Regeling kasbeheer 2012

• 1 In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. administratieve organisatie: het geheel van organisatorische maatregelen binnen een organisatie, inclusief het stelsel van maatregelen van interne beheersing, dat betrekking heeft op een goede werking van het kasbeheer, de financieel-administratieve systemen en op de recht- en doelmatigheid van het kasbeheer inclusief de verantwoording die hierover moet worden afgelegd;

  • b. betaalwijze: een methode om schulden te vereffenen;

  • c. betalingsordonnateur: de functionaris die vaststelt dat er een betalingsverplichting is en daarna opdracht geeft aan de kasbeheerder om tot betaling over te gaan;

  • d. controletechnische functiescheiding: het zodanig scheiden van de functies bewaren, beschikken, betalen, innen, registreren en controleren, dat met de uitvoering daarvan functionarissen worden belast die in beginsel hiërarchisch onder het directe gezag staan van verschillende leidinggevenden;

  • e. interne beheersing: het systeem dat het management in staat stelt om de risico’s, die het behalen van de doelstellingen van de organisatie bedreigen, te identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen;

  • f. kasbeheerder: de functionaris die de betalingen verricht en de ontvangsten int, waartoe de ordonnateur opdracht heeft gegeven;

  • g. kassen: contant geld en tegoeden op bankrekeningen;

  • h. kassier: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de kasbeheerder contante betalingen verricht contante ontvangsten int of geldswaardige papieren beheert;

  • i. de ministers: de betrokken ministers, ieder voor zover het hem aangaat;

  • j. vorderingenordonnateur: de functionaris die vaststelt dat er een recht op een vordering is ontstaan en daarna de vordering invorderbaar stelt door het versturen van bijvoorbeeld een factuur of een heffingsaanslag.

• 2 Tot het kasbeheer worden in elk geval de volgende beheershandelingen gerekend:

  • a. het bewaren van geld en geldswaardige papieren;

  • b. het betaalbaar stellen van aangegane financiële verplichtingen;

  • c. het verrichten van geldelijke betalingen;

  • d. het invorderbaar stellen van vorderingen;

  • e. het innen van geldelijke ontvangsten;

  • f. het opnemen en storten van contant geld;

  • g. het elektronisch opladen en afwaarderen van contantgeldkaarten;

  • h. het in ontvangst nemen en het afgeven van geldswaardige papieren;

  • i. het administreren van de beheershandelingen, genoemd onder a tot en met h.

• 3 Ten behoeve van het kasbeheer worden de volgende handelingen uitgevoerd:

  • a. het aanwijzen van betalingsordonnateurs, vorderingenordonnateurs, kasbeheerders en kassiers;

  • b. het intrekken van zodanige aanwijzingen.

De ministers leggen de beschrijving van de administratieve organisatie voor het kasbeheer vast, waarin is voorzien in voldoende controletechnische functiescheiding en interne beheersingsmaatregelen die borgen dat de beschreven procedures worden gevolgd.

• 1 De betalingsordonnateur geeft de kasbeheerder opdrachten tot het verrichten van de betalingen die uit de financiële verplichtingen van het Rijk voortvloeien.

• 2 De vorderingenordonnateur geeft de kasbeheerder opdrachten tot het innen van de ontvangsten die uit de invorderbaar gestelde vorderingen van het Rijk voortvloeien.

• 3 De betalingsordonnateur stelt, voordat hij een opdracht tot betaling geeft, vast:

  • a. of er voldoende budget is;

  • b. of de noodzaak tot betaling bestaat;

  • c. bij privaatrechtelijke betalingen of de prestatie door de wederpartij is geleverd;

  • d. bij publiekrechtelijke betalingen of de wederpartij aan de voorwaarden van de toekenningsbeschikking heeft voldaan.

• 4 In afwijking van het derde lid kunnen de punten genoemd in het derde lid onder a, b, c en d vastgesteld worden, nadat de betalingen zijn verricht, mits:

  • a. met behulp van een risico-inschatting wordt bepaald:

    • i. welke betalingen daarvoor in aanmerking komen;

    • ii. of van alle betalingen de punten genoemd in het derde lid onder a, b, c en d worden geverifieerd of van een deel van de betalingen.

  • b. de resultaten van de risico-inschatting in de administratieve organisatie zijn vastgelegd, zodat daaruit af te lezen is:

    • i. in welke gevallen;

    • ii. tot welk grensbedrag;

    • iii. onder welke voorwaarden dit toegestaan is.

• 5 De resultaten van de verificatie worden controleerbaar vastgelegd.

• 6 De vorderingenordonnateur draagt zorg voor een deugdelijke verificatie van het recht op de vorderingen, voordat hij een vordering invorderbaar stelt.

• 1 De kasbeheerder verricht de betalingen en int de ontvangsten waartoe de betrokken betalingsordonnateur respectievelijk vorderingenordonnateur hem opdracht geeft, is belast met de ontvangst en de afgifte van geldswaardige papieren en bewaart het contante geld en de geldswaardige papieren op een zo veilig mogelijke plaats.

• 2 De kasbeheerder draagt zorg voor de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de te verrichten betalingen en te innen ontvangsten. Indien hij van oordeel is dat een betaling niet verschuldigd is of een ontvangst niet terecht is, overlegt hij met de betalingsordonnateur dan wel vorderingenordonnateur en zo nodig met het hoofd van de betaalorganisatie. Leidt dit overleg niet tot overeenstemming, dan wordt het geschil ter beslissing voorgelegd aan de betrokken directeur Financieel-Economische Zaken. In het betreffende dossier wordt vastgelegd wat het geschil inhoudt en welk besluit erover is genomen.

• 3 De kasbeheerder legt, met inachtneming van de door de betrokken minister gestelde regels, aan de hand van de financiële administratie periodiek verantwoording af aan het hoofd van de betaalorganisatie over de door hem in die functie verrichte werkzaamheden.

• 4 Het hoofd van de betaalorganisatie kan, na verkregen instemming van de betrokken directeur Financieel-Economische Zaken en van de betrokken kasbeheerder, ter ondersteuning van de kasbeheerder één of meer kassiers benoemen.

• 5 Een kassier volgt, met inachtneming van de geldende voorschriften, bij de uitvoering van zijn werkzaamheden de aanwijzingen van de betrokken kasbeheerder op.

• 1 Betalingen door het Rijk geschieden door middel van een overboeking naar een bankrekening van de begunstigde.

• 2 Voor betalingen door het Rijk wordt in beginsel geen gebruik gemaakt van cheques.

• 3 Voor betalingen door het Rijk wordt in beginsel geen gebruik gemaakt van contant geld, contantgeldkaarten of bankpassen, tenzij dit aantoonbaar doelmatiger is.

• 4 Voor betalingen door het Rijk door middel van automatische incasso mogen alleen separate bankrekeningen met een beperkte intradaglimiet worden gebruikt, die uitsluitend voor dit doel zijn opengesteld.

• 5 Betalingen door het Rijk geschieden tegen ontvangst van een geldig betalingsbewijs.

• 1 Het gebruik van zakelijke creditkaarten door bewindspersonen of ten behoeve van bewindspersonen in Nederland en in het buitenland is toegestaan.

• 2 Het gebruik van zakelijke creditkaarten door ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet is uitsluitend toegestaan voor:

  • a. transacties via internet, indien het aan te schaffen product niet of moeilijk op rekening kan worden gekocht en bancair betaald kan worden.

  • b. transacties in het buitenland indien er niet of moeilijk op rekening kan worden gekocht, of indien er regelmatig relatief grote betalingen worden gedaan.

• 3 De directeur FEZ is bevoegd voorwaarden te stellen waaronder het gebruik van zakelijke kaarten die vergelijkbaar zijn met een creditkaart is toegestaan.

• 1 De ministers bevorderen dat geldelijke ontvangsten van het Rijk zoveel mogelijk worden geïnd door middel van een overboeking naar of een storting op een bankrekening van het Rijk.

• 2 De ministers ontmoedigen het verrichten van geldelijke betalingen door derden aan het Rijk door middel van creditkaarten, cheques en contant geld, tenzij die wijzen van betalen in bepaalde situaties aantoonbaar doelmatiger zijn.

• 3 Ontvangen contant geld en cheques worden zoveel mogelijk dagelijks aangeboden aan de bank waar het ministerie zijn rekeningen aanhoudt, om als tegoed bij te schrijven.

• 4 Het als geldelijke betaling in ontvangst nemen van niet als wettig betaalmiddel aangemerkte zaken is niet toegestaan. Met de instemming van de Minister van Financiën kan hiervan worden afgeweken.

• 5 Het innen van ontvangsten met behulp van een machtiging tot automatische incasso is toegestaan.

• 1 Het afgeven aan derden van geldswaardige papieren, bedoeld in artikel 1, tweede lid, onder a en c van het Besluit kasbeheer 2012 geschiedt tegen ontvangst van een geldig ontvangstbewijs.

• 2 Het ontvangen van geldswaardige papieren van derden, bedoeld in artikel 1, tweede lid, onder a en c van het Besluit kasbeheer 2012 geschiedt tegen afgifte van een geldig betalingsbewijs.

• 1 De Circulaire gebruik van creditkaarten en bankpassen, kenmerk B93/47, 19 mei 1993, de Circulaire aanvulling regeling zakelijke creditkaarten binnen de rijksdienst, kenmerk FM 2004-00922 m, 16 december 2004 en de Circulaire tanken op krediet/Beschikking kasbeheer, kenmerk B93/276, 6 augustus 1993 worden ingetrokken.

• 2 Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling kasbeheer 2012.

• 3 Zij wordt ter kennis gebracht van de Algemene Rekenkamer en zal voorts openbaar worden gemaakt door publicatie in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (www.minfin.nl/hafir).

• 4 Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en treedt met ingang van 1 januari 2012 in werking.