Regeling Verplichte accountantscontrole kostprijzen forensische zorg

Voor de Forensische Zorg in strafrechtelijk kader die wordt bekostigd door het ministerie van Veiligheid en Justitie, stelt de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) tarieven vast van DB(B)C-zorgproducten voor de Forensische Zorg.

Voor de tarieven van de DB(B)C-zorgproducten stelt de NZa de maximumtarieven vast op basis van kostprijzen die gebaseerd zijn op werkelijke kosten die worden uitgevraagd op basis van het kostprijsmodel versie 142 (hierna ‘kostprijsmodel’). Het kostprijsmodel, dat als bijlage is gekoppeld aan de beleidsregel ’Kostprijsberekening Forensische Zorg’ (BR/FZ-0008), geeft inzicht in de totstandkoming van de kostprijzen en de wijze waarop deze berekend en aangeleverd worden door de instelling die de betreffende Forensische Zorg levert. De aanlevering van de kostprijsinformatie gebeurt door middel van een aanleversjabloon met bijbehorende instructie.

Deze nadere regel (NR/FZ-0005) van de NZa verplicht instellingen, die door de NZa zijn aangewezen, om een externe accountant onderzoek te laten verrichten naar de juistheid van de door die instelling berekende kostprijsgegevens.

Deze nadere regel (zie artikel 1: reikwijdte) is van toepassing op instellingen die Forensische GGZ in een strafrechtelijke kader leveren. Daartoe behoren Forensische psychiatrische Centra (FPC’s), Penitentiair Psychiatrische Centra (PPC’s3) en overige GGZ instellingen die zowel curatieve GGZ als forensische zorg in strafrechtelijk kader leveren.

Dit onderzoeksprotocol geeft richtlijnen voor het door een externe accountant van de instelling.

Voor zover dit protocol begrippen bevat, die een nadere definiëring behoeven, zijn deze opgenomen in artikel 3 van de Regeling ‘Verplichte accountantscontrole kostprijzen Forensische GGZ’ (kenmerk: NR/FZ-005).

Dit onderzoeksprotocol gaat er van uit dat in de meeste gevallen de instellingen die een contract met het Ministerie van Veiligheid en Justitie hebben voor de levering van Forensische Zorg, tevens zorg leveren in het kader van de zorgverzekeringswet (Zvw) en dat bij de uitvraag van de kostprijsinformatie deze uitvraag wordt gecombineerd voor beide financieringsstromen.

Voor die zorgaanbieders is sprake van twee uitvragen die echter kunnen worden gecombineerd in één aanleversjabloon en één aanleverinstructie voor deze gecombineerde uitvraag.

Voor de specifieke voorschriften en aandachtspunten inzake de kostprijsuitvraag voor de Zvw gefinancierde DBC GGZ, is de ‘regeling verplichte accountantscontrole kostprijzen curatieve GGZ (NR/CU-527) met het bijbehorende onderzoeksprotocol van toepassing en wordt hier naar verwezen. Dit met dien verstande dat de betreffende gegevens worden opgenomen in één aanleversjabloon met de uitvraag van de kostprijsgegevens voor de Forensische Zorg en dat de betreffende aanlevering door de accountant van de instelling wordt voorzien van één assurance-rapport waarin ten aanzien van de juistheid van de aanlevering van de kostprijsinformatie van beide financieringsstromen een oordeel wordt vermeld.

Uitgangspunt hierbij is dat de geldende voorschriften voor beide financieringsstromen zoveel mogelijk gelijk zijn. Voor specifieke aspecten zoals bijvoorbeeld beveiliging kan sprake zijn van verschillen. Van belang is dat bij de gecombineerde aanlevering ook de totaal aansluitingen worden vastgesteld zodanig dat wordt aangetoond dat geen sprake is van overlap (dubbeltellingen) of witte vlekken (onderdelen die ten onrechte buiten beide financieringsstromen vallen. De accountant stelt vast dat deze aansluiting door de instelling is vastgelegd en dat hier geen sprake is van (materiële) verschillen.

