Verordening PVis klachtenbehandeling 2008

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• 1 Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, bij dat bestuursorgaan een klacht in te dienen.

• 2 Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan, voor zover deze gedraging aan het bestuursorgaan kan worden toegerekend.

• 3 Het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

• 4 Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van een bestuursorgaan, kan geen beroep worden ingesteld.

• 1 Indien een schriftelijke klacht betrekking heeft op een gedraging jegens de klager en voldoet aan de vereisten van het tweede lid van dit artikel, zijn de artikelen 4 tot en met 10 van deze klachtenregeling van toepassing.

• 2 Een klaagschrift moet worden ondertekend en ten minste bevatten:

  • a. de naam en het adres van de klager;

  • b. de dagtekening;

  • c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging.

• 3 Klaagschriften die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst.

• 4 Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.

• 1 In iedere fase van de klachtbehandeling gaat het bestuursorgaan na of de klacht (informeel) in der minne kan worden afgehandeld. Als klachtenadviseur wordt de secretaris in deze gevallen aangewezen. Het hoofd juridische aangelegenheden wordt met de afhandeling belast.

• 2 Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling. Dit wordt aan klager schriftelijk bevestigd, met gelijktijdig afschrift aan de Nationale ombudsman, indien deze de aanvankelijk bij hem ingediende klacht eerst ter interne afdoening had teruggezonden.

• 1 Een klager en degene op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft kunnen zich voor eigen rekening door een gemachtigde laten bijstaan of laten vertegenwoordigen.

• 2 Het bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

• 3 Het bestuursorgaan kan bijstand of vertegenwoordiging door een persoon tegen wie ernstige bezwaren bestaan weigeren.

• 4 Het tweede en derde lid zijn niet van toepassing ten aanzien van advocaten en procureurs.

• 1 Het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk onder mededeling van de datum van ontvangst van het klaagschrift en onder toezending van een afschrift van deze regeling.

• 2 Het bestuursorgaan zendt een klaagschrift tot behandeling waarvan kennelijk een andere instantie bevoegd is, onverwijld naar die instantie door onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de klager.

• 3 Het bestuursorgaan zendt een klaagschrift dat niet voor hem bestemd is en dat ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug naar de klager.

• 4 Het bestuursorgaan zendt een afschrift van het klaagschrift en de daarbij meegezonden stukken aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

• 5 Niet dan nadat de klager in de gelegenheid is gesteld het klaagschrift binnen een door het bestuursorgaan te stellen termijn aan te vullen, kan het bestuursorgaan besluiten het klaagschrift dat niet aan artikel 3, tweede lid voldoet, niet te behandelen.

• 6 Het bestuursorgaan registreert en administreert binnengekomen klaagschriften en zorgt voor een goede voortgangscontrole. Een medewerker van de afdeling juridische aangelegenheden voert deze werkzaamheden uit.

• 1 De behandeling en afhandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.

• 2 Het eerste lid is niet van toepassing, indien de klacht betrekking heeft op een gedraging van het bestuursorgaan zelf dan wel de voorzitter of een lid ervan.

• 3 Indien het gestelde in lid 2 zich voordoet, kan het bestuursorgaan op basis van artikel 9:14 Algemene wet bestuurrecht besluiten tot inschakeling van een klachtadviesinstantie, welke kan bestaan uit een adviserend persoon of een adviserende commissie.

• 4 In de gevallen dat er wordt besloten een klachtadviesinstantie in te schakelen, is afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

• 1 Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:

  • a. waarover door de klager reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgedaan;

  • b. die langer dan twaalf maanden voor schriftelijke indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

  • c. waartegen de klager bezwaar als bedoeld in artikel 1:5, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht had kunnen maken en de bezwaartermijn is verstreken;

  • d. waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kan worden ingesteld;

  • e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is dan wel onderworpen is geweest;

  • f. zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 2 Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

• 3 Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het bestuursorgaan de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en gemotiveerd in kennis onder de mededeling dat klager deze beslissing binnen 12 maanden kan voorleggen aan de Nationale ombudsman.

• 1 Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.

• 2 Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

• 3 Van het horen wordt een verslag gemaakt.

• 1 Het bestuursorgaan handelt de klacht af deze binnen zes weken of – indien artikel 7 lid 3 van toepassing is – binnen 10 weken na de ontvangst van het klaagschrift.

• 2 Het bestuursorgaan kan de behandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

• 1 Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt, met vermelding dat klager zich desgewenst binnen 12 maanden kan wenden tot de Nationale ombudsman.

• 2 Indien na afdoening ook een klacht kan worden ingediend bij een ander persoon of college dan de Nationale Ombudsman, dan wordt daarvan bij de kennisgeving tot afdoening melding gemaakt.

Het bestuursorgaan draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. Tevens draagt het bestuursorgaan er zorg voor dat steeds informatie verstrekt kan worden over de stand van de behandeling van ieder individuele klacht. De geregistreerde klachten worden naar aantal en soort jaarlijks gepubliceerd in het jaarverslag van het productschap.

• 1 De Verordening PVis klachtenbehandeling 2006 wordt ingetrokken.

• 2 Deze regeling kan worden aangehaald als Verordening PVis klachtenbehandeling 2008 en treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie.