Besluit vaststelling selectielijst van de Raad van State deelbeleidsterrein bestuursrechtspraak en algemene taken en bedrijfsvoering

Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.

Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.

De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag, dat ressorteert onder de minister van OCenW en onder leiding staat van de Algemeen Rijksarchivaris.

In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.

Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.

Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening te worden gehouden met:

• 1. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;

• 2. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

• 3. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;

• 4. het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Verder moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.

Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.

Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995. In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.

Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen.

Er worden echter ook veel BSD’ s voor slechts een enkele organisatie opgesteld. Het onderhavige BSD is hiervan een voorbeeld.

Een BSD wordt veelal opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan moet worden bewaard (en op den duur overgebracht naar het Nationaal Archief) dan wel op termijn vernietigd.

Ook de hierboven beschreven methodiek is aan ontwikkelingen onderhevig. Zo worden selectielijsten thans vaak in één keer opgesteld: een beknopte contextbeschrijving en een opsomming van gewaardeerde handelingen (zie hieronder).

Het niveau waarop geselecteerd wordt is niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen (ook wel aan te duiden als ‘werkprocessen’) waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering (‘Bewaren’ of ‘Vernietigen’) en indien van toepassing een vernietigingstermijn.

Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dient een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’ s. Deze zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit geldt althans ten minste voor de departementen.

Voor de Raad van State zijn deze lijsten echter niet vastgesteld, zodat de Raad van State het onderdeel ‘Bedrijfsvoering’ (met uitzonderling van alles wat te maken heeft met p-dossiers) zelf dient mee te nemen in zijn BSD’ s. Dat is met onderhavig selectiedocument gebeurd.

Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT. De door de Rijksarchiefdienst (thans: Nationaal Archief) gehanteerde selectiedoelstelling houdt in ‘dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voorzover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’

De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor een aantal deelterreinen waarop de Raad van State acteert: Algemene zaken, Bestuursrechtspraak, Bedrijfsvoering. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein? Dit betreft zowel het beleid als de beleidsuitvoering. Het hoeft geen betoog dat een groot deel van de dossiers van de Raad van State, namelijk die welke direct voortvloeien uit het handelen van dit gerecht in hoogste en laatste instantie en de dossiers die in het kader van de koersvaststelling en verantwoording van de bovenaan in het politieke en juridische krachtenveld opererende organisatie zijn gevormd, ook in cultuur-historisch opzicht blijvend van belang zijn en derhalve als ‘te bewaren’ zijn aangemerkt.

In hoofdstuk 3 staan de handelingen van de Raad van State beschreven. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.

(X.) Dit is het nummer van de handeling.

Na de algemene verantwoording in dit hoofdstuk bevatten de hoofdstukken 2 en 3 een korte contextbeschrijving, waarin onder meer wordt ingegaan op de taken van de Raad van State en de plaats van onderhavige selectielijst in het geheel van al opgestelde selectielijsten voor de Raad van State.

Hoofdstuk 4 vormt de eigenlijke lijst met handelingen en waarderingen. In dat hoofdstuk is een indeling naar ‘deelselectielijsten’ gemaakt, naar hoofdonderwerp: Bestuursrechtspraak (vanaf 1994), Algemeen (met onder meer enkele zogenoemde ‘algemene handelingen’ uit de door het Nationaal Archief opgestelde serie van algemene handelingen) en Bedrijfsvoering.

De Raad van State is onafhankelijk adviseur van regering en parlement over wetgeving en bestuur en hoogste algemene bestuursrechter van het land. De Raad van State is een Hoog College van Staat; een instituut belast met een eigen taak, die hij onafhankelijk van de regering uitvoert. De werkwijze en taken van de Raad van State zijn vastgelegd in de Grondwet en in de Wet op de Raad van State. De Koningin is voorzitter van de Raad van State. De dagelijkse leiding berust bij de Vice-President.

De Raad van State stelt zich ten doel om als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen wil hij bijdragen aan de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbaar bestuur en aan de rechtsbescherming van de burger.

