Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• a. digitale vervanging: routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen;

• b. ontwerpvervangingsbesluit: ontwerp van een besluit als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;

• c. vervangingsbesluit: besluit als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995.

Deze beleidsregel heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gebruik maakt van de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging tot vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, voor zover het een wijze van digitale vervanging betreft.

• 1 Een machtiging wordt in ieder geval verleend, indien de zorgdrager blijkens een ontwerpvervangingsbesluit voor alle in dat verband te digitaliseren archiefbescheiden:

  • a. toepassing zal geven aan:

    • 1°. artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; en

    • 2°. een ten behoeve van de aanvraag ingediende beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging, die ten minste voorziet in de elementen die zijn opgenomen in paragraaf 1 van de bijlage bij deze beleidsregel en die onder meer dient ter instructie voor de personen die binnen de organisatie belast zijn met taken in het vervangingsproces; en

  • b. ten minste zal voldoen aan de technische specificaties die zijn opgenomen in paragraaf 2 van de bijlage bij deze beleidsregel.

• 2 Een machtiging wordt slechts verleend voor de vervanging van archiefbescheiden die:

  • a. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

  • b. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.

• 1 Een machtiging heeft geen betrekking op digitale vervanging die onverenigbaar is met de waarden, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d, van het Archiefbesluit 1995.

• 2 Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

  • a. waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;

  • b. die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.

• 3 Digitale vervanging is in ieder geval onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

  • a. waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;

  • b. die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin hij wordt geplaatst.

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden.