Inleiding
Infrastructuur en Milieu (IenM) investeert in kwaliteit en inzetbaarheid van medewerkers,
zodanig dat zij in staat zijn bij te dragen aan de organisatiedoelen, kennis en ervaring
uit te wisselen en zich te ontwikkelen. Verwacht mag worden dat de leiding zorgvuldig
de kwaliteiten en capaciteiten van de medewerkers beziet. Tegelijkertijd verwacht
IenM van medewerkers de bereidheid om capaciteiten en kwaliteiten daar waar nodig
in te zetten en de inzetbaarheid naar vermogen te vergroten.
Het HRM-stelsel faciliteert deze wijze van werken met het ‘Functiegebouw Rijk’ en
Resultaat- en Kwaliteitsgericht Werken (RKW).
Het Resultaat- en Kwaliteitsgericht Werken (RKW)-gesprek staat centraal in de manier
van werken, die is gericht op resultaat en kwaliteit. De organisatie stelt jaarlijks
doelen vast (managementjaarplan) en vertaalt deze naar directie- en afdelingsplannen.
De leidinggevende en de medewerker maken jaarlijks afspraken over resultaten, ontwikkeling
én loopbaan. Dit vindt niet verspreid over het jaar plaats, maar op één moment aan
het begin van het jaar. Dat is een goed moment om de vertaalslag van organisatiedoel
naar individuele bijdrage te maken. Tegelijkertijd leggen leidinggevende en medewerker
verantwoording af over de gemaakte afspraken van het vorig jaar. Voor het RKW-gesprek
geldt geen vrijblijvendheid: leidinggevende en de medewerker kunnen en moeten elkaar
aanspreken. Immers, het nakomen van concrete afspraken over resultaten, ontwikkeling
én loopbaan en de verantwoording hierover is alleen mogelijk als afspraken ook echt
gemaakt worden (en vastliggen). Door het jaar heen blijven leidinggevende en medewerker
continu in dialoog over de voortgang. Luisteren naar elkaar en aanspreken is daarbij
een vanzelfsprekendheid.
Leeswijzer
In deze Leidraad staan de beleidsregels van het RKW-gesprek als onderdeel van het
Resultaat- en Kwaliteitsgericht Werken. De opbouw is als volgt. In hoofdstuk 2 staat
het beleid en de procedure rondom het RKW-gesprek. In hoofdstuk 3 staat het RKW-gesprek
in relatie tot managementjaarplancyclus omschreven, waarna in hoofdstuk 4 de inhoud
van het RKW-gesprek en in hoofdstuk 5 de stappen van het RKW-gesprek aan de orde komen.
In hoofdstuk 6 wordt aandacht gegeven aan de verschillende rechtspositionele beslissingen
(bevordering, in vaste diensttreding en onvoldoende functioneren).
1. Grondslag en beleid van het RKW-gesprek
1.1. Formele grondslag RKW-gesprek
De rechtspositionele basis van het RKW-gesprek is artikel 71 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR). Hierin staat dat de ambtenaar (minimaal) recht heeft op een jaarlijks gesprek
over de wijze en omstandigheden waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd (terugblik),
de te behalen resultaten voor het komende jaar en de omstandigheden waaronder deze
worden uitgevoerd (vooruitblik) en de wijze waarop de persoonlijke ontwikkeling van
de ambtenaar kan worden bevorderd.
In artikel 71 staat ook dat als de ambtenaar tenminste gedurende vijf aaneengesloten jaren dezelfde
functie heeft vervuld in het gesprek specifieke aandacht wordt besteed aan de continuering
van de loopbaan. Denk aan de onderwerpen mobiliteit, flexibiliteit en loopbaanperspectief
in de toekomst. Uiteraard krijgt het loopbaanperspectief meer aandacht naarmate de
periode van de verblijftijd in de functie de vijf jaar nadert.
De koppeling tussen het gesprek en de beloningsbeslissing is geregeld in artikel 7 en 8 van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 (BBRA 1984). Hierin staat dat het oordeel van het bevoegd gezag over het functioneren
tot stand komt op basis van het gesprek als bedoeld in artikel 71 van het ARAR dan wel op basis van een vastgestelde beoordeling.
1.2. Beleid RKW-gesprek
In het vijfde lid van artikel 71 van het ARAR staat dat elke Minister vaststelt aan welke eisen het gesprek en het verslag van
het gesprek moeten voldoen. Op basis hiervan is in 2008, met instemming van de Departementale
Ondernemingsraad, de Leidraad RKW Verkeer en Waterstaat vastgesteld. In 2010 is door
de Bestuursraad VROM de Leidraad RKW gesprek Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening
en Milieu vastgesteld. De beide Leidraden komen voor het merendeel met elkaar overeen.
Met de nieuwe Leidraad worden de beide Leidraden geïntegreerd tot de Leidraad RKW
Infrastructuur en Milieu. Er is sprake van één gesprek dat zich richt op zowel de
terugblik, met daaraan gekoppeld een beloningsbeslissing, als op de vooruitblik en
het maken van afspraken hierover. Resultaatafspraken worden gekoppeld aan organisatiedoelstellingen
en er is oog voor de ontwikkeling en de loopbaan van de medewerker. Vereiste en hulpmiddel
voor het voeren van het RKW-gesprek is het functiegebouw Rijk, met per functiegroep
een beschrijving van resultaten en competenties.
1.3. Rkw-gesprek: wat wordt van wie verwacht?
In deze Leidraad staat een manier van werken beschreven, die niet vrijblijvend is.
Dit brengt zowel voor de medewerker als de leidinggevende ‘rechten’ en ‘plichten’
met zich mee. Om duidelijk te maken welke dit zijn, staat in onderstaande tabel een
overzicht.
|
Wat verwacht IenM van de leidinggevende/bevoegd gezag
|
• een jaarplan dat concreet te vertalen is naar afspraken per medewerker
• een RKW-gesprek met elke medewerker in december, januari of februari
• SMART-afspraken met de medewerker over resultaten, ontwikkeling en loopbaan
• actieve feedback naar de medewerker
•openstaan voor feedback (tweezijdigheid)
• het uitspreken van een eenduidig beeld over het functioneren van de medewerker
• het toekennen van een beloningsbeslissing
• verslaglegging van het RKW-gesprek
• ondertekening van en daarmee commitment aan de afspraken zoals gemaakt in het RKW-formulier
• bekendmaking van en toelichting op de namen van medewerkers die in aanmerking komen
voor extra belonen
|
|
Wat verwacht IenM van de medewerker
|
• een actieve bijdrage om tot een goed gesprek te komen (tweezijdigheid)
• inspanningen om de gemaakte afspraken na te komen
• verantwoording over (al dan niet) gerealiseerde resultaten en ingezette ontwikkeling
• ondertekening van en daarmee commitment aan de afspraken zoals gemaakt in het RKW-formulier
• actieve feedback over het functioneren van de leidinggevende
• openstaan voor feedback
|
Daar staat tegenover dat IenM actief bijdraagt om leidinggevenden en medewerkers in
staat te stellen het juiste RKW-gesprek te voeren. Zo is een verplicht leertraject
RKW voor managers opgezet en worden de medewerkers van IenM in de gelegenheid gesteld
om trainingen RKW-gesprek bij te wonen.
2. Het RKW-gesprek gekoppeld aan de managementjaarplancyclus
Met deze Leidraad worden de gesprekscyclus en de managementjaarplancyclus aan elkaar
gekoppeld, door het RKW-gesprek strak in tijd aan het managementjaarplan te koppelen.
Op hoofdlijnen is de cyclus schematisch weergegeven in de onderstaande figuur.
* MJP = Managementjaarplan
Toelichting
Van Managementjaarplan (MJP) naar afspraken op individueel niveau.
De managementjaarplancyclus start in december van jaar X (zie bovenstaande figuur)
als de managementjaarplannen worden besproken tussen SG en DG/IG. Aan de hand van
deze managementjaarplannen stelt elk organisatieonderdeel vervolgens zijn jaarplan
(managementcontract etc.) op voor het komende jaar (X+1). Het jaarplan of afdelingsplan
is van belang om als manager duidelijke afspraken te maken met de medewerkers en wordt
zo opgesteld dat een goede vertaling is te maken naar de afspraken op individueel
niveau.
RKW gesprek
In de maanden december, januari en februari vindt het RKW-gesprek plaats, over de
terugblik, de beloningsbeslissing, de vooruitblik, de persoonlijke ontwikkeling en
loopbaan. Op basis van de terugblik wordt een waardering over het functioneren uitgesproken.
Beloning
In de maand maart wordt de beloningsbeslissing uitgevoerd die is genomen op basis
van het RKW-gesprek.
Voortgangsgesprekken
Om ervoor te zorgen dat de gemaakte afspraken worden nagekomen, is het noodzakelijk
dat de medewerker en de leidinggevende regelmatig voortgangsgesprekken met elkaar
voeren en indien nodig deze vastleggen. Een continue dialoog tussen medewerker en
leidinggevende houdt elkaar scherp en voorkomt dat er in het RKW-gesprek verschil
van inzicht bestaat over de mate waarin de gemaakte afspraken wel of niet zijn gerealiseerd.
Een goede invulling hiervan door zowel leidinggevende als de medewerker kenmerkt zich
door:
-
– open en heldere communicatie;
-
– duidelijke constructieve feedback;
-
– bereidheid om waar nodig en/of gewenst, te coachen (specifiek door de leidinggevende)
en/of terug te koppelen.
Ontwikkeling
Gedurende het jaar loopt de ontwikkeling door en worden afspraken nagekomen over het
volgen van opleiding of loopbaantrajecten.
Vlootschouw
In oktober en november worden vlootschouwen gehouden in MT’s en DT’s om de gewenste
inzet van medewerkers in het volgende jaar door te spreken. Hierbij wordt betrokken
wat de eventuele wensen van medewerkers zijn, of er behoefte is aan een loopbaanstap,
of er belangrijke verschuivingen in taken plaats vindt, welke instrumenten kunnen
worden ingezet en welke afspraken meegenomen kunnen worden in de komende gesprekken.
De medewerker krijgt in het RKW-gesprek van de leidinggevende een terugkoppeling uit
de vlootschouw.
3. De inhoud van het RKW-gesprek
Elke leidinggevende heeft regelmatig overleg met zijn medewerkers, waar zaken als
wat gaat goed, wat verdient aandacht ter sprake komen. Het RKW-gesprek is het jaarlijks
moment waarop de leidinggevende en de medewerker spreken over resultaten, ontwikkeling
en loopbaan.
Beiden blikken terug op het afgelopen jaar en de thema’s die al in de voortgangsgesprekken
aan de orde zijn geweest. Belangrijk is dat het gesprek een tweezijdig karakter heeft: zowel leidinggevende als medewerker kunnen punten inbrengen.
Het RKW-gesprek is tevens het moment waarop de leidinggevende een waardering uitspreekt
over het functioneren en een beloningsbeslissing neemt. De inhoud van het RKW-gesprek
is voor beiden geen verrassing. Het RKW-gesprek vindt plaats in de maanden december,
januari of februari, voorafgaand aan de beloningsmaand maart.
Ook op een ander moment dan het jaarlijkse RKW-gesprek, kunnen afspraken gemaakt worden
over resultaten, ontwikkeling en loopbaan, zoals bijvoorbeeld bij indiensttreding,
wisseling van takenpakket of functie.
3.1. Vooruitblik en terugblik (afspraken en verantwoording)
Uitgangspunt voor de terugblik zijn de afspraken die in het vorige RKW-gesprek en
de daarop volgende voortgangsgesprekken zijn gemaakt. Hieronder worden beide (terugblik
en vooruitblik) behandeld, waarbij eerst wordt ingegaan op de vooruitblik.
Vooruitblik
In het RKW gesprek worden nieuwe afspraken voor de komende periode gemaakt. Daarbij
worden (opnieuw) normeringen en indicatoren geformuleerd voor de te behalen resultaten.
Uitgangspunt hierbij is het jaarplan en het functieprofiel uit het functiegebouw Rijk.
Het functieprofiel ziet er als volgt uit:
Toelichting op de te maken afspraken over:
Het jaarplan of afdelingsplan wordt vertaald naar afspraken op individueel niveau.
Om afspraken over de te behalen resultaten zo SMARTmogelijk te maken bestaat het kernprofiel uit:
-
– Resultaatgebieden, met per resultaatgebied een aantal resultaten;
-
– Competenties met gedragsindicatoren, die voor het behalen van de resultaten nodig
zijn.
Ook over de ontwikkeling van de medewerker worden concrete afspraken gemaakt. Dit
gaat op basis van het Kwaliteitenprofiel. In het Kwaliteitenprofiel wordt aangegeven
wat de medewerker aan ‘bagage’ in zijn rugzak moet hebben om de functie succesvol
te kunnen uitvoeren: werkervaring,
werk- en denkniveau, opleidingsrichting, kennis en vaardigheden.
Aan de hand van dit gedeelte van het functieprofiel wordt bekeken welke competenties,
werkervaring kennis en vaardigheden verder ontwikkeld zou moeten worden en worden
afspraken gemaakt over bijvoorbeeld opleiding, training, begeleiding, stage e.d.
Indien van toepassing worden afspraken gemaakt over te ontwikkelen competenties en
andere kwaliteiten voor een toekomstige functie (kijk naar het functieprofiel van
de gewenste functie).
Ieder jaar spreken medewerker en de leidinggevende over de loopbaanwensen van de medewerker.
De medewerker zorgt dat hij tijdig voor het RKW-gesprek een beeld heeft van zijn loopbaanwensen
(dit kan aan de hand van een loopbaanscan), zodat hij deze kan inbrengen.
Op welke termijn de medewerker mobiel wenst te worden komt nadrukkelijk aan de orde.
De leidinggevende is er verantwoordelijk voor dat de medewerker de mogelijkheden krijgt
om aandacht te besteden aan zijn ontwikkeling en loopbaan en dat er vanuit de organisatie
wordt meegedacht en gewerkt. Afspraken over ondersteuning bij de ontwikkeling en loopbaan
van de medewerker worden expliciet vastgelegd in het RKW-formulier.
Terugblik
Zoals gezegd wordt op basis van de gemaakte afspraken in het laatste RKW-gesprek teruggeblikt
op het functioneren van de medewerker. De leidinggevende en de medewerker vertellen
elkaar hoe zij de afgelopen functioneringsperiode hebben ervaren.
Bespreekpunten zijn:
-
– Zijn de resultaatafspraken in voldoende mate gerealiseerd?
-
– Zijn de ontwikkelafspraken in voldoende mate gerealiseerd?
-
– Zijn de afspraken over loopbaan in voldoende mate gerealiseerd?
-
– Zijn de afspraken over facilitering in voldoende mate gerealiseerd?
-
– Is Integriteit aan de orde?
Per bespreekpunt wordt aandacht gegeven aan omstandigheden die van invloed waren op
de behaalde resultaten. Hierbij kan gedacht worden aan eventuele persoonsgebonden
omstandigheden en de ervaren werkdruk. Tevens kan aan de orde komen welke zaken wel/niet
door de medewerker zelf waren te beïnvloeden. Zijn afspraken niet nagekomen, dan wordt
nagegaan wat daarvan de reden is. Ook de leidinggevende legt verantwoording af, o.a.
de wijze waarop hij de medewerker heeft ondersteund bij het realiseren van de gemaakte
afspraken.
Bij de terugblik mogen zich geen verrassingen voordoen. Door regelmatige tussentijdse
voortgangsgesprekken en terugkoppeling zijn deze onderwerpen immers al eerder besproken
en is indien nodig een verbetertraject afgesproken. Zie ook hoofdstuk 6: het RKW-gesprek
als basis voor rechtspositionele beslissingen.
OR-werkzaamheden
Is de medewerker lid van een Ondernemingsraad (OR), dan worden in het RKW-gesprek
afspraken gemaakt over zijn OR-werkzaamheden en ontwikkeling als OR-lid. In hoofdstuk
5. van de Leidraad komt de voorbereiding van het RKW-gesprek aan de orde. De instrumenten
die hier genoemd worden, kunnen ook worden ingezet om het werk als OR-lid te bespreken.
Zo is het mogelijk een 360-graden feedback uit te zetten bij (OR-)collega’s speciaal
gericht op de OR-werkzaamheden van de medewerker, of kan de leidinggevende informatie
vragen bij derden. Daarnaast is het mogelijk dat de voorzitter van de OR bij het RKW-gesprek
aanwezig is, mits de medewerker hiertegen geen bezwaar heeft.
3.2. Waardering en beloningsbeslissing
Waardering
Het RKW-gesprek heeft een tweerichtingskarakter. Dit ‘tweerichtingskarakter’ geldt
niet voor het uitspreken van een waardering en de hieraan gekoppelde beloning. Dat
is een zaak van de leidinggevende. De leidinggevende spreekt een waardering uit over
het functioneren van de medewerker aan de hand van een totaalbeeld waarin alle (niet
of deels) gerealiseerde afspraken en behaalde resultaten worden meegenomen. De leidinggevende
vertaalt dit in een waardering van de medewerker in kwalitatieve termen. Hierbij zijn
de volgende specificaties mogelijk:
Het functioneren schiet duidelijk tekort. Dat kan gaan om het totaal of op voor de
functie cruciale onderdelen. Handhaving in de functie is twijfelachtig en wijst op
disfunctioneren.
Zie verder hoofdstuk 6.
Het functioneren van de medewerker moet op onderdelen worden verbeterd. Verdere ontwikkeling
in de functievervulling is, met behulp van opleiding, coaching, meer evaring opdoen
etc. op een redelijke termijn te verwachten. Indien dit eenduidig beeld door de leidinggevende
in het RKW-gesprek wordt uitgesproken dan is het raadzaam om duidelijke en verifieerbare
afspraken te maken en die in een voortgangsgesprek te agenderen.
De medewerker voldeed aan de gestelde eisen. De functie wordt goed en volledig uitgevoerd.
Er zijn geen zwaarwegende verbeterpunten en op enkele onderdelen kan er sprake zijn
van uitstijgen boven de functie-eisen.
De medewerker gaat op meerdere onderdelen duidelijk boven de gestelde eisen uit. De
prestaties en resultaten worden als zeer goed beoordeeld. In de functievervulling
zijn nauwelijks ontwikkelpunten te benoemen.
De medewerker komt in opvallende mate en op (vrijwel) alle onderdelen boven de eisen
uit. De functie wordt in zijn geheel uitstekend vervuld en de medewerker kan duidelijk
ook zwaardere taken aan. Voor zover er ontwikkelpunten zijn, liggen die alleen nog
in de sfeer van loopbaanontwikkeling (doorgroei naar een volgend functieniveau of
andersoortige functie). De kwaliteiten van de medewerker komen waarschijnlijk beter
tot zijn recht in een hoger gekwalificeerde functie.
Beloningsbeslissing
Na het uitspreken van de waardering over het functioneren van de medewerker volgt
in het RKW-gesprek de beloningsbeslissing. De beloning wordt geëffectueerd in de maand maart, zodat er ook een rechtstreekse
koppeling ligt tussen het gesprek en de beloning.
De beloningsmogelijkhedenzijn:
Toekenningscriterium: in voldoende mate functioneren naar het oordeel van het bevoegd
gezag en nog niet het maximumsalaris van de salarisschaal hebben bereikt. Er is sprake
van een automatisch rechtsgevolg: indien het oordeel van het bevoegd gezag luidt dat
de ambtenaar in voldoende mate functioneert dan bestaat recht op de jaarlijkse periodiek.
Ook als het functioneren van een medewerker op onderdelen moet worden verbeterd kan
het zijn dat het totaal van functioneren als voldoende wordt gekwalificeerd en een
verhoging wordt toegekend.
Indien het bevoegd gezag van oordeel is dat er sprake is van onvoldoende functioneren
dan blijft de toekenning van de jaarlijkse periodiek achterwege. Dit kan alleen als
er minimaal zes maanden voor het RKW-gesprek een verbetertraject is afgesproken. Er
hoeft geen formele beoordeling te worden opgemaakt, tenzij de medewerker hierom vraagt
(zie ook hoofdstuk 5, stap 4). Wordt in het RKW-gesprek voor het eerst gesproken over
het onvoldoende functioneren van de medewerker, zodat de medewerker nog geen mogelijkheid
heeft gehad zich te verbeteren, dan kan de jaarlijkse salarisverhoging niet achterwege
blijven. Zie voor het traject bij onvoldoende functioneren ook paragraaf 6.3.
Toekenningscriterium: meer dan in voldoende mate functioneren naar het oordeel van
het bevoegd gezag, dan wel op andere door het bevoegd gezag aan te geven gronden en
nog niet het maximumsalaris van de salarisschaal hebben bereikt. Het bevoegd gezag
dient een expliciete beslissing tot toekenning van een extra periodiek te nemen. Het
oordeel ‘functioneert meer dan in voldoende mate’ heeft niet automatisch tot gevolg
dat er extra periodieken worden toegekend. Gedacht kan worden aan een medewerker die
structureel zeer goed presteert of die een bijzonder snelle ontwikkeling in de functie
doormaakt.
Toekenningscriterium: uitstekend functioneren naar het oordeel van het bevoegd gezag
en het maximumsalaris van de eigen schaal hebben bereikt. Het is mogelijk om een salarisverhoging
van één, twee of drie periodieken uit de naast hogere schaal toe te kennen, tot het
maximum van die schaal. Het gaat hierbij om toekenning van een salarisverhoging uit
een naast hogere schaal, zonder dat die schaal aan de medewerker wordt toegekend.
Als het functioneren niet langer als uitstekend kan worden gekwalificeerd kan het
bevoegd gezag de toekenning van het salaris uit de naast hogere schaal geheel of gedeeltelijk
intrekken.
Een andere mogelijkheid is de medewerker te bewegen naar een hoger gekwalificeerde
functie, hiervoor hoeft geen aparte beoordeling te worden opgemaakt. Hiertoe neemt
het bevoegd gezag een expliciete beslissing. Zie ook hoofdstuk 6.
Toekenningscriterium: Deze toeslag kan worden toegekend vanwege een bijzondere prestatie.
Ook kunnen voorwaarden worden gesteld aan de toekenning van de toeslag. De toeslag
bestaat op jaarbasis uit een kwart, half of heel maandsalaris. Is er speciale reden
voor het verstrekken van een bedrag hoger dan een maandsalaris, dan dient de SG om
toestemming te worden verzocht.
Of de toeslag eenmalig of periodiek wordt toegekend, wordt bepaald aan de hand van
het doel of de aanleiding van de toekenning. Een toeslag kan voor bepaalde duur worden
toegekend. Bij een toeslag voor bepaalde tijd worden in ieder geval de periode, de
reden(en) voor toekenning en de voorwaarden vastgelegd. Over voortzetting of stopzetting
van de toeslag wordt jaarlijks in het RKW-gesprek een beslissing genomen.
Overigens
Bij belonen dient niet uitsluitend aan een op geld gebaseerde beloning te worden gedacht.
Een immateriële beloning kan een minstens zo groot effect hebben op het functioneren
van de medewerker. Voorbeelden hiervan zijn: een medewerker die wordt ingezet op bijzondere
projecten, bijzondere opleidingen, (extra) verantwoordelijkheid, (meer) zelfstandigheid,
etc.
3.3. Tussen twee RKW-gesprekken in
Startgesprek
De leidinggevende maakt met een medewerker direct na indiensttreding afspraken over
resultaten, ontwikkeling en loopbaan conform het RKW-gesprek: het startgesprek. Hiervoor wordt het onderdeel ‘vooruitblik’ van het RKW-formulier ingevuld. Ditzelfde
geldt voor de medewerker die van takenpakket is gewisseld.
Bij het eerstvolgende RKW-gesprek na indiensttreding of wisseling van het takenpakket,
zou de periode te kort kunnen zijn om een echt oordeel te geven over het functioneren.
Dit mag geen reden zijn de jaarlijkse salarisverhoging niet toe te kennen. Bij het
bepalen van de hoogte van het salaris bij indiensttreding kan hiermee rekening worden
gehouden.
Exitgesprek
De leidinggevende voert met een medewerker die uitdiensttreedt een exitgesprek. Samen
kijken zij in dit gesprek terug op de afgelopen periode. Hiervoor wordt het onderdeel
‘terugblik’ van het RKW-formulier ingevuld.
Voortgangsgesprek
De leidinggevende voert regelmatig voortgangsgesprekken met zijn medewerkers. Een
continue dialoog tussen leidinggevende en medewerker houdt elkaar scherp en voorkomt
dat in het RKW-gesprek verschil van mening ontstaat over de mate waarin de gemaakte
afspraken wel of niet zijn gerealiseerd. Indien in het voortgangsgesprek wordt geconstateerd
dat de afspraken uit het RKW-gesprek bijstelling vereisen, dan wordt het RKW-formulier
aangepast.
Tussentijdse beloning
Er kan in een functioneringsperiode een moment zijn dat het niet logisch is te wachten
tot de collectieve beloningsmaand (maart) is aangebroken. In uitzonderlijke gevallen
is het mogelijk een vorm van extra beloning toe te passen. Bij het eerstvolgende RKW-gesprek
dient bij het nemen van de beloningsbeslissing hiermee rekening te worden gehouden.
Ook kan de zogenaamde ‘boter bij de vis beloning’ worden toegepast: het ad hoc belonen
van een relatief kleine extra prestatie door middel van een kleine attentie als een
boekenbon, cadeaubon, etc. Deze beloningsvorm wordt formeel niet tot het extra belonen
gerekend. In de praktijk van alle dag wordt dit als zeer waardevol ervaren. Medewerkers
voelen zich op een directe manier erkend en gewaardeerd voor de goede dingen die ze
doen. Voor de motivatie is dit zeer bevorderlijk.
4. De stappen van het RKW-gesprek
Het RKW-gesprek bestaat uit een aantal duidelijke stappen.
Stap 1: het maken van de afspraak
De leidinggevende nodigt de medewerker uit voor het RKW-gesprek. Het maken van de
afspraak moet tijdig gebeuren opdat de gesprekspartners voldoende tijd hebben om zich
voor te bereiden.
Bij het ontbreken of langdurige afwezigheid van een direct leidinggevende houdt de
waarnemend, de plaatsvervangend of eventueel een naast hogere leidinggevende het RKW-gesprek.Ook als de medewerker op project- of detacheringsbasis werkt wordt, vooraf, afgesproken
met wie het RKW-gesprek wordt gevoerd.
Stap 2: de voorbereiding
De leidinggevende bespreekt vooraf met de medewerker de agenda van het RKW-gesprek.
Het RKW-formulier van het laatstgevoerde RKW-gesprek dient als basis. Zowel de medewerker
als de leidinggevende denken na over de uit te voeren taken (persoonlijke doelstelling
afgeleid van het afdelingsplan), ontwikkeldoelstellingen, en loopbaanwensen. Ten behoeve
van de voorbereiding staan de medewerker diverse instrumenten ter beschikking, zoals
bijvoorbeeld 360 graden feedback en de loopbaanscan.
Ter voorbereiding op de beloningsbeslissing vergaart de leidinggevende alle relevante informatie. Uiteraard is de geleverde prestatie
van de medewerker het uitgangspunt. De leidinggevende kan de medewerker voordragen
voor een extra beloning. Het is vanzelfsprekend dat een voordracht onderbouwd moet
zijn met argumenten.
De leidinggevende kan (eventueel op verzoek van de medewerker) informatie vragen bij
een derde. Een voorwaarde is dat de informant een functionele werkrelatie heeft met
betrokkene en zich een oordeel heeft kunnen vormen van het functioneren van een medewerker.
Het is vanzelfsprekend dat de leidinggevende informatie vraagt bij een derde indien
er nauwelijks een functionele werkrelatie bestaat tussen de leidinggevende en medewerker.
Ook kan een derde bij het gesprek aanwezig zijn, mits de andere gesprekspartner hiertegen geen bezwaar heeft.
Bij voorkeur vindt voorafgaand aan het RKW-gesprek afstemming plaats in MT en DT over
voorgenomen extra beloningen. Hiermee wordt een meer objectieve vergelijking gemaakt
tussen medewerkers en worden beperkte middelen zorgvuldig besteed.
Stap 3: het RKW-gesprek
Leidinggevende en medewerker zijn er samen verantwoordelijk voor dat het RKW-gesprek
helder en gestructureerd verloopt. Beiden moeten vrij kunnen spreken over elkaars
functioneren. Het is een tweezijdig gesprek op basis van gelijkwaardigheid. Dit tweerichtingskarakter
geldt niet voor het uitspreken van een waardering en de hieraan gekoppelde beloning.
Stap 4: de administratieve afronding van het RKW-gesprek
De leidinggevende is verantwoordelijk voor het organiseren en een goede verslaglegging
van het gesprek. Belangrijk is dat de gemaakte afspraken of verschillen van mening
tussen de leidinggevende en de medewerker helder op papier worden gezet. De leidinggevende
gebruikt hiervoor het RKW-formulier in P-Direkt.
Onderstaand worden de stappen weergegeven voor de afronding van het gesprek. Vervolgens
staat in het kader welke mogelijkheden er zijn als de leidinggevende en de medewerker
het niet met elkaar eens zijn.
-
– De leidinggevende vult het RKW-formulier in en stuurt het formulier binnen twee weken
na het gesprek aan de medewerker.
-
– De medewerker heeft vervolgens de optie akkoord of niet akkoord en de mogelijkheid
opmerkingen te maken.
-
– Indien de medewerker niet akkoord is kan hij aangeven waarom hij niet akkoord is
-
– De leidinggevende heeft vervolgens de mogelijkheid om de opmerkingen van de medewerker
over te nemen of niet.
-
– Indien de leidinggevende en de medewerker niet tot overeenstemming komen geeft de
leidinggevende aan dat er geen overeenstemming is.
De leidinggevende is vervolgens verantwoordelijk dat:
-
– De HRM-adviseur een kopie ontvangen van het formulier;
-
– In P-Direkt wordt geregistreerd dat het RKW-gesprek heeft plaatsgevonden;
-
– Het RKW-formulier in het personeelsdossier wordt gearchiveerd;
-
– Na drie jaar het RKW-formulier uit het personeelsdossier wordt verwijderd, tenzij
het onderdeel uitmaakt van een bezwaar en beroepsprocedure.
Aan de hand van het ingevulde RKW-formulier gaat de HRM-adviseur na of alle onderdelen
aan de orde zijn gekomen.
Als in het RKW-gesprek een beloningsbeslissing is uitgesproken voert de leidinggevende
de beloningsmaatregel in in de portal van P-Direkt, waarmee de beslissing automatisch
schriftelijk aan de medewerker wordt bevestigd en de mogelijkheid voor bezwaar of
beroep wordt geboden. Het gaat dan om alle vormen van extra beloning en het eventueel
onthouden van de jaarlijkse salarisverhoging. Bij het verlenen van de normale periodiek
kan de loonstrook worden gezien als schriftelijke bevestiging.
Wanneer leidinggevende en medewerker het niet eens worden:
|
Is de medewerker het niet eens met de door de leidinggevende uitgesproken waardering
over zijn functioneren, dan geeft hij dit aan in het RKW-gesprek en stuurt hij het
formulier retour als ‘niet akkoord’. Tevens geeft de medewerker op het RKW-formulier
aan waarom hij het niet eens is met de waardering. Daarnaast heeft de medewerker de
mogelijkheid een beoordeling aan te vragen. Tegen een vastgestelde beoordeling heeft de medewerker recht van bezwaar en beroep.
|
| |
|
Is de medewerker het niet eens met de afspraken die de leidinggevende wenst te maken
over de komende periode, dan geeft hij dit aan in het RKW-gesprek en stuurt het formulier
retour als ‘niet akkoord’. Tevens geeft de medewerker op het formulier aan waarom
hij het niet eens is met de te maken afspraken. Het bevoegd gezag zal in dat geval
de afspraken schriftelijk aan de medewerker toezenden en de consequenties aangeven
indien deze afspraken niet worden nagekomen. Indien de afspraken een verandering in
de rechtspositie betreffen (en dat is niet het geval wanneer de werkafspraken passen
binnen het kernprofiel van de medewerker) heeft de medewerker recht van bezwaar en
beroep.
|
| |
|
Is de medewerker het niet eens met de door de leidinggevende uitgesproken beloningsbeslissing,
dan geeft hij dit aan in het RKW-gesprek en tekent het formulier als ‘niet akkoord’.
Tevens geeft de medewerker op het formulier aan waarom hij het niet eens is met de
beloningsbeslissing. Het bevoegd gezag bevestigt de beloningsbeslissing schriftelijk
aan de medewerker. Hiertegen heeft de medewerker recht van bezwaar en beroep.
|
| |
|
Is de medewerker tijdens het RKW-gesprek van mening dat hem ten onrechte geen extra
beloning in het vooruitzicht is gesteld, dan geeft hij dit aan in het RKW-gesprek
en tekent het formulier als ‘niet akkoord’, met de aantekening dat de medewerker verzoekt
om in aanmerking te komen voor een extra beloning. Tegen een daarop volgende schriftelijke
beslissing tot weigering van extra beloning van het bevoegd gezag heeft de medewerker
recht van bezwaar en beroep.
|
5. Het RKW-gesprek als basis voor rechtspositionele beslissingen
Op grond van het RKW-gesprek kunnen verschillende rechtspositionele beslissingen worden
genomen: het verlenen van een vaste aanstelling, het bevorderen van de medewerker
of het niet toekennen van een periodiek indien de medewerker niet in voldoende mate
functioneert. Dit betekent dat voor deze beslissingen geen beoordeling hoeft te worden
opgemaakt.
5.1. Het verlenen van een vaste aanstelling
Indien voorafgaand aan de vaste aanstelling op grond van artikel 6, tweede lid, onder a, van het ARAR, een proeftijd is overeengekomen kan de beslissing tot het verlenen van de vaste
aanstelling worden gebaseerd op het RKW-gesprek.
Bij het afspreken van de duur van de proeftijd (voor ten hoogste twee jaar), moet
rekening gehouden worden met het gegeven dat het RKW-gesprek in december, januari
of februari van elk jaar plaatsvindt. Aangezien de proeftijd niet langer dan twee
jaar mag zijn, ligt het voor de hand dat op zijn laatst in het tweede RKW-gesprek
nadat iemand in dienst in gekomen wordt bekeken of aanstelling in vaste dienst aan
de orde is. Over het algemeen zal de proefperiode dan lang genoeg zijn om een beslissing
hierover te kunnen nemen.
5.2. Bevordering
Indien in het RKW-gesprek geconstateerd wordt dat de medewerker uitstekend functioneert,
kan een traject worden ingezet tot bevordering van de medewerker. Anders dan in het
verleden hoeft hieraan geen aparte beoordeling ten grondslag te liggen.
5.3. Wanneer de medewerker onvoldoende functioneert
Wanneer de leidinggevende constateert dat het functioneren van een medewerker tekortschiet
gaat, hij hierover het gesprek aan met de medewerker. Is het moment van het RKW-gesprek
(december, januari of februari) nog niet aangebroken, dan vindt een voortgangsgesprek
plaats. In het voortgangs- en/of RKW-gesprek wordt vastgesteld welke onderdelen van
de functie niet naar behoren worden uitgeoefend. Vervolgens gaan de leidinggevende
en de medewerker samen na hoe dit komt. Herkent de medewerker zich hierin? Zijn verbeterstappen
mogelijk? Zo ja, wie doet wat en wat is hiervoor nodig, bijvoorbeeld een opleiding
of coaching. Om de afspraken vast te leggen wordt het RKW-formulier gehanteerd. Het
gehele traject wordt gekenmerkt door duidelijke afspraken vanaf het moment dat wordt
uitgesproken dat het functioneren onvoldoende is, het gunnen van een reëel verbetertraject
en het onderbouwen van onvoldoende functioneren op basis van concrete feiten.
Parallel aan het formele traject gaat de leidinggevende na of de medewerker wellicht
geschikt is voor een andere functie. Dan gaan beiden na waar de medewerker in kwestie
beter tot zijn recht komt. De verantwoordelijkheid voor de loopbaan ligt bij de medewerker,
de leidinggevenden biedt ondersteuning en betrokkenheid. De leidinggevende kan bijvoorbeeld
aanbieden gebruik te maken van het loopbaanbureau van IenM. Ook kan ondersteuning
worden gezocht in de vorm van bedrijfsmaatschappelijk werk of anderszins. Tijdens
deze fase spreken leidinggevende en medewerker af welke taken de medewerker kan vervullen
tot een andere functie is gevonden.
|
Het formele traject bij onvoldoende functioneren is:
|
| |
|
Na het eerste gesprek waarin afspraken zijn gemaakt, volgt een termijn van drie maanden.
Deze periode wordt afgesloten met een voortgangsgesprek (het voortgangsgesprek kan
in tijd samenvallen met het RKW-gesprek) waarbij de gemaakte afspraken worden geëvalueerd.
Gebruik hiervoor het RKW-formulier.
|
| |
|
Indien wederom verbeterafspraken zijn gemaakt, volgt weer een termijn van drie maanden
(vanaf eerste constatering is er nu sprake van zes maanden). Ook deze periode wordt
afgesloten met een voortgangsgesprek (het voortgangsgesprek kan in tijd samenvallen
met het RKW-gesprek). Gebruik hiervoor het RKW-formulier.
|
| |
|
Is er geen sprake van verbetering dan moet uiterlijk op dit moment een schriftelijke
waarschuwing worden gegeven, met verwijzing naar het RKW-formulier.
|
| |
|
Wordt na negen maanden (na het eerste gesprek) geconstateerd dat sprake blijft van
onvoldoende functioneren kan besloten worden tot een rechtspositionele maatregel,
bijvoorbeeld gedwongen overplaatsing of ontslag. Hiertoe dient eerst een formele beoordeling
te worden opgemaakt.
|
Wanneer leidinggevende en medewerker het niet eens worden over de te maken afspraken
|
Is de medewerker het niet eens met de afspraken die de leidinggevende wenst te maken
over de komende periode, dan geeft hij dit aan in het RKW gesprek en stuurt het RKW
formulier retour als ‘niet akkoord’. Tevens geeft de medewerker op het RKW formulier
aan waarom hij het niet eens is met de te maken afspraken. Het bevoegd gezag zal in
dat geval de afspraken schriftelijk aan de medewerker toezenden en de consequenties
aangeven indien deze afspraken niet worden nagekomen. Indien de afspraken een verandering
in de rechtspositie betreffen (en dat is niet het geval wanneer de verbeterafspraken
passen binnen het kernprofiel van de medewerker) heeft de medewerker recht van bezwaar
en beroep.
|