De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het wettelijk kader, waarbinnen de Raad van State zijn taken verricht. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk (sinds 1954).

Per 1 september 2010 is de Wet op de Raad van State gewijzigd in verband met de herstructurering van de Raad.

Vóór 1 september 2010 oefende de Raad (ook wel Volle Raad genoemd) de (wetgevings)adviserende taak zelf uit. Van oudsher was dit dé taak van de Raad.

Aan de Raad waren in het verleden twee Afdelingen opgehangen: de Afdeling voor de geschillen van bestuur en de Afdeling rechtspraak; in 1994 samengevoegd tot de Afdeling bestuursrechtspraak (zie § 2.3). De leden van de Raad werden staatsraad genoemd. Er waren ook staatsraden in buitengewone dienst (i.b.d.), die voor maximaal 4/5 van een volledige taak konden worden benoemd. De staatsraden i.b.d. waren belast met één taak, aanvankelijk slechts met bestuursrechtspraak, maar sinds medio 2005 zijn er ook staatsraden i.b.d. die alleen met de adviserende taak waren belast.

Bij de herstructurering per 1 september 2010 is de wetgevingsadviserende taak ondergebracht in de Afdeling advisering. Daarmee oefent de Raad zelf deze taak niet meer uit. Ook de nomenclatuur is op dat moment gewijzigd. Leden van de (grondwettelijke) Raad worden nu leden genoemd. Daarnaast kent de wet staatsraden en staatsraden in buitengewone dienst (i.b.d.). Staatsraden (i.b.d.) zijn geen lid van de Raad. Alle leden, staatsraden en staatsraden i.b.d. zijn lid van één of beide Afdelingen.

De Afdeling advisering is onderverdeeld in vier secties die elk de advisering voorbereiden van een aantal departementen.

Naast de bestuursrechtspraak en advisering over wetgeving acteert de Raad van State op nog enkele andere terreinen. Een belangrijke taak speelt zich af op de achtergrond en kan worden gevat onder de term ‘beleidsvoorbereiding en visievorming’. Hierbij wordt rondom ‘grote thema’ s’ als Democratische Rechtsstaat, Grondwet, Toekomst van de Raad en Nederlandse Antillen en Aruba intern studie verricht, overleg gevoerd, een programma van activiteiten ontplooid, enz. Dit alles ten behoeve van een betere uitvoering van zijn primaire taken in heden en toekomst. Daarnaast – en met hetzelfde oogmerk – wordt permanent onderzoek verricht op (aspecten binnen) de verschillende hoofdtaakvelden die binnen de Raad van State worden onderscheiden.

In 1994 trad de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in werking en kwamen de Wet Arob en de Tijdelijke wet Kroongeschillen te vervallen. Het Kroonberoep werd geheel afgeschaft en de twee destijds rechtsprekende afdelingen werden samengevoegd tot één nieuwe, de Afdeling bestuursrechtspraak.

De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State is de hoogste algemene bestuursrechter in Nederland. Dat betekent dat, tenzij één van de andere hoge bestuursrechtelijke colleges in de wet als bevoegde rechter is aangewezen, zij het hoogste rechterlijke orgaan is dat een uitspraak kan doen over een geschil tussen burger en de overheid. Als overheden onderling een geschil hebben (bijvoorbeeld een gemeente en een provincie), doet de Afdeling bestuursrechtspraak hierover ook een uitspraak.

Een burger die het niet eens is met een beslissing van een gemeente, een provincie, een waterschap of de centrale overheid kan in beroep gaan bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. Het betreft hier milieu- en ruimtelijke-ordeningszaken.

In een geschil over andere beslissingen en maatregelen (o.a. bouwzaken, subsidies, kapvergunningen, vreemdelingenzaken) moet een burger eerst in beroep bij de rechtbank. Na een uitspraak van de rechtbank kunnen de burger en het overheidsorgaan nog in hoger beroep gaan bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.

Naast de ‘reguliere’ wijze van zaakbehandeling, komen de volgende ‘varianten’ voor:

• − voorlopige voorziening / schorsing:

  Om te voorkomen dat zich in de tijd tot de uitspraak op een hogerberoepschrift onherstelbare gevolgen voordoen (in geval van ‘onverwijlde spoed’), kan gedurende de hogerberoepsprocedure een verzoek worden gedaan de uitspraak van de rechtbank te schorsen. Een dergelijk verzoek om voorlopige voorziening wordt ook schorsingszaak genoemd. Deze maakt dus onderdeel uit van de hogerberoepzaak.

• − behandeling buiten de formele rechtszitting:

  Behandeling van de zaak op basis van de schriftelijk ingediende stukken. Er wordt uitspraak gedaan zonder een rechtszitting (‘buiten zitting’).

• − mediation:

  ‘Minnelijke schikking.’ De partijen komen er onder leiding van een bemiddelaar zelf uit, zonder rechtelijke uitspraak.

De Afdeling bestuursrechtspraak is anno 2009 verdeeld in vier juridische Kamers, die zich buigen over de verschillende onderwerpen: Ruimtelijke Ordening (Wet op de ruimtelijke ordening, Natuurbeschermingswet, Luchtvaartwet), Milieu (Wet milieubeheer, Wet bodembescherming, Kernenergiewet), Vreemdelingenzaken (Vreemdelingenwet) en Hoger Beroep (op verschillend gebied, bijvoorbeeld bouwzaken, subsidies, vergunningen).

Voorbeelden van aansprekende (infrastructurele) zaken die bij de Raad van State aanhangig zijn gemaakt, zijn beroepen tegen grote projecten als de aanleg van de Tweede Maasvlakte, de Betuweroute, de Hoge-Snelheidslijn en van de vijfde landingsbaan op Schiphol. Op ander gebied sprong in het oog de behandeling van de zaak inzake subsidiëring van de politieke partij SGP (gelijkheidsbeginsel vs. klassieke vrijheidsrechten). Een voorbeeld van een uitspraak in een geschil tussen overheden onderling is de uitspraak in de zaak tussen de regering en onder meer de provincie Noord-Holland en enkele gemeenten over het voeren van een incasso-kort geding tegen de IJslandse bank Landsbanki. Onlangs heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak die was aangespannen door de nabestaanden van de slachtoffers van de val van Srebrenica tegen de weigering door de minister van Defensie om documenten van de Verenigde Naties over de vredesoperatie in voormalig Joegoslavië openbaar te maken.

Net als elke andere organisatie heeft de Raad van State ook een eigen bedrijfsvoering, gericht op het eigen interne functioneren. In dit selectiedocument worden de zogenoemde PIOFAH-bedrijfsvoeringsrubrieken gehanteerd: Personeel, Informatievoorziening, Financiën, Automatisering, Huisvesting en overig facilitair.

De Vice-President van de Raad van State is naast hoofd van de organisatie en Vice-Voorzitter van het College van de Raad van State ook in andere hoedanigheden actief. Zo speelt hij een rol als adviseur van de Kroon (onder andere bij Kabinetsformaties). De neerslag van het functioneren en de taken van de Vice-President bevindt zich in het archief van de Raad van State, de neerslag van activiteiten die de Vice-President op persoonlijke titel verricht, zijn te vinden in diens persoonlijk archief.

Deze selectielijst beoogt het geheel aan taken van de Raad van State te dekken die nog niet in de andere lijsten zijn opgenomen. Deze selectielijst is dan ook te beschouwen als een ‘verzamelselectiedocument’, dat verschillende taakvelden van de Raad van State bestrijkt.

De voor de Raad van State reeds wettelijk vastgestelde en dus geldende selectielijsten zijn:

Het voorliggende selectiedocument vult dus de reeds bestaande lijsten aan. Hieronder staat over elk van de onderdelen extra informatie.

Voor de ‘algemene taken’ en de ‘bedrijfsvoering’ wordt de grove periodisering vanaf 1945 gehanteerd. Voor deze onderdelen geldt immers niet dat ze een aanvulling/vervolg zijn op een reeds eerder gepubliceerd selectiedocument.