Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers

Voorwoord

Voor u liggen de beleidsregels ‘De zieke werknemer’. Naar aanleiding van nieuwe wetgeving, nieuwe jurisprudentie en recente onderzoeksrapporten van de Autoriteit Persoonsgegevens is besloten de publicatie ‘De zieke werknemer en privacy’ van februari 2008 te herzien en te actualiseren. De beleidsregels ‘De zieke werknemer’ vervangen dan ook deze oudere publicatie.

Met de publicatie van deze beleidsregels biedt de Autoriteit Persoonsgegevens informatie aan werknemers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken. De beleidsregels zijn gebaseerd op nadere invulling van wettelijke regels voor het verwerken van persoonsgegevens, jurisprudentie en algemene normen voor uitwisseling van gegevens over de gezondheid. Daarnaast zijn de normen in deze beleidsregels het uitgangspunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens bij het toepassen van handhavende maatregelen.

De beleidsregels zijn in een consultatieronde in 2015 aan vertegenwoordigers van betrokken partijen voorgelegd. Het merendeel van de geconsulteerde partijen heeft gereageerd op de consultatieversie van de beleidsregels. Op meerdere plaatsen waaronder de paragraaf over het wettelijk kader en de paragraaf over betrokken partijen bij de ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie zijn naar aanleiding van de consultatie wijzigingen aangebracht ten opzichte van de consultatieversie.

Overigens hebben niet alle reacties tot wijziging van de beleidsregels geleid bijvoorbeeld omdat deze te algemeen waren of de voorgestelde wijzigingen/geschetste praktijkvoorbeelden niet conform wet- en regelgeving bleken.

De zieke werknemer in het kort

De sollicitatieprocedure

Het sollicitatiegesprek

Een toekomstige werkgever mag geen vragen stellen over de gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden. (Hoofdstuk 3.1.)

De aanstellingskeuring

Alleen onder strikte voorwaarden mag een werkgever een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Een van de voorwaarden is dat de functie bijzondere eisen stelt aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Tijdens de keuring worden alleen de aspecten onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de bijzondere functie-eisen. Alleen met toestemming van de sollicitant mag de bedrijfsarts de uitslag van de aanstellingskeuring in termen van ‘geschikt’, ‘ongeschikt’ of ‘geschikt onder voorwaarden’ bekend maken aan de potentiële werkgever. (Hoofdstuk 3.2.)

Het doelgroepregister

Om te kunnen voldoen aan de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten, mag een werkgever informatie opvragen uit het doelgroepregister bij het UWV. Hiervoor heeft de werkgever het burgerservicenummer van de sollicitant nodig. Het UWV verstrekt géén informatie aan de werkgever over de grondslag van opname in het register. (Hoofdstuk 3.3.)

De ziekmelding

Een werkgever mag als een werknemer zich ziek meldt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

• – het telefoonnummer en (verpleeg)adres;

• – de vermoedelijke duur van het verzuim;

• – de lopende afspraken en werkzaamheden;

• – of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);

• – of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;

• – of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting. Alleen wanneer een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie of suikerziekte), mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren. (Hoofdstuk 4)

Ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie

De bedrijfsarts/arbodienst

Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. De bedrijfsarts/arbodienst mag de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer aan de werkgever verstrekken:

• – de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);

• – de verwachte duur van het verzuim;

• – de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);

• – eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De bedrijfsarts/arbodienst moet zeer terughoudend omgaan met het verstrekken van gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer aan de werkgever op grond van toestemming van de werknemer. (Hoofdstuk 5.2.1.)

De bedrijfsarts/arbodienst is wettelijk verplicht om op verzoek van het UWV gegevens van de zieke werknemer te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV. (Hoofdstuk 5.2.1.)

Verder kan de zieke werknemer tijdens de periode van ziekteverzuim te maken krijgen met medewerkers die bepaalde taken uitvoeren voor verzuimbegeleiding/re-integratie. Dit kunnen medewerkers zijn van bijvoorbeeld een gecertificeerde arbodienst of van een verzuimbedrijf. (Hoofdstuk 5.2.1.)

Als zo’n medewerker de taak heeft om actieve ziekteverzuimbegeleiding uit te voeren in opdracht van de bedrijfsarts, betekent dit dat de bedrijfsarts zijn medische taken voor de verzuimbegeleiding, die op het eigen deskundigheidsgebied liggen, overdraagt aan deze medewerker. De medewerker mag in dat geval over gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer beschikken die voor de uitoefening van zijn taken strikt noodzakelijk zijn. Tot welke delen van het medisch dossier de medewerker toegang heeft, hangt dus af van de taken die hij vervult.

Wanneer de taak van de medewerker alleen bestaat uit faciliterende en coördinerende werkzaamheden tijdens het ziekteverzuimproces, is de medewerker aan te merken als procesbewaker voor de werkgever. De medewerker mag alleen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de vervulling van deze taken. Dit betekent dat de medewerker niet meer gegevens mag verwerken dan de gegevens die voor de werkgever noodzakelijk zijn bij de re-integratie of begeleiding van zieke of arbeidsongeschikte werknemers.

De werkgever

De gegevens die een werkgever mag verwerken, naast de gegevens van de ziekmelding, zijn de gegevens die de bedrijfsarts/arbodienst aan hem heeft verstrekt over:

• – de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);

• – de verwachte duur van het verzuim;

• – de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);

• – eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Re-integratiebedrijven

Een re-integratiebedrijf mag alleen medische gegevens verwerken als dit noodzakelijk is om de door de werkgever aan dit bedrijf opgedragen taak uit te voeren voor de begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. De verwerking van medische gegevens moet plaatsvinden door iemand die in staat is om de gegevens te beoordelen en op basis hiervan te adviseren over de re-integratie. (Hoofdstuk 5.2.3.)

Het re-integratiebedrijf is verplicht om bepaalde informatie aan het UWV te verstrekken om subsidieverstrekking op grond van de WIA mogelijk te maken. (Hoofdstuk 5.2.3.)

UWV

Het UWV mag informatie verstrekken aan een werkgever, arbodienst/bedrijfsarts en re-integratiebedrijf wanneer dit nodig is voor de uitoefening van hun taken zoals omschreven in de wet. (Hoofdstuk 5.2.4.)

Verzuimverzekeraars

Voor claimbeoordeling mogen verzuimverzekeraars de volgende gegevens (over de gezondheid) van een werkgever ontvangen:

• – NAW-gegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;

• – loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;

• – datum eerste verzuimdag;

• – datum van (gedeeltelijk) herstel;

• – (vermoedelijke) duur van het verzuim;

• – arbeidsongeschiktheidspercentage of de door de werkgever vastgestelde loonwaarde;

• – percentage aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan doen, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema);

• – of er al dan niet enige vorm van schadeloosstelling is ontvangen voor de zieke werknemer (vangnetsituatie of regres);

• – of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting;

• – of en wanneer een interventie is ingezet;

• – of een plan van aanpak is opgesteld;

• – of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) worden uitgevoerd;

• – tijdigheid van de inspanningen voor re-integratie. (Hoofdstuk 5.2.5.)

Het re-integratietraject

Een werkgever is verplicht zo tijdig mogelijk die maatregelen te treffen die nodig zijn om een zieke werknemer in staat te stellen zijn eigen of ander passend werk te doen. Hierbij worden de volgende stappen gevolgd:

• – Probleemanalyse: de bedrijfsarts/arbodienst stelt een probleemanalyse op waarin deze onder andere de aard van de klachten, de beperkingen en de omstandigheden van de zieke werknemer beschrijft. De bedrijfsarts/arbodienst informeert de werkgever over de functionele beperkingen van de werknemer en de mogelijkheden die deze nog wél heeft en wat die betekenen voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen. (Hoofdstuk 5.3.1.)

• – Plan van aanpak: in het plan van aanpak, dat de werkgever en de werknemer gezamenlijk opstellen, mogen zij alleen die gegevens over de gezondheid opschrijven die voor het opstellen van het plan van aanpak noodzakelijk zijn, zoals de door de bedrijfsarts vastgestelde beperkingen en mogelijkheden van de werknemer en wat deze betekenen voor het soort werk dat hij kan doen. (Hoofdstuk 5.3.2.)

• – Het re-integratiedossier en het re-integratieverslag: de werkgever is verplicht om het ziekteverzuim en de re-integratieactiviteiten bij te houden in het re-integratiedossier. Aan de hand van het re-integratiedossier wordt een re-integratieverslag opgesteld. In overleg met de werknemer stelt de werkgever het eerste deel van het re-integratieverslag op en verstrekt een afschrift aan de werknemer. In dit verslag mogen alleen de medische gegevens staan die de werkgever mag verwerken. De bedrijfsarts stelt het tweede, medische deel op en verstrekt dit rechtstreeks aan de zieke werknemer. Dit verslag mag de werkgever niet inzien. (Hoofdstuk 5.3.3.)

Verzuimsystemen

Een verzuimsysteem dient minstens te voldoen aan de volgende concrete beveiligingsvereisten, die voortvloeien uit artikel 13 Wbp:

• – Als het systeem wordt ontsloten via internet, moet toegang tot het systeem worden verkregen door ten minste tweefactorauthenticatie. Dit geldt voor de gebruikers die toegang hebben tot het systeem.

• – Beveiligingsrisico’s moeten periodiek in kaart worden gebracht, bijvoorbeeld met penetratietesten en/of securityscans. (Hoofdstuk 5.4)

Bewaartermijnen

Op basis van de Wbp mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

• – De werkgever mag administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie bewaren (hoofdstuk 6.1), tenzij de werkgever eigenrisicodrager Ziektewet is. Dan moet de werkgever de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren en moet de bedrijfsarts deze tien jaar bewaren. Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).

• – De bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers maximaal zes maanden bewaren (hoofdstuk 6.2).

• – De bedrijfsarts mag medische dossiers maximaal vijftien jaar bewaren, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar (hoofdstuk 6.2).

• – Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener die rechtstreeks onder de WGBO valt en twee jaar door andere hulpverleners (hoofdstuk 6.3).

Bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers verwerken verschillende partijen gegevens over de gezondheid en andere gegevens van deze zieke werknemers. Werkgevers, arbodienstverleners, bedrijfsartsen, re-integratiebedrijven, verzekeringsbedrijven en het UWV kunnen allemaal een rol spelen bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers en verwerken daarbij gegevens over hun gezondheid.

Gegevens over de gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Als deze gegevens niet goed worden beschermd, kan dit verregaande gevolgen hebben voor de privacy van werknemers. Met gegevens over de gezondheid moet daarom zeer zorgvuldig worden omgaan.

In deze beleidsregels staat welke gegevens over de gezondheid van werknemers de werkgever en de andere betrokken partijen wel en niet mogen verwerken bij de sollicitatieprocedure en de aanstellingskeuring (hoofdstuk 3), de ziekmelding (hoofdstuk 4) en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers (hoofdstuk 5). Ook gaan de beleidsregels in op de bewaartermijnen van de voor die doeleinden verzamelde persoonsgegevens (hoofdstuk 6).

Hieronder volgt een korte uitwerking van het juridisch kader voor de verwerking van persoonsgegevens, waaronder persoonsgegevens over de gezondheid, toegespitst op de situatie van de zieke werknemer. Eerst worden de relevante wettelijke bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) besproken, gevolgd door overige relevante wet- en regelgeving voor de verwerking van gegevens over de gezondheid van zieke werknemers.

Wet bescherming persoonsgegevens

Verwerkingsverbod voor persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid

Artikel 16 Wbp bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid verboden is.

Het begrip ‘gezondheidsgegeven’ in de zin van artikel 16 Wbp moet ruim worden opgevat. Het omvat niet alleen de gegevens die een arts bij een medisch onderzoek of medische behandeling verwerkt, maar álle gegevens die de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon betreffen. Zo is het enkele feit dat iemand zich ziek heeft gemeld een gegeven over de gezondheid, ook al zegt dat niets over de aard van de aandoening.

Uitzonderingen op het verbod

De Wbp voorziet in een aantal uitzonderingen op het verbod op het verwerken van persoonsgegevens over de gezondheid die relevant zijn voor het verwerken van gegevens van zieke werknemers.

Goede uitvoering van wettelijke voorschriften

In artikel 21, eerste lid, sub f, onder 1, Wbp is bepaald dat het verbod van artikel 16 niet van toepassing is indien de verwerking geschiedt door bestuursorganen, werkgevers of instellingen die te hunnen behoeve werkzaam zijn voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften of collectieve arbeidsovereenkomsten die voorzien in aanspraken die afhankelijk zijn van de gezondheidstoestand van de betrokkene.

Zo zijn werkgevers op grond van de Wet Verlenging loondoorbetalingsverplichting bij ziekte 2003 (Wet VLZ) verplicht om het loon van zieke werknemers twee jaar lang door te betalen. Op basis hiervan mag de werkgever gegevens over de gezondheid van zieke werknemers verwerken die noodzakelijk zijn om het recht op loondoorbetaling vast te stellen. Een zieke werknemer hoeft wanneer hij zich ziek meldt zijn werkgever de aard en oorzaak van de ziekte niet mede te delen, omdat dit niet noodzakelijk is voor de vaststelling van het recht op loondoorbetaling.

Re-integratie of begeleiding van zieke werknemers

Een uitzonderingsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens voor begeleiding en re-integratie van zieke werknemers is neergelegd in artikel 21, eerste lid, sub f, onder 2, Wbp. Hierin staat dat het verbod van artikel 16 niet van toepassing is indien de verwerking geschiedt door werkgevers of instellingen die te hunnen behoeve werkzaam zijn voor zover dat noodzakelijk is voor de re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.

De noodzakelijkheidseis begrenst de aard en omvang van de gegevens die werkgevers en andere partijen mogen verwerken van zieke werknemers. De verschillende partijen mogen alleen die gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun specifieke taken bij re-integratie/ begeleiding van de zieke werknemer. Deze noodzakelijkheidseis omvat de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de inbreuk op de belangen van de bij de verwerking van persoonsgegevens betrokkene niet onevenredig is in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel. Het subsidiariteitsbeginsel houdt in dat het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt in redelijkheid niet op een andere, voor de betrokkene minder nadelige wijze kan worden bereikt.

Toestemming

Het verwerken van gegevens over de gezondheid van een werknemer kan naast bovengenoemde grondslag ook plaatsvinden op grond van uitdrukkelijke toestemming van de werknemer, zoals bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, Wbp juncto artikel 1 aanhef en onder i, Wbp.

Artikel 1, aanhef en onder i, Wbp bepaalt dat slechts sprake is van toestemming indien deze ‘vrij’, ‘specifiek’ en ‘geïnformeerd’ is. ‘Vrij’ betekent dat de betrokkene in vrijheid zijn wil moet kunnen uiten. Dat wil zeggen: zonder dat aan het weigeren of intrekken van toestemming negatieve consequenties verbonden zijn. ‘Specifiek’ betekent dat de wilsuiting betrekking moet hebben op een bepaalde gegevensverwerking of een beperkte categorie van gegevensverwerkingen. Het moet duidelijk zijn welke verwerking, van welke gegevens, voor welk doel zal plaatsvinden. Tot slot moet er sprake zijn informed consent, de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking moet de betrokkene voldoende en begrijpelijk informeren over de verschillende aspecten van de gegevensverwerking die voor hem van belang zijn.

Verder geldt dat wanneer de verantwoordelijke de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene moet krijgen, de betrokkene expliciet zijn wil moet hebben geuit. Een stilzwijgende of impliciete toestemming is onvoldoende: de betrokkene dient in woord, schrift of gedrag uitdrukking te hebben gegeven aan zijn wil toestemming te verlenen voor de hem betreffende gegevensverwerking.

Met het gebruik van toestemming als grondslag voor gegevensverwerking dient in een arbeidsrelatie bijzonder terughoudend te worden omgegaan. Gelet op de gezagsverhouding valt niet uit te sluiten dat een werknemer onder druk van de relatie waarin hij staat tot de werkgever zich gedwongen voelt toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een vrije wilsuiting. Er zal daarom in de relatie werkgever-werknemer niet snel sprake zijn van een toestemming die in vrijheid is geuit. Zieke werknemers kunnen deze druk onder omstandigheden ook voelen bij de bedrijfsarts/arbodienst, aangezien zij deze dikwijls ervaren als een ‘verlengstuk’ van de werkgever.,

In diverse richtlijnen staat dat de bedrijfsarts/arbodienst met toestemming van de werknemer aanvullende medische gegevens aan de werkgever mag verstrekken. Er zijn immers situaties denkbaar waarbij het wenselijk kan zijn om aanvullende medische gegevens aan de werkgever te verstrekken en waarbij er tevens sprake is van ‘vrije’ toestemming. Bijvoorbeeld als de werknemer zelf expliciet vraagt om de werkgever te informeren over het feit dat hij epilepsie heeft en wat de werkgever moet doen in noodsituaties. Deze situaties zullen zich echter slechts zelden voordoen en ook hier geldt dat er niet meer gegevens mogen worden verstrekt dan noodzakelijk voor het doel van de verstrekking. In deze gevallen kan de verstrekking plaatsvinden op grond van ‘uitdrukkelijk toestemming’, zoals bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, Wbp. Het spreekt voor zich dat de bedrijfsarts/arbodienst hier terughoudend mee omgaat en zich ervan vergewist dat er daadwerkelijk sprake is van ‘vrije’ toestemming. Ook moet de bedrijfsarts/arbodienst de werknemer goed over de gegevensverstrekking informeren, zodat deze de draagwijdte van de toestemming kan overzien. Bovendien dient de bedrijfsarts/arbodienst de motivering voor het verstrekken van medische gegevens aan de werkgever op grond van uitdrukkelijke toestemming op te nemen in het dossier van de werknemer.

Geheimhoudingplicht

In artikel 9, vierde lid, van de Wbp is bepaald dat de gegevensverwerking achterwege blijft voor zover een geheimhoudingplicht uit hoofde van een ambt, beroep of wettelijk voorschrift daaraan in de weg staat. Op de bedrijfsarts rust een dergelijke geheimhoudingsplicht ingevolge artikel 88 van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG). Ook is de bedrijfsarts onder omstandigheden gebonden aan de geheimhoudingsplicht van artikel 7:457 BW.

De verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van de zieke werknemer is doorgaans gebaseerd op artikel 21, eerste lid, Wbp. Artikel 21, tweede lid, Wbp vereist dat deze verwerking plaatsvindt door personen die zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Deze geheimhoudingsplicht dient voort te vloeien uit ambt, beroep, wettelijk voorschrift of overeenkomst. Uit artikel 21, tweede lid, Wbp volgt dus niet dat alleen personen met een medisch beroepsgeheim persoonsgegevens over iemands gezondheid mogen verwerken. De geheimhoudingsplicht kan bijvoorbeeld ook zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst.

Rechten van betrokkenen

De betrokkene die meent dat zijn persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan actie ondernemen door zijn klacht voor te leggen aan de verantwoordelijke.

Tevens heeft de betrokkene recht op inzage van de hem betreffende persoonsgegevens (artikel 35 Wbp). Vervolgens kan de betrokkene de verantwoordelijke verzoeken om zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt (artikel 36 Wbp).

Beveiliging

Op grond van artikel 13 van de Wbp dient een verantwoordelijke: passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer te brengen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen moeten, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau garanderen gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

In het begrip ‘passende’ ligt besloten dat de beveiliging in overeenstemming is met de stand van de techniek. Daarnaast duidt het begrip ‘passende’ op een proportionaliteit tussen beveiligingsmaatregelen en de aard van de te beschermen gegevens. Naarmate gegevens een gevoeliger karakter hebben of de context waarin deze worden gebruikt een grotere bedreiging voor de persoonlijke levenssfeer betekent, gelden zwaardere eisen voor de beveiliging van deze gegevens. Gegevens over iemands gezondheid behoren tot de categorie bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 16 Wbp. Dit betekent dat hoge eisen gesteld worden aan de technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van deze gegevens.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (artikel 10, lid 1, Wbp).

In bepaalde gevallen is bij wet bepaald hoe lang gegevens voor een bepaald doel c.q. in een bepaalde context bewaard mogen worden. Zo is bijvoorbeeld in de Wet op de Geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) voorgeschreven dat voor medische dossiers een wettelijke bewaartermijn geldt van ten minste vijftien jaar. Op gegevens die niet onder een specifieke wettelijke regeling van de bewaartermijn vallen is de algemene bepaling van artikel 10 Wbp van toepassing. Dit betekent dus dat de verantwoordelijke moet bepalen hoe lang het noodzakelijk is om die gegevens te bewaren, gelet op het doel waarvoor ze worden verzameld. In hoofdstuk 6 van deze beleidsregels wordt nader uitgewerkt wat dit betekent voor het bewaren van persoonsgegevens van zieke werknemers.

Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit)

De werkgever is op grond van de Arbowet en het Arbobesluit verplicht zich bij de ziekteverzuimbegeleiding te laten bijstaan door een geregistreerde bedrijfsarts of een gecertificeerde arbodienst. Als de werkgever zich laat bijstaan door een gecertificeerde arbodienst, moet bij deze arbodienst, naast andere deskundigen, een bedrijfsarts werkzaam zijn die bij de verzuimbegeleiding zieke werknemers adviseert (Artikel 14, lid 1, sub b, Arbowet en artikel 2.14a, lid 2 en artikel 2.7, eerste lid, Arbobesluit).

Wet op de Geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO)

De WGBO is rechtstreeks van toepassing op een vrijwillig bezoek aan de bedrijfsarts/arbodienst. Daarvan is bijvoorbeeld sprake bij een bezoek (op eigen initiatief) aan het arbeidsomstandighedenspreekuur of bij het (laten) verrichten van curatieve handelingen door de bedrijfsarts/arbodienst. Hieronder vallen ook geneeskundige handelingen en onderzoeken die de werkgever aanbiedt maar waaraan de werknemer niet verplicht hoeft deel te nemen. Bijvoorbeeld een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek.

In deze gevallen geldt dus óók artikel 7:457 BW en kan de bedrijfsarts/arbodienst alleen gegevens aan de werkgever verstrekken als er sprake is van een van de gronden voor doorbreking van de geheimhoudingsplicht.

Voor handelingen op het gebied van geneeskunst die de bedrijfsarts/arbodienst in opdracht van de werkgever verricht is de WGBO van overeenkomstige toepassing “voor zover de aard van de rechtsbetrekking zich daartegen niet verzet”. Indien de aard van de rechtsbetrekking zich daartegen niet verzet, geldt dus óók artikel 7:457 BW en kan de bedrijfsarts/arbodienst alleen gegevens aan de werkgever verstrekken als er sprake is van een van de gronden voor doorbreking van de geheimhoudingsplicht.

Bij bijvoorbeeld de uitvoering van verplichte keuringen tijdens het dienstverband verzet de aard van de rechtsbetrekking zich tegen (onverkorte) toepassing van artikel 7:457 BW. Daarom kan de bedrijfsarts/arbodienst de daarover noodzakelijke gegevens aan de werkgever verstrekken.

Daarnaast heeft de wetgever in artikel 14, zesde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet expliciet geregeld dat de geheimhoudingsplicht van artikel 7:457 BW en het blokkeringsrecht van artikel 7:464 BW niet van toepassing zijn wanneer de bedrijfsarts/arbodienst werkzaamheden verricht voor de verzuimbegeleiding en re-integratie. De bedrijfsarts/arbodienst kan de voor de verzuimbegeleiding en re-integratie noodzakelijke gegevens dus aan de werkgever verstrekken.

In de memorie van toelichting op artikel 14 Arbeidsomstandighedenwet is benadrukt dat deze uitzondering op de geheimhoudingsplicht van artikel 7:457 BW niets afdoet aan het feit dat voor bedrijfsartsen het medisch beroepsgeheim (van artikel 88 Wet BIG) geldt en dat artikel 21 Wbp van toepassing is op de verwerking van gegevens over de gezondheid. De memorie wijst er daarbij op dat de bedrijfsarts wat de werknemer hem in vertrouwen vertelt niet aan derden, zoals de werkgever, mag doorgeven en dat artikel 21 Wbp de informatie over de gezondheid van de werknemer beperkt tot wat noodzakelijk is voor verzuimbegeleiding en re-integratie. De werkgever heeft de precieze medische achtergrond van de beperkingen van de werknemer niet nodig voor zijn verantwoordelijkheden, te weten loondoorbetaling en re-integratie. De werkgever heeft daarvoor voldoende aan de informatie over het bestaan van arbeidsongeschiktheid, de beperkingen van de werknemer en de mogelijkheden om werkhervatting te bevorderen.

Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG)

Op grond van artikel 88 Wet BIG rust op een ieder die een beroep uitoefent in de individuele gezondheidszorg een geheimhoudingsplicht voor wat hem als geheim is toevertrouwd, of wat daarbij als geheim te zijner kennis is gekomen of waarvan hij het vertrouwelijke karakter moest begrijpen. De bedrijfsarts is gebonden aan deze geheimhoudingsplicht.

De geheimhoudingsplicht van artikel 88 van de Wet BIG geldt verder onverkort voor gegevens die de werknemer verstrekt bij een vrijwillig bezoek aan de bedrijfsarts. Daarbij is voor de verstrekking van gegevens aan de werkgever dus een grond voor de doorbreking van de geheimhoudingsplicht nodig.

Voor geneeskundige handelingen die de bedrijfsarts in opdracht van de werkgever verricht, volgt uit de tuchtrechtelijke jurisprudentie en de literatuur dat de omvang van zijn geheimhoudingsplicht wordt beperkt door de aard van zijn functie. Een bedrijfsarts is immers aangesteld als deskundige om de werkgever te adviseren, zodat de werkgever tot een goed besluit over de loondoorbetaling en de re-integratie kan komen. De bedrijfsarts mag die gegevens aan de werkgever verstrekken die voor dat doel strikt noodzakelijk zijn.

Doorbreken medisch beroepsgeheim

Het medisch beroepsgeheim mag alleen bij uitzondering en onder bepaalde voorwaarden worden doorbroken.

• – Met toestemming van de betrokkene.

Het doorbreken van het medisch beroepsgeheim met toestemming kan alleen plaatsvinden als de toestemming vrij is en de betrokkene de draagwijdte van de toestemming kan overzien. De bedrijfsarts dient de betrokkene vooraf in te lichten over het doel, de inhoud en de mogelijke consequenties van de gegevensverstrekking. De betrokkene kan de toestemming zowel mondeling als schriftelijk geven. Het is raadzaam om de toestemming in het dossier aan te tekenen of de schriftelijke toestemming aan het dossier toe te voegen. De toestemming van de patiënt verplicht de arts overigens niet om te spreken.

De toestemming voor het doorbreken van de geheimhoudingsplicht moet niet worden verward met de toestemming zoals bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, Wbp, die een uitzonderingsgrond vormt op het verbod van artikel 16 Wbp om gegevens over de gezondheid te verwerken.

• – Bij een conflict van plichten.

  Een conflict van plichten ontstaat als het bewaren van het medisch beroepsgeheim ernstig nadeel of gevaar oplevert voor de betrokkene of iemand anders. Van een conflict van plichten is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen sprake.

• – Op grond van een wettelijke voorschrift.

  Een voorbeeld van een dergelijk wettelijke voorschrift is artikel 54, derde lid van de Wet Suwi, op grond waarvan de bedrijfsarts/de arbodienst verplicht is informatie aan het UWV te verstrekken.

Ook voor de gronden voor doorbreking van de geheimhoudingsplicht geldt dat de betreffende gegevens altijd noodzakelijk moeten zijn voor het doel waarvoor deze worden verstrekt.

Regeling Procesgang eerste en tweede ziektejaar

In de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (de regeling) wordt een algemeen kader met minimumeisen geformuleerd om de procesgang in het eerste en tweede ziektejaar te verbeteren en vroegtijdige initiatieven voor re-integratie te stimuleren.

In de regeling staat onder andere dat de bedrijfsarts/arbodienst bij langdurig verzuim uiterlijk binnen zes weken na de eerste ziektedag een oordeel aan de werkgever moet geven over het ziektegeval (artikel 2, tweede lid, van deze regeling). In de regeling staat verder welke gegevens over de gezondheid de bedrijfsarts/arbodienst hiervoor aan de werkgever mag verstrekken.

Tijdens de sollicitatieperiode kunnen gegevens over de gezondheid van potentiële werknemers worden verwerkt. In onderstaande paragrafen staat welke gegevens over de gezondheid mogen worden verwerkt tijdens het sollicitatiegesprek, de medische keuring en de raadpleging van het doelgroepregister.

Wanneer een werknemer ziek is en daardoor niet in staat om te werken, moet hij dit zo spoedig mogelijk aan de werkgever melden. De werkgever heeft er immers belang bij dat hij tijdig weet dat de werknemer vanwege ziekte niet op zijn werk zal verschijnen, zodat hij daar rekening mee kan houden bij het organiseren van de werkzaamheden.

Bij een ziekmelding mag de werkgever een beperkt aantal vragen stellen aan de zieke werknemer, omdat hij wettelijk verplicht is de voortgang van de ziekte van de werknemer bij te houden. Uit de Wbp vloeit voort dat de werkgever zich bij de ziekmelding moet beperken tot de gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, om een wettelijke verplichting na te komen dan wel voor de bedrijfsvoering. De werkgever mag bij de ziekmelding niet vragen naar de aard en/of de oorzaak van de ziekte van de werknemer. Ook mag hij niet zelf vragen naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer.

De werkgever mag bij de ziekmelding van de werknemer alleen de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en registreren:

• – het telefoonnummer en (verpleeg)adres;

• – de vermoedelijke duur van het verzuim;

• – de lopende afspraken en werkzaamheden;

• – of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);

• – of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;

• – of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

Hieronder volgt een korte uitwerking van de gegevens die de werkgever bij de ziekmelding van een werknemer mag verwerken.

Op basis van de Wbp mogen persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

• – De werkgever mag administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie bewaren (hoofdstuk 6.1), tenzij de werkgever eigenrisicodrager Ziektewet is. Dan moet de werkgever de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren en moet de bedrijfsarts deze tien jaar bewaren. Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).

• – De bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers maximaal zes maanden bewaren (hoofdstuk 6.2).

• – De bedrijfsarts mag medische dossiers maximaal vijftien jaar bewaren, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar (hoofdstuk 6.2).

• – Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener die rechtstreeks onder de WGBO valt en twee jaar door andere hulpverleners (hoofdstuk 6.3).

In de onderstaande paragrafen worden achtereenvolgens de bewaartermijnen voor de werkgever, bedrijfsarts, arbodienstverleners en re-integratiebedrijven behandeld.