Reglement verwerking gegevens kentekenregister 2009

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a) persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

• b) wet: Wegenverkeerswet 1994;

• c) verantwoordelijke voor het kentekenregister: de Dienst Wegverkeer (RDW)

• d) CBP: het College bescherming persoonsgegevens, als bedoeld in artikel 51 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• e) betrokkene: degene op wie de gegevens betrekking hebben.

Dit reglement is gebaseerd op artikel 45 van de wet en is van toepassing op de verwerking van gegevens uit het kentekenregister.

Er bestaan verbanden tussen het kentekenregister en:

• a) het rijbewijzenregister, bedoeld in artikel 126 van de wet, ter zake van controle op het aangeboden rijbewijs als legitimatiebewijs bij het aanvragen van een kentekenbewijs;

• b) de bestanden van de Belastingdienst, voor zover die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Wet op de motorrijtuigenbelasting, de Wet belasting zware motorrijtuigen en de Wet op de belasting van personenauto’s en motorrijwielen.

• c) de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens ten behoeve van het opnemen in het kentekenregister van het meest recente adres van de houder van het kentekenbewijs en – indien van toepassing – het gegeven, dat deze is overleden of vertrokken naar het buitenland;

• d) het Nieuwe Handelsregister van de Kamers van Koophandel en Fabrieken ten behoeve van het opnemen in het kentekenregister van het meest recente adres van de houder van het kentekenbewijs en – indien van toepassing – het gegeven, dat deze failliet of beëindigd is;

• e) het vermiste autoregister van de stichting Verzekeringsbureau voertuigcrimininaliteit ten behoeve van een melding van vermissing waarvan door de politie nog geen melding in het kentekenregister is geplaatst;

• f) registers op grond van de Wet politiegegevens in verband met het verwerken van het gegeven, dat een motorrijtuig of aanhangwagen is gestolen of vermist;

• g) registers van het Centraal Justitieel Incassobureau ten behoeve van de afhandeling van WAM- en APK-overtredingen;

• h) andere dan hierboven genoemde politieregisters;

• i) onderzoeksregistraties van het Landelijk Informatiecentrum Voertuigcriminaliteit (LIV);

• j) het WAM register en Recidiveregister-WAM ten aanzien van de persoonsregistratie uit het kentekenregister.

Het kentekenregister bevat gegevens omtrent natuurlijke personen en rechtspersonen aan wie een kenteken is, dan wel was, opgegeven voor een motorrijtuig of aanhangwagen.

• 1 Het kentekenregister bevat de categorieën van gegevens als genoemd in artikel 6 van het Kentekenreglement.

• 2 De gegevens, genoemd in artikel 6 van het Kentekenreglement, als bedoeld in het eerste lid zijn afkomstig van:

  • 1e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdelen a, b en c: de betrokkene of de door deze bij de aanvraag van het kentekenbewijs gemachtigde dan wel het register waarmee een verband bestaat ten behoeve van het aanbrengen van mutaties;

  • 2e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdelen d en l: de importeur of persoon die het voertuig op Nederlands grondgebied heeft gebracht of heeft vervaardigd dan wel diens gemachtigde;

  • 3e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel e: degene die een voertuig voorgoed buiten Nederland brengt;

  • 4e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel f: de betrokkene of de door deze bij de aanvraag van het kentekenbewijs gemachtigde;

  • 5e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel g: de Dienst Wegverkeer, met dien verstande dat de gegevens betreffende de invordering ook afkomstig kunnen zijn van ter zake bevoegde overheidsinstanties;

  • 6e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel h: de aanvrager of diens gemachtigde, de houder van een erkenning als bedoeld in hoofdstuk IV, paragraaf 5 van de wet en de Dienst Wegverkeer;

  • 7e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel i: de aanvrager van een schorsing als bedoeld in hoofdstuk IV, paragraaf 6, van de wet, of diens gemachtigde en de Dienst Wegverkeer;

  • 8e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel j: erkende keuringsstations en de Dienst Wegverkeer;

