Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Mensenrechtenfonds 2014–2017)

MRF 2014–2017 subsidies zijn bedoeld voor programma’s van zelfstandige Nederlandse of internationale maatschappelijke organisaties met rechtspersoonlijkheid, zonder winstoogmerk, die op resultaatgerichte wijze werken aan de bescherming en bevordering van mensenrechten. Zij richten zich daarbij op activiteiten zoals gespecificeerd in 2.1.

Organisaties kunnen zelfstandig een subsidieaanvraag indienen of deel uitmaken van een alliantie van penvoerders en mede-indieners. Een alliantie is een samenwerkingsverband van twee of meer maatschappelijke organisaties in bovenstaande zin, die een gezamenlijk, geïntegreerd programma uitvoeren waarbij alle partijen een bijdrage leveren aan het totaal. Zij sluiten daartoe een samenwerkingsovereenkomst. De penvoerder dient in een dergelijk geval namens de alliantie een aanvraag in voor het programma van de alliantie als geheel. De penvoerder is, indien de aanvraag wordt gehonoreerd, verantwoordelijk voor de uitvoering van het programma van de alliantie. In een alliantie kunnen alleen maatschappelijke organisaties in bovenstaande zin deelnemen.

Aanvragers kunnen voor de uitvoering van (onderdelen van) het programma een samenwerkingsverband aangaan met andere organisaties zonder winstoogmerk of met bedrijven.

Organisaties die een subsidie aanvragen in het kader van MRF 2014–2017 moeten aan bepaalde criteria voldoen om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen. Er zijn drie soorten criteria:

• 1. Drempelcriteria: criteria waaraan elke aanvraag zonder meer moet voldoen. Indien een aanvraag niet voldoet aan één of meerdere drempelcriteria, wordt de aanvraag afgewezen.

• 2. Criteria met betrekking tot de kwaliteit van de aanvragende organisatie (organisatietoets, O-toets).

• 3. Criteria met betrekking tot de kwaliteit van het programmavoorstel (programmatoets, P-toets).

Nadere uitwerking van deze criteria is opgenomen in hoofdstuk 4.

De bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 zijn onverkort van toepassing op de beoordeling van aanvragen en de uiteindelijke subsidieverstrekking. De aanvragen zullen worden beoordeeld met inachtneming van deze regelgeving en overeenkomstig de maatstaven die in deze beleidsregels zijn neergelegd. Daarnaast zijn de beleidsregels van toepassing zoals vastgesteld in het Standaardkader Ontwikkelingssamenwerking4. Indien de beleidsregels voor MRF 2014–2017 afwijken van het Standaardkader Ontwikkelingssamenwerking hebben de beleidsregels voor MRF 2014–2017 voorrang.

De beoordeling van de aanvragen voor subsidiëring en de toekenning en verdeling van de daarvoor beschikbare middelen vindt plaats via een tender: van alle aanvragen die voldoen aan de maatstaven van deze beleidsregels, wordt de kwaliteit beoordeeld volgens dezelfde criteria. De aanvragen die het beste voldoen aan de criteria komen als eerste voor subsidie in aanmerking. De Minister besluit tot subsidieverlening overeenkomstig deze rangorde, binnen het raam van artikel 8, derde lid, sub c en sub d, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Besluitvorming over de subsidieaanvragen door de Minister vindt plaats uiterlijk op 10 december 2013.

De beoordeling van de aanvragen voor MRF 2014–2017 zal getrapt plaatsvinden.

De 1e fase bestaat uit een controle op de drempelcriteria en de organisatietoets. Voor de 2e fase worden alleen de voorstellen bekeken die voldoen aan de drempelcriteria en waarvan de organisaties een voldoende score op de O-toets hebben behaald.

Aanvragen voor een subsidie in het kader van het Mensenrechtenfonds 2014–2017 dienen te worden ingediend met gebruikmaking van het daartoe door de minister vastgestelde en ter beschikking gestelde aanvraagstramien5. Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend. Het aanvraagstramien dient rechtsgeldig te worden ondertekend en in enkelvoud op papier te worden ingediend en op CD-rom of USB-stick. De verplichte bijlagen bij het aanvraagstramien hoeven alleen op CD-rom of USB-stick te worden ingediend. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen. De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal.

Aanvragen voor subsidiëring dienen uiterlijk op vrijdag 6 september 2013, 12.00 uur (NL tijd) te zijn ontvangen op het Ministerie van Buitenlandse Zaken, DMM/MP, Bezuidenhoutseweg 67 te Den Haag.

In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum waarop de aanvraag is aangevuld. Indien een aanvraag pas in de laatste twee weken voor het verstrijken van de deadline wordt ingediend, loopt de aanvrager het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om de indiener om een aanvulling te vragen aangezien een dergelijke aanvulling niet meer mogelijk is zonder de deadline te overschrijden. In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair was ingediend.

Mochten er vragen ontstaan naar aanleiding van dit document of andere zaken die daarmee samenhangen dan kunt u deze via e-mail indienen, waarna de vragen geanonimiseerd beantwoord worden, door middel van publicatie via internet.

De deadline voor het indienen van vragen is op maandag 16 augustus 2013; deze zullen uiterlijk op 21 augustus 2013 (5 dagen later) worden beantwoord. Vragen kunnen ingediend worden per e-mail op het adres: DMM-tender-MRF2014@minbuza.nl.

De minister van Buitenlandse Zaken verstrekt subsidies aan organisaties zodat deze op eigen verantwoordelijkheid activiteiten kunnen uitvoeren ter bevordering van het naleven van mensenrechten, een belangrijk beleidsdoel van de minister.

Om de regeldruk voor alle aanvragende organisaties zo laag mogelijk te houden is besloten om een onderscheid te maken tussen:

• – Organisaties die de organisatietoets en de aanvullende organisatietoets6 of de Checklist Organisational Capacity Assessment (COCA) afgelopen vier jaar hebben ingediend en

• – organisaties die dat niet hebben gedaan.

De tweede categorie zal de voor de organisatietoets en aanvullende organisatietoets benodigde informatie uiteraard moeten verzamelen en indienen via het aanvraagstramien en de daarbij behorende bijlagen. De eerste categorie mag voor deze toetsen volstaan met het opnieuw indienen van de eerder ingediende stukken en eventuele wijzigingen hierop aan te geven; dit mits de toetsen die de afgelopen vier jaar zijn uitgevoerd een positieve uitkomst hadden. Indien dat laatste niet het geval was geldt hetzelfde als voor de tweede categorie.

Bij het indienen van de aanvraag wordt een standaard invulformulier gebruikt. De aanvragers hoeven slechts één hardcopy in te dienen en de rest mag op een digitale gegevensdrager worden ingediend. Tevens hoeven de bijlagen enkel op een digitale gegevensdrager aangeleverd te worden.

In het kader van het streven van de Nederlandse overheid naar verlaging van de administratieve lasten voor Nederlandse subsidieaanvragers is in onderstaande kolom inzichtelijk gemaakt wat dit voor Nederlandse organisaties voor gevolgen zal hebben, uitgaande van een aantal te verwachten aanvragen van 55, waarvan 15 uit Nederland afkomstig.

• • Uitgaand van een uurtarief van € 40

In het traject van de uitvoering conformeert het ministerie zich aan het Uniform Subsidiekader dat tot stand is gekomen om de regeldruk zo veel mogelijk te verminderen.

De beoordeling van de aanvragen vindt ambtelijk plaats door een beoordelingscommissie bestaande uit minimaal twee medewerkers van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en eventueel een externe consultant. De beoordeling geschiedt aan de hand van de voor subsidieverlening door de minister geldende wet- en regelgeving, het Standaardkader OS en dit Subsidiebeleidskader.

De minister zal uiterlijk 10 december 2013 besluiten over de ingediende aanvragen.

Voor de drempelcriteria geldt dat indien een aanvraag niet aan één of meerdere criteria voldoet, deze wordt afgewezen en niet verder beoordeeld. Deze criteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht.

Criterium D.1 De aanvrager, of in het geval van een alliantie, de penvoerder, is een Nederlands of internationale maatschappelijke organisatie zonder winstoogmerk en bezit rechtspersoonlijkheid. Dit blijkt uit bijgevoegde statuten van de organisatie.

Criterium D.2 De aanvrager/penvoerder werkt aan en zet zich in voor de verbetering van de mensenrechtensituatie in de landen die staan vermeld in de bij deze beleidsregels behorende Annex I. De doelstellingen van de organisatie zoals vermeld in de statuten, dienen dit van de organisatie duidelijk te maken. Voor organisaties met een brede(re) doelstelling geldt dat zij dit ook kunnen aantonen op grond van hun track record en/of interne beleidsstukken.

Criterium D.3 De aanvrager/penvoerder maakt aannemelijk dat vanaf 1 januari 2014 ten minste 25% van de jaarlijkse inkomsten afkomstig is uit bronnen anders dan BZ-bijdragen. MRF 2014–2017 subsidies zullen nooit meer bedragen dan 75% van de jaarlijkse inkomsten van de organisatie. De aanvrager onderbouwt de aannemelijkheid hiervan aan de hand van de inkomsten over de periode 2011-2012.

Indien de aanvrager penvoerder is voor een alliantie geldt dit criterium voor de gehele alliantie. Dat wil zeggen dat indien één van de deelnemende organisaties minder dan 25% van de jaarlijkse inkomsten uit andere dan BZ bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd door een andere partij uit de alliantie. Gelden die direct of indirect worden verkregen ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bijvoorbeeld een subsidie of bijdrage van een Nederlandse ambassade) tellen niet mee bij het bepalen van de omvang van de eigen inkomsten.

Criterium D.4 Wanneer de aanvrager/penvoerder een organisatie binnen de EU betreft, dient het bruto salaris van management en bestuur van de aanvrager/penvoerder aan de DG-norm te voldoen (maximaal € 129.500 per jaar, op grond van een 36-urige werkweek). Gelet op de koopkrachtgegevens gepubliceerd door EUROSTAT (GDP PPS) geldt voor Noorwegen een maximum bruto salaris van NOK 1.440.000 per jaar, voor Zwitserland een maximum bruto salaris van CHF 192.000 per jaar en voor VS/Canada een maximum bruto salaris van USD 187.000 per jaar. Het bruto salaris van management en bestuur van de aanvrager/penvoerder van overige landen buiten de EU staat niet later dan met ingang van het tijdvak waarvoor subsidie wordt verleend in redelijke verhouding tot het niveau van de functie, de geografische ligging en de omvang en complexiteit van de organisatie. De aanvrager specificeert de hoogte van de salarissen (inclusief toeslagen) van het management en bestuur.

Criterium D.5 De aanvrager/penvoerder is in staat tot een adequaat financieel beheer. De aanvrager kan door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten als waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten waarborgen.

Criterium D.6 De subsidieaanvraag bedraagt minimaal € 500.000, en maximaal € 2.000.000 en heeft een maximale looptijd van 4 jaar. Bij een kortere looptijd zijn het minimale en het maximale bedrag van de subsidieaanvraag naar rato lager. De minimale looptijd van de activiteit bedraagt 24 maanden. Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting en meerjarenraming.

Criterium D.7 Het programma start niet eerder dan 1 januari 2014.

Criterium D.8 Het programma betreft geen initiatieven die proselitisme (mede) beogen. Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting en meerjarenraming.

Criterium D.9 Het programma betreft substantiële activiteiten in minimaal twee van de landen opgenomen op de landenlijst bij deze beleidsregels (zie Annex I).

Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting en meerjarenraming.

Criterium D.10 Het programma betreft geen commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten. Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting en meerjarenraming.

Criterium D.11 Minimaal 60% van de middelen die zijn benodigd voor de uitvoering van de activiteiten is gericht op ten minste één van de volgende categorieën van activiteiten:

• – Bescherming en ondersteuning van mensenrechtenverdedigers;

• – Gelijke rechten voor lesbiennes, homo’s biseksuelen en transgenders (LHBT);

• – Gelijke rechten voor vrouwen gericht op politieke participatie en het voorkomen van geweld tegen vrouwen;

• – Tegengaan van de ernstigste mensenrechtenschendingen (doodstraf en marteling);

• – Bevordering van vrijheid van meningsuiting en internetvrijheid;

• – Bevordering van vrijheid van godsdienst en levensovertuiging;

• – Mensenrechten en ontwikkeling;

• – Mensenrechten en bedrijfsleven inclusief kinderarbeid.

Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting en meerjarenraming.

Criterium D.12 Minimaal 60% van de middelen die zijn benodigd voor de uitvoering van de activiteiten wordt besteed in de landen die genoemd zijn in Annex I.

In afwijking van het Standaardkader Ontwikkelingssamenwerking is geen criterium van toepassing met betrekking tot het percentage van de bestedingen binnen het programma waarvoor financiering wordt gevraagd in partnerlanden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

De organisatietoets is onderdeel van de beoordeling van de aanvraag in de eerste fase. Doel van deze toets is dat de minister zich een oordeel kan vormen over de kwaliteit en doelmatigheid van de aanvragende organisaties.

Beoordeling in het kader van de organisatietoets vindt plaats op grond van de mate waarin de organisatie voldoet aan de volgende criteria:

• • Track record van de afgelopen drie jaar: De aanvrager/penvoerder is op grond van de door zijn inspanningen in de afgelopen drie jaren behaalde resultaten in staat om geplande ‘outcomes7’ en ‘outputs8’ te realiseren, om de bijdragen van derden die noodzakelijk waren voor de uitvoering van de programma’s daadwerkelijk te verkrijgen en om de duurzaamheid van de programma’s te verankeren bij de uiteindelijke doelgroep.

• • Planning, monitoring en evaluatie: De gehanteerde PM&E systematiek is toereikend voor het bewaken van de voortgang t.a.v. outcomes, outputs en duurzaamheid op programma- en organisatieniveau. De organisatie laat periodiek onafhankelijke evaluaties uitvoeren over (delen van) programma’s en het functioneren van de eigen organisatie. De organisatie heeft een goed verankerd systeem voor kwaliteitsbeheer t.a.v. de hoofdprocessen.

• • Financieel en administratief management: De aanvrager/penvoerder heeft een adequaat beleid t.a.v. het financieel toezicht op organisaties met wie zij een financieringsrelatie heeft, zij maakt gebruik van een adequate toets om de kwaliteit van (partner)organisaties waarmee zij een financiële relatie heeft te toetsen, zij heeft een financieel monitoringssysteem dat haar in staat stelt om (dreigende) verliezen of overschotten vroegtijdig te signaleren en hier met adequate maatregelen op te anticiperen, en een brede donorbasis.

Indien de kwaliteit van de organisatie van de aanvrager/penvoerder onvoldoende is, wordt de aanvraag afgewezen en niet verder beoordeeld.

Bij het programmavoorstel wordt de kwaliteit van het programma beoordeeld. Dit gebeurt aan de hand van de volgende criteria, die zijn onderverdeeld in enerzijds beleidsmatige criteria en anderzijds programmatechnische criteria: