Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus

De sector particuliere onderzoeksbureaus in de zin van deze gedragscode bestaat uit organisaties die als recherchebureau in de zin van art. 1 lid 1 onder f van de Wpbr worden aangemerkt èn die lid zijn van de Nederlandse Veiligheidsbranche. Zij verrichten in opdracht recherchewerkzaamheden in de zin van artikel 1 lid 1 onder e van de Wpbr. Het uitvoeren van recherchewerkzaamheden bestaat veelal uit feitenonderzoek. Als ‘verlengstuk van de opdrachtgever’ verwerkt een particulier onderzoeksbureau onder eigen verantwoordelijkheid en op onpartijdige basis persoonsgegevens.

Een niet limitatieve opsomming van recherchewerkzaamheden waarbij persoonsgegevens worden verwerkt zijn:

• • Het onderzoeken van handelingen in strijd met concurrentiebedingen, relatiebedingen, geheimhoudingbepalingen;

• • het onderzoeken van gedragingen in strijd met ziekteverzuimbepalingen en/of andere vormen van werkverzuim;

• • het uitvoeren van handelingen in het kader van achtergrondonderzoeken (backgroundscreening);

• • het traceren van vermiste personen en/of goederen en/of debiteuren;

• • het verzamelen van gegevens die van belang zijn voor degene die alimentatieplichtig is;

• • het onderzoeken van allerlei soorten van fraude (zoals verzekeringsbedrog, declaratiefraude, oplichting en corruptie) en

• • het onