Regeling buitenlandse reizen BZ

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. het ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken;

• b. een buitenlandse reis: een voor rekening van het ministerie komende reis waarvan het reisgedeelte buiten Nederland meer dan beperkt is;

• c. het RDBZ: het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken;

• d. het DBZV 2007: het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007;

• e. de Rrlok 2005: de Rechtspositieregeling lokaal indienstgenomen werknemers 2005;

• f. het departement: het in Nederland gevestigde deel van het ministerie;

• g. een post: een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7, tweede lid, van het RDBZ;

• h. een ambtenaar: degene die krachtens artikel 5, tweede lid, onderdeel a, van het RDBZ is aangesteld als ambtenaar van de Dienst Buitenlandse Zaken;

• i. een werknemer: degene die krachtens artikel 114 van het RDBZ voor werkzaamheden bij een post op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht in dienst is genomen;

• k. een ander: degene die bij het departement is gedetacheerd overeenkomstig artikel 8, eerste lid, van het RDBZ of aan een post is toegevoegd overeenkomstig artikel 8, derde lid, van het RDBZ;

• l. de standplaats: de plaats van vestiging van de post waar betrokkene te werk is gesteld;

• m. HDPO: de Hoofddirecteur Personeel en Organisatie van het ministerie;

• l. FEZ: de Directeur Financieel Economische Zaken van het ministerie;

• n. CdP: het hoofd van de post.

Voor de toepassing van deze regeling worden de volgende categorieën buitenlandse reizen onderscheiden:

• a. dienstreizen: reizen die door de lijnchef zijn opgedragen in verband met het verrichten van werkzaamheden;

• b. overplaatsingsreizen: overplaatsingsreizen als bedoeld in artikel 57 van het DBZV 2007;

• c. opleidingsreizen: reizen die door de lijnchef of HDPO zijn opgedragen voor het volgen van een met de functie of loopbaan samenhangende opleiding;

• d. verlofreizen: twaalfmaandelijkse verlofreizen als bedoeld in artikel 24 van het DBZV 2007, reizen voor bedrijfsgeneeskundige begeleiding als bedoeld in artikel 28 van het DBZV 2007, herenigingsreizen van een partner als bedoeld in artikel 46 van het DBZV 2007, gezinsherenigingsreizen als bedoeld in artikel 53 van het DBZV 2007 en door HDPO toegestane recuperatiereizen van degenen die zijn geplaatst in een standplaats met extreme omstandigheden.

De budgethouder ten laste van wiens budget de kosten van de buitenlandse reis worden geboekt is voor de toepassing van deze regeling bevoegd gezag, met dien verstande dat FEZ bevoegd gezag is voor de toepassing van artikel 8.

Het bevoegd gezag kan in individuele gevallen ten gunste van de betrokkene artikelen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard gelet op het belang dat betrokkene een snelle, veilige en comfortabele buitenlandse reis kan maken en een redelijke tegemoetkoming ontvangt in kosten die rechtstreeks verband houden met een buitenlandse reis. De Secretaris-Generaal en HDPO kunnen hiertoe ook voor groepen beslissen.

• 1 Voor een buitenlandse reis waarvan de afstand 500 kilometer of minder bedraagt, wordt een treinticket in eerste klasse verstrekt indien dat gelet op de lokale omstandigheden redelijkerwijs mogelijk is. Voor buitenlandse reizen waarvan de afstand meer bedraagt dan 500 kilometer kan op verzoek van de ambtenaar een treinticket in eerste klasse worden verstrekt, mits daardoor de kosten en duur van de reis niet onevenredig hoger worden.

• 2 Indien voor een dienstreis of overplaatsingsreis een vliegticket wordt verstrekt, betreft dit een vliegticket in economy class indien de vliegtijd vijf uur of minder bedraagt dan wel indien de vliegreis plaatsvindt binnen één land. In andere gevallen betreft dit een vliegticket in business class.

