Besluit vaststelling selectielijst archiefbescheiden Ondersteunende taken Commissariaat voor de Media periode vanaf 1988

De eerste voorzitter van het college van commissarissen was Mr. A. Geurtsen die al vanaf 1985 de functie van Regeringscommissaris (voor de omroep) had vervuld. In 1997 werd hij opgevolgd door drs. H. Koetje die vanaf 1994 als lid van het college binnen het Commissariaat werkzaam was. In 2001 werd de huidige voorzitter, prof.dr. J.J. van Cuilenburg, benoemd.

Het Commissariaat is in 1988 gestart met 45 personeelsleden Eind 1994 daalde met de afschaffing van de Kijk- en Luisterdienst het aantal tot 32 personeelsleden maar na een reorganisatie in 1998 nam het aantal weer toe. Intussen heeft het Commissariaat (2005) 53 medewerkers.

Vanaf het begin hebben de medewerkers een ambtelijke status. De rechtspositie en bezoldiging van het College en het personeel is geregeld in een Algemene Maatregel van Bestuur op grond van artikel 10, lid 5 van de Mediawet. In 1990 is op grond van de AMvB het rechtspositiereglement tot stand gekomen.

Het Commissariaat is begonnen met vier afdelingen: Zendtijd en Kabelzaken, Financiële en Technisch Zaken, Secretariaat en Toezicht waaronder de Kijkdienst en de Luisterdienst vielen. Deze twee diensten kwamen respectievelijk van het Ministerie van WVC en van de Regeringscommissaris voor de omroep. De drie collegeleden hadden elk één à twee afdelingen in hun portefeuille.

In 1989 werd de afdeling Publiciteit en Voorlichting apart opgevoerd in het organigram. In 1990 werden de afdelingen Zendtijd- en Kabelzaken en Toezicht samengevoegd tot één afdeling Zendtijd- en Toezichtzaken. Met de opheffing van de Kijk- en Luisterdienst in 1994 werd deze grote afdeling flink afgeslankt.

Nog ingrijpender was de reorganisatie die in 1998 voltooid werd op basis van het rapport ‘Het Commissariaat voor de Media op weg naar de 21^e eeuw’ uit 1997. Er kwamen nieuwe afdelingen, functies en formatieplaatsen bij in een meer gelaagde organisatiestructuur.

De nieuwe afdelingen Bedrijfsbureau en Bureau Algemeen Secretaris werden onder de nieuwe functie Algemeen Secretaris geplaatst. Deze functie viel, samen met de nieuwe functie Personeelsfunctionaris, direct onder het College.

Het Bureau Algemeen Secretaris werd belast met algemene beleidsadvisering, advisering van het College en coördinatie binnen het Commissariaat onder leiding van de Algemeen Secretaris.

De beheerstaken werden ondergebracht bij het Bedrijfsbureau.

De kernafdelingen werden Financieel Toezicht, Zendtijd- en Kabelzaken en Programma Toezicht met daaronder de Secties Monitoring en Beschikkingen. Deze afdelingen bleven direct onder het College geplaatst.

De laatste organisatieverandering in 2001 resulteerde in de huidige vereenvoudigde structuur met twee (beleids)ondersteunende afdelingen en vier kernafdelingen die alle direct onder het College vallen. De nieuw gevormde afdelingen en hun taken zijn:

• – Het Bureau Beleid en Projecten heeft als taken algemene beleidsadvisering, advisering van het College en de coördinatie van (afdelingsoverschrijdende) projecten. Het Bureau Communicatie valt eveneens binnen deze afdeling met als taken publieksvoorlichting en interne en externe communicatie. Ook is de taak Monitoring Mediaconcentraties en de P&O-adviseur hier ondergebracht. Het Bureau Communicatie, de Monitor Mediaconcentraties en de P&O-adviseur zijn zelfstandige werkunits en vallen direct onder een van de commissarissen. De werkzaamheden van de overige beleidsmedewerkers worden gecoördineerd door de secretaris van het College.

• – Juridische Zaken draagt zorg voor de juridische afhandeling van de onder andere door de afdeling Programma Toezicht geconstateerde overtredingen (voorheen door de Sectie Beschikkingen onder Programma Toezicht). Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor de juridische ondersteuning aan de andere afdelingen.

• – Het Bedrijfsbureau is als aparte afdeling direct onder het College geplaatst, net als de kernafdelingen Zendtijd- en Kabelzaken, Programma Toezicht en Financieel Toezicht.

Medio 2004 heeft het Commissariaat van het Ministerie van OCW de nieuwe taak ‘handhaving Wet op de vaste boekenprijs’ toegewezen gekregen. Intussen is er een zelfstandige afdeling Bureau vaste Boekenprijs gevormd.

In 1990 is als uitvloeisel van het rechtspositiereglement en in overleg met de vakbonden de Bijzondere Commissie (BC) ingesteld die tot taak had een Medezeggenschapscommissie (MC) samen te stellen.

In de jaren 1991–1996 hebben de MC’s in wisselende samenstelling zich bezig gehouden met zaken als: huisvesting, reorganisatie, personeelsinformatiesysteem, regeling ziekteverzuim, kinderopvang, functiewaarderingsonderzoek, begroting, spaarloonregeling, risico-inventarisatie, beoordelingsvoorschrift Commissariaat voor de Media en een intern rapport voor de verbetering van de organisatie (voortraject reorganisatie in 1998).

In 1997 is conform de Wet op de ondernemingsraden de eerste Ondernemingsraad (OR) met drie leden aangetreden met als voornaamste taak in dat jaar een advies uit te brengen voor de geplande reorganisatie in1998. Tot eind 1998 heeft deze OR, naast bovengenoemde zaken, zich gebogen over opleidingsplannen, regeling eed en belofte van ambtenaren, werkgroep Administratieve Organisatie, telewerken en de communicatie met de achterban.

Van 1999 tot medio 2002 werd de medezeggenschap behartigd door een Personeelsvertegenwoordiging (PV) van drie leden met dezelfde taken en bevoegdheden als die van een OR.

In juni 2002 is opnieuw een Ondernemingsraad geïnstalleerd nu met vijf leden om de werkzaamheden beter te kunnen verdelen. Deze OR heeft zich gebogen over onderwerpen als: contract Arbo-dienst, tijdsregistratie, reiskostenregeling, geschenkenregeling, rookregels, lunchvoorziening, automatisering, pc-privéregeling, IKAP-regeling rijkspersoneel en de vanuit het Ministerie van OCW opgelegde bezuinigingen vanaf 2005. In juli 2005 is de OR in dezelfde samenstelling aangetreden voor een nieuwe zittingsperiode van drie jaar.

Voor de controle van de jaarrekening van het Commissariaat wordt een accountant ingeschakeld. Bij gerechtelijke procedures en voor juridisch advies wordt regelmatig een advocatenkantoor ingeschakeld. Na wijziging van de Wet AROB in 1992 waarbij de facultatieve bezwaarschriftenprocedure werd omgezet in een verplichte procedure is het Commissariaat overgegaan tot het instellen van een Adviescommissie Bezwaarschriften. Vanaf 1993 wordt de Adviescommissie Bezwaarschriften regelmatig verzocht advies uit te brengen over bezwaarschriften voornamelijk voorzover het reclameovertredingen betreft.

In oktober 1989 verscheen het eerste nummer van het huisorgaan Co.media. Tot op heden verschijnt dit tijdschrift gemiddeld zes maal per jaar. Vanaf 1994 worden ook de besluiten van het Commissariaat daarin gepubliceerd.

Voor de interne informatievoorziening verschijnt vanaf januari 2002 de InterCom, een tweewekelijkse nieuwsbrief om de onderlinge communicatie tussen de personeelsleden te bevorderen.

In 1995 verscheen de eerste website als onderdeel van de Stichting De Digitale Stad op het internet. In 1998–1999 is de huidige website ontwikkeld. In 2001 is deze ingrijpend aangepast aan de nieuwe huisstijl. De website informeert over het werkterrein en de besluitvorming van het Commissariaat in het algemeen.

In 2003 is de website Mediamonitor op internet verschenen met als doel het signaleren van bedreigingen voor de pluriformiteit en de onafhankelijkheid van informatievoorziening. Dit gebeurt o.a. door de mediaconcentraties op nationaal en Europees niveau in kaart te brengen.

De website Vaste boekenprijs is in ontwikkeling.

Tot de nationale contacten behoren, naast het algemene publiek en alle zendgemachtigden, diverse ministeries, regionale en lokale overheden; ZBO’s als OPTA, NMA en Bedrijfsfonds voor de Pers; overkoepelende organen als ROOS, OLON en VECAI; diverse organisaties als NICAM, Agentschap Telecom en (sinds de Wet op de vaste boekenprijs) vertegenwoordigers van de boekenbranche.

De belangrijkste internationale contacten op het gebied van de Europese mediaregelgeving zijn het Contact Comité van de Europese Commissie, de Standing Committee (in transfrontier Television) van de Raad van Europa en de andere Europese toezichthouders op de omroep.

In 1995 kwam daar nog de European Platform of Regulatory Authorities (EPRA) bij. Door de Europese televisierichtlijn, de EG-Richtlijn 89/552 ‘Televisie zonder Grenzen’, gelden in vrijwel heel Europa dezelfde basisregels voor televisie. Niettemin blijven veel verschillen in interpretatie en toepassing mogelijk. De EPRA biedt de Europese toezichthouders de gelegenheid tot het voeren van overleg en het uitwisselen van informatie over hun beleid en het toezicht in de praktijk.

Na de boedelscheiding eind 1987 van de bezittingen van de Nederlandse Omroep Stichting (NOS) op grond van artikel 142 Mediawet 1987 werd het vermogen van de NOS verdeeld over het Commissariaat, de opnieuw opgericht Nederlandse Omroepprogramma Stichting (NOS) en de naamloze vennootschap Nederlands Omroepproductie Bedrijf (NOB).

Zo kwamen de panden Emmastraat 50 en 53 te Hilversum in het bezit van het Commissariaat. Tot oktober 2001 heeft het Commissariaat daar kantoor gehouden.

In 1999 is het Commissariaat zich wegens ruimtegebrek gaan oriënteren op nieuwe huisvesting in de buurt van het Mediapark. Uiteindelijk is gekozen voor een ontwerp van de architect Koen van Velzen waarvoor het perceel Hoge Naarderweg 78 werd aangekocht. Eind 2001 kon het Commissariaat zijn intrek nemen in het nieuwe kantoor direct naast het Mediapark.

In 1988 werd gekozen voor een decentrale aanpak. De afdelingen werden voor de door hen beheerste informatiestromen verantwoordelijk gesteld. De gegevensuitwisseling tussen de afdelingen was niet geautomatiseerd. De postregistratie en de voortgangscontrole werd door het Secretariaat met behulp van een zelf ontwikkeld postprogramma en dossierprogramma bijgehouden. De afdeling Financiële en Technische Zaken maakte gebruik van een boekhoudprogramma.

In 1991 had een databank met gegevens van de lokale omroepinstellingen vaste vorm gekregen. Er werd een opzet gemaakt voor een databank met gegevens over juridische procedures. Ook werd begonnen met het automatiseren van de salarisadministratie en met een centraal adressenbestand van de relaties van het Commissariaat.

In 1998–1999 werd een automatiseringstraject ingezet dat uitmondde in een grootschalige vervangingsoperatie van hard- en software. Dit was noodzakelijk door de grote diversiteit aan hard- en software die in de loop der jaren was ontstaan en door de voorziene ‘millenniumproblematiek’. Met behulp van de door het toenmalige Ministerie van OCenW beschikbaar gestelde ‘millenniumgelden’ kon geïnvesteerd worden in de infrastructuur. Zowel voorzieningen voor intranet als voor internet werden gerealiseerd. Ook werd de plaatsing van het archief en voor een groot deel ook het beheer daarvan gecentraliseerd.

In 2000–2001 werd het oude postregistratiesysteem vervangen door een centraal registratiesysteem voor relatiebeheer, post en dossiers.

Vanaf 2004 is een project gestart dat moet resulteren in een integraal systeem voor informatiemanagement.

Handelingen die gewaardeerd worden met B(bewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Als gevolg van artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Op 26 mei 2006 is het ontwerp-BSD door het Commissariaat voor de Media aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 juli 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de Inspectie voor Onderwijs, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 14 augustus 2004 bracht de RvC advies uit (arc-2006.03077/2), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 14 november 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld [C/S/06/2942].

(1)

Handeling: Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen van het College

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 11; Regeling besluitvorming en werkwijze College Commissariaat voor de Media (gewijzigd in 1990 en 2000)

Product: Agenda’s en besluitenlijsten van de Collegevergaderingen (Beleid en Beheer)

Waardering: B (1)

(2)

Handeling: Het vaststellen, evalueren en wijzigen van nadere regels betreffende de werkwijze van het Commissariaat

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 11 lid 3

Product: Regeling besluitvorming en werkwijze College Commissariaat voor de Media (gewijzigd in 1990 en 2000)

Waardering: V 1 jaar na vervanging door nieuwe regeling

(3)

Handeling: Het verlenen van mandaat en machtiging aan één of meer van de leden tot het uitvoeren van delen van de taken van het Commissariaat

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 11 lid 2; Algemene Wet Bestuursrecht, art. 10:1, 10:12

Product: Besluit mandaat, volmacht en machtiging Commissariaat voor de Media

Waardering: V 1 jaar na vervanging

(4)

Handeling: Het aanwijzen van medewerkers voor het houden van toezicht op de uitvoering van de Mediawet

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 134 lid 3 en 4

Product: Personeelsdossiers

Waardering: V 10 jaar na ontslag(name)

(6)

Handeling: Het vaststellen van de begroting

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 12 lid 1

Waardering: B (1) m.u.v. voorstukken V 7 jaar

Opmerking: zie ook BSD-MLB/OCW: Handeling 73 (p. 60)

(7)

Handeling: Het vaststellen van de jaarrekening

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 12 lid 2

Waardering: B (3) m.u.v. voorstukken V 7 jaar

Opmerking: zie ook BSD-MLB/OCW: Handeling 73 (p. 60)

(8)

Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het Sociaal Jaarverslag

Periode: 1995–2004

Grondslag: Wet op de Ondernemingsraden art. 31b, Wet Samen art. 5 (Stb. 242, 1998)

Waardering: B (3)

(9)

Handeling: Het evalueren en wijzigen van regels over indienstneming en ontslag, evenals het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 10 lid 5; Besluit rechtspositie en bezoldiging voorzitter en leden van Commissariaat en van zijn personeel (Stb. 499, 1989 en Stb. 266, 2001); ARAR; BBRA 1984

Product: Uitvoeringsregelingen en procedures

Waardering: V 10 jaar na vervallen

(10)

Handeling: Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid

Periode: 1988–

Grondslag: Besluit rechtspositie en bezoldiging voorzitter en leden van Commissariaat en van zijn personeel (Stb. 499, 1989 en Stb. 266, 2001); ARAR; BBRA

Product: Personeelsdossiers

Waardering: V 10 jaar na ontslag(name)

(11)

Handeling: Het voorbereiden en doorvoeren van reorganisaties

Periode: 1988–

Product: Procesbeschrijvingen (administratieve) organisatie; functiebeschrijvingen en functiewaarderingen

Waardering: V 20 jaar

(12)

Handeling: Het oprichten van een orgaan voor medezeggenschap van het personeel

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de Ondernemingsraden art. 2

Product: Uitslagen OR-verkiezingen, OR-Reglementen, OR-Jaarverslagen

Waardering: V 10 jaar

(13)

Handeling: Het voeren van overleg met de Ondernemingsraad

Periode: 1995–

Grondslag: Wet op de Ondernemingsraden hoofdstuk IV art. 23 en 24

Product: Notulen OR-vergaderingen, Overlegvergaderingen en Halfjaarlijks overleg

Waardering: Notulen V 10 jaar

(14)

Handeling: Het vaststellen en wijzigen van nadere regels t.a.v. het financiële beheer

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art.12

Waardering: B (5)

(15)

Handeling: Het voeren van financieel beheer

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art.12

Product: Financiële bescheiden (bank- en giroafschriften, grootboeken)

Waardering: V 7 jaar

Opmerking: Onder de handeling vallen onder andere:

– Het doen van investeringen

– Het aangaan of garanderen van geldleningen

– Het aangaan van (mantel)overeenkomsten

– Het vaststellen en wijzigen van tarieven voor diverse diensten

– Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen

(16)

Handeling: Het laten uitvoeren van een interne financiële controle

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art.12 lid 2 en 3

Product: Accountantsrapporten en managementletters

Waardering: B (2)

(17)

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en wijzigen van het uitvoeringsbeleid betreffende automatisering en informatievoorziening

Periode: 1988–

Product: ICT-Beheerhandboeken, archiefingangen, archiefbeheersregels, documentair structuurplan en overeenkomsten

Waardering: V 5 jaar na wijziging m.u.v. metadata van te bewaren archiefbescheiden B (5)

(18)

Handeling: Het vaststellen en wijzigen van het huisvestingsbeleid

Periode: 1988–

Product: Koopovereenkomsten, ontwerptekeningen architect, bestek

Waardering: V 1 jaar na verhuizing

(19)

Handeling: Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks)goederenbeheer

Periode: 1988–

Waardering: V 5 jaar

Opmerking: Onder de handeling vallen onder andere:

– Het verzorgen en begeleiden van bouwkundige activiteiten en onderhoudswerkzaamheden

– Het verstrekken, in stand houden en inrichten van technische bedrijfsbenodigdheden, installaties en ruimtes

– Het nemen van maatregelen op het gebied van de beveiliging van mensen, gebouwen, bedrijfsruimte, middelen en goederen

– Het aanschaffen, onderhouden, repareren en gebruiken van (gebruiks)goederen.

(20)

Handeling: Het (laten) organiseren van congressen en expertmeetings op het gebied van de Mediawet

Periode: 1988–

Product: Programma’s en verslagen

Waardering: V 5 jaar; m.u.v. de programma’s en verslagen B (5)

(21)

Handeling: Het in de openbaarheid treden met informatie over de uitvoering van de Mediawet

Periode: 1988–

Product: Huisorgaan Co.Media, onderzoeksrapporten, persberichten en website www.cvdm.nl

Waardering: V 5 jaar m.u.v. programma’s en verslagen B (5)

(22)

Handeling: Het onderhouden van nationale en internationale contacten met relaties op de beleidsterreinen van de media en het boekenvak

Periode: 1988–

Product: Vergaderstukken EPRA, Contact Comité en Standing Committee; en correspondentie met buitenlandse media-autoriteiten

Waardering: V 10 jaar

(23)

Handeling: Het (laten) verzamelen en verstrekken van statistische gegevens betreffende de uitvoering van de Mediawet en de Wet op de vaste boekenprijs

Periode: 1988–

Grondslag: Mediawet art. 13a; Wet op de vaste boekenprijs art. 4, lid 1

Product: Rapporten van het Commissariaat en rapporten in opdracht van het Commissariaat www.cvdm.nl en www.mediamonitor.nl

Waardering: B (3)

(24)

Handeling: Het behandelen van WOB-verzoeken betreffende de verrichtingen van het Commissariaat

Periode: 1991–

Grondslag: Wet openbaarheid van bestuur 1991, art 5–8, Stb. 1991/703 en regeling uitvoering Wet openbaarheid van bestuur, Stb. 1993/246

Waardering: V 10 jaar

(25)

Handeling: Het beantwoorden van vragen en behandelen van klachten van burgers, bedrijven en instellingen betreffende programma’s en omroepinstellingen

Periode: 1988–

Product: Telefoonnotities, e-mail en brieven

Waardering: V 1 jaar