  • 9e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel k: de Belastingdienst;

  • 10e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdelen m en p: de Dienst Wegverkeer;

  • 11e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel n: buitenlandse autoriteiten en de Dienst Wegverkeer;

  • 12e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel o: de betreffende typegoedkeuringsinstantie binnen en buiten Nederland dan wel de fabrikant of importeur of persoon die het voertuig , voertuigonderdeel of uitrustingsstuk op Nederlands grondgebied heeft gebracht of heeft vervaardigd, dan wel diens gemachtigde;

  • 13e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel q: de betrokkene of de door deze bij de aanvraag van het kentekenbewijs gemachtigde, met dien verstande dat het bij de gegevens in onderdeel p, alleen de gegevens aangaande een eventuele blokkering als bedoeld in artikel 16 van het Kentekenreglement betreft, en de Dienst Wegverkeer;

  • 14e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel r: de Stichting Verzekeringsbureau Voertuigcriminaliteit voor wat betreft de gegevens omtrent de vermissing van voertuigen en de politie voor wat betreft de gegevens omtrent de aangifte van diefstal of verduistering van voertuigen, met dien verstande dat zij zelf de gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen;

  • 15e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel s: de Belastingdienst voor wat betreft het sociaal-fiscaal nummer en het GBA-nummer en de Dienst Wegverkeer voor wat betreft het door deze dienst toegekende persoonsidentificatienummer;

  • 16e. wat betreft het gegeven als bedoeld in onderdeel t: de gemeentelijke basisadministratie van de gemeente waar degene, die is overleden zijn woonplaats had.

  • 17e. wat betreft de gegevens als bedoeld in onderdeel u: de Belastingdienst Centrale administratie/Autoheffingen of het Centraal Justitieel Incassobureau, met dien verstande, dat deze organisaties zelf de gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen.

• 1 De Dienst Wegverkeer verwijdert de in artikel 6 onderdelen a, b, c, f, p, q, s en t van het Kentekenreglement bedoelde gegevens uit het kentekenregister uiterlijk negen jaar na het vervallen van de tenaamstelling in het kentekenregister.

• 2 De Dienst Wegverkeer verwijdert de in artikel 6 onderdeel h van het Kentekenreglement bedoelde gegevens uit het kentekenregister uiterlijk negen jaar nadat de erkenning is ingetrokken.

• 3 De Dienst Wegverkeer verwijdert de in artikel 6 onderdelen d, e, g, i, j, k, l, m, o, r en u van het Kentekenreglement bedoelde gegevens uit het kentekenregister uiterlijk negen jaar na het einde van de registratie van het motorrijtuig of aanhangwagen in het kentekenregister.

• 4 De Dienst Wegverkeer verwijdert de in artikel 6 onderdeel n van het Kentekenreglement bedoelde gegevens uit het kentekenregister uiterlijk drie maanden nadat voor het desbetreffende motorrijtuig of aanhangwagen een kenteken is opgegeven, dan wel de opgave van een zodanig kenteken is geweigerd.

• 5 In afwijking van het eerste en derde lid worden het kenteken, het voertuigidentificatienummer, de merkcodering, het typegoedkeuringsnummer, het bouwjaar dan wel de datum eerste toelating, en de datum en de wijze waarop de registratie van het voertuig is beëindigd, niet uit het kentekenregister verwijderd.

• 6 De op grond van het eerste, tweede, derde en vierde lid verwijderde gegevens worden vernietigd.

• 1 Binnen de Dienst Wegverkeer hebben rechtstreekse toegang tot het kentekenregister:

  • a. de verantwoordelijke voor het kentekenregister;

  • b. personen die zijn belast met of leiding geven aan het invoeren, wijzigen, verwijderen en verstrekken van gegevens;

  • c. andere door de Dienst Wegverkeer daartoe gemachtigde personen, voor zover zulks voor hun taakuitoefening noodzakelijk is.

