Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. activiteitensubsidie: subsidie ten behoeve van activiteiten, gericht op vooraf omschreven doelstellingen en resultaten;

• b. instellingssubsidie: subsidie ten behoeve van de integrale kosten van de werkzaamheden van een instelling;

• c. verstrekking: verlening, dan wel ingeval de subsidie direct wordt vastgesteld, vaststelling.

Subsidie kan worden verstrekt voor bij ministeriële regeling aangeduide activiteiten. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld ten aanzien van de in dit besluit geregelde onderwerpen en kunnen de bedragen, genoemd in dit besluit, worden gewijzigd.

• 1 Subsidie wordt slechts verstrekt aan rechtspersonen waarvan de statutaire doelstelling past binnen het doel van de subsidieverstrekking, die:

  • a. in staat zijn tot een adequaat financieel beheer en

  • b. door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot activiteiten als waarvoor subsidie wordt gevraagd, een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten kunnen waarborgen.

• 2 In bijzondere gevallen kan subsidie worden verstrekt aan natuurlijke personen die voldoen aan de onderdelen a en b van het eerste lid, indien de omstandigheden waaronder de activiteiten worden uitgevoerd daartoe aanleiding geven.

• 3 Instellingssubsidies kunnen slechts worden verstrekt aan instellingen die zich geheel of in overwegende mate richten op het uitvoeren van activiteiten waarvoor krachtens artikel 3, eerste lid, van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken subsidie kan worden verstrekt. Samenloop van een instellingssubsidie en een activiteitensubsidie krachtens artikel 3, eerste lid, van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken is uitsluitend mogelijk in bij ministeriële regeling voorziene gevallen.

• 1 Indien Onze Minister beleidsregels met betrekking tot de verstrekking van subsidie vaststelt, maakt hij deze uiterlijk twee weken voor aanvang van het subsidietijdvak bekend. Onze Minister kan een subsidieplafond vaststellen.

• 2 Het subsidietijdvak, bedoeld in het eerste lid, valt samen met het kalenderjaar, tenzij bij de bekendmaking op grond van het eerste lid anders is bepaald.

• 3 Bekendmaking van de beleidsregels vindt plaats in de Staatscourant dan wel op een andere geschikte wijze, onder kennisgeving daarvan in de Staatscourant. Bekendmaking van een subsidieplafond vindt plaats in de Staatscourant.

• 4 Onze Minister kan bij de bekendmaking van een subsidieplafond bepalen dat bij de beoordeling van aanvragen mede acht wordt geslagen op een spreiding van uitgaven over de loop van het subsidietijdvak alsmede per categorie activiteiten afzonderlijke bedragen vaststellen voor doelgroepen, regio's, thema's, aard van de activiteiten, vorm van de subsidie en andere voor de subsidieverstrekking relevante invalshoeken.

• 1 Onze Minister behandelt subsidieaanvragen in volgorde van binnenkomst.

• 2 In afwijking van het eerste lid kan Onze Minister bij de bekendmaking van zijn beleidsregels of van het subsidieplafond bepalen dat met het oog op een onderlinge afweging van aanvragen dan wel met het oog op een spreiding van uitgaven over het subsidietijdvak, op aanvragen die voor afloop van de bij de bekendmaking vastgestelde termijn zijn ontvangen, uiterlijk op een of meer bepaalde data wordt beslist. Daarbij kan Onze Minister bepalen dat de aanvragen worden gerangschikt aan de hand van bij de bekendmaking aangeduide maatstaven.

• 3 Indien toepassing is gegeven aan artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht, geldt voor de toepassing van het eerste en tweede lid als datum van ontvangst van de aanvraag de datum waarop de aanvraag is aangevuld.

• 1 Onze Minister neemt bij de beoordeling van subsidieaanvragen, mede in relatie tot overige aanvragen waarop nog niet is beslist, in acht de mate waarin:

  • a. de activiteiten bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de subsidie,

  • b. de subsidie in evenredige verhouding staat tot aard, omvang en beoogde resultaten van de activiteiten,

  • c. de activiteiten een meer dan incidentele uitwerking kunnen hebben en

  • d. draagvlak voor de activiteiten bestaat, bijvoorbeeld blijkend uit een bijdrage in de kosten door betrokkenen.

• 2 Onze Minister kan bij de beoordeling van subsidieaanvragen mede betrekken:

  • a. de positie van vrouwen,

  • b. de gevolgen voor het milieu,

  • c. de naleving van internationaal aanvaarde humanitaire principes door de subsidieaanvrager, alsmede

  • d. de gevolgen voor internationaal erkende burger-, politieke, economische, sociale en culturele rechten van de mens.

• 3 Onze Minister kan bij de beoordeling van subsidieaanvragen voorts rekening houden met:

  • a. een spreiding van uitgaven over de loop van het subsidietijdvak,

  • b. de mate waarin een spreiding van de beschikbare middelen over verschillende ontvangers bijdraagt aan de doelmatigheid van de besteding daarvan en in een evenredige verhouding staat tot de administratieve lasten bij de verstrekking van subsidie,

  • c. de mate waarin de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd voorzien in een behoefte, mede gelet op het geheel van verrichte activiteiten en

  • d. een evenwichtige spreiding over doelgroepen, regio's, thema's, aard van de activiteiten, vorm van de subsidie en andere voor de subsidieverstrekking relevante invalshoeken.

Subsidie wordt geweigerd indien de aanvraag wordt ingediend na aanvang van de activiteiten. Bij ministeriële regeling kan worden bepaald dat in afwijking van de eerste volzin subsidie kan worden verstrekt voor nader omschreven activiteiten met een spoedeisend karakter.

Onverminderd het overigens bij of krachtens de wet bepaalde kan Onze Minister de verstrekking van subsidie weigeren indien verstrekking niet verenigbaar is met het beleid van Onze Minister ten aanzien van de buitenlandse betrekkingen en de ontwikkelingssamenwerking, zoals onder andere kenbaar uit de memorie van toelichting bij de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, uit het verkeer tussen Onze Minister en de Staten-Generaal, uit de bekendmaking van zijn beleidsregels op grond van artikel 6, eerste lid, of uit andere geschikte vormen van bekendmaking of mededeling.

Subsidie wordt slechts verstrekt indien de aanvrager aannemelijk maakt dat de hem ten dienste staande financiële middelen, met inbegrip van de subsidie, voldoende zullen zijn om de voorgenomen activiteiten uit te voeren.

Subsidie wordt verstrekt voor een bij de subsidieverstrekking vast te stellen tijdvak, maar niet langer dan voor de duur van de activiteiten. Onze Minister kan op aanvraag van de subsidieontvanger het tijdvak verlengen, zonder aanpassing van het subsidiebedrag, indien de activiteiten waarvoor subsidie werd verstrekt niet binnen het oorspronkelijke tijdvak konden worden voltooid.

• 1 Subsidieverlening gaat vooraf aan subsidievaststelling, onverminderd artikel 39, tweede lid.

• 2 Aan subsidieverlening ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld, kan de voorwaarde, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht worden verbonden.

• 1 Subsidie wordt slechts verstrekt voor de noodzakelijke kosten van de voorgenomen activiteiten in het licht van de beoogde doelstellingen en resultaten voor zover redelijkerwijs niet gevergd kan worden dat deze uit eigen middelen of anderszins bekostigd worden.

• 2 Subsidie wordt niet verstrekt ter dekking van tekorten na afloop van de activiteiten.

• 3 Bij de subsidieverlening kan Onze Minister bepalen dat het subsidiebedrag door hem kan worden aangepast in het licht van onvoorziene ontwikkelingen die niet aan de subsidieontvanger kunnen worden toegerekend en redelijkerwijze niet voor diens risico gelaten kunnen worden.

Bij de subsidieverlening kan worden bepaald dat de kosten van de activiteiten, bedoeld in artikel 14, eerste lid, op normatieve grondslag worden berekend op voet van de gerealiseerde resultaten van de activiteiten of op een andere bij de subsidieverlening bepaalde grondslag en dat in het subsidiebedrag een genormeerde vergoeding voor de personele en materiële kosten van de subsidieontvanger is begrepen.

• 1 De subsidieontvanger draagt zorg voor een doelmatige besteding van de subsidie. De subsidie, daaronder begrepen de daarop ontvangen renteopbrengsten, wordt uitsluitend besteed voor de activiteiten waarvoor zij blijkens de subsidieverstrekking is bestemd.

• 2 Bij de subsidieverstrekking kan worden bepaald dat de subsidieontvanger recht doet aan de volkenrechtelijke positie van het Koninkrijk.

• 3 Bij de subsidieverstrekking kan worden bepaald dat de subsidieontvanger in voorkomend geval blijk geeft van de bereidheid om zijn activiteiten af te stemmen op de activiteiten van andere organisaties.

Bij de subsidieverstrekking kan worden bepaald dat de subsidieontvanger een kostendekkende vergoeding in rekening brengt voor de beschikbaarstelling van goederen aan derden of het verrichten van diensten voor derden.

Bij de subsidieverstrekking kunnen ten aanzien van goederen die met de subsidie worden aangeschaft voorschriften worden gegeven omtrent gebruik en bestemming daarvan na afloop van het tijdvak waarvoor subsidie wordt verstrekt of na uitvoering van de activiteiten waarvoor de goederen zijn verworven. Onze Minister kan daarbij bepalen dat de goederen om niet of tegen een door hem te bepalen vergoeding worden overgedragen aan hem of aan door hem aan te wijzen derden.

Bij de subsidieverstrekking kan worden bepaald dat de subsidieontvanger Onze Minister in de gelegenheid stelt om ten behoeve van de doelstellingen waarvoor de subsidie is verstrekt vrijelijk en om niet gebruik te maken van alle auteurs- of andere intellectuele eigendomsrechten die het resultaat zijn van geheel of gedeeltelijk met de subsidie bekostigde activiteiten.

Bij de subsidieverstrekking kan worden bepaald dat de subsidieontvanger bij publicaties inzake gesubsidieerde activiteiten en in correspondentie met derden die bij de uitvoering van de activiteiten zijn betrokken, melding maakt van de omstandigheid dat de activiteiten geheel of gedeeltelijk bekostigd zijn uit een subsidie verstrekt door Onze Minister, tenzij de aard van de activiteiten, de hoedanigheid van de ontvanger of andere gewichtige omstandigheden zich daartegen verzetten.

Aan de subsidieverstrekking kunnen verplichtingen als bedoeld in artikel 4:39, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht worden verbonden, met het oog op de belangen, genoemd in artikel 2, onder a tot en met h, van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken en in artikel 8, tweede lid.

Bij de subsidieverlening wordt bepaald dat de subsidieontvanger onverwijld een schriftelijke melding doet zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht of dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan.

De aanvraag tot verstrekking van een activiteitensubsidie omvat:

• a. een activiteitenplan,

• b. een begroting en

• c. een liquiditeitsprognose voor de eerstvolgende twaalf maanden.

Het activiteitenplan omvat een overzicht van activiteiten, naar aard, omvang, fasering en onderling verband, in relatie tot de daarmee beoogde doelstellingen en resultaten en verwachte effecten voor de eerstvolgende twaalf maanden van het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd. Doelstellingen, resultaten en effecten worden waar mogelijk uitgedrukt in meetbare grootheden. Indien de activiteiten zich over een tijdvak van meer dan twaalf maanden uitstrekken gaat het activiteitenplan vergezeld van een globaal overzicht van werkzaamheden, doelstellingen, resultaten en verwachte effecten voor de resterende periode van het tijdvak.

De begroting geeft inzicht in de inkomsten, daaronder begrepen bijdragen van derden, en uitgaven gerelateerd aan de voorgenomen activiteiten voor de eerstvolgende twaalf maanden van het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd en is voorzien van een postgewijze toelichting. Indien de activiteiten zich over een tijdvak van meer dan twaalf maanden uitstrekken gaat de begroting vergezeld van een financiële raming voor de daaropvolgende periode.

• 1 Indien de activiteiten zich over een tijdvak van meer dan twaalf maanden uitstrekken, verstrekt de subsidieontvanger uiterlijk dertien weken voor aanvang van de dertiende maand een activiteitenplan, vergezeld van een begroting en een liquiditeitsprognose voor de daarop volgende periode van twaalf maanden. Bij de subsidieverlening kan worden bepaald dat activiteitenplan en begroting voor elke nieuwe periode de instemming van Onze Minister behoeven.

• 2 Bij de subsidieverlening kan Onze Minister bepalen dat het eerste lid niet van toepassing is.

De artikelen 26 tot en met 28 zijn van overeenkomstige toepassing op de aanvraag voor een instellingssubsidie, met dien verstande dat de gegevens betrekking hebben op alle werkzaamheden van de instelling en de integrale kosten daarvan. Een aanvraag voor een instellingssubsidie gaat voor de eerste maal vergezeld van:

• a. een afschrift van de statuten dan wel de reglementen van de subsidieaanvrager, zoals deze laatstelijk zijn vastgesteld of gewijzigd en

• b. de meest recente jaarrekening dan wel een overzicht van de financiële situatie van de subsidieaanvrager.

• 1 Onze Minister beslist binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag. Onze Minister kan deze termijn verlengen tot ten hoogste:

  • a. tweeëntwintig weken indien de activiteiten mede worden bekostigd door de Europese Unie of met het oog op de beslissing advies wordt ingewonnen dan wel een nader onderzoek plaatsvindt, of

  • b. veertig weken indien met het oog op de beslissing internationaal advies wordt ingewonnen.

• 2 Indien artikel 7, eerste lid, van toepassing is en de aanvraag eerder dan dertien weken voor aanvang van het subsidietijdvak waarin de activiteiten zullen aanvangen wordt ingediend, schort Onze Minister de behandeling van de aanvraag op tot dertien weken voor aanvang van het subsidietijdvak en geldt als datum van ontvangst van de aanvraag de dag waarop de termijn van dertien weken aanvangt.

• 3 Het eerste en het tweede lid zijn niet van toepassing indien artikel 7, tweede lid, van toepassing is.

• 4 Met het oog op de toepassing van artikel 8, eerste lid, kan Onze Minister in afwijking van artikel 7, eerste lid, de beslissing op de aanvraag aanhouden, onverminderd het eerste lid.

• 1 De aanvraag tot vaststelling van een activiteitensubsidie geschiedt binnen zes maanden na afloop van het tijdvak waarvoor subsidie werd verleend dan wel na afloop van de activiteiten dan wel, indien toepassing is gegeven aan artikel 4:44, eerste lid, onder b of c, van de Algemene wet bestuursrecht, telkens binnen zes maanden na afloop van elk kalenderjaar.

• 2 Onze Minister beslist binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag. Onze Minister kan deze termijn verlengen tot ten hoogste tweeëntwintig weken.

Indien toepassing is gegeven aan artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht, vangt de termijn om op een aanvraag tot verlening of vaststelling te beslissen aan zodra de aanvraag is aangevuld.

Betaling van voorschotten vindt plaats in termijnen waarvan hoogte en betalingstijdstip in de beschikking tot subsidieverlening worden vastgelegd.

• 1 Subsidies voor een bedrag lager dan € 25.000 worden als vast bedrag verstrekt.

• 2 De subsidie wordt:

  • a. direct vastgesteld zonder voorafgaande beschikking tot subsidieverlening of

  • b. ambtshalve vastgesteld, uiterlijk op een in een voorafgaande beschikking tot subsidieverlening vermelde datum, doch niet later dan tweeëntwintig weken nadat de activiteiten op grond van de beschikking moeten zijn verricht.

• 3 Een subsidie als bedoeld in het tweede lid, onder a, wordt binnen zes weken na vaststelling in één termijn betaald, doch niet eerder dan na aanvang van het subsidietijdvak.

• 1 Indien een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 39, tweede lid, onder b, wordt gegeven, vermeldt de beschikking de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht.

• 2 Bij de subsidieverlening wordt bepaald dat de subsidieontvanger desgevraagd op in de beschikking vermelde wijze aantoont dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 3 Bevoorschotting vindt plaats tot honderd procent van het verleende bedrag in termijnen waarvan hoogte en betalingstijdstip in de beschikking tot subsidieverlening worden vastgelegd.

• 1 Subsidies voor een bedrag van ten minste € 25.000 tot ten hoogste € 125.000 worden verstrekt in de vorm van een vast bedrag of een vast bedrag overeenkomstig een in de beschikking te bepalen grondslag die is gerelateerd aan de gerealiseerde resultaten.

• 2 Bij de subsidieverstrekking wordt bepaald dat de subsidieontvanger op in de beschikking vermelde wijze aantoont dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 3 Indien de kosten en opbrengsten in verband met de aard van de activiteiten zodanig ongewis zijn dat een realistische begroting niet kan worden vereist, kan in de beschikking worden bepaald dat de subsidieontvanger op basis van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten aantoont dat de activiteiten zijn verricht.

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2006.

Dit besluit wordt aangehaald als: Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken.