Beheersreglement Kiesraad

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. wet: de Kieswet;

• b. Kiesraad: het adviescollege en centraal stembureau als bedoeld in artikel A 2, eerste en tweede lid, van de Kieswet;

• c. voorzitter: de voorzitter van de Kiesraad;

• d. secretariaat: het secretariaat als bedoeld in artikel 1 van de Organisatieregeling beheer Kiesraad;

• e. secretaris-directeur: de secretaris-directeur die belast is met de dagelijkse leiding over het secretariaat van de Kiesraad;

• f. bestedingsplan: het bestedingsplan als bedoeld in hoofdstuk 4 van dit beheersreglement;

• g. werkplan: het werkplan als bedoeld in hoofdstuk 4 van het beheersreglement;

• h. begroting: de begroting, bedoeld in hoofdstuk 4 van dit beheersreglement;

• i. minister: de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties;

• j. departement: het departement van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties.

De Kiesraad heeft een secretariaat dat hem ondersteunt bij het vervullen van zijn wettelijke taken op het terrein van het Kiesrecht en de verkiezingen.

De voorzitter van de Kiesraad staat aan het hoofd van het secretariaat.

• 1 De dagelijkse leiding over het secretariaat van de Kiesraad wordt uitgeoefend door de secretaris-directeur, die over de uitvoering van deze taak verantwoording aflegt aan de voorzitter.

• 2 De secretaris-directeur is belast met de zorg voor een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering en neemt daarbij de aanwijzingen van de Kiesraad in acht.

De binnen het kader van de vigerende wetgeving door of namens de minister vastgestelde nadere regels en uitgangspunten voor het beheer en de organisatie van zijn departement zijn van toepassing op (het secretariaat van) de Kiesraad, tenzij uit de aard daarvan anders voortvloeit.

• 1 De minister is verantwoordelijk voor de financiering van de Kiesraad en bepaalt de kaders waarbinnen de bedrijfsvoering van de Kiesraad dient plaats te vinden, met inachtneming van de bijzondere positie van de Kiesraad.

• 2 Deze kaders worden in elk geval gevormd door de afspraken die binnen het ministerie van BZK, dan wel het Rijk, zijn gemaakt ten aanzien van aangelegenheden op het gebied van Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratieve organisatie, Communicatie en Huisvesting (PIOFACH).

• 3 De minister kan beslissen dat aan inspanningen op een specifiek onderdeel van de bedrijfsvoering expliciet aandacht wordt besteed.

• 1 De Kiesraad stelt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting op voor het eerstvolgende jaar en zendt deze naar de minister.

• 2 De minister beoordeelt de ontwerpbegroting en bepaalt – na overleg met de Kiesraad – de hoogte van de begroting die als onderdeel van de BZK begroting in de ministerraad wordt ingebracht.

• 3 Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de strategische keuzes van het secretariaat van de Kiesraad die zijn vervat in het werkplan dat in het voorafgaande jaar is vastgesteld.

• 4 In de begroting worden de benodigde personele en financiële middelen aangegeven.

• 5 De middelen die nodig zijn voor extra activiteiten worden als zodanig herkenbaar in de begroting opgenomen.

• 1 De Kiesraad stelt jaarlijks voor 1 november, op basis van de vastgestelde begroting, een bestedingsplan op met de omvang van de uitgaven voor het eerstvolgende jaar.

• 2 Na vaststelling van het bestedingsplan wordt dit plan ter informatie aan de minister gezonden.

• 1 Door of namens de minister wordt twee keer per jaar overleg gevoerd over de begroting en het bestedingsplan.

• 2 In dit overleg komen tevens andere onderwerpen aan de orde die door of namens de minister of de voorzitter van de Kiesraad zijn ingebracht en tijdig aan de deelnemers aan het overleg zijn bekend gemaakt.

• 1 De secretaris-directeur draagt zorg dat zo spoedig mogelijk na afloop van het eerste halfjaar een halfjaarrapportage wordt opgesteld, waarin conform een vast informatiemodel van het departement gerapporteerd wordt over:

  • • kwaliteit en effectiviteit van het secretariaat van de Kiesraad;

  • • financiën van het secretariaat;

  • • de uitvoering van het werkplan.

• 2 De halfjaarrapportage wordt goedgekeurd door de voorzitter van de Kiesraad en binnen 30 dagen na afloop van de betrokken periode aangeboden aan de minister.

• 3 De minister stelt de voorzitter van de Kiesraad binnen 30 dagen na ontvangst op de hoogte van zijn reactie.

• 4 Door of namens de minister en de voorzitter van de Kiesraad wordt voor 1 september van het betrokken jaar overleg gevoerd over de halfjaarrapportage.

• 1 De secretaris-directeur draagt zorg dat na afloop van elk jaar een financiële verantwoording wordt opgesteld over dat jaar.

• 2 In deze verantwoordingsrapportage dient te zijn opgenomen:

  • • een verklaring voor het verschil tussen de geraamde en werkelijke uitgaven en inkomsten;

  • • een verantwoording van de resultaten;

  • • een verantwoording over het formatiebeheer en het personeelsbeleid.

• 3 De verantwoordingsrapportage over het afgelopen jaar wordt door de voorzitter van de Kiesraad vastgesteld en jaarlijks voor 15 maart aangeboden aan de minister.

• 4 De minister stelt de voorzitter van de Kiesraad binnen 30 dagen na ontvangst van de rapportage op de hoogte van diens reactie.

• 5 Door of namens de minister en de voorzitter van de Kiesraad wordt voor 1 april van het betrokken jaar overleg gevoerd over de verantwoording.

De minister verleent decharge over het door de voorzitter van de Kiesraad gevoerde beheer op basis van de verantwoordingsrapportage.

• 1 Indien de minister tot de conclusie komt dat de Kiesraad de bepalingen van dit hoofdstuk niet nakomt, kan de minister de voorzitter van de Kiesraad verzoeken om een toelichting op de tekortkoming en de maatregelen die de voorzitter naar aanleiding daarvan denkt te nemen.

• 2 Indien de minister de beoogde maatregelen ontoereikend acht, kan de minister daaraan gevolgen verbinden bij de toekenning van het budget voor het volgend jaar, dan wel specifieke aanwijzingen geven met betrekking tot het beheer van de Kiesraad of het secretariaat.

• 3 De Kiesraad draagt zorg dat een aanwijzing als bedoeld in het tweede lid wordt uitgevoerd.

Dit reglement wordt bekendgemaakt in de Staatscourant en gepubliceerd op de website van de Kiesraad.

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2011.