Huishoudelijk reglement van het Nederlands Fonds voor de Film

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. de wet: De Wet op het specifiek cultuurbeleid van 11 maart 1993, Stb, 1993, 193 in werking getreden 16 april 1993;

• b. het Fonds: Stichting Nederlands Fonds voor de Film;

• c. raad van toezicht: de raad van toezicht als bedoeld in artikel 1 sub c van de statuten;

• d. het bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 1 sub a van de Statuten;

• e. bezwaarcommissie: een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;

• f. bezwaarschrift: een bezwaarschrift als bedoeld in artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht.

Het Fonds kent:

• a. een bestuur;

• b. een raad van toezicht;

• c. een fondsbureau;

• d. filmconsulenten;

• e. (adhoc) adviseurs;

• f. een bezwaarcommissie.

• 3.1 Het Fonds wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit een door de raad van toezicht vast te stellen aantal van ten minste één en ten hoogste twee natuurlijke personen, onder toezicht van de raad van toezicht.

• 3.2 Indien het bestuur uit één bestuurder bestaat is deze bestuurder met het gehele bestuur belast.

• 3.3 Ieder lid van het bestuur is bevoegd tot het uitbrengen van één stem.

• 3.4 Indien het bestuur uit twee bestuurders bestaat, zullen zij in overleg met de raad van toezicht een taakverdeling vaststellen welke schriftelijk in een bestuursreglement wordt vastgelegd.

• 3.5 In geval van ontstentenis of belet van één lid van het bestuur, zal het enig overgebleven lid van het bestuur met het gehele bestuur zijn belast.

• 3.6 De vergaderingen van het bestuur zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk.

• 3.7 In geval van ontstentenis of belet van alle leden of van het enige lid van het bestuur berust het bestuur tijdelijk bij de raad van toezicht.

• 3.8 Het bestuur onderhoudt de contacten met de Personeelsvertegenwoordiging.

• 3.9 De raad van toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het bestuur.

• 3.10 In alle gevallen waarin de regelingen van het Fonds en het Algemeen reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

• 3.11 Bestuurders doen aan de raad van toezicht opgave van al hun nevenfuncties, waaronder bestuursfuncties, commissariaten en adviseurschappen.

• 3.12 De functie van bestuurder is, behoudens ontheffing door de raad van toezicht, onverenigbaar met de functie van directeur dan wel bestuurder of het lidmaatschap van een raad van toezicht van instellingen in de filmwereld, met uitzondering van die functies die een bestuurder qualitate qua bekleedt.

• 4.1 De raad van toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf) evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van het bestuur.

• 4.2 De vergaderingen van de raad van toezicht zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk.

• 4.3 Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem.

• 4.4 De leden van de raad van toezicht bevorderen zoveel mogelijk dat de besluiten bij unanimiteit worden genomen.

• 4.5 Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de raad van toezicht genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt de besluitvorming opgeschort, tenzij dit naar oordeel van de voorzitter niet in het belang van de organisatie is. In dat geval is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De raad van toezicht kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van de raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger buiten de vergadering om besluiten nemen namens de raad. Deze besluiten worden later ter vergadering bekrachtigd.

• 4.6 Leden van de raad van toezicht genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten.

• 4.7 Leden van de raad van toezicht doen opgave van hun functies en nevenfuncties aan de raad van toezicht en het bestuur.

• 4.8 Leden van de raad van toezicht kunnen, behoudens ontheffing door de Minister, geen directeur of bestuurder zijn van of het lidmaatschap van een toezichthoudend orgaan bekleden van een instelling die eenzelfde of een gelijksoortig doel heeft als de stichting.

• 5.1 Het Fondsbureau bestaat uit hoofden van subsidieprogramma’s, medewerkers van het subsidiebureau en overige medewerkers van het Fonds.

• 5.2 Hoofden worden door het bestuur voor een bepaalde periode aangesteld als aanspreekpunt voor het veld binnen hun specifieke subsidieprogramma.

• 5.3 Hoofden beschikken over ruime praktijkervaring in de Nederlandse filmsector, hebben brede kennis van nationale en internationale ontwikkelingen binnen hun specifieke aandachtsgebied en hebben beleidsmatig overzicht.