• 3 Indien voor een opleidingsreis of verlofreis een vliegticket wordt verstrekt, betreft dit een vliegticket in economy class. In afwijking van de eerste volzin wordt voor:

  • a. een twaalfmaandelijkse verlofreis als bedoeld in artikel 24 van het DBZV 2007 van Australië of Nieuw-Zeeland naar Nederland, naar de keuze van de ambtenaar een vliegticket verstrekt in economy class plus of een vergelijkbare klasse dan wel in economy class met de mogelijkheid de vliegreis tussentijds te onderbreken met één overnachting. Ingeval van een overnachting als hiervoor bedoeld ontvangt betrokkene een tegemoetkoming in de logieskosten overeenkomstig bijlage I, behorende bij artikel 3, eerste lid, van de Reisregeling buitenland;

  • b. een reis in het kader van bedrijfsgeneeskundige begeleiding als bedoeld in artikel 28 van het DBZV 2007 een vliegticket in business class verstrekt indien dat naar het oordeel van HDPO om medische redenen wenselijk is;

  • c. een recuperatiereis van een standplaats met zone-indeling 14 of hoger een vliegticket in business class verstrekt indien de vliegtijd meer dan vijf uur bedraagt.

• 4 Het te verstrekken ticket heeft betrekking op het volgende traject:

  • a. bij een vliegreis: van een luchthaven in of in de directe nabijheid van de standplaats naar een luchthaven in of in de directe nabijheid van de plaats van bestemming met dien verstande dat bij een vliegreis vanuit of naar Nederland een ticket van dan wel naar Schiphol wordt verstrekt.

  • b. bij een treinreis: van een station in of in de directe nabijheid van de standplaats naar een station in of in de directe nabijheid van de plaats van bestemming met dien verstande dat bij een treinreis vanuit of naar Nederland een ticket van dan wel naar Den Haag wordt verstrekt.

  In afwijking van onderdelen a en b kan op verzoek van betrokkene een ticket van of naar een ander vliegveld respectievelijk station worden verstrekt, mits de totale kosten van de reis daardoor niet hoger worden en een twaalfmaandelijkse verlofreis Nederland als bestemming en vertrekpunt houdt.

Op verzoek van degene die volgens artikel 5 aanspraak heeft op een vliegticket in business class of een treinticket in eerste klasse kan hem een ticket in een lagere klasse worden verstrekt over hetzelfde traject mits aan die keuze voor het Rijk geen meerkosten zijn verbonden. Degene die hiertoe verzoekt maakt geen aanspraak op een compensatie voor de eventuele misgelopen voordelen die een ticket in business class respectievelijk eerste klasse hem zouden hebben geboden.

• 1 De aanschaf van een ticket geschiedt op de voor het Rijk meest economische wijze waarbij in redelijkheid rekening wordt gehouden met het belang van betrokkene bij een zo veilig, snel en comfortabel mogelijke reis.

• 2 Tickets voor buitenlandse reizen worden zo tijdig mogelijk aangevraagd en verstrekt. Onder ‘zo tijdig mogelijk’ wordt voor twaalfmaandelijkse verlofreizen als bedoeld in artikel 24 van het DBZV 2007, herenigingsreizen van een partner als bedoeld in artikel 46 van het DBZV 2007 en gezinsherenigingsreizen als bedoeld in artikel 53 van het DBZV 2007 in beginsel verstaan: ten minste 12 weken voor aanvang van de reis.

• 1 Degene die vanuit Nederland veelvuldig of langdurig dienstreizen of opleidingsreizen maakt, komt in aanmerking voor een aanvullende tegemoetkoming in de daaruit voortvloeiende bijzondere kosten.

• 2 De tegemoetkoming bedraagt bij dienstreizen of opleidingsreizen met een totale duur in een aaneengesloten periode van twaalf maanden van:

  • a. ten minste 40 dagen, de reisdagen inbegrepen: € 330 bruto;

  • b. ten minste 60 dagen, de reisdagen inbegrepen: € 550 bruto;

  • c. ten minste 80 dagen, de reisdagen inbegrepen: € 770 bruto.

• 3 Voor de toepassing van het tweede lid wordt een periode van verlenging van de reis om privé-redenen als bedoeld in artikel 13 niet in beschouwing genomen.

• 1 Degene die vanuit Nederland een dienstreis of opleidingsreis maakt met een duur van ten minste zeven dagen, de reisdagen inbegrepen, komt in aanmerking voor vergoeding van de tijdens die reis noodzakelijk gemaakte kosten voor bewassing van kleding van tijdens die reis naar verwachting nog te dragen kleding.

• 2 Voor de toepassing van het eerste lid wordt een periode van verlenging van de reis om privé-redenen als bedoeld in artikel 13 niet in beschouwing genomen.

Degene die een buitenlandse reis maakt, komt in aanmerking voor vergoeding van de kosten van vaccinatie en medicijnen die door de Arbodienst zijn voorgeschreven.

• 1 Declaratie van de in deze regeling bedoelde kosten geschiedt bij het bevoegd gezag binnen drie maanden na beëindiging van de desbetreffende reis onder overlegging van de door het bevoegd gezag noodzakelijk geachte betaalbewijzen dan wel gespecifieerde betaalbewijzen.

• 2 Declaratie van de in artikel 8 bedoelde tegemoetkoming geschiedt bij het bevoegd gezag binnen drie maanden na het verstrijken van de door de betrokkene gekozen periode van twaalf maanden.

• 1 Degene die een dienstreis of opleidingsreis maakt, kan ter acclimatisering, indien dit naar het oordeel van het bevoegd gezag noodzakelijk is, maximaal 24 uur eerder op de plaats van bestemming aankomen dan gelet op de aanvang van de te verrichten werkzaamheden of te volgen opleiding noodzakelijk is.

• 2 Indien bij een dienstreis of opleidingsreis een reisalternatief tot een aanzienlijke financiële besparing leidt voor de dienst, wordt een eventuele verlenging van de reis aangemerkt als zijnde in het belang van de dienst. Voorwaarde is dat betrokkene voorafgaand hiermee instemt en gedurende de periode van verlenging werkzaamheden verricht ten behoeve van de dienst dan wel verlof opneemt voor zover hij gedurende de periode van verlenging arbeid behoort te verrichten.

• 3 Indien een situatie als genoemd in het eerste of tweede lid van toepassing is, worden de extra logies- en overige verblijfkosten vergoed overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgeving voor buitenlandse reizen.

• 1 Degene die een dienstreis of opleidingsreis maakt, kan voorafgaand aan dan wel volgend op de periode dat die reis vanwege de aanvang en het einde van de te verrichten werkzaamheden of te volgen opleiding noodzakelijk is, om privé-redenen de reis op de plaats van bestemming verlengen, mits het bevoegd gezag voorafgaand aan de betreffende reis daaraan goedkeuring verleent.

• 2 De in het eerste lid genoemde verlenging bedraagt maximaal 72 uur.

• 3 Een cumulatie van de in artikel 12, eerste lid, genoemde 24 uur ter acclimatisering met de in het eerste lid van dit artikel genoemde mogelijkheid om voorafgaand de dienstreis of opleidingsreis te verlengen om privé-redenen, is niet mogelijk.

• 4 Alle meerkosten die voor de dienst voortvloeien uit een verlenging om privé-redenen komen voor rekening van betrokkene. Daaronder worden in ieder geval verstaan de hogere ticketkosten en de extra kosten voor een eventuele reisverzekering.

• 5 Over de periode van verlenging om privé-redenen geniet betrokkene geen vergoeding voor logies- of andere verblijfkosten en dient hij verlof op te nemen voor zover hij gedurende de periode van verlenging arbeid behoort te verrichten.

• 6 Eventuele besparingen die het gevolg kunnen zijn van een verlenging van de reis om privé-redenen komen ten goede aan de dienst.

• 1 De Regeling buitenlandse dienstreizen BZ wordt ingetrokken.

• 2 Deze regeling treedt in werking op de tweede dag na de dag van bekendstelling met dien verstande dat voor een verlofreis die vóór 1 september 2012 aanvangt op verzoek van betrokkene een vliegticket in business class wordt verstrekt indien betrokkene tot de datum van inwerkingtreding van deze regeling voor een dergelijke reis voor een vliegticket in business class in aanmerking kwam.

• 3 Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling buitenlandse reizen BZ.