Regeling functioneringsgesprekken BES

Het functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen de leidinggevende en de functionaris waarin, naast de samenwerking en de werkrelatie, enerzijds het functioneren van de functionaris in de voorgaande periode, maar tot maximaal een jaar terug, wordt besproken en anderzijds voor de voorliggende periode afspraken worden gemaakt.

• 1 In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. formulier: het formulier, bedoeld in artikel 5, eerste lid, dat voor de vastlegging van het functioneringsgesprek dient te worden gebruikt;

  • b. leidinggevende: de chef van een functionaris die hiërarchisch direct boven de functionaris staat, direct verantwoordelijk is voor het functioneren van deze functionaris en als zodanig het functioneringsgesprek met de functionaris voert;

  • c. functionaris: de ambtenaar of daarmee gelijkgestelde in dienst van het openbaar lichaam Bonaire, Sint Eustatius en Saba met wie de leidinggevende het functioneringsgesprek voert.

• 2 Waarin deze regeling de mannelijke woordvorm wordt gebruikt, wordt daarbij eveneens de vrouwelijke woordvorm begrepen.

• 1 Iedere leidinggevende is verplicht om tenminste eenmaal per kalenderjaar met de onder hem vallende functionaris(sen) een functioneringsgesprek te voeren.

• 2 Een functionaris is verplicht gevolg te geven aan de uitnodiging voor een functioneringsgesprek en daaraan deel te nemen.

• 3 Een functionaris heeft het recht om een functioneringsgesprek te verzoeken. Alsdan zal de leidinggevende er voor zorgdragen dat dat functioneringsgesprek binnen tien werkdagen wordt gevoerd.

• 4 De leidinggevende houdt een functioneringsgesprek, anders dan het gesprek, bedoeld in het derde lid van dit artikel, uiterlijk drie maanden voordat de beoordeling van een functionaris wordt gemaakt.

• 1 Het als bijlage aan deze regeling gevoegde formulier is het door de staat goedgekeurde formulier om het functioneringsgesprek vast te leggen.

• 2 De leidinggevende is gehouden de daartoe benodigde persoonlijke en functionele gegevens op het formulier te vermelden.

• 1 Uiterlijk vijf werkdagen voor het functioneringsgesprek maakt de leidinggevende met de functionaris een afspraak over de datum, tijd en plaats van het te voeren functioneringsgesprek.

• 2 De leidinggevende verstrekt bij het maken van de afspraak, bedoeld in het eerste lid, ter informatie het formulier aan de functionaris.

• 3 De leidinggevende informeert de functionaris over het bestaan van deze regeling en verstrekt deze op verzoek aan de functionaris.

• 4 De leidinggevende informeert de functionaris over het bestaan van de informatiefolder ‘functioneDe leidinggevende verzoekt de functionaris zich mede aan de hand van het formulier voor te bereiden op het functioneringsgesprek.

• 1 De leidinggevende en de functionaris zijn gehouden – behoudens onvoorziene omstandigheden – de afspraak voor het functioneringsgesprek na te komen. Daarvoor wordt voldoende tijd, tot maximaal anderhalf uur, gereserveerd. Indien er dringende redenen zijn om het gesprek uit te stellen, maken de partijen een nieuwe afspraak welke niet verder dan 10 werkdagen van de eerder gemaakte afspraak ligt.

• 2 De leidinggevende treft zodanige voorzieningen dat het gesprek ongestoord gevoerd kan worden.

In het functioneringsgesprek worden de volgende onderwerpen besproken:

• a. de algemene functievervulling op basis van de functiebeschrijving of takenpakket;

• b. de attitude;

• c. de werkomstandigheden;

• d. de behaalde resultaten in vergelijking tot de gemaakte afspraken;

• e. de te behalen resultaten in de komende periode en de voorwaarden om deze te realiseren;

• f. opleidingsmogelijkheden; en

• g. de loopbaan perspectieven.

• 1 De leidinggevende vult het formulier in.

• 2 De leidinggevende draagt er zorg voor dat er sprake is van een ‘tweegesprek’ en dat de zienswijze van de functionaris ook wordt opgenomen in het formulier.

• 3 De leidinggevende draagt er zorg voor dat uiterlijk twee werkdagen na het gesprek het ingevulde formulier ter ondertekening aan de functionaris wordt aangeboden.

• 4 Zowel de leidinggevende als de betrokken functionaris ondertekenen, binnen vijf werkdagen na het genoemde in lid 3 van dit artikel, het formulier voor de juiste weergave van het gesprek.

• 5 De functionaris ontvangt dezelfde werkdag een kopie van het ondertekende formulier.

• 1 Het originele formulier wordt door de leidinggevende bewaard.

• 2 Indien het in het eerste lid bepaalde om praktische of organisatorische redenen niet mogelijk is, draagt het hoofd van dienst er zorg voor dat de opslag van het formulier centraal plaats vindt.

• 3 In alle gevallen is het formulier uitsluitend voor de betrokkenen ter inzage.

• 4 Van het derde lid kan worden afgeweken indien dat met de functionaris is afgesproken en vermeld staat in het formulier.

• 5 Ten behoeve van de bewaking van de afspraken is het genoemde in het derde lid van dit artikel niet van toepassing op de pagina van het formulier waar de afspraken op vermeld staan. Naast bewaring bij het origineel kan deze pagina voor het dagelijks gebruik gekopieerd worden.

• 6 Een formulier wordt minimaal twaalf kalendermaanden bewaard.

  Vernietiging vindt na die periode plaats indien een formulier, naar aanleiding van een gehouden functioneringsgesprek met de betrokken functionaris, is ingevuld en ondertekend.

• 7 Bij het einde van een dienstverband danwel bij overplaatsing naar een andere dienst wordt het formulier vernietigd.

• 8 Indien er geen enkele relatie is tussen oude en nieuwe taken zal, bij overplaatsing naar een andere afdeling van de dienst waar betrokkene werkzaam is, het formulier vernietigd worden.

Deze regeling berust op artikel 15, zesde lid, onderdeel a, van de Wet materieel ambtenarenrecht BES.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling functioneringsgesprekken BES.