Instrument voor de selectie, ter vernietiging dan wel blijvende bewaring, van de administratieve
neerslag van de zorgdragers
de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
op het terrein van de Nationale ombudsman
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA),
in samenwerking met het Nationaal Archief
Vastgesteld 15 januari 2008
1. Verantwoording
1.1. Ten geleide
Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen
archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden
of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.
Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische
controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke
functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden
deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.
Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd,
kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend
orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter
van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen
vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten
te waarborgen.
Dit basisselectiedocument (BSD) is een officiële selectielijst. Het heeft tot doel
voor de zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven
in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) Nationale Ombudsman voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.
Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk
van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes, digitale dragers, etc.
Dit BSD Nationale Ombudsman bevat een selectielijst voor de vakminister in de periode vanaf 1982.
1.2. Doel en werking van het basisselectiedocument
1.2.1. Het institutioneel onderzoek
Een Basis Selectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In
de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één
(enkele) organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve
neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Een BSD kan
bestaan uit één of meer selectielijsten.
Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal
ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein
in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere
actoren worden opgenomen.
Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel
Onderzoek (RIO) wordt dan het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken
en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van
de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst.
In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien
is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan
wel vernietigd moet worden.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende
het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel
beleid, etc.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die
betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van
overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale
BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.
Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat
van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen.
Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen
van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien
van toepassing een vernietigingstermijn.
1.3. Het beleidsterrein
1.3.1. Definitie
De Nationale ombudsman is een door de Grondwet ingesteld en verder bij wet uitgewerkt ambt, dat een band met het parlement onderhoudt,
in onafhankelijkheid en met onpartijdigheid rechtstreeks bij het ambt ingediende klachten
van burgers over overheidsoptreden behandelt, de bevoegdheid heeft naar de gegrondheid
van deze klachten onderzoek te doen, daarover in openbare rapportage te oordelen en
zo nodig aanbevelingen te doen en daarnaast over de bevoegdheid beschikt op eigen
initiatief onderzoek naar overheidsoptreden te verrichten (zie het RIO, hoofdstuk
1).
1.3.2. Afbakening
Het terrein dat door dit BSD wordt bestreken vormt in feite een tweeluik. De Nationale
ombudsman staat als ambt en instituut voor een beleidsterrein van de (rijks)overheid. In dit verband wordt het begrip beleidsterrein gehanteerd
volgens de definitie van PIVOT als ‘een geheel van relaties tussen actoren die handelingen
verrichten in het kader van een bepaald overheidsbeleid’.
Aspecten van de Nationale ombudsman als instituut zijn de ontwikkeling van wet- en
regelgeving met betrekking tot het ambt en zijn taak, benoeming en ontslag van de
ambtsdragers, alsmede het beheer van de instelling als Hoog College van Staat. De
belangrijkste actoren die in het institutionele kader een rol spelen zijn de Minister
van Binnenlandse Zaken, het parlement en (sinds de benoeming van de eerste ambtsdrager
in oktober 1981) de Nationale ombudsman zelf.
Naast het beleidsterrein Nationale ombudsman staat het taakveld van de Nationale ombudsman. Hiervan wordt het wettelijke kader gevormd door hoofdstuk
II (‘Het onderzoek’) van de Wet Nationale ombudsman (WNo). Op het taakveld speelt een viertal (categorieën) actoren een belangrijke rol.
Behalve het instituut zelf zijn dit het bestuursorgaan aan wie de Nationale ombudsman
een overheidsgedraging toerekent, degene die een gedraging ter discussie stelt, de
‘verzoeker’, alsmede (wederom) de Tweede Kamer, bij uitbreiding de Staten-Generaal.
Ten aanzien van een belangrijk deel van de taak van de Nationale ombudsman, het uitbrengen
van een jaarverslag en anderszins informeren van de Staten-Generaal, is wederom met
name de Tweede Kamer een belangrijke actor, hier vooral als controlerende instantie
in relatie tot de bij een onderzoek van de Nationale ombudsman betrokken bestuursorgaan
(i.c. een Minister of Staatssecretaris).
In het rapport Behoorlijk behandeld is hoofdstuk 2 (institutionele aangelegenheden) gewijd aan de handelingen op het
beleidsterrein Nationale ombudsman. De volgende hoofdstukken (3 t/m 6) betreffen het
taakveld van de Nationale ombudsman. In het RIO wordt de context van de in kaart gebrachte
handelingen beschreven. Hieronder volgt een korte schets van de hoofdlijnen van beleidsterrein
en taakveld.
1.3.3. Doelstelling en ontwikkeling
In 1964 wordt het ‘ombudsmanvraagstuk’ een afzonderlijke kwestie op de politieke agenda.
Daarmee ontstaat (terugkijkend) het beleidsterrein. De hoofdlijn van het handelen
in de periode tot eind 1981 is het tot stand brengen van een nationale instantie voor
het onderzoeken van overheidsgedragingen jegens burgers (‘bestuurden’).
Mijlpalen in de ontwikkeling zijn geweest het uitbrengen in 1969 door de Minister
van Binnenlandse Zaken van een beleidsnota over de wenselijkheid van het instellen
van een Nationale ombudsman; het presenteren – in 1976 – van het ontwerp van een wettelijke
regeling (aanvankelijk Wet commissaris van onderzoek geheten); dan de parlementaire
behandeling en amendering van de voorgestelde wet, vooral in het zittingsjaar 1979/80;
en ten slotte de voorbereiding en uitvoering van de praktische invoering, die per
1 januari 1982 haar beslag heeft gekregen.
Het wordingsproces van de Nationale ombudsman is in feite een enkel langlopend dossier
geweest, een proces dat gestart is met een beleidsmatige agendavorming en dat heeft
geleid tot uiteenlopende, maar direct op elkaar aansluitende producten als een wet,
een (eerste) benoeming en een eigen organisatie (het Bureau Nationale ombudsman).
De gedachtewisseling tussen parlement en regering heeft geresulteerd in de instelling
van een onafhankelijke, vrij toegankelijke onderzoeksinstantie, waarvan de bevoegdheden,
vooral ten opzichte van de rechterlijke macht, zorgvuldig zijn afgebakend en die een
bijzondere band met het parlement onderhoudt. Uit grondwettelijk perspectief is de
Nationale ombudsman een specifiek instrument van de wetgever om het democratisch functioneren
te verbeteren. Vanuit die achtergrond is het instituut door regering en parlement
ook gerealiseerd. Het wordingsproces heeft echter geen deel uitgemaakt van een ‘grand
design’, zoals een algehele verbetering van de uitvoeringspraktijk van het openbaar
bestuur of een nieuw stelsel van administratieve rechtsbescherming. Dat wil niet zeggen
dat de totstandkoming van de Nationale ombudsman een geïsoleerd proces is geweest.
Tegen dezelfde achtergrond van democratische vernieuwing zijn diverse overeenkomstige
ontwikkelingen te schetsen, die (beperkt tot de bestuurlijke geschiedenis) bijvoorbeeld
ook producten als de Wet AROB, de Wob en de Awb hebben opgeleverd.
Sinds 1982 staat de ontwikkeling van het instituut centraal. De WNo had de Nationale ombudsman bewust in een ‘groeimodel’ gegoten. De kwestie van de
uitbreiding van de bevoegdheid van de Nationale ombudsman tot andere overheden dan
Ministers en lokale korpsbeheerders is dan ook sinds 1982 bij uitstek een hoofdlijn
van het beleid. De ontwikkeling ter zake, gecoördineerd door de Minister van Binnenlandse
Zaken, heeft er inmiddels toe geleid dat thans behalve de gemeenten (op zeven na)
en de gemeenschappelijke regelingen vrijwel alle bestuursorganen (in de zin van de
Awb) binnen de competentie van de Nationale ombudsman vallen.