In de verdere tekst van dit protocol wordt alleen gesproken over het Forensische Zorg deel omdat in deze paragraaf voor het ZvW deel wordt verwezen naar de betreffende regelingen voor de ZvW die van toepassing zijn. In de voorbeeld assurance-rapporten die als bijlage zijn opgenomen worden wel standaard de tekst en verwijzingen voor beide financieringsstromen vermeld.

Indien de instelling geen ZvW gefinancierde Zorg levert, kunnen de betreffende onderdelen in het aanleversjabloon, de aanleverinstructie en controleprotocol worden genegeerd en de betreffende verwijzingen uit het assurance rapport worden verwijderd.

De werkwijze van het onderzoek naar de kostprijzen ziet er als volgt uit:

De instelling vult het door de NZa beschikbaar gestelde aanleversjabloon, dat als bijlage deel uitmaakt van de beleidsregel ’Kostprijsberekening Forensische Zorg’ (BR/FZ-008) in, overeenkomstig het kostprijsmodel en de instructie bij het aanleversjabloon. Instellingen die onder de reikwijdte van de Regeling ‘Verplichte accountantscontrole kostprijzen Forensische Zorg’ vallen, geven een externe accountant opdracht tot het uitvoeren van een onderzoek naar de juistheid van de in het sjabloon opgenomen gegevens.

Deze externe accountant hanteert het onderzoeksprotocol als kader voor zijn werkzaamheden. Hij laat zich daarbij leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening Gedragscode (VGC) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS).

De instelling levert het definitieve door de externe accountant gewaarmerkte aanleversjabloon, voorzien van een assurance-rapport, vóór de uiterlijke aanleverdatum aan bij DBC-Onderhoud. De uiterlijke aanleverdatum (31 mei 2013) en de aangewezen partij staan beschreven in de schriftelijke aanleververplichting die de instelling heeft ontvangen.

Hoofdstuk 1 geeft de uitgangspunten weer van het onderzoeksprotocol. Hoofdstuk 2 bevat de kern van het onderzoeksprotocol en geeft het toetsingskader voor de externe accountant van de instelling weer.

In bijlage 2 is een modeltekst opgenomen voor een goedkeurend assurance-rapport. Bij een andersluidend rapport past de accountant de inhoud van het rapport aan overeenkomstig de voorschriften van de NV COS van de NBA.

De externe accountant onderzoekt in hoeverre de zorgaanbieder het kostprijsmodel op een juiste wijze heeft gehanteerd en in hoeverre de gegevens zoals door de instelling opgenomen in het aanleversjabloon voldoen aan het geldende normenkader zoals dat is benoemd in het kostprijsmodel.

De externe accountant voert de assurance opdracht uit met inachtneming van dit onderzoeksprotocol. Het kostprijsmodel geeft in samenhang met de instructie bij het aanleversjabloon, aanwijzingen die zijn gericht op een controleerbare totstandkoming van de in het aanleversjabloon opgenomen kostprijsinformatie.

Het onderzoek van de accountant mondt uit in een assurance-rapport bij het aanleversjabloon, met een redelijke mate van zekerheid, zie kaders in paragraaf 2.4

Het aanleversjabloon bevat een door de instelling opgestelde opgave, waarin onder andere inzicht wordt gegeven in het aantal gerealiseerde eenheden productie in het boekjaar en de nacalculatorische kostprijzen per kostendrager, uitgesplitst in de voorgedefinieerde kostprijscategorieën.

In het assurance-rapport geeft de accountant een oordeel over de juistheid van de gegevens zoals opgenomen in het aanleversjabloon. De eisen die daaraan worden gesteld dient de accountant op toereikende wijze in zijn werkprogramma op te nemen.

De onderzoeksaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de externe accountant. Dit onderzoeksprotocol beoogt dan ook niet een aanpak van de assurance-opdracht voor te schrijven. Veelal baseert de externe accountant zich bij zijn onderzoek op een (risico)analyse en komt hij op basis daarvan tot een optimale afweging van de in te zetten onderzoeksmiddelen. Aangezien deze aanpak leidt tot maatwerk per instelling is het voorschrijven van een aanpak ook niet mogelijk.

De accountant voert zijn onderzoek uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000 ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie’.

De accountant belast met het onderzoek van het aanleversjabloon dient zorg te dragen voor een adequate onderzoeksaanpak en een op de instelling toegesneden werkprogramma.

Als referentiekader voor de onderzoeksopdracht gelden de volgende documenten:

• – De beleidsregel ‘Kostprijsberekening Forensische Zorg’ (BR/FZ-0008) met daarbij als bijlage 1 het kostprijsmodel versie 14;

• – nadere regel ‘Verplichte accountantscontrole kostprijzen Forensische Zorg’ (NR/FZ-0005);

• – Aanleversjabloon met bijbehorende instructie.

Deze documenten zijn te vinden op de website van de NZa onder het kopje ‘wet- en regelgeving’. De beleidsregel is vervolgens te vinden onder het kopje ‘beleidsregels’ en het gebied ‘forensische zorg’. De nadere regel is te vinden onder het kopje ‘nadere regel’ en de categorie ‘forensische zorg’.

De accountant dient zijn onderzoek zodanig in te richten dat een redelijke mate van zekerheid wordt bereikt dat het aanleversjabloon geen afwijkingen van materieel belang vertoont. Dit wil voor het onderhavige onderzoek zeggen dat het onderzoek met een zodanig zekerheidsniveau moet worden uitgevoerd dat met 95% betrouwbaarheid gesteld moet kunnen worden dat niet meer dan 3% van de aangeleverde gegevens onjuist of onzeker is.

Voor de strekking van het assurance-rapport gelden de volgende toleranties, die uitgedrukt zijn in een percentage van het totaal van de toegerekende kosten, volgens het kostprijsmodel:

Gelet op de directe relatie van aantallen en geld is voor de in het aanleversjabloon opgenomen aantallen eenheden kostendrager dezelfde materialiteit voor het totaal van de verantwoorde aantallen eenheden kostendrager van toepassing.

De externe accountant rapporteert aan de instelling naar aanleiding van zijn bevindingen en informeert de zorgaanbieder daarbij over alle (eventueel) tijdens het onderzoek geconstateerde onjuistheden en onzekerheden. De instelling brengt op basis hiervan correcties aan in het aanleversjabloon. Het kan voorkomen dat het doorvoeren van correcties niet mogelijk is, omdat bijvoorbeeld onzekerheden niet of niet voldoende nauwkeurig kunnen worden gekwantificeerd. Het is van belang dat de instelling de gehanteerde veronderstellingen en onzekerheden toelicht.

Er is sprake van een onzekerheid in het onderzoek wanneer onvoldoende en/of ongeschikte assurance-informatie aanwezig is om te bepalen of (een gedeelte van) de gegevens wel of niet in overeenstemming zijn met de voorschriften.

De accountant dient vast te stellen dat de aangeleverde kostprijsinformatie op de juiste wijze, overeenkomstig het kostprijsmodel, deze nadere regel (NR/FZ-005) en de aanleverinstructie is opgenomen in het aanleversjabloon en dat de aansluitingen met de bronsystemen en eventuele bijzonderheden zijn toegelicht. Daarbij stelt hij vast dat de gebruikte informatie zoveel mogelijk is ontleend aan, dan wel aangesloten met- de door de externe accountant gecontroleerde verantwoordingen over het boekjaar 2012:

• – De jaarrekening 2012

• – De nacalculatie(s) 2012

• – De verantwoording inzake de gerealiseerde opleidingsplaatsen in 2012

De accountant stelt vast dat bij deze verantwoordingen een goedkeurende controleverklaring (in het geval van de opleidingsplaatsen een assurancerapport) is verstrekt. Indien dat niet het geval is stelt hij vast dat dit door de instelling is toegelicht en overweegt hij de gevolgen hiervan voor het assurance-rapport bij het aanleversjabloon kostprijsinformatie.

Voor de informatie die niet rechtstreeks aan deze gecontroleerde stukken kan worden ontleend dient door de accountant te worden vastgesteld dat de instelling op totaalniveau een aansluiting heeft gemaakt waarbij de verschillen zijn geanalyseerd en toegelicht.

Belangrijke aansluitingen zijn in dit kader:

• – Het totaal van de gerealiseerde Fte’s en de daarin opgenomen aantallen FTe per CONO beroep of VOV.

• – Het totaal van de gerealiseerde verblijfdagen en de samenstelling per verblijfdagcategorie en beveiligingsniveau. Aandachtspunt hierbij is het juist onderscheiden van aanwezigheid en afwezigheid.

• – Het totaal van de gerealiseerde uren dagbesteding en de samenstelling per categorie van dagbesteding.

• – Het totaal aantal geregistreerde OVP’s patiëntdagen fpt.

• – Het totaal van de geregistreerde werkelijk bestede patiëntgebonden tijd en de verdeling over directe en indirect cliëntgebonden tijd.

• – Het totaal van de kosten die in aanmerking worden genomen en de aansluiting daarvan met de jaarrekening, rekening houdend met de uit te sluiten kosten.

• – De aansluiting van de aantallen gerealiseerde opleidingen met de verantwoording inzake de gerealiseerde opleidingsplaatsen in 2012.

Voor een deel van de kostprijsinformatie geldt dat deze niet specifiek is gecontroleerd op het aggregatieniveau en/of ten aanzien van de aspecten die voor het kostprijsonderzoek worden uitgevraagd. Als voorbeeld noemen wij de juiste invulling van de CONO beroepen in de personeels- en salarisadministratie. Het is niet de bedoeling dat naar deze aspecten ten behoeve van dit protocol een nader onderzoek wordt verricht. De accountant kan in het kader van de toepassing van dit procotol uitgaan van de juistheid van dergelijke gegevens in bronsystemen die voor jaarrekeningdoeleinde zijn getoetst, tenzij hij indicaties heeft dat de bronsystemen op het punt van de uitgevraagde kostprijsinformatie onvoldoende betrouwbaar zijn.

Als wel sprake is van dergelijke indicaties, zal de accountant deze aspecten nader onderzoeken, of als dit niet mogelijk is de gevolgen voor de betrouwbaarheid van de kostprijsinformatie tot uitdrukking brengen in het assurance-rapport.

In de aanleverinstructie bij het controleprotocol zijn de door de zorgaanbieder in te vullen gegevens en de daarbij te maken aansluitingen per onderdeel weergegeven. De accountant onderzoekt of het aanleversjabloon overeenkomstig is met de aanwijzingen in het kostprijsmodel, of de aanleverinstructie is gevolgd en stelt vast dat aansluitingen met de brongegevens zijn gemaakt. Daarnaast zijn eventuele verschillen en bijzonderheden toegelicht.

Wij hebben onderzocht of het bijgevoegde, door ons gewaarmerkte, aanleversjabloon betreffende de kostprijsinformatie DBC GGZ door ........ (naam instelling) te ........ (statutaire vestigingsplaats) over het jaar 2012 in overeenstemming met:

• • Voor de DB(B)C FZ het kostprijsmodel versie 14 en de nadere regel NR/FZ-0005

• • Voor de DBC GGZ het kostprijsmodel versie 14 en de nadere regel NR/CU-527.

de opgenomen gegevens juist weergeeft. Het aanleversjabloon is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de entiteit4

Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake het sjabloon te verstrekken.

Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000, ’Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie‘, het ‘Onderzoeksprotocol aanleveringen kostprijzen FZ’ en het ‘Onderzoeksprotocol aanleveringen kostprijzen DBC GGZ’. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het aanleversjabloon geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Naar ons oordeel geeft het aanleversjabloon:

• • de gevraagde kostprijsinformatie FZ over het boekjaar 2012 van (naam instelling) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de nadere regel NR/FZ-0005 en het kostprijsmodel versie 14.

• • de gevraagde kostprijsinformatie DBC GGZ over het boekjaar 2012 van (naam instelling) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de nadere regel NR/CU-527 en het kostprijsmodel versie 14.

Het aanleversjabloon betreffende de kostprijsinformatie FZ en DBC GGZ is opgesteld voor de Nederlandse Zorgautoriteit met als doel (naam instelling) in staat stellen te voldoen aan de vereisten op grond van de nadere regel NR/CU-527 en het kostprijsmodel versie 14. Hierdoor is het aanleversjabloon mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam instelling) en de Nederlandse Zorgautoriteit/DBC Onderhoud en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Plaats, datum

........

Naam accountantsorganisatie

........

Naam externe accountant en ondertekening met die naam

........

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden

........