Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006

1 De minister of het college legt de beschrijving van de administratieve organisatie met betrekking tot het materieelbeheer vast en draagt zorg voor de toepassing van de in die administratieve organisatie vastgelegde procedures.

2 De minister of het college draagt er zorg voor dat in het kader van het gevoerde materieelbeheer een adequate administratie wordt bijgehouden.

1 In beheer of in gebruik genomen zaken worden zodanig beheerd of gebruikt dat onnodig kwaliteits- en kwantiteitsverlies worden voorkomen.

2 Van door de minister of het college aan te wijzen roerende zaken wordt op niet vooraf aangekondigde momenten de aanwezigheid in de organisatie gecontroleerd. De resultaten van de controle worden in de administratie vastgelegd.

3 De minister of het college inventariseert de risico’s dat door oorzaken gelegen buiten de organisatie aan in beheer of in gebruik genomen zaken aanzienlijke schade kan worden toegebracht.

1 In beheer of in gebruik genomen zaken worden zodanig beheerd of gebruikt dat de kans op schade aan derden of aansprakelijkstelling door derden zoveel mogelijk wordt voorkomen.

2 De minister of het college inventariseert de risico’s dat met in beheer of in gebruik genomen zaken aanzienlijke schade aan derden kan worden toegebracht, dan wel dat het beheer of het gebruik van die zaken aanleiding kan zijn tot aansprakelijkstelling door derden met aanzienlijke financiële gevolgen.

1 Aan de hand van de inschatting van de kans dat de geïnventariseerde risico’s, bedoeld in de artikelen 3 en 4, zich zullen voordoen, wordt besloten of en zo ja welke preventieve maatregelen moeten worden genomen ter voorkoming of beperking van de risico’s, dan wel welke repressieve maatregelen moeten worden genomen voor het herstel van de schade of de opvang van de gevolgen van aansprakelijkstelling.

2 De risico's van schade voor en aansprakelijkstelling van de Staat worden om redenen van doelmatigheid in het algemeen niet verzekerd. Een besluit tot verzekeren wordt genomen in overeenstemming met de Minister van Financiën.

3 In overleg tussen de minister of het college en de Minister van Financiën kan worden besloten, dat de afwikkeling van een schade of een aansprakelijkstelling namens het Rijk door de Minister van Financiën geschiedt.

1 Voorraden, voor zover deze benodigd zijn voor de bedrijfsvoering, worden zodanig aangehouden dat de continuïteit van de bedrijfsvoering voldoende gewaarborgd is en dat geen ondoelmatige voorraden ontstaan.

2 De minister of het college kan voorraden roerende zaken aanwijzen, waarop artikel 7 van toepassing is.

1 Van aangewezen voorraden houdt de minister of het college een voorraadadministratie bij.

2 De administratie van een aangewezen voorraad, benodigd voor de bedrijfsvoering, bevat in het algemeen gegevens omtrent:

• a. de aard van de in voorraad gehouden zaken in een bij elke zaak passende eenheid;

• b. de aanwezige hoeveelheden, alsmede de voorraadmutaties;

• c. de aanschafprijzen;

• d. de leveranciers;

• e. de locatie waar de voorraad wordt aangehouden;

• f. de namen van de voorraadbeheerders en van de beschikkende functionarissen.

3 Tot afgifte van zaken uit een aangewezen voorraad is uitsluitend bevoegd de betrokken voorraadbeheerder in opdracht van de beschikkende functionarissen.

4 Bij het beheer van een aangewezen voorraad wordt een voldoende functiescheiding toegepast.

5 In het algemeen ten minste eenmaal per jaar wordt door middel van een aanwezigheidscontrole, te verrichten door een van de voorraadbeheerder onafhankelijke functionaris, nagegaan of de voorraad in overeenstemming is met de bijgehouden voorraadadministratie. De resultaten van die controle worden betrouwbaar vastgelegd.

6 Na afloop van elk jaar legt de voorraadbeheerder verantwoording af over het door hem in het voorafgaande jaar gevoerde voorraadbeheer overeenkomstig de door de minister of het college vastgestelde procedure.

1 De minister of het college neemt over roerende zaken die niet langer nodig zijn voor de bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk van het college zo spoedig mogelijk een besluit tot overtolligstelling.

2 De minister of het college doet van een besluit tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk mededeling aan de dienst Domeinen.

3 De minister of het college draagt overtollig gestelde, roerende zaken in tijdelijk beheer over aan de dienst Domeinen, tenzij het zaken betreft die door middel van inruil worden verkocht.

4 De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst Domeinen en met inachtneming van gemaakte budgettairemiddelenafspraken dan wel van gemaakte budgettairebijdrageafspraken.

5 De dienst Domeinen draagt het materieelbeheer van overtollig gestelde zaken via ingebruikgeving aan andere ministers of colleges of via verhuur aan derden over, dan wel stoot die zaken via verkoop aan derden af. Verhuur of verkoop aan derden geschiedt tegen marktconforme prijzen.

6 De dienst Domeinen kan de kosten van afstoting geheel of gedeeltelijk aan de overtolligstellende minister of het college in rekening brengen, indien zij die kosten niet kan dekken uit de opbrengst van afstoting. Zij doet daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de minister of het college.

7 De dienst Domeinen kan toestemming verlenen dat afstoting door de minister of het college zelf plaatsvindt. Aan die toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.

8 Roerende zaken die niet op de in het vijfde lid bedoelde wijze kunnen worden afgestoten of overgedragen, stoot de dienst Domeinen voor rekening van de minister of het college door middel van vernietiging af.

9 Indien naar het oordeel van de dienst Domeinen de minister of het college een besluit tot overtolligstelling of een overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst Domeinen ondoelmatig lang uitstelt, kan de dienst Domeinen, nadat de Minister van Financiën de minister of het college schriftelijk een voorstel tot overdracht in tijdelijk beheer heeft gedaan, de betrokken zaak zonder een besluit tot overtolligstelling in tijdelijk beheer overnemen.

1 De minister of het college meldt de onroerende zaak, waarvan overtolligstelling wordt overwogen, zo spoedig mogelijk aan bij de dienst Domeinen.

2 De minister of het college neemt over een onroerende zaak die niet langer nodig is voor de bedrijfsvoering van zijn ministerie, respectievelijk van het college zo spoedig mogelijk een besluit tot overtolligstelling.

3 De minister of het college doet van een besluit tot overtolligstelling zo spoedig mogelijk mededeling aan de dienst Domeinen.

4 De minister of het college draagt een overtollig gestelde, onroerende zaak in tijdelijk beheer over aan de dienst Domeinen. Artikel 8, negende lid, is van overeenkomstige toepassing.

5 De overdracht in tijdelijk beheer aan de dienst Domeinen geschiedt na acceptatie door de dienst Domeinen en met inachtneming van gemaakte budgettairemiddelenafspraken dan wel van gemaakte budgettairebijdrageafspraken.

6 De dienst Domeinen draagt het materieelbeheer van een overtollig gestelde onroerende zaak via ingebruikgeving aan andere ministers of colleges of via verhuur aan derden over, dan wel stoot de zaak via verkoop aan derden af, tenzij hij in het belang van het Rijk besluit tot het aanhouden van een onroerende zaak in tijdelijk beheer.

7 Bij ingebruikgeving, verhuur of verkoop wordt in het algemeen de volgende voorkeursvolgorde in acht genomen:

• a. ministeries en colleges;

• b. door het Rijk gesubsidiëerde organisaties, indien de minister ten laste van wiens begroting de subsidie is of wordt verstrekt, de dienst Domeinen verzoekt om een voorkeurspositie voor de betrokken organisatie bij de koop of de huur;

• c. gemeenten, provincies en waterschappen;

• d. andere rechts- of natuurlijke personen.

8 Aan de gebruiksgerechtigde die de onroerende zaak voorafgaand aan het moment van afstoting geheel of grotendeels in gebruik heeft, of aan een eigenaar van een aan de onroerende zaak aangrenzende onroerende zaak kan een voorkeurspositie bij de koop of de huur worden gegeven.

9 Verkoop of verhuur aan derden geschiedt tegen marktconforme prijzen. Bij ingebruikgeving aan andere ministers of colleges vindt interne doorberekening plaats op basis van marktconforme prijzen.

10 Indien de dienst Domeinen overweegt af te wijken van de toepassing van het zevende lid, kan zij daarover het advies van de Raad voor Vastgoed Rijksoverheid vragen.

11 Indien een afstoting of een overdracht als bedoeld in het zevende lid wordt overwogen, kan de dienst Domeinen daarover advies vragen aan de Raad voor Vastgoed Rijksoverheid als dat uit hoofde van de belangenafweging naar het oordeel van de dienst Domeinen wenselijk is.