Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005

Deze selectielijst in de zin van artikel 5 van de Archiefwet 1995 is opgezet, uitgaande van de bij alle provinciale administraties voorkomende archiefstukken van de onderdelen: commissaris, provinciale en gedeputeerde staten, griffie, waterstaat, planologische dienst en archiefinspectie, dan wel een organisatiemodel dat deze taken op overeenkomstige wijze uitvoert. Voor onderdelen, die slechts in een of enkele provincies voorkomen of voorkwamen (bij voorbeeld een provinciaal museum, psychiatrisch ziekenhuis, stoombootdienst of landbouwdienst) is deze lijst eveneens toepasbaar. Vanaf de dualisering van het provinciebestuur (Stb. 2003, nrs. 17 en 18) hebben de begrippen griffie en griffier een nieuwe betekenis gekregen, zie onder.

Voorts vallen ook de organen van gemeenschappelijke regelingen, aan welke één of meer provincies deelnemen, onder de werking van de lijst. Hun besturen hebben de samenstellende werkgroep daartoe opdracht gegeven; zij voeren namelijk provinciale taken uit.

Het Havenschap Delfzijl/Eemshaven heeft zelf een selectielijst doen ontwerpen. Het Recreatieschap de Biesbosch volgt krachtens zijn gemeenschappelijke regeling de regelingen van een van de inliggende gemeenten.

Sinds de invoering van de Archiefwet 1995 per 1 januari 1996 geldt de commissaris niet meer als provinciaal orgaan, voorzover het zijn taken omschreven in artikel 182 van de Provinciewet betreft. Aangezien deze lijst aan de nieuwe wet moet voldoen is deze niet meer van toepassing op deze archiefstukken van de commissaris. Totdat er voor de taken van de commissaris ex artikel 182 van de Provinciewet een afzonderlijke lijst wordt vastgesteld blijft op grond van het overgangsartikel in het Archiefbesluit 1995 de oude Vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 (Ned. Stcrt. 14 juni 1994, nr. 110) van kracht. Voor zijn andere taken blijft de commissaris wel als provinciaal orgaan gelden en vallen de archiefstukken ook onder deze selectielijst.

Aangezien de provinciale organen hun archiefstukken, ouder dan 50 jaar (volgens de Archiefwet 1962) respectievelijk 20 jaar (volgens de Archiefwet 1995) behoudens uitzonderingen niet meer zelf beheren, is het niet nodig een datum, vóór welke de lijst niet meer toepasbaar is in de titel op te nemen. Daar vernietigbare stukken niet meer naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht mogen worden, moet de lijst wel voor vernietigbare archiefstukken ouder dan 30 jaar toepasbaar blijven. Deze termijnen komen hier en daar voor. Deze selectielijst kan worden aangehaald als: Selectielijst archiefstukken provinciale organen.

In 2000 is de toen bestaande Vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 vervangen door de Selectielijst voor provinciale organen 2000 (Ned. Stcrt. 24 november 2000, nr. 229). Daarbij is de lijst uit 1989/1994 ingetrokken met uitzondering van de delen betrekking hebbend op de rijkstaken van de commissaris der Koningin.

Diverse ontwikkelingen hebben geleid tot de wenselijkheid de lijst aan te passen. In de onderstaande lijst van verschillen worden deze vermeld. Na vaststelling door de werkgroep is de lijst op de gebruikelijke wijze in procedure gegaan.

Op- en aanmerkingen van de kant van de provinciale organen, zowel mondeling als schriftelijk zijn in vergaderingen besproken en verwerkt. Alle opmerkingen zijn zowel tussentijds als in deze eindfase door de werkgroep zoveel mogelijk verwerkt in de hiernavolgende paragrafen. In deze inspraak- en adviezenprocedure is steeds zowel een concept met mutaties als een schoon concept in de laatst bijgewerkte vorm rondgestuurd.

In de ontwerp-fase is tevens een historicus betrokken. Vervolgens is het ontwerp op 10 maart 2005 door het Inter Provinciaal Overleg, de opdrachtgever van de werkgroep, aan de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen aangeboden. Van 3 oktober tot 14 november 2005 heeft het ontwerp op grond van artikel 4, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 ter inzage gelegen op het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschappen, de vestigingen van de Rijksarchiefdienst en de zorgdragers. Daarop zijn geen reacties binnengekomen. Gelijktijdig is de selectielijst op 21 september 2005 om advies toegezonden aan de Raad voor Cultuur, en door de bijzondere commissie archieven besproken.

Op 28 november 2005 bracht de RvC advies uit, hetwelk naast enkele tekstuele correcties aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:

• – In de lijst is een aparte categorie ‘Metagegevens’ opgenomen, met een waardering die gelijk is aan de waardering van de bescheiden waarop de gegevens betrekking hebben. Deze categorie is ingevoegd in categorie 70.

• – In categorie 57 sub a is de waardering van ‘staten van meer- en minderwerk’ gewijzigd naar ‘V, tenzij het het uit te voeren werk wezenlijk beïnvloedt’.

• – De formulering van categorie 57 sub c is gewijzigd naar ‘voorzieningen welke het architectonische voorkomen van het gebouw niet beïnvloeden’, met als waardering ‘V, 1 jaar na goedkeuring van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden zijn vervallen’.

• – Categorie 61 onder a is uit de selectielijst verwijderd.

• – De waardering van categorie 85 is gerelateerd aan volgend onderhoud, controle of schouw.

Daarop werd de Selectielijst op 2 maart 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, vastgesteld (kenmerk C/S&A/06/264).

De belangrijkste verschillen tussen de Selectielijst 2000 en de huidige zijn:

• a. de verwerking van de consequenties van de dualisering van het provinciebestuur; ‘griffier’ is vervangen door ‘provinciesecretaris’, en ‘griffie’ door ‘griffie vóór 12 maart 2003’. De nieuwe statengriffier en de statengriffie zijn provinciale organen in de zin van de Archiefwet 1995, artikel 27. Hun aanwezigheid hoeft dan ook niet te leiden tot wijziging van de inhoud van de lijst.

• b. de vermelding van digitale bestanden die nooit in een papieren versie zijn voorgekomen, en waarvan de vroegere lijst dus geen melding kon maken;

• c. de aanpassing van een aantal termijnen in de lijst aan het Burgerlijk wetboek;

• d. de verwerking van Europese regelgeving op het gebied van subsidies en aanbestedingen;

• e. het verduidelijken van een aantal in de praktijk minder duidelijk gebleken omschrijvingen.

De taak van de provinciale organen is in algemene zin omschreven in de provinciewet. Naast een groot aantal taken die bij bijzondere wetten aan de provincies zijn opgelegd, bepaalt het provinciale bestuur zelf wat behoort tot de huishouding van de provincie. Dit betekent dat de taken niet in elk van de 12 provincies gelijk behoeven te zijn, en dat zijn zij ook niet. In 1994 en volgende jaren heeft een aantal provincies een zgn. kerntakendiscussie gevoerd. Deze discussie werd met name ingegeven door het voornemen de efficiency te verbeteren en te bezuinigen. Zoveel mogelijk wettelijke en niet-wettelijke taken werden opgesomd en kritisch gewogen. Een van de resultaten van deze takendiscussie bestaat uit een opsomming in een bijlage van geïnventariseerde taken. Die van de provincies Drenthe, Noord-Holland en Utrecht is hieronder samengevat. De systematiek van deze kerntakendiscussie volgde niet geheel die van de Basisarchiefcode van de VNG, 9de druk (1992). Deze codering is in het onderstaande schema toegevoegd. Verder is voor het grootste deel van de periode waarop de selectielijst betrekking heeft het volgende werk van groot belang: S.J.R. de Monchy, bewerkt door A.H. Günther, Handboek van het Nederlands provincierecht, Zwolle 1976 (oorspronkelijke uitgave 1947), alsmede M.J.M. Schoonhoven, Provincierecht, Lelystad 1991.

Provinciale taken

Algemeen bestuur

1. (.07.23) Onderhouden van bestuurlijke betrekkingen en samenwerking met rijksorganen, de lagere overheden binnen de provincies, de andere provincies, bestuursorganen in het buitenland, in het bijzonder die van de Europese Unie en andere Europese organen.

2. (.07.125) Zorg voor een goede interne organisatie en goed functioneren van de provinciale organen en de lagere overheidsorganen in de provincie. Beheer van eigendommen, financiën, documenten en personeel. Voorlichting. Toepassing Algemene Wet Bestuursrecht, beslechting van geschillen tussen lagere overheden.

3. (.07.151) (Her-)indeling van gemeenten, coördinatie van gemeenschappelijke regelingen, bestuurlijke organisatie van waterschappen.

Openbare orde en veiligheid

4. (–1.782) Coördinatie van rampenbestrijding en brandweerorganisatie (voorzover geen taak van de commissaris).

5. (–1.783) Toezicht vervoer gevaarlijke stoffen.

6. (–1.761) Uitvoering Drank- en horecawet ten aanzien van gemeentelijke gebouwen.

Ruimtelijke ordening, milieu, verkeer en vervoer, waterstaat

7. (–1.731, –1.795, –1.777) Zorg voor streek-, waterhuishoudings- en milieubeleidsplan.

8. (–1.733) Coördinatie van volkshuisvestingsbeleid, stads- en dorpsvernieuwing, leefbaarheid van het platteland,

8a. (–1.754) woonwagenbeleid (tot 1999).

9. (–1.773) Drinkwatervoorziening. Zorg voor kwaliteit en kwantiteit van het grondwater.

10. (–1.777) Coördinatie van de zorg voor kwaliteit en kwantiteit van het oppervlaktewater.

11. (–1.777) Milieubeleid en milieueducatie. Toezicht op geluid en andere hinder. Planning van de verwijdering van afval. Uitvoering wetgeving betreffende water, bodem en luchtverontreiniging.

12. (–1.798) Uitvoering Ontgrondingenwet.

13. (–1.854) Natuurbeheer, landschapsbescherming.

14. (–1.793) Toezicht op waterkeringen.

15. (–1.811) Aanleg, onderhoud en beheer van provinciale wegen en kanalen en bijbehorende werken.

16. (–1.811) Bevorderen van de verkeersveiligheid.

17. (1.811) Planning van verkeer en vervoer.

18. (–1.811) Coördinatie openbaar vervoer.

Economische zaken, arbeid

19. (–1.82) Bevordering van de economie en verbetering van de economische infrastructuur, coördinatie van Europese en rijksbijdragen.

20. (–1.823) Ruilverkaveling en landinrichting, land-, tuin- en bosbouwbeleid.

21. (–1.857) Bevordering van recreatie en toerisme. Beheer van recreatieobjecten.

22. (–1.824) Zeggenschap in de energievoorziening.

23. (–1.833) Bevordering van de werkgelegenheid, ook van achterstandsgroepen.

Volksgezondheid

24. (–1.773) Uitvoering Warenwet (tot 1988).

25. (–1.777) Toezicht kwaliteit zwemwater.

26. (–1.771) Planning gezondheidszorg: gebiedsaanwijzing huisartsen, apotheken, ambulancevervoer. Planning ziekenhuisvoorzieningen, psychiatrische zorg, voorzieningen (verstandelijk) gehandicapten. Patiëntenbeleid.

27. (–1.844) Planning bejaardenzorg. Toezicht bejaardenoorden (tot 1997).

Overige maatschappelijke zorg

28. (–1.844) Beleid ten aanzien van bijzondere groepen veelal in achterstandssituaties Jeugdhulpverlening. Vrouwenhulpverlening en -emancipatie. Voorzieningen voor etnische minderheden. Woonwagenbewoners.

29. (–1.84) Welzijnsplanning. Sociaal-cultureel werk. Kadervorming, ontwikkeling steunfuncties.

30. (–1.832) Coördinatie kinderopvang.

31. (–1.857) Sportbeleid.

Onderwijs, cultuur

32. (–1.851) Coördinatie planning van basis- en voortgezet onderwijs.

33. (–1.852) Coördinatie muziekonderwijs, beeldende vorming. Bevordering kunstzinnige vorming voor amateurs.

34. (–1.852) Bevordering van educatieve centra, volwasseneneducatie, cultuurparticipatie.

35. (–1.853) Algemeen provinciaal cultuurbeleid.

36. (–1.853) Bevordering professionele kunst (beeldende kunst, muziek, theater).

37. (–1.853.2) Planning openbare bibliotheken.

38. (–1.816.2) Bevordering regionale omroep.

39. (–1.853) Beleid ten aanzien van cultureel erfgoed: musea, monumenten, archeologie, natuurmonumenten, geschiedenis, archieven, streektaal.

Ontwikkelingssamenwerking

40. (–1.888) Projecten.

Toezicht op lagere overheden

41. (.07.571) Goedkeuring bij oprichting van of deelname in rechtspersonen.

42. (.07.352) Financiën en belastingen.

43. (.07.76) (Straf-)verordeningen.

44. (.08.171) Rechtspositie ambtenaren.

45. (–1.731, –1.777) Ruimtelijke ordening en milieu.

46. (–1.811) Lokale wegen en fietspaden. Verdeling uitkeringen op grond van de Wet Uitkeringen Wegen (tot 1992).

47. (–1.844) Toepassing Algemene bijstandswet (geschillen tot 1994).

48. (–1.851) Geschillen inzake openbaar onderwijs (personeel tot 1 augustus 1985).

49. (.07.353.2 of –1.852) Toezicht op archiefzorg.

Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het over deze lijst gevoerde driehoeksoverleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de door de rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

De verhouding van de provinciale organen tot andere overheidsorganen is nauwkeurig omschreven in de Grondwet, de Provinciewet en, voor zover het om andere wettelijke taken gaat, in de betreffende bijzondere wetgeving.

De bijzondere waarde van de provinciale archiefstukken als bestanddeel van het cultureel erfgoed is gelegen in het feit, dat de taken op bovenlokaal niveau worden uitgevoerd, en bijgevolg informatie opleveren betreffende een groter deel van het Nederlandse grondgebied dan de individuele gemeenten, en in een meer samenhangend verband, dan andere overheidsorganen met een beperkte taakopdracht, die een gehele provincie of zelfs een groter werkterrein hebben, bijvoorbeeld gerechtelijke instellingen, politie, onderdelen van rijkswaterstaat.

Evenals bij de overige overheidsorganen is er bij het ontwerp van de lijst vanuit gegaan, dat iedere bestuurslaag ernaar streeft in het bijzonder de archiefstukken voortvloeiende uit de eigen taken te bewaren. Archiefstukken betreffende rijkstaken en taken van lagere overheidsorganen waarmee de provincies slechts zijdelings bemoeienis hebben gehad zijn in principe in het hoofdstuk te vernietigen archiefstukken opgenomen, met inachtneming van relevante bewaartermijnen. Daar de gemeenten en waterschappen en de politie hun eigen archiefwettelijke bewaarplicht hebben, zijn ook de archiefstukken betreffende de toezichthoudende taken van de provincie in het algemeen als vernietigbaar aangemerkt.

Hiermee is tevens aangegeven wat het belang is van de archiefstukken voor de provinciale organen zelf en het historisch onderzoek. Recht- en bewijszoekenden zullen zich op de hoogte moeten stellen, welke wettelijke bevoegdheden de provincie precies heeft of had, ten einde daarvan bijvoorbeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur profijt te kunnen trekken. De opstellers van deze lijst hebben nauwkeurig nagegaan of aan dergelijke archiefstukken een voldoende lange bewaartermijn is toegekend.

Met het belang van het historisch onderzoek is rekening gehouden onder meer door het bewaren van de stukken omschreven in hoofdstuk II, categorieën 11 en 12, van meer stukken dan op grond van de Kieswet noodzakelijk is, hoofdstuk II categorie 71, van een steekproef uit de psychiatrische patiëntendossiers, hoofdstuk II categorie 96, en van de gemeenterekeningen van vóór 1924, hoofdstuk II categorie 99.

Volgens de systematiek van deze selectielijst kunnen de archiefstukken betreffende alle taakgebieden vallen binnen de omschrijvingen van hoofdstuk II, categorieën 1 tot en met 55. De categorieën 56 tot en met 102 passen slechts op specifieke taakgebieden. Uit deze taakgebieden dienen de archiefstukken van de categorieën opgesomd in hoofdstuk II categorieën 1 tot en met 15 te worden bewaard. Als vernietigbaar worden vooral beschouwd stukken betreffende de routinematige uitvoering van de taak.

Indien in hoofdstuk II van deze lijst geen stukken betreffende een bepaald taakgebied zijn vermeld, dan betekent dat, dat betreffende die taak alleen de stukken omschreven in de genoemde categorieën 16 tot en met 55 voor vernietiging in aanmerking komen. Dit geldt ook voor nieuwe taken: komen er stukken voor die niet onder de categorieën 1 tot en met 55 vallen, dan dienen zij te worden bewaard, totdat eventueel de selectielijst is aangepast. Deze opzet is gekozen, omdat het niet zinvol leek om bij iedere afzonderlijke taak de categorieën 1 tot en met 55 te herhalen.

Voor de systematiek van hoofdstuk II is in hoofdzaak gebruik gemaakt van de onderwerpsindeling van de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, 9e druk (1992).

In principe zijn niet in hoofdstuk II opgenomen de stukken, waarvan de vernietiging is voorgeschreven in andere wettelijke voorschriften, daar deze voorschriften op een andere wijze kunnen worden gewijzigd dan door middel van een selectielijst. Op het moment van samenstelling van deze lijst (oktober 2004) gaat het om de Kieswet, die ruimte laat om meer te vernietigen, dan in de opzet van deze lijst past. Zie verder hoofdstuk II categorie 71. Verder kan een ex-psychiatrische patiënt vanaf 5 jaar na zijn ontslag vernietiging van zijn dossier eisen, op grond van het Besluit patiëntendossiers Bopz. Zie verder hoofdstuk II categorie 96.

De Wet bescherming persoonsgegevens kent slechts een verwijderingsplicht van persoonsgegevens. Het gebruik van zowel actuele als verwijderde gegevens dient op grond van deze wet gereglementeerd te worden. De eventuele vernietiging ervan valt echter onder het regime van de archiefwetgeving, en persoonsgegevens behoeven dan ook in deze lijst niet als bijzondere categorie te worden behandeld.

Voor de hantering van deze lijst door organen van gemeenschappelijke regelingen moet ‘provincie’ overal gelezen worden als: ‘orgaan van de gemeenschappelijke regeling’, ‘gedeputeerde staten’ als: ‘dagelijks bestuur’, ‘commissaris’ als: ‘voorzitter’ en ‘provinciesecretaris’ als: secretaris. De omschrijving in hoofdstuk II categorie 46 strekt dan ook niet tot vernietiging van het gehele archief van een orgaan van een gemeenschappelijke regeling, integendeel.

De in hoofdstuk II gestelde termijnen zijn de termijnen na afloop waarvan vernietiging uiterlijk na een jaar moet plaatsvinden, met dien verstande dat deze termijn aanvangt op 1 januari van het jaar, volgende op de beëindiging dan wel afhandeling van een zaak.

Het begrip ‘stukken’ is identiek aan het begrip ‘archiefstukken’, bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995. Onder ‘stukken betreffende’ worden, met inachtneming van het gestelde in hoofdstuk II categorieën 1 tot en met 15, verstaan alle tot de omschreven categorieën behorende archiefstukken. Met name wordt hier de aandacht gevestigd op de correspondentie die per e-mail wordt gevoerd. De archiefwetgeving vereist dat de originele digitale versies hiervan worden bewaard, indien zij op grond van hun inhoud voor bewaring in aanmerking komen. De bewaarplicht van de originele digitale versie geldt ook wanneer de e-mail op papier wordt afgedrukt.

Ook stukken, die niet door een centraal of decentraal archiefbeherend bureau worden bewaard, maar door een afdelingssecretariaat of een functionaris, zijn archiefstukken in de zin van de Archiefwet 1995. Dit geldt ook voor al dan niet centraal beheerde digitale gegevens, die qua functie en inhoud onder artikel 1 van de Archiefwet 1995 vallen.

Kaarten en tekeningen zijn stukken, waarvan alleen de oorspronkelijke bij de besluitvorming en/of realisering gediend hebbende exemplaren, al of niet als zodanig gewaarmerkt, bewaard blijven of vernietigd worden met de overige stukken van de zaak, waartoe zij behoren. In de meeste gevallen komt de calque of het digitale equivalent (CAD- of GIS-bestanden) daarvan dus voor vernietiging in aanmerking, zodra de daarmee vervaardigde tekening is vastgesteld of goedgekeurd. Daar dit basismateriaal echter in tegenstelling tot het daarmee vervaardigde archiefexemplaar goed reproduceerbaar is en men het bovendien kan bijwerken, doet men er verstandig aan dit materiaal met grote voorzichtigheid te behandelen en pas tot vernietiging over te gaan als het ook door de technische tekenaars en ICT-medewerkers niet meer gebruikt behoeft te worden. Bij voorgenomen vernietiging van deze stukken moet men ook nagaan of er inderdaad van alle voor bewaring in aanmerking komende tekeningen exemplaren in het archief, op papier, microfilm of digitaal, aanwezig zijn.

De categorieomschrijvingen in hoofdstuk II zijn genummerd met Arabische cijfers, evenals de onderverdelingen van categorieën voor vernietiging in aanmerking komende stukken; de uitzonderingen zijn met kleine letters onderscheiden.

De vernietiging van in hoofdstuk II van de lijst genoemde stukken betreft steeds de originele door het desbetreffende dienstonderdeel ontvangen of opgemaakte stukken. Dubbelen (dat wil zeggen kopieën en afschriften) van deze stukken behoeven derhalve niet gedurende de voorgeschreven termijn te worden bewaard. Zij kunnen worden vernietigd, met uitzondering van de gevallen, waarin de originelen ontbreken, dan wel op de dubbelen aantekeningen zijn geplaatst die niet op het origineel voorkomen, maar die wel van belang zijn voor de afhandeling van de zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake van archiefstukken in de zin van de Archiefwet 1995. Deze stukken moeten dus beoordeeld worden aan de hand van de criteria in deze lijst vermeld.

Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten) mogen worden vernietigd, tenzij er redenen zijn om dat niet te doen (vergelijk hoofdstuk II, categorie 19).

Stukken waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in het archief van een ander dienstonderdeel of in commissie-archieven voorkomen, moeten worden bewaard in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast. Dit dienstonderdeel, dat met de permanente of langdurige bewaring van bepaalde categorieën stukken is belast, wordt als het ‘bewaarniveau’ aangeduid. Dit begrip moet men overigens met de nodige voorzichtigheid hanteren.

Uitgaande van het klassieke griffie-dienstenmodel, daterende van vóór de reorganisaties vanaf circa 1985 en van vóór 12 maart 2003 moet men met het volgende rekening houden.

Wanneer het om stukken gaat waarvan een door gedeputeerde staten ondertekend exemplaar naar een geadresseerde buiten het provinciaal apparaat is verzonden, zal het bewaarniveau doorgaans het door de provinciesecretaris (tot 12 maart 2003 de griffier) beheerde deel van het archief zijn. Dit deel bevat het juridisch meest waardevolle ontwikkelingsstadium, zoals bij voorbeeld bij vergunningen. De dossiers bij de andere dienstonderdelen vormen als het ware het spiegelbeeld en zijn dan ook in principe bij de dienstonderdelen vernietigbaar. Voor stukken behandeld en vastgesteld door provinciale staten zal dit echter de exemplaren betreffen die door de statengriffier zijn gevormd.

De dossiers die bij de andere dienstonderdelen berusten kunnen echter belangrijke gegevens bevatten, die niet in het oude griffie-archief of het nieuwe secretarisarchief voorkomen. Deze bij de dienst berustende dossiers kunnen onbegrijpelijk worden, wanneer men de volgens het begin van deze alinea vernietigbare stukken zou verwijderen. In dergelijke gevallen moet men dus in beide archieven de complete dossiers bewaren. Het hangt van de organisatie van het provinciaal bestuur af, of dit geval zich al dan niet voordoet. Sommige diensten zenden of zonden bij ieder advies aan gedeputeerde staten alle eraan ten grondslag liggende stukken mee. Andere zenden of zonden alleen het advies en hielden de eraan ten grondslag liggende stukken zelf. In het eerste geval is het dienstarchief voor een aanmerkelijk groter deel vernietigbaar, dan in het tweede. Het overeenkomstige is het geval met de verhouding tussen de archieven gevormd door de nieuwe griffier en de provinciesecretaris, alwaar dubbele bewaring noodzakelijk kan zijn.

Sinds de reorganisaties vanaf circa 1985 is de situatie gewijzigd; het oude griffie-dienstenmodel heeft plaatsgemaakt voor een meer functioneel ingericht sectorenmodel; voor de archiefvorming zijn daarbij in hoofdzaak twee verschillende organisatiemogelijkheden mogelijk:

• 1. Één bepaalde sector is belast met het gehele archiefbeheer voor alle sectoren.

  In dit geval kan er slechts één plaats zijn waar de archiefstukken volledig worden bewaard. Die plaats is dus tevens het bewaarniveau. Het is mogelijk dat de bewaring van het dynamische deel van de archiefstukken over verschillende plaatsen binnen de organisatie wordt verspreid (gedecentraliseerd), terwijl het feitelijke beheer en de verzorging van de archiefstukken onder één sector berust. Ook in dit geval is dit sectorniveau het bewaarniveau.

• 2. Een volledig decentraal archiefbeheer.

  Iedere sector heeft een eigen onderdeel archiefbeheer. De op centraal niveau (gedeputeerde staten, managementteam, directieraad of hoe de ambtelijke top ook heet) genomen besluiten worden in dossiers verwerkt, die na afloop van de centrale behandeling al naar gelang van onderwerp worden verspreid over de diverse sectoren. Ook in dit geval is er per onderwerp van bestuur theoretisch slechts één dossier, dat voor bewaring in aanmerking kan komen. Wanneer beleidsterreinen elkaar raken of gedeeltelijk overlappen, doet zich in de praktijk uiteraard wel dubbelvorming voor bij andere sectoren dan die welke in hoofdzaak met de uitvoering van een bepaalde taak is belast. In die gevallen moet men dus per onderwerp van bestuur het bewaarniveau vaststellen. De plaats van de provinciesecretaris in dit geheel doet voor de bepaling van het bewaarniveau niet of nauwelijks terzake.

Archieven van commissies werden in zowel de oude als de nieuwe organisatiemodellen vaak als afzonderlijke eenheden decentraal beheerd. Bij de stukken, voortvloeiend uit hun activiteiten kan het bewaarniveau soms onduidelijk zijn.

Hierbij kan men een aantal gevallen onderscheiden:

• a. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een bepaald provinciaal orgaan.

  Dit provinciaal orgaan is het bewaarniveau. Alle stukken van leden van de commissie, die bij een ander orgaan werkzaam zijn, kunnen worden vernietigd.

• b. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een ander overheidsorgaan, bij voorbeeld een andere provincie, een rijksdienst of een gemeente.

  Dit andere orgaan is het bewaarniveau. Als ze niet op grond van een andere categorieomschrijving bewaard moeten worden, kunnen deze stukken worden vernietigd.

• c. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een privaatrechtelijk orgaan (bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling).

  Dit orgaan is op zichzelf het bewaarniveau. Op grond van hoofdstuk II, categorieomschrijving 18 komen de stukken in de provinciale archieven voor vernietiging in aanmerking. Omdat privaatrechtelijke organen niet de verplichting hebben hun archiefstukken blijvend te bewaren dient men zich wel ervan te overtuigen dat dergelijke stukken niet op grond van andere categorieomschrijvingen voor langdurige of blijvende bewaring in aanmerking komen.

Indien voorzitterschap en secretariaat niet bij hetzelfde orgaan (provinciaal of niet-provinciaal) berusten, zal men naar bevind van zaken te werk moeten gaan. Zo nodig zal men met andere instanties moeten overleggen.

Het archiefbeheer is bij de commissies (hieronder tevens te verstaan werkgroepen, projectgroepen en andere overlegsituaties) niet altijd even duidelijk geregeld. Vaak zijn de exemplaren van notulen, verslagen en (kopieën van) correspondentie bij vrijwel alle deelnemers identiek. In dat geval moet de afdeling, die het centrale archief van het provinciaal orgaan of dienstonderdeel beheert, de meest volledige serie stukken overnemen zo mogelijk met de originele parafen of handtekeningen van voorzitter en/of secretaris. Het overgenomen archief is dan aan te merken als commissie-archief. Alle andere stukken zijn dubbelen.