Reglement politieregister Rampen Identificatie Team Korps landelijke politiediensten

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de WPolR:

de Wet politieregisters;

b. het BPolR

: het Besluit politieregisters;

c. het korps:

het Korps landelijke politiediensten;

d. het R.I.T.:

het Rampen Identificatie Team;

e. beheerder:

de Minister van Justitie, korpsbeheerder van het korps;

f. registerbeheerder:

de Korpschef van het korps;

g. functioneel registerbeheerder:

de teamleider van het R.I.T.;

h. gegeven:

een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

i. verstrekken van gegevens uit het register:

het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in het register zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;

j. gegevensbeheer:

de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;

k. het register:

het politieregister Rampen Identificatie Team, deels gevoerd met het geautomatiseerde informatiesysteem RITSYS.

• 1 Het register heeft tot doel de informatievoorziening in het kader van de uitvoering van artikel 2 van de Politiewet 1993 binnen het korps mogelijk te maken voor zover het betreft de berging en identificatie van dodelijk verongelukte slachtoffers bij een ramp of daaraan verwant incident.

• 2 Gegevens uit het register kunnen worden gebruikt ten behoeve van interne bedrijfsstatistiek, interne bedrijfsvoering en interne ontwikkeling van beleid met betrekking tot de uitvoering van de politietaak.

• 1 Het register wordt deels geautomatiseerd en deels op andere gegevensdragers, al dan niet handmatig, gevoerd.

• 2 Het register wordt gevoerd en is rechtstreeks toegankelijk bij het hoofd van de sector registratie en documentatie van het R.I.T., het hoofd Stafgroep R.I.T., de applicatiebeheerder RITSYS van de Dienst I&A Services Politie en de afdeling Documentaire Informatie Voorziening van de dienst Dienstverlening en Intern Beheer, allen van het korps te Driebergen.

• 1 De functioneel registerbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de beheerder en de registerbeheerder, belast met de zeggenschap over het register. Hij draagt zorg voor de naleving van de WPolR, het BPolR en het reglement. Hij treft daartoe onder meer voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het register tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Tevens treft hij maat-regelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de in het register opgenomen gegevens.

• 2 Het hoofd van de sector registratie en documentatie van het R.I.T. is belast met de dagelijkse leiding over het gegevensbeheer.

• 3 De functioneel registerbeheerder wijst bij besluit functionarissen aan die belast zijn met de opname van een aanduiding omtrent de betrouwbaarheid betreffende de in artikel 7 bedoelde gevoelige gegevens.

In het register worden gegevens opgenomen betreffende de volgende categorieën van personen:

• a. slachtoffers van een ramp of incident;

• b. nabestaanden van slachtoffers;

• c. artsen die een relatie hebben tot slachtoffers;

• d. tandartsen die een relatie hebben tot slachtoffers;

• e. alle andere personen die ante mortem informatie kunnen verstrekken ten aanzien van slachtoffers;

• f. opsporingsambtenaren.

• 1 Omtrent de in artikel 5, onder a, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia;

  • b. adresgegevens en postcode, alsmede telefoonnummer;

  • c. geboortegegevens;

  • d. gedetailleerde persoonsbeschrijving, alsmede fotografische afbeeldingen en videobeelden;

  • e. datum, tijdstip, plaats, aard en andere op de ramp c.q. het incident betrekking hebbende gegevens;

  • f. vingerafdrukken;

  • g. DNA-informatiemateriaal;

  • h. medische gegevens voortvloeiend uit een gerechtelijke sectie.

• 2 Omtrent de in artikel 5, onder b, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia;

  • b. adresgegevens en postcode, alsmede telefoonnummer;

  • c. geboortegegevens;

  • d. weergave van de afgelegde verklaringen;

  • e. DNA-informatiemateriaal.

• 3 Omtrent de in artikel 5, onder c, d en e genoemde categorieën van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. naam-, adres- en woonplaatsgegevens, alsmede telefoonnummer;

  • b. weergave van de afgelegde verklaringen.

• 4 Omtrent de in artikel 5, onder f, genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen:

  • a. volledige personalia, alsmede telefoonnummer;

  • b. dienstnummer, politiekorps, rang, functie;

  • c. vermelding ambtseed of -belofte.

• 1 In aanvulling op de in artikel 6, 1e en 2e lid, genoemde gegevens worden omtrent de in artikel 5, onder a en b genoemde categorieën van personen bovendien medische gegevens opgenomen die noodzakelijk en geëigend zijn voor de identiteitvaststelling van de slachtoffers.

• 1 De gegevens uit het register worden eerst uit het register verwijderd en vernietigd na daartoe bekomen opdracht van de beheerder.

• 2 In ieder geval dient éénmaal per 5 jaar te worden beoordeeld of de noodzakelijkheid nog aanwezig is om de gegevens te bewaren. Bij de afweging hiertoe dient het historisch belang en de soms lange termijn na een ramp of incident waarna nog navraag gedaan wordt naar gegevens door nabestaanden, verzekeringsmaatschappijen en wetenschappelijk onderzoekers, betrokken te worden.

  De eerste beoordeling dient plaats te vinden in het vijfde jaar na het jaar waarin dit register in werking treedt.

• 3 De verwijdering en vernietiging als bedoeld in het eerste lid vindt niet eerder plaats dan na overleg met het gezag dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de politietaak ten dienste waarvan het register is aangelegd (art. 9 WPolR).

Verstrekking van gegevens vindt plaats in overeenstemming met de WPolR en het BPolR.

Rechtstreekse toegang tot het register, dan wel onderdelen daarvan, hebben personen die daartoe overeenkomstig de WPolR en het BPolR door de functioneel registerbeheerder zijn geautoriseerd. De autorisatie geeft aan voor welk doel de rechtstreekse toegang wordt verleend.

Op verzoek wordt inzage gegeven in de autorisaties.

• 1 Van iedere verstrekking die rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de WPolR en het BPolR aantekening gehouden.

• 2 Van iedere verstrekking die niet rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de WPolR en het BPolR aantekening gehouden, tenzij overeenkomstig het doel wordt verstrekt aan vaste gebruikers.

• 3 Vaste gebruikers zijn de personen die geautoriseerd zijn tot rechtstreekse toegang.

• 1 Een geregistreerde kan de functioneel registerbeheerder ingevolge artikel 20 van de WPolR verzoeken hem/haar mede te delen:

  • a. of hij/zij in het register voorkomt;

  • b. welke gegevens over hem/haar in het register zijn opgenomen;

  • c. van wie of van welke instanties de in het register over hem/haar opgenomen gegevens zijn verkregen;

  • d. aan wie of aan welke instanties gegevens over hem/haar zijn verstrekt.

• 2 Voor een verzoek als bedoeld in het eerste lid is geen vergoeding verschuldigd.

• 3 Een verzoek tot kennisneming wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

• 4 Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

• 5 Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

• 6 Op een verzoek tot kennisneming wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvankelijk is, beslist.

• 7 De functioneel registerbeheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker/ster. De behandelend functionaris kan verlangen dat de verzoeker/ster hem bescheiden toont waaruit zijn/haar identiteit blijkt alsmede die van degene namens wie hij/zij optreedt.

• 8 Aan een verzoek tot kennisneming wordt geen gevolg gegeven, voor zover het de verstrekking van gegevens door of aan een criminele inlichtingendienst betreft of wanneer een gewichtig belang van een derde dan wel het belang van opsporingsonderzoek daartoe noodzaakt.

• 9 In geen geval worden mededelingen in antwoord op een verzoek tot kennisneming in schriftelijke vorm gedaan.

• 1 Een geregistreerde aan wie ingevolge artikel 20 van de WPolR kennisneming is verleend, kan de functioneel registerbeheerder ingevolge artikel 22 van de WPolR verzoeken:

  • a. bepaalde gegevens over hem/haar te verbeteren;

  • b. bepaalde gegevens over hem/haar aan te vullen;

  • c. bepaalde gegevens over hem/haar te verwijderen.

• 2 Een correctieverzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de functioneel registerbeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling of verwijdering aangegeven te worden.

• 3 en correctieverzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers.

• 4 en correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

• 5 Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Verstrekking aan een dergelijke gemachtigde vindt niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de te verstrekken gegevens of indien tegen hem/haar ernstige bezwaren bestaan.

• 6 Op een correctieverzoek wordt binnen acht weken nadat het verzoek ontvangen is, schriftelijk beslist. Een weigering wordt gemotiveerd.

• 1 Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd op:

  • a. de voorlichtingsdienst van het Ministerie van Justitie;

  • b. de afdeling voorlichting van het korps.

• 2 Het reglement treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in de Staatscourant.

• 3 Het reglement kan worden aangehaald als: Reglement politieregister Rampen Identificatie Team Korps landelijke politiediensten.