Controle van geautomatiseerde administraties

In juli 1985 zijn regels gegeven voor de controle van geautomatiseerde administraties (besluit nr. 585-17554).

Op grond van de ontwikkelingen, welke zich op het terrein van de automatisering van de administratie hebben voorgedaan, acht ik het gewenst deze regels bij te stellen.

In de afgelopen jaren heeft zich de ontwikkeling voortgezet waarbij de aanschaf van automatiseringsapparatuur en -programmatuur voor ondernemingen van steeds geringere omvang ‘lonend’ wordt. Het aantal geautomatiseerde administraties is dan ook de laatste jaren sterk toegenomen. De controle van geautomatiseerde administraties is tot het normale werk van vrijwel elke controlerende ambtenaar gaan behoren. Daarin wordt in de opleidingsprogramma's van de basisopleidingen voorzien, terwijl voor ambtenaren, die reeds enige tijd in de controle werkzaam zijn, bijscholingsprogramma's zijn en worden georganiseerd.

Voorts zijn een aantal accountants opgeleid tot EDP-auditor en zijn EDP-audit-medewerkers opgeleid. De EDP -auditors en/of de EDP-audit-medewerkers kunnen desgewenst bijstand verlenen bij onderzoeken waar zich problemen van controle-technische aard voordoen, welke verband houden met het geautomatiseerde verwerkingssysteem en voor de oplossing waarvan de (basis)kennis niet toereikend is. De EDP-auditors dragen onder meer zorg voor de verdere verspreiding van deze kennis binnen de belastingdienst.

Bij de uitgifte van posten voor een normaal onderzoek (d.w.z. geen systeemonderzoek, zie hierna) is het in beginsel niet meer van belang of de administratie wel of niet wordt gevoerd met behulp van electronische apparatuur in eigen beheer. Vanzelfsprekend laat dit onverlet de mogelijk- of wenselijkheid om bij de keuze van de ambtenaar, waaraan een post ter controle zal worden uitgereikt, rekening te houden met diens specifieke deskundigheid en/of ervaring.

In situaties waarbij op voorhand duidelijk is dat er sprake is van een complexe administratie met een hoge automatiseringsraad kan in de aanpak en de uitvoering van het onderzoek, in relatie tot de gegeven opdracht en afhankelijk van de aard van de problematiek, ondersteuning worden verleend door de EDP-auditor of de EDP-audit medewerker.

Iedere eenheid binnen de belastingdienst kan een beroep doen op de specifieke deskundigheid van EDP-auditors die nodig is voor het geven van een oordeel over de opzet, bestaan en werking van een administratieve organisatie ten behoeve van het afgeven van vergunningen en de controle daarop (Femac, microfiches e.d.) en de nakoming van de verplichtingen voortvloeiende uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Algemene wet inzake de douane en de accijnzen.

Naast of in verband met de normale boekenonderzoeken kan het wenselijk zijn dat er een systeemonderzoek wordt ingesteld.

De bevoegde eenheid met betrekking tot de onderneming dan wel, in het geval van ontwikkeling van programmatuur door derden, de bevoegde eenheid voor het servicebureau/administratiekantoor treedt op als opdrachtgever voor het systeemonderzoek.

De directies treden coördinerend op ten aanzien van de feitelijke uitvoering van de onderzoeken. In overleg met de betrokken eenheden/directies worden daarover afspraken gemaakt.

Met betrekking tot de administratieve verplichtingen welke voortvloeien uit het systeemonderzoek wordt toezicht gehouden door de opdrachtgevende eenheid.

Onder een systeemonderzoek wordt verstaan een onderzoek van de programmatuur zoals die wordt gebruikt door:

• – een servicebureau, ten behoeve van meerdere ondernemers/administratieplichtigen;

• – een ondernemer/administratieplichtige, ten behoeve van zijn eigen huishouding, waarbij de programmatuur ontwikkeld is door:

  • • een software producent, of

  • • de onderneming zelf.

Een systeemonderzoek kan worden ingesteld om een oordeel te geven over de controleerbaarheid van de uitkomsten van de programmatuur en de invloed van die programmatuur op de doelmatigheid van een in te stellen boekenonderzoek. De doelmatigheid van een systeemonderzoek wordt met name ondersteund als de programmatuur bij vele ondernemingen wordt gebruikt.

Systeemonderzoeken worden ingesteld indien hiertoe in de praktijk behoefte bestaat. Die behoefte zal blijken uit signalen omtrent de controleerbaarheid die tekort schiet, de doelmatigheid die wordt beperkt, dan wel het herhaaldelijk constateren van fouten.

Voorbeelden van manco’s zijn:

Controleerbaarheid:

Er is in onvoldoende mate voorzien in een controleerbaar spoor van vastlegging;

berekeningen kunnen niet anders dan door middel van ‘gissen en missen’ worden gecontroleerd.

Doelmatigheid:

Het controleerbare spoor is wel aanwezig, maar door allerlei verdichtingen moeten speurtochten door ettelijke stapels papier of ettelijke microfilms worden ondernomen.

Fouten:

Uitkomsten van berekeningen voldoen herhaaldelijk niet aan de verwachtingen en narekenen door middel van proberen levert geen resultaat op.

Het komt voor dat er gebruik wordt gemaakt van programmatuur waaraan een keurmerk of certificaat werd gegeven. Deze certificering van de programmatuur heeft geen invloed op de keuze voor onderzoek maar beïnvloedt wel de wijze waarop het onderzoek wordt uitgewerkt.

De systeemonderzoeken worden ingesteld onder verantwoordelijkheid van een EDP-auditor, eventueel met bijstand van de specifieke deskundigheid ten aanzien van de betrokken middelen.

De uitkomst van een systeemonderzoek is een technisch rapport bestaande uit:

• – een beschrijving van de relevante organisatie waarin opgenomen kan zijn:

• – een beschrijving van de apparatuur;

• – een beschrijving van de programmatuur;

• – bevindingen;

• – handreiking voor de controle.

In de handreiking zal moeten zijn opgenomen een oordeel over de werking van dat deel van het gegevensverwerkende traject dat (in beginsel) buiten het waarnemingsvermogen ligt van de controlerende ambtenaar belast met de controle bij een gebruiker van het programmapakket c.q. bij een cliënt van het servicebureau, alsmede concrete aanwijzingen voor de uitvoering van een dergelijke controle.

De van het systeemonderzoek vervaardigde handreiking wordt toegezonden aan de Inlichtingendienst van de FIOD (bureau GGI).

De Inlichtingendienst van de FIOD houdt een catalogus bij van de beschikbare handreikingen. De opname in de catalogus en de daaruit blijkende aandachtspunten worden opgenomen in de Nieuwsbrief Inlichtingendienst. Naar behoefte kunnen handreikingen worden aangevraagd.

Het technisch rapport wordt uitgebracht aan de opdrachtgevende eenheid. Het technisch rapport, met uitzondering van de handreiking voor de controle, is openbaar en wordt door de verantwoordelijke EDP-auditor aan het onderzochte bureau/kantoor verstrekt. Ten aanzien van de onderzochte onderneming wordt de gebruikelijke handelwijze van de verstrekking van afschriften van rapporten gevolgd.

De EDP-auditors houden toezicht op de dossiers met betrekking tot de systeemonderzoeken bij servicebureaus. De directies dragen zorg voor een zodanige personele en organisatorische infrastructuur, dat de onderzoeken op het vereiste niveau kunnen worden afgewikkeld.

De EDP-auditors treden daarbij uitvoerend en ten behoeve van de directies intern en extern coördinerend op.

De aanschrijvingen IIPV-223, Vpb’69-339, OB A-102, IGLO-135 en Contr.-10 komen hiermede te vervallen.