Inleiding
Gezien de publieke functie die zorginstellingen vervullen, is het gewenst de informatie
die zorginstellingen in hun jaarverslag moeten vermelden, in aanvulling op het Burgerlijk Wetboek deel 2 artikel 391, nader te regelen. De inhoud van de informatieverplichting sluit zoveel mogelijk
aan op de Handreiking voor Maatschappelijke Verantwoording van de Raad voor de Jaarverslaggeving
(RJ) en Richtlijn 400 Jaarverslag. Hiermee sluit de inhoud van het jaarverslag van
zorginstellingen aan bij de kaders zoals deze ook voor andere organisaties c.q. ondernemingen
gelden. Het belangrijkste verschil is dat voor zorginstellingen een aantal punten
verplicht is, terwijl andere organisaties deze punten op vrijwillige basis opnemen.
Deze voorschriften geven richting aan de inhoud en te behandelen onderwerpen van het
jaarverslag als onderdeel van de jaarlijkse financiële verslaggeving van een zorginstelling
op basis van de Regeling Jaarverslaggeving Zorginstellingen (RJZ), Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet Klachtrecht Cliënten Zorginstellingen en de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen alsmede op basis van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens. De volgorde van de onderwerpen is vrij; er kunnen onderwerpen worden toegevoegd.
In het kader van de informatieverstrekking aan alle belanghebbenden wordt hier de
minimumverplichting geregeld. Het staat uiteraard elke zorginstelling vrij om op grond
van het overleg met belanghebbenden meer informatie te verstrekken. Dit zal plaats
vinden op basis van een dialoog met belanghebbenden. Er dient in dat verband informatie
te worden opgenomen over belangenafwegingen die de instelling heeft gemaakt over het
al dan niet verstrekken van extra informatie.
Wat betreft de prestaties van zorginstellingen is het verstrekken van informatie tot
het niveau van prestatievelden verplicht gesteld (zie hoofdstuk 4). De nadere invulling
van de prestatievelden met concrete indicatoren is een kwestie van overleg in de diverse
subsectoren van de zorg. Dit overleg is georganiseerd rondom het jaardocument zorg.
1.
Uitgangspunten van de verslaggeving
Er dient uitleg te worden gegeven over de uitgangspunten die zijn gehanteerd bij het
opstellen van de jaarverslaggeving. Hierbij zal moeten worden ingegaan op het proces
om tot het jaarverslag te komen. Er moet inzicht worden gegeven in de keuzes en afspraken
die gemaakt zijn bij de weergave van de economische, milieu- en sociale aspecten van
de organisatie. Onderdelen hiervan zijn de reikwijdte van het jaarverslag en de verslaggevingperiode.
De verslaggevingperiode is het boekjaar.
Bij de reikwijdte dient aangegeven te worden over welke delen van de organisatie verslag
gedaan wordt. Het jaarverslag biedt de mogelijkheid om over de verantwoording van
de gehele keten van het product of dienst te rapporteren. Dergelijke informatie zal
meer toegevoegde waarde voor de belanghebbende opleveren. Bij het geven van informatie
over de grenzen van de rechtspersoon of het concern heen, dient duidelijk te zijn
welke delen van de informatie betrekking hebben op de rechtspersoon dan wel het concern.
Belangrijk voor het jaarverslag is de vergelijkbaarheid van informatie in de tijd
en de vergelijkbaarheid tussen de zorginstellingen onderling. Hiertoe dient duidelijk
een toelichting op de gemaakte keuzes in de te rapporteren informatie vermeld te worden
en tevens dienen de inherente beperkingen in de betrouwbaarheid van de gegevens te
worden benoemd.
2.
Profiel van de organisatie
Om het verslag in de juiste context te kunnen plaatsen dient in het jaarverslag algemene
informatie van de rechtspersoon en de daaraan verbonden (groeps)maatschappijen te
worden verschaft. Er dient een overzicht te worden gegeven van de groepsstructuur,
de kernactiviteiten (onderscheiden naar publiek en privaat) en de belangrijkste indicatoren
als omzet, aantal werknemers (fte’s), aantal patiënten of cliënten en werkgebieden.
Daarnaast dient een overzicht te worden gegeven van belanghebbenden en hun relatie
tot de verslaggevende organisatie.
3.
Governance
3.1.
Bestuur
Governance bevat gedragsregels voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording.
Governance dient transparant te worden gemaakt door informatie te verstrekken over
de verdeling van taken en verantwoordelijkheden in de organisatie en de wijze waarop
deze zijn verankerd in managementsystemen. Daarnaast is ook het proces van vaststellen
van de bedrijfsstrategie, inclusief risico’s en kansen voor de organisatie van belang
en de wijze waarop hier toezicht op wordt gehouden.
Voor zorginstellingen geldt dat zij een bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid
hebben. Deze brede maatschappelijke functie leidt er niet alleen toe dat een zorginstelling
met diverse groepen belanghebbenden te maken heeft, maar ook dat zij gevraagd wordt
vanuit die maatschappelijke functie verantwoording af te leggen. De specifieke aandacht
die uitgaat naar governance in de zorgsector is hier een voortvloeisel van. De zorginstelling
dient aan te geven welke van toepassing zijnde openbaar gemaakte normen zij hanteert
voor goed bestuur en het afleggen van openbare verantwoording over haar beleid en
activiteiten. Het ligt voor de hand om hierbij de Zorgbrede Governance code te hanteren.
Via het principe van comply or explain wordt aangegeven van welke normen wordt afgeweken en waarom.
Verder dient de zorginstelling aan te geven op welke wijze voldaan wordt aan de wettelijke
transparantie-eisen zoals opgenomen in hoofdstuk VI van het Uitvoeringsbesluit WTZi.
Tevens dient u verslag te doen van de uitoefening van de rol en het functioneren van
het toezichthoudende orgaan.
Er dient informatie te worden opgenomen over onder andere de samenstelling, nevenfuncties
van de leden, profiel, aantal vergaderingen dat gehouden is, het aantal malen dat
het bestuur aanwezig was bij deze vergaderingen, de ingestelde commissies (zoals een
audit-commissie en een commissie voor de beloning van de bestuurders) inclusief de
samenstelling ervan, de taken en de wijze waarop het toezichthoudende orgaan toezicht
houdt op de strategie en prestaties van de organisatie.
Ook wijze waarop de toezichthoudende rol is ingevuld en welke werkzaamheden het toezichthoudende
orgaan en de commissies hebben uitgevoerd dient u op hoofdlijnen te beschrijven. Ook
dient informatie te worden gegeven over de wijze waarop het toezichthoudende orgaan
overleg voert met de externe accountant. Verder dient inzicht gegeven te worden in
de beloning van bestuurders en leden van het toezichthoudend orgaan.
3.2.
Bedrijfsvoering
De zorginstelling moet informatie verstrekken over de wijze waarop de instelling haar
interne bedrijfsvoering en beheersing heeft ingericht, zodat activiteiten, waaronder
die met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen, worden beheerst, bewaakt,
verbeterd en gerapporteerd. De op te nemen informatie dient volgens de structuur van
de organisatie te worden gepresenteerd.
In het jaarverslag geeft de Raad van Bestuur een uiteenzetting omtrent de werking
van het in de zorginstelling gebruikte interne risicobeheersing- en controlesysteem
in het verslagjaar. De Raad van Bestuur geeft daarbij tevens aan welke eventuele significante
wijzigingen zijn aangebracht dan wel zijn gepland en dat deze met de Raad van Toezicht
zijn gecommuniceerd. Een effectief middel om informatie over de interne organisatie
te verstrekken kan de zogenaamde bedrijfsvoeringverklaring zijn. Daarmee verklaart
het bestuur van de zorginstelling dat de bedrijfsvoering op te benoemen onderdelen
aan bepaalde, met specifieke belanghebbenden afgesproken, eisen heeft voldaan.
Op grond van de: Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen artikel 2 en 8 en de Kwaliteitswet artikel 5 dient de zorginstelling informatie te verstrekken over de wijze waarop de cliëntenraad
is gefaciliteerd alsmede over de adviezen die de cliëntenraad (gevraagd of ongevraagd)
heeft uitgebracht en de beleidsonderwerpen die met de cliëntenraad zijn besproken.
4.
Visie, beleid en prestaties
Inleiding
In dit hoofdstuk verantwoordt de zorginstelling zich over de visie, het beleid en
de behaalde prestaties .
De langetermijnvisie en strategie worden vormgegeven door de invulling van (korte
termijn) beleid. Het algemene beleid, kwaliteitsbeleid, personeelsbeleid en financiële
beleid van de organisatie dienen te worden weergegeven met de daaraan gekoppelde inspanningen
om zowel de wettelijke als de zelf vastgestelde doelstellingen te realiseren. Weergegeven
dient ook te worden hoe het proces van beleidsontwikkeling en -uitvoering plaatsvindt.
Ook het beleid van de zorginstelling met betrekking tot maatschappelijk verantwoord
ondernemen dient aan de orde te komen.
Ten aanzien van de prestaties gaat het om de getroffen maatregelen en behaalde prestaties
met betrekking tot medische, economische, milieu- en sociale prestaties. De informatie
is zowel kwantitatief als kwalitatief. Informatie over prestaties kan worden geformuleerd
op verschillende niveaus. In het jaarverslag dient onderscheid te worden gemaakt tussen
3 hoofdgroepen belanghebbenden: patiënten/cliënten, medewerkers en samenleving. Per
stakeholdergroep wordt een aantal ‘prestatievelden’ onderscheiden.
De zorginstelling is verplicht voor elk van deze prestatievelden informatie in het
jaarverslag op te nemen. Dit bij voorkeur in de vorm van indicatoren. Zolang deze
nog niet concreet zijn ontwikkeld, kan volstaan worden met een kwalitatieve beschrijving.
In beide gevallen gaat het per prestatieveld om een uitleg van de gestelde doelstelling,
de realisatie van deze doelstelling en een vergelijking met vorig jaar. Daar waar
verder in dit hoofdstuk de zinsnede ‘gedacht kan worden aan….’ wordt gehanteerd, gaat
het om niet-verplichte voorbeelden. Een zorginstelling kan er ook voor kiezen om over
andere dan de genoemde aspecten informatie te verstrekken, mits het betreffende prestatieveld
voldoende wordt beschreven.
De uitkomst van de prestatievelden dient tekstueel te worden toegelicht, waarbij de
reden van afwijkingen wordt vermeld, alsmede eventuele acties aangaande het komend
jaar.
4.1.
Visie/meerjarenbeleid
Het bestaansrecht van een zorginstelling is het voorzien in de specifieke maatschappelijke
zorgbehoefte. Er dient informatie te worden opgenomen over de missie, waarmee de zorginstelling
inzicht geeft in de specifieke uitgangspunten van haar beleid en de gemaakte beleidskeuzes
op basis waarvan belanghebbenden zich een oordeel kunnen vormen over het door de instelling
gevoerde beleid en de geleverde prestaties in relatie tot dit beleid.
Bij de visie en strategie dient ook een duidelijke onderbouwing te worden gegeven
van de keuzes ten aanzien van toekomstverwachtingen, kansen, bedreigingen, te treffen
maatregelen en het voorziene tijdspad. De doelstellingen dienen zo veel mogelijk conform
de beleidscyclus te worden gekwantificeerd en gefaseerd (SMART geformuleerd). Mogelijk
worden lange termijn trajecten overwogen. De zorginstelling dient ook aan te geven
op welke wijze de organisatie denkt in te spelen op ontwikkelingen binnen de zorgsector.
4.2.
Algemeen beleid
Het algemene beleid van de organisatie en de behaalde prestaties dienen te worden
weergegeven conform het in de inleiding bij hoofdstuk 4 vermelde.
4.3.
Algemeen kwaliteitsbeleid
Het algemene kwaliteitsbeleid van de organisatie en de behaalde prestaties dienen
te worden weergegeven conform het in de inleiding bij hoofdstuk 4 vermelde. Met de
term algemeen kwaliteitsbeleid wordt gedoeld op beleid dat niet specifiek is gericht
op cliënten of medewerkers, maar dat de gehele organisatie betreft. Gedacht kan worden
aan aspecten als het gehanteerde kwaliteitsmanagementsysteem en certificering of accreditatie.
4.4.
Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten
Ten aanzien van de stakeholdergroep patiënten/cliënten dient in de eerste plaats het
beleid te worden beschreven en is het voorts verplicht inzicht te geven in de kwaliteit
van zorg, de toegankelijkheid van de zorg en in de omvang van de geleverde zorg (prestatievelden).
Naast concrete informatie over de kwaliteit van de geleverde zorg dient tevens inzicht
te worden gegeven in de processen en maatregelen die dienen ter borging van de kwaliteit
en continuïteit van de zorg. Het kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten en de behaalde
prestaties dienen te worden weergegeven conform het in de inleiding bij hoofdstuk
4 vermelde.
4.4.1.
Prestatieveld: Kwaliteit van de zorg
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over:
4.4.2.
Prestatieveld: Toegankelijkheid
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
-
– bereikbaarheid (geografisch)
-
– beschikbaarheid van de zorg, zoals capaciteit, deskundigheid aansluitend op de zorgvraag,
spreiding van locaties,wachttijden, doorlooptijden en wachtlijsten.
4.4.3.
Prestatieveld: Veiligheid
Beschrijf het beleid en de bereikte resultaten. Gedacht kan worden aan meldingen van
fouten/ongevallen, meldingen incidenten cliënten/patiënten en aan informatiebeveiliging.
Prestatieveld: Geleverde productie n.b. dit is een verplicht onderdeel!
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over:
4.5.
Beleid ten aanzien van medewerkers
Hiermee geeft de instelling inzicht in het beleid en de belangrijkste prestaties ten
aanzien van de stakeholdergroep personeel. Het beleid ten aanzien van medewerkers
en de behaalde prestaties dienen te worden weergegeven conform het in de inleiding
bij hoofdstuk 4 vermelde.
4.5.1.
Personeelsbeleid
Het personeelsbeleid en de behaalde prestaties dienen te worden weergegeven conform
het in de inleiding bij hoofdstuk 4 vermelde.
4.5.2.
Prestatieveld: Kwaliteit van het werk
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over:
4.5.3.
Prestatieveld: Kwaliteit van het personeel
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over:
-
– Opleidings- en trainingsplan, uitgaven opleidingen
-
– Personeelssamenstelling naar opleidingsniveau (in relatie met beschikbaarheid van
het personeel, zie hieronder)
4.5.4.
Prestatieveld: Beschikbaarheid van personeel
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over:
4.6.
Beleid in relatie tot de samenleving
Binnen de stakeholdergroep ‘samenleving’ dienen de prestaties van de zorginstelling
vanuit een aantal perspectieven belicht te worden. Feitelijk bestaat de ‘stakeholder
groep’ samenleving uit verschillende groepen, waaronder de patiënten/cliënten, de
overheid, de toezichthouder, de zorgverzekeraars, kapitaalverschaffers en het maatschappelijk
verkeer. De uitvoering van de publieke taken en het financiële beleid zijn belangrijke
aandachtspunten binnen deze paragraaf.
Het beleid en de behaalde prestaties dienen te worden weergegeven conform het in de
inleiding bij hoofdstuk 4 vermelde.
Prestatieveld: Mensen
Bij dit prestatieveld kan gedacht worden aan informatie over de resultaatgebieden:
Prestatieveld: Milieu
De instelling geeft in het kader van dit prestatieveld inzicht in de getroffen milieumaatregelen
en haar beleid in deze. Hierbij dient onderscheid gemaakt te worden naar effecten
die zijn gerelateerd aan de aanwending van middelen, de omzetting van deze middelen
en het geproduceerde afval.
Prestatieveld: Meerwaarde maatschappij
De instelling geeft informatie over de economische aspecten, waarbij de nadruk ligt
op de meerwaarde die de zorginstelling met haar diensten en/of producten heeft gecreëerd
voor de samenleving.
4.7.
Financieel beleid
Naast de toelichting op de jaarrekening dient een beschouwing van de belangrijkste
algemene ontwikkelingen in de verslagperiode en achtergronden en oorzaken van de belangrijkste
ontwikkelingen in de financiële gegevens te worden opgenomen, mede in het kader van
de doelstellingen van de organisatie. Deze analyse dient aan de informatiebehoefte
van de financiële belanghebbenden te voldoen. Er dient ten minste aan de volgende
aspecten aandacht te worden besteed (RJ 400):
-
– Gang van zaken tijdens het boekjaar en toestand per balansdatum:
-
– De behaalde omzet en resultaten;
-
– De financiële positie (solvabiliteit en liquiditeit); en
-
– De kasstromen en financieringsbehoeften;
-
– Activiteiten op het gebied van onderzoek en ontwikkeling.
-
– Gebeurtenissen na balansdatum;
-
– Verwachte gang van zaken, waaronder:
-
– Investeringen waartoe het bestuur heeft besloten;
-
– Toekomstige financieringsbehoefte en hoe hierin zal worden voorzien;
-
– Personeelsbezetting;
-
– Omstandigheden waarvan de ontwikkeling van de opbrengsten afhankelijk is.
