Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Agentschap SZW 2010

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder Agentschap SZW: het Agentschap SZW, genoemd in artikel 2, onderdeel d, van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal 2009 SZW, waaraan de Ministers van Financiën en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij besluit van 9 december 2002 de status van baten-lastendienst als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001 hebben verleend.

• 1 Het Agentschap SZW staat onder leiding van de directeur.

• 2 Onder de directeur ressorteren:

  • a. de afdeling Nationale Regelingen;

  • b. de afdeling Europese Regelingen;

  • c. de afdeling Controle en Monitoring;

  • d. de afdeling Financiële Zaken;

  • e. de afdeling Diensten, Informatie en Advies.

• 1 De afdelingen staan onder leiding van een of meerdere afdelingshoofden.

• 2 De hoofden van de afdelingen Europese Regelingen en Controle en Monitoring worden bijgestaan door onder hen ressorterende teamleider(s).

Het hoofd van de afdeling Nationale regelingen is verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering van de nationale regelingen, de SZW Kaderwet-subsidies en andere opdrachten die het Agentschap SZW in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid dan wel andere ministeries of daaraan verbonden onderdelen uitvoert, inhoudende:

• a. het beoordelen van subsidieaanvragen;

• b. het nemen van besluiten omtrent het verlenen van subsidies, het intrekken van subsidies en het vaststellen van subsidies;

• c. het verstrekken van voorschotten als gevolg van verleende subsidies;

• d. overige uitvoerende taken waaronder die op het gebied van administratie en postverwerking.

Het hoofd van de afdeling Europese regelingen is verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering van de regeling Europees Sociaal Fonds 2007−2013 en het Europees fonds voor aanpassing aan de globalisering, inhoudende:

• a. het beoordelen van subsidieaanvragen;

• b. het nemen van besluiten omtrent het verlenen van subsidies, het intrekken van subsidies en het vaststellen van subsidies;

• c. het verstrekken van voorschotten als gevolg van verleende subsidies;

• d. uitvoerende taken op het gebied van administratie en postverwerking.

Het hoofd van de afdeling Controle en Monitoring is verantwoordelijk voor de controle op alle uitvoeringsaspecten van regelingen die het Agentschap SZW uitvoert, inhoudende:

• a. het uitvoeren van controles op subsidieprojecten. Voor de subsidieregeling ESF 2007–2013 heeft Controle en Monitoring betrokkenheid bij alle projecten. Voor de overige subsidieregelingen wordt Controle en Monitoring indien gewenst door het betrokken afdelingshoofd ingeschakeld;

• b. het vooraf formuleren van de eisen waaraan de beheersstructuur van de subsidievragende organisaties moet voldoen;

• c. het uitvoeren van controle op de controle- en beheersstructuur voor de beleidsgelden;

• d. het (laten) uitvoeren van bijzondere onderzoeken in geval van vermoedens van onregelmatigheden en fraude;

• e. het vooraf formuleren van eisen voor een adequaat systeem van controle en toezicht op regelingen die voor opdrachtgevers worden uitgevoerd;

• f. het opleveren van informatie voor het doen van meldingen betreffende onregelmatigheden in het kader van het structuurbeleid en terugvordering van in dat kader onverschuldigd betaalde bedragen;

• g. het opstellen van managementinformatie over de uitkomsten van de controles;

• h. het adviseren van de directeur over te nemen acties ter voorbereiding op en naar aanleiding van controles en/of audits;

• i. het planmatig, op basis van risicoanalyse, uitvoeren van operational audits binnen het Agentschap SZW om een oordeel over de kwaliteit van de interne processen te kunnen geven;

• j. het uitvoeren van uitvoerbaarheidstoetsen, waaronder de toets op misbruik en oneigenlijk gebruik;

• k. administratieve taken en postverwerking de afdeling betreffende.

Het hoofd van de afdeling Financiële Zaken is verantwoordelijk voor:

• a. het uitvoeren van werkzaamheden die bijdragen aan een juiste en adequate uitvoering van de planning- en controlcyclus;

• b. het adviseren van de directeur met betrekking tot het bewaken van budgetten;

• c. het uitvoeren van de cyclus van voorbereiding, uitvoering en rapportage over de begroting van het Agentschap SZW;

• d. het verzorgen van periodieke financiële rapportages en managementinformatie;

• e. het adviseren over de inrichting van de bedrijfsprocessen en administratieve organisatie;

• f. een adequate uitvoering van ondersteunende werkzaamheden, waaronder het beheer van contracten, het tijdschrijfsysteem en de inkoop;

• g. de voorbereiding van rapportages aan de Europese Commissie, waaronder declaraties;

• h. een juiste en doelmatige uitvoering van de financiële- en betalingsadministratie, alsmede het mede-ontwikkelen en mede-onderhouden van de daarvoor noodzakelijke systemen;

• i. de regie over de financiële en formatieve personeelsaangelegenheden naar de directie Bedrijfsvoering, als ook intern binnen het Agentschap SZW;

• j. het leveren van financiële informatie ten behoeve van de offertes en de periodieke (financiële) rapportages van de verschillende opdrachtgevers;

• k. administratieve taken en postverwerking de afdeling betreffende.

Het hoofd van de afdeling Diensten, Informatie en Advies is verantwoordelijk voor:

• a. het samen met de afdelingen Europese regelingen, Nationale regelingen en Controle en Monitoring opstellen en up to date houden van het uitvoeringsbeleid;

• b. acquisitie, voorbereiding en implementatie van nieuwe opdrachten;

• c. het adviseren van potentiële opdrachtgevers;

• d. de strategische advisering van de directeur;

• e. de vertegenwoordiging van het Agentschap SZW in diverse (internationale) gremia, voorzover betreffende strategische of beleidsmatige onderwerpen, waaronder de contacten met de Europese Commissie;

• f. het versterken van de transnationale samenwerking met andere EU-lidstaten door het uitvoeren van opdrachten voor de directie Internationale Zaken, government to government-projecten en het opzetten van transnationale activiteiten voor het programma Europees Sociaal Fonds 2007−2013;

• g. de continuïteit en ontwikkeling van de ICT-infrastructuur;

• h. de interne en externe communicatie van het Agentschap SZW;

• i. de informatieoverdracht aan subsidieaanvragers;

• j. het kennismanagement binnen het Agentschap SZW;

• k. de regie op taken op het gebied van postverwerking, archiefbeheer en documentaire informatievoorziening;

• l. de facilitaire aangelegenheden;

• m. de rechtmatige uitvoering van de afronding ESF 1994−1999, ESF 2000–2006 en ESF-EQUAL.

Alle afdelingshoofden zijn naast hun specifieke verantwoordelijkheden ook verantwoordelijk voor de directe aansturing van de onder hen ressorterende functionarissen en het jaarlijks opstellen van een werkplan voor hun afdeling.

• 1 Aan de afdelingshoofden en teamleiders wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling dan wel het eigen team voor zover het betreft:

  • a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • b. het houden van manager-medewerkergesprekken;

  • c. verlof van medewerkers;

  • d. het tekenen van (reis)declaraties als budgethouder, met een waarde van ten hoogste € 1.000,– per (reis)declaratie.

• 2 De afdelingshoofden zijn gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van zijn afdeling:

  • a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten op basis van een binnen het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid afgesloten raamovereenkomst;

  • b. het afsluiten van koop-, huur- en leaseovereenkomsten voor de afdeling met een waarde van ten hoogste € 10.000,– per overeenkomst;

  • c. het aangaan van overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de afdeling welke voortvloeien uit het vastgestelde opleidingsplan van zijn afdeling.

Aan de afdelingshoofden Nationale Regelingen, Europese Regelingen en Diensten, Informatie en Advies wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de subsidieregelingen en opdrachten waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Aan het afdelingshoofd Controle en Monitoring wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op controlebevindingen en operational audits en de daarbij behorende oordelen en het ondertekenen van concept- en definitieve verslagen van eindcontroles en besluiten, uitgezonderd voorschot-beschikkingen, voor de subsidieregeling ESF 2007−2013.

De afdelingshoofden en teamleiders worden gemachtigd tot het paraferen en ondertekenen van stukken, niet zijnde besluiten, die betrekking hebben op taken van de eigen afdeling of het eigen team, een en ander met uitzondering van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur Agentschap SZW afgedaan moeten worden.

• 1 Bij afwezigheid of verhindering van de directeur Agentschap SZW worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door het hoofd Europese Regelingen, dat is aangewezen als plaatsvervangend directeur, met uitzondering van het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures.

• 2 Bij afwezigheid of verhindering van de directeur Agentschap SZW wordt, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures waargenomen door het hoofd Diensten, Informatie en Advies.

• 1 Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd Europese regelingen, wordt voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door een teamleider Europese regelingen.

• 2 Bij afwezigheid of verhindering van de hoofden Controle en Monitoring, wordt voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door een teamleider Controle en Monitoring.

• 3 Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd Nationale regelingen, wordt voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door een van de andere afdelingshoofden.

• 4 Bij afwezigheid of verhindering van één van de andere afdelingshoofden of de teamleiders kan de directeur Agentschap SZW, al dan niet op voorstel van het desbetreffende afdelingshoofd of de teamleider, een functionaris aanwijzen die gedurende die afwezigheid of verhindering in de plaats treedt van hen.

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juni 2010.

• 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Agentschap SZW 2010.