Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Adelsbeleid, [...] vanaf 1945 (Minister van Verkeer en Waterstaat)

Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Een BSD wordt normaliter opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het rapport institutioneel onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (financieel beleid, bijvoorbeeld) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.

Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Sinds de invoering van artikel 63 in de Grondwet van 1848 tot 1953 is de bepaling dat ‘De Koning adeldom verleent’ ongewijzigd gebleven. Hetzelfde artikel bepaalde dat ‘vreemde adeldom door geen Nederlander kan worden aangenomen.’ Een verandering in het beleid was het (informeel) besluit van de Raad van ministers op 21 november 1953:

• 1. erkenning te behoren tot de Nederlandse adel alleen op bewijs, dat men behoort tot een geslacht dat vóór 1795 al tot de adel hoorde;

• 2. inlijving wordt van geval tot geval beoordeeld;

• 3. verheffing in de adel dient achterwege te blijven. Voor leden van het koninklijk huis is een uitzondering mogelijk.

Artikel 74 lid 1 van de Grondwet 1972 heeft als basis gediend bij het toekennen van titels aan (toekomstige) leden van het Koninklijk Huis, zoals aan Claus von Amsberg en de kinderen die uit zijn huwelijk met H.K.H. Prinses Beatrix geboren zouden worden. Ook op basis daarvan zijn voorzieningen getroffen in verband met het huwelijk van H.K.H. Prinses Margriet en Pieter van Vollenhoven. De volgende aanpassingen vonden bij de invoering van de Wet op de adeldom ten opzichte van de Grondwet 1953 plaats: erkenning, inlijving en verheffing.

In artikel 74 van de Grondwet 1972 stond nog steeds slechts vermeld:‘de koning verleent adeldom’, maar niet aan wie, waarom en wanneer adeldom verleend kon worden, hoeveel ervoor betaald moest worden en wie hierin adviseert. Het adelsbeleid dat tot dusver gevoerd was, had een te smalle juridische basis en de Tweede Kamer wilde dat daar verbetering in kwam. Daarom werd in de Grondwet van 1983 additioneel artikel XXV (Staatsblad 70) in plaats van artikel 74 lid 1 opgenomen, waarin werd vastgelegd dat deze zaken bij wet geregeld moesten worden. Een wet kan namelijk gemakkelijker veranderd of ingetrokken worden dan een Grondwet.

Tot slot kan nog worden vermeld dat het omgekeerde van verlening, het verlies van adeldom, zich onder omstandigheden (bijvoorbeeld door een strafrechtelijk vonnis of door het zonder toestemming in dienst treden van een buitenlandse Soeverein) kan voordoen, met name door royement. Royement is echter niet wettelijk geregeld, maar ‘men mag aannemen, dat degene die adeldom verleent (de Koning) deze ook weer kan ontnemen en dat dit derhalve bij Koninklijk besluit zal dienen te geschieden.’ Het heeft zich in deze eeuw slechts nog één keer voorgedaan: jonkheer Pieter Laurens van Beyma werd op eigen verzoek uit de Nederlandse adel geroyeerd. Royement op eigen verzoek wordt ontraden, omdat eventuele na royement geboren afstammelingen niet tot de adel zullen behoren. Van 1945 tot 1994 zijn acht Koninklijk besluiten tot erkenning van adeldom tot stand gekomen en 26 personen ingelijfd. Er is ook een aantal verzoeken tot adelsverlening geweigerd.

In 1989 werd aan de voorbereiding van een wet op de adeldom begonnen; deze wet werd op 2 juni 1994 in het Staatsblad gepubliceerd. Deze bevat een wettelijke regeling voor het verlenen van adeldom, het heffen van taxa en het geven van een wettelijke basis voor de Hoge Raad van Adel en zijn taken. Het adelsrecht werd gezien als een historisch gegroeid instituut, dat als zodanig alleen kan worden gehandhaafd, maar dat zijn grondslag verliest als men zou proberen het naar eigentijdse denkbeelden te wijzigen of in te richten. Daarom is ervan afgezien het adelsrecht opnieuw te codificeren. Op grond van artikel 8 van de Wet op de adeldom kunnen alle personen die bij de inwerkingtreding van de wet reeds Nederlander waren gedurende een periode van vijf jaar, een verzoek tot inlijving doen.