• 2 De Dienst Wegverkeer stelt een autorisatietabel op, waarin op functieniveau is aangegeven wie toegang heeft tot het kentekenregister alsmede wie gegevens mag invoeren, wijzigen, verwijderen en verstrekken.

• 1 De eerste aanvraag tot het verstrekken van gegevens aan overheidsorganen als bedoeld in de wet geschiedt schriftelijk bij de Dienst Wegverkeer onder opgave van de naam en het adres van de aanvrager alsmede de redenen van de aanvraag. Voor de Dienst Wegverkeer dient het aannemelijk te zijn, dat de aanvrager een overheidsorgaan is en een publiekrechtelijke taak uitoefent. De Dienst Wegverkeer vergewist zich daarbij in elk geval van de identiteit van de aanvrager.

• 2 De Dienst Wegverkeer bepaalt de wijze waarop de procedure van de vervolgaanvragen en vervolgverstrekkingen van gegevens voor de in het eerste lid bedoelde instanties verloopt.

• 1 De eerste aanvraag tot het verstrekken van gegevens door een beroepsbeoefenaar als bedoeld in artikel 9, eerste lid, onderdeel a van het Kentekenreglement wordt schriftelijk ingediend bij de Dienst Wegverkeer onder opgave van de naam en het adres van de aanvrager alsmede de reden van de aanvraag. De Dienst Wegverkeer kan in het kader van de beoordeling van de aanvraag het overleggen van bescheiden verlangen, waaruit blijkt dat de aanvrager behoort tot de in artikel 9, eerste lid, onderdeel a van het Kentekenreglement genoemde beroepsbeoefenaren.

• 2 De Dienst Wegverkeer bepaalt de wijze waarop de procedure van vervolgaanvragen en vervolgverstrekkingen van gegevens voor de in het eerste lid bedoelde beroepsbeoefenaren verloopt. De Dienst Wegverkeer vergewist zich daarbij in elk geval van de identiteit van de aanvrager.

• 3 Op verzoek van de Dienst Wegverkeer dienen, indien de aanvraag tot het verstrekken van gegevens wordt gedaan door:

  • a) verzekeringsmaatschappijen, te worden overgelegd:

    • – een uittreksel, niet ouder dan drie maanden, uit het Nieuwe Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken, waaruit blijkt, dat het verzekeringsbedrijf wordt uitgeoefend;

    • – een bewijs waaruit blijkt dat De Nederlandsche Bank aan de aanvrager een vergunning als bedoeld in artikel 2:27 van de Wet op het financieel toezicht (Wft) heeft verleend; dan wel

    • – voor zover het betreft een verzekeraar met een zetel in andere lidstaat, een bewijs van het toekennen van de bevoegdheid als bedoeld in artikel 2:40 van de Wft.

    • – ten behoeve van schadeafwikkeling een bewijs, waaruit blijkt, dat het motorrijtuig of aanhangwagen waaromtrent gegevens worden opgevraagd, schade heeft veroorzaakt, dan wel dat aan het betreffende motorrijtuig of aanhangwagen schade is ontstaan.

  • b) de gevolmachtigde van een verzekeringsmaatschappij, te worden overgelegd:

    • – een bewijs van inschrijving in het volmachtenregister van de Autoriteit Financiële Markten (AFM);

    • – een uittreksel, niet ouder dan drie maanden, uit het Nieuwe Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken, waaruit blijkt dat de aanvrager gevolmachtigde voor het verzekeringsbedrijf is ten aanzien van de verzekering van motorrijtuigen en aanhangwagens;

    • – een bewijs, waaruit blijkt, dat het motorrijtuig of aanhangwagen waaromtrent gegevens wordt opgevraagd, schade heeft veroorzaakt, dan wel dat aan het betreffende motorrijtuig of aanhangwagen schade is ontstaan.

  • c) de advocatuur, te worden overgelegd:

    • – een bewijs van inschrijving bij de Nederlandse Orde van Advocaten;

    • – een bewijs, dat het verzoek om gegevens wordt gedaan ten behoeve van de oplossing van een eigendomsgeschil omtrent een motorrijtuig of aanhangwagen, dan wel het voeren van een gerechtelijke procedure; of

    • – een bewijs, dat het verzoek om gegevens wordt gedaan ten behoeve van een faillissement.

  • d) een stichting rechtsbijstand, als bedoeld in de Wet op de rechtsbijstand,te worden overgelegd:

    • – een uittreksel, niet ouder dan drie maanden, uit het Nieuwe Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken;

    • – een bewijs, dat het verzoek om gegevens wordt gedaan ten behoeve van de oplossing van een eigendomsgeschil omtrent een motorrijtuig of aanhangwagen, dan wel het voeren van een gerechtelijke procedure.

  • e) gerechtsdeurwaarders, te worden overgelegd:

    • – een legitimatiebewijs, uitgegeven door de minister van Justitie, waaruit blijkt, dat men is benoemd als gerechtsdeurwaarder (Stcrt. 28-3-2000, nr. 62, p. 24);

    • – een bewijs van het feit, dat er sprake is van de voorbereiding van een dagvaarding in een civielrechtelijke procedure waarbij een motorrijtuig is betrokken en waarin sprake is van het wegrijden zonder te betalen na het tanken van brandstof.

  • f) fabrikanten of importeurs van motorrijtuigen en aanhangwagens, te worden overgelegd:

    • – een ingevolge artikel 8 van de Wet op de belasting van personenauto’s en motorrijwielen 1992 (Stb. 709) afgegeven vergunning;

    • – een bewijs, dat het verzoek om gegevens wordt gedaan ten behoeve van de uitvoering van de Wet op de belasting van personenauto’s en motorrijwielen 1992;

    • – documenten waarmee aannemelijk gemaakt kan worden dat de aanvrager een fabrikant is, die een terugroepactie wil uitvoeren met betrekking tot in Nederland geregistreerde motorrijtuigen of aanhangwagens of van onderdelen en uitrustingsstukken van deze motorrijtuigen en aanhangwagens met een ‘e-’, ‘E-’ of ‘nl-’ goedkeurmerk.

  • g) individueel aangewezen beroepsbeoefenaren, te worden overgelegd:

    • – een aanwijzingsbeschikking van de minister, als bedoeld in artikel 9, eerste lid, onderdeel a van het Kentekenreglement;

    • – documenten waaruit de identiteit van de aanvrager blijkt en de doelbinding kan worden vastgesteld.

• 1 De bevraging van het kentekenregister door beroepsbeoefenaren geschiedt waar mogelijk op basis van opgegeven kenteken.

• 2 Een verzoek om te worden aangewezen als beroepsbeoefenaar dient te worden gericht aan de minister van Verkeer en Waterstaat.

Ten aanzien van de aanvraag en verstrekking van gevoelige gegevens aan informatieproviders zijn de ‘Eisen en voorwaarden RDW-providers’ van toepassing. Een verzoek om te worden aangewezen als informatieprovider dient te worden gericht aan de minister van Verkeer en Waterstaat.

De bevraging van gevoelige gegevens uit het kentekenregister door overige belanghebbenden geschiedt op basis van opgegeven kenteken.

• 1 Aan autoriteiten buiten Nederland maar binnen de EU of EVA worden gegevens verstrekt op grond van het bepaalde in artikel 43, tweede lid van de wet, het Kentekenreglement alsmede internationale rechtsregels, afspraken en samenwerkingsverbanden.

• 2 De bepalingen inzake verstrekking aan belanghebbenden binnen Nederland worden – voor zover de regels omtrent bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene dit toelaten – gelijkelijk toegepast ten aanzien van de verstrekking aan belanghebbenden buiten Nederland maar binnen de EU;

• 3 Aan autoriteiten buiten de EU of EVA worden gegevens verstrekt op grond van het bepaalde in artikel 43, tweede lid, van de wet, het Kentekenreglement, alsmede internationale rechtsregels, afspraken en samenwerkingsverbanden, nadat vastgesteld is dat er sprake is van een passend beschermingsniveau ten aanzien van de persoonlijke levenssfeer.

