Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid vanaf 1945 (Minister van Justitie)

Geraadpleegd op 23-11-2024. Gebruikte datum 'geldig op' 01-10-2012 en zichtdatum 21-11-2024.
Geldend van 17-10-2007 t/m heden

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Justitie,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 31-7-2007, aca-2007.03984/1);

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Justitie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid over de periode 1945–’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 11 september 2007

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

namens deze:

algemene rijksarchivaris

M.W. van Boven

Minister

van Justitie,

namens deze:

project directeur Project Wegwerken Archiefachterstanden PWAA

A. van der Kooij

Basisselectiedocument organisatie rijksoverheid 1945–

Instrument voor de selectie – ter vernietiging dan wel blijvende bewaring – van de administratieve neerslag van de zorgdrager

Minister van Justitie

Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)

Vastgestelde versie oktober 2007

Lijst van afkortingen

ABD: Algemene Bestuursdienst

ACHR: Ambtelijke Commissie Heroverweging (Rijksbegroting)

ACT: Ambtelijke Commissie Toezicht

ADOR: Adviescommissie Doelmatige Organisatie in de Rijksdienst

AR: Algemene Rekenkamer

ARAR: Algemeen Rijksambtenarenreglement

ARD: Adviescommissie Rijksdienst

art.: artikel

BSD: basis selectiedocument

BVD: Binnenlandse Veiligheids Dienst

CADA: Contact- en Adviescommissie voor Doelmatige Aanschaffing

DG: directoraat-generaal

IBP: Begeleidingsteam Privatisering

IBZ: Interdepartementale Begeleidingsgroep Zelfbeheer

ICPR: Interdepartementale Coördinatievergadering Peroneelsbeleid Rijksdienst

INK-model: Instituut Nederlandse Kwaliteit (model-)

KB: Koninklijk Besluit

MCEV: Ministeriële Commissie Efficiëncy Verbetering

MCHR: Ministeriële Commissie Heroverweging

MCMDW: inisteriële commissie marktwerking, deregulering en wetgevingskwaliteit

MIO: Methode van Institutioneel Onderzoek

MITACO: Ministeriële Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie

O&A: directie Overheidsorganisatie en -Automatisering

OAR: directie Organisatie Rijksdienst

OCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

PBO: publiekrechtelijk bestuursorgaan

P&O: Personeel en Organisatie

PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

Rbb: Raad voor het binnenlands bestuur

RBR: Raad voor de Burgerlijke Rijksdienst

RIB: Rijksinkoopbureau

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

RRD: Raad voor de Rijksdienst

SER: Sociaal Economische Raad

SG: secretaris-generaal

Stb.: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

Stcrt.: Nederlandse Staatscourant

WRR: Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid

ZBO: zelfstandig bestuursorgaan

Verantwoording

Doel en Werking van het Basis Selectiedocument

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Definitie van het beleidsterrein

De taken binnen het beleidsterrein organisatie rijksoverheid zijn het vaststellen en uitvoeren van het beleid ten aanzien van de organisatie van de overheid op ministerieel niveau. De organisatie van gemeente, provincie en waterschap valt dus buiten het beleidsterrein.

Het beleidsterrein bevat drie componenten: de organisatie van de overheid rijksbreed, de organisatie van de ministeries intern en de organisatie van de rijksinkoop. De grote lijn in het beleid is het zoeken naar efficiency en doelmatigheid, in veel gevallen ingegeven door bezuinigingsoverwegingen.

Totstandkoming BSD

Het BSD Organisatie Rijksoverheid is enkele jaren geleden vastgesteld voor de primaire zorgdrager, de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en een groot aantal secundaire zorgdragers.

Op 20 december 2002 is het concept-BSD door de betrokken zorgdragers aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 augustus 2004 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 7 januari 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2004.1772/5), wat naast enkele tekstuele correcties aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 5 juli 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, vastgesteld (Stcrt. 2005/ 245). De zorgdragers de Minister van Algemene Zaken [C/S&A/05/1196], de Minister van Buitenlandse Zaken [C/S&A/05/1197], de Minster van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties [C/S&A/05/1361], de Minister van Defensie [C/S&A/05/…], de Minister van Financiën [C/S&A/05/1198], de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit [C/S&A/05/1364], de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap [C/S&A/05/1357], de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid [C/S&A/05/1358], de Minister van Verkeer en Waterstaat [C/S&A/05/1360] en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport [C/S&A/05/1365] hebben het BSD bij deze gelegenheid vastgesteld.

De minister van Justitie heeft het BSD Organisatie Rijksoverheid in 2005 niet vastgesteld. Daarom wordt deze selectielijst voor de actoren de minister van Justitie en (de minister van Justitie als) vakminister alsnog voorgelegd ter vaststelling.

Aangezien het BSD Organisatie Rijksoverheid in de periode 2002–2005 uitvoerig is besproken voor zowel de primaire zorgdrager (BZK) en de secundaire zorgdragers (handelingen vakminister), is in samenspraak met het NA besloten tot een vereenvoudigde vaststellingsprocedure. Zie daarom voor de doelstellingen van de overheid op en de afbakening van het beleidsterrein het RIO Organisatie Rijksoverheid. Institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein organisatie van de rijksoverheid (1945–1999).

Selectiedoelstelling

In de productbeschrijving BSD van maart 2004 is de selectiedoelstelling van het Nationaal Archief als volgt verwoord. ‘De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

Selectiecriteria

Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.

De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het NA.

De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.

HANDELINGEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (ewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Overigens kan, ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen, betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, in overleg met het NA, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). In dit BSD is geen aanvullend selectiecriterium toegekend.

Actorenoverzicht

Actoren onder de zorg van de minister van Justitie

– Minister van Justitie
– Minister van Justitie als vakminister

Een uitgebreid overzicht van de actoren die op het beleidsterrein organisatie rijksoverheid een rol spelen, is opgenomen in Organisatie rijksoverheid. Institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein organisatie van de rijksoverheid 1945–1999. Voor informatie over de actor de minister van Justitie wordt verwezen naar de context bij de betreffende handeling in datzelfde RIO.

Vaststellingsprocedure

Op 10 mei 2007 is het ontwerp-BSD door het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) namens de minister van Justitie aan de minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 juni 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief evenals op de website van het ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 31 juli 2007 bracht de RvC advies uit [aca-2007.03984/1], hetwelk behoudens enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 11 september 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en het Project Wegwerken Archiefachterstanden namens de minister van Buitenlandse Zaken [C/S&A/07/2239] vastgesteld.

Leeswijzer

De selectielijst is primair ingedeeld naar zorgdrager en secundair naar actor. De tertiaire indeling is de volgorde van de handelingen Tussen de handelingen treft u bij de actor Minister van Financiën de titels van de hoofdstukken uit het RIO. Dit is gedaan om het opzoeken van de handelingen van de grootste en eerstverantwoordelijke actor op dit beleidsterrein in de aanvulling op het RIO te vergemakkelijken.

Handelingenblokken

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

(nummer): Het nummer van het handelingenblok.

Handeling:

Een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: Hier worden de jaren weergegeven waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: De grondslag is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: Dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: Hier worden eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weergegeven.

Waardering: Hier wordt aangegeven of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat deze op termijn vernietigd kan worden.

De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens de Archiefwet 1995 overdragen aan de Rijksarchiefdienst. De ‘V’ staat voor vernietigen na afloop van de aangegeven termijn. Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium, zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.

Actoren onder de zorg van de Minister van Justitie

Actor: minister van Justitie

181.

Handeling: Het evalueren van toezichtarrangementen voor een verzelfstandigde dienst van het eigen ministerie

Periode: 1999–2000

Bron: Aanbiedingsbrief bij rapport De ministeriële verantwoordelijkheid ondersteund, TK 1998-1999, 26 200 VII, nr. 48

Product: Nota, rapport

Waardering: B (2)

Actor: Vakminister

Coördinatie

Algemene handelingen

Handeling: Het informeren van de coördinerend minister op het beleidsterrein organisatie van de rijksoverheid betreffende de organisatie van het eigen ministerie

Periode: 1945–

Product: Brief, nota, rapport

Waardering: B (3)

Ambtelijke voorportalen en adviescommissies

Adviescommissie voor de Doelmatige Organisatie in de Rijksdienst (ADOR) (1953–1966)

18.

Handeling: Het overeenstemmen met de minister-president / de minister van Algemene Zaken inzake de benoeming van de voorzitter van de Adviescommissie voor de Doelmatige Organisatie in de Rijksdienst

Periode: 1954–1957

Grondslag: Besluit van de minister-president / minister van Algemene Zaken van 8 april 1954, No. 37975, art. III, onder a

Waardering: V 5 jaar na einde benoeming

Adviescommissie voor Overheidsorganisatie en –Automatisering (AOA) (1979–1983)

25.

Handeling: Het overeenstemmen met de minister van Binnenlandse Zaken inzake de benoeming van een ambtenaar van zijn ministerie als lid van de Adviescommissie voor Overheidsorganisatie en -⁠Automatisering

Periode: 1979–1983

Grondslag: Besluit Adviescommissie voor Overheidsorganisatie en -⁠Automatisering, van 9 januari 1979 / O&A 78-3429/2711, Stcrt. 1979/11, art. 2

Waardering: V 5 jaar na einde benoeming

26.

Handeling: Het overeenstemmen met de Adviescommissie voor Overheidsorganisatie en -⁠Automatisering inzake de benoeming van een ambtenaar van zijn departement, niet zijnde een lid van de adviescommissie, in een subcommissie

Periode: 1979–1983

Grondslag: Besluit Adviescommissie voor Overheidsorganisatie en -⁠Automatisering, van 9 januari 1979 / O&A 78-3429/2711, Stcrt. 1979/11, art. 2

Waardering: V 5 jaar na einde benoeming

Organisatiekundig onderzoek en methode-ontwikkeling

30.

Handeling: Het ( mede-)ontwikkelen van een methode voor organisatiekundig onderzoek binnen de rijksoverheid met gebruikmaking van gekwantificeerde gegevens

Periode: 1945–

Waardering: V 20 jaar

32.

Handeling: Het (mede-)ontwikkelen van normen voor het meten van de efficiëntie van een personeelsformatie in een kosten-baten-analyse

Periode: 1945–

Waardering: V 20 jaar

33.

Handeling: Het (mede)vaststellen van de opdracht en het eindproduct van (wetenschappelijk) onderzoek betreffende een organisatiekundig onderzoek naar de (inter)departementale organisatie

Periode: 1945–

Product: Offerte, brief, rapport

Waardering: B (1, 2)

34.

Handeling: Het (mede)begeleiden van (wetenschappelijk) onderzoek naar de (inter)departementale organisatie

Periode: 1945–

Product: Notitie, notulen, brief

Waardering: V 5 jaar

35.

Handeling: Het (mede)verzamelen en (mede)bewerken van gegevens ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek naar de (inter)departementale organisatie

Periode: 1945–

Waardering: V 5 jaar

36.

Handeling: Het (mede) financieren van (wetenschappelijk) onderzoek naar de (inter) departementale organisatie

Periode: 1945–

Product: Rekening, declaratie

Waardering: V 7 jaar, Neerslag met een fiscaal verantwoordingsbelang mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer;

V 7 jaar, Neerslag met een financieel verantwoordingsbelang mits de rijksrekening is goedgekeurd door de Algemene Rekenkamer

50.

Handeling: Het (mede-)ontwikkelen van een methode van planning, beheer en controle voor een organisatieonderdeel van het departement van de vakminster

Periode: 1965–

Waardering: V 20 jaar

Educatie

52.

Handeling: Het (mede) (doen) organiseren van cursussen, opleidingen, conferenties etc. op het terrein van de overheidsorganisatie

Periode: 1945–

Waardering: V 3 jaar

V 10 jaar, Eindproducten van conferenties, symposia en opleidingsmateriaal voor beleidsambtenaren

Externe adviesbureaus

353.

Handeling: Het (laten) uitvoeren van onderzoeken betreffende de organisatie van het eigen ministerie, dan wel onderdelen daarvan, door een extern organisatiebureau

Periode: 1945–

Bron: Rijksbegroting 1968-1969, hfst. VII, nr. 2, blz. 13

Product: onderzoekdossiers, rapportages

Waardering: B (5)

Commissies

Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie (Commissie-Van Veen)

63.

Handeling: Het instemmen met de minister van Algemene Zaken inzake de benoeming van een ambtenaar van het eigen ministerie tot lid van de Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie

Periode: 1969–1971

Bron: Rijksbegroting 1969-1970, hfst. III, nr. 36, blz. 1; Rijksbegroting 1970-1971, hfst. III, nr. 2, blz. 1

Product: Beschikking

Waardering: V 5 jaar na einde benoeming

Commissie Hoofdstructuur Rijksdienst

67.

Handeling: Het aanwijzen van een adviserend lid van de Commissie Hoofdstructuur Rijksdienst

Periode: 1979–1981

Grondslag Rijksbegroting 1979-1980, Kamerstukken II, 15800, hfst. VII, nr. 2, 72

Waardering: V 5 jaar na einde aanwijzing

De grote operaties van de jaren negentig

De Grote Efficiëncy Operatie

92.

Handeling: Het maken van een kerntakenanalyse van het departement van de vakminister ten behoeve van de Grote Efficiëncy Operatie en de daaruit voortvloeiende exercities

Periode: 1990–1994

Grondslag: TK 1990–1991, 21 835, nr. 7

Product: Rapport

Waardering: B (1, 2, 4)

Project herziening adviesstelsel

98.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en intrekken van een wet tot het instellen van een adviescollege

Periode: 1997–

Grondslag: Kaderwet adviescolleges, 3 juli 1996, Stb. 1996/378, art. 4

Product: O.a. Wet Raad voor het openbaar bestuur, Stb. 1996/623, art. 2

Waardering: B (4)

99.

Handeling: Het voorbereiden van een KB inzake de benoeming van een lid van een adviescollege

Periode: 1997–

Grondslag: Kaderwet adviescolleges, 3 juli 1996, Stb.1996/378, art. 11

Waardering: V 5 jaar na einde benoeming

100.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en intrekken van een AMBV over vergoedingen aan leden en de rechtspositie van leden van adviescolleges

Periode: 1997–

Grondslag: Kaderwet adviescolleges, 3 juli 1996, Stb. 1996/378, art. 14

Waardering: B (5)

103.

Handeling: Het vaststellen van het werkprogramma van een adviescollege

Periode: 1997–

Grondslag: Kaderwet adviescolleges, 3 juli 1996, Stb. 1996/378, art. 26.3

Opmerking: Na vaststelling zendt de vakminister dit jaarlijks op de derde dinsdag van september aan de beide kamers der Staten-Generaal.

Waardering: B (5)

104.

Handeling: Het vorderen van inzage in zakelijke gegevens van een adviescollege

Periode: 1997–

Grondslag: Kaderwet adviescolleges, 3 juli 1996, Stb. 1996/378, art. 29

Waardering: V 10 jaar

De organisatie van een ministerie

Algemene handelingen

118.

Handeling: Het voorbereiden, mede-vaststellen, coördineren en evalueren van de hoofdlijnen van het beleid betreffende de organisatie van het eigen ministerie

Periode: 1945–

Product: O.a. beleidsnota, beleidsnotitie, rapport, advies en evaluatie, agenda’s, notulen, vergaderstukken.

Waardering: B (1, 2, 5)

119.

Handeling: Het (mede)voorbereiden van het totstandkomen, vaststellen, wijzigen en intrekken van wet- en regelgeving betreffende de organisatie van het eigen ministerie

Periode: 1945–

Product: Wet, algemene maatregel van bestuur, koninklijk besluit:

Opmerking: Het betreft hier alléén voorbereidingen waarvoor in de wet- en regelgeving geen grondslagen te vinden zijn

Waardering: B (1)

120.

Handeling: Het opstellen van periodieke verslagen betreffende het deelbeleidsterrein de organisatie van het eigen ministerie

Periode: 1945–

Product: Jaarverslag, kwartaalverslag, maandverslag

Waardering: B (3) jaarverslagen

V rest; waneer geen jaarverslagen voor handen zijn geldt voor maand-en kwartaalverslagen B (3)

121.

Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel informeren van leden van of commissies uit de Kamers der Staten-Generaal betreffende het deelbeleidsterrein de organisatie van het eigen ministerie

Periode: 1945–

Product: Brief, notitie

Opmerking: Het informeren van de Commissies voor de Verzoekschriften valt binnen de omschrijving van de bovenstaande handeling

Waardering: B (3)

122. Handeling vervalt

123. Handeling vervalt

124. Handeling vervalt

125. Handeling vervalt

126. Handeling vervalt

127. Handeling vervalt

128.

Handeling: Het instellen, evalueren en opheffen van een commissie, stuurgroep, werkgroep of overlegorgaan op het deelbeleidsterrein de organisatie van het eigen ministerie

Periode: 1945–

Product: Beschikking

Waardering: B (5)

129.

Handeling: Het benoemen van de voorzitter, secretaris en overige leden van een commissie, stuurgroep, werkgroep en overlegorgaan op het deelbeleidsterrein de organisatie van het eigen ministerie

Periode: 1945–

Product: Beschikking

Waardering: V 5 jaar na einde benoeming

130. Handeling vervalt

357.

Handeling: Het secretarieel en facilitair ondersteunen van het beleid

Periode: 1945–

Product: Afspraken, verzendlijsten, programma’s, protocollen, uitnodigingen bijwonen workshops, vergaderingen, congressen en andere evenementen, correspondentie

Waardering: V 2 jaar

Interne organisatie

133.

Handeling: Het vaststellen, evalueren en wijzigen van de hoofdlijnen van de organisatie van het ministerie

Periode: 1945–

Grondslag: Coördinatiebesluit inrichting organisatie en formatie rijksdienst, 24 maart 1998, Stb. 1998/224, art. 2

Product: Instellings-, organisatie-, wijzigingsbeschikking, onder andere: Wijzigingsbeschikking instelling Directoraat-generaal Binnenlands Bestuur, 22 december 1983, Stcrt. 53

Opmerking: Voor 1998 was er geen grondslag voor de uitvoering van deze handeling

Waardering: B (4)

V 5 jaar, Niet-secretariaat stukken

134.

Handeling: Het vaststellen, evalueren en wijzigen van de organisatie van onderdelen van het ministerie

Periode: 1945–

Product: Nota’s, adviezen, rapporten, convenants, regelingen, agenda’s, notulen en vergaderstukken, reorganisatieplan

Opmerking: Voor 1998 was er geen grondslag voor de uitvoering van deze handeling.

Reorganisatie in de vorm van interne of externe verzelfstandiging valt hier niet onder, maar wordt in volgende paragrafen behandeld

Waardering: V 20 jaar

V 5 jaar, Niet-secretariaat stukken

55.

Handeling: Het sluiten van een overeenkomst met een extern organisatieadviesbureau

Periode: 1945

Grondslag: Rijksbegroting 1968-1969, hfst. VII, nr. 2, blz. 13;

Product: Contrac, overeenkomst

Waardering: V 7 jaar na ontbinding overeenkomst

141. Handeling vervalt

142.

Handeling: Het vaststellen van de administratieve en financiële organisatie van het ministerie

Periode: 1945–

Product: Onder andere: handboek administratieve en financiële organisatie

Waardering: B (2)

143. Handeling vervalt

144.

Handeling: Het voeren van overleg binnen de ministerstaf inzake de eigen departementale organisatie

Periode: 1945–

Product: Verslag, notulen

Opmerking: De ministerstaf is de eigen staf van een minister of een staatssecretaris.

Waardering: B (5)

V 5 jaar, Niet-secretariaat stukken

145.

Handeling: Het voeren van overleg binnen de bestuursraad en de staf van de Directeur-Generaal van het ministerie inzake de eigen departementale organisatie

Periode: 1945–

Product: Verslag, notulen

Opmerking: De Secretarissen-Generaal en Directeuren-Generaal overlegen in de bestuursraad; daarnaast hebben de Directeuren-Generaal een eigen staf

Waardering: B (5)

146.

Handeling: Het voeren van overleg binnen de staf van de directeuren-generaal en op lager ambtelijk niveau inzake de eigen departementale organisatie

Periode: 1945–

Product: Verslag, notulen

Opmerking: het betreft hier specifiek overleg over de organisatie van het departement; dit staat los van het meer algemene ‘werkoverleg’ zoals vermeld in handeling 190 van het beleidsterrein Overheidspersoneel; arbeidsverhoudingen (RIO 72)

Waardering: V 5 jaar

147.

Handeling: Het verlenen van een mandaat en/of volmacht aan een organisatie-(onderdeel) /ambtenaar

Periode: 1945–

Product: Mandaatbesluit; volmachtbesluit, onder andere: Volmachtregeling VWS, 9 september 1999, Stcrt. 1999/182, art. 18

Opmerking: Hieronder valt ook:

– het verlenen van een ondermandaat, tekenbevoegdheid of ondervolmacht

– het aanleggen en bijhouden van één of meerdere mandaat- en/of volmachtregisters

– het vaststellen van instructies betreffende vorm, inhoud, tijdstip en perioden van rapportage over de wijze waarop van het aan de ambtenaar verleende mandaat en/of volmacht gebruik is gemaakt

– het periodiek rapporteren over de wijze waarop van het aan de ambtenaar verleende mandaat en/of volmacht gebruik is gemaakt

Waardering: V 10 jaar na einde mandaat / volmacht

354.

Handeling: Het evalueren van het financieel-economisch beleid

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992,1) art. 10, art. 15, lid 1; Besluit taak DAD (Stb.1995, 426) art. 9, lid 1; Besluit Taak FEZ (Stb. 1992), art. 11

Product: Vergaderstukken periodieke beleidsevaluaties, interdepartementaal overleg van directeuren financieel-economische zaken met het ministerie van Financien

Waardering: B (3)

355.

Handeling: Het voeren van overleg over doelmatigheid van het financieel beleid

Periode: 1945–

Grondslag: Besluit Taak FEZ (Stb. 1992,1) art. 10, art. 15, lid 1; Besluit taak DAD (Stb.1995, 426) art. 9, lid 1; Besluit Taak FEZ (Stb. 1992), art. 11

Product: Agenda’s, notulen, vergaderverslagen

Waardering: B (3)

Verzelfstandiging

162.

Handeling: Het sluiten van een managementcontract met de leiding van een onderdeel van het

ministerie

Periode: 1986–

Bron: Zelfbeheer bij het DGOB, Publicatie van het DGOB, Ministerie van Binnenlandse Zaken

(februari 1988)

Product: Onder andere: Managementcontract voor zelfbeheer bij het directoraat-generaal management en personeelsbeleid (DGMP) in 1991 (Den Haag 1991)

Waardering: B (5)

163.

Handeling: Het stellen van nadere regels met betrekking tot het zelfbeheer bij een onderdeel van het ministerie

Periode: 1986–

Bron: Onder andere Zelfbeheer bij het DGOB, Publicatie van het DGOB, Ministerie van Binnenlandse Zaken (februari 1988)

Product: Beschikking, onder andere: Mandaatbesluit zelfbeheer DGOB 24 jan. 1991, nr. SB90/604/N1

Waardering: B (5)

169.

Handeling: Het voorbereiden van de instelling en het instellen van een agentschap

Periode: 1991–

Grondslag: Zesde wijziging van de Comptabiliteitswet, Stb. 1995/375, art. 701

Product: Beschikking, onder andere Besluit instelling agentschap CAS, Stcrt. 1996/120, kennisgeving aan de Tweede Kamer (van een besluit tot verlenging van de status van agentschap)

Opmerking: De instelling geschiedt in overeenstemming met de ministerraad

Waardering: B (4)

170.

Handeling: Het evalueren van een agentschap

Periode: 1994–

Grondslag: Instellingsbeschikking agentschap

Product: Nota, rapport, onder andere Rapport van het ministerie van Justitie ‘Verder bouwen aan verzelfstandiging’ Evaluatie van de agentschapconstructie DJI (Den Haag 1998)

Waardering: B (2)

174.

Handeling: Het voorbereiden, vaststellen, intrekken en wijzigen van wet- en regelgeving betreffende (de instelling van) een ZBO

Periode: 1974–

Grondslag: Onder andere: Aanwijzingen inzake zelfstandige bestuursorganen, aanwijzing 124-l, art. 7, Stcrt. 1996/177, 17

Product: Wet, beschikking

Opmerking: De term ZBO werd in 1974 geïntroduceerd

Waardering: B (1)

175.

Handeling: Het onderzoeken van bestaansreden, sturingsinstrumenten en publiek- of privaatrechtelijke vormgeving van ZBO’s.

Periode: 1995–1996

Bron: Kabinetsstandpunt ‘Herstel van het primaat van de politiek bij de aansturing van zelfstandige bestuursorganen’, TK 1994–1995, 24 130, nr. 5

Product: Rapportage doorlichting zelfstandige bestuursorganen, Ministerie van Binnenlandse Zaken (1997)

Waardering: B (2)

176.

Handeling: Het rapporteren aan de Tweede Kamer betreffende de genomen maatregelen in verband met de aanpassing van ZBO’s aan de ‘Aanwijzingen inzake zelfstandige bestuursorganen’

Periode: 1997–

Bron: TK 1996-1997, 25 268, nr. 1

Waardering: B (3)

177.

Handeling: Het instellen en evalueren van een ZBO

Periode: 1945–

Opmerking: - Hieronder vallen:

– het laten verrichten van onderzoek naar verzelfstandigingsmogelijkheden

– het instellen van een begeleidingscommissie;

– het inwinnen van advies

– het opstellen van een projectplan voor de verzelfstandiging

– De term ZBO werd in 1974 geïntroduceerd

Waardering: B (4)

Ondersteunende handelingen

282.

Handeling: Het ontwikkelen, vaststellen en evalueren van de (integrale) facilitaire bedrijfsvoering van het departement

Periode: 1945–

Product: Nota’s, adviezen, rapporten, convenanten, regelingen, agenda’s, notulen en vergaderstukken inzake financiën, economie en facilitaire zaken (beveiliging, vervoer, communicatie, interne milieuzorg, catering)

Waardering: V 20 jaar; Niet-secretariaat stukken, convenants en contracten 5 jaar na afloop

283.

Handeling: Het ontvangen van stukken ter kennisname

Periode: 1945–

Product: Agenda’s, notulen, rapporten, kopiebijlagen, kopienota’s, offertes, folders

Waardering: V 2 jaar

284.

Handeling: Het voeren van interdepartementaal overleg inzake (samenwerking op het gebied van) facilitaire zaken

Periode: 1945–

Bron: Interview dhr. P.O. Jansen, stafmedewerker DIV-beleid Faciltair Bedrijf van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Product: Agenda’s, notulen, vergaderverslagen

Opmerking: Het secretariaat van dit overleg wordt gevoerd door projectbureau FMWEB

Waardering: V 5 jaar

285.

Handeling: Het sluiten van een overeenkomst met een directie, buitendienst of agentschap inzake het te leveren serviceniveau

Bron: Interview dhr. P.O. Jansen, stafmedewerker DIV-beleid Facilitair Bedrijf van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Periode: 1945–

Product: Service Level Agreement

Waardering: V 7 jaar na beëindigen van de overeenkomst

286. Handeling vervalt.

287.

Handeling: Het voorbereiden van het departementaal beleid inzake inkoop en beheer

Periode: 1945–

Product: Nota’s, vergadernotulen, adviezen, rapporten, richtlijnen, procedures, regelingen, voorschriften, evaluaties, interpretatie van rijksregelingen inzake inkoop

Waardering: V 20 jaar

288.

Handeling: Het overdragen van (het beheer van) roerende goederen aan de Dienst der Domeinen

Periode: 1945–

Product: Proces-verbaal van overdracht

Opmerking: Voor wat betreft de zorgdrager minister van Defensie, voor militair materieel zie de desbetreffende selectielijst, handeling nr. 64

Waardering: V 5 jaar na overdracht

289.

Handeling: Het bepalen van tarieven voor het verstrekken van diensten van het departementen

Periode: 1945–

Product: Tariefbepalingen

Waardering: V 1 jaar na wijziging

290.

Handeling: Het beheren van materiaal en voorraad

Periode: 1999–

Product: Beheersadministratie

Grondslag: Comptabiliteitswet (Stbl 1999) art. 20.1

Opmerking: Voor wat betreft de zorgdrager minister van Defensie, voor militair materieel zie de desbetreffende selectielijst, handeling nr. 47

Waardering V 5 jaar

291.

Handeling: Het sluiten van verzekeringen voor materieel inzake een doelmatig risicobeheer

Grondslag: Besluit materieelbeheer 1996 (Stb. 1998, 53) art. 8.1

Periode: 1996–

Product: Correspondentie, overzichten, verzekeringscontracten

Waardering: V 5 jaar na vervallen van verzekering

292.

Handeling: Het houden van toezicht op het materiaalbeheer en voorraadbeheer

Periode: 1999–

Opmerking: Voor wat betreft de zorgdrager minister van Defensie, voor militair materieel zie de desbetreffende selectielijst, handeling nr. 48

Waardering: V 5 jaar

293.

Handeling: Het adviseren van directies, agentschappen, inspecties, buitendiensten en externe organisaties bij Europese aanbestedingen

Periode: 1990–

Product: Adviezen

Waardering: V 5 jaar

294.

Handeling: Het aangaan en realiseren van Europese aanbestedingen

Bron: Leidraad aanbestedingen LNV (2002) , p. 92

Periode: 1990–

Opmerking: Een aanbestedingscyclus omvat de gehele periode tussen start aanbesteding en looptijd van de overeenkomst. Deze termijn wordt eventueel verlengd met de periode benodigd voor de goedkeuring van de rekeningen door de Algemene rekenkamer en de Europese Commissie.

Waardering: V aanbestedingscyclus + 5 jaar;

V 2 jaar niet gegunde offertes

295.

Handeling: Het bijhouden van een contractenregister

Bron: Leidraad aanbestedingen LNV (2002), p. 92

Periode: 1945–

Product: Register met alle opdrachten met derden op het terrein van werken, leveringen en verrichten van diensten

Opmerking: In dit register dienen alle opdrachten op het terrein van werken, leveringen en verrichten van diensten te worden vastgelegd met een financieel belang dat groter is of gelijk aan 45.000,– Euro of bij een meerjarige beheerslast

Waardering: V 7 jaar

296.

Handeling: Het jaarlijks verstrekken van statistische informatie met betrekking tot de inkoop aan de Europese Commissie

Periode: 1990–

Product: Statistieken

Waardering: V 5 jaar

297.

Handeling: Het ontwikkelen van het departementaal beleid inzake bedrijfsbeveiliging

Periode: 1945–

Product: Nota’s, vergaderverslagen, evaluaties, adviezen, rapporten, regelingen, procedures inzake bedrijfsbeveiliging, toepassing rijksregelingen

Waardering: V 10 jaar

298.

Handeling: Het (periodiek) rapporteren over de uitvoering van het beleid inzake bedrijfsbeveiliging

Periode: 1945–

Product: Inspectierapporten , correspondentie o.a. inzake betreffende incidenten, ordeverstoringen, clean-desk inspecties, naleving voorschriften, dag-, week-, maandrapporten, notulen, verslagen o.a. ontruimingsoefeningen

Waardering: V 10 jaar

V 5 jaar periodieke rapportages

299.

Handeling: Het verzorgen van de beveiliging van gebouwen, terreinen, personen en goederen

Periode: 1945–

Product: Verslagen, instructies bewakingsdienst, database registratiegegevens, sleutelbeheersplan, toegang tot speciale ruimtes

Waardering: V 5 jaar na einde geldigheid

300.

Handeling: Het ontwikkelen van het departementaal beleid inzake vervoer

Periode: 1945–

Product: Nota’s, vergadernotulen, adviezen, rapporten, evaluaties, richtlijnen, regelingen, procedures faciliteiten, ook toepassing van rijksregelingen, inzake transport, vuilafvoer, bedrijfstaxi, stalling, vervoermiddelen, vervoersmanagement, fietsplan

Waardering: V 20 jaar

301.

Handeling: Het verzorgen van het vervoer van medewerkers en bewindspersonen

Periode: 1945–

Product: Offertes, contracten, correspondentie, registratie kenmerken auto’s, contract NS

Waardering: V 7 jaar

302 .

Handeling: Het ontwikkelen van het (inter)departementaal beleid inzake de interne dienstverlening*)

Periode: 1945–

Product: Nota’s, vergadernotulen, adviezen, rapporten, evaluaties, richtlijnen, regelingen, procedures

Opmerking: In het RIO 92, Overheidsinformatievoorziening, is een handeling opgenomen die met deze handeling overlapt: ‘Het verzorgen van interne en externe poststromen’ (handeling 109)

*) o.a. receptie- en telefoondiensten, post- en reprodiensten, restauratieve dienstverlening, vergaderfaciliteiten, fitnessfaciliteiten en groenvoorziening

Waardering: V 10 jaar

303.

Handeling: Het uitvoeren van het beleid inzake de interne dienstverlening*)

Periode: 1945–

Product: Maandoverzichten, dagrapporten, notulen, correspondentie, schema’s, beheersadministratie, werkroosters

Opmerking: In het RIO 92, Overheidsinformatievoorziening, is een handeling opgenomen die met deze handeling overlapt: ‘Het verzorgen van interne en externe poststromen’ (handeling 109)

*) o.a. receptie- en telefoondiensten, post- en reprodiensten, restauratieve dienstverlening vergaderfaciliteiten, fitnessfaciliteiten en groenvoorziening.

Waardering: V 5 jaar

304.

Handeling: Het benoemen , schorsen of ontslaan van een coördinerend directeur aanschaffingenbeleid / inkoop

Grondslag: Besluit ministerraad 1987

Periode: 1987–

Waardering: V 5 jaar, na einde benoeming

305.

Handeling: Het juridisch adviseren inzake het tot stand komen, wijzigen, intrekken en toepassen van (internationale) wettelijke regelingen behorend tot de departementale beleidsterreinen

Periode: 1945–

Product: Witte, blauwe stukken, advies Raad van State, Commissie- en Kamerstukken van wetsontwerpen, algemene maatregelen van bestuur, koninklijke besluiten, notificaties wet- en regelgeving met betrekking tot de Europese Unie, ontwerp aanpassingen wetten op grond van Europese regelingen, uitleg Europese regelgeving, goedkeuringswetten, inbreukprocedures, instemming met wettelijke regelingen andere ministeries, adviezen, nota’s, (ontwerp) wetteksten, startnotities, evaluatie Wetgevingstoets, nota’s, adviezen, etc.

Waardering: B (1)

306.

Handeling: Het ontwikkelen van regelgeving inzake de organisatie en het bestuurlijk en juridisch handelen van het departement

Periode: 1945–

Product: Regelingen van taken en bevoegdheden, convenanten, handleidingen

Waardering: B (5)

307.

Handeling: Het opstellen en beheren van departementale wetgevingsprogramma’s

Periode: 1945–

Product: Nota’s

Waardering: V 10 jaar

308.