Anno 1998 is het voeren van een adellijk distinctief (titel of predicaat) het enige voorrecht voor de Nederlandse adel. Ingevolge artikel 2 van het Soeverein besluit van 13 februari 1815, nr. 60 worden titels toegekend of verleend door de Koning.

Ingevolge het Soeverein besluit van 24 juni 1814, nr. 10 werd de Hoge Raad van Adel ingesteld en belast met de behandeling van alle adelsaangelegenheden, zoals het aanleggen van filiatieregisters van degenen die een adelsgunst hadden verkregen en van hun wettige afstammelingen in mannelijke lijn. Ook is hier voor het eerst sprake van heffing van Adelstaxa. De Raad kreeg de bevoegdheid tot het doen betalen van bedragen voor allerlei handelingen, zoals bijvoorbeeld voor het verlenen van adelsdiploma’s. Deze bedragen zouden gevoegd worden bij een afzonderlijk fonds, het adelsfonds (later het Fonds van de Hoge Raad van Adel). De Raad bestaat uit een voorzitter en vier leden en wordt bijgestaan door een secretaris.

Terwijl de Raad vóór Thorbecke een eigen secretarie bezat die alle werkzaamheden verrichtte die voortvloeiden uit ’s Raads adviserende taak aan de Koning, beperkt de werkkring van de Raad zich daarna tot het geven van advies aan de Minister van Binnenlandse Zaken c.q. Justitie en werd de secretarie onderdeel van genoemde ministeries.

Op 6 juli 1859 (Koninklijk besluit nr. 46) werd de behandeling van de adelsaangelegenheden evenals de verdere werkzaamheden van de Raad opgedragen aan het Departement van Justitie. Dat is zo gebleven tot 1937, toen de toenmalige minister-president, dr. H. Colijn, bij brief van 16 november aan de Hoge Raad van Adel meedeelde, dat hij overwoog de werkzaamheden, die tot dusver op het Departement van Justitie plaats vonden, en kort daarvoor waren overgenomen door het Ministerie van Algemene Zaken grotendeels over te dragen en te delegeren aan de Hoge Raad van Adel. De Raad ging hiermee akkoord en beschikt sindsdien dus weer, net als voor 1853, over een eigen secretarie.

Tijdens de Tweede Wereldoorlog heeft de Hoge Raad van Adel zich in hoofdzaak moeten beperken tot het behandelen van kwesties betreffende gemeente- en waterschapswapens. Daarnaast werd de Raad in 1941 belast met het onderzoek van de zogenaamde dubbele geslachtsnamen- een gevolg van het besluit bevolkingsboekhouding van 1936 (artikel 63 lid 3). Dragers van dubbele namen moesten kunnen aantonen, dat hun naam op officiële wijze tot stand was gekomen, zo niet, dan moesten ze er alsnog geld voor betalen. Dit onderzoek veroorzaakte nogal wat commotie. In 1947 werd de Raad uit hoofde van bezuiniging door de minister van Binnenlandse Zaken aan wie de Raad sinds 1945 adviseert weer van deze taak ontheven. Zo had de raad gedurende korte tijd ook te maken met de bevolkingsadministratie.

In 1948 voorkwam de Hoge Raad dat enkele provincies, zonder het advies van de Hoge Raad van Adel eerst in te winnen, een voorstel tot het invoeren van een eigen provincievlag zouden indienen bij de Provinciale Staten van hun eigen gewest. De Raad heeft zich toen tot de minister van Binnenlandse Zaken gewend om op dit gebied uniformiteit en juiste behandeling te waarborgen. De minister heeft toen een circulaire doen uitgaan aan Gedeputeerde Staten van de verschillende provincies, waarin de wenselijkheid werd uitgesproken, dat eerst advies hierover van de Hoge Raad van Adel gevraagd zou worden. Het gevolg is, dat de Raad nu onder meer ook als taak heeft, over vlaggen van gemeenten en waterschappen te adviseren.

Anno 1998 is de Hoge Raad van Adel een extern adviescollege en heeft als belangrijkste taken:

• 1. het adviseren van de minister van Binnenlandse Zaken betreffende alle adelszaken en de samenstelling en wijziging der wapens van publiekrechtelijke lichamen.

• 2. het adviseren van de besturen van publiekrechtelijke lichamen inzake de samenstelling van de door hen gewenste vlaggen.

• 3. het adviseren van de minister van Justitie omtrent verzoeken tot naamswijziging, waarbij de namen van adellijke geslachten of van heerlijkheden en dergelijke betrokken zijn.

• 4. het adviseren van de minister van Defensie inzake samenstelling van emblemen voor Hr.Ms. oorlogsschepen en onder hem ressorterende diensten en inrichtingen.

Daarnaast is de Raad belast met het, in het algemeen, verstrekken van advies en voorlichting op genealogisch en heraldisch gebied aan rechtspersonen en particulieren.

Vóór de Tweede Wereldoorlog werd elk decoratievoorstel met een voorgestelde graad van Ridder in de Orde van Oranje-Nassau of hoger voorgelegd aan de Raad van Ministers (verder te noemen ‘de Ministerraad’), terwijl de eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau zelfstandig door de ministeries werden afgehandeld.

In de periode 1844–1940 was het aantal toegekende civiele onderscheidingen per jaar beperkt tot circa 500. Het meeste werk lag op het terrein van de Militaire Willems-Orde (soldij-) administratie. Bij de verschillende acties, voornamelijk in het voormalig Nederlands Oost-Indië werden in die periode 2635 onderscheidingen toegekend.

Door de relatieve rust in het decoratiestelsel nam de bemoeienis van de Kanselier met het beleid steeds verder af. Zijn positie van beheerder én beleidsondersteuner werd langzamerhand een van beheerder. In 1937 werd de Kanselarij onder de verantwoordelijkheid van het zojuist opgerichte Ministerie van Algemene Zaken gebracht.

Na het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog werd de regeringszetel in 1940 tijdelijk verplaatst naar Londen. In verband met het grote aantal te verlenen dapperheids-onderscheidingen, alsmede het toenemende aantal civiele onderscheidingen, ontstond de behoefte aan een orgaan dat de Ministerraad zou ontlasten. Daartoe werd de Raad voor Onderscheidingen en Eerbetoon in het leven geroepen, bestaande uit de Minister-president en de Ministers van Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken, Marine, Onderwijs, Kunst en Wetenschappen, en Oorlog. Van 1945 tot november 1946 werden de taken van deze Raad waargenomen door de Inter-departementale Commissie voor Onderscheidingen en Eerbetoon.

Op 30 april 1940 kwam een – reeds voorziene – herziening tot stand van de Wet op de Militaire Willems-Orde, welke op 20 mei van dat jaar in werking trad. Een van de veranderingen was dat voortaan ook burgers voor daden van moed, beleid en trouw – in de strijd bewezen – konden worden opgenomen in de orde. Vanaf mei 1940 stelde men andere criteria voor ‘verdiensten voor het vaderland’, waaronder vanaf dat moment begrippen als ‘strijdbaarheid’ en ‘verzet’ komen te vallen.

Na de bevrijding moesten degenen die geacht werden in de Tweede Wereldoorlog ‘fout’ te zijn geweest verantwoording afleggen. In 1947 werd door de Kanselarij der Nederlandse Orden begonnen met de voorbereidende werkzaamheden om van ‘foute’ gedecoreerde Nederlanders hun eerder toegekende onderscheiding te ontnemen. De leden der ridderorden werden in dat verband onder de loep genomen aan de hand van de Wet Zuivering Nederlandse Ridderorden van 18 september 1946 (Stb. 1946, nr. G 261). Daartoe werden in 1948 twee adviescommissies ingesteld, één voor de civiele orden en één voor de Militaire Willems-Orde en het Ereteken voor Belangrijke Krijgsverrichtingen. Zij oefenden hun taak uit op grond van een instructie die werd gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant van 20 september 1948, nr. 181.

Door de Kanselarij der Nederlandse Orden werden 153 dragers van de Orde van de Nederlandse Leeuw en Orde van Oranje-Nassau, de Militaire Willems-Orde en het Ereteken voor Belangrijke Krijgsverrichtingen ter zuivering aan de regering voorgelegd, uiteindelijk werden van 93 personen één der orden of beiden ontnomen. Op 13 maart 1952 werden per Koninklijk Besluit nr. 27 de adviescommissies opgeheven.

In april 1946 werd het Kapittel der Militaire Willems-Orde ingesteld. De Rijkswet op de Militaire Willems-Orde van 1815 kende al de mogelijkheid om een Kapittel in te stellen, waarvan echter tot op dat moment geen gebruik was gemaakt.

De werkzaamheden van dit kapittel hebben tussen 1946 en heden geleid tot 53 benoemingen in de orde. In november 1946 werd de Decoratiecommissie ingesteld. Deze commissie, bestaande uit de Ministers van Buitenlandse Zaken, Economische Zaken en Marine (deze laatste werd later opgevolgd door de Minister van Defensie), bracht adviezen uit aan de Ministerraad inzake de verlening van koninklijke onderscheidingen in de beide orden van verdienste. In de praktijk werden de taken van deze ‘ministeriële Decoratiecommissie’ gedelegeerd aan de zogenoemde ‘ambtelijke Decoratiecommissie’, bestaande uit de directeuren kabinet en protocol van de genoemde ministeries met hun ondersteunend apparaat.

De commissie verkreeg in november 1947 een zelfstandige rol van betekenis: elk decoratievoorstel vanaf de eremedaille in goud, verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau tot en met de graad van Ridder in de Orde van de Nederlandse Leeuw werd door dit orgaan afgehandeld. Toekenning van de graden van Commandeur en hoger in beide orden behoefde de goedkeuring van de ministerraad. De eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau in zilver en brons werden zelfstandig afgehandeld door de ministeries. In de periode 1945–1995 nam het aantal toegekende onderscheidingen in deze orden per jaar toe van circa 2.000 in 1945 tot circa 5.500 in 1995. Formeel bestond de decoratiecommissie in deze opzet tot 1 mei 1996.

In 1948 stelde de regering richtlijnen vast voor het verlenen van koninklijke onderscheidingen, die in hun uiteindelijke vorm zouden bestaan uit ruim 70 aanwijzingen. Onder invloed van een aantal factoren verstarde het decoratiestelsel in de loop van de 20e eeuw, met name na de Tweede Wereldoorlog: de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau – waarvan de eerste traditioneel-historisch de hoogste is – werden in de praktijk vervlochten tot één ridderorde van acht graden; verdienstelijke personen werden mede op basis van een combinatie van rang, functie en aantal dienstjaren gedecoreerd, waarbij deze laatste elementen in hoge mate bepalend waren voor de toe te kennen graad. Hierbij deden automatismen hun intrede. Een groot aantal eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau werd verleend voor ‘langdurige dienst’. Gedurende de jaren ’50 nam de roep toe om het decoratiestelsel te democratiseren en met name de positie van de eremedailles nader te bezien.

In 1963 werd de commissie-Houben geïnstalleerd, die in 1965 een rapport uitbracht met daarin de volgende aanbevelingen:

• – het ontvlechten van de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau (geen ‘automatismen’, geen ‘langdurige dienst’ als criterium),

• – het afschaffen van de eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau onder het gelijktijdig instellen van een ‘derde Orde’ voor langdurige, karaktervolle plichtsvervulling,

• – het instellen van een aparte medaille voor staatsbezoeken,

• – het instellen van een Kapittel.

Over het advies kwam men in de Ministerraad uiteindelijk niet tot overeenstemming, waardoor geen van de aanbevelingen werd geïmplementeerd. Daarna werden er lange tijd geen noemenswaardige pogingen ondernomen tot herziening van het decoratiestelsel.

In 1982 werd vervolgens de commissie-Portheine geïnstalleerd (vóór november 1982 genaamd de commissie-Koning), die in 1985 een rapport uitbracht met daarin de volgende aanbevelingen:

• – herziening van de geldende wet- en regelgeving, met eigentijdse toekenningscriteria, verregaande vormen van democratisering, emancipatie en gelijkstelling van beroepsgroepen, een en ander gebaseerd op het gelijkheidsbeginsel,

• – het niet langer verlenen van de eremedailles, Grootkruisen en Grootofficier-schappen aan Nederlanders,

• – het instellen van een ‘derde Orde’ voor langdurige, loyale plichtsvervulling,

• – het leggen bij de burgemeester van het primaat inzake decoratievoorstellen,

• – het instellen van een Kapittel.

Eind 1985 werd een voorstel van Rijkswet aanhangig gemaakt tot wijziging van de wet op de Orde van de Nederlandse Leeuw van 1815 en de wet op de Orde van Oranje-Nassau (1892). Uiteindelijk werd dit wetsvoorstel in 1994 aanvaard met als gevolg dat:

• – de eremedailles verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau en de Broedersmedaille verbonden aan de Orde van de Nederlandse Leeuw worden niet meer uitgereikt,

• – instelling van een nieuwe ridderlijke (zesde) graad van Lid in de Orde van Oranje-Nassau,

• – een Kapittel voor de Civiele Orden wordt ingesteld als centraal adviescollege voor voorstellen voor benoeming in de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau,

• – een Ordereglement wordt vastgesteld geldend voor beide orden houdende de nadere uitwerking van de wettelijke toekenningscriteria, de onderscheidingstekens en de procedure leidend tot benoeming.

Tot 1994 beoordeelden de vakministers een voordracht voor decoratie, ook van andere personen dan hun eigen ambtenaren. De departementen kenden voor deze taak een decoratiecommissie. Een voordracht voor decoratie werd gedaan aan de minister ‘die het aangaat’. De voordracht kon afkomstig zijn uit de samenleving en van het departement. In het eerste geval werd een voordracht meestal gedaan door de burgemeester. Bij die voordracht kwamen ook stukken mee om de voordracht te ondersteunen. Daarnaast was er tot 1994 ook vaak sprake van decoratie `ambtshalve’. Als men zoveel jaar in dienst was in een bepaalde functie kreeg men automatisch een onderscheiding. Bij de ministeries werden in beide gevallen dossiers gevormd.

Tot 1994 had de Kanselarij der Nederlandse Orden uitsluitend de taak de administratie te verzorgen omtrent het verlenen van onderscheidingen, de verzending van de ordetekens en de opvraag hiervan bij overlijden en bij bevordering in een hogere rang. De Kanselarij hield daartoe een register bij van verleende onderscheidingen.

Per 9 december 1994 werd het Kapittel voor de Civiele Orden ingesteld, de leden werden benoemd per 23 januari 1995.

In april 1996 is het decoratiestelsel herzien 2. De wijze waarop mensen kunnen worden voorgedragen voor een decoratie en de manier waarop die voorstellen worden beoordeeld zijn ingrijpend veranderd. Maar de belangrijkste verandering is dat het decoratiestelsel democratischer wordt. Het nieuwe stelsel sluit beter aan bij huidige maatschappelijke verhoudingen en ontwikkelingen. Er wordt meer nadruk gelegd op de bijzondere, persoonlijke verdiensten of prestaties. Dat betekent dat meer dan tot nu toe, bijvoorbeeld vrijwilligers, vrouwen en personen uit minderheidsgroepen in aanmerking kunnen komen voor een ‘lintje’.

Om dit te stimuleren wordt verenigingen, instellingen en maatschappelijke organisaties gevraagd een grotere rol te spelen bij het doen van voorstellen en zullen de burgemeesters een centrale plaats innemen in de procedure, als eerste aanspreekpunt en als adviseur over decoratievoorstellen.

Eén van de aspecten van de vernieuwing van het decoratiestelsel is de instelling van het Kapittel voor de civiele orden. Het Kapittel brengt onafhankelijke adviezen uit over alle decoratievoorstellen en draagt als centraal adviesorgaan daardoor bij aan de realisatie van de nieuwe doelstellingen van het decoratiestelsel.

Het nieuwe decoratiestelsel geldt voor de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau. Hare Majesteit de Koningin is Grootmeester van beide orden. Zij verleent de Koninklijke onderscheidingen onder verantwoordelijkheid van één van de ministers.

Dat het nieuwe decoratiestelsel ook enige veranderingen in de te verlenen onderscheidingen inhoudt, en dat personen uit een breder deel van de maatschappij voor erkenning in aanmerking zullen komen, betekent niet dat de onderscheidingen die in het verleden zijn verleend, minder waard zijn geworden: de waardering die in het verleden door het verlenen van een onderscheiding is uitgedrukt, wordt niet aangetast.

De belangrijkste aspecten van de vernieuwing van het decoratiestelsel:

• – Evenwichtige spreiding van decoraties over alle lagen van de bevolking.

• – Ontvlechting van de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau.

• – Meer waardering voor het vrijwilligerswerk.

• – Een nieuwe graad van onderscheiding: Lid in de Orde van Oranje Nassau.

• – Niet meer uitreiken van eremedailles, verbonden aan de Orde van Oranje-Nassau.

• – Instellen van een Kapittel voor de civiele orden.

• – Openbaarmaken van het Ordereglement.

• – Een eigentijdse invulling van de ‘bijzondere verdiensten’ in de beide orden.

• – De burgemeester bekleedt een centrale positie bij de procedure.

• – Het Kapittel voor de civiele orden wordt het centrale aanspreekpunt voor alle ambtelijk betrokkenen bij het herziene decoratiestelsel.

• – Vaststellen van een Ordereglement voor toetsingscriteria, beschrijving van de onderscheidingstekens en procedure.

• – Secretariaat Kapittel voor de civiel orden is ondergebracht bij de Kanselarij der Nederlandse Orden.

• – Overgangsregeling voor decoratieperiode na inwerkingtreding nieuwe wetten tot de Algemene Gelegenheid 1996.

• – Opheffen van de Decoratiecommissie.

Bij de Algemene Gelegenheid in 1996 werd er voor het eerst gedecoreerd onder de werking van het herziene stelsel. Sindsdien stijgt het aantal decoraties gestaag, en blijkt dat mensen uit steeds bredere lagen van de samenleving worden gedecoreerd 3.

Deze herziening van de procedure en de toekenningscriteria hadden ook gevolgen voor de dossiervorming. Het in 1994 ingestelde Kapittel voor de Nederlandse Orden toetst de decoratievoorstellen aan de landelijke normen en adviseert de minister `die het aangaat’. De minister neemt het besluit voor decoratie. Hoewel het kapittel in 1994 werd ingesteld, werd pas vanaf 1996 volgens het herziene stelsel gewerkt. Daarom wordt 1996 ook als scheiding tussen het oude en het nieuwe stelselherziening gehanteerd.

Na 1996 worden de stukken betreffende de voordracht naar het Kapittel gestuurd. Het Kapittel houdt de stukken die betrekking op de voorbereiding van zijn advies onder zich. De minister ontvangt het voorstel en het advies van het Kapittel en een kopie van het dossier.

Het Kapittel wordt ambtelijk ondersteund door de Kanselarij der Nederlandse Orden. Bij de kanselarij vindt de vorming van de decoratiedossiers plaats. Deze dossiers omvatten in het algemeen dezelfde soort stukken als welke de ministers voor de instelling van het Kapittel in 1994 ontvingen.

Is bevoegd tot het verlenen van eigen/specifieke medailles binnen zijn departement. Neemt besluiten over de bij zijn departement ingediende decoratievoorstellen.

Deze commissie, bestaande uit de Ministers van Buitenlandse Zaken, Economische Zaken en Marine (deze laatste werd later opgevolgd door de Minister van Defensie), bracht adviezen uit aan de Ministerraad inzake de verlening van koninklijke onderscheidingen in de beide orden van verdienste.

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

(nummer): Het nummer van het handelingenblok.

Handeling: Een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: Hier worden de jaren weergegeven waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: Dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: Dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: Hier worden eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weergegeven.

Waardering: Hier wordt aangegeven of de neerslag van een handeling bewaard moet worden of dat deze op termijn vernietigd kan worden.

De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens de Archiefwet 1995 overdragen aan het Nationaal Archief. De ‘V’ staat voor vernietigen na afloop van de aangegeven termijn. Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium, zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.