Beschikking aanwijzing exameninstelling klein vaarbewijs 2007

De kwaliteitsborging omvat ten minste:

• – de bewaking dat eindtermen deskundig zijn omgezet naar een omschrijving van de examenstof en exameneisen;

• – de bewaking dat examenstof deskundig en representatief wordt omgezet naar examens van gelijke zwaarte door middel van het valideren van de examenvragen en de toetsingsmatrijs;

• – de bewaking dat het examenreglement en de examenprocedures voldoen aan algemeen aanvaarde eisen van behoorlijk examineren, waaronder een voldoende scheiding tussen examineren en opleiden zoals geformuleerd in bijlage 2, een zorgvuldige behandeling van personen en instellingen en een zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften en klachten;

• – het inrichten van een operationeel toezichtstelsel waarbij onafhankelijke gecommitteerden van de kwaliteitsborginginstelling toezien op de naleving van het examenreglement en de examenprocedures tijdens de examinering en het proces van het valideren van examenvragen en toetsingsmatrijs.

Het door de minister uit te oefenen toezicht op het systeem van examinering omvat:

• – een globale toets van de examenstof, het examenreglement en de examenprocedures;

• – de mogelijkheid tot een controle tijdens een examenzitting;

• – de mogelijkheid tot een audit ter vaststelling van het adequaat functioneren van het totale examensysteem en een adequate verbetering van het examensysteem;

• – de mogelijkheid tot een review van de accountantsdienst van het ministerie bij de exameninstelling;

• – de goedkeuring van het jaarverslag, de jaarrekening en de begroting. De goedkeuring kan worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

De jaarlijkse informatieverplichting betreft:

• – een jaarverslag bestaande uit een terugblik, een vooruitblik, een bedrijfsvoeringsparagraaf, een analyse van de kwaliteit en de prestatie, een rapport van een kwaliteitsborgingsinstelling met geaggregeerde informatie over de klachten over de gang van zaken tijdens de examens en een overzicht van de eventuele maatregelen die zijn getroffen om de betreffende klachten en de geconstateerde tekortkomingen te voorkomen respectievelijk te elimineren. Het jaarverslag bevat tevens het eventuele (minderheids-)commentaar van de Domeinadviescommissie en de samenvatting van de rapportages van de bijenkomsten van de Raad van Advies;

• – een jaarrekening, zoveel mogelijk ingericht met toepassing van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waarin rekening en verantwoording wordt afgelegd van het financieel beheer en van de geleverde prestaties over het verstreken boekjaar. De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid, afgegeven door een door de exameninstelling aangewezen accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Bij de aanwijzing van de accountant bedingt de exameninstelling dat aan de Minister desgevraagd inzicht wordt geboden in de controlewerkzaamheden van de accountant. De verklaring, heeft mede betrekking op de rechtmatige inning en besteding van de middelen van de exameninstelling. In bijlage 3 is daartoe een controleprotocol bijgevoegd;

• – een begroting met een raming van de baten en lasten, een raming van de voorgenomen investeringsuitgaven en van de inkomsten en uitgaven, een vergelijking met de begroting van het lopende jaar en de laatst goedgekeurde jaarrekening, een voorstel aangaande de in het betreffende jaar te hanteren tarieven, een voorstel voor aanwending van het resultaat, alsook een voorstel voor kwaliteits- en prestatie-indicatoren met bijbehorende streefwaarden.

In de volgende situaties wordt de minister tussentijds informatie verstrekt:

• – de exameninstelling verstrekt desgevraagd aan de Minister alle voor de uitoefening van diens taak benodigde inlichtingen. De Minister kan inzage vorderen van alle zakelijke gegevens en bescheiden, indien dat voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig is;

• – de exameninstelling geeft bij het verstrekken van bedoelde inlichtingen waar nodig aan welke gegevens een vertrouwelijk karakter dragen. Dit vertrouwelijke karakter kan voortvloeien uit de aard van de gegevens, dan wel uit het feit dat natuurlijke of rechtspersonen deze aan het orgaan hebben verstrekt onder het beding dat zij als vertrouwelijk zullen gelden;

• – indien gedurende het jaar aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke en de begrote baten en lasten dan wel inkomsten en uitgaven, doet de exameninstelling daarvan onverwijld mededeling aan de Minister onder vermelding van de oorzaak van de verschillen;

• – de exameninstelling verschaft de Minister bij een vermoeden van onvoldoende presteren of functioneren desgevraagd onverwijld alle informatie die nodig is om tot een oordeel te kunnen komen;

• – de Minister wordt door de exameninstelling onverwijld op de hoogte gesteld van alle bedenkingen van de kwaliteitsborginginstelling met betrekking tot het functioneren van de exameninstelling;

• – indien de Minister er om verzoekt wordt het tijdstip van een examen op een bepaalde locatie ten minste 24 uur van tevoren aan de Minister gemeld.

De exameninstelling kent een Examencommissie, bestaande uit onafhankelijke deskundigen, die zorg draagt voor voldoende toepasselijke examenvragen van voldoende zwaarte en de beoordeling van inhoudelijke bezwaarschriften. Het bestand met examenvragen wordt als geheim behandeld.

De Domeinadviescommissie adviseert aan de exameninstelling over het examenbeleid van de instelling. De commissie vormt een afspiegeling van de partijen die belang hebben bij een veilige en vlotte vaart op de binnenwateren. De opleiders Klein Vaarbewijzen zijn vertegenwoordigd in deze Commissie. De Adviescommissie komt ten minste 1 keer per kalenderjaar bijeen.

In de Raad van Advies onderhouden het CBR en de VAMEX een samenwerking met als doel onderlinge uitwisseling van expertise door middel van structureel en periodiek overleg. De Raad van Advies komt minimaal twee maal per jaar bijeen voor structureel overleg. Het voorzitterschap van de Raad wordt jaarlijks gerouleerd tussen de VAMEX en het CBR. Jaarlijks wordt een samenvatting van rapportages van de bijeenkomsten gemaakt waarna dit – eventueel separaat maar in ieder geval ook als onderdeel van het jaarverslag – aangeboden wordt aan de Minister.

Indien naar het oordeel van de Minister de exameninstelling zijn taak ernstig verwaarloost, kan de Minister de volgende noodzakelijke voorzieningen treffen.

• – bij aanwijzingen van onvoldoende presteren van de exameninstelling kan de Minister van de exameninstelling eisen dat een geïntensiveerde controle plaatsvindt, van de exameninstelling een audit verlangen door de kwaliteitsborginginstelling (ten aanzien van een enkel aspect of ten aanzien van het gehele systeem), opschorting opleggen van de examinering en besluiten de aanwijzing van de exameninstelling met onmiddellijke ingang in te trekken. De geïntensiveerde controle of opschorting kan zich beperken tot een bepaalde examenlocatie of tot een bepaalde wijze van examinering;

• – de Minister kan bij onvoldoende duidelijkheid over de rechtmatige en doeltreffende besteding van de examengelden de aanwijzing van de exameninstelling met onmiddellijke ingang intrekken;

• – de Minister kan bij twijfel ten aanzien van het uitgevoerde controles en audits door de kwaliteitsborginginstelling of bij twijfel met betrekking tot de objectiviteit en deskundigheid van de kwaliteitsborginginstelling de aanwijzing van de betreffende exameninstelling opschorten tot de twijfel metterdaad is weggenomen;

• – de voorzieningen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, niet eerder getroffen dan nadat de exameninstelling in de gelegenheid is gesteld om binnen een door de Minister te stellen termijn alsnog zijn taak naar behoren uit te voeren.

De exameninstelling vormt een egalisatiereserve. Het verschil tussen de gerealiseerde baten en de gerealiseerde lasten van de activiteiten komt ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatiereserve. De van de egalisatiereserve genoten rente wordt aan de egalisatiereserve toegevoegd.

Artikel 1.

Dit controleprotocol bevat de uitgangspunten die in aanmerking dienen te worden genomen bij de controle van de verantwoording over de uitvoering van de publieke taken met betrekking tot de examinering klein vaarbewijs door de Stichting VAMEX.

Artikel 2.

De volgende regelgeving, documenten en begrippen zijn van toepassing:

• a. de Binnenschepenwet;

• b. de Regeling examen klein vaarbewijs;

• c. het besluit Aanwijzing exameninstelling klein vaarbewijs 2007;

• d. de kabinetsnotitie ‘Kaderstellende visie op toezicht’ (TK 2000–2001, 27831, nr. 1);

• e. de toezichtvisie van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, opgenomen in de nota ‘Welingericht Toezicht, toezicht op zelfstandige bestuursorganen en rechtspersonen met een wettelijke taak’ van 28 maart 2003

• f. de statuten van de Stichting VAMEX;

• g. g.het jaarverslag, de jaarrekening en de begroting over t-1;

• h. de externe accountant, te weten de externe accountant die de jaarrekening van de Stichting VAMEX controleert;

• i. alle overige van toepassing zijnde niet nader genoemde regelgeving en correspondentie.

Artikel 3.

1. De controle dient de getrouwheid van de verantwoording met betrekking tot de uitvoering van de publieke taken door de Stichting VAMEX te omvatten.

2. De externe accountant controleert of de besteding en de inning van de publieke middelen door het de Stichting VAMEX rechtmatig zijn en gaat na of de baten en lasten uit de publieke taakuitvoering passen binnen het kader van de geldende regelgeving.

3. De externe accountant stelt een verslag op van zijn bevindingen in hoeverre het beheer en de organisatie van de Stichting VAMEX voldoen aan de daaraan te stellen eisen conform artikel 3 van het besluit Aanwijzing exameninstelling klein vaarbewijs 2007. Het verslag bevat aandachtpunten die naar het oordeel van de externe accountant relevant zijn voor de oordeelsvorming van de Minister van Verkeer en Waterstaat in relatie tot de publieke taakuitvoering door de Stichting VAMEX.

4. Ten aanzien van de planning en uitvoering van de jaarrekening geldt voor de controle door de externe accountant, dat de externe accountant zijn controle zo inricht dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden of onzekerheden van materieel belang bevat. Bij de beoordeling van de jaarrekening conform artikel 3, onderdeel c, van het besluit Aanwijzing exameninstelling klein vaarbewijs 2007 geldt dat de externe accountant de beoordeling zo inricht dat een dermate zekerheid wordt verkregen die past bij de aard van de opdracht.

5. Voor de uitvoering van de controle van de jaarrekening door de externe accountant geldt een algemene tolerantie die gebruikelijk wordt gehanteerd bij de controle van soort gelijke jaarrekeningen door de externe accountant.

6. Voor de uitvoering van de controle van de relevante passages in het jaarverslag en de beoordeling conform artikel 3, onderdeel c, geldt een kwalitatieve tolerantie waarbij bepalend is of afwijkingen van belang zijn voor de oordeelsvorming van de Minister van Verkeer en Waterstaat.

Artikel 4.

1. Bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening dient vastgesteld te worden dat:

• a. de Stichting VAMEX de tarieven heeft toegepast die door de Minister van Verkeer en Waterstaat zijn vastgesteld;

• b. het exploitatiesaldo resulterend uit de uitvoering van publieke taken verwerkt is in de post egalisatiereserve publieke middelen in de jaarrekening conform artikel 3, onderdeel l, van het besluit Aanwijzing exameninstelling klein vaarbewijs 2007.

2. Bij de uitvoering van de beoordeling van het jaarverslag dient vastgesteld te worden dat:

• a. het jaarverslag de gegevens bevat genoemd in artikel 3, onderdeel c, van het besluit Aanwijzing exameninstelling klein vaarbewijs 2007;

• b. de gegevens bedoeld in het jaarverslag controleerbaar en consistent tot stand zijn gekomen.

3. Ten aanzien van het in het eerste lid, onderdeel b, opgenomen specifieke aandachtspunt geldt dat de accountant alle bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden, waarvan het belang individueel of in het totaal groter is dan 1 % van de lasten uit hoofde van de publieke taakuitoefening, rapporteert.

4. Ten aanzien van de in het eerste lid, onderdeel a en het tweede lid opgenomen specifieke aandachtspunten geldt dat de accountant alle bij de controle geconstateerde niet-financiële afwijkingen, niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden rapporteert.

Artikel 5.

1. Het model van de accountantsverklaring luidt als volgt:

‘Opdracht

Wij hebben de (in dit rapport/verslag) opgenomen jaarrekening .......... van de Stichting Vaarbewijzen en Marifoonexamens (hierna te noemen Stichting VAMEX) te Den Haag gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de stichting. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken.

Werkzaamheden

Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die daarbij zijn gemaakt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de Stichting VAMEX alsmede een evaluatie van het algemene beeld van de jaarrekening. Voorts hebben wij het controleprotocol inzake de controle op de verantwoording van de publieke taakuitoefening door de Stichting VAMEX. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.’

‘Oordeel

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op ultimo 31 december ..... en van het resultaat over ..... en dat de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen inzake jaarrekeningen zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 BW. Voorts hebben wij vastgesteld dat is voldaan aan de verplichtingen die zijn opgenomen in het besluit Aanwijzing exameninstelling klein vaarbewijs 2007 inzake de publieke taakuitoefening.’

2. De Stichting VAMEX neemt in zijn jaarrekening het model bedoeld in het eerste lid op.