• 5.4 Hoofden hebben in ieder geval tot taak:

  • – In hun specifieke aandachtsgebied contact met het veld en met samenwerkingspartners te onderhouden;

  • – het beheer en de uitvoering van de reglementen alsmede de aansturing van het proces van subsidieverlening met betrekking tot hun specifieke subsidieprogramma;

  • – subsidieaanvragen te voorzien van een analyse waarin de aanvraag wordt getoetst aan de subsidiereglementen en beleidskaders van het Fonds;

  • – het beheer van de subsidierelaties;

  • – het bestuur te adviseren binnen hun specifieke aandachtsgebied en over het algehele beleid van het Fonds.

• 5.5 Het subsidiebureau bestaande uit projectbegeleiders, productiebeheerders en een coördinator subsidiebureau ondersteunt de hoofden en filmconsulenten in de afhandeling van ingediende aanvragen en adviseert het bestuur over de productionele, financiële en zakelijke kwaliteit van aanvragen.

• 5.6 De overige medewerkers van het Fonds ondersteunen en adviseren het bestuur in de bedrijfsvoering waarbij het bestuur één medewerker kan benoemen in de functie van adjunct-directeur bedrijfsvoering.

• 6.1 Filmconsulenten worden door het bestuur aangesteld als adviseur binnen een bepaald subsidieprogramma voor een periode van ten hoogste vier jaar, met de mogelijkheid tot een beperkte verlenging.

• 6.2 Filmconsulenten beschikken over brede kennis van en ruime praktijkervaring in de Nederlandse filmsector en hebben goed zicht op de ontwikkelingen in het nationale en internationale filmveld.

• 6.3 Filmconsulenten hebben in ieder geval tot taak:

  • – subsidieaanvragen te voorzien van een advies aan het bestuur waarin de aanvraag wordt getoetst aan de subsidiereglementen en het beleidskader van het Fonds;

  • – contact te onderhouden met de aanvragers

  • – de voortgang van geselecteerde filmplannen te volgen;

  • – te adviseren over beleidsontwikkelingen binnen het specifieke aandachtsgebied.

• 6.4 Het bestuur kan nadere regels stellen inzake de taak en werkwijze van filmconsulenten.

• 7.1 Het bestuur kan op grond van hun specifieke kennis en ervaring ad hoc adviseurs benoemen.

• 7.2 Ad hoc adviseurs hebben als taak advies uit te brengen over de aan hen voorgelegde subsidieaanvragen met inachtneming van de subsidiereglementen en beleidskaders van het Fonds.

• 7.3 Ad hoc adviseurs worden voor één jaar benoemd en zijn achtereenvolgens voor één jaar herbenoembaar tot een maximum van vier jaar.

• 7.4

  • a. Het bestuur kan een ad hoc adviseur tussentijds uit zijn functie ontslaan.

  • b. Ad hoc adviseurs genieten een door het bestuur nader vast te stellen vacatie- en reisvergoeding.

  • c. Ad hoc adviseurs melden bij aanstelling hun functies en nevenfuncties aan het Fonds.

  • d. Het Fonds maakt melding van de functies van adviseurs op de website.

• 8.1 Werknemers van het Fonds vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn met het belang van het Fonds.

• 8.2 De werknemer die nevenfuncties wil vervullen, anders dan uit hoofde van zijn werk, bespreekt dit voornemen binnen het Fonds, waarna schriftelijk toestemming door het bestuur moet worden gegeven.

• 8.3 Werknemers onthouden zich van het ontvangen van geschenken, , beloningen of provisies die een waarde hebben van meer dan € 25,- van personen met wie zij uit hoofde van hun functie in aanraking komen.

• 8.4 De werknemer is zowel tijdens als na beëindiging van de arbeidsovereenkomst jegens anderen dan werknemers, bestuursleden en toezichthouders van de werkgever verplicht tot geheimhouding omtrent alle bedrijfsaangelegenheden die hem ter kennis zijn gekomen.

• 8.5 Het bestuur zorgt ervoor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard.

• 8.6 Het bestuur draagt er zorg voor dat in het kader van kwaliteitszorg voorzieningen getroffen worden waardoor personen en instellingen die met het Fonds in aanraking komen in de gelegenheid worden gesteld om voorstellen te doen ter verbetering van de werkwijzen en procedures. In het jaarverslag wordt hier melding van gemaakt.

• 8.7 Indien er bij de beoordeling van filmplannen kwesties aan de orde komen, waarbij medewerker of een ad hoc adviseur een middellijk of onmiddellijk een eigen belang heeft of kan hebben maakt deze hier meteen mededeling van bij het bestuur. De betrokken medewerker of ad hoc adviseur onthoudt zich van de voorbereiding en totstandkoming van advisering.

• 8.8 Werknemers zijn verplicht aan derden geen mededelingen te doen over de inhoud van de beraadslaging over de ingediende subsidieaanvragen, over de (uitkomsten van) de behandeling van de aanvragen en over de inhoud van de adviezen. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk en mag slechts ter kennis van derden worden gebracht bij besluit van het bestuur.

• 9.1 Het bestuur besluit over bij het Fonds ingediende aanvragen met inachtneming van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, het Algemeen Reglement en de op dit Reglement gebaseerde Deelreglementen.

• 9.2 Het bestuur stelt een werkwijze op aan de hand waarvan subsidieaanvragen worden beoordeeld.

• 9.3 Het bestuur kan besluiten dat bij advisering het horen van een aanvrager onderdeel uitmaakt van de beoordelingsprocedure.

• 9.4 Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst zij het advies integraal aan de subsidiereglementen en de beleidskaders en financiële uitgangspunten.

• 9.5 Het besluit tot toekenning of afwijzing van een subsidieaanvraag omvat in ieder geval:

  • – feitelijke informatie over de aanvraag;

  • – indien de subsidieaanvraag is voorgelegd voor advies, de namen van diegenen die advies hebben uitgebracht en hun gemotiveerde overwegingen;

  • – de gemotiveerde overwegingen van het bestuur.

• 9.6 Een overzicht van de gehonoreerde aanvragen wordt geplaatst op de website van het Fonds.

• 10.1 Bezwaarschriften worden behandeld door een door het bestuur aan te wijzen bezwaarcommissie.

• 10.2 Het secretariaat van de bezwaarcommissie wordt verzorgd door een functionaris van het Fonds.

• 10.3 De bezwaarcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal 6 leden. De voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de overige leden van de bezwaarcommissie worden door het bestuur in functie benoemd.

• 10.4 Leden van de bezwaarcommissie maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het Fonds.

• 10.5 Leden van de bezwaarcommissie worden benoemd voor ten hoogste twee jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming van maximaal drie termijnen van ten hoogste twee jaar.

• 10.6 De leden van de bezwaarcommissie genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten.

• 10.7 Leden van de bezwaarcommissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij zij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk zijn betrokken.

• 10.8 Het bestuur van het Fonds neemt het besluit op een bezwaarschrift met inachtneming van het advies van de van de bezwaarcommissie.

• 10.9 Het bestuur kan een reglement omtrent de werkwijze van de bezwaarcommissie vaststellen.

Artikel 3, zevende lid, tweede volzin, treedt in werking zodra de Wet op het specifiek cultuurbeleid in die zin is gewijzigd dat de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap niet meer het wettelijk recht heeft om de bestuurders van de stichting te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

• 1 Dit reglement wordt aangehaald als: Huishoudelijk reglement van het Nederlands Fonds voor de Film.

• 2 Dit Huishoudelijk reglement is vastgesteld door het bestuur met goedkeuring van

  de raad van toezicht op 24 oktober 2012 te Amsterdam.

• 3 Dit Huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

• 4 Per 1 november 2015 zijn wijzigingen in het Reglement doorgevoerd met goedkeuring van de Raad van Toezicht op 14 oktober 2015.

• 5 Dit reglement wordt bekendgemaakt door kennisgeving ervan in de Staatscourant en op de internetsite van het Nederlands Fonds voor de Film (www.filmfonds.nl)