Archiefwet BES

In deze wet en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. Onze Minister: Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• b. overheidsorgaan:

  • 1°. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld; of

  • 2°. een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed;

• c. archiefbescheiden:

  • 1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door een overheidsorgaan ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit andere hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens deze wet in de plaats zijn gesteld van de archiefbescheiden, bedoeld in onderdeel c, sub 1, 2 of 3 of welke op grond van het bepaalde in artikel 8 zijn vervaardigd;

• d. zorgdrager: degene die bij of krachtens deze wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden;

• e. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 17;

• f. archiefbewaarplaats: een krachtens deze wet voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.

Voor de toepassing van deze wet en de daarop berustende bepalingen worden onder overheidsorganen tevens begrepen overheidsorganen, welke voor of na de inwerkingtreding van deze wet zijn of zullen worden opgeheven.

Een overheidsorgaan brengt en bewaart de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat, en draagt alsmede zorg voor de selectie en vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden, volgens bij of krachtens algemene maatregel van bestuur, te stellen regels.

[Vervallen]

[Vervallen]

• 1 Een regeling waarbij een overheidsorgaan wordt opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.

• 2 Een regeling, waarbij een tijdelijk overheidsorgaan, wordt ingesteld, houdt een voorziening in omtrent de bewaring van de archiefbescheiden na zijn opheffing.

• 3 Een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een voorziening in omtrent de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden, overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde.

• 1 De zorgdrager ontwerpt selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

• 2 De lijsten worden door Onze Minister vastgesteld.

• 3 Onze Minister-President kan regels stellen op grond waarvan in geval van oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden kan worden afgeweken van hetgeen in deze wet bepaald is met betrekking tot de vernietiging van archiefbescheiden.

• 1 De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden, voor zover niet overgedragen naar een archiefbewaarplaats, te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de lijsten, bedoeld in artikel 7, is een machtiging vereist van Onze Minister. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

• 2 De substitutie, bedoeld in het eerste lid, geschiedt volgens bij of krachtens algemene maatregel van bestuur, te stellen regels.

• 1 De zorgdrager is bevoegd tot vervreemding van niet in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden na hiertoe te zijn gemachtigd door Onze Minister.

• 2 Voor de vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid is geen machtiging vereist indien de vervreemding geschiedt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift.

Indien archiefbescheiden ten onrechte berusten onder een ander overheidsorgaan dan dat waaronder zij behoren te berusten, ziet de zorgdrager erop toe, dat die bescheiden te bestemder plaatse geraken.

• 1 Ieder die archiefbescheiden onder zich heeft, staat deze binnen vier weken, nadat hij een daartoe strekkende kennisgeving heeft ontvangen, aan het overheidsorgaan, waaronder zij volgens de bepalingen van deze wet behoren te berusten, voor rekening en risico van dat overheidsorgaan af, teneinde het in de gelegenheid te stellen hiervan een reproductie te vervaardigen.

• 2 Het overheidsorgaan geeft de archiefbescheiden binnen vier weken na ontvangst terug aan degene, die deze heeft afgestaan, ook al kan de overheid op die bescheiden uit andere hoofde rechten doen gelden.

Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden, omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent het gebruik van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats.

Omtrent de opleidingseisen voor het archiefbeheer worden regels vastgesteld bij of krachtens algemene maatregel van bestuur.

[Vervallen]

[Vervallen]

[Vervallen]

• 1 De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.

• 2 Omtrent de overdracht van archiefbescheiden worden bij of krachtens algemene maatregel van bestuur, regels gesteld.

• 1 De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

• 2 Indien archiefbescheiden ouder dan twintig jaar door het overheidsorgaan nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd kan op verzoek van de zorgdrager machtiging tot opschorting van de overbrenging van die archiefbescheiden worden verleend door Onze Minister.

• 3 De machtiging, bedoeld in het tweede lid, wordt verleend voor een periode van ten hoogste tien jaar, na afloop waarvan verlenging kan worden verkregen.

• 4 Aan de machtiging kunnen voorwaarden worden verbonden.

• 5 De machtiging kan onder beperkingen worden verleend.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 20, 21 en 22, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

• 1 Bij de overbrenging van de in artikel 1, onderdeel c, sub 1 en 2, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

  • a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

  • b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;

  • c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.

• 2 De zorgdrager kan, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, na de overbrenging, bedoeld in het eerste lid, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid.

• 3 De zorgdrager kan, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperkingen niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.

• 4 Ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar, tenzij door Onze Minister anders wordt beslist.

• 5 Het derde lid is niet van toepassing op archiefbescheiden aan de openbaarheid waarvan beperkingen zijn gesteld met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten.

• 6 In geval van archiefbescheiden die het belang van de Staat of zijn bondgenoten betreffen vindt het vierde lid slechts toepassing voor zover de ministerraad niet anders beslist.

• 7 Met betrekking tot de archiefbescheiden, bedoeld in het vijfde lid, zijn van toepassing de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

• 1 De openbaarheid van de in artikel 1, onderdeel c, sub 3, bedoelde archiefbescheiden kan worden beperkt bij de desbetreffende overeenkomsten en beschikkingen.

• 2 Indien deze archiefbescheiden uit andere hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten, kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Het bepaalde in artikel 20 is van overeenkomstige toepassing.

• 1 De beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de daar berustende archiefbescheiden aan de verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen.

• 2 De beheerder is bevoegd een verzoek tot raadpleging of gebruik van archiefbescheiden af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

• 3 Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.

  Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reproducties, niet zijnde archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, sub 4, ter beschikking worden gesteld.

De beheerder gaat slechts over tot vernietiging van in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden na hiertoe te zijn gemachtigd van degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.

De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden gaat slechts over tot vervreemding van in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden indien de vervreemding strekt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift of na hiertoe te zijn gemachtigd door degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.

• 1 De beheerder van de archiefbewaarplaats leent archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit aan het overheidsorgaan, waaronder de bescheiden, indien zij niet naar de archiefbewaarplaats waren overgebracht, zouden berusten tenzij naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet.

• 2 De beheerder van de archiefbewaarplaats is, met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen, bevoegd archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden.

• 3 De beheerder is bevoegd een verzoek tot uitlening als bedoeld in het tweede lid af te wijzen, indien naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.

• 4 Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot uitlening als bedoeld in het tweede lid vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.

• 5 Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden bij de in het tweede lid bedoelde uitlening een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reproducties worden uitgeleend.

• 6 De aan uitlening verbonden kosten kunnen de verzoeker in rekening worden gebracht.

De beheerder van de archiefbewaarplaats is bevoegd afschriften af te geven van een authentieke akte die volgens deze wet door hem bewaard moet worden.

• 1 De bestuurscolleges van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba dragen zorg voor de archiefbescheiden van de organen van die openbare lichamen, overeenkomstig een door de eilandsraad vast te stellen eilandsverordening.

• 2 De kosten, verbonden aan de uitoefening van de zorg, bedoeld in het eerste lid, komen ten laste van het openbaar lichaam.

Voor de bewaring van de op grond van artikel 17, eerste lid, en artikel 18, eerste lid, over te brengen archiefbescheiden van de organen van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba wijst het bestuurscollege een eilandarchiefbewaarplaats aan.

• 1 De eilandarchiefbewaarplaats wordt beheerd door een eilandarchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn benoemd, door de eilandsecretaris.

• 2 Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de organen van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van het bestuurscollege, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de eilandarchivaris. Met betrekking tot dit toezicht stelt de eilandraad een eilandsverordening vast.

• 3 De eilandarchivaris wordt door het bestuurscollege benoemd, geschorst en ontslagen.

• 1 Een regeling tussen de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen houdt tevens een voorziening in omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen.

• 2 Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

• 3 Zolang bij een gemeenschappelijke regeling niet is voldaan aan de verplichting tot het treffen van een voorziening als bedoeld in het eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing de bepalingen die ter zake gelden voor het openbaar lichaam waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd.

• 1 Onze Minister is bevoegd overheidsorganen erop te wijzen dat zij dienen te voldoen aan het bepaalde bij of krachtens deze wet.

• 2 Ingeval een overheidsorgaan een aanwijzing als bedoeld in het eerste lid niet opvolgt, kan Onze Minister bepalen, dat de archiefbescheiden van dat orgaan of een door hem aan te wijzen deel daarvan naar de archiefbewaarplaats, gehoord de beheerder daarvan, wordt vervoerd om daar tot nadere beschikking te worden bewaard. De kosten van vervoer, van het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en van bewaring komen ten laste van het betrokken openbaar lichaam.

• 3 Onze Minister maakt van zijn bevoegdheid, genoemd in het tweede lid, geen gebruik dan na overleg met het betrokken overheidsorgaan.

• 1 Met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens deze wet bepaalde ten aanzien van de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden zijn belast de bij besluit van Onze Minister aangewezen personen.

• 2 Van een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt mededeling gedaan door plaatsing in de Staatscourant.

• 3 Een toezichthouder is bevoegd, met medeneming van de benodigde apparatuur, een ruimte waarin de archiefbescheiden worden bewaard, te betreden. Zo nodig verschaft hij zich toegang met behulp van de sterke arm. Hij is bevoegd zich te doen vergezellen van personen die daartoe door hem zijn aangewezen.

• 4 Een toezichthouder is bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden. Hij is bevoegd van de gegevens kopieën te maken. Indien het maken van kopieën niet ter plaatse kan geschieden, is hij bevoegd de gegevens en bescheiden voor dat doel voor korte tijd mee te nemen tegen een door hem af te geven schriftelijk bewijs.

• 5 Indien een toezichthouder met toepassing van het derde lid een ruimte betreedt waarin de archiefbescheiden worden bewaard, dan wel met toepassing van het vierde lid inzage vordert van die archiefbescheiden, neemt hij de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen in acht.

• 1 Degene die niet aan de verplichting voldoet hem opgelegd bij artikel 11, eerste lid, wordt gestraft met een geldboete van de tweede categorie.

• 2 Het feit is een overtreding.

[Vervallen]

In afwijking van artikel 17, eerste lid, worden de registers van de burgerlijke stand na een termijn van zeventig jaar overgedragen naar een archiefbewaarplaats.

• 1 De op grond van artikel 7 van de Archieflandsverordening 2007 vastgestelde lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden die onmiddellijk voorafgaand aan het tijdstip van transitie, bedoeld in artikel 1, onder a, van de Invoeringswet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van toepassing waren op de Nederlands-Antiliaanse organen van de eilandgebieden, blijven van overeenkomstige toepassing op de organen van de openbare lichamen, totdat zij zijn vervangen door op grond van artikel 7 van deze wet vastgestelde selectielijsten.

• 2 De voor het tijdstip van transitie, bedoeld in artikel 1, onder a, van de Invoeringswet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba op grond van de artikelen 20 en 21 van de Archieflandsverordening 2007 aan de openbaarheid gestelde beperkingen blijven van kracht.

[Vervallen]

Deze wet wordt aangehaald als: Archiefwet BES.