Loonheffingen, reiskostenvergoedingen

Dit besluit bevat als handreiking aan de praktijk een kader voor de beoordeling van de eventuele fiscale gevolgen van vergoedingsregelingen voor reiskosten.

In dit besluit is ervoor gekozen om onderdelen uit voorgaande besluiten die geen beleidsstandpunten bevatten en vooral een voorlichtend karakter hebben, niet op te nemen. Dergelijke informatie past in het algemeen beter in het voorlichtingsmateriaal, zoals het Handboek loonheffingen. Het Handboek loonheffingen is toegankelijk op internet via www.belastingdienst.nl. Besluiten die inmiddels door nieuwe regelgeving zijn achterhaald, zijn evenmin in dit besluit opgenomen.

Lijst van gebruikte afkortingen

Voor kosten van vervoer kan de werkgever een vrije vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer (hierna: € 0,19-normering) over de volledige reisafstand voor alle zakelijke kilometers die de werknemer aflegt (artikel 15b, eerste lid, onderdeel a, van de Wet LB). Dit ongeacht het vervoermiddel, auto, motorfiets, fiets, openbaar vervoer, te voet, etc. Hierbij kwalificeren ook de woon-werkkilometers als zakelijke kilometers. Er is dus geen wettelijk onderscheid tussen woon–werkverkeer en andere zakelijke reizen. Als een werknemer meerdere malen per dag reist, kan de werkgever niet in alle gevallen een vrije vergoeding geven van € 0,19 per kilometer. Er moet een zakelijk belang zijn. Ritten om bijvoorbeeld thuis de lunch te gebruiken komen niet voor vergoeding in aanmerking.

De € 0,19-normering geldt voor vergoedingen en verstrekkingen tezamen.

In het geval een werknemer gebruik maakt van een taxi, boot of luchtvaartuig, kan een werkgever maximaal, binnen de grenzen van de redelijkheid, de werkelijke kosten vrij vergoeden.

Als een werknemer per openbaar vervoer reist, dan mag een werkgever er voor kiezen om de werkelijke kosten vrij te vergoeden (artikel 16a van de Wet LB). Dan moet hij de vervoerbewijzen per werknemer administreren en voor controle beschikbaar houden. De werkgever hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet de werkgever wél, als hij een vrije vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets of met de trein.

Vanaf 1 januari 2004 bestaat de mogelijkheid om voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter een vaste vrije vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woon–werktraject. Hierbij gelden de algemene regels voor vaste vrije vergoedingen, zoals deze zijn ontwikkeld in de wet- en regelgeving en de jurisprudentie. De hoofdregel is dat een vaste vergoeding een vrije vergoeding is voorzover deze afzonderlijk is vastgesteld en geacht kan worden te strekken tot bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (zie artikel 15d van de Wet LB in samenhang met artikel 47 van de URLB). Dit biedt een zekere ruimte voor enigszins globale afspraken van praktische aard per werknemer of per homogene groep van werknemers. Hierbij dient uiteraard rekening te worden gehouden met het feit dat naar mate de omvang van een vergoeding toeneemt, eveneens de kans toeneemt dat de vergoeding in absolute zin te zeer afwijkt van de kosten. Dit feit kan meebrengen dat een vergoeding alleen op declaratiebasis mogelijk is of dat een vaste vergoeding slechts mogelijk is als daarbij is voorzien in een nacalculatie (zie hierna).

Om de praktijk tegemoet te komen is er een praktische regeling op grond waarvan voor werknemers met een min of meer vaste arbeidsplaats eenvoudig een vaste vrije vergoeding voor reiskosten kan worden vastgesteld (zie onderdeel 3.2). Dit laat uiteraard onverlet dat met de inspecteur binnen de wettelijke kaders een specifieke regeling kan worden afgesproken. Het blijft uiteraard ook mogelijk voor een werkgever om niet uit te gaan van deze regeling en individueel op declaratiebasis een hogere vrije vergoeding aannemelijk te maken.

De belastingvrije kilometervergoeding van maximaal € 0,19 geldt ook in geval van carpoolen voor iedere inzittende, tenzij sprake is van vervoer vanwege de werkgever. Zowel de bestuurder, als de meerijders kunnen voorzover geen sprake is van vervoer vanwege de werkgever, de toegestane belastingvrije kilometervergoeding ontvangen. Dit kan desgewenst met toepassing van de hiervoor onder 3.2 weergegeven praktische regeling per werknemer. Voor de bestuurder die in opdracht van de werkgever met zijn eigen auto collega’s meeneemt is er geen sprake van vervoer vanwege de werkgever. Bij carpoolen zijn verschillende situaties denkbaar. Hierop wordt hierna nader ingegaan.

Een werknemer die met een auto van de zaak zakelijke kilometers aflegt komt voor deze kilometers niet in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding. Voor deze kilometers is feitelijk sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Als hij echter besluit ook andere collega’s in de auto van de zaak mee te nemen, komen zijn collega’s in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding. Dat geldt niet als de werkgever organiseert dat die werknemers meereizen; dan is ook voor hen sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.

Een inhoudingsplichtige wil de volledige kosten van het openbaar vervoer vergoeden. De werknemer moet dan het vervoerbewijs overhandigen aan de inhoudingsplichtige ten behoeve van de loonadministratie (artikel 16a, eerste lid, onderdeel a, van de Wet LB). De werknemer die tijdens een treinreis vertraging heeft opgelopen en bij de NS een vertragingsvergoeding heeft aangevraagd moet echter het originele vervoersbewijs bij de NS inleveren. De inhoudingsplichtige kan in zo’n geval voldoen aan de administratie- en bewaarplicht als hij in de plaats van het vervoerbewijs beschikt over een kopie van het vervoerbewijs én over de brief van NS waarin de beslissing over toekenning van de vertragingsvergoeding wordt meegedeeld. Dit wordt dan gelijkgesteld met het originele vervoerbewijs.

De inhoudingsplichtige hoeft voorts bij de vrije vergoeding van de reiskosten aan de werknemer geen rekening te houden met de door de NS toegekende vertragingsvergoeding. Dit betekent dat de inhoudingsplichtige bijvoorbeeld geen wijziging hoeft aan te brengen in de gebruikelijke vergoeding indien sprake is van een vaste vrije vergoeding voor woon–werkverkeer met de trein.

Zeevarenden zijn werknemers die als kapitein, scheepsofficier of scheepsgezel werkzaam zijn op een zeeschip in de zin van de Zeebrievenwet. Zeevarenden, hun partners en tot het gezin behorende kinderen maken reizen tussen de woning of de verblijfsplaats aan de wal en de ligplaats van het schip. De vergoedingen van de kosten van door zeevarenden gemaakte reizen tussen de woning of verblijfplaats aan de wal en de ligplaats van het schip zijn aan te merken als vrije vergoedingen. Voor reiskosten die de partner (in de zin van artikel 1.2 van de Wet IB 2001) en de tot het gezin behorende kinderen van de zeevarende maken voor reizen naar en van het schip geldt het volgende. Ik acht het in ieder geval mogelijk dat de werkgever deze kosten belastingvrij vergoedt, indien het schip – voor zeer korte tijd – ligplaats heeft in de haven van Duinkerken of Hamburg, dan wel in één van de in de kuststrook daartussen gelegen havens. De belastbaarheid van vergoedingen van kosten van reizen naar en van andere havens dan hiervoor zijn bedoeld staat ter beoordeling van de bevoegde inspecteur en, bij een eventueel blijvend geschil, van de administratieve rechter in belastingzaken.

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2006.

De volgende besluiten zijn met ingang van 1 januari 2006 ingetrokken:

• – besluit van 20 december 2000, nr. CPP2000/2987M, inzake reiskostenforfait, hardheidsclausule;

• – besluit van 8 juni 2001, nr. CPP2000/3127M, inzake fiscale faciliteiten bij het gebruik van een fiets voor het woon–werkverkeer;

• – het besluit van 8 november 2001, nr. CPP2001/2539M, inzake fietsverklaring;

• – het besluit van 5 juli 2004, nr. CPP2004/1409M, inzake reiskostenvergoedingen met ingang van 1 januari 2004;

• – het besluit van 11 augustus 2004, nr. CPP2004/716M, inzake heffingsaspecten motorfiets;

• – het besluit van 6 september 2004, nr. CPP2004/183M, inzake vrije vergoeding voor reiskosten.