Als bescheid als bedoeld in artikel 11, tweede en vierde lid, van het Kentekenreglement wordt aangewezen een proces-verbaal, opgemaakt door een opsporingsambtenaar als bedoeld in artikel 141 van het Wetboek van Strafvordering, waaruit blijkt dat het voertuig waarop de aanvraag tot verstrekking van persoonsgegevens betrekking heeft, is betrokken bij een verkeersongeval waarbij aan de aanvrager schade is toegebracht. Indien er geen proces-verbaal kan worden overgelegd, dient op andere wijze aannemelijk te worden gemaakt dat de aanvrager betrokken is bij een verkeersongeval waarbij aan deze aanvrager schade is toegebracht.

Gevoelige en niet gevoelige gegevens

Op grond van artikel 42a, vierde lid van de wet juncto artikel 7, tweede en derde lid van het Kentekenreglement worden gevoelige en niet gevoelige gegevens aangewezen en gepubliceerd. Publicatie vindt plaats bij afzonderlijk besluit.

Aansluittarief

Op grond van artikel 43 lid 7 van de wet is in door de Dienst Wegverkeer te bepalen gevallen een aansluittarief verschuldigd.

Een aansluittarief is verschuldigd indien de RDW specifieke kosten moet maken voor de aansluiting dan wel voor de ontwikkeling van technische voorzieningen voor het leveren van gegevens uit het kentekenregister. Deze kosten worden vooraf (eventueel bij offerte) ter besluitvorming aan de aanvrager bekendgemaakt en na verstrekking van de informatie gefactureerd.

Wijze van terugmelden bij gerede twijfel

Op grond van artikel 43c, eerste lid van de wet juncto artikel 8, onderdeel a van het Kentekenreglement bepaalt de Dienst Wegverkeer de wijze van terugmelding door overheidsorganen bij gerede twijfel omtrent de juistheid van authentieke gegevens.

Voor deze terugmelding is een terugmeldvoorziening met elektronische ondersteuning gerealiseerd. In de ‘Catalogus basisregistratie voertuigen’ staat de terugmeldvoorziening beschreven. Waar mogelijk worden specifieke afspraken met de afnemende overheidsorganen gemaakt.

In onderzoek plaatsen van een gegeven

Op grond van artikel 43c, derde lid van de wet juncto artikel 8, onderdeel b van het Kentekenreglement bepaalt de Dienst Wegverkeer de wijze waarop een gegeven ‘in onderzoek’ wordt geplaatst. De terugmelding door een overheidsorgaan wordt daartoe in het kentekenregister aangetekend door middel van een signalering.

Het feit of er, en op welke wijze, terugkoppeling plaats vindt omtrent de eventuele signalering in het kentekenregister, zal afzonderlijk worden afgesproken met de betreffende overheidsorganen.

Feiten, van invloed voor de juistheid van het register

Op grond van artikel 43f van de wet bepaalt de Dienst Wegverkeer de wijze van mededeling door overheidsorganen van feiten, die van belang kunnen zijn voor de juistheid van het register.

Deze mededeling (als aanvulling op de terugmelding als bedoeld in artikel 43c, eerste lid van de wet) betreft alle niet-authentieke gegevens en feiten die voor het kentekenregister van belang zijn.

De betreffende overheidsorganen dienen hiertoe gebruik te maken van de terugmeldvoorziening die in het kader van artikel 43c, eerste lid van de wet is ingericht, dan wel dienen zij een en ander schriftelijk aan de Dienst Wegverkeer kenbaar te maken. In bepaalde gevallen worden met grotere afnemers van gegevens individuele afspraken gemaakt.

Toezichtskosten

Op grond van artikel 45, eerste lid, van de wet houdt de Dienst Wegverkeer toezicht op het juiste gebruik van verstrekte gevoelige gegevens uit het kentekenregister.

Uit hoofde van artikel 45a, derde lid van de wet worden toezichtskosten op door de Dienst Wegverkeer te bepalen wijze in rekening gebracht.

De toezichtskosten worden verdisconteerd in de tarieven die voor de gegevensverstrekking aan afnemers van gevoelige gegevens uit het kentekenregister waarop toezicht wordt uitgeoefend van toepassing zijn.

Voor Informatieproviders zijn de aan hen verstrekte ‘Eisen en Voorwaarden voor Informatieproviders’ van toepassing, waarin het in rekening brengen van toezichtskosten afzonderlijk is geregeld.

Natuurlijke personen en rechtspersonen en hun wettelijke vertegenwoordigers hebben het recht om op hun verzoek kennis te nemen van het feit of hen betreffende persoonsgegevens in het kentekenregister zijn opgenomen. Het bepaalde in de artikelen 35 tot en met 39 van de Wet bescherming persoonsgegevens is mede van toepassing.

• 1 Degene aan wie overeenkomstig artikel 15 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan schriftelijk verzoeken:

  • a. deze gegevens te verbeteren indien een of meer in het kentekenregister opgenomen persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn;

  • b. deze gegevens aan te vullen indien zij voor het doel van het kentekenregister onvolledig zijn;

  • c. deze gegevens te verwijderen indien één of meer in het kentekenregister opgenomen persoonsgegevens voor het doel van het kentekenregister niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in het kentekenregister zijn opgenomen.

  Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen.

• 2 Indien een in het eerste lid genoemd verzoek terecht is, wordt het ingewilligd; alsdan worden de wijzigingen zo spoedig mogelijk aangebracht.

• 3 De persoon, bedoeld in artikel 4 of diens wettelijke vertegenwoordiger ontvangt binnen acht weken na wijziging kosteloos een overzicht van de aangebrachte wijzigingen.

• 4 Een weigering om het verzoek tot wijziging in te willigen wordt binnen vier weken schriftelijk en met redenen omkleed aan de persoon, bedoeld in artikel 4 of diens wettelijke vertegenwoordiger medegedeeld.

• 5 Indien de Dienst Wegverkeer aan een overeenkomstig het eerste lid gedaan verzoek voldoet, doet hij aan degenen aan wie hij naar zijn weten in het jaar voorafgaand aan het verzoek en in de sinds dat verzoek verstreken periode de betrokken gegevens heeft verstrekt, mededeling van de verbetering, aanvulling of verwijdering.

• 6 De Dienst Wegverkeer doet aan de verzoeker opgave aan wie hij de mededeling, bedoeld in het vijfde lid, heeft gedaan.

• 7 Het bepaalde in het vijfde en zesde lid is niet van toepassing indien de verzoeker te kennen heeft gegeven op de mededeling, bedoeld in het vijfde lid, geen prijs te stellen.

Verzoeken als bedoeld in artikel 15 en 16 kunnen worden ingediend bij de Dienst Wegverkeer, unit Informatieverstrekking, Postbus 30000, 9640 RA Veendam.

• 1 De Dienst Wegverkeer ziet er op toe dat ten aanzien van de technische en organisatorische beveiliging van het kentekenregister wordt voldaan aan het bepaalde in het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst 1994.

• 2 De Dienst Wegverkeer ziet er op toe dat ten aanzien van de technische en organisatorische beveiliging van niet-geautomatiseerde informatiesystemen alle benodigde maatregelen in acht worden genomen; deze maatregelen omvatten in elk geval:

  • a. het bewaren van dergelijke systemen in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte;

  • b. het vaststellen van voorschriften inzake het gebruiken van gegevens buiten de werkruimte van de Dienst Wegverkeer.

De Dienst Wegverkeer laat jaarlijks een accountant die is ingeschreven in het register, bedoeld in artikel 36, eerste lid, van de Wet op de Accountants-Administratieconsulenten, een oordeel geven over de opzet en werking van het stelsel van interne beheersmaatregelen

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement verwerking gegevens kentekenregister 2009.

Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2010