd een projectbevoegde van CFZ voor het verstrekken van betaalopdrachten) is ge(vol)machtigd om (rechts)handelingen te verrichten op het terrein van leveringen en diensten die strekken tot een financieel belang van € 25.000.

De directie Frontoffice denkt proactief mee met de klant en zorgt ervoor dat vroegtijdig inzicht bestaat in de behoeften en wensen van de klant, zodat maatwerk kan worden geleverd en de overige directies daarop kunnen inspelen. Het Frontoffice is het ‘gezicht’ van de Rijksgebouwendienst. Het onderhoudt contacten met de klant, draagt uit wat de Rijksgebouwendienst te bieden heeft, verwerft opdrachten van de klant en ziet erop toe dat de opdrachten conform de gemaakte afspraken worden uitgevoerd.

Taken van de directie Frontoffice:

• – het organiseren van een netwerk van contacten bij de klanten, op alle relevante niveaus, teneinde geïnformeerd te zijn en mee te denken over relevante ontwikkelingen bij de klant en de klant te kunnen informeren over producten en diensten van de Rijksgebouwendienst;

• – het opstellen van strategische plannen per klantgroep (account);

• – het aanbieden (op grond van samen met de klant gespecificeerde vraag) van adequate, marktconforme huisvestingsoplossingen gericht op de lange termijn;

• – het opstellen en uitbrengen van offertes conform de wensen van de klant, daarbij zorgdragen voor afstemming met de andere directies;

• – het na akkoord van de klant overdragen van de werkzaamheden aan de overige directies;

• – het verrichten van onderzoek naar klanttevredenheid;

• – het verzorgen van de communicatie voor en de infolijn van de Rijksgebouwendienst.

De directie Vastgoed fungeert als economisch eigenaar en projectontwikkelaar. Zij voert een pro-actief portefeuillemanagement vanuit een lange termijn visie op de vastgoedportefeuille. Een diepgaand inzicht in (potentiële) ontwikkelingen bij klanten, lokale overheden en markten is daarvoor de basis. Kansen in gebieden die voor de huisvesting van de rijksdienst interessant zijn, worden tijdig onderkend en benut. Via innovatieve huisvestingsoplossingen speelt de directie Vastgoed in op de behoeften van klanten, verhoogt zij de gebruikswaarde van het vastgoed voor de klanten en verlengt daarmee de economische levensduur van het vastgoed. Hierbij speelt zij in op de beleids- en bedrijfsstrategie van individuele klanten en de rijksoverheid als totaal.

Taken van de directie Vastgoed:

• – het ontwikkelen van een op de klant en de voorraad gerichte landelijke en lokale portefeuillestrategie;

• – het ontwikkelen van huisvestingsalternatieven en nieuwe huisvestingsconcepten;

• – het ontwikkelen van nieuwe contract- en financieringsvormen (PPS);

• – het inhuren van huisvesting, het initiëren van projectontwikkeling, het deelnemen aan gebiedgericht ontwikkelen en PPS-projecten en het aan- en verkopen van vastgoed;

• – het voorbereiden van investeringsvoorstellen;

• – het beheren en exploiteren van de voorraad en het fungeren als opdrachtgever voor de directie Beheer.

De directie Projecten zorgt voor een vlekkeloos verloop van het bouwproces bij nieuw- of verbouwprojecten. Zij zorgt ervoor dat deze projecten worden afgerond binnen de afspraken die daarover met de klant zijn gemaakt ten aanzien van geld, projectorganisatie, tijd, informatie-uitwisseling en kwaliteit. De taak van de directie Projecten is het leveren van managementcapaciteit voor de voorbereiding en uitvoering van:

• – huisvestingsprojecten;

• – opstelling van programma’s van eisen bij huisvestingsvragen;

• – planning en voortgangsbewaking;

• – juridische bewaking en begeleiding van geschilprocedures;

• – financiële bewaking;

• – advisering op het gebied van aanbesteding.

De directie Beheer biedt de rijksoverheidsdiensten een integraal en ongestoord gebruiks- en huurgenot van hun huisvesting. Integraal wil zeggen inclusief services die niet in de huur zijn inbegrepen, waaronder facility management. De directie Beheer onderhoudt met de gebruikers van panden een duurzame relatie over alle pandgebonden zaken. Storingen en ongemakken worden snel en adequaat opgelost. De directie Beheer zorgt voor volledige en betrouwbare informatie over de vastgoedvoorraad op pandniveau voor de externe en de interne klant. Zij draagt tevens bij aan een vanuit beheersoogpunt exploitabel gebouw door de inzet van haar kennis en expertise in het ontwerpproces van bouw- en verbouwprojecten.