Afgezien van de vraag of de Nationale ombudsman daarmee zijn ‘natuurlijke grenzen’
heeft bereikt, zal de werkingssfeer van het instituut (dan wel de afbakening van zijn
bevoegdheid ten opzichte van andere instanties) ook in de toekomst een aanhoudende
aandacht van wetgever en regering met zich meebrengen.
Een andere hoofdlijn op het beleidsterrein is het scheppen van optimale voorwaarden
en kaders voor een goed functioneren van het instituut. Die zorg betrof in de beginjaren
vooral een voorspoedige ontwikkeling van de effectiviteit van de nog prille instelling.
De toenemende praktijkervaring leidde al snel tot voorstellen voor wetswijziging op
bepaalde punten. Daarbij ging het om uiteenlopende zaken als de invoering van het
kenbaarheidsvereiste als element van de procesgang en de regeling van de waarneming
en vervanging van de ambtsdrager. Gerelateerd aan deze hoofdlijn is, wat de ambtsdragers
aangaat, de uitvoering van een zorgvuldige benoemingsprocedure. De Nationale ombudsman
wordt – uniek in ons staatsbestel – benoemd door de Tweede Kamer, uit een voordracht
opgesteld door een bijzondere benoemingsadviescommissie (zie onder).
Op het institutionele vlak is is in de tweede helft van de jaren ’90 voor de Nationale
ombudsman een fase van (her)bezinning aangebroken, waarbij de ontwikkeling en uitwerking
van een integrale toekomstvisie op de instelling centraal staat. Daarbij speelt ook
het knelpunt van de onderzoekscapaciteit van de organisatie een belangrijke rol. Wat
de regering aangaat, wordt de verdere ontwikkeling van het instituut dan ook mede
gerelateerd aan een beleid gericht op versterking van de interne klachtbehandeling
door bestuursorganen.
1.3.4. Het taakveld van de Nationale ombudsman
De hoofdtaak van de Nationale ombudsman is om onpartijdig onderzoek te verrichten
naar de gegrondheid van bij hem ingediende klachten van ‘een ieder’ over overheidsgedragingen
en daarover te oordelen in openbare rapporten, zo nodig voorzien van aanbevelingen.
Daarnaast is de Nationale ombudsman bevoegd op eigen initiatief onderzoek te verrichten
naar de behoorlijkheid van overheidsoptreden in een bepaalde aangelegenheid. Wat betreft
het klachtenonderzoek moet worden benadrukt dat een ieder directe toegang tot de Nationale
ombudsman heeft en dat deze, mits hij in de zaak bevoegd en de verzoeker in zijn verzoekschrift
ontvankelijk is, ook verplicht is tot onderzoek van een ter discussie gestelde gedraging.
In de hoofdstukken 4 en 5 van het RIO wordt het primaire proces van de Nationale ombudsman
geschetst, waarmee deze invulling geeft aan zijn hoofdtaak. In dat kader wordt ook
de rol van het bij een onderzoek betrokken bestuursorgaan belicht.
Aan het ambt van Nationale ombudsman zijn diverse functies te onderscheiden. In hoofdstuk
1 van het RIO wordt hieraan de nodige aandacht geschonken. Ten opzichte van de burger
is de functie van het instituut als aanvullende voorziening voor de administratieve
rechtsbescherming evident. Het verrichten van onderzoek uit eigen beweging, het doen
van aanbevelingen aan bestuursorganen en het rapporteren naar het parlement verwijzen
(onder meer) naar een preventieve, dan wel controlerende functie ten opzichte van
de overheid in verband met haar uitvoeringspraktijk. Afgeleide functies zijn een informatieve
functie ten opzichte van de burger, die onder meer gestalte krijgt in het doorverwijzen
van klagende burgers, en een normatieve functie ten aanzien van het bestuur, waarbij
het gaat om het stellen en doen accepteren van normen voor ‘behoorlijk’ gedrag in
de contacten van overheidsorganisaties met burgers.
De WNo legt feitelijk alleen de bevoegdheden van de Nationale ombudsman vast met betrekking
tot de uitvoering van zijn onderzoekstaak. In welke mate en op welke wijze de afgeleide
functies worden ontwikkeld, hangt af van de taakopvatting van de Nationale ombudsman.
Evenzo bepaalt het instituut zijn eigen onderzoeksbeleid, beslist de ombudsman welke
toepassing hij geeft aan zijn wettelijke bevoegdheden (bijv. tot het doen van onderzoek
op eigen initiatief) en hoe hij zijn procesgang inricht.
Naar buiten toe geeft de Nationale ombudsman vorm aan zijn primaire proces door middel
van procedurele werkafspraken met de bestuursorganen binnen zijn competentie en met
een veelheid aan andere klachtbehandelingsinstanties, zoals de Commissies voor de
Verzoekschriften uit de Tweede en Eerste Kamer.
Aan deze en andere activiteiten van de Nationale ombudsman die de uitvoering van zijn
hoofdtaak conditioneren, wordt in hoofdstuk 3 van het RIO aandacht besteed. Daarbij
komen ook de organisatorisch en procedureel gerichte activiteiten van de kant van
het bestuursorgaan aan bod.
In hoofdstuk 6 van Behoorlijk behandeld wordt een veelheid aan activiteiten beschreven die in het kader van de daar genoemde
secundaire taakvervulling worden verricht. Zo is een belangrijke wettelijke taak van
de Nationale ombudsman het jaarlijks uitbrengen van een openbaar verslag van zijn
werkzaamheden. Openbaarheid en bekendheid zijn in het algemeen belangrijke voorwaarden
voor een goed functioneren van de Nationale ombudsman. Deze legt dan ook betrekkelijk
veel nadruk op een actief informatie- en voorlichtingsbeleid, zowel ten opzichte van
het algemene publiek als ten opzichte van bepaalde doelgroepen, waaronder (categorieën)
ambtenaren. Daarbij gaat het enerzijds om de bekendmaking van de Nationale ombudsman
als voorziening (functie, bevoegdheden, werkwijze), anderzijds om het openbaar maken
van wat het primaire proces aan effecten en inzichten heeft opgeleverd. Ook hierbij
komen weer de verschillende aspecten van het ambt van de Nationale ombudsman om de
hoek kijken: zo is met name de voorlichting aan ambtenaren sterk gericht op preventie
van klachten en het uitdragen van gedragsnormen en opinies.
1.4. De actoren op het beleidsterrein, voor zover hun selectielijsten in het BSD zijn
opgenomen
Actor onder de zorg van de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport:
Vakminister
1.5. Totstandkoming BSD
RIO en BSD zijn het resultaat van een werkafspraak, gemaakt in januari 1996 tussen
PIVOT en het BNo. De werkafspraak hield in dat in onderlinge samenwerking een institutioneel
onderzoek zou worden uitgevoerd op het terrein van de Nationale ombudsman. Dit heeft
geresulteerd in het RIO nr. 56, ‘Behoorlijk behandeld: Rapport van een institutioneel onderzoek naar actoren en handelingen
op het terrein van de Nationale ombudsman in de periode (1964) 1982–1997’ en een daarop gebaseerd BSD.
Doel van de samenwerking was om met toepassing van de methodiek van PIVOT te komen
tot een duurzame selectielijst, waarmee de Nationale ombudsman zijn archiefbescheiden
kan selecteren en het Nationaal Archief de voor blijvende bewaring in aanmerking komende
archiefbescheiden op het terrein van de No kan verwerven. De ombudsman had nog niet
eerder de beschikking over een selectielijst. Het institutionele onderzoek is uitgevoerd
door drs. R.J.B. Hageman, die het RIO en aansluitend het daarop gebaseerde BSD heeft
samengesteld.
Het BSD Nationale ombudsman is op 12 november 1999 bij Koninklijk Besluit vastgesteld
voor de Nationale ombudsman) en is gepubliceerd in Stcrt. 1999, 238. In 2003 is het
BSD vastgesteld voor de handelingen van de actor minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (Stcrt. 2003, 208). De handelingen voor de actor bestuursorgaan
als bedoeld in art. 1a Wet Nationale ombudsman, ofwel de vakminister, zijn bij diezelfde gelegenheid ook vastgesteld voor de minister
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Op initiatief van het Project Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) is mei 2007 een
BSD opgesteld met een selectielijst voor actor bestuursorgaan voor de (overige) vakministers.
Net als de hierboven genoemde selectielijsten , is ook het onderhavige document gebaseerd
op het institutioneel onderzoeksrapport nr. 56, ‘Behoorlijk behandeld’. De selectielijst
bevat grotendeels dezelfde handelingen als de lijst voor het bestuursorgaan, ofwel
vakminister, die in 2003 werd gepubliceerd voor de minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties als vakminister.
Het verschil met de lijst uit 2003 is dat de waardering van handeling 122 is gewijzigd
van een V naar een B-waardering. Als gevolg van de samenvoeging is de nieuwe handeling
doorgenummerd vanuit het RIO: de handeling heeft nummer 154 gekregen. De reden is
dat de neerslag van handeling 122 historisch interessante informatie kan bevatten
over de relatie tussen overheid en individuele burger. Veel klachten hebben betrekking
op uitvoeringsorganisaties, wier functioneren maatschappelijke en politieke onrust
kan veroorzaken.
Bij de actualisaties van bestaande BSD’s kan de algemene handeling met betrekking
tot de Nationale Ombudsman worden weggelaten. In nieuwe BSD’s hoeft deze handeling
niet meer te worden opgenomen. Indien zowel het eigen BSD als het BSD Nationale Ombudsman
voor de bewerking van een archief gebruikt kunnen worden, heeft de handeling over
de No in het eigen BSD voorrang. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
heeft het onderhavige BSD ook vastgesteld. Handelingen 121 en 122 uit het vastgestelde
BSD uit 2003 (Stcrt.2003, 208) worden hierbij ingetrokken.
2. Selectiedoelstelling
De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is
dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden
gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn
om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid
ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke
gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.
3. Selectiecriteria
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd
aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen
vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.
Selectiecriteria
Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)
Algemeen selectiecriterium
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben opbeleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Naast de algemene criteria kunnen door de zorgdrager(s) en het Nationaal Archief,
eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, gezamenlijk beleidsterrein-specifieke
criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt
aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7). In dit BSD is geen gebruik
gemaakt van deze mogelijkheid.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van
vernietiging worden uitgezonderd.
4. Verslag vaststellingsprocedure
Op 8 mei 2007 is het ontwerp-BSD door Project wegwerken Archief Achterstanden namens
de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, van Buitenlandse Zaken,
van Defensie, van Economische Zaken, van Financiën, van Justitie, van Landbouw, Natuur
en Voedselkwaliteit, van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
van Verkeer en Waterstaat, van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, aan de minister van OCW aangeboden, waarna deze
het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde
driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat
tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 juli 2007 lag de selectielijst
gedurende acht weken ter publieke inzage op de website van het Nationaal Archief en
van het ministerie van OCW en bij de registratiebalie, hetgeen was aangekondigd in
de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 30 augustus 2007 bracht de RvC advies uit (aca-2007.03943/5), hetwelk geen aanleiding
heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 13 september 2007 door de Algemene Rijksarchivaris, namens
de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de minister van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties, van Buitenlandse Zaken, van Defensie, van Economische
Zaken, van Financiën, van Justitie, van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, van Verkeer
en Waterstaat, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer vastgesteld
(C/S&A/07/2284-2294) en op 15 januari 2008 door de minister van Volksgezondheid, Welzijn
en Sport vastgesteld (C/S&A/08/88)
5. Leeswijzer
(X): Dit is het volgnummer van de handeling.
Dit nummer is overgenomen uit het RIO. Als het volgnummer van één of meerdere handelingen
in het BSD afwijkt van het oorspronkelijke RIO-nummer, dan wordt deze vermeld in een
concordans.
Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling
van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal
overeen met een procedure of een werkproces.
Bijvoorbeeld: Het voorbereiden, coördineren en bepalen van het beleid inzake geluidshinder.
Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht.
Is geen specifiek beginjaar bekend dan wordt een beginjaar geschat, of 1945- genoemd.
Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.
Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht,
indien bekend. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan
de bron (interne regelgeving, beleidsnota’s) worden genoemd waarin de betreffende handeling
staat vermeld.
Product: Hier achter staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou
moeten resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd
uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct Toepassing
is afhankelijk van de zorgdrager.
Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer (een onderdeel
van) het handelingenblok toelichting behoeft.
Waardering: Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen).
Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn, zonodig aangevuld
met een bewerkingsinstructie, bijvoorbeeld: ‘v 5 jaar na voltooiing project’.
Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een
nadere toelichting op de waardering.
6. Actorenoverzicht
Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1a Wet Nationale Ombudsman (Vakminister)
Van meet af aan is de Nationale ombudsman bevoegd geweest tot het onderzoeken van
klachten over instellingen en ambtenaren die onder de ministeriële verantwoordelijkheid
vallen. Hoewel de bevoegdheid van de Nationale ombudsman successievelijk is uitgebreid
tot andere bestuursorganen, gaat het in de voorliggende selectielijst, die betrekking
heeft op de genoemde zorgdragers, uitsluitend om het handelen van een (vak)minister
(of een staatssecretaris).
Handelingen van de actor ‘bestuursorgaan’ komen voor in de hoofdstukken 3, 5 en 6
van het RIO. De hoofdpunten zijn de volgende:
Hoofdstuk 3: in verband met de klachtbehandeling zijn en worden met de voor de Nationale
ombudsman meest belangrijke bestuursorganen, waaronder de ministeries, werkafspraken
gemaakt over te volgen procedures in een onderzoek (handeling 67). Daarnaast vindt,
vooral via werkbezoeken, wederzijdse kennismaking plaats, met name na het aantreden
van een nieuw benoemde Nationale ombudsman (handeling 64). Ten slotte richt het bestuursorgaan
zijn interne klachtbehandeling in en stemt deze af met het ombudsmaninstituut (handeling
68).
Hoofdstuk 5: hierin komt de rol aan de orde van het bestuursorgaan in de behandeling
van een concrete zaak door de Nationale ombudsman (handelingen 121 en 122).
Hoofdstuk 6: in verband met de normatieve functie van de Nationale ombudsman kan nader
overleg met een bestuursorgaan plaatsvinden over meer algemene kwesties (handeling
135). Tevens kan een bestuursorgaan naar aanleiding van een rapportage van de Nationale
ombudsman preventieve actie ondernemen, dus gericht op het voorkomen van klachten
(handeling 136). Ten slotte informeert een vakminister de Staten-Generaal over door
de Nationale ombudsman behandelde zaken op zijn terrein. Het gaat hier enerzijds om
reguliere verslaglegging (handeling 152), anderzijds om incidentele informatieverstrekking
(handeling 153).
Actor onder de zorg van alle ministers
6.1. Actor: Bestuursorgaan als bedoeld in art. 1a Wet Nationale Ombudsman (Vakminister)
NB. Zie de onderdelen 3.4, 5.6, 6.3 en 6.5 van het RIO Behoorlijk behandeld.
64
Handeling: Het kennismaken met de Nationale ombudsman en het wederzijds uitwisselen
van informatie over (wijzigingen in) elkaars taak(opvatting) en werkwijze.
Periode: 1982–
Product: Bijv. verslagen van bijeenkomsten.
Bron: Verslag voorbereiding en invoering No (1981/82) en (volgende) jaarverslagen;
vraaggesprekken BNo.
Waardering: V 5 jaar.
67
Handeling: Het maken van werkafspraken met de Nationale ombudsman over de praktische
werkwijze bij onderzoeken en afstemming daarvan met de interne klachtbehandeling.
Periode: 1982–
Bron: Verslag voorbereiding en invoering No en (volgende) jaarverslagen.
Opmerking: M.n de invoering van het kenbaarheidsvereiste (medio 1989) heeft met zich
mee gebracht dat een bestuursorgaan ook ‘thuis moet geven’ bij klachten en dus op
dat terrein een interne voorziening moet treffen (zie hoofdstuk 6 van het RIO).
Waardering: B 5.
68
Handeling: Het treffen van structurele voorzieningen en maatregelen ten behoeve van
de medewerking aan onderzoeken van de Nationale ombudsman.
Periode: 1982–
Product: Bijv. instructie voor een contactambtenaar.
Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprek Justitie.
Waardering: B 5.
121
Vervallen.
122
Vervallen.
154
Handeling: Het medewerken aan de behandeling van een zaak door de Nationale ombudsman
Periode: 1982–
Grondslag: Medewerking: WNo art. 18 t/m 25.
Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BNo, ministerie van Justitie; secundaire literatuur.
Waardering: B 5.
135
Handeling: Het door middel van algemeen overleg of (nadere) correspondentie met de
Nationale ombudsman formuleren van een (nader) standpunt over door hem:
– gedane aanbevelingen en gegeven oordelen;
– gesignaleerde structurele tekortkomingen, knelpunten of problemen;
– gehanteerde normen.
Periode: 1982–
Bron: Jaarverslagen No; archief BNo (huishoudelijk archief).
Waardering: B 5.
136
Handeling: Het op basis van (gegevens over) uitkomsten van het werk van de Nationale
ombudsman bijdragen aan de preventie van klachten bij een of meer betrokken bestuursorganen
op het beleidsterrein.
Periode: 1982–
Bron: Jaarverslagen No.
Opmerking: Het bestuursorgaan is hier een Minister. Betreft bijv. een circulaire aan
de korpsbeheerders (1995) met aanbevelingen n.a.v. de geringe doorwerking van beoordelingen
door de No.
Waardering: V 10 jaar.
152
Handeling: Het ingevolge een toezegging periodiek verslag doen aan de Staten-Generaal
van het eigen handelen in Nationale ombudsman-aangelegenheden.
Periode: Jaren 1980–
Product: Jaarlijkse ombudsmanparagraaf als bijlage van de MvT van een hoofdstuk van
de rijksbegroting.
Bron: Rijksbegrotingen; vraaggesprekken BiZa en Justitie.
Opmerking: Het bestuursorgaan is hier een Minister. De ombudsmanparagraaf geeft een
overzicht van de aanbevelingen van de No aan het adres van de Minister en diens reacties
daarop.
Waardering: B 3.
153
Handeling: Het desgevraagd nader informeren van (een lid van) een Kamer van de Staten-Generaal
in verband met de behandeling van (uitkomsten van) de taakvervulling van de Nationale
ombudsman.
Periode: 1982–
Product: Kamerstukken.
Bron: Jaarverslagen No; vraaggesprekken BiZa en Justitie.
Opmerking: Het bestuursorgaan is hier een Minister. De handeling betreft in de praktijk
meestal reacties n.a.v. jaarverslag No, soms een kwartaaloverzicht of rapport No;
de ombudsmanparagraaf als bijlage van de MvT van een hoofdstuk van de rijksbegroting
of berichtgeving van derden (publicaties in de pers) kunnen echter ook een aanleiding
vormen.
Waardering: B 3.
