Besluit vaststelling beleidskader SLOA

In 2016 is een uniform subsidieproces tot stand gekomen voor de ministeries van OCW, VWS en SZW. Er is gekozen om de bestaande kaderregelingen met betrekking tot subsidies van de drie ministeries te vervangen door één Kaderregeling, namelijk de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS (hierna te noemen: Kaderregeling) en de uitvoeringswerkzaamheden met betrekking tot de meeste subsidies te laten uitvoeren door één uitvoeringsinstantie, DUS-I. Ook de Regeling OCW-subsidies is vervallen. In deze regeling waren de voorwaarden vastgelegd voor de subsidieverstrekking aan de instellingen die subsidie kunnen ontvangen op basis van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten 2013 (Wet SLOA 2013), namelijk Stichting Cito en Stichting SLO, hierna te noemen de SLOA-instellingen. Deze voorwaarden worden nu toegevoegd in dit beleidskader.

De Kaderregeling en onderhavige beleidskader zijn van toepassing op de subsidieverstrekking. Onderhavige beleidskader bevat beleidsregels specifiek voor de subsidieverstrekking aan de SLOA-instellingen. Zowel de Kaderregeling als onderhavige beleidskader zijn vanaf 1 oktober 2016 van toepassing op subsidieverstrekking aan SLOA-instellingen. De Regeling OCW-subsidies blijft van toepassing op de verstrekking van subsidies waarvan de aanvraag is ontvangen voor 1 oktober 2016 en subsidies die voor inwerkingtreding van dit beleidskader zijn verleend of vastgesteld en waarop de Regeling OCW-subsidies van toepassing was.

De beleidsregels uit onderhavige beleidskader brengen structuur aan in de subsidiecyclus en geven de minister handvatten om te sturen op de doelen en de kosten. Dit moet bijdragen aan een doelmatige en rechtmatige besteding van de subsidiegelden.

Eens in de twee jaar voor 1 april wordt op grond van artikel 5 van de Wet SLOA 2013 de Kaderbrief SLOA gepubliceerd. In de Kaderbrief SLOA staan de doelen op de gebieden van leerplanontwikkeling en toetsen en examens voor de komende twee jaar beschreven. Deze wordt verzonden aan de Tweede Kamer. Elk jaar voor 15 april krijgen Stichting SLO en Stichting Cito een startbrief met daarin een verkenning van de trends en prioriteiten en een nadere concretisering van de doelen. In de startbrief is ook het subsidieplafond opgenomen van de instellingssubsidies, zie hieronder.

Het grootste deel van de subsidies aan de SLOA-instellingen wordt verstrekt op basis van artikel 2, eerste lid, onderdelen a tot en met c (bij Stichting SLO) en artikel 3, eerste lid, onderdelen a tot en met e (bij Stichting Cito) van de Wet SLOA 2013. Op de subsidieverstrekking is daarnaast altijd de Kaderregeling van toepassing. In de terminologie van de Kaderregeling zijn de subsidies op basis van de net genoemde artikelen instellingssubsidies: de subsidies voor de structurele activiteiten van de instellingen. Op grond van artikel 8.1 van de Kaderregeling worden instellingssubsidies altijd per boekjaar (kalenderjaar) verleend en vastgesteld. Dit sluit niet goed aan op de realiteit van de SLOA-instellingen omdat de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt vaak over de jaargrens heengaan. Toch hecht de minister sterk aan het verstrekken van de subsidies per boekjaar omdat de jaarlijkse subsidiecyclus de minister van OCW de mogelijkheid geeft om gericht te sturen op de activiteiten. De jaarlijkse verlening zorgt voor vaste momenten voor de minister en de SLOA-instellingen om in overleg te gaan over de programmering zodat ingespeeld kan worden op de actualiteit en de veranderende omgeving. Aan het eind van het boekjaar krijgt de minister in de jaarverslaggeving (jaarrekening en activiteitenverslag) een integraal overzicht van de uitgevoerde activiteiten en de financiële positie van de SLOA-instellingen. Op basis van deze informatie kan de doelmatigheid van de besteding van de subsidiemiddelen in kaart worden gebracht.

De Wet SLOA 2013 biedt ook de mogelijkheid om aanvullende subsidie aan te vragen op grond van artikel 2, eerste lid, onderdeel d (bij Stichting SLO) en artikel 3, eerste lid, onderdeel f (bij Stichting Cito). In de terminologie van de Kaderregeling zijn dit projectsubsidies. Projectsubsidies kunnen voor een termijn van ten hoogste vijf jaar worden verleend (artikel 4.3 van de Kaderregeling). De minister zal echter ook bij projectsubsidies doorgaans voor een periode van maximaal een jaar kiezen, tenzij er een duidelijke reden is om hiervan af te wijken. In tegenstelling tot instellingssubsidies kunnen projectsubsidies doorlopend, op elk moment, worden aangevraagd.

Voor de subsidieaanvragen wordt een door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt dat bekend is gemaakt op de website:

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws

De aanvraag wordt getekend door een tekenbevoegde. Er wordt een gescande versie van het ondertekende formulier met bijlagen per e-mail verzonden aan OCWsubsidies@minVWS.nl.

Zoals beschreven in hoofdstuk 3 van de Kaderregeling bevat de subsidieaanvraag in ieder geval een activiteitenplan en een begroting. De begroting bevat per activiteit zoals genoemd in het activiteitenplan een onderbouwing van de daarvoor te maken kosten. Het activiteitenplan en de begroting moeten voldoende gespecificeerd zijn om de aanvraag te kunnen beoordelen. De mate van detaillering, dat wil zeggen het aggregatieniveau waarop de activiteiten en financiële onderbouwing van de aanvraag moeten zijn uitgewerkt, is niet in algemene zin aan te geven. Op basis van conceptaanvragen bepaalt OCW welke mate van detaillering vereist is om subsidie te verstrekken. Dit wordt eerst besproken met de SLOA-instellingen. Onverminderd de mogelijkheden tot weigering van subsidieverlening ingevolge de Algemene wet bestuursrecht en de Wet SLOA 2013 kan een aanvraag voor subsidieverlening worden geweigerd indien de Minister van OCW van oordeel is dat de aanvraag niet past binnen wat in de startbrief vermeld stond.

De aanvragen voor de instellingssubsidies moeten uiterlijk op 15 oktober voor aanvang van het kalenderjaar waarop ze betrekking hebben, worden ingediend (artikel 8.2, tweede lid, van de Kaderregeling). De aanvragen voor projectsubsidie moeten in ieder geval voorafgaand aan de periode waar ze betrekking op hebben worden ingediend. Op het aanvraagformulier wordt aangegeven of het een aanvraag voor instellingssubsidies of projectsubsidies betreft. De aanvraag wordt formeel aangeleverd conform de ‘Toelichting bij het formulier subsidieaanvraag (en wijzigingen hierop) behorend bij artikel 3.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS’.

De deadline voor aanvraag van 15 oktober (in plaats van 1 oktober zoals de Kaderregeling bepaalt) is bedoeld om het overzicht te houden op alle SLOA-activiteiten, om onnodige administratieve lasten aan beide kanten te voorkomen en om de garantie te kunnen bieden dat de beschikkingen tijdig bij de SLOA-instellingen binnen zijn. De SLOA-instellingen kunnen dan op tijd beginnen met de werkzaamheden. De verleende subsidie wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten waarvoor zij bij beschikking is verstrekt.

Gedurende het jaar kunnen wijzigingen in de lopende subsidies wenselijk zijn vanwege voortschrijdend inzicht. Daarom is er gedurende het lopende jaar één moment waarop verzoeken tot wijziging in de besteding van de lopende instellingssubsidies in behandeling worden genomen door de minister van OCW. Verzoeken voor wijzigingen in de besteding van de lopende instellingssubsidies dienen daarom voor 1 september te worden ingediend. Er is gekozen voor één bijsturingsmoment met een harde deadline om het overzicht te behouden en administratieve lasten beperkt te houden. De SLOA-instellingen ontvangen zo spoedig mogelijk een beschikking op een verzoek tot wijziging.

Dit laat onverlet dat de SLOA-instellingen op grond van artikel 5.7 van de Kaderregeling gedurende het hele jaar de meldingsplicht hebben om inhoudelijke en financiële risico’s te melden aan de accounthouder SLOA bij OCW. De minister van OCW kan op basis van een schriftelijke melding een uitzondering maken en ook op andere tijdstippen dan 1 september wijzigingen in de lopende subsidies doorvoeren.

Voor de instellingssubsidie zal bevoorschotting en betaling plaatsvinden overeenkomstig artikel 8.4 van de Kaderregeling. Dit betekent in januari 8%, februari 8%, maart 8%, april 7%, mei 16%, juni 7%, juli 8%, augustus 8%, september 7%, oktober 8%, november 8% en december 7% van het bedrag van de verleende instellingssubsidie. De bevoorschotting en betaling van projectsubsidies vindt plaats overeenkomstig artikel 6.1 van de kaderregeling.

Voor de aanvraag tot vaststelling van de subsidies wordt het door de minister vastgesteld modelformulier gebruikt ‘Formulier subsidievaststelling behorend bij artikel 7.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS voor instellingen zoals bedoeld in de Wet SLOA 2013’. Dat formulier staat op de website https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws. De aanvraag tot vaststelling van instellingssubsidie en projectsubsidie wordt ingediend uiterlijk op 1 juli van het jaar volgend op de afronding van de activiteiten (artikel 7.2, derde lid, Kaderregeling). Dit betekent dat alle subsidies, zowel instellings- als projectsubsidie, die binnen een bepaald kalenderjaar zijn afgerond op hetzelfde moment en op dezelfde wijze moeten worden verantwoord. Met behulp van het modelformulier kan in de jaarverslaggeving voor elke subsidie die afgerond moest zijn in het afgesloten kalenderjaar inhoudelijk en financieel verantwoording worden afgelegd. Alle subsidies worden verantwoord op een manier die aansluit bij het activiteitenplan en de begroting van de subsidieaanvraag. Elke afwijking van ten minste 20% van een afzonderlijke begrotingspost wordt toegelicht, tenzij het verschil met die begrotingspost lager is dan € 25.000 (artikel 7.8 Kaderregeling). Het jaarverslag moet worden ingericht overeenkomstig de ‘Voorschriften voor de jaarverslaggeving voor instellingen zoals bedoeld in de Wet SLOA 2013’, deze wordt binnenkort geplaatst op de website https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws. Verder worden de jaarverslagen van de SLOA-instellingen gecontroleerd overeenkomstig het Controleprotocol subsidies sloa dit zal tijdig worden geplaatst op: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-vws/inhoud/kaderregeling-subsidies-ocw-szw-en-vws

Voor projectsubsidies tot € 125.000 volstaat de verantwoording via het activiteitenverslag. Er worden extra eisen gesteld met betrekking tot een sluitende en realistische begroting bij aanvraag van deze projectsubsidies.

Van de aanvraag tot vaststelling met bijbehorende stukken wordt een gescande versie van het ondertekende formulier met bijlagen per e-mail verzonden aan OCWsubsidies@minVWS.nl.

Daarnaast vraagt de minister van OCW op grond van artikel 4:37 van de Algemene wet bestuursrecht ten behoeve van de besluitvorming op de aanvragen projectsubsidies, alsmede ten behoeve van de besluitvorming op de aanvragen voor instellingssubsidies van het volgende jaar, om een voortgangsrapportage van alle in het huidige boekjaar lopende subsidies. De rapportage moet voor 1 juni van het boekjaar per e-mail worden ingediend bij DUS-I via e-mail: OCWsubsidies@minVWS.nl. In de rapportage wordt de stand van zaken per activiteit beschreven (de mate van detaillering sluit aan bij de subsidieaanvraag). De rapportage heeft alleen betrekking op de inhoudelijke voortgang en niet op de uitputting van de subsidie. Zoals eerder genoemd in dit beleidskader, geldt gedurende het gehele jaar op grond van artikel 5.7 van de Kaderregeling de meldingsplicht voor inhoudelijke en financiële risico’s.

Als blijkt dat de activiteiten geheel zijn verricht en aan alle verplichtingen voldaan is, worden de instellingssubsidies vastgesteld op het niveau van de verlening, verminderd met de eventuele overschrijding van de maximaal toegestane toevoeging aan de egalisatiereserve. De projectsubsidies voor projecten boven de € 125.000,– worden vastgesteld op het niveau van de werkelijk gemaakte kosten, tenzij deze kosten hoger zijn dan de verlening. In dat geval wordt vastgesteld op het maximale bedrag dat door de minister bij de verlening is genoemd. Voor projectsubsidies tot € 125.000 geldt dat indien de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend geheel zijn verricht en volledig is voldaan aan de verplichtingen die verbonden zijn aan de verleende subsidie, de subsidie wordt vastgesteld op het bedrag waarvan de hoogte door de minister bij de verlening is genoemd.

De SLOA-instellingen moeten op grond van artikel 8.7 van de Kaderregeling aan het einde van een boekjaar een egalisatiereserve vormen. De egalisatiereserve bedraagt ten minste € 0 en ten hoogste 10% van de totale voor dat boekjaar verleende instellingssubsidie. De projectsubsidies spelen hierbij dus geen rol. De egalisatiereserve wordt conform RJ 640.3151 in de jaarrekening gepresenteerd als een bestemmingsfonds publiek dat onderdeel is van het eigen vermogen. De egalisatiereserve wordt gevormd door het resultaat op de instellingssubsidies. Het resultaat is de vastgestelde subsidie minus de werkelijke kosten. Mocht de vaststelling tot een lagere totale instellingssubsidie leiden, dan wordt ook het maximum aangepast. Bij de vaststelling wordt berekend hoe groot de overschrijding van het maximum aan op te bouwen egalisatiereserve is. Op grond daarvan wordt de overschrijding teruggevorderd. Tot die tijd wordt de overschrijding in de jaarrekening gepresenteerd als een schuld aan OCW.

De egalisatiereserve is bedoeld om de SLOA-instellingen de mogelijkheid te bieden om voor sommige activiteiten meer en voor andere juist minder kosten te maken. Dit geldt ook over de jaren heen: een overschot dat is ontstaan in het ene jaar kan worden gebruikt om een tekort in een later jaar te dekken. De egalisatiereserve wordt in een boekjaar uitsluitend besteed aan activiteiten waarvoor ook een instellingssubsidie in dat boekjaar is verleend en die niet kunnen worden bekostigd uit de instellingssubsidie die is verleend ten behoeve van dat boekjaar (artikel 8.8 Kaderregeling). De in te zetten egalisatiereserve wordt als eigen bijdrage bij de betreffende subsidie in de subsidieaanvraag verwerkt.

In de ‘Toelichting bij het formulier subsidieaanvraag (en wijzigingen hierop) behorend bij artikel 3.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS’ is opgenomen dat toevoegingen aan voorzieningen subsidiabel zijn als de minister met deze toevoegingen schriftelijk heeft ingestemd. Jaarlijks kan de instelling aan de minister toestemming vragen voor toevoegingen aan voorzieningen. De uurtarieven van de SLOA-instellingen worden jaarlijks vastgesteld: hierbij wordt ook geëxpliciteerd welke voorzieningen mogen worden gevormd en welk bedrag hiermee gemoeid is.

Artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing op deze beleidsregels (artikel 5.6 Kaderregeling). Onder onderdeel e van het eerste lid van artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht wordt in deze beleidsregel verstaan:

• e. het aangaan van langlopende kredietovereenkomsten en van langlopende overeenkomsten van geldlening.

Dit artikel zorgt er voor dat de SLOA-instellingen toestemming aan de minister van OCW vragen voor de in artikel 4:71 Awb genoemde rechtshandelingen die mogelijk van invloed kunnen zijn op de besteding van de subsidiegelden.

De minister van OCW is verantwoordelijk voor het periodiek herzien van deze beleidsregels. Bij wijzigingen in het proces worden deze beleidsregels geactualiseerd en worden de SLOA-instellingen hierover geïnformeerd.

Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I) heeft een uitvoeringstoets uitgevoerd. DUS-I acht de beleidsregels uitvoerbaar.

De administratieve lasten voor de SLOA-instellingen veranderen naar verwachting niet ten opzichte van de administratieve lasten bij de Regeling OCW-subsidies.