Besluit mandaat, volmacht en machtiging Algemene Zaken 2009

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. minister: de minister-president, minister van Algemene Zaken;

• b. ministerie: het Ministerie van Algemene Zaken;

• c. dienst: Kabinet Minister-President, Directoraat-Generaal Rijksvoorlichtingsdienst, Dienst Publiek en Communicatie, Bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, Centrale Afdeling Facilitaire Zaken, Centrale Afdeling Communicatietechnologie, Informatie- en Documentmanagement, Centrale Afdeling Financieel-Economische Zaken, Centrale Afdeling Personeel en Organisatie;

• d. diensthoofd: degene die is belast met de leiding van een dienst;

• e. mandaat: de bevoegdheid om in naam van de minister besluiten te nemen;

• f. volmacht: de bevoegdheid om in naam van de minister privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• g. machtiging: de bevoegdheid om in naam van de minister handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

• 1 Aan de minister is voorbehouden de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, neergelegd in een document, gericht tot:

  • a. de Koningin;

  • b. de Raad van Ministers (van het Koninkrijk) of een daaruit gevormde onderraad of commissie;

  • c. een minister of staatssecretaris;

  • d. een autoriteit in binnen- of buitenland, gelijk of hoger in rang dan een minister of staatssecretaris;

  • e. de Voorzitters van de Eerste Kamer, Tweede Kamer en verenigde vergadering der Staten-Generaal en de voorzitters van uit de Eerste Kamer, Tweede Kamer of de verenigde vergadering gevormde commissies;

  • f. de Raad van State (van het Koninkrijk);

  • g. de Algemene Rekenkamer.

• 2 Aan de minister blijft tevens voorbehouden de bevoegdheid tot het verrichten van andere handelingen dan het nemen van een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling ten aanzien van degenen genoemd in het eerste lid.

• 3 Het tweede lid is niet van toepassing op handelingen met een louter informatief karakter ten aanzien van degenen genoemd in het eerste lid, onder b, c, f en g.

• 1 Onverminderd artikel 2 wordt aan de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal algemeen mandaat, volmacht en machtiging verleend ten aanzien van aangelegenheden die naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij door de minister behoren te worden afgedaan.

• 2 Het mandaat omvat mede de bevoegdheid tot het vaststellen van beleidsregels.

• 1 Onverminderd artikel 5 hebben het mandaat, de volmacht en de machtiging van de secretaris-generaal, genoemd in artikel 3, in ieder geval betrekking op:

  • a. aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van meer dan één onder de secretaris-generaal ressorterende dienst of aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van diensten die zowel onder de secretaris-generaal als de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorteren;

  • b. het rechtstreeks leiding geven aan de onder de secretaris-generaal ressorterende diensthoofden en overige rechtstreeks onder de secretaris-generaal ressorterende functionarissen;

  • c. aangelegenheden met betrekking tot de hoofdlijnen van het binnen het ministerie te voeren personeelsbeleid, waaronder begrepen:

    • 1°. het voeren van overleg met de centrales van overheidspersoneel;

    • 2°. het voeren van overleg met de ondernemingsraad;

  • d. beslissingen over aanstelling, schorsing en ontslag van individuele onder de secretaris-generaal ressorterende functionarissen in schaal 15 en hoger, met dien verstande dat vooraf overleg met de minister plaatsvindt en de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van de Algemene Bestuursdienst in acht wordt genomen;

  • e. het volledig ter beschikking stellen van individuele functionarissen en secretariële voorzieningen ten behoeve van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid en de kabinets(in)formatie;

  • f. het budgethouderschap als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2001;

  • g. aangelegenheden betreffende de hoofdlijnen van het binnen het ministerie te voeren financiële beleid, waaronder begrepen:

    • 1°. het vaststellen van tarieven en kostprijzen, alsmede afwijkingen daarvan;

    • 2°. aangelegenheden waarbij wordt afgeweken van goedgekeurde prestatieplannen;

  • h. aangelegenheden betreffende de uitvoering van de door de minister vastgestelde topstructuur van het ministerie, waaronder begrepen de daarbij behorende formatie;

  • i. aangelegenheden betreffende de hoofdlijnen van het binnen het ministerie te voeren beleid inzake informatie, waaronder begrepen de beveiliging van de informatievoorziening;

  • j. aangelegenheden betreffende de hoofdlijnen van het beleid inzake huisvesting van het ministerie, waaronder begrepen:

    • 1°. het beleid inzake verwerving, afstoting, exploitatie en onderhoud van gebouwen van het ministerie;

    • 2°. het beleid inzake post- en archiefzaken;

    • 3°. het beleid inzake vervoer en beveiliging van personen en gebouwen;

  • k. aangelegenheden op het gebied van de Wet openbaarheid van bestuur, waaronder begrepen het beslissen op bezwaarschriften;

  • l. aangelegenheden betreffende de hoofdlijnen van het beleid binnen het ministerie op het terrein van wetgeving en juridische zaken;

  • m. het beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten van of namens de minister met betrekking tot een personele aangelegenheid van onder de secretaris-generaal ressorterende dienst;

  • n. het behandelen van beroepschriften en vertegenwoordigen van de minister namens de Staat in gerechtelijke procedures waarbij het ministerie is betrokken, met uitsluiting van de personele aangelegenheden van diensten en functionarissen die onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorteren;

  • o. het behandelen van klachten ingevolge een wettelijke regeling met betrekking tot het klachtrecht.

• 2 Onverminderd artikel 5 hebben het mandaat, de volmacht en de machtiging van de plaatsvervangend secretaris-generaal, genoemd in artikel 3, in ieder geval betrekking op:

  • a. aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van meer dan één onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorterende diensten;

  • b. het rechtstreeks leiding geven aan de onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorterende diensthoofden en overige rechtstreeks onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorterende functionarissen;

  • c. beslissingen over aanstelling, schorsing en ontslag van individuele onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorterende functionarissen in schaal 15 en hoger, met dien verstande dat vooraf overleg met de minister plaatsvindt en de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van de Algemene Bestuursdienst in acht wordt genomen.

  • d. Het beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten van of namens de minister met betrekking tot een personele aangelegenheid van onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorterende dienst.

  • e. Het behandelen van beroepschriften en het vertegenwoordigen van de minister inzake personele aangelegenheden van onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorterende diensten en functionarissen.

• 1 De secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal zijn bevoegd tot het verlenen van ondermandaat en het doorverlenen van volmacht en machtiging aan een onder hun ressorterend diensthoofd of een andere rechtstreeks onder hun ressorterende functionaris. De secretaris-generaal legt deze besluiten ter goedkeuring aan de minister voor.

• 2 De secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal zijn bevoegd per geval of in het algemeen instructies te geven aan een onder hun ressorterend diensthoofd of een andere rechtstreeks onder hun ressorterende functionaris ter zake van de uitoefening van het verleende ondermandaat, de doorverleende volmacht en de doorverleende machtiging.

• 3 De secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal kunnen bij verlening van ondermandaat en het doorverlenen van volmacht en machtiging aan een functionaris als bedoeld in het eerste lid, besluiten dat deze vervolgens bevoegd is tot verlening van ondermandaat en het doorverlenen van volmacht en machtiging aan een rechtstreeks onder deze ressorterende functionaris.

• 4 Bij toepassing van het derde lid verleent de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal de functionaris genoemd in het eerste lid de bevoegdheid per geval of in het algemeen nadere instructies te geven aan een rechtstreeks onder deze ressorterende functionaris ter zake van de uitoefening van het verleende ondermandaat, de doorverleende volmacht en de doorverleende machtiging.

• 5 Een functionaris als bedoeld in het eerste lid legt zijn besluiten als bedoeld in het derde en vierde lid ter goedkeuring aan de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal voor.

De secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal vervangen elkaar bij hun afwezigheid of verhindering. Zij treden alsdan in elkaars verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Bij gelijktijdige tijdelijke afwezigheid of verhindering van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal wordt het mandaat, volmacht en machtiging van de secretaris-generaal uitgeoefend door de rechtstreeks onder de secretaris-generaal ressorterende functionaris die de secretaris-generaal schriftelijk heeft aangewezen om de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal waar te nemen.

Onverminderd de artikelen 3, 4 en 5 wordt aan de afzonderlijke diensthoofden algemeen mandaat, volmacht en machtiging verleend ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein met uitzondering van aangelegenheden waarvoor mandaat, volmacht en machtiging is verleend aan de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal alsmede de aangelegenheden die naar aard en inhoud een zodanig gewicht hebben dat zij behoren te worden afgedaan door de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal.

Het algemeen mandaat, de volmacht en de machtiging, genoemd in artikel 7, van de volgende diensthoofden hebben in ieder geval betrekking op de onderscheiden volgende bevoegdheden:

• a. het hoofd van de Centrale Afdeling Personeel en Organisatie: het nemen van besluiten, verband houdend met de personeels- en salarisadministratie voor het ministerie;

• b. het hoofd van de Centrale Afdeling Facilitaire Zaken:

  • 1°. het nemen van besluiten tot de organisatie van de bedrijfszelfbescherming;

  • 2°. het nemen van besluiten in aangelegenheden betreffende de brandpreventie bij alle gebouwen en vitale objecten van het ministerie;

• c. de directeur van de Centrale Afdeling Financieel-Economische Zaken: het nemen van besluiten, verband houdend met de coördinatie van de inkoop;

• d. het hoofd van de Centrale Afdeling Communicatietechnologie, Informatie- en Documentmanagement:

  • 1°. nemen van besluiten, inhoudende de beveiliging van digitale informatie;

  • 2°. het nemen van besluiten tot vaststelling van archiefcodes;

  • 3°. de uitvoering van het informatie- en communicatiebeleid;

• e. de directeur-generaal Rijksvoorlichtingsdienst: het nemen van besluiten betreffende het protocol inzake contacten van de minister en de secretaris-generaal met belangrijke binnen- en buitenlandse gasten en relaties.

• 1 Op grond van het krachtens artikel 7 verleende mandaat, neemt een diensthoofd eerst een besluit na daartoe verkregen instemming van:

  • a. het hoofd van de Centrale Afdeling Personeel en Organisatie ten aanzien van de volgende aangelegenheden:

    • 1°. aangelegenheden waarbij wordt afgeweken van de hoofdlijnen van het vastgestelde personeelsbeleid voor het ministerie;

    • 2°. het verlenen van buitengewoon verlof voor langere duur en bijzonder verlof;

    • 3°. het nemen van disciplinaire maatregelen en het opleggen van een schorsing (hoofdstuk VIII en de artikelen 90, 91 en 92 van het ARAR);

    • 4°. het verlenen van ontslag op grond van de artikelen 96, 98 en 99 van het ARAR.

  • b. de directeur van de Centrale Afdeling Financieel-Economische Zaken ten aanzien van verplichtingen en bestedingen welke deze expliciet in het kader van de door deze afdeling uit te oefenen toezichthoudende taak voor voorafgaand toezicht heeft aangemerkt.

• 2 Bij de uitoefening van het aan hem verleende mandaat neemt een diensthoofd tevens de departementale procedures, richtlijnen en aanwijzingen in acht.

• 1 Onverminderd artikel 5 wordt aan een diensthoofd de bevoegdheid verleend tot verlening van ondermandaat en het doorverlenen van volmacht en machtiging aan:

  • a. het plaatsvervangend diensthoofd;

  • b. een andere onder hem ressorterende functionaris.

• 2 Bij toepassing van het eerste lid is het diensthoofd bevoegd per geval of in het algemeen nadere instructies te geven ter zake van de uitoefening van het verleende ondermandaat en de doorverleende volmacht en machtiging.

• 3 Het diensthoofd legt zijn besluiten als bedoeld in het eerste lid ter goedkeuring aan de secretaris-generaal voor.

• 1 Ondertekening door de secretaris-generaal van een document krachtens mandaat of volmacht luidt als volgt:

  De Minister-President,

  Minister van Algemene Zaken,

  namens deze:

  De Secretaris-Generaal,

  (handtekening)

  (naam)

• 2 Ondertekening door andere functionarissen van een document krachtens mandaat of volmacht luidt als volgt:

  De Minister-President,

  Minister van Algemene Zaken,

  namens deze,

  (handtekening)

  (naam)

  (functie)

• 3 Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing op digitale besluiten die worden genomen via het P-Direktportaal.

• 4 Indien afwezigheid of ontstentenis van de minister eraan in de weg staat dat een door de minister genomen besluit door hem wordt ondertekend, kan, tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich ertegen verzet, een besluit namens de minister worden ondertekend door de secretaris-generaal. In dit geval geschiedt het ondertekenen als volgt:

  De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,

  namens deze,

  overeenkomstig het door de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, genomen besluit,

  gevolgd door de handtekening, naam en functie van de secretaris-generaal.

• 5 Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de ondertekening van een document krachtens machtiging, tenzij uit de aard en de inhoud van het document reeds voldoende blijkt dat het namens de minister-president, minister van Algemene Zaken, is opgesteld. In dat geval luidt de ondertekening als volgt:

  (handtekening)

  (naam)

  (functie)

• 6 Een document als bedoeld in het eerste, tweede, vierde of vijfde lid wordt opgesteld conform de vastgestelde rijksbrede huisstijl.

Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Algemene Zaken 2004 van 25 februari 2004 wordt ingetrokken.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 29 april 2009.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit mandaat, volmacht en machtiging Algemene Zaken 2009.