Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal 2009 SZW

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. directie: een van de organisatieonderdelen genoemd in artikel 2, onderdelen a tot en met c;

• b. directeur: een functionaris die leiding geeft aan een directie;

• c. ICT: informatie- en communicatietechnologie;

• d. programmadirecteur: een functionaris die leiding geeft aan de programmadirectie Huisvesting SZW en VWS.

Onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorteren:

• a. de directie Bedrijfsvoering;

• b. de directie Bestuursondersteuning;

• c. het Agentschap SZW;

• d. de programmadirectie Huisvesting SZW en VWS.

Elk van de directeuren alsmede de programmadirecteur is verantwoordelijk voor:

• a. het leiding geven aan de eigen directie;

• b. het door tussenkomst van de plaatsvervangend secretaris-generaal adviseren van de bewindspersonen ten aanzien van het werkterrein van de eigen directie en het attenderen van hen op politiek of maatschappelijk gevoelige aspecten;

• c. het coördineren van de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de eigen directie met de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de andere onderdelen van het ministerie en van andere ministeries;

• d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, met uitzondering van de vaststelling van de maximale bezetting, voor periodieke evaluatie daarvan en voor planning en bewaking van de productie van de eigen directie;

• e. de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal;

• f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële afhandeling van de uitvoering van de eigen personeelsaangelegenheden, voor zover deze niet is opgedragen aan anderen zoals de Stichting Pensioenfonds ABP;

• g. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging;

• h. het formuleren en uitvoeren van jaarplannen voor de eigen directie binnen de door de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal vastgestelde uitgangspunten;

• i. het rapporteren aan de plaatsvervangend secretaris-generaal over de uitvoering van de jaarplannen betreffende de eigen directie;

• j. het, na overeenstemming daarover met de plaatsvervangend secretaris-generaal, aanwijzen van een plaatsvervangend directeur;

• k. het zorgdragen voor de vastlegging van de organisatie van de eigen directie en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen in een Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit voor de eigen directie;

• l. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder de directeur ressorterende functionarissen;

• m. het dynamisch archiefbeheer van zijn directie, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningsbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie en, vernietiging alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het ordeningsplan van de directie;

• n. het materieel beheer overeenkomstig de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 en de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen.

De directie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor:

• a. het geven van eerstelijns P&O-(beleids)advies en het laten aanbieden van opleidingen;

• b. het geven van advies over het informatie-, informatiserings- en technologie-beleid, het voeren van de CIO office alsmede het laten verzorgen van de ICT-dienstverlening;

• c. het laten verzorgen van de salaris- en personeelsadministratie;

• d. het laten verzorgen van facilitaire dienstverlening en huisvesting;

• e. het onderhouden van regulier contact met de leveranciers over de prijs en kwaliteit van de in dit artikel genoemde dienstverlening;

• f. het onderhouden van regulier contact met de klant zoals de directeuren-generaal, inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid, secretaris-generaal, plaatsvervangend secretaris-generaal en het daaronder ressorterend management, over de prijs en kwaliteit van de dienstverlening;

• g. het verstrekken van managementinformatie over de bedrijfsvoering;

• h. het voeren van de financiële administratie en het verstrekken van subsidies en bekostiging;

• i. het registreren en afhandelen van verplichtingen, het kas- en vorderingenbeheer en de financiële administratie;

• j. het functioneel beheer van de departementale bedrijfsvoeringssystemen;

• k. het zorgen voor rechtmatige inkoop van producten en diensten;

• l. de advisering en begeleiding op het gebied van huisvesting, milieumanagement en materieel beheer;

• m. het verzorgen van het archief;

• n. het aanbieden en archiveren van de documentaire informatievoorziening;

• o. de ondersteuning en het voeren van het secretariaat van de medezeggenschap en het georganiseerd overleg;

• p. het behandelen van bezwaarschriften, beroepschriften en zaken van de Nationale ombudsman van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdend met de dienstbetrekking, met uitzondering van het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures;

• q. het beheren en exploiteren van de Haagse vestigingen van het ministerie voor zover daarin niet uitsluitend organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid of het Agentschap SZW gehuisvest zijn. Het beheren en exploiteren van de vestigingen van organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid of het Agentschap SZW voor zover zij gebruik maken van de departementale infrastructuur dan wel gehuisvest zijn in een vestiging waar ook andere onderdelen van het ministerie gehuisvest zijn, dan wel indien dit met het Agentschap SZW respectievelijk de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid is overeengekomen;

• r. het laten vervaardigen en beschikbaar stellen van hoogwaardige postale-, grafische- en multimedia-producten en diensten;

• s. de beveiliging van het ministerie in het algemeen, uitgezonderd de persoonlijke beveiliging van de bewindspersonen en hun huisgenoten;

• t. het technisch faciliteren van de crisisbeheersingsorganisatie en bedrijfshulpverlening;

• u. het geven van advies over het inkoopbeleid, het uitvoeren van de taken van de Coördinerend Directeur Inkoop en het laten verzorgen van de inkoopdienstverlening.

De directie Bestuursondersteuning is verantwoordelijk voor:

• a. inhoudelijk advies en ondersteuning bieden aan de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal en de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

• b. inhoudelijke, logistieke, secretariële protocollaire ondersteuning van de secretaris-generaal en de politieke leiding van het departement;

• c. het beleid op het gebied van beveiliging, informatiebeveiliging en het toezicht houden op de naleving daarvan;

• d. de persoonlijke beveiliging van de bewindspersonen en hun huisgenoten en de coördinatie en de bemensing van de crisisbeheersingsorganisatie.

• 1 Het Agentschap SZW is verantwoordelijk voor:

  • a. de uitvoering van door de minister vastgestelde subsidieregelingen op het terrein van het Europees Sociaal Fonds;

  • b. de eventuele uitvoering van overige door de minister vastgestelde regelingen op het terrein van werk en inkomen;

  • c. het, na instemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal, verrichten van andere dan in dit artikel bedoelde diensten;

  • d. het, na instemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal, uitvoeren van regelingen voor opdrachtgevers buiten het ministerie.

• 2 De directeur van het Agentschap SZW is verantwoordelijk voor de werkgeversverplichtingen die voortvloeien uit wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden ten aanzien van het Agentschap SZW, voor zover het niet gaat om centraal georganiseerde werkgeversverplichtingen als bedoeld in artikel 6, vijfde lid, onderdeel b, van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW 2009.

• 3 De directeur van het Agentschap SZW is tevens verantwoordelijk voor het inzake van zijn directie optreden als bestuurder in de zin van artikel 1 van de Wet op de ondernemingsraden.

De programmadirectie Huisvesting SZW en VWS is verantwoordelijk voor:

• a. het voorbereiden en realiseren van het Haagse huisvestingsprogramma van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport binnen de door de Stuurgroep vastgestelde kaders en planning;

• b. het voorbereiden en realiseren van de tijdelijke huisvesting van dienstonderdelen gedurende de verbouwing van de gezamenlijke huisvesting;

• c. het voorbereiden en uitvoeren van de verhuisbewegingen;

• d. het bevorderen van de samenhang tussen de huisvesting, de resultaten van de projecten S@men Flexibel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en @nders van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de veranderingen in de bedrijfsvoering, waaronder digitalisering;

• e. de in- en externe communicatie over het Haagse huisvestingsprogramma van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

• 1 Elk van de directeuren is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voor zover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van de directie, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal.

• 2 Aan elke directeur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:

  • a. de in artikel 3, eerste lid, onderdeel e, genoemde personeelsaangelegenheden;

  • b. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze klachten betrekking hebben op gedragingen van de onder hem ressorterende functionarissen.

• 3 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat de bevoegdheid tot het verlenen en vaststellen van subsidies en rijksvergoedingen, het aangaan van verbetertrajecten en het korten op bevoorschotting, voor zover het de uitvoering betreft van regelingen op zijn werkterrein.

• 4 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat voorts de bevoegdheid tot het nemen van dwangsombesluiten die verband houden met het niet tijdig afdoen van een besluit, voor zover dit betrekking heeft op hun eigen verantwoordelijkheden.

• 5 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is beperkt tot overeenkomsten met een waarde per overeenkomst onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, met dien verstande dat de volgende overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde van € 500.000,– per overeenkomst:

  • a. overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een raamovereenkomst;

  • b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie;

  • c. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;

  • d. arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot raden en commissies;

  • f. overeenkomsten met betrekking tot onderzoek.

• 6 In aanvulling op het vierde lid geldt voor de directeur Bedrijfsvoering dat deze bevoegd is om de volgende overeenkomsten aan te gaan tot een waarde van € 500.000,- per overeenkomst:

  • a. overeenkomsten met betrekking tot voorzieningen op het gebied van telefonie en het technisch beheer daarvan;

  • b. overeenkomsten met betrekking tot multi-copiers;

  • c. overeenkomsten met betrekking tot personeelsbeheerssystemen, salarissystemen en systemen voor documentregistratie en -verwerking, voor zover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 4;

  • d. overeenkomsten met betrekking tot de gerechtelijke en buitengerechtelijke invordering van geldvorderingen van de Staat;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot de regie op de overeenkomsten met betrekking tot websystemen, de technische infrastructuur, de hardware, kantoorautomatiseringstoepassingen, netwerkvoorzieningen en het technisch beheer van geautomatiseerde systemen, alsmede overeenkomsten die betrekking hebben op systeemontwikkeling, functioneel beheer, onderhoud van applicaties en licenties van automatiseringssytemen en waarvoor de directeur schriftelijk door de plaatsvervangend secretaris-generaal is aangewezen als systeemeigenaar;

  • f. overeenkomsten met betrekking tot de departementsbrede informatievoorziening;

  • g. overeenkomsten met betrekking tot de Landsadvocaat inzake advisering en procureurstelling alsmede het instellen van gerechtelijke procedures met betrekking tot beroepschriften van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdende met de dienstbetrekking;

  • h. overeenkomsten met bestrekking tot de arbodienst en het centraal flankerend beleid ten behoeve van herplaatsers.

• 7 In aanvulling op het vierde lid geldt voor de directeur Bestuursondersteuning dat deze bevoegd is om overeenkomsten met betrekking tot incidentele beleidsinformatie, met uitzondering van overeenkomsten met het Centraal bureau voor de statistiek, aan te gaan tot een waarde van € 500.000,– per overeenkomst.

• 1 De directeur van het Agentschap SZW is bevoegd om besluiten te nemen over en stukken vast te stellen en te ondertekenen met betrekking tot het uitvoeren van bekostigingsactiviteiten die verband houden met de toekenning en de verrekening van subsidies, voorschotten en budgetten aan uitvoerende instellingen in het kader van subsidieregelingen waarvan de uitvoering aan het Agentschap SZW is opgedragen.

• 2 De directeur van het Agentschap SZW is bevoegd tot het afsluiten van:

  • a. overeenkomsten met betrekking tot meerjarige, structurele beleidsinformatievoorziening, na afstemming met de directeur Financieel-Economische Zaken;

  • b. overeenkomsten met betrekking tot systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van voorlichtings- en documentatiesystemen;

  • c. overeenkomsten met betrekking tot de productie en distributie van voorlichtingsmateriaal voor zover het betreft de voorlichting over de door het Agentschap SZW uit te voeren subsidieprogramma’s aan doelgroepen en publiek, na afstemming met de directeur Communicatie;

  • d. overeenkomsten met betrekking tot systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van geautomatiseerde informatie- en salarissystemen, systeemontwikkeling en licenties, mits er gebleven wordt binnen de door de secretaris-generaal en de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid te stellen kaders;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot de technische infrastructuur, de hardware, de kantoorautomatiseringssoftware, de datacommunicatievoorzieningen, de huisvesting, facilitaire voorzieningen en het technisch beheer van geautomatiseerde systemen voor zover geen gebruik wordt gemaakt van de departementale infrastructuur en er geen sprake is van huisvesting in een gebouw waar tevens andere organisatieonderdelen van het ministerie, die niet ressorteren onder de inspecteur-generaal, zijn gehuisvest.

• 3 In afwijking van artikel 7, vijfde lid, geldt voor de directeur van het Agentschap SZW dat deze bevoegd is om overeenkomsten aan te gaan tot een waarde van ten hoogste € 500.000,– per overeenkomst.

• 4 De directeur van het Agentschap SZW is bevoegd om beslissingen op bezwaarschriften te nemen die verband houden met de verantwoordelijkheden, genoemd in artikel 6A, eerste lid.

In afwijking van artikel 7 heeft de programmadirecteur de volgende bevoegdheden:

• a. de programmadirecteur is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voor zover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van de programmadirectie Huisvesting SZW en VWS, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal.

• b. aan de programmadirecteur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de in artikel 3, eerste lid, onderdeel e, genoemde personeelsaangelegenheden.

• c. de programmadirecteur is bevoegd tot het afsluiten van overeenkomsten met betrekking tot het voorbereiden en realiseren van het Haagse huisvestingsprogramma van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport tot een waarde van € 500.000,– per overeenkomst.

• 1 De directeuren alsmede de programmadirecteur kunnen hun vertegenwoordigingsbevoegdheden in een door hen te bepalen omvang doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen, met dien verstande dat bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden slechts kunnen worden doorverleend aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen en slechts voor zover het betreft:

  • a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • b. het houden van manager-medewerker gesprekken;

  • c. verlof van medewerkers;

  • d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen de directeuren bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden, genoemd in het eerste lid, onderdelen a tot en met d, doorverlenen aan functionarissen die rechtstreeks ressorteren onder rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen, voor zover dit noodzakelijk is vanwege de organisatiestructuur van de directie en voor zover de plaatsvervangend secretaris-generaal daar schriftelijk mee instemt.

• 3 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen directeuren, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal, hun vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverlenen aan functionarissen van een ander organisatieonderdeel, mits de betreffende functionaris daarmee schriftelijk instemt.

• 4 De (door)verlening van (onder-)mandaat, volmacht en machtiging kan uitsluitend bij een schriftelijk besluit geschieden.

Het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2009 wordt ingetrokken.

Na de inwerkingtreding van deze regeling berust het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie BO SZW 2009 dat genomen is krachtens de artikelen 3, aanhef en onderdeel k, en 11 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2009 op de artikelen 3, eerste lid, aanhef en onderdeel k, en 9 van deze regeling.

Met ingang van 1 april 2011 berust het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Agentschap SZW 2010 dat genomen is krachtens de artikelen 3, eerste lid, onderdeel k, en 18 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit inspecteur-generaal SZW 2010 op de artikelen 3, aanhef en onderdeel k, en 8 van deze regeling.

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2009.

• 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal 2009 SZW.