Circulaire Aanvulling Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk en e-mailgedragslijn

Uit het voor het zomerreces gehouden debat over de Catshuisbrand is duidelijk geworden dat een aantal aspecten uit het integriteitsbeleid en voorschriften over e-mailverkeer onvoldoende bekend zijn binnen de rijksdienst. Mede naar aanleiding van de motie Timmer (Kamerstuk 31 700 VI, nr. 147) vraag ik u extra inspanningen te doen om deze aspecten onder de aandacht te brengen van alle bij de rijksdienst werkzame ambtenaren. Het betreft de omgang met (incidentele) onderzoeksinformatie en het gebruik, registratie en archivering van e-mailverkeer. Deze aspecten zijn hieronder toegelicht.

Het goed ambtenaarschap, zoals omschreven in artikel 50, eerste lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR), is mede ingevuld door de Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk (Stcrt. 24 maart 2006, nr. 60 ). Deze code bestaat enerzijds uit een beschrijving van de kernwaarden die als kader dienen voor het ethisch handelen van de organisatie en anderzijds uit specifieke normen en spelregels. In de Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk zijn normen over de omgang met informatie (zorgvuldigheid en geheimhouding) en het gebruik van e-mail, intranet en internetsysteem (zakelijk gebruik) opgenomen.

Het is mij gebleken dat het begrip ‘goed ambtenaarschap’ en de invulling daarvan in de modelgedragscode onvoldoende duidelijkheid hebben gegeven over de omgang met incidentele deskundigenrapporten en -adviezen1 . Het moge duidelijk zijn dat deze deskundigenrapporten en -adviezen in de besluitvorming moeten worden betrokken en dat deze besluitvorming transparant is en inzichtelijk voor de burger.

De Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk kan in voorschriften in meer algemene zin beschrijven hoe een ambtenaar zicht dient te gedragen. De modelcode bevat onder andere een kernwaarde ‘professionaliteit en morele verantwoordelijkheid’ die ambtenaren verplicht in alle situaties – en dus ook in situaties aangaande de omgang met deskundigenrapporten en -adviezen – moreel verantwoord te handelen in het licht van het dienen van het algemeen belang.

Meer specifiek volgt uit de kernwaarde zorgvuldigheid dat indien onderzoeksinformatie beschikbaar is dat het duidelijk is dat deze informatie, in zo verre relevant, wordt betrokken in het handelen en besluitvorming van de overheid. Uiteraard dient altijd een weging van de beschikbare informatie plaats te vinden, maar het kan niet zo zijn dat zonder enige afweging relevante onderzoeksinformatie buitenbeschouwing wordt gelaten. Met het oog op het kunnen afleggen van verantwoording, dient de afweging reproduceerbaar te worden vastgelegd indien besloten wordt onderzoeksinformatie buiten beschouwing te laten.

Uit de kernwaarde betrouwbaarheid volgt dat het handelen en de besluitvorming van de overheid inzichtelijk is voor de burger. De overheid dient dus bij het optreden en besluitvorming ook aan de burgers aan te geven van welke relevante onderzoeksinformatie gebruik is gemaakt en welke relevante onderzoeksinformatie buiten beschouwing is gelaten en om welke reden dit is gebeurd.

Concreet betekent bovenstaande dat deskundigenrapporten of -adviezen niet ongemotiveerd en/of ongedocumenteerd buiten beschouwing kunnen worden gelaten.

Ik verzoek u bovenstaande binnen u eigen organisatie uit te dragen.

Bij een eventuele brede actualisatie van de modelgedragscode zal bovenstaande aspect worden meegenomen.

De aandacht voor de omgang met onderzoeksinformatie en de Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk biedt de mogelijkheid om bij de ambtenaren het bewustzijn te verhogen over het verrichten van werkzaamheden en te handelen in het licht van het algemeen belang. Ambtenaren dienen zich bewust te zijn van de risico’s en dilemma’s die zich in het werk kunnen voordoen.

Naast het integriteitsaspect van e-mailverkeer vraag ik ook aandacht voor eenduidige omgang met en de registratie en archivering van e-mailverkeer. Als reactie op deze motie is verwezen naar een brief die de minister van OCW en de staatssecretaris van BZK bij brief van 7 juli 2009 (Kamerstuk 2008–2009, 29362, nr. 156) de Tweede Kamer hebben bericht over de in te zetten maatregelen rond document- en archiefbeheer van de rijksoverheid. Het gaat onder meer om de invoering van de zogenaamde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid2 voor het (digitale) documentbeheer. De Baseline reikt maatregelen aan gebaseerd op 11 vigerende wetten en normen, waaronder de Archiefwet en de Wet Elektronisch Bestuurlijk verkeer. Beide wetten maken formeel geen onderscheid tussen digitale of analoge (papieren) informatie en archivering, maar in de richtlijnen voor de dagelijkse omgang met digitale en analoge informatiestromen wordt het verschil onderkend.

Onderdeel van de Baseline is een e-mailgedragsrichtlijn3 , die is gebaseerd op de e-mailgedragslijn uit 2005. De Baseline bekrachtigt deze en voegt er enkele kwaliteitscriteria aan toe, zoals bereikbaarheid, ontvangstbevestiging, (richtlijnen voor de) afhandeling en het openbaar maken van prestaties. Daarnaast stelt de richtlijn dat de e-mail op een goede en veilige manier wordt opgeslagen en gearchiveerd zodat de toegankelijkheid van de e-mail correspondentie kan worden gewaarborgd. Net als voor post moet een ambtenaar bij e-mail op basis van de gedragsrichtlijn ook onderscheid maken tussen te archiveren en niet te archiveren e-mails. De departementen zullen de Baseline en daarmee de e-mailgedragsrichtlijn implementeren in de omgang met (digitale) informatie en worden hierin ondersteund door het KennisLAB Digitale Informatiehuishouding (ICTU).

Het is mij gebleken dat er onvoldoende aandacht is voor de vraag of e-mails moeten worden gearchiveerd. Vooruitlopend op de implementatie van de Baseline, verzoek ik u meer bekendheid te geven aan de hoofdpunten van de e- gedragsrichtlijn. Graag wil ik u adviseren om dit binnen uw eigen organisatie daar waar nodig te faciliteren bijvoorbeeld door berichtgeving hierover op de intranetsite.