Handeling: Het behandelen van wetgevende, bestuurlijke en juridische aspecten van het departementaal beleid

Periode: 1945–

Product: Juridische adviezen

Waardering: B (5)

309.

Handeling: Het vaststellen van de rechtspositie en bezoldiging van het bestuur van uitvoeringsorganen

Periode: 1945–

Product: Nota’s, besluiten, correspondentie

Waardering: V10 jaar na vervallen regeling

310.

Handeling: Het adviseren, behandelen van juridische, bestuurlijke en algemene aangelegenheden

Periode: 1945–

Product: Adviezen ministeriële regelingen, internationale juridische procedures, dienstvoorschriften

Opmerking: Hieronder valt ook het juridisch behandelen van aangelegenheden zonder beroep op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB)

Waardering: V 20 jaar

V3 jaar voor neerslag met betrekking tot de behandeling van aangelegenheden zonder beroep op grond van de WOB

311.

Handeling: Het behandelen van publiekrechtelijke en civielrechtelijke procedures

Periode: 1994–

Product: Processtukken, verzoek om advies en advies van de landsadvocaat

Waardering: V 20 jaar

312.

Handeling: Het behandelen van aangelegenheden met beroep op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB)

Periode: 1945–

Product: Advies

Waardering: V 10 jaar

313.

Handeling: Het juridisch behandelen van schadeclaims

Periode: 1945–

Product: Correspondentie

Waardering: V 7 jaar na uitspraak

314.

Handeling: Het ontwikkelen van een samenwerkingsprotocol met andere instanties

Periode: 1945–

Product: Samenwerkingsprotocol

Waardering: V 1 jaar na vervallen samenwerkingsprotocol

315.

Handeling: Het beheren en onderhouden van een werkrelatie met de landsadvocaat

Periode: 1945–

Product: Correspondentie

Waardering: V 7 jaar

316.

Handeling: Het evalueren van de taak van departementale adviescolleges

Periode: 1945–

Product: Kamerstukken

Waardering: B (2)

317.

Handeling: Het initiëren en (laten) uitvoeren van projecten op het gebied van het beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid

Periode: 1945–

Product: Projectverslagen

Waardering: V 10 jaar

318.

Handeling: Het voeren van interdepartementaal overleg op het gebied van het beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid indien het secretariaat niet door de eigen directie wordt gevoerd

Periode: 1945–

Product: Projectverslagen

Waardering: V 5 jaar

319.

Handeling: Het voeren van interdepartementaal overleg op het gebeid van het beleidsterrein Organisatie Rijksoverheid indien het secretariaat door de eigen directie wordt gevoerd

Periode: 1945–

Product: Projectverslagen

Waardering: B (1)

320.

Handeling: Het uitvoeren van het programma Handreikingen Externe Verzelfstandiging

Periode: 1945–

Product: Vergaderstukken, projectverslagen, eindproducten (brochures)

Waardering: V 3 jaar

B (5) eindproducten

321.

Handeling: Het toetsen van de aanvraag voor de instelling van een eenmalig, tijdelijk of permanent adviescollege

Periode: 1945–

Product: Instellingsregelingen, toetsingsverslagen, adviezen

Waardering: B (4)

322.

Handeling: Het informeren van / geïnformeerd worden door andere overheidsinstellingen over het functioneren van het (eigen) organisatie-onderdeel

Periode: 1945–

Product: Rapporten, brieven

Waardering: V 1 jaar na afdoening

323.

Handeling: Het opstellen, wijzigen en/of intrekken van interne regelgeving met betrekking tot de bedrijfsvoering

Periode: 1945–

Product: Interne regelgeving

Waardering: V 1 jaar na geldigheidsduur

Handelingen ten aanzien van ZBO’s

324.

Handeling: Het stellen van voorschriften en het mandateren van bevoegdheden inzake een zelfstandig bestuurlijk orgaan.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp wet Regels betreffende zelfstandige bestuursorganen (Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen), Kamerzitting 2000–2001, Kamerstuk 27 426, art. 4, 9

Product: Organisatiebeschikking, mandaat, aanwijzing, informatieprotocol, controleprotocol, bezoldiging / schadeloosstelling

Opmerking: Het betreft publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organisaties, als Zelfstandig bestuurlijke organen (zbo’s), rechtspersonen met wettelijke taak (rwt’s) en ‘notified bodies’ (keuringsinstanties)

In het geval er handelingen bestaan met gelijke strekking maar met specifieke wetgeving als grondslag genieten deze voorrang boven deze handeling. Een ontwerp voor een kaderwet ZBO’s is in behandeling bij de Tweede Kamer.

Waardering: B (3)

325.

Handeling: Het al dan niet goedkeuren van regelingen en verantwoordingen van een zelfstandig bestuurlijk orgaan.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen, art. 6, 12, 15, 17–23, 25, 27

Product: Goedkeuringsbeschikking bestuursreglement, tarieven, besluiten, begroting, jaarrekening, deelname aan rechtspersonen, eigendoms- en kredietovereenkomsten, verwerving van eigendom, fondsvorming, faillissement, surséance van betaling.

Opmerking: In het geval er handelingen bestaan met gelijke strekking maar met specifieke wetgeving als grondslag genieten deze voorrang boven deze handeling. Een ontwerp voor een kaderwet ZBO’s is in behandeling bij de Tweede Kamer.

Waardering: B (5)

326.

Handeling: Het benoemen, schorsen of ontslaan van leden van een zelfstandig bestuurlijk orgaan.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen, art. 7

Product: Beschikking benoeming, schorsing, ontslag.

Waardering: V 10 jaar na einde benoeming, na schorsing, ontslag

327.

Handeling: Het treffen van een voorziening wanneer een zelfstandig bestuurlijk orgaan zijn taak in ernstige mate verwaarloost.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen, art. 16

Product: Voorziening

Opmerking: Bijzondere gevallen uitgezonderd krijgt het orgaan eerst gelegenheid maatregelen ter verbetering te nemen. De minister stelt beide Kamers op de hoogte.

Waardering: B (5)

328.

Handeling: Het voeren van overleg met een zelfstandig bestuurlijk orgaan in kader van het toezicht.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen, art. 8

Product: Correspondentie, toezichtbevindingen, melding van nevenfuncties

Opmerking: Het hebben of zullen aanvaarden van nevenfuncties wordt bekend door ter-inzage legging bij het orgaan en bij het ministerie.

Waardering: V 10 jaar , melding van nevenfuncties 5 jaar na einde benoeming

329.

Handeling: Het rapporteren en adviseren over het functioneren van een zelfstandig bestuurlijk orgaan.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen, art. 13, 27

Product: Advies, rapport, jaarverslag

Waardering: B (5)

330.

Handeling: Het verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van gegevens over zelfstandig bestuurlijke organen van het departement.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen, art.14

Product: Databank

Opmerking: De informatie over taakuitvoering wordt op verzoek geleverd, maar kan door de minister ook gevorderd worden.

Waardering: V 10 met uitzondering van V 50 broncodes

331.

Handeling: Het bijdragen aan het interdepartementaal beleid inzake het functioneren van zelfstandig bestuurlijke organen in het algemeen.

Periode: 1974–

Product: Nota’s

Opmerking: Het gaat hier om beleidsvorming in het kader van markt en overheid, de toegankelijkheid van overheidsinformatie, de kabinetsvisie op het toezicht, een geïntegreerd middelenbeheer.

Waardering: B (1)

332.

Handeling: Het verslag doen aan de Staten-Generaal over het taakgericht en bedrijfsmatig functioneren van de zelfstandig bestuurlijke organen ingesteld door zijn departement.

Periode: 1974–

Grondslag: Ontwerp Kaderwet zelfstandig bestuurlijke organen, art. 32

Product: Nota’s

Opmerking: Het verslag wordt eenmaal in de vijf jaar gedaan.

Waardering: B (3)

Statistische informatie

333.

Handeling: Het verzamelen en verstrekken van statistische informatie over het facilitair beheer aan de Europese Commissie.

Periode: 1990–

Product: Inkoopstatistieken

Waardering: V 5 jaar

Crisishandelingen

334.

Handeling: Het voorbereiden, (mede-)vaststellen, coördineren en evalueren van het (departementaal) beleid voor de organisatie van het bestrijden van een crisis

Periode: 1945–

Product: Crisishandboeken

Opmerking: Bijvoorbeeld een voedselveiligheidscrisis of een uitbraak van een besmettelijke dierziekte.

Let op:

– Nationale rampen vallen onder een uitzonderlijke waardering

– De handelingen ter bestrijding van een specifieke crisis zijn per beleidsterrein beschreven in de desbetreffende selectielijsten.

Waardering: B (1)

335.

Handeling: Het opzetten van een crisisorganisatie

Periode: 1945–

Product: (organisatie) beschikkingen

Opmerking: N.B. De handelingen ter bestrijding van een specifieke crisis zijn per beleidsterrein beschreven in de desbetreffende selectielijsten. Dit geldt ook voor de facilitaire zaken.

Waardering: B (4, 6)

Sturing algemeen

336.

Handeling: Het voorbereiden, (mede-)vaststellen, coördineren en evalueren van beleid dat meerdere beleidsterreinen van het ministerie betreft

Periode: 1945–

Opmerking: N.a.v. kabinetsplannen, ministerraadsbeslissingen, etc.

Betreft hoofdlijnen van het beleid en (heroriëntatie van) beleidsprioriteiten.

Hieronder valt tevens de toetsing van het beleid van ‘collega-directies”.

Waardering: B (1)

337.

Handeling: Het opstellen van (meerjarige) strategische visies op de departementale organisatie en taakvervulling

Periode: 1945–

Opmerking: Dit is o.a. de Strategische ondernemingsvisie (SOV)

Waardering: B (1)

338.

Handeling: Het maken van afspraken op hoofdlijnen over activiteiten die uitgevoerd zullen worden door een ander organisatieonderdeel of een instelling buiten het departement

Periode: 1945–

Bron: Supplement Handboek Jaarplancyclus Uitvoerende Diensten

Product: Kernpuntenbrief:

Kaderbrief

Waardering: B (1, 2)

339.

Handeling: Het nader uitwerken van werkafspraken tussen directies en/of diensten over de feitelijke uitvoering van de geplande activiteiten die op hoofdlijnen reeds afgesproken zijn

Periode: 1945–

Bron: Supplement Handboek Jaarplancyclus Uitvoerende Diensten

Opmerking: De neerslag van deze handeling betreft niet de neerslag van de taakuitvoering zelf.

Waardering: V 5 jaar

340.

Handeling: Het (tussentijds) monitoren en/of evalueren van werkafspraken tussen directies en/of diensten over de feitelijke uitvoering van de geplande activiteiten op hoofdlijnen

Periode: 1945–

Bron: Blauwdrukken AO staf- en beleidsdirecties

Opmerking: Dit betreft o.a. rapportage over voortgang en afronding, en evaluatie.

De neerslag van deze handeling betreft niet de neerslag van de taakuitvoering zelf.

Waardering: V 5 jaar

Jaarplancyclus

341.

Handeling: Het opstellen van jaarbrieven

Periode: 1945–

Bron: Blauwdrukken AO staf- en beleidsdirecties

Waardering: B (1, 5)

342.

Handeling: Het (jaarlijks) plannen en vaststellen van de werkzaamheden op departements en directieniveau

Periode: 1945–

Bron: Blauwdrukken AO staf- en beleidsdirecties;

Handboek Jaarplancyclus

Product: Departementaal (contouren-), (concept-) jaarplan;

Directie (contouren-), (concept-) jaarplan;

Facultatieve voorjaarsgesprekken;

Samenvattend voorjaarsverslag van de staf

Opmerking: Komt in principe in elke hiërarchische laag terug. Zie ook onderstaande handeling.

Waardering: B (1, 5)

343.

Handeling: Het (jaarlijks) plannen en vaststellen van de werkzaamheden op afdelings- en individueel niveau

Periode: 1945–

Bron: Blauwdrukken AO staf- en beleidsdirecties;

Handboek Jaarplancyclus

Product: Afdelingswerkplan;

Verslag jaarplangesprek

Opmerking: Komt in principe in elke hiërarchische laag terug.

Zie ook bovenstaande handeling.

Waardering: B (5) Eindversie afdelingswerkplannen

V 1 jaar overige stukken

344.

Handeling: Het ontwikkelen van instrumenten voor het opstellen van jaarplannen

Periode: 1945–

Product: Handboek jaarplancyclus

Opmerking: Sinds 1999 is er een handboek voor staf- en beleidsdirecties en één voor de uitvoerende diensten

Waardering: B (5) Eindproducten

V 10 jaar overige stukken

345.

Handeling: Het bevorderen van het gebruik van instrumenten voor het opstellen van jaarplannen

Periode: 1945–

Opmerking: Dit zijn o.m. (bij)scholingstrajecten of het instellen van een jaarplanprijs

Waardering: V 5 jaar

346.

Handeling: Het adviseren van andere directies en de ambtelijke top over de (implicaties van) de concept-jaarplannen

Periode: 1945–

Bron: Blauwdrukken AO staf- en beleidsdirecties

Opmerking: Dit omvat o.a. het toetsen van concept-jaarplannen van andere directies

Waardering: B (5)

347.

Handeling: Het (tussentijds) monitoren en/of evalueren van de realisering van jaarplannen

Periode: 1945–

Bron: Blauwdrukken AO staf- en beleidsdirecties

Product: CCS-rapportage

Opmerking: De geplande werkzaamheden staan o.a. in afdelingswerkplannen en jaarplannen.

Tussentijds monitoren vindt plaats door middel van de CCS rapportage (ex-durante).

De CCS-rapportages van andere directies of (uitvoerende) diensten en agentschappen over de aan de directie geleverde producten of diensten kunnen ook als basis hiervoor dienen.

Waardering: B (2) Eindproducten

V 10 jaar overige stukken

348.

Handeling: Het opstellen van jaarverslagen

Periode: 1945–

Bron: Blauwdrukken AO staf- en beleidsdirecties;

Handboek Jaarplancyclus

Product: Jaarverslag;

Verslagen over de Landbouw;

Voorjaarsindex

Opmerking: Dit gebeurt op departementaal, directie en afdelingsniveau

In het kader van de jaarplancyclus zijn sinds 1993 alle directies overgegaan tot het samenstellen van jaarverslagen.

Let op VBTB: Departementaal jaarverslag wordt tevens gebruikt in het kader van de begrotingscyclus.

Waardering: B (2)

349.

Handeling: Het sluiten van een managementcontract inzake het voorgenomen beleid

Periode: 1999–

Bron: De heren A.J. Dries, A.F.M. Jansen en J.A. van der Poel, beleidsmedewerkers directie Bestuursondersteuning en Advies van het Ministerie van OCW

Product: Managementcontract, evaluatieverslagen, voortgangsrapportages

Opmerking: Deze afspraken worden gemaakt tussen de minister en de secretaris-generaal, tussen secretaris-generaal en de directeuren-generaal en tussen de directeuren-generaal en de directeuren.

Waardering: B (1)

350.

Handeling: Het opstellen van directie-/bedrijfsplannen

Bron: De heren A.J. Dries, A.F.M. Jansen en J.A. van der Poel, beleidsmedewerkers directie Bestuursondersteuning en Advies van het Ministerie van OCW

Periode: 1945–

Product: Directieplannen, bedrijfsplannen, afdelingsplannen

Waardering: B (1)

Handeling ten aanzien van ministerraadstukken

351.

Handeling: Het voeren van ministerraadoverleg en/of het voeren van overleg met onderraden /ministeriële commissies

Periode: 1945–

Opmerking: Het Ministerie van Algemene Zaken is belast met het secretariaat. Deze handeling herbergt geen (interne) beleidsvormende stukken.

Waardering: V, 20 jaar; beleidsvormende stukken B (1)

Aanschaf en beheer

131.

Handeling: Het vaststellen van de behoefte aan roerende goederen / diensten op het departement

Periode: 1945–

Grondslag: Het Rijksaankoopbeleid. Heroverweging 1984, deelrapport nr. 62, 41.

Waardering: V 5 jaar

132.

Handeling: Het sluiten van een overeenkomst inzake de levering en het onderhoud van roerende goederen en diensten

Periode: 1945–

Grondslag: Het Rijksaankoopbeleid. Heroverweging 1984, deelrapport nr. 62, 41

Waardering: V 7 jaar na einde overeenkomst

359. Handeling vervalt

289.

Handeling: Het bepalen van tarieven voor het verstrekken van diensten van het departement

Periode: 1945–

Product: Tariefbepalingen

Waardering: V 1 jaar na wijziging

363. Handeling vervalt.

364. Handeling vervalt

365. Handeling vervalt

279.

Handeling: Het bepalen dat bepaalde gegevens met betrekking tot een aanschaffing niet aan het Rijksinkoopbureau verstrekt worden uit overwegingen van staatsveiligheid

Periode: 1967–1990

Grondslag: Regeling Werking RIB 1967, 4 augustus 1967, Stb. 1967/429, art. 12.2;

Regeling Werking RIB 1980, 28 juni 1980, Stb. 1980/378, art. 12.2

Waardering: B (5)

280.

Handeling: Het geven van toestemming aan het Rijksinkoopbureau om gegevens met betrekking t ot een aanschaffing voor inkoop-technische doeleinden te gebruiken

Periode: 1967–1990

Grondslag: Regeling Werking RIB 1967, 4 augustus 1967, Stb. 1967/429, art. 12.3

Regeling Werking RIB 1980, 28 juni 1980, Stb. 1980/378, art. 12.3

Waardering: V 5 jaar

Rijksinkoopbureau

Algemene handelingen

184.

Handeling: Het beschikbaar stellen van informatie aan de minister van Financiën ten behoeve van het voorbereiden, mede-vaststellen en evalueren van het rijksinkoopbeleid

Periode: 1945–1990

Product: Brief, nota, rapport

Waardering: V 5 jaar

Vrijstelling

231.

Handeling: Het indienen van een verzoek om vrijstelling van de verplichting om bij de aanschaffing van bepaalde goederen gebruik te maken van de diensten van het Rijksinkoopbureau

Periode: 1945–1990

Grondslag: Regeling Werking RIB, 28 maart 1949, Stcrt. 1949/64, art. 9.1;

Regeling Werking RIB 1967, 4 augustus 1967, Stb. 1967/429, art. 8.1;

Regeling Werking RIB 1980, 28 juni 1980, Stb. 1980/378, art. 8.1

Opmerking: Het verzoek wordt ingediend bij:

– de Commissie van Toezicht op het Rijksinkoopbureau (1945–1967);

– de Raad van Toezicht op het Rijksinkoopbureau (1967–1980);

– de minister van Financiën (1980–1990)

Waardering: V 5 jaar

234.

Handeling: Het melden aan het Rijksinkoopbureau dat de vakminister zelfstandig goederen / diensten heeft aangeschaft

Periode: 1945–1990

Grondslag: Regeling Werking RIB, 28 maart 1949, Stcrt. 1949/64, art. 9.3;

Regeling Werking RIB 1967, 4 augustus 1967, Stb. 1967/429, art. 8.5;

Regeling Werking RIB 1980, 28 juni 1980, Stb. 1980/378, art. 8.4

Opmerking: Deze handeling wordt alleen verricht, indien de vakminister zelfstandig heeft aangeschaft, aannemende dat bij inschakeling van het Rijksinkoopbureau de levering niet tijdig zou kunnen plaats hebben.

Waardering: V 5 jaar

Beroep

262.

Handeling: Het bij de minister van Financiën in beroep gaan tegen een besluit van:

– de Commissie van Toezicht op het Rijksinkoopbureau (tot 1967)

– de Raad van Toezicht op het Rijksinkoopbureau (1967–1980)

Periode: 1945–1980

Grondslag: Regeling Werking RIB, 28 maart 1949, Stcrt. 1949/64, art. 5.1 en 10.1;

Regeling Werking RIB 1967, 4 augustus 1967, Stb. 1967/429, art. 7.3 en 8.2

Waardering: V 10 jaar

265.

Handeling: Het opstellen van een gezamenlijke nota waarin een beroepszaak waarover de minister van Financiën en de vakminister geen overeenstemming hebben bereikt, wordt voorgelegd aan de Ministerraad

Periode: 1967–1980

Grondslag: Regeling Werking RIB 1967, 4 augustus 1967, Stb. 1967/429, art. 7.4

Waardering: B (5)

266.

Handeling: Het bij de minister-president in beroep gaan tegen een besluit van de minister van Financiën

Periode: 1980–1990

Grondslag: Regeling Werking RIB 1980, 28 juni 1980, Stb. 1980/378, art. 8.2

Waardering: B (5)

269.

Handeling: Het overeenstemmen met de minister van Financiën inzake het beroep tegen een beslissing van de Commissie van Toezicht op het Rijksinkoopbureau (tot 1967) / de Raad van Toezicht op het Rijksinkoopbureau

Periode: 1945–1990

Grondslag: Regeling Werking RIB, 28 maart 1949, Stcrt. 1949/64, art. 5.3

Regeling Werking RIB 1967, 4 augustus 1967, Stb. 1967/429, art.7.4 en 8.3

Waardering: B (5).