Regeling vergoeding van reis- en verblijfkosten bij dienstreizen voor onderwijspersoneel

• 1 In deze regeling zijn de begripsbepalingen van hoofdstuk I-J van het Rechtspositiebesluit onderwijspersoneel van overeenkomstige toepassing, onverminderd het bepaalde in het tweede lid.

• 2 In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. eigen vervoermiddel:

    • een niet openbaar vervoermiddel, dat de betrokkene voor de te maken dienstreis ter beschikking heeft, niet voor de dienstreis is gehuurd en niet door het bevoegd gezag ter beschikking is gesteld;

  • b. gehuurd vervoermiddel:

    • een taxi of een ander bij een verhuurbedrijf voor de dienstreis gehuurd vervoermiddel;

  • c. voeding en/of nachtverblijf van overheidswege:

    • voeding en/of nachtverblijf, al dan niet tegen betaling verstrekt vanwege of voor rekening van het Rijk dan wel een door het Rijk gesubsidieerde instelling;

  • d. salaris:

    • het bedrag dat met inachtneming van de bepalingen van het Rechtspositiebesluit onderwijspersoneel is vastgesteld aan de hand van de bijlagen IA tot en met ID van dit besluit;

  • e. dienstreis:

    • de dienstreis bedoeld in artikel I-J1, onder q, die in Nederland wordt gemaakt;

  • f. Sectorcommissie Onderwijs en Wetenschappen:

    • de Sectorcommissie voor overleg in zaken van algemeen belang voor de rechtstoestand van het personeel van instellingen voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

• 1 De betrokkenen worden voor de toepassing van deze regeling op basis van hun salaris, als volgt ingedeeld in twee categorieën:

  • a. Categorie A: betrokkenen met een salaris bij normbetrekking van tenminste het bedrag, vermeld in schaal 9 bij salarisnummer 7;

  • b. Categorie B: overige betrokkenen.

• 2 Ten aanzien van de betrokkene die een functie vervult in een betrekkingsomvang die anders is dan een normbetrekking, geschiedt de indeling in een der in het vorige lid genoemde categorieën door het bevoegd gezag, waarbij als salaris wordt aangenomen het salaris, dat de betrokkene zou genieten indien hij in die functie wel werkzaam zou zijn in een normbetrekking.

• 3 De betrokkene die een hogere functie tijdelijk waarneemt, wordt in een der categorieën, bedoeld in het eerste lid, ingedeeld naar het salaris, verbonden aan de functie, waarin hij reist.

• 4 Overgang naar een andere categorie als bedoeld in het derde lid heeft plaats met ingang van de datum van vaststelling van het besluit of de beschikking betreffende de verandering welke aan die overgang ten grondslag ligt, tenzij die verandering op een latere datum ingaat, in welk geval deze datum beslissend is.

• 1 In de regel wordt vergoeding voor reis- en verblijfkosten verleend voor de dienstreis met de standplaats als begin- en eindpunt.

• 2 Voor de betrokkene met een gescheiden woon- en standplaats wordt, indien de dienstreis in de woonplaats aanvangt, behoudens in geval van een dienstreis naar de standplaats en terug, ten aanzien van de heenreis de woonplaats als standplaats aangemerkt en evenzo ten aanzien van de terugreis, indien de dienstreis in de woonplaats eindigt.

• 3 Indien de dienstreis niet in de stand- of woonplaats aanvangt of eindigt, wordt voor de vaststelling van de vergoeding van de reis- en verblijfkosten rekening gehouden met de reis en reisduur, welke voor de uitvoering van de dienstreis noodzakelijk zijn, of zouden zijn geweest indien de dienstreis in de standplaats of woonplaats zou zijn aangevangen onderscheidenlijk geëindigd, een en ander ter beoordeling van het bevoegd gezag.

• 4 Een dienstreis vangt aan en eindigt op het tijdstip waarop de reiziger de plaats van tewerkstelling of de woning verlaat respectievelijk aldaar terugkomt. Indien het een dienstreis naar een standplaats van een betrokkene met een gescheiden woon- en standplaats betreft, vangt de dienstreis aan op het tijdstip waarop de standplaats wordt bereikt en eindigt deze op het tijdstip van terugkomst op de plaats van tewerkstelling, onderscheidenlijk op het tijdstip waarop de standplaats wordt verlaten om naar de woonplaats terug te keren.

• 5 Indien een dienstreis niet op de voor het bevoegd gezag minst kostbare wijze is uitgevoerd, heeft de betrokkene slechts aanspraak op de vergoeding welke hij zou ontvangen indien de dienstreis, met inachtneming van het belang van de instelling, wel op de minst kostbare wijze zou hebben uitgevoerd.

• 6 Indien voor een dienstreis uit anderen hoofde van overheidswege reeds in enigerlei vorm een vergoeding wegens reis- onderscheidenlijk verblijfkosten wordt genoten, mag de vergoeding waarop ingevolge deze regeling aanspraak kan worden gemaakt, slechts in rekening worden gebracht tot het bedrag waarmee deze vergoeding de eerstbedoelde vergoeding, berekend over het afgelegde traject onderscheidenlijk de duur van het verblijf te boven gaat.

• 1 De dienstreizen worden in de regel met openbare vervoermiddelen gemaakt, waarbij de betrokkene ingedeeld in:

  • a. categorie A gerechtigd is eerste klasse te reizen;

  • b. categorie B gerechtigd is tweede klasse te reizen.

• 2 Wegens reiskosten per openbaar vervoermiddel worden vergoed de verschuldigde en betaalde kosten voor het vervoer van:

  • a. de betrokkene;

  • b. dienstbenodigdheden, ingevolge algemene of bijzondere last meegenomen.

• 3 Abonnementskaarten, trajectkaarten en soortgelijke vervoerbewijzen voor meer dan één reis met een openbaar vervoermiddel worden, hetzij door de zorg van het bevoegd gezag verstrekt, hetzij met voorafgaande goedkeuring van het bevoegd gezag door de betrokkene aangeschaft.

• 4 Indien voor een dienstreis gebruik is gemaakt van een vervoersbewijs als bedoeld in het vorige lid, dat niet vanwege het bevoegd gezag is verstrekt en waarvoor geen vergoeding van het bevoegd gezag is ontvangen, wordt een bedrag vergoed gelijk aan de kosten van een plaatsbewijs voor het traject dat met dit vervoerbewijs is afgelegd. Indien gedurende de periode van geldigheid meermalen van een dergelijk vervoerbewijs gebruik is gemaakt, mogen de bedoelde vergoedingen over die periode de prijs van het vervoerbewijs niet te boven gaan.

• 1 Het gebruik tegen vergoeding van een eigen motorvoertuig met uitzondering van een bromfiets mag, indien voor dit gebruik door het bevoegd gezag machtiging of toestemming is verkregen, tegen vergoeding slechts geschieden indien de dienstreizen, die hiermee worden ondernomen niet of niet doelmatige wijze met openbare middelen van vervoer kunnen worden verricht.

• 2 Voor het verkrijgen van een machtiging, welke toekenning van een op basis van de kosten van gebruik van een eigen motorvoertuig berekende vergoeding inhoudt, moet worden voldaan aan de voorwaarde dat het belang van de instelling het gebruik van dit eigen vervoermiddel vordert.

• 3 Indien voor het gebruik van een eigen motorvoertuig machtiging is verleend, bestaat voor dit gebruik, behoudens het bepaalde in artikel 16, aanspraak op vergoeding naar het aantal gereden kilometers, volgens onderstaande tabel.

Als aantal gereden kilometers wordt aangemerkt het aantal kilometers—afgerond op het naasthogere gehele getal- langs de kortste gebruikelijke weg gemeten van het punt waar de reis een aanvang nam, langs het reisdoel of de reisdoelen, naar het punt waar de reis eindigde.

• 4 Zodra de betrokkene wegens verandering van werkzaamheden of om een andere reden geen regelmatig gebruik van een eigen vervoermiddel meer behoeft te maken, vervalt de machtiging als bedoeld in het eerste lid, na afloop van de maand waarin het gebruik of het regelmatig gebruik is geëindigd.

• 1 Indien de betrokkene er de voorkeur aan geeft zijn dienstreizen, die op doelmatige wijze per openbare middelen van vervoer kunnen worden verricht, per eigen vervoermiddel te ondernemen, wordt hiervoor door het bevoegd gezag, op wiens last de reizen worden ondernomen, toestemming verleend, tenzij het belang van de instelling zich daartegen verzet.

• 2 Voor het gebruik van een eigen motorvoertuig voor reizen, als in het eerste lid bedoeld, bedraagt de vergoeding, behoudens het bepaalde in de artikelen 7 en 10, 19 cent per afgelegde kilometer.

Indien het bij geregeld herhaalde reizen voor het bevoegd gezag voordeliger zou zijn geweest wanneer de betrokkene gebruik zou hebben gemaakt van een abonnementskaart of trajectkaart en dergelijke, wordt wanneer zulks te voorzien was een bedrag vergoed gelijk aan de prijs van zodanige kaart.

Indien de betrokkene andere personen voor de dienst heeft vervoerd met toestemming van het bevoegd gezag, op wiens last die personen de dienstreis maakten, wordt hem, met inachtneming artikel 9, voor leder van die personen een vergoeding verleend als bedoeld in de artikelen 6 of 7. De medereizende heeft voor zichzelf geen aanspraak op vergoeding wegens reiskosten.

De vergoeding voor het gebruik van het eigen motorvoertuig bedraagt in totaal nimmer meer dan de kilometervergoeding, berekend overeenkomstig het bepaalde in artikel 5, derde lid.

De vergoeding voor het gebruik bij dienstreizen van een eigen bromfiets bedraagt, per kalenderjaar, voor de eerst 5000 kilometers 21 cent per kilometer en vervolgens 14 cent per afgelegde kilometer, met dien verstande dat voor geregeld herhaalde reizen met een dergelijk vervoermiddel een vergoeding overeenkomstig het bepaalde in artikel 7 wordt verleend of, indien dat artikel geen toepassing kan vinden, bij voorkeur een vergoeding per maand, gebaseerd op een gemiddeld aantal per maand te rijden kilometers, wordt toegekend.

• 1 Indien tegen het gebruik bij dienstreizen van een eigen fiets geen bezwaar bestaat wordt hiervoor een vergoeding verleend.

• 2 De vergoeding bedoeld in het eerste lid bedraagt 9 cent per gereden kilometer, met dien verstande dat voor het incidenteel dienstgebruik van een eigen fiets de vergoeding in de regel wordt beperkt tot de eventuele kosten van stalling en voor het geregeld en veelvuldig maken van dienstreizen met een dergelijk vervoermiddel bij voorkeur een vergoeding per maand wordt toegekend, welke bedraagt,

Voor de toepassing van de artikelen 6 tot en met 11 wordt het aantal kilometers berekend zoals in artikel 5, derde lid, is aangegeven. Het bepaalde in artikel 5, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 1 Indien het belang van de instelling dit vereist, of andere bijzondere omstandigheden aanwezig zijn, kan het gebruik van een gehuurd vervoermiddel worden toegestaan. Voor het gebruik van een dergelijk vervoermiddel wordt een vergoeding verleend.

• 2 De vergoeding als bedoeld in het eerste lid wordt, met inachtneming van artikel 3, vijfde lid, op overeenkomstige wijze verleend als voor het gebruik van een eigen vervoermiddel naar gelang één der artikelen 5, 6, 7, 8, 9, 10, of 11 ter zake van toepassing is.

Onder reiskosten worden mede begrepen de kosten voor het gebruik maken van een parkeerplaats, garage of stalling, bruggelden, overvaartgelden, tunnelgelden en dergelijke, met dien verstande, dat voor het gebruik van een motorvoertuig, waarvoor vergoeding wordt genoten op basis van de kosten van openbaar vervoer, de eerstbedoelde kosten slechts in aanmerking worden genomen, indien en voor zover deze ook verschuldigd zouden zijn geweest indien per openbare vervoermiddelen zou zijn gereisd.

Indien de vergoedingen als bedoeld in artikel 5, derde lid, de artikelen 6 tot en met 9, 13 en 14 van deze regeling geheel of gedeeltelijk op grond van of krachtens de Wet op de Loonbelasting 1964 geacht wordt tot het loon te behoren, zal daarop de daarover verschuldigde loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen in mindering worden gebracht.

Voor zover de te verrichten werkzaamheden dit toelaten mag tijdens een dienstreis, waarbij te bestember plaatse moet worden overnacht, eenmaal per week voor gezinsbezoek naar de standplaats of woonplaats worden teruggekeerd, voor welke reizen vergoeding wordt verleend tot ten hoogste naar de maatstaf van gebruik van openbare middelen van vervoer. Verblijft het gezin, waartoe de betrokkene behoort, tijdelijk buiten de woonplaats, dan worden reiskosten naar en van die verblijfplaats slechts vergoed voor zoveel deze niet meer bedragen dan die naar en van de woonplaats.

• 1 Indien aan dienstreizen verblijfkosten zijn verbonden wordt hiervoor, behoudens het bepaalde in de artikelen 20 en 21, een vergoeding verleend.

• 2 Bij de berekening van de vergoeding wegens verblijfkosten voor dienstreizen wordt voor zover niet anders bepaald uitgegaan van een vergoeding per etmaal en wordt voor de (resterende) delen van een etmaal een vergoeding per uur berekend, waarboven onder bepaalde voorwaarden toeslagen voor maaltijden en/of nachtverblijf worden toegekend.

• 3 Indien de ingevolge het vorige lid berekende vergoeding voor een gewone dienstreis niet hoger is dan een tiende deel van de vergoeding per etmaal, vindt het bepaalde in dat lid geen toepassing, doch worden de in redelijkheid werkelijk gemaakte verblijfkosten vergoed. Deze vergoeding mag niet uitgaan boven die, welke zou zijn genoten indien het vorige lid wel van toepassing zou vinden.

• 4 Een op een overnachting berekende vergoeding voor verblijfkosten wordt slechts verleend, indien de werkzaamheden, tot welker uitvoering het reisplan strekt, redelijkerwijs niet kunnen worden volbracht zonder overnachting buiten de woning.

• 5 Ten aanzien van dienstreizen, waarbij te bestemder plaatse moet worden overnacht, wordt bij het vaststellen van de vergoeding voor verblijfkosten rekening gehouden met een korting bij voortgezet verblijf in dezelfde gemeente.

• 6 Indien tijdens een dienstreis gelegenheid bestaat voeding en/of nachtverblijf van overheidswege te ontvangen, dient de betrokkene daarvan gebruik te maken, tenzij hij aannemelijk kan maken, dat hij daarmede redelijkerwijze geen genoegen heeft kunnen nemen. Bij de berekening van de vergoeding wordt rekening gehouden met een vermindering wegens van overheidswege genoten voeding en/of nachtverblijf.

• 7 Ten behoeve van de berekening wordt het tijdstip van aanvang en einde van de dienstreis, zoals aangegeven in artikel 3, vierde lid, geacht samen te vallen met:

  • de aanvang van het lopende uur indien het aantal minuten op bedoeld tijdstip in dat uur verstreken dertig of minder bedraagt,

  • het einde van het lopende uur indien het aantal minuten meer dan dertig bedraagt,

    en wordt de vergoeding per vol etmaal, vastgesteld op f 183,-

• 8 Voor een resterend gedeelte van een etmaal, dan wel voor een gewone dienstreis van kortere duur dan een etmaal, wordt, behoudens in het geval bedoeld in het derde lid, een vergoeding per uur van ¾ procent van de in het vorige lid genoemde etmaalvergoeding toegekend, waarboven een toeslag wordt verleend van:

  • a. 50% van de etmaalvergoeding voor betaalde kosten van een nachtverblijf in een daarvoor bestemde gelegenheid;

  • b. 6% van de etmaalvergoeding voor betaalde kosten van een ontbijt in een daarvoor bestemde gelegenheid indien de tijd van 6.00 tot 8.00 uur geheel in het resterende gedeelte of in de dienstreis valt;

  • c. 10% van de etmaalvergoeding voor betaalde kosten van een middagmaal(lunch) in een daarvoor bestemde gelegenheid indien de tijd van 12.00 tot 14.00 uur geheel in het resterende gedeelte of in de dienstreis valt;

  • d. 16% van de etmaalvergoeding voor betaalde kosten van een avondmaaltijd(diner) in een daarvoor bestemde gelegenheid indien de tijd van 18.00 tot 20.00 geheel in het resterende gedeelte of in de dienstreis valt.

  Onder de vorengenoemde tijdstippen wordt verstaan de tijdstippen na afronding van de tijdstippen van aanvang en einde van de dienstreis, zoals in het zevende lid is aangegeven.

Bij een gewone dienstreis wordt na een voortgezet verblijf in dezelfde gemeente, nadat de in artikel 17, zevende lid, genoemde etmaalvergoeding voor tien etmalen is berekend, per vol etmaal een korting van vijftien procent toegepast. Voor de toepassing van deze korting wordt het verblijf in dezelfde gemeente geacht opnieuw te zijn aangevangen nadat het voor de dienstuitoefening noodzakelijk was vijf of meer achtereenvolgende etmalen -in voorkomend geval- met inbegrip van een weekeinde of algemeen erkende feestdagen uit die gemeente afwezig te zijn.

Indien en voor zover bij een gewone dienstreis voeding en/of nachtverblijf van overheidswege is genoten, wordt op de in artikel 17, zevende lid, genoemde etmaalvergoeding, onverminderd het bepaalde in artikel 18, een korting toegepast, onderscheidenlijk gelijk aan de in artikel 17, achtste lid genoemde toeslagen, c.q. worden de bedoelde toeslagen in gedeelten van een etmaal niet genoten. Eventueel betaalde kosten voor van overheidswege genoten voeding en/of nachtverblijf worden vergoed. Deze vergoeding treedt voor wat de toepassing van artikel 17, derde lid, betreft, in de plaats van een toeslag, als bedoeld in artikel 17, tweede lid.

• 1 Voor een dienstreis van kortere duur dan drie uren bestaat geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten. Voor de berekening van de vergoeding wegens verblijfkosten wordt onder tijdsduur van een dienstreis verstaan de tijdsduur berekend overeenkomstig artikel 17, zevende lid.

• 2 Indien en voor zover de betrokkene in de gelegenheid is geweest de maaltijd op de gebruikelijke plaats of in zijn woning te nuttigen heeft hij ter zake geen aanspraak op een maaltijdtoeslag. Het bevoegd gezag kan in andere gevallen, waarin zulks redelijk is, bepalen, dat geen middagmaaltijdtoeslag wordt verleend.

• 3 Indien een betrokkene met gescheiden woon- en standplaats vanuit zijn standplaats een dienstreis onderneemt naar een plaats in de nabijheid van zijn woning – zodanig, dat het belang van de instelling toelaat, dat hij in zijn woning vertoeft, of dat hij zich uit zijn woning naar de plaats of plaatsen van zijn dienstverrichting kan begeven – worden de reizen naar en uit de woning als afzonderlijke dienstreizen aangemerkt. Voor de tijd, dat de betrokkene in zijn woning vertoeft bestaat geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten.

• 4 Voorts bestaat geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten – behoudens onvermijdelijk doorlopende kosten—voor de tijd, gedurende welke de betrokkene tijdens een dienstreis:

  • a. zich in verzekering, bewaring of voorlopige hechtenis heeft bevonden, dan wel een door de rechter opgelegde vrijheidsstraf heeft ondergaan;

  • b. voor verpleging of onderzoek is opgenomen geweest in een ziekeninrichting of in een bijzondere verplegingsinrichting.

• 1 Het bevoegd gezag kan een betrokkene die ter uitvoering van dezelfde opdracht of voor hetzelfde doel, geheel of gedeeltelijk tezamen met een of meer betrokkenen die op grond van hun salaris in een hogere categorie zijn ingedeeld, een dienstreis moet maken of heeft gemaakt, indien daartoe aanleiding bestaat, toestaan geheel of gedeeltelijk vergoeding wegens reiskosten te declareren welke geldt voor de betrokkene met wie hij tezamen in de hogere klasse heeft gereisd.

• 2 De betrokkene wiens verblijfkosten lager zijn dan de vergoeding die hij hiervoor zou mogen declareren en deswege een geringere vergoeding in rekening wenst te brengen, declareert het lagere bedrag en vermeldt zulks op zijn declaratie.

• 1 Voor het opmaken van de reisdeclaratie wordt gebruik gemaakt van een daartoe door het bevoegd gezag voorgeschreven formulier.

• 2 De reisdeclaraties van de in een kalendermaand gemaakte dienstreizen worden bij voorkeur in één formulier samengevat en uiterlijk in de daarop volgende kalendermaand ingediend.

• 3 De reisdeclaraties worden voldaan tot de bedragen, waarop volgens de betrokkene vermelde gegevens op grond van deze regeling aanspraak kan worden gemaakt. Evenwel worden daarbij geen wijzigingen in het voordeel van de betrokkene aangebracht, indien en voor zover blijkt, dat met toepassing van artikel 21, tweede lid, een verminderde vergoeding in rekening is gebracht.

• 4 Indien is afgeweken van de regelen, die bij deze regeling zijn gesteld met betrekking tot de tijdstippen van aanvang en einde van de dienstreis, de wijze van reizen of ter zake van in rekening te brengen reis- en verblijfkosten, wordt het bedrag, waarop aanspraak kan worden gemaakt, bepaald naar de te dien aanzien op de reisdeclaraties door het bevoegd gezag gewijzigde gegevens.

• 5 Indien blijkt, dat de dienstreis niet met inachtneming van het belang van de instelling en deze regeling op de voor het bevoegd gezag minst kostbare wijze is uitgevoerd – een en ander ter beoordeling van het bevoegd gezag – wordt de reisdeclaratie zo nodig eveneens door het bevoegd gezag gewijzigd en zulks onder opgaaf van de reden aan de betrokkene medegedeeld.

• 1 Op verzoek van de betrokkene wordt door de zorg van het bevoegd gezag op wiens last de dienstreis wordt gemaakt, een voorschot verleend tot ten hoogste het bedrag, dat naar schatting overeenkomstig de bepalingen van de regeling in rekening zal mogen worden gebracht:

  • a. voor één dienstreis;

  • b. voor de gedurende een maand te maken dienstreizen.

• 2 Aan de betrokkene, aan wie een voorschot per maand is verstrekt, wordt geen nieuw voorschot verleend alvorens een reisdeclaratie ter gehele of gedeeltelijke verrekening van het laatst ontvangen voorschot is verstrekt, wordt dit met de ingediende reisdeclaratie verrekend.

• 3 Aan de betrokkene, wiens werkkring het geregeld verrichten van dienstreizen medebrengt, wordt op verzoek van betrokkene door het bevoegd gezag een doorlopend voorschot verleend. Dit voorschot wordt zo spoedig mogelijk tot een gemiddeld per maand in rekening te brengen bedrag teruggebracht. De verrekening of terugbetaling heeft plaats in de maand volgende op die, waarin de omstandigheden, die tot het verlenen van het doorlopende voorschot hebben geleid, zijn beëindigd.

Over het treffen van algemeen geldende regelen inzake vergoeding voor reis- of verblijfkosten wordt overleg gevoerd met de sectorcommissie.

Deze regeling zal in Uitleg OenW-Regelingen worden geplaatst. Van deze plaatsing zal mededeling worden gedaan in de Staatscourant.

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 1994.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vergoeding van reis- en verblijfkosten bij dienstreizen voor onderwijspersoneel.