Taken van de directie Beheer:

• – het technische beheren, gericht op het instandhouden en garanderen van het gebruik van de huisvesting, mede op basis van onderhoudsinspectie;

• – het administratief beheren, gericht op het beheer van onderhoudscontracten en het leveren van vastgoedinformatie over de voorraad;

• – het sluiten van onderhoudscontracten met (markt)partijen en het begeleiden van onderhoudswerkzaamheden;

• – het sluiten van contracten op het gebied van services met de gebruikers;

• – het leveren van advies en het verrichten van werkzaamheden op het gebied van facility management, met name voor inkoop, procedures en beleid;

• – het in de ontwerpfase anticiperen op consequenties van het ontwerp in de beheerfase en het terugkoppelen van beheerervaringen naar de overige directies.

De directie Advies & Architecten geeft advies over en vorm aan wensen van externe en interne klanten. Zij doet dat op een richtinggevende en integrale wijze. Vanuit een eigentijdse visie en gebaseerd op het regeringsbeleid op het gebied van stedenbouw, monumenten, architectuur en kunst (SMAAK) ligt daarbij vanaf de initiatieffase van nieuw- of verbouwprojecten de nadruk op integrale vormgeving van openbare ruimte én gebouwde omgeving. Multidisciplinaire engineering op het gebied van bouwtechniek, constructie, installatietechniek en bouwfysica wordt in dit proces ingezet in de vorm van integrale en gedegen adviezen. Toparchitecten en topadviseurs overstijgen daarbij de grenzen van hun eigen vakgebied, op zoek naar het voor de klant best denkbare resultaat.

Taken van de directie Advies en Architecten:

• – het analyseren en adviseren op het gebied van huisvesting (haalbaarheidsstudies, stedenbouwkundige verkenningen, e.d.);

• – het adviseren in de meest brede zin ten aanzien van klantvragen (huisvestingsadvisering en hoogwaardige, specialistische advisering op terreinen als monumenten, kunst, telematica, beveiliging, klimaat en energie);

• – het verrichten van onderzoek, gericht op innovatie;

• – het opstellen van de Architectuurnota en de Monumentennota.

De stafafdeling Concerncontrol draagt zorg voor het ondersteunen van het management van de Rijksgebouwendienst bij het sturen en beheersen van de organisatie, gericht op het realiseren van de strategische doelstellingen en ontwikkelt en adviseert het management over de inrichting van de planning- en controlfunctie.

Taken van de stafafdeling Concerncontrol:

• – het organiseren van de planning- en controlcyclus;

• – het opstellen van management rapportages en de jaarverantwoording;

• – het doorlichten van de bedrijfsvoering;

• – het adviseren en informeren van het management over financieel en control-aspecten op het gebied van beleid en uitvoering;

• – het onderhouden van een passende administratieve organisatie;

• – het opstellen en uitvoeren van het Interne controleprogramma.

De stafafdeling Beleid en Strategie zorgt ervoor dat de Rijksgebouwendienst strategisch en consistent opereert, als bedrijf en als beleids-Directoraat-Generaal van VROM. De afdeling levert zowel vraaggestuurd als (impliciet in opdracht van de dienstleiding) ongevraagd en proactief beleidsadviezen op terreinen van bedrijfsstrategie en rijkshuisvestingsbeleid. De afdeling ontwikkelt op proactieve wijze in opdracht van de dienstleiding kaderstellende documenten met betrekking tot bedrijfsstrategie en rijkshuisvestingsbeleid. Daarnaast biedt Beleid en Strategie diensten aan de directies op verzoek van de desbetreffende directeuren. Die diensten kunnen zowel het karakter hebben van beleidsprojectmanagement als van het aanbieden van kennis binnen projecten.

De stafafdeling Concern Financiële Zaken consolideert de begrotings- en verantwoordingsinformatie van de onderdelen van de Rijksgebouwendienst. De afdeling verwerkt de te consolideren gegevens en stelt op basis hiervan de begroting van de Rijksgebouwendienst samen. Ook verzorgt de stafafdeling Concern Financiële zaken de rapportages op concernniveau en stelt zij de verantwoording van de Rijksgebouwendienst samen. De stafafdeling Concern Financiële zaken richt de administratie in op basis van de informatiebehoefte van het management en de kaders van de stafafdeling Concerncontrol en geeft boekingsaanwijzingen door middel van het Financieel ABC. Verder verzorgt de afdeling de facturering namens de onderdelen van de Rijksgebouwendienst en beheert zij de stamgegevens in IRIS en de debiteuren-, crediteuren- en kasadministratie van de Rijksgebouwendienst. Ook voert de stafafdeling Concern Financiële zaken de administratie van de leenfaciliteit en is zij verantwoordelijk voor de administratie ten behoeve van de stafonderdelen. De afdeling verzorgt bij wijze van shared service administratieve en verificatietaken voor de onderdelen van de Rijksgebouwendienst.

De stafafdeling Personeel en Organisatie heeft de taak om het management te adviseren, te stimuleren en te ondersteunen bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheden op het terrein van personeel en organisatie. Personeel en Organisatie wil de doelen bereiken via de volgende activiteiten:

• – advisering;

• – administratie en managementinformatie;

• – beleids- en organisatieontwikkeling;

• – ambtelijke ondersteuning Ondernemingsraad Rijksgebouwendienst.

De stafafdeling Personeel en Organisatie is voorts verantwoordelijk voor de Arbo-coördinatie.

De stafafdeling Informatievoorziening heeft als missie het op een betrouwbare wijze binnen de door haar klanten gestelde normen en randvoorwaarden en met behulp van ICT, ontwikkelen, faciliteren en innoveren van de voor de besturing, beheersing en verantwoording van de strategische en operationele bedrijfsprocessen van de Rijksgebouwendienst noodzakelijke geachte informatievoorziening alsmede de advisering daaromtrent. De Informatievoorziening richt zich op de functionele aspecten (toepassingsprogrammatuur) en op de technische aspecten (hardware, systeemprogrammatuur en infrastructuur) van de informatievoorziening.

Onderscheiden worden de volgende producten en diensten:

• – advies en projectmanagement;

• – contractondersteuning;

• – beheer (systeem- en netwerkbeheer, inclusief hardware-, applicatie- en netwerkbeheer);

• – systeeminnovatie;

• – gebruikersondersteuning;

• – opleidingen.

De stafafdeling Juridische Advisering helpt de dienst op efficiënte wijze te voldoen aan het vereiste van juridisch verantwoord opereren door tenminste te zorgen voor een duidelijke juridische positie van die producten en activiteiten. De stafafdeling Juridische Advisering levert, primair vraaggestuurd, maar waar nodig ongevraagd en proactief, juridische ad-hocadviezen op tal van uiteenlopende terreinen: zowel aan alle (onderdelen van de) directies, als rechtstreeks aan de dienstleiding. De stafafdeling Juridische Advisering is bovendien proactief ontwikkelaar van juridische modellen en standaards voor onderwerpen die herhaaldelijk aan de orde komen. Een en ander betreft niet de juridische aspecten van P&O-aangelegenheden.

De stafafdeling Bedrijfsvoering schept voor de eigen huisvesting, de services en de middelen de condities waaronder de directies en de stafafdelingen zich op hun primaire werkzaamheden kunnen richten. Documentaire Informatievoorziening ondersteunt de bedrijfsvoering van de dienst door zorg te dragen voor juiste en volledige documentaire informatie tijdens het werkproces en voor de reconstrueerbaarheid van uitgevoerde werkzaamheden (waaronder verantwoordingsbelang). Daarnaast dient Documentaire Informatievoorziening het cultuurhistorisch belang door documentaire informatie beschikbaar te kunnen stellen voor studie en geschiedschrijving. De stafafdeling Bedrijfsvoering werkt met servicelevels waarin inzicht wordt gegeven in een basispakket (veelal de gebouwgerelateerde functies) en de producten die vraaggestuurd (optioneel) kunnen worden aangeboden. Het basispakket zal in de regel vrijwel het gehele terrein van bedrijfsvoering omvatten en de in te zetten capaciteit is daarop gebaseerd.

Naast bovenstaande specifieke werkterreinen heeft elke directie en stafafdeling een eigen taak op het gebied van apparaatszorg, waarvoor afzonderlijke budgetten beschikbaar zijn. Dit betreft:

• – salariskosten;

• – incidentele beloning;

• – externe inzet;

• – opleidingskosten;

• – overige personele lasten;

• – communicatie/voorlichting;

• – materiële kosten;

• – huisvesting;

• – automatisering.

Enkele specifieke onderdelen hiervan zijn exclusief toebedeeld aan één directie of stafafdeling: