Privacyreglement Tracopol

• a. de Wpolr: de Wet politieregisters;

• b. het Bpolr: het Besluit politieregisters;

• c. beheerder: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, korpsbeheerder van het Korps landelijke politiediensten;

• d. registerbeheerder: de korpschef van het Korps landelijke politiediensten;

• e. functioneel registerbeheerder: het Hoofd van de Dienst operationele Ondersteuning & Coördinatie;

• f. de Dienst operationele Ondersteuning & Coördinatie: de Dienst operationele Ondersteuning & Coördinatie van het Korps landelijke politiediensten;

• g. persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

• h. verstrekken van gegevens uit het register: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in het register zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;

• i. gegevensbeheer: de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;

• j. het register: het politieregister Tracopol.

• 1 Het register heeft tot doel de informatievoorziening in het kader van de uitvoering van artikel 2 van de Politiewet 1993 binnen de Nederlandse Politie mogelijk te maken voor zover het betreft:

  • a. de doelmatige controle van vaar- en (rail)voertuigen;

  • b. de voorkoming en bestrijding van aan het railverkeer, wegverkeer en de scheepvaart gerelateerde strafbare feiten;

  • c. de opsporing en vervolging van verdachten van de onder b genoemde strafbare feiten.

• 2 Gegevens uit het register kunnen worden gebruikt ten behoeve van interne bedrijfsstatistiek, interne bedrijfsvoering en interne ontwikkeling van beleid met betrekking tot de uitvoering van de politietaak.

• 1 Het register wordt deels geautomatiseerd en deels handmatig gevoerd.

• 2 Het register is ondergebracht bij de Dienst operationele Ondersteuning & Coördinatie.

• 1 De functioneel registerbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de beheerder en de registerbeheerder, belast met de zeggenschap over het register. Hij draagt zorg voor de naleving van de WPolr, het BPolr en het reglement. Hij treft daartoe onder meer voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het register tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Tevens treft hij maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de in het register opgenomen gegevens.

• 2 De functioneel registerbeheerder wijst het Hoofd van de Unit Informatie Coördinatie aan als zijnde belast met de dagelijkse leiding over het gegevensbeheer.

In het register worden gegevens opgenomen betreffende de volgende categorieën van personen:

• a. verdachten;

• b. personen die in een directe relatie staan tot het gecontroleerde (rail)voer- of vaartuig;

• c. personen die in een directe relatie staan tot de lading van het gecontroleerde (rail)voer- of vaartuig;

• d. getuigen, betrokkenen;

• e. opsporingsambtenaren.

• 1 Omtrent de in artikel 5, onder a, b en c genoemde categorieën van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia en nationaliteit;

  • b. datum, tijdstip, plaats, aard en andere op de controle, het misdrijf, de overtreding of het incident betrekking hebbende gegevens;

  • c. gegevens betreffende het (rail)voer- of vaartuig;

  • d. specifieke gegevens: soort lading, herkomst, bestemming;

  • e. weergave van de afgelegde verklaringen;

  • f. het controleresultaat: controle op welke wet- en regelgeving, eventuele overtreding van welke wet met artikel/randnummer en lid en de eventueel ondernomen actie: proces-verbaal, waarschuwing, c.q. maatregel.

• 2 Omtrent de in artikel 5, onder d, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia en nationaliteit;

  • b. adresgegevens en postcode;

  • c. weergave van de afgelegde verklaringen.

• 3 Omtrent de in artikel 5, onder e, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. dienstnummer, organisatie-aanduiding, e-mail adres, rang, functie;

  • b. vermelding ambtseed of -belofte.

• 1 De gegevens worden uit het register verwijderd wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van het register, en zodra mogelijk vernietigd.

• 2 De gegevens worden in ieder geval uit het register verwijderd na verloop van vijf jaar na laatste opname.

• 3 Indien noodzakelijk voor het doel van het register kan de functioneel registerbeheerder bij besluit afwijken van het bepaalde in het tweede lid.

Verstrekking van gegevens vindt plaats in overeenstemming met de Wpolr en het Bpolr en in overeenstemming met het besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van de Minister van Justitie van 1 november 2004, houdende toestemming tot het verstrekken van gegevens uit politieregisters inzake handhaving van een aantal ordeningswetten.

Rechtstreekse toegang tot het register, dan wel onderdelen daarvan, hebben personen die daartoe overeenkomstig de Wpolr en het Bpolr door de functioneel registerbeheerder zijn geautoriseerd. De autorisatie geeft aan voor welk doel de rechtstreekse toegang wordt verleend. Op verzoek wordt inzage gegeven in de autorisaties.

• 1 Van iedere verstrekking die rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de Wpolr en het Bpolr aantekening gehouden.

• 2 Van iedere verstrekking die niet rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de Wpolr en het Bpolr aantekening gehouden, tenzij overeenkomstig het doel wordt verstrekt aan vaste gebruikers.

• 3 Vaste gebruikers zijn:

  • a. personen die geautoriseerd zijn tot rechtstreekse toegang;

  • b. overige door de functioneel registerbeheerder bij besluit aan te wijzen personen of instanties aan wie bijna dagelijks gegevens worden verstrekt. Het besluit wordt bij het reglement gevoegd.

• 1 Een geregistreerde kan de registerbeheerder ingevolge artikel 20 van de Wpolr verzoeken hem mede te delen:

  • a. of hij in het register voorkomt;

  • b. welke gegevens over hem in het register zijn opgenomen;

  • c. van wie of van welke instanties de in het register over hem opgenomen gegevens zijn verkregen;

  • d. aan wie of aan welke instanties gegevens over hem zijn verstrekt.

• 2 Een verzoek tot kennisneming dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris, postbus 3970 AC Driebergen. Het verzoek is ontvankelijk na ontvangst van de betaling van € 4,50 (viereneenhalve euro) op rekening nr. 1923.25.523 ten name van het Korps landelijke politiediensten onder vermelding van ‘privacyverzoek’.

• 3 Een verzoek tot kennisneming wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

• 4 Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

• 5 Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

• 6 Op een verzoek tot kennisneming wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvankelijk is, beslist.

• 7 De functioneel registerbeheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De behandelend functionaris kan verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt alsmede die van degene namens wie hij optreedt.

• 8 In geen geval worden mededelingen in antwoord op een verzoek tot kennisneming in schriftelijke vorm gedaan.

• 1 Een geregistreerde aan wie ingevolge artikel 20 van de WPolr kennisneming is verleend, kan de registerbeheerder ingevolge artikel 22 van de WPolr verzoeken:

  • a. bepaalde gegevens over hem te verbeteren;

  • b. bepaalde gegevens over hem aan te vullen;

  • c. bepaalde gegevens over hem te verwijderen;

  • d. bepaalde gegevens af te schermen.

• 2 Een correctieverzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, ter attentie van de privacyfunctionaris, postbus 100, 3970 AC Driebegen. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering aangegeven te worden.

• 3 Een correctieverzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

• 4 Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

• 5 Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Verstrekking aan een dergelijke gemachtigde vindt niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de te verstrekken gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

• 6 Op een correctieverzoek wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvangen is, schriftelijk beslist. Een weigering wordt gemotiveerd.

Het register heeft verbanden, bestaande uit:

• 1. het stelselmatig verkrijgen van gegevens uit het bedrijfsprocessensysteem X-POL van het Korps landelijke politiediensten;

• 2. het stelselmatig verkrijgen van gegevens uit het transportcontrolesysteem Tracowat van de Dienst Waterpolitie van het Korps landelijke politiediensten.

• 1 Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd bij het bureau Communicatie van het Korps landelijke politiediensten te Driebergen, alsmede bij de voorlichtingsdienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2 Het reglement treedt in werking met ingang van 1 november 2005.

• 3 Het reglement kan worden aangehaald als: Privacyreglement Tracopol.