Regeling op het specifiek cultuurbeleid

In dit controleprotocol wordt verstaan onder:

• Instellling: Een rechtspersoon die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie ontvangt

• Jaarrekening: Financieel verantwoordingsdocument als bedoeld in artikel 2.26 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

• Minister: de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

• Ministerie van OCW: het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

• ADR: Auditdienst Rijk

• NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants

• Accountantsproducten: De documenten als bedoeld in artikel 2.27 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording (jaarrekening of financieel verslag) van de instelling die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie vanaf € 125.000 ontvangt. De Minister van OCW verlangt van de accountant van de instelling een controleverklaring omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiële verantwoording. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van de instelling, die onderdeel is van de jaarrekening. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van de NBA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. In deze vernieuwde versie is getracht het begrip financiële rechtmatigheid en de daarmee samenhangende accountantswerkzaamheden te verduidelijken. Verder zijn in deze versie een aantal technische wijzigingen meegenomen en geactualiseerde modellen.

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2013–2016 op de verantwoording van de cultuurinstellingen is vermeld. In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

• • Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

• • Aanbestedingswetgeving (zowel Europees als nationaal)

Volledige teksten van de geldende wet- en regelgeving zijn onder andere te vinden via www.wetten.nl.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.

Dit controleprotocol is opgesteld naar analogie van de door de NBA (destijds NIvRA) uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007). De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor de OCW-situatie. Voor de controle van de jaarrekening is in dit controleprotocol een verplichte tekst voor de controleverklaring opgenomen. De beschreven (minimale) controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ’Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).

Waar instellingsaccountants hun controlewerkzaamheden ontoereikend hebben uitgevoerd, zal een sanctiebeleid worden toegepast. Dit sanctiebeleid is opgenomen in een brief van de minister van Financiën aan de Tweede Kamer uit 2003 (Kamerstuk 28 779, nr.1).

Van de accountant worden de volgende producten verwacht:

• 1. Verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiele verantwoording van de instelling

• 2. Een vormvrij rapport van bevindingen, waarin de accountant rapporteert – indien aan de orde – over enkele in dit controleprotocol genoemde onderwerpen

• 3. Een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400, over het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens.

Ad 1. De accountantscontrole op de financiële verantwoording mondt uit in een controleverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modelteksten en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. Van de accountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven controletolerantie tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen. Bij een controle van een jaarrekening maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 4 toegevoegde modeltekst. De verklaring heeft geen betrekking op de in een jaarrekening opgenomen prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, vierde lid). Bij de controle van een financieel verslag van een projectsubsidie maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst. De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde "WG-verklaring" af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het fonds worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

Ad 2. Dit vormvrije rapport van bevindingen is bedoeld voor het melden van bevindingen bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol.

Ad 3. De jaarrekening is tevens voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, tweede lid). De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen 2013–2016. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400.

De instelling stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het rapport van bevindingen samen met de financiële verantwoording, inclusief de daarbij afgegeven controleverklaring, naar OCW. Daarbij kan het bestuur aangeven hoe het heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

De accountant laat zich bij zijn werkzaamheden leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS).

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2013 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2016 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

Voor de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie daarbij gelden de eisen zoals genoemd in Standaard 230. In het controledossier van de instellingsaccountant dient per aandachtspunt van het controleprotocol minimaal aanwezig te zijn: de uitgevoerde werkzaamheden, de identificatie van het gecontroleerde stuk (opschrift, totaalsaldo) of een kopie van de laatste pagina, de bevindingen en de conclusie. Indien bijvoorbeeld proceduretests zijn uitgevoerd, dan zijn niet kopieën van de inkoopfacturen in het dossier aanwezig, maar wel een lijst met factuurnummers en van items waarop de facturen zijn gecontroleerd.

Dit onderdeel bevat nadere aanwijzingen voor de inrichting van de accountantscontrole en bestaat uit de volgende onderdelen

• • De jaarlijkse verantwoording

• • Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

• • Omgaan met afwijkingen (fouten en onzekerheden, foutdefinities)

• • Controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

Algemeen

De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op publieke middelen. Financiële rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie betrekking hebbende op publieke middelen waarvan de uitkomst in de jaarrekening dient te worden verantwoord, in overeenstemming is met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriele regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van de financiële transactie beïnvloeden.

De accountant stelt vast of de instelling de subsidie van OCW rechtmatig heeft verkregen en besteed. Het referentiekader voor het accountantsoordeel over de financiële rechtmatigheid wordt gevormd door de relevante categorieën van wet- en regelgeving (paragraaf 1.3). Indien een financiële transactie, naar het oordeel van de accountant, met het bovenstaande in strijd is, merkt hij het totale bedrag van de financiële transactie als een fout in de verantwoording aan.

Rechtmatigheidsaspecten

• 1. De accountant stelt vast dat in de financiële verantwoording alleen posten zijn opgenomen die zijn verbonden aan de uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is toegekend en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen (onder andere opgenomen in de subsidiebeschikking).

• 2. De accountant gaat na of de instelling zich houdt aan de regels voor het doteren en onttrekken aan het bestemmingsfonds OCW (Artikel 2.16 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid). Daarbij is de accountant in het bijzonder alert op situaties waarin de instelling niet overgaat tot doteren of onttrekken. De accountant vraagt in dat geval de instelling om een motivering. Indien de accountant de motivering van de instelling niet overtuigend acht, meldt hij dit in zijn rapport van bevindingen.

• 3. In bepaalde gevallen is een instelling in de zin van de Europese regelgeving een aanbestedende dienst. De accountant controleert of bij in het controlejaar aangegane verplichtingen de Europese aanbestedingsregels zijn nageleefd. Van de accountant wordt niet verwacht, dat hij de stappen van de instelling in het proces van Europees aanbesteden inhoudelijk beoordeelt. De accountant weegt zijn bevindingen mee in zijn oordeel. Indien de accountantscontrole fouten aan het licht brengt die de instelling niet herstelt, vermeldt de accountant deze in zijn rapport van bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%.

• 4. De accountant stelt vast dat de instelling een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 2.19 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling om kostendekkende afspraken te maken. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

• 5. De accountant stelt vast dat de instelling geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 2.18 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die de instelling niet herstelt, neemt hij dit op in zijn rapport van bevindingen.

• 6. De accountant stelt integraal vast dat de instelling de vastgestelde maxima en toegestane bezoldigingen voor topfunctionarissen (Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) niet overschrijdt. Indien dit wel het geval is dan neemt de accountant dit op in zijn rapport van bevindingen. In het bijzonder gelden de volgende artikelen van de WNT: artikel 1.6, 2.1, 2.2, 2.3, 2.10, 2.11, 7.3 en 7.9. Hiervoor geldt een controle- en een rapportagetolerantie van 0%.

De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen.

Zij zijn:

• a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:

  • • de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

  • • het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;

  • • de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met die in de verantwoording zijn opgenomen.

• b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.

Het onderzoek omvat de volgende specifieke werkzaamheden:

• 1. Vaststellen dat het proces van verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van de prestatiegegevens is beschreven.

• 2. Vaststellen dat in de beschrijving van het proces beheersingsmaatregelen, waaronder functiescheiding, zijn opgenomen om de juistheid en volledigheid van de prestatiegegevens te waarborgen.

• 3. Vaststellen door middel van deelwaarneming, waarvan de omvang afhankelijk is van het aantal malen per jaar dat het proces wordt uitgevoerd, dat het proces en de daarin opgenomen beheersingsmaatregelen bestaan conform de beschrijving.

• 4. Vaststellen dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het proces zijn vastgelegd.

• 5. Vaststellen dat de in de verantwoording opgenomen prestatiegegevens overeenstemmen met de vastlegging daarvan in de desbetreffende onderdelen van de administratie.

• 6. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dit in de verantwoording daarbij is vermeld inclusief de wijze van totstandkoming van de schatting (methodologie).

• 7. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dat de schattingen zijn bepaald overeenkomstig de methodologie zoals uiteengezet in de verantwoording.

• 8. Vaststellen dat prestatiegegevens niet strijdig zijn met de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening.

Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, om daarmee ook een uitspraak te doen over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant.

De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Wij hebben de in dit [verslag][rapport] op pagina <<nummer>> tot en met pagina <<nummer>> opgenomen jaarrekening <<jaartal>> van <<naam entiteit>> te <<statutaire vestigingsplaats>> gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december <<jaartal>> en de exploitatierekening over <<jaartal>> met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Het bestuur van de <<entiteit>> is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag (alleen van toepassing bij een vierjaarlijkse instellingssubsidie), beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet – en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede voor de naleving van de relevante wet – en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de <<entiteit>>. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidcriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de <<entiteit>> gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van <<naam entiteit>> per 31 december <<jaartal>> en van het resultaat over <<jaartal>> in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over <<jaartal>> voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen zijn vermeld.

Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW en het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen is opgesteld, en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd.* Tevens vermelden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW. (alleen van toepassing bij vierjaarlijkse instellingssubsidie)

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>

* De onder lid 1 genoemde punten b tot en met f zijn van toepassing op op winst gerichte rechtspersonen.

** Indien niet wordt voldaan aan de WNT vervalt de optie van een goedkeurend getrouwheidsoordeel.

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Wij hebben de bijgaande financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) te ... (statutaire vestigingsplaats) over ...(periode/jaar) gecontroleerd.

Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de bestedingen die zijn opgenomen in de financiele verantwoording. Dit houdt in dat deze bestedingen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is ten slotte verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste professionele oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële verantwoording door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële verantwoording.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Naar ons oordeel is de financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) over (verantwoordingsperiode), in alle van materieel belang zijnde aspecten, juist en rechtmatig en in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving zoals genoemd in de beschikking van (datum, kenmerk) van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

De financiële verantwoording is opgesteld voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met als doel ... (naam entiteit(en) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Hierdoor is de financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële verantwoording met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam entiteit(en) en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>

In dit controleprotocol wordt verstaan onder:

• Fonds: Een van cultuurfondsen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie ontvangen

• Subsidieontvanger: Een rechtspersoon of natuurlijke persoon die in aanmerking kan komen voor een subsidiebijdrage van een cultuurfonds

• Jaarrekening: Financieel verantwoordingsdocument als bedoeld in artikel 2.26 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

• Minister: de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

• Ministerie van OCW: het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

• ADR: Auditdienst Rijk

• NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants

• Accountantsproducten: De documenten als bedoeld in artikel 2.27 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid

Dit controleprotocol heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording (jaarrekening of financieel verslag) van de cultuurfondsen (hierna te noemen ‘fonds’) die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie of een projectsubsidie vanaf € 125.000 ontvangen. De Minister van OCW verlangt van de accountant van het fonds een controleverklaring omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiële verantwoording. Daarnaast verlangt de Minister dat de werkzaamheden van de accountant zich uitstrekken tot de prestatieverantwoording van het fonds, die onderdeel is van de jaarrekening. Het controleprotocol is bedoeld om, aanvullend op de geldende beroepsvoorschriften van de NBA, limitatief vast te leggen welke onderwerpen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Het controleprotocol is als bijlage opgenomen bij de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. In deze vernieuwde versie is getracht het begrip financiële rechtmatigheid en de daarmee samenhangende accountantswerkzaamheden te verduidelijken. Verder zijn in deze versie een aantal technische wijzigingen meegenomen en geactualiseerde modellen.

Voor de accountantscontrole is de specifieke wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) relevant die in hoofdstuk 3 van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2013–2016 op de verantwoording van de cultuurinstellingen is vermeld.

In deze subsidierelatie is verder de volgende algemene regelgeving van toepassing:

• • Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

• • Aanbestedingswetgeving (zowel Europees als nationaal).

Volledige teksten van de geldende wet- en regelgeving zijn onder andere te vinden via www.wetten.nl.

Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole.

Dit controleprotocol is opgesteld naar analogie van de door het NIvRA (nu: NBA) uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007). De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor het cultuurbeleidsterrein. Voor de controle van de jaarrekening is in dit controleprotocol een verplichte tekst voor de controleverklaring opgenomen. De beschreven (minimale) controlewerkzaamheden zijn bedoeld als aanvulling op de ’Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).

Van de accountant van het fonds worden de volgende producten verwacht:

• 1. Verklaring van getrouwheid en rechtmatigheid bij de financiele verantwoording van het fonds

• 2. Een vormvrij rapport van bevindingen, waarin de accountant rapporteert – indien aan de orde – over enkele in dit controleprotocol genoemde onderwerpen

• 3. Een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400, over het onderzoek naar de verantwoording van de prestatiegegevens.

Ad 1. De accountantscontrole op de financiële verantwoording mondt uit in een controleverklaring. De accountant maakt gebruik van de bij dit controleprotocol gevoegde modelteksten en betrekt de financiële rechtmatigheid in zijn oordeel. Van de accountant wordt verwacht dat hij zijn controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming van de gegeven controletolerantie tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan komen. Bij een controle van een jaarrekening maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 4 toegevoegde modeltekst. De verklaring heeft geen betrekking op de in een jaarrekening opgenomen prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, vierde lid). Bij de controle van een financieel verslag van een projectsubsidie maakt de accountant gebruik van de als onderdeel 5 toegevoegde modeltekst. De accountant mag ervoor kiezen om ten behoeve van OCW een zogenaamde "WG-verklaring" af te geven, waarbij uitsluitend de naam van de accountant met aanduiding w.g. (was getekend) wordt vermeld. De origineel ondertekende verklaring/rapport met de persoonlijke handtekening van de accountant moet in het archief van het fonds worden opgenomen (zie ook Praktijkhandreiking 1103 van het NIVRA).

Ad 2. Dit vormvrije rapport van bevindingen is bedoeld voor het melden van bevindingen bij het uitvoeren van de aanwijzingen in dit controleprotocol.

Ad 3. De jaarrekening is tevens voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording (Regeling op het specifiek cultuurbeleid, artikel 2.27, tweede lid). De prestatieverantwoording van het fonds geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft en wordt opgesteld volgens model III van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen 2013–2016. De accountant toetst de beheersingsmaatregelen van het proces van totstandkoming van de prestatiegegevens, zoals uitgewerkt in onderdeel 3 van dit controleprotocol. De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in NV COS 4400.

Het fonds stuurt het rapport van feitelijke bevindingen en het rapport van bevindingen samen met de financiële verantwoording, inclusief de daarbij afgegeven controleverklaring, naar OCW. Daarbij kan het bestuur aangeven hoe het heeft gereageerd op de bevindingen van de accountant.

De accountant laat zich bij zijn werkzaamheden leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de VGC (Verordening GedragsCode) en de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS).

Dit controleprotocol geldt voor de cultuursubsidies vanaf 2013 en zal tot en met het verantwoordingsjaar 2016 of tot nader order van toepassing zijn. Het controleprotocol is afgestemd met vertegenwoordigers uit het gesubsidieerde cultuurveld.

Voor de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie daarbij gelden de eisen zoals genoemd in Standaard 230. In het controledossier van de instellingsaccountant dient per aandachtspunt van het controleprotocol minimaal aanwezig te zijn: de uitgevoerde werkzaamheden, de identificatie van het gecontroleerde stuk (opschrift, totaalsaldo) of een kopie van de laatste pagina, de bevindingen en de conclusie. Indien bijvoorbeeld proceduretests zijn uitgevoerd, dan zijn niet kopieën van de inkoopfacturen in het dossier aanwezig, maar wel een lijst met factuurnummers en van items waarop de facturen zijn gecontroleerd.

Dit onderdeel bevat nadere aanwijzingen voor de inrichting van de accountantscontrole en bestaat uit de volgende onderdelen

• • De jaarlijkse verantwoording

• • Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

• • Omgaan met afwijkingen (fouten en onzekerheden, foutdefinities)

• • Controleverklaring bij het financieel verslag over een projectsubsidie

Algemeen

De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op publieke middelen. Financiële rechtmatigheid houdt in dat een financiële transactie betrekking hebbende op publieke middelen waarvan de uitkomst in de jaarrekening dient te worden verantwoord, in overeenstemming is met de in internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriele regelingen opgenomen bepalingen die de uitkomst van de financiële transactie beïnvloeden.

De accountant stelt vast of het fonds de subsidie van OCW rechtmatig heeft verkregen en besteed. Het referentiekader voor het accountantsoordeel over de financiële rechtmatigheid wordt gevormd door de relevante categorieën van wet- en regelgeving (paragraaf 1.3). Indien een financiële transactie, naar het oordeel van de accountant, met het bovenstaande in strijd is, merkt hij het totale bedrag van de financiële transactie als een fout in de verantwoording aan.

Rechtmatigheidsaspecten

• 1. De accountant stelt vast dat de door het fonds verantwoorde subsidies rechtmatig zijn, dat wil zeggen in overeenstemming met de door de minister goedgekeurde reglementen en regelingen. De essentie is dat de subsidieontvangers van een fonds zich houden aan deze reglementen en regelingen en dat het fonds die regels consequent toepast bij het subsidiëren van de activiteiten van de subsidieontvanger. Ook stelt de accountant vast dat het fonds in voorkomende gevallen het eigen sanctiebeleid ten uitvoer brengt, indien de subsidieontvanger zich niet houdt aan de gestelde voorwaarden.

  De controle van de accountant van een fonds omvat de volgende toetspunten:

  • • De rechtmatigheid van de subsidieaanvraag

  • • De rechtmatigheid van de aangegane subsidieverplichting

  • • De rechtmatigheid van de betaalde en verrekende subsidievoorschotten

  • • De rechtmatigheid van de subsidievaststelling

  • • De rechtmatigheid van de teruggevorderde subsidievoorschotten (lager vastgestelde en ingetrokken subsidies)

  Onrechtmatigheden hebben direct betrekking op de oordeelsvorming van de accountant.

• 2. De accountant stelt vast dat, indien het fonds subsidieverplichtingen voor de volgende vierjaarlijkse subsidieperiode heeft aangegaan, in de desbetreffende beschikkingen een voorbehoud is gemaakt voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie van OCW. Daarnaast stelt hij vast dat deze subsidieverplichtingen niet ten laste van de exploitatierekening zijn gebracht maar in de toelichting zijn opgenomen als ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’.

• 3. De accountant gaat na of de instelling zich houdt aan de regels voor het doteren en onttrekken aan het bestemmingsfonds OCW (Artikel 2.16 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid). Daarbij is de accountant in het bijzonder alert op situaties waarin de instelling niet overgaat tot doteren of onttrekken. De accountant vraagt in dat geval de instelling om een motivering. Indien de accountant de motivering van de instelling niet overtuigend acht, meldt hij dit in zijn rapport van bevindingen.

• 4. In bepaalde gevallen is een fonds in de zin van de Europese regelgeving een aanbestedende dienst. De accountant controleert of bij in het controlejaar aangegane verplichtingen de Europese aanbestedingsregels zijn nageleefd. Van de accountant wordt niet verwacht, dat hij de stappen van het fonds in het proces van Europees aanbesteden inhoudelijk beoordeelt. De accountant weegt zijn bevindingen mee in zijn oordeel. Indien de accountantscontrole fouten aan het licht brengt die het fonds niet herstelt, vermeldt de accountant deze in het rapport van bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%.

• 5. De accountant stelt vast dat het fonds een kostendekkende vergoeding in rekening brengt in de situaties als bedoeld in artikel 2.19 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur van het fonds om kostendekkende afspraken te maken. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in het rapport van bevindingen.

• 6. De accountant stelt vast dat het fonds geen hoger bedrag betaalt aan een organisatie in de situaties als bedoeld in artikel 2.18 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Indien de accountant naar aanleiding van het bovenstaande tekortkomingen constateert die het fonds niet herstelt, neemt hij dit op in het rapport van bevindingen.

• 7. De accountant stelt integraal vast dat het fonds de vastgestelde maxima en toegestane bezoldigingen voor topfunctionarissen (Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) niet overschrijdt. Indien dit wel het geval is dan neemt de accountant dit op in het rapport van bevindingen. In het bijzonder gelden de volgende artikelen van de WNT: artikel 1.6, 2.1, 2.2, 2.3, 2.10, 2.11, 7.3 en 7.9. Hiervoor geldt een controle- en een rapportagetolerantie van 0%.

De prestatiegegevens dienen te voldoen aan de onderstaande eisen.

Zij zijn:

• a) op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze tot stand gekomen:

  • • de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd;

  • • het totstandkomingsproces is achteraf reconstrueerbaar;

  • • de prestatiegegevens die als uitkomst van het proces worden opgeleverd stemmen overeen met die in de verantwoording zijn opgenomen.

• b) niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de controlerende instanties van een organisatie in staat stelt om de besluitvorming en de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. Deugdelijk betreft de mate waarin de totstandkoming voldoet aan de daaraan te stellen technische en systeemgerichte eisen.

Het onderzoek omvat de volgende specifieke werkzaamheden:

• 1. Vaststellen dat het proces van verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van de prestatiegegevens is beschreven.

• 2. Vaststellen dat in de beschrijving van het proces beheersingsmaatregelen, waaronder functiescheiding, zijn opgenomen om de juistheid en volledigheid van de prestatiegegevens te waarborgen.

• 3. Vaststellen door middel van deelwaarneming, waarvan de omvang afhankelijk is van het aantal malen per jaar dat het proces wordt uitgevoerd, dat het proces en de daarin opgenomen beheersingsmaatregelen bestaan conform de beschrijving.

• 4. Vaststellen dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot het proces zijn vastgelegd.

• 5. Vaststellen dat de in de verantwoording opgenomen prestatiegegevens overeenstemmen met de vastlegging daarvan in de desbetreffende onderdelen van de administratie.

• 6. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dit in de verantwoording daarbij is vermeld inclusief de wijze van totstandkoming van de schatting (methodologie).

• 7. Vaststellen in gevallen dat prestatiegegevens zijn geschat, dat de schattingen zijn bepaald overeenkomstig de methodologie zoals uiteengezet in de verantwoording.

• 8. Vaststellen dat prestatiegegevens niet strijdig zijn met de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening.

Het behoort niet tot de taak van de accountant om de prestatiegegevens opnieuw te meten en te onderzoeken, om daarmee ook een uitspraak te doen over de uitkomsten van het proces. Het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant.

De accountant meldt zijn onderzoeksbevindingen in een rapport van feitelijke bevindingen, als bedoeld in COS 4400.

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Wij hebben de in dit [verslag][rapport] op pagina <<nummer>> tot en met pagina <<nummer>> opgenomen jaarrekening <<jaartal>> van <<naam entiteit>> te <<statutaire vestigingsplaats>> gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december <<jaartal>> en de exploitatierekening over <<jaartal>> met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Het bestuur van de <<entiteit>> is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag (alleen van toepassing bij een vierjaarlijkse instellingssubsidie), beide in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet – en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede voor de naleving van de relevante wet – en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de <<entiteit>>. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidcriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de <<entiteit>> gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van <<naam entiteit>> per 31 december <<jaartal>> en van het resultaat over <<jaartal>> in overeenstemming met het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over <<jaartal>> voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet – en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in de subsidiebeschikking en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen zijn vermeld.

Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW en het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen is opgesteld, en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd.* Tevens vermelden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW. (alleen van toepassing bij vierjaarlijkse instellingssubsidie)

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>

* De onder lid 1 genoemde punten b tot en met f zijn van toepassing op op winst gerichte rechtspersonen.

** Indien niet wordt voldaan aan de WNT vervalt de optie van een goedkeurend getrouwheidsoordeel.

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Aan: <<Naam opdrachtgever>>

Wij hebben de bijgaande financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) te ... (statutaire vestigingsplaats) over ...(periode/jaar) gecontroleerd.

Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de bestedingen die zijn opgenomen in de financiele verantwoording. Dit houdt in dat deze bestedingen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur is ten slotte verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste professionele oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële verantwoording door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële verantwoording.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Naar ons oordeel is de financiële verantwoording betreffende het project (naam project) van (naam entiteit) over (verantwoordingsperiode), in alle van materieel belang zijnde aspecten, juist en rechtmatig en in overeenstemming met de voorwaarden en regelgeving zoals genoemd in de beschikking van (datum, kenmerk) van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

De financiële verantwoording is opgesteld voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met als doel ... (naam entiteit(en) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden en regelgeving van het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen. Hierdoor is de financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële verantwoording met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor ... (naam entiteit(en) en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

<<Plaats>>, <<datum>>

<<Naam accountant>>