Vaststellingsbesluit selectielijst neerslag handelingen Minister van Defensie, beleidsterrein Dienstplicht over de periode vanaf 1945

Wettelijk kader en achtergronden

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ wordt verstaan alle bescheiden, ongeacht de vorm, die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt (en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten), dus ook digitaal vastgelegde informatie.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt mede in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband geldt zowel een verplichting tot vernietiging als een overbrengingsplicht. Beide rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief, de zorgdrager.

De vernietigingsplicht van de zorgdrager is in artikel 3 van de Archiefwet 1995 neergelegd, de verplichting tot overbrenging in artikel 12; dat bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats wanneer zij ouder zijn dan twintig jaar.

Wat de archiefbescheiden van (onder meer) de ministeries en de Hoge Colleges van Staat aangaat, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Algemeen Rijksarchief (ARA) te ’s-Gravenhage, een onderdeel van de Rijksarchiefdienst (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding van de algemene rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden in een (op termijn) te vernietigen deel en een (na twintig jaar) over te brengen gedeelte zijn zorgdragers verplicht selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen inderdaad moeten worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet een enkele keer toepast op het reeds gevormde archief, maar haar bij de hand houdt om periodiek een bepaalde aanwas van archiefmateriaal af te voeren, enerzijds ter vernietiging, anderzijds voor overbrenging ter blijvende bewaring in een archiefbewaarplaats. Voor de hand ligt derhalve dat een overheidsorganisatie een selectielijst ook voor de administratieve inrichting en het beheer van haar archief benut: dossiers kunnen bij de vorming of het opbergen reeds worden geclassificeerd naar hun uiteindelijke bestemming, subsidiair gerangschikt op vernietigingsjaar. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Wel moet na hooguit twintig jaar een selectielijst worden vervangen.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient ingevolge artikel 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 rekening gehouden te worden met de taak van het betrokken overheidsorgaan en zijn verhouding tot andere overheidsorganen, met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en met het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene rijksarchivaris: dit is het zogeheten (archiefwettelijke) driehoeksoverleg.

Opzet van het Basisselectiedocument

Een basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald terrein. Een BSD betreft doorgaans dan ook archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest).

Voorts is het niveau waarop geselecteerd wordt niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en (indien van toepassing) een vernietigingstermijn. Wel geldt dat een BSD met het oog op het werkterrein van PIVOT beperkt blijft tot de handelingen van organen van de centrale overheid.

Ten slotte behoort bij een BSD een rapport institutioneel onderzoek (RIO), waarin het terrein waarop de selectielijst betrekking heeft wordt beschreven en waarin de handelingen die in het BSD voorkomen, in hun functionele context worden geplaatst en toegelicht, uitgaande van de taken en bevoegdheden van de betrokken organen.

De genoemde specifieke kenmerken van een BSD staan in verband met de hieronder gememoreerde selectiedoelstelling van de RAD en de in het kader van het selectiebeleid van de RAD ontwikkelde zogeheten PIVOT-methode. Het PIVOT-rapport Y.L. Bender, F. van der Doe & M.L. Loeff, Ieder zijn nummer. Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de Minister van Defensie en de Minister van Sociale Zaken (en Werkgelegenheid) op het beleidsterrein dienstplicht, 1945–1996 nummer 102 (Den Haag 2000) vormt de grondslag van de voorliggende selectielijst. Het rapport geeft een overzicht van de actoren op het terrein van de dienstplicht en beschrijft het handelen van de organen van de rijksoverheid op dat terrein.

Afbakening van het beleidsterrein van het Ministerie van Defensie

Het taakgebied waarop het Ministerie van Defensie werkzaam is, is dat van de bescherming van de in- en uitwendige veiligheid van het Koninkrijk der Nederlanden. Als onderdelen van dit taakgebied kunnen worden onderscheiden:

• 1. zorgen voor het in Koninkrijksverband beschermen en verdedigen van het Nederlands territoir en dat van de overzeese rijksdelen;

• 2. zorgen voor de in bondgenootschappelijk verband geformuleerde bijdrage ter voorkoming van oorlog en om agressie te keren;

• 3. zorgen voor de militaire bijdrage in internationaal verband, buiten het bondgenootschappelijk verdragsgebied, in het kader van de internationale vrede en veiligheid;

• 4. verlenen van maatschappelijke bijstand en steun in Koninkrijksverband.

Het militaire apparaat, de krijgsmacht, is het voornaamste middel van de overheid om bovenstaande taak uit te kunnen voeren. Deze krijgsmacht, bestaande uit de drie krijgsmachtonderdelen Koninklijke Marine (KM), Koninklijke Landmacht (KL) en Koninklijke Luchtmacht (KLu), is opgebouwd uit militair personeel (beroepspersoneel en dienstplichtigen) en materieel en kan pas goed functioneren indien zij op basis van operationele plannen geoefend is voor de uitvoering van haar taak.

Het hierboven geschetste taakgebied, ‘de in- en uitwendige veiligheid van het Koninkrijk der Nederlanden’, is onder te verdelen in verschillende beleidsterreinen, te weten ‘militair personeel’, ‘militair materieel’, ‘militaire operatiën’ en nog enkele relatief kleine beleidsterreinen, zoals ‘gebouwen, werken en terreinen’ en ‘dienstplicht’. Voor de handelingen die verricht worden op het beleidsterrein militair personeel wordt verwezen naar Roeien met de riemen. Een onderzoek naar instituties, bedrijfsprocessen en handelingen met betrekking tot het beleidsterrein militair materieel Koninklijke Marine, 1945–1993 (PIVOT-rapport nr. 20 (’s-Gravenhage 1994)). In Geef acht (militair personeel; beroeps- en reservepersoneel). Een institutioneel onderzoek naar bedrijfsprocessen en handelingen op het beleidsterrein militair personeel: beroeps- en reservepersoneel in dienst van het Ministerie van Defensie en voorgangers, 1945–1993 (PIVOT-rapport 25 (’s-⁠Gravenhage 1994)) wordt uitgebreid ingegaan op het militair beroepspersoneel. Tenslotte wordt in Te land, ter zee en in de lucht. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen op het beleidsterrein militaire operatiën van het Ministerie van Defensie en voorgangers, 1945–1993 (PIVOT-rapport nr. 50 (’s-⁠Gravenhage 1998) ruim aandacht besteedt aan het beleidsterrein militaire operatiën.

Van de overgebleven beleidsterreinen is het gedeelte ‘Gebouwen, werken en terreinen’ meegenomen in Het Rijk onder dak. Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de rijksoverheid op het beleidsterrein van de rijkshuisvesting, 1945–1994 en in het bijzonder de Rijksgebouwendienst (1922–1994) (PIVOT-rapport 45 (’s-⁠Gravenhage 1997)) over het rijkshuisvestingsbeleid. In dit rapport, Ieder zijn nummer, wordt het handelen van de verschillende actoren op het beleidsterrein ‘dienstplicht’ beschreven.

Het beleidsterrein dienstplicht

De dienstplicht is een der belangrijkste middelen, waarover de overheid beschikt om de krijgsmacht te voorzien van kwalitatief en kwantitatief voldoende personeel. Deze taak is sinds 1814 vastgelegd in de Grondwet, thans artikel 97: ‘Alle Nederlanders, daartoe in staat, zijn verplicht mede te werken tot handhaving der onafhankelijkheid van het Rijk en tot verdediging van zijn grondgebied’, en artikel 98: ‘Tot bescherming der belangen van de Staat is er een krijgsmacht, bestaande uit vrijwillig dienenden en uit dienstplichtigen. De wet regelt de verplichte krijgsdienst’. Tevens is in de Grondwet het recht tot dienstweigering verankerd: ‘Bij de wet worden de voorwaarden genoemd, waarop wegens ernstige gewetensbezwaren vrijstelling van de krijgsdienst wordt verleend’. Deze voorwaarden zijn volgens de Wet Gewetensbezwaren Militaire Dienst 1962: erkenning als gewetensbezwaarde door de Minister van Defensie en de verplichting tot vervangende dienst. Deze bepalingen geven al aan, dat de verhouding overheid – onderdanen op het gebied van de dienstplicht twee gezichten heeft. Enerzijds heeft de overheid, ter bescherming van de burgers, mankracht nodig om vloot, leger en luchtmacht gevechtsklaar te houden, anderzijds dient zij de rechten van alle burgers, dus ook van dienstplichtigen, te beschermen. De handelingen van overheidsorganen ten opzichte van dienstplichtigen worden dan ook gekenmerkt door deze ambivalentie.

De uitwerking van de hierboven genoemde grondwetsartikelen, geldend in de behandelde periode 1945–1996, zijn de Dienstplichtwet 1923 (tegenwoordig Dienstplichtwet 1962 genoemd), de Dienstweigeringswet 1923 en de Wet Gewetensbezwaren Militaire Dienst 1962. Pas in 1982 traden de Wet Rechtstoestand Dienstplichtigen en het Reglement Rechtstoestand Dienstplichtigen in werking, waarin rechten van dienstplichtigen, zoals dat op opleiding, bevordering, verlof en georganiseerd overleg, na een meer dan vijftig jaar durende parlementaire voorgeschiedenis eindelijk op één plaats werden vastgelegd. Sindsdien heeft de rechtstoestand van dienstplichtigen, net zoals die van beroepsmilitairen, een wettelijke basis. Plannen om ook voor dienstweigeraars een dergelijk reglement op te stellen, werden pas in 1992 verwezenlijkt in de vorm van het Reglement Rechtstoestand Tewerkgestelden. De rechtspositie van gewetensbezwaarden is dan ook lange tijd nogal tweeslachtig geweest. Enerzijds vielen zij onder straf- en tuchtrecht en regelingen die ook voor dienstplichtigen golden (vergoedingen, verlof, en dergelijke), terwijl zij anderzijds op de werkplek vielen onder dezelfde regelingen als de ‘burgerwerknemers’.

Hoewel de dienstplicht wettelijk blijft bestaan, is de opkomstplicht voor dienstplichtigen per 1 februari 1996 afgeschaft. Deze datum vormt het einde van de bijna tweehonderdjarige geschiedenis van werkelijke vervulling van de dienstplicht in ons land.

Het uiteenvallen van de Sovjet-Unie had vergaande consequenties voor de internationale veiligheidssituatie. Bij de samenstelling van de Defensienota in 1991 was met deze gebeurtenis geen rekening gehouden. In deze nota werd gesteld dat er een commissie zou worden samengesteld die de Minister moest adviseren hoe de dienstplicht zou moeten worden ingericht en of deze überhaupt gehandhaafd moest worden. De snelle en radicale wijziging in de internationale rechtsorde was voor de Tweede Kamer aanleiding om te insisteren op versnelling van de evaluatie van de dienstplichtkwestie. Op 30 september 1991 werd de commissie dienstplicht geïnstalleerd onder voorzitterschap van Tweede-Kamerlid W. Meijer. Als kerntaak moest de commissie antwoord geven op de vraag of de dienstplicht moest worden gehandhaafd dan wel afgeschaft diende te worden. In het adviesrapport van 28 september 1992 van de commissie dienstplicht, Naar dienstplicht nieuwe stijl, wordt geconcludeerd dat het noodzakelijk is de dienstplicht te handhaven, al is drastische herziening noodzakelijk. Geconstateerd werd dat bij afschaffing of opschorting van de dienstplicht een grondwetswijziging nodig zou zijn.

Om grondwettelijke belemmeringen voor de overgang naar een vrijwilligerskrijgsmacht weg te nemen deed de regering een voorstel van rijkswet in verband met een grondwetsherziening inzake de dienstplicht. De voorgenomen opschorting van de dienstplicht maakte een wijziging van artikel 98 noodzakelijk. Een nieuwe formulering van dit artikel, dat het bestaan van een krijgsmacht vaststelt en de samenstelling daarvan voorschrijft, zou de overgang naar een vrijwilligerskrijgsmacht mogelijk maken. Bovendien werd voorgesteld de formele wetgever de mogelijkheid tot opschorting van de oproeping in werkelijke dienst te regelen. Verder werd voorgesteld artikel 101 te laten vervallen en op te nemen in een additioneel artikel bij de Grondwet. Het artikel zou volgens dit voorstel van kracht moeten blijven totdat bij wet een voorziening getroffen wordt. In tweede lezing werd bij Rijkswet van 10 juli 1995 de Grondwet gewijzigd. Lid 1 van artikel 98 werd vervangen en luidde voortaan:

Tot bescherming van de belangen van de staat is er een krijgsmacht die bestaat uit vrijwillig dienenden en die mede kan bestaan uit dienstplichtigen.

De eerste volzin van het derde lid van voornoemd artikel van de Grondwet werd vervangen door:

De wet regelt de verplichte krijgsdienst en de bevoegdheid tot opschorting van de oproeping in werkelijke dienst.

Artikel 101 kwam te vervallen, maar bij additioneel artikel XXX werd geregeld dat dit artikel van kracht blijft totdat bij wet een voorziening is getroffen.

Vanuit deze grondwetswijziging trad vanaf 1 mei 1997 de Kaderwet dienstplicht in werking, onder gelijktijdige intrekking van de Dienstplichtwet en de Wet rechtstoestand dienstplichtigen. In deze wet wordt onder andere de oproeping van dienstplichtigen in gewone en buitengewone omstandigheden, de bevoegdheid van het parlement tot opschorting van oproeping van dienstplichtigen en de beëindiging daarvan geregeld.

