2. De Onderzoeksraad voor Veiligheid in context
2.1 Inleiding
Deze selectielijst is geldig voor archiefbescheiden vanaf 1 juli 1999. Ze geldt voor
de Onderzoeksraad voor Veiligheid en zijn voorlopers: de Raad voor Transportveiligheid
en de Tijdelijke Commissie Ongevallen Defensie. Deze organen worden hieronder besproken.
Beginpunt daarbij is steeds de Onderzoeksraad voor Veiligheid.
2.2 Doelstellingen
De Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid trad op 1 februari 2005 in werking en daarmee de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OvV).Besluit
6-1-2005, Stb. 2005-20. Wet: Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid, Stb. 2004-677.
OvV is een bij wet ingesteld zelfstandig bestuursorgaan met eigen rechtspersoonlijkheid.
Zbo’s vallen volledig onder de Archiefwet 1995 en onderliggende regelgeving.
Het doel van de Onderzoeksraad voor Veiligheid:Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid,
artikel 3. De raad heeft, met het uitsluitende doel toekomstige voorvallen te voorkomen
of de gevolgen daarvan te beperken, tot taak te onderzoeken en vast te stellen wat
de oorzaken of vermoedelijke oorzaken van individuele of categorieën voorvallen en
van de omvang van hun gevolgen zijn en daaraan zo nodig aanbevelingen te verbinden.
Het begrip ‘voorval’ is ruim gedefinieerd.Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid,
artikel 1, eerste lid, onder e. Het is een gebeurtenis die de dood of letsel van een
persoon dan wel schade aan een zaak of het milieu veroorzaakt, alsmede een gebeurtenis
die gevaar voor een dergelijk gevolg in het leven heeft geroepen. Het gaat dus niet
enkel om rampen en zware ongevallen, maar ook lichtere ongevallen en incidenten. Incidenten
zijn bijna-ongevallen. De incidenten en lichtere ongevallen zijn meegenomen om lering
te trekken voor het treffen van maatregelen t.b.v. de veiligheid. Wat een onderzoekswaardig
voorval is verschilt per sector.
2.3 Taken in het kort
Primaire taak van de Onderzoeksraad voor veiligheid is het doen van onderzoek naar
voorvallen. In de regel gaat het om onderzoeken naar specifieke voorvallen. De Onderzoeksraad
verricht echter ook thematisch onderzoek. Naast het doen van onderzoek naar voorvallen,
hoort ook het doen van onderzoek naar crisisbeheersing en rampenbestrijding tot zijn
taken.
De taken van de OvV zijn, in het kort:
-
– De OvV doet onafhankelijk, integraal onderzoek naar oorzaken en mogelijke gevolgen
van rampen, zware ongevallen en incidenten;
-
– De OvV doet voor zover van toepassing ook onderzoek naar de crisisbeheersing en de
hulpverlening;
-
– De OvV brengt de leerpunten uit het onderzoek in kaart;
-
– De OvV doet aanbevelingen voor verbetering van de veiligheid aan verantwoordelijke
partijen zoals overheden, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties;
-
– De OvV houdt de opvolging van aanbevelingen bij.
De Onderzoeksraad voor Veiligheid houdt zich expliciet niet bezig met de schuldvraag.
In het proces van het onderzoek en het vervolg op de aanbevelingen kunnen de volgende
stappen worden onderscheiden:
-
– Meldingen
-
– Selectie te onderzoeken voorvallen
-
– Onderzoek
-
– Constateren structurele veiligheidstekorten
-
– Opstellen aanbevelingen
-
– Uitbrengen rapport
-
– Vervolg op aanbevelingen
-
– Heropening
Er zijn diverse momenten waarop gestopt kan worden. Er kan besloten tot het wel of
niet doen van een vooronderzoek, tot het wel of niet doen van onderzoek, tot het tussentijds
sluiten van onderzoek. Overigens zijn er voorvallen die onderzocht moeten worden.
Net als dat er voorvallen zijn die gemeld moeten worden. Hierover maakt de OvV afspraken.
2.4 Werkterrein/Geschiedenis
Het werkgebied van de Onderzoeksraad voor Veiligheid is werkelijk breed. Het omvat
de volgende gebieden:
-
– Wegverkeer;
-
– Railverkeer;
-
– Binnenvaart en Zeescheepvaart
-
– Luchtvaart;
-
– Industrie, Buisleidingen en Netwerken
-
– Bouw en Dienstverlening
-
– Defensie
-
– Gezondheid
-
– Water
-
– Crisisbeheersing & Hulpverlening
Het werkgebied is ten eerste groot doordat twee organen in de Onderzoeksraad voor
Veiligheid zijn opgegaan: één orgaan op het gebied transport en één op het gebied
van defensie. Ten tweede zijn ook andere gebieden tot het werkgebied van de OvV gaan
behoren. Overigens vallen verstoringen van de openbare orde, handhaving van de rechtsorde
door bevoegde autoriteiten en het optreden van de krijgsmacht in oorlogssituaties
buiten het onderzoek van de raad.
2.4.1 Transport
Transport is een belangrijke tak van de OvV. De OvV is de opvolger van de Raad voor
Transportveiligheid (RvTV) die 1 juli 1999 in werking trad. De RvTV zelf was weer
een opvolger van verschillende organen die eerst ingesteld waren voor het doen van
onderzoek naar ongevallen op het gebied van transport, zoals:
-
– Begin 20ste eeuw: Raad voor de Scheepvaart: onderzoek naar oorzaken van scheepsrampen (op basis
van de Schepenwet 1909).
-
– In 1931 werd de voor binnenscheepvaart afzonderlijke Commissie Binnenvaartrampenwet
ingesteld.
-
– Met de Luchtvaartrampenwet werd in 1935 ook de Raad voor de Luchtvaart ingesteld.
Deze deed onderzoek naar luchtvaartongevallen.
-
– In 1956 werd de Spoorwegongevallenraad ingesteld voor onderzoek naar spoorwegongevallen.
Bovenstaande organen werd echter niet opgedragen het onderzoek van ongevallen vanaf
het allereerste verzamelen van feitenmateriaal voor hun rekening te nemen. Het eerste
feitenonderzoek, het zogeheten vooronderzoek, werd opgedragen aan een onder de Minister
van Verkeer en Waterstaat ressorterende dienst respectievelijk de Nederlandse Spoorwegen.
Wat de luchtvaart betreft werd hierin in het begin van de jaren negentig verandering
gebracht door de Luchtvaartongevallenwet. Ingevolge deze wet werd het gehele onderzoek
naar de oorzaken van ongevallen en incidenten in de luchtvaart onder de verantwoordelijkheid
van de Raad voor de Luchtvaart gebracht.
In 1999 werd de sectorgewijze aanpak van het ongevallenonderzoek op het terrein van
het transport vervangen door een multi-sectorale benadering. In dat jaar werd de Raad
voor de Transportveiligheid (RvTV) opgericht, die tot taak kreeg voor alle sectoren
van het transport onderzoek te verrichten naar de oorzaken van ongevallen en incidenten.
De RvTV trad 1 juli 1999 in werking. Tegelijkertijd werden de Binnenvaartrampenwet
en de Luchtvaartongevallenwet ingetrokken. Het was het resultaat van een jarenlange
inzet.In het wetsvoorstel, zoals ingediend in de Tweede Kamer was sprake van de Transportongevallenraad
(TOR). Bij de behandeling in is de naam geamendeerd tot Raad voor de Transportveiligheid.
De inkomsten van de RvTV bestonden uit een jaarlijkse bijdrage ten laste van de begroting
voor het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. De RvTV legde, wat betreft de begroting
en het financieel beheer, verantwoording af aan de Minister van Verkeer en Waterstaat.
In de eerste plaats ging de RvTV met zijn instelling de transportsectoren bestrijken
waarvoor voordien de hiervoor genoemde sectorale raden waren ingesteld. Bij de oprichting
van de Raad voor de Transportveiligheid werden de Commissie Binnenvaartrampenwet,
de Raad voor de Luchtvaart en de Spoorwegongevallenraad dan ook opgeheven. De beheerde
dossiers van de Spoorwegongevallenraad, de Commissie Binnenvaartrampenwet en de Raad
voor de Luchtvaart die bij de instelling van de RvTV op 1 juli 1999 nog niet waren
afgerond, zijn overgenomen door de RvTV.Aspectinspectie. Rijksarchiefinspectie 2004/2005,
punt 31.
De Raad voor de Scheepvaart werd voorshands gehandhaafd, totdat een nieuwe voorziening
zou zijn getroffen voor de ook door deze raad uitgeoefende tuchtrechtelijke functie.
Bij de instelling van de OvV was deze regeling nog niet getroffen. Het werkterrein
van de OvV bestrijkt vooralsnog niet een zeeschip dat niet in gebruik is bij de minister
van Defensie of een buitenlandse krijgsmacht.Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid,
artikel 90 en 97. Dit zal gebeuren wanneer de Raad voor de Scheepvaart de onderzoekstaak
heeft overgedragen. Vermoedelijk is dit eind 2006 of begin 2007.
In de tweede plaats ging de Raad voor de Transportveiligheid ook sectoren bestrijken
waarvoor tot dan toe geen onderzoekscommissie bestond: het wegverkeer en het buisleidingentransport.
In de Wet Raad voor de Transportveiligheid werd de hiervoor gereleveerde ontwikkeling, ingezet door de Luchtvaartongevallenwet,
doorgetrokken naar alle transportsectoren: het volledige onderzoek werd onder verantwoordelijkheid
van de raad geplaatst.
De Raad voor de Verkeersveiligheid (RVV) was met ingang van 1 januari 1997 opgeheven,
in het kader van de algehele herziening van het adviesstelsel (bij de Herzieningswet Adviesstelsels). Hoewel de RVV in enkele gevallen onderzoek verrichtte naar ernstige ongevallen
op de weg, was de RVV in hoofdzaak een algemeen adviescollege van de regering in de
zin van artikel 79 van de Grondwet. De algemene adviestaak van de RVV is overgegaan op de bij de Wet advies en overleg verkeer en waterstaat opnieuw ingestelde Raad voor verkeer en waterstaat. Deze taak valt buiten het bereik
van de RvTV.
Onder de RvTV ressorteerden vier kamers, te weten een kamer voor scheepvaartongevallen,
luchtvaartongevallen, railverkeersongevallen en verkeersongevallen op de weg. Er is
sprake geweest van de oprichting van een vijfde kamer, die van buisleidingen. Deze
is er niet gekomen. Wel bestond er een Commissie Buisleidingen, die formeel onder
de Kamer Railverkeer viel. De organisatie van de RvTV is weergegeven in het figuur
1.
2.4.2 Defensie
Organen die eerst onderzoek deden naar ongevallen, voor wat betreft defensie, waren:
-
– 1928: Marineraad. Zijn taak was onderzoek verrichten naar de oorzaken van aan Nederlandse
oorlogsvaartuigen overkomen rampen en ongevallen.
-
– In 1987 werd naast de Marineraad de Raad van advies inzake Luchtvaartongevallen bij
Defensie ingesteld. Zijn taak bestond uit het verrichten van onderzoek naar de oorzaken
van ongevallen met luchtvaartuigen van de Koninklijke Landmacht en de Koninklijke
Marine.
In de jaren negentig werd het systeem van ongevallenonderzoek op het terrein van Defensie
herzien. In 1998 werd hiertoe een voorstel van rijkswet tot instelling van een Ongevallenraad
Defensie bij de Tweede Kamer ingediend. Deze nieuwe raad zou de taak van de Nederlandse
Marineraad en de Raad van Advies inzake Luchtvaartongevallen bij Defensie overnemen
en daarnaast de taak krijgen ook andere militaire ongevallen te onderzoeken. Er zou
een Ongevallenraad Defensie komen.
Er kwam echter een Tijdelijke Commissie Ongevallenonderzoek Defensie. Daarmee werd
de raad van advies inzake Luchtvaartongevallen bij Defensie opgeheven, en zijn archiefbescheiden
zouden naar het Ministerie van Defensie worden overgebracht. De werkzaamheden van
de Nederlandse Marineraad, die ook ongevallen onderzocht ingevolge de Marinescheepsongevallenwet
1935 (Stb. 531), bleef de Nederlandse Marineraad doen: rampen en ongevallen overkomen
aan oorlogsschepen.
De Tijdelijke Commissie Ongevallenonderzoek Defensie (TCOD) werd op 7 maart 2003 ingesteld
door de Staatssecretaris van Defensie als onafhankelijke commissie, voor het uitvoeren
van onderzoek van ongevallen en incidenten bij Defensie. De TCOD viel onder het Ministerie
van Defensie. De eindrapporten werden ook aan de Minister van Defensie overgebracht.
De doelstellingen van de TCOD waren:
De TCOD werd met de inwerkingtreding van de Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid opgeheven. Tegelijkertijd werd de Marinescheepsongevallenwet 1935 ingetrokken. Archiefbescheiden
van de Nederlandse Marineraad van zaken die waren afgedaan, moesten aan de Staat worden
overgedragen.
2.4.3 Overige sectoren
Naast defensie en transport zijn beslaat het werkterrein van de OvV ook andere terreinen
van onderzoek naar de oorzaak van ongevallen. Daar geschiedde dit echter, afgezien
van ad hoc ingestelde commissies zoals de Commissie Oosting voor de Vuurwerkramp in
Enschede en de Commissie Alders voor de cafébrand in Volendam, tot de oprichting van
de OvV door onder ministerieel gezag staande inspectiediensten. In dit verband zijn
met name te noemen de Inspectie Brandweerzorg en Rampenbestrijding als ook de Inspectie
V&W, die beide het onderzoek van daarvoor in aanmerking komende voorvallen om daaruit
lering te trekken als uitdrukkelijke taak hebben.
2.4.4 Onderzoeksraad voor veiligheid
In de jaren negentig won het inzicht veld dat een onafhankelijke instantie die onderzoek
naar ongevallen verricht, daarvoor een nuttige functie zou vervullen. In april 1998
is door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een studie in gang
gezet naar de relevante aspecten van onafhankelijk onderzoek die buiten de terreinen
van de Raad voor de Transportveiligheid en de beoogde Ongevallenraad Defensie vallen.
Dit gebeurde mede naar aanleiding van een advies van het toenmalige College Bevordering
Veiligheidseffectstudies onder voorzitterschap van mr. Pieter van Vollenhoven. In mei
1999 werd deze verkenning verbreed en is ook het door genoemde raden bestreken terrein
in de studie betrokken.
In 2000 werd de studie door KPMG afgerond. Aanbevolen werd om naast de Raad voor Transportveiligheid
en de beoogde Ongevallenraad Defensie een extra orgaan in het leven te roepen. Verder
werd een samenwerkingsverband tussen de drie organen aanbevolen, dat na enkele jaren
geëvalueerd moest worden om te kijken of een overkoepeling zinvol zou zijn. Het College
Bevordering Veiligheidseffectstudies boodt 11 mei 2000 haar advies uit over de studie
aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, waarin het college
de voorkeur gaf aan één raad i.p.v. drie organen. Twee dagen later ontplofte de vuurwerkfabriek
in Enschede.
De Minister en de staatssecretaris van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties deelden
de Tweede Kamer mee dat het kabinet besloten had de aanbevelingen van KPMG op te volgen.
Daarop volgden twee moties. Eén van Wagenaar c.s, die pleitte voor één onafhankelijke
onderzoeksraad. Eén van Van den Doel c.s., waarbij in de nieuwe ongevallenraad uitdrukkelijk
rekening gehouden zou worden met de specifieke positie van defensie en speciale voorzieningen
te treffen voor die onderzoeken waarbij de staatsveiligheid in het geding is. In januari
2001, ná de cafébrand in Volendam van 1 januari 2001, besloot het Kabinet beide moties
uit te voeren. Met ingang van 1 februari 2005 is de Onderzoeksraad voor veiligheid
in werking getreden.
De inkomsten van de rechtspersoon OvV bestaan uit een jaarlijkse bijdrage ten laste
van de begroting voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.Rijkswet
Onderzoeksraad voor Veiligheid, artikel 19. De OvV legt wat betreft de begroting en
het financieel beheer verantwoording af aan de Minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties. Bij de RvTV was dit de Minister van Verkeer en Waterstaat.
2.5 Wetsvorm
De Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid is een rijkswet. Dit in tegenstelling tot Wet Raad voor de Transportveiligheid, wat een ‘gewone’ wet is. De reden hiervoor ligt bij de uitbreiding met onderzoek
naar ongevallen op het gebied van Defensie. De aanvankelijk beoogde Ongevallenraad
Defensie zou worden geregeld in een rijkswet. Achtergrond hiervan was de relatie die
er is tussen het onderzoek van defensievoorvallen met de defensietaak ter handhaving
van de onafhankelijkheid en de verdediging van het Koninkrijk. Deze taak is ingevolge
artikel 3, eerste lid onder a, van het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden een aangelegenheid van het Koninkrijk. De Koninklijke marine is bovendien permanent
in de Nederlandse Antillen en Aruba aanwezig. Eveneens zou de Ongevallenraad Defensie
bevoegd zijn voorvallen met de kustwacht voor de Nederlandse Antillen en Aruba te
onderzoeken.
Voor het overige blijft de taak van de nieuwe raad in beginsel beperkt tot voorvallen
op het Nederlandse grondgebied, met inbegrip van de zee die onder Europese jurisdictie
valt (afgezien van ruimere bevoegdheden ten aanzien van voorvallen met Nederlandse
luchtvaartuigen, Nederlandse zeeschepen en ferryschepen die het laatst een Nederlandse
haven hebben aangedaan). Aan de raad wordt wel de bevoegdheid gegeven, indien de regering
van de Nederlandse Antillen of van Aruba daarom verzoekt, een voorval in die delen
van het Koninkrijk of met een Nederlands-Antilliaans of Arubaans zeeschip of luchtvaartuig
te onderzoeken (artikel 4, eerste lid, onder b, f en g, en tweede lid, onder b en d). Het onderzoek van voorvallen in die landen blijft echter, met uitzondering van
de in het derde lid bedoelde voorvallen, in beginsel een aangelegenheid van die landen.
2.6 Samenstelling OvV
De OvV is opgebouwd uit een raad en uit een onderzoeksbureau:
Raad
De OvV bestaat uit een raad van vijf permanente leden (inclusief de voorzitter),
aangevuld met buitengewone leden.Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid, artikel
6, eerste en tweede lid. Deze buitengewone raadsleden hebben specialistische kennis
om de permanente raadsleden te ondersteunen bij het uitvoeren van onderzoek.
Bij de RvTV waren er vier Kamers bij wet ingesteld. In de Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid is de raad bevoegd commissies in te stellen. Voorzitter van zo’n commissie is één
van de permanente leden van de Raad. De Raad kan een commissie de bevoegdheid geven
namens hem beslissingen te nemen. De raadscommissies die de OvV instelt ondersteunen
en begeleiden de raad bij het onderzoek. Daarnaast houden de raadscommissies zicht
op de ontwikkeling van veiligheid in verschillende onderzoekssectoren.
Onderzoeksbureau.
Het onderzoeksbureau ondersteunt de raad. Hiertoe horen zowel deskundige onderzoekers
als personen die zorgen voor de secretariële ondersteuning van de raad. Het onderzoeksbureau
staat o.l.v. de algemeen secretaris.Rijkswet Onderzoeksraad voor Veiligheid, Artikel
11. De algemeen secretaris is slechts verantwoording schuldig aan de raad.Rijkswet
Onderzoeksraad voor Veiligheid, Artikel 12.
2.7 Openbaarheid
Criterium voor het doen van onderzoek is in hoeverre van een voorval lering kan worden
getrokken en daarop aanbevelingen voor maatregelen ter vergroting van de veiligheid
kunnen worden gebaseerd. De raad voert geen strafrechterlijk onderzoek uit en de gegevens
die tijdens het onderzoek worden vergaard mogen ook niet gebruikt worden in een strafrechterlijk
onderzoek. Veiligheid staat voorop, niet de schuldvraag. De raad hecht sterk aan de
vertrouwelijkheid en geheimhouding van de gegevens die ze verwerft. Daardoor weet
ze haar onafhankelijkheid te behouden.
Alleen het uitgebrachte rapport is openbaar, zoals ook vastgelegd is in de Wet Raad voor de Transportveiligheid en in de Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid. De onderliggende documentatie is dat niet, tenzij de raad daar zelf – zo nodig met
instemming van betrokkenen – toestemming voor geeft. Zodra de archieven van de raden
worden overgebracht naar het Nationaal Archief, kan (en wil) de zorgdrager bepalingen
geven over de openbaarheid. De Archiefwet 1995 (artikel 15, lid 4) bepaalt dat de aan de openbaarheid gestelde beperkingen voor een periode van maximaal
75 jaar kunnen gelden. Slechts bij uitdrukkelijke bepaling kan daarvan worden afgeweken.
3. Selectie
3.1 Doelstelling van de selectie
De belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur moeten veilig gesteld
worden voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn
om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid
ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke
gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.
Dat betekent in de praktijk ook dat dankzij de selectielijst de Onderzoeksraad voor
Veiligheid in staat zal zijn overbodige informatie (documenten, dossiers, digitale
bestanden) te vernietigen en zo kosten (ruimte, beheer) kan besparen.
3.2 De selectielijst voor de Onderzoeksraad voor Veiligheid
De Onderzoeksraad voor Veiligheid kan op vrijwel alle beleidsterreinen actief zijn.
Daarom is gekozen voor een ‘organisatiegerichte’ selectielijst. Voor het opstellen
is gebruik gemaakt van bureauonderzoek, bronnenonderzoek, interviews en wet- en regelgeving
voor de OvV en zijn voorgangers.
3.3 Selectiecriteria
De algemene selectiecriteria zijn op een positieve wijze geformuleerd, het zijn bewaarcriteria
en geven de handelingen aan die met een B gewaardeerd worden, dat wil zeggen waarvan
de neerslag permanent moet worden bewaard. De neerslag van de handelingen die met
een V gewaardeerd zijn, kan op termijn vernietigd worden.
De volgende algemene selectiecriteria worden gehanteerd om de handelingen te selecteren
waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard.
Algemeen selectiecriterium
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Deze algemene criteria gelden in de meest voorkomende gevallen.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van
vernietiging worden uitgezonderd.
3.4 Geldigheid
De selectielijst van de Onderzoeksraad voor Veiligheid blijft in de huidige vorm maximaal
twintig jaar geldig. De lijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit
de beschreven handelingen. Dus voor digitale bestanden (e-mail, Word, Excel, digitale
kaarten etc), databases en analoge bestanden, waaronder documenten op papier, op video-
en op cassetteband.
3.5 Verslag vaststellingsprocedure
Op 21 augustus 2006 is de ontwerp-selectielijst door de Onderzoekraad voor Veiligheid
aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aangeboden, waarna deze
het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde
driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat
tegelijk met de selectielijst naar de RvC is gestuurd.
Vanaf 1 mei 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij
de registratiebalie van het Nationaal Archief en op de websites van het Nationaal
Archief en van het ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 28 juni 2007 bracht de RvC advies uit (arc-2007.03942/1), hetwelk (naast enkele
tekstuele correcties) geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd de selectielijst op 5 juli 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens
de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld (C/S&A/07/1723).
5. Selectielijst van de Onderzoeksraad voor Veiligheid
5.1 Primaire taken
1
Handeling: Het vaststellen van onderzoeksrapporten.
Periode: 1999–
Product: Onderzoeksrapporten (gepuliceerde versie)
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 55–60
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 57–63
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 9
Opmerking: In het onderzoeksrapport zijn aanbevelingen opgenomen.
Rapporten moet breed opgevat worden. Binnen de organisatie zijn er rapporten, verkorte
rapporten, verkennende rapporten, rapportage na verkenning, tussenberichten, katalyserende
brief (bij een geconstateerd structureel veiligheidstekort, waarbij het doen van diepgaand
onderzoek of het uitbrengen van een rapport een te zwaar middel is, maakt men een
katalyserende brief).
De gepubliceerde versie is openbaar.
Waardering: B
Criterium: 5
2
Handeling: Het uitvoeren van onderzoeken naar voorvallen van nationaal belang.
Periode: 1999–
Product: Ter inzage gelegde versie(s) van het onderzoeksrapport, onderzoeksmateriaal,
beslisdocumenten die in de loop van het onderzoek worden opgesteld, interviews met
sleutelfiguren, hoorzittingen, ‘vertrouwelijke brief’, technische en andere (deel)onderzoeken
en overig uniek materiaal.
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 14-16, 32-65
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 15, 18, 33-66
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 7-9
Opmerking: Criteria voor onderzoeken die van nationaal belang zijn:
– worden breed uitgemeten in de media; en/of
– worden Kamervragen gesteld; en/of
– leidden tot wetswijzigingen; en/ of
– in de Wet Rampen en zware ongevallen (1985) als ‘ramp’ worden betiteld
Permanent te bewaren materialen worden niet automatisch openbaar na 20 jaar.
Waardering: B
Criterium: 5
3
Handeling: Het uitvoeren van onderzoeken naar voorvallen die niet van nationaal belang
zijn.
Periode: 1999–
Product: Ter inzage gelegde versie(s) van het onderzoeksrapport, onderzoeksmateriaal,
beslisdocumenten die in de loop van het onderzoek worden opgesteld, interviews met
sleutelfiguren, ‘vertrouwelijke brief’, technische en andere (deel)onderzoeken en
overig uniek materiaal.
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 14–16, 32–65
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 15, 18, 33-66
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 7–9
Opmerking: De termijn van twintig jaar wordt toegekend omdat:
a. het langere tijd van belang is te kunnen reconstrueren hoe de Raad tot zijn conclusies
is gekomen
b. oudere dossiers worden bestudeerd in het kader van de gegevensverzameling voor
nieuwe projecten
Waardering: V 20 jaar
Criterium
4
Handeling: Het monitoren van de opvolging van aanbevelingen.
Periode: 1999–
Product: Correspondentie na de publicatie
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 73–76
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 69–70
Opmerking: De aanbevelingen zelf zijn onderdeel van de rapporten.
Dit is geen handeling van de TCOD.
Waardering: B
Criterium: 5
5
Handeling: Het registeren van meldingen.
Periode: 1999–
Product: Registraties
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 28, 29
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 28–30
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 6
Opmerking: Gemelde incidenten komen in jaarverslagen. Er zijn databases met meldingen.
Deze bevatten meer gegevens dan de jaarverslagen.
Waardering: B
Criterium: 5
6
Handeling: Het toestaan of inroepen van deelname door vertegenwoordigers van een (buitenlandse)
staat aan het onderzoek.
Periode: 1999–
Product: Overeenkomsten, correspondentie, rapportages
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 45–47
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 45–47
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 2, 10
Opmerking:
Waardering: V 20 jaar
Criterium
7
Handeling: Het leveren van bijdragen aan de totstandkoming van buitenlandse onderzoeksrapporten
Periode: 1999–
Product: Verslagen, nota’s, overeenkomsten, correspondentie, buitenlandse onderzoeksrapporten
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 4, 77–80
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 3, 75–86
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 2, 10
Opmerking: Bevat: deelnemen aan een onderzoek dat door een andere staat wordt ingesteld;
als ook het verstrekken van informatie, het verschaffen van faciliteiten of diensten,
het verlenen van bijstand aan de staat die bevoegd is een onderzoek naar een voorval
in te stellen.
Waardering: B 5 voor rapporten; V 20 jaar voor overige neerslag
Criterium: 5
8
Handeling: Het verantwoorden van de uitvoering van de taken aan betrokkenen en derden.
Periode: 1999–
Product: Jaarverslagen, jaarplannen, jaarberichten, managementrapportages.
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 25, 26
Informatiestatuut Onderzoeksraad voor veiligheid (Stc. 2005, nr. 21)
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 26, 27
Opmerking: Verslagen en rapportages over een periode korter dan een jaar worden vernietigd,
wanneer de gegevens in die verslagen en rapportages in jaarverslagen/ jaarrapportages
zijn opgenomen.
Waardering: B
Criterium: 1–3
5.2 Het voeren van overleg
9
Handeling: Het voeren van beleidsmatig en besluitvormend overleg.
Periode: 1999–
Product: Verslagen van raadsvergaderingen, bestuursvergaderingen, kamervergaderingen,
commissievergaderingen.
Grondslag/ Bron: Interviews
Opmerking: Het gaat om vergaderingen van de Onderzoeksraad en voorlopers, waarin besluiten
worden genomen.
Permanent te bewaren materialen worden niet automatisch openbaar na 20 jaar.
Waardering: B
Criterium: 1
10
Handeling: Het voeren van beleidsvoorbereidend overleg.
Periode: 1999–
Product: Verslagen van het managementteam en afdelingsoverleg.
Grondslag/ Bron: Interviews
Opmerking: Hierin worden besluiten voorbereid.
Waardering: B
Criterium: 1
11
Handeling: Het voeren van intern overleg.
Periode: 1999–
Product: Verslagen van werkoverleg, bedrijfsvoeringsoverleg, overleg van gebruikersgroepen.
Grondslag/ Bron:
Opmerking:
Waardering: V 5 jaar
Criterium
5.3 Organisatie
12
Handeling: Het inrichten van de organisatie.
Periode: 1999–
Product: Inrichtings- en formatieplannen, nota’s, organisatie- en reorganisatierapporten,
Bestuursreglementen.
Grondslag/ Bron: Bestuursreglementen: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art.
17
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 19
Opmerking: Ontwikkelen van de organisatie, reorganisaties.
Waardering: B
Criterium: 4
13
Handeling: Het instellen van commissies en andere werkverbanden.
Periode: 2005–
Product: Instellingsbesluiten
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 10 (toelichting)
Opmerking: Verschil commissies – andere werkverbanden. Aan een commissie kan wel beslissingsbevoegdheden
worden verleend.
Waardering: B
Criterium: 4
14
Handeling: Het opstellen van beleid, regels en procedures voor de interne bedrijfsvoering.
Periode: 1999–
Product: Plannen van aanpak, procedures, procesbeschrijvingen, selectielijst, werkinstructies,
beleidsplannen voor de interne bedrijfsvoering.
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Hieronder vallen het beleid, regels en procedures op het gebied van ondersteunende
activiteiten, waaronder personeelszaken, facilitaire zaken, financiën, inkoop, ict
en documentaire informatievoorziening binnen de organisatie.
Waardering: B
Criterium: 4
15
Handeling: Het uitvoeren van beleid, regels en procedures voor de interne bedrijfsvoering.
Periode: 1999–
Product
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Het gaat om het secretariaat en beheren en onderhouden van de documentaire
informatievoorziening, computer- en informatiecentra en telefooncentrale.
Waardering: V 7 jaar
Criterium
5.4 Financieel beheer
16
Handeling: Het opstellen en vaststellen van jaarrekeningen, begrotingen en financiële
meerjarenplannen.
Periode: 1999–
Product: Begrotingen, jaarrekeningen, financiële meerjarenplannen
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 20, 23, 24
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 20, 24
Opmerking:
Waardering: B
Criterium: 1, 3
17
Handeling: Het verantwoorden van het financieel beheer.
Periode: 1999–
Product: Voorbereidende documenten, maandrapportages, kwartaalrapportages.
Grondslag/Bron
Opmerking: Alle activiteiten gericht op het verantwoorden van de kosten. Het gaat
niet om het opstellen van eindrapportages zoals jaarplan, periode en maandrapportages,
maar om de planning & control cyclus.
Waardering: V 7 jaar
Criterium
18
Handeling: Het beheren van financiële middelen.
Periode: 1999–
Product: Boekhouding, financiële administratie
Grondslag/Bron
Opmerking: Alle activiteiten gericht op:
– Het administreren van de kosten en opbrengsten
– Het beheren van debiteuren en crediteuren
– Het beheren van de liquide middelen
– Het verantwoorden van ontvangsten en uitgaven
– Baten en lasten
Waardering: V 7 jaar
Criterium
5.5 Communicatie
19
Handeling: Het ontwikkelen, vaststellen en evalueren van het voorlichtings- en communicatiebeleid.
Periode: 1999–
Product: Voorlichtingsplannen, beleidsnota’s.
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Hieronder vallen zowel interne als externe communicatie en voorlichting,
zoals:
Ontwikkelen van een communicatiestrategie voor inhoudelijke doelen en producten.
Onderhouden en bewaken van de huisstijl.
Waardering: B
Criterium: 3
20
Handeling: Het uitvoeren van het voorlichtings- en communicatiebeleid.
Periode: 1999–
Product: Hiertoe horen:
– Speeches, interviews;
– Voorlichtingsmateriaal;
– Personeelsbladen;
– Intranet;
– Websites;
– Overige publicaties: tijdschriften, folders, brochures en posters, kwartaalberichten,
websites, persberichten, conferentiebijdragen.
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 18
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 21
Interviews
Opmerking: Hieronder vallen zowel interne als externe communicatie en voorlichting,
zoals:
– Personeelsblad (Zonder Embargo), MT: Vissserslatijn.
– Intranet en internet.
– Speeches, interviews.
Waardering: B eindproducten; V 5 jaar overige neerslag
Criterium: 3
21
Handeling: Het deelnemen aan internationale organisaties als secretariaat of als contactorganisatie.
Periode: 1999–
Product: Notulen, correspondentie
Grondslag/ Bron:
Opmerking: De OvV voert het secretariaat of, zoals bij de International Transport
Safety Association (ITSA), laat de organisatie onder haar paraplu functioneren.
Waardering: B
Criterium: 1, 2
22
Handeling: Het deelnemen aan internationale organisaties als lid
Periode: 1999–
Product: Notulen, correspondentie
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Het secretariaat wordt niet gevoerd door de OvV. Voorbeeld: European Transport
Safety Council (ETSC).
Waardering: V 10 jaar
Criterium
23
Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen
betreffende de OVV en zijn voorgangers.
Periode: 1999–
Product: Correspondentie.
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Hieronder valt: het adviseren en beantwoorden van vragen, waaronder ook
klachten en voorstellen van burgers, bedrijven, instellingen e.a organisaties over
het beleid.
Waardering: V 10 jaar
Criterium
5.6 Communicatie: contacten
24
Handeling: Het voeren van formeel overleg met andere organen.
Periode: 1999–
Product: Verslagen en afspraken met andere organen zoals Ministers, Openbaar Ministerie,
Korps landelijke politiediensten, ‘meldplichtigen’.
Grondslag/ Bron: Besluit Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 24, 25
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 67, 68
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 10
Opmerking: Het voeren van formeel overleg is bedoeld om tot afspraken te komen m.b.t.
onderzoeken.
– Bijvoorbeeld:
– Aanwijzing afstemmingsprotocol Onderzoeksraad voor Veiligheid – Openbaar Ministerie,
Staatscourant 2005, nr. 211.
– Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 67, 68: afstemming Defensie en Maritieme
organisatie.
Waardering: B
Criterium: 1, 5
25
Handeling: Het onderhouden en beheren van relaties en contacten.
Periode: 1999–
Product: Gegevens over contactpersonen van de OVV en voorgangers bij verschillende
organisaties. Hoofdzakelijk visitekaartjes.
Grondslag/ Bron:
Waardering: V 5 jaar
Criterium
5.7 Informatievoorziening
26
Handeling: Het plannen en ontwikkelen van de informatievoorziening.
Periode: 1999–
Product: Plannen, correspondentie.
Grondslag/Bron:
Opmerking: Hieronder vallen: informatieplannen, systeemontwerpen, projectenplannen.
Waardering: B eindproducten; V 10 jaar overige neerslag
Criterium: 1
27
Handeling: Het ontvangen en verzenden van documenten ter informatie.
Periode: 1999–
Product: Afschriften, kopieën, informatiebulletins, jaarverslagen, reclamefolders.
Grondslag/Bron
Opmerking: Documenten die o.a. alleen ter kennisneming worden ontvangen.
Waardering: V 1 jaar
Criterium
5.8 Personeelszaken
28
Handeling: Het uitvoeren van het personeels- en arbeidsomstandighedenbeleid.
Periode: 1999–
Product: Plannen van aanpak, procedures, circulaires
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 13, 14, 88
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 16, 17
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 4
Opmerking: Hieronder valt de uitvoering van alle afspraken die zijn gemaakt in de
vorm van collectieve en individuele overeenkomsten, bedrijfsregelingen, adviezen op
het gebied van arbeidsomstandigheden, bedrijfshulpverlening, rechtspositie en arbeidsvoorwaarden,
mobiliteit, opleiding etc.
Waardering: V 10 jaar
Criterium
29
Handeling: Het werven en selecteren van personeel.
Periode: 1999–
Product: Vacatures, sollicitatiebrieven.
Grondslag/ Bron:
Opmerking:
Waardering: V 1 jaar
De sollicitatiebescheiden van de aangenomen medewerkers komen in het personeelsdossier
en vallen onder handeling 30
Criterium
30
Handeling: Het beheren van personeel.
Periode: 1999–
Product: Personeelsdossiers.
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 13, 14, 88
Rijkswet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 16, 17
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 4
Opmerking:
Waardering: Vertrouwelijke gegevensVoor het onderscheid ‘vertrouwelijke’ – ‘overige’
gegevens is gebruik gemaakt van: Regeling bescherming persoonsgegevens in personeelsdossiers
en Emplaza BZK; en de Wet bescherming persoonsgegevens (m.n. artikel 9 en 10).: V
5 jaar na opmaak (verslagen van functioneringsgesprekken, personeelsbeoordelingen,
ingevulde schouwformulieren en schouwverslagen) Formulieren met betrekking tot blootstelling
aan gevaarlijke stoffen e.d.: V 75 jaar na de geboortedatum van de betrokkene.
Overig: V 10 jaar Na Uitdiensttreding.
Criterium:
31
Handeling: Het voeren van overleg met de Personeelsvertegenwoordiging of Ondernemingsraad.
Periode: 1999–
Product: Overlegvergaderingen met de Ondernemingsraad/ Personeelsvertegenwoordiging
Grondslag/Bron: Wet op de Ondernemingsraden
Opmerking: Voor het archief van de OR is de OR zelf verantwoordelijk.
Begin 2005 werd de OR ingesteld. Daarvoor was er een Personeelsvertegenwoordiging
bij de RvTV.
Waardering: B
Criterium: 1–3
