Besluit vaststelling gedragslijn beoordeling buitenlandse documenten door middel van legalisatie en verificatie

• 1 In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a. de minister: de minister van Buitenlandse Zaken;

  • b. legalisatie van een document: de bevestiging door een daartoe bevoegde instantie van tenminste de echtheid van de ondertekening en in voorkomend geval van het zegel of stempel alsmede van de hoedanigheid van de ondertekenaar van een document;

  • c. verificatie: een onderzoek naar de juistheid van de inhoud van een document.

• 2 Voor de toepassing van dit besluit worden onder ‘bestuursorganen’ mede verstaan: instellingsbesturen en bevoegde gezagsorganen van uit de openbare kas bekostigde dan wel krachtens de Wet op de erkende onderwijsinstellingen erkende onderwijsinstellingen.

• 1 De minister gaat, onverminderd artikel 4, op verzoek tot legalisatie over van:

  • a. documenten die buiten Nederland zijn opgemaakt en van

  • b. documenten die in Nederland zijn opgemaakt door diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen van een andere Staat, binnen het bereik van hun bevoegdheden naar het recht van die Staat en naar internationaal recht, met betrekking tot rechtshandelingen die ten overstaan van die vertegenwoordigingen hebben plaatsgevonden,

  met het oog op het gebruik van de onder a en b bedoelde documenten als gegevensbron in Nederland.

• 2 Het eerste lid, aanhef en onder a, is niet van toepassing op documenten afkomstig uit landen waar de omstandigheden van dien aard zijn dat legalisatie niet mogelijk of niet zinvol is. De minister doet daarvan mededeling via internet.

Een verzoek tot legalisatie door de minister van een buiten Nederland opgemaakt document wordt, behoudens in door de minister te bepalen gevallen, ingediend bij de Nederlandse vertegenwoordiging voor de Staat waar het document is opgemaakt.

• 1 De minister gaat uitsluitend tot legalisatie over indien op grond van een onderzoek van het document voldoende aannemelijk is dat:

  • a. de ondertekening van een document afkomstig is van degene die als ondertekenaar is vermeld,

  • b. de hoedanigheid van de ondertekenaar overeenstemt met de vermelding daarvan op het document,

  • c. de ondertekenaar naar het recht van de Staat waar het document is opgemaakt bevoegd was om het document op te maken en

  • d. de verschijningsvorm van het document overeenstemt met de daarvoor geldende voorschriften, krachtens het recht van de Staat waar het document is opgemaakt.

• 2 De minister weigert legalisatie van documenten die naar inhoud of strekking kennelijk in strijd zijn met de goede zeden of de openbare orde.

• 3 Het onderzoek, bedoeld in het eerste lid, vindt plaats aan de hand van een op het document gestelde en tot degene die het document heeft vastgesteld te herleiden legalisatie of aansluitende reeks van legalisaties.

• 1 De minister kan naar aanleiding van een verzoek om legalisatie van een of meer documenten betreffende de staat van een persoon, al dan niet door tussenkomst van de verzoeker, gegevens verzamelen betreffende het document, de persoon waarop het document betrekking heeft en het beoogde gebruik van het document. De minister kan de gegevens ter beschikking stellen van de betrokken Nederlandse bestuursorganen, met het oog op de uitvoering van hun wettelijke taak.

• 2 De gegevens, bedoeld in het eerste lid, strekken ertoe de betrokken Nederlandse bestuursorganen in staat te stellen zich een beeld te vormen van de juistheid van de gegevens, vermeld in het document, met het oog op de uitvoering van hun wettelijke taak. De minister verzamelt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het in de eerste volzin omschreven doel.

• 1 Op verzoek van het betrokken bestuursorgaan verleent de minister tussenkomst bij de uitvoering van een onderzoek naar de juistheid van de gegevens, vermeld in een document, in aanvulling op het onderzoek, bedoeld in artikel 4.

• 2 De minister geleidt de bevindingen van het onderzoek door aan het betrokken bestuursorgaan.

Ingevolge artikel 7, eerste lid, van de Rijkswet op de consulaire tarieven is de in de Regeling op de consulaire tarieven vastgestelde vergoeding voor legalisatie en verificatie van documenten bij vooruitbetaling verschuldigd.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.