Gewetensbezwaarden dienstplicht

Tot 1975 werd zowel de erkenning als de tewerkstelling van gewetensbezwaarden, ook wel dienstweigeraars genoemd, door het Ministerie van Defensie afgehandeld. Zoals in de inleiding al werd vermeld, heeft het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in 1975 een gedeelte van de taken op het beleidsterrein dienstplicht, namelijk de tewerkstelling van gewetensbezwaarden, van het Ministerie van Defensie overgenomen. Aanleiding voor deze overname was de weigering van twee tewerkgestelden hun vervangende dienst verder te vervullen. Het was hen gebleken dat het Ministerie van Defensie van het ‘tewerkstellingsobject’ (de instelling waar zij hun vervangende dienst vervulden), een geldelijke vergoeding verlangde voor de door hen geleverde arbeidsprestatie. Omdat dit lijnrecht tegenover hun principes stond, onttrokken zij zich aan hun verplichtingen. Hun ‘onwettige afwezigheid’ had een confrontatie met het Openbaar Ministerie en de strafrechter tot gevolg. De zaak trok dan ook erg veel aandacht, vooral van de toenmalige fractieleden van de PPR in de Tweede Kamer. De heer De Gaay Fortman diende daarop een initiatiefwetsontwerp in, waarbij de tewerkstelling van erkende gewetensbezwaarden werd overgebracht naar een ander ministerie. In 1974 werd dit wetsontwerp aangenomen, waarmee de overname door het toenmalig Ministerie van Sociale Zaken een feit werd.

Selectiedoelstelling

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd.

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

De algemene selectiedoelstelling is geoperationaliseerd voor het terrein van de dienstplicht na 1945. Dat wil zeggen dat de geformuleerde handelingen van alle betrokken overheidsactoren zijn gewaardeerd op de bijdrage die zij leveren aan de verwezenlijking van de selectiedoelstelling. De selectie gold derhalve de vraag ten aanzien van welke handelingen de administratieve neerslag noodzakelijk zou zijn om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het handelen op het beleidsterrein en op het taakveld van de dienstplicht.

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in dit BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

De algemene selectiecriteria zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het ARA. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt dus in principe niet overgebracht. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (op termijn te vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

De thans gehanteerde algemene bewaarcriteria luiden als volgt:

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast algemene criteria kunnen, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in een BSD specifieke criteria worden geformuleerd voor handelingen die met behulp van de algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is (ook) in dit BSD de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut.

Totstandkoming van het BSD

Het voorliggende BSD is vervaardigd op basis van het bovengenoemde RIO met betrekking tot het terrein van de dienstplicht. RIO en BSD zijn het resultaat van een werkafspraak tussen het Project invoering verkorting overbrengingstermijn (PIVOT) van de RAD enerzijds en de Minister van Defensie anderzijds. De werkafspraak hield in dat in onderlinge samenwerking een institutioneel onderzoek zou worden uitgevoerd op het beleidsterrein resulterend in een RIO en een BSD.

Einddoel van de samenwerking was om met toepassing van de methodiek van PIVOT te komen tot een ontwerp-selectielijst ten behoeve van de selectie van de archiefbescheiden van de en ten behoeve van de overbrenging naar het ARA van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden op het beleidsterrein. Het institutionele onderzoek is uitgevoerd door een medewerker van PIVOT, die zowel het RIO als het BSD heeft samengesteld.

Op 24 juni 2002 (Staatscourant d.d. 17 oktober 2002, nr. 2000) werd het BSD Dienstplicht voor de handelingen van de Minister van Defensie (kenmerk C/S/2002/2843), de Minister van Algemene Zaken (C/S/2002/2841) en de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (C/S/2002/2845) vastgesteld door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, met uitzondering van de handelingen 51, 52 en 125.

Reikwijdte van het BSD

Het BSD dient als selectie-instrument voor de bewaring of vernietiging van de archiefbescheiden die voortvloeien uit de handelingen van de rijksoverheid en door het rijk ingestelde ZBO’s. Het BSD geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995. Het BSD wordt niet in zijn geheel vastgesteld, maar in etappen. Per zorgdrager wordt een deel van het BSD vastgesteld. Het onderzoek waarop het BSD berust is eind 1993 afgesloten. Het PIVOT-rapport: Ieder zijn nummer, Een institutioneel onderzoek naar het handelen van de rijksoverheid op het beleidsterrein dienstplicht, 1945–1996, dat de grondslag voor dit basisselectiedocument vormt, heeft als eindcesuur 1996. Hierdoor ontbreken in het betreffende Rapport Institutioneel Onderzoek de handelingen welke hun grondslag vinden in de Kaderwet dienstplicht, die in 1997 in werking trad. In een aanvullend institutioneel onderzoek zijn deze handelingen welke worden uitgevoerd op grond van deze wet alsnog in kaart gebracht.

In dit BSD zijn handelingen opgenomen van de volgende actoren:

• – de Indelingsraad, 1945–1996/Keuringscommissie conform art. 6.2 van de Kaderwet dienstplicht, 1997–

  Deze keurt voor de dienstplicht ingeschreven mannelijke Nederlanders aan een onderzoek ter beoordeling van zijn lichamelijke en geestelijke geschiktheid voor het vervullen van werkelijke dienst en ter verkrijging van gegevens voor zijn bestemming in de krijgsmacht.

• – de Centrale Herkeuringsraad, 1945–1996/Herkeuringscommissie conform art. 7.2 van de Kaderwet dienstplicht, 1997–

  Deze verzorgt het op verzoek van een betrokkene herkeuren van voor de dienstplicht ingeschreven mannelijke Nederlanders.

• – Inspecteur militair geneeskundige dienst, 1954–1996.

  Beslist in uitzonderingsgevallen omtrent de geschiktheid van betrokkenen inzake (vervangende) dienstplicht. Geeft aanwijzingen betreffende het geneeskundig onderzoek en houdt toezicht op de keuringscommissie.

De Minister van Defensie is zorgdrager in de zin van de Archiefwet voor alledrie de bovengenoemde actoren.

Vaststellingsprocedure BSD

In september 2001 is het ontwerp-BSD door de betrokken zorgdragers aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 december 2001 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 2 mei 2002 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2002.3799/2), hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties een aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst op een aantal punten, die zijn beschreven in de Staatscourant d.d. 17 oktober 2002, nr. 200, waarin eveneens de selectielijst is gepubliceerd.

Het advies van de Raad voor Cultuur (en de opmerkingen van de materiedeskundige uit het driehoeksoverleg) leidden ertoe dat in het BSD Dienstplicht dat voor de Ministers van Defensie, Algemene Zaken en Sociale Zaken en Werkgelegenheid op 24 juni 2002 door de Algemeen Rijksarchivaris werd vastgesteld (Stcrt. 2002, 200) de handelingen 51, 52 en 125 betreffende het keuren en herkeuren van dienstplichtigen (archiefbestand van keuringsdossiers van dienstplichtigen uit de periode 1945–1977) werden uitgezonderd van de vaststelling.

Om een beslissing over de voorgestelde waardering van de handelingen 51, 52 en 125, waarvan keuringsdossiers de eindproducten zijn, te nemen en om de mogelijkheden tot het trekken en bewaren van steekproeven uit dit en soortgelijke bestanden te onderzoeken, is in 2003 een werkgroep Keuringsdossiers dienstplichtigen in het leven geroepen.

Deze werkgroep bracht in december 2003 haar eindrapport getiteld De keurling bewaard? uit.

Daaraanvolgend is in mei 2004 door het managementteam van het Nationaal Archief besloten dat zij alles overwegende akkoord kan gaan met het voorstel, zoals dat is gedaan door de werkgroep Keuringsdossiers, tot verlenging van de vernietigingstermijn naar 100 jaar.

Op 21 april 2005 liet de directeur van het Defensie Archieven-, Registratie- en Informatiecentrum weten hiermee akkoord te gaan, en verzocht hij het Nationaal Archief de procedure ter vaststelling van de neerslag van de drie genoemde handelingen te vervolgen.

Daarop werd het BSD op 14 juni 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Defensie vastgesteld (kenmerk C/S&A/05/1223).

Gebruiksaanwijzing selectielijst

De handelingen in het BSD zijn naar actor gerangschikt, volgens het in het RIO toegekende nummer, en volgens de in het RIO gegeven tekst.

Achter de als te bewaren (B) aangeduide handelingen is aangegeven welk selectiecriterium is toegepast. De aanduiding ‘V’ staat voor ‘vernietigen’, waarbij tevens is vermeld na afloop van welke termijn de bescheiden die uit de betreffende handeling voortvloeien, kunnen worden vernietigd. De invulling van de termijnen gedurende welke bescheiden worden bewaard is een verantwoordelijkheid van de zorgdrager, in dit geval de Minister van Defensie en de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.