Verordening beroeps- en gedragsregels 2011

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. bestuur: het bestuur van de KNB, genoemd in artikel 64, eerste lid, Wet op het notarisambt;

• b. notaris: de notaris, genoemd in artikel 1, onder a, Wet op het notarisambt, alsmede de kandidaat-notaris, genoemd in artikel 1, onder b, Wet op het notarisambt, tenzij uit de aard van de bepaling anders voortvloeit.

• c. Protocol: het protocol, genoemd in artikel 1, eerste lid, sub e Wet op het notarisambt, van de notaris en zijn voorgangers;

• d. Rechtsvorm: de al dan niet rechtspersoonlijkheid bezittende juridische vorm waarin de notarispraktijk is uitgeoefend;

• e. Protocolopvolger: de notaris die een protocol heeft overgenomen in de zin van de Wet op het notarisambt;

• f. Protocolvoorganger: de oud-notaris als voorganger van de protocolopvolger waaronder begrepen zijn waarnemer(s) in de zin van de Wet op het notarisambt en de rechtsvorm waarin de praktijk is uitgeoefend;

• g. Werknemers: personen die, al dan niet in loondienst, onder verantwoordelijkheid van de hiervoor onder d., e. en f genoemde personen of rechtsvormen werkzaamheden hebben verricht, of hebben doen verrichten;

• h. Protocolverzekerden: de hiervoor onder f. en g. genoemde personen of rechtsvormen, inclusief hun rechtsvoorgangers, rechtsopvolgers, rechtsvertegenwoordigers of andere niet onder f. en g. genoemde personen of rechtsvormen voor zover die andere personen of rechtsvormen waren meeverzekerd onder een beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de betreffende protocolvoorganger.

De notaris gedraagt zich in de uitoefening van zijn beroep en daarbuiten zodanig dat het vertrouwen in het notariaat en in zijn eigen beroepsuitoefening niet wordt geschaad.

• 1 Ook indien een opdrachtgever anders zou verlangen, blijft de notaris gehouden de werkzaamheden te verrichten die hij in verband met de opdracht als notaris behoort te verrichten. Dit geldt ook wanneer door derden al werkzaamheden zijn verricht.

• 2 De notaris kan, bij een aan hem gegeven opdracht, onder zijn verantwoordelijkheid werkzaamheden uitbesteden, mits hij de regie, zeggenschap en het toezicht daarop volledig behoudt.

• 1 De notaris kan zich niet door de opdrachtgever of door andere bij de rechtshandeling betrokkenen van zijn geheimhoudingsplicht laten ontslaan.

• 2 Een notaris is bevoegd om na verzoek van een andere notaris een afschrift van een tot zijn protocol behorende akte af te geven aan die andere notaris, mits die andere notaris op zijn beurt een verzoek om dat afschrift heeft gekregen van een persoon die op grond van de Wet op het notarisambt gerechtigd is tot inzage in die akte. De controle op deze gerechtigdheid en de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de inzage ligt na gedaan verzoek en bedoelde afgifte bij die andere notaris.

De notaris licht alle partijen bij de rechtshandeling waarvoor zijn tussenkomst is ingeroepen voor over de gevolgen van de handeling.

• 1 De notaris is verplicht zijn dienst te weigeren indien hij de redelijke overtuiging of het vermoeden heeft dat misbruik wordt gemaakt van juridische onkunde of feitelijk overwicht.

• 2 De notaris is verplicht zijn dienst te weigeren indien hij de redelijke overtuiging of het vermoeden heeft dat de inhoud van de akte waarvoor zijn tussenkomst is ingeroepen in strijd is met de waarheid.

• 3 De notaris is verplicht zijn dienst te weigeren indien zijn medewerking wordt gevraagd aan het vaststellen van door hem niet controleerbare feiten.

Gereserveerd.

• 1 Indien meer notarissen een opdracht krijgen tot afwikkeling van een onverdeeldheid, wordt de onverdeeldheid afgewikkeld door de notarissen gezamenlijk, tenzij partijen anders overeenkomen.

• 2 De notaris die in een nalatenschap optreedt als executeur kan niet zonder instemming van de erfgenamen optreden als boedelnotaris.

Het is de notaris niet geoorloofd provisie te betalen of te ontvangen voor het aanbrengen van opdrachten.

• 1 De notaris licht de cliënten tijdig en duidelijk voor over de financiële consequenties van zijn inschakeling.

• 2 De notaris deelt tijdig aan de cliënten mee wanneer meer kosten in rekening zullen worden gebracht dan voorzien.

• 3 De notaris mag de kosten van zijn werkzaamheden niet brengen ten laste van een andere opdracht, ander deel van de opdracht of een ander dan de opdrachtgever.

• 1 Bij de levering van registergoederen en bij de vestiging en levering van beperkte rechten op die registergoederen stelt de notaris een zodanig onderzoek in dat over de rechtstoestand van het registergoed zo min mogelijk onzekerheid bestaat. Eenzelfde verplichting rust op de notaris bij de levering van aandelen op naam en bij de vestiging en levering van beperkte rechten op die aandelen.

• 2 De notaris neemt in de akte de gegevens op die voor de rechtstoestand van belang zijn. Hij ziet erop toe dat de koper het verkochte verkrijgt overeenkomstig de gemaakte afspraken.

• 3 De notaris ziet toe op de juiste financiële afwikkeling.

Betalingen in contanten aan of door de notaris boven een door het bestuur vastgesteld bedrag zijn niet toegestaan.

De aan de notaris toevertrouwde gelden dienen op een bijzondere rekening te worden bewaard en dienen te allen tijde ten volle in geldmiddelen aanwezig te zijn.

De notaris dient ervoor zorg te dragen dat de inrichting en organisatie van zijn kantoor voldoen aan de eisen van een goede praktijkuitoefening en dat de kwaliteit van de door hem en zijn medewerkers verrichte diensten optimaal is. De notaris draagt er zorg voor dat hij en zijn medewerkers over de bekwaamheid beschikken die vereist is voor het op het juiste niveau verrichten van de aan hen opgedragen werkzaamheden.

• 1 De notaris moet voldoende verzekerd zijn tegen vermogensschade als gevolg van aansprakelijkheid, ongeacht uit welken hoofde deze aansprakelijkheid kan ontstaan.

• 2 Voor de verzekering van het risico van beroepsaansprakelijkheid van de notaris en zijn protocolvoorgangers geldt het volgende:

  • a. schaden die lopen tot vijfentwintig miljoen euro (€ 25.000.000) moeten zijn gedekt;

  • b. het te verzekeren risico moet zijn gedekt via een te goeder naam en faam bekend staande verzekeringsmaatschappij;

  • c. de verzekering of verzekeringen dienen minimaal te voldoen aan de volgende voorwaarden:

    • 1. de verzekering van de notaris dekt ook in geval van zijn schorsing of ontzetting mede de aansprakelijkheid van de protocolverzekerden en de kandidaat-notaris die het notarisambt waarneemt in de zin van de Wet op het notarisambt;

    • 2. de verzekering dekt mede de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de notaris voor handelen en nalaten van personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn;

    • 3. de verzekerde limieten vormen het minimaal door de notaris te verzekeren bedrag van vijfentwintig miljoen euro (€ 25.000.000) per aanspraak en vijftig miljoen euro (€ 50.000.000) per verzekeringsjaar; zij gelden onafhankelijk van elkaar voor de notaris en per individuele protocolvoorganger;

    • 4. voor de protocolverzekerden mag geen eigen risico gelden. De protocolontvanger moet het protocol verzekeren voor minimaal hetzelfde bedrag als waarvoor de protocolhouder was verzekerd;

    • 5. indien een schade van de protocolverzekerden niet gedekt is op basis van de polisvoorwaarden van de protocolopvolger dient dekking te worden geboden overeenkomstig de polisvoorwaarden die voor de protocolvoorganger(s) van kracht waren ten tijde van het begaan van de fout, echter als waren die polisvoorwaarden op basis van het systeem waarbij voor de polisdekking het moment van de aanspraak of de omstandighedenmelding bepalend is voor de polisdekking (claims made basis);

    • 6. aan de polisrechten van protocolverzekerden mag geen afbreuk worden gedaan door een schending van een premiebetalings- of polisverplichting door de protocolopvolger, voor zover die schending heeft plaatsgevonden buiten weten of wil van de protocolverzekerde die aanspraak maakt op verzekeringsdekking. Omgekeerd mag aan polisrechten van de protocolopvolger geen afbreuk worden gedaan bij schending van polisverplichtingen door de protocolvoorganger welke schending buiten weten of wil van de protocolopvolger heeft plaatsgevonden;

    • 7. een vordering van de verzekeraar op de protocolverzekerden mag niet in de weg staan aan het recht op uitkering van de protocolopvolger. Omgekeerd mag een vordering van de verzekeraar op de protocolopvolger niet in de weg staan aan het recht op uitkering van de protocolverzekerden;

    • 8. indien verzekeraars bij de aanvang van de verzekering van de protocolopvolger geen door de protocolvoorganger(s) ingevuld aanvraagformulier hebben ontvangen, mag de verzekeraar tegenover de protocolvoorganger van wie geen formulier is ontvangen, geen beroep meer doen op een schending van de mededelingsplicht;

    • 9. de verzekering van de notaris biedt, met een minimum van 3 maanden, dekking gedurende de periode waarin nog geen aanwijzing van diens protocolopvolger heeft plaatsgevonden (zwevend protocol).

    • 10. de dekking voor de protocolverzekerden dient in de polissen te zijn geregeld van de protocolopvolger die vanaf 1 januari 2004 een notaris in het protocol is opgevolgd;

    • 11. de protocolopvolger dient te beschikken over een verklaring waarin de verzekeraar bevestigt dat de verzekering voldoet aan het in dit reglement bepaalde.

• 1 De notaris kan een samenwerkingsverband aangaan met een andere notaris of met een kandidaat-notaris.

• 2 De notaris kan een samenwerkingsverband aangaan met een medewerker van zijn kantoor die geen notaris of kandidaat-notaris is, mits de notaris de volledige zeggenschap over de praktijkuitoefening behoudt.

Gereserveerd.

• 1 De notaris die naar buiten optreedt als partijadviseur maakt jegens belanghebbenden tijdig kenbaar dat hij in die hoedanigheid optreedt.

• 2 De notaris passeert geen akten bij de totstandkoming waarvan hij of een kantoorgenoot als partijadviseur van een van de partijen betrokken is geweest, tenzij alle betrokkenen daarmee instemmen op grond van aan hen vooraf verstrekte informatie.

• 3 De instrumenterend notaris trekt zich als zodanig terug zodra een niet aanstonds overbrugbaar belangenconflict tussen partijen is ontstaan of dreigt te ontstaan over de rol van de notaris als instrumenterend notaris, zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel.

• 4 Wanneer de notaris zich heeft teruggetrokken, dan voorkomt hij dat een kantoorgenoot optreedt voor één van de partijen, tenzij alle betrokken personen daarmee instemmen. Hetzelfde geldt, wanneer naar aanleiding van een door de notaris behandelde zaak een conflict is ontstaan over het handelen of nalaten van de notaris.

De notaris draagt zorg bij het naar buiten optreden voor een juiste en volledige presentatie van het kantoor.

Het bestuur van de KNB is bevoegd om met betrekking tot de in deze verordening behandelde onderwerpen nadere regels te geven. Over het ontwerp daarvan wordt de ledenraad geraadpleegd. De regels worden zo spoedig mogelijk na vaststelling ter kennis van het ministerie van Veiligheid en Justitie gebracht.

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening beroeps- en gedragsregels 2011.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 augustus 2011 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant als bedoeld in artikel 91 lid 2 Wet op het notarisambt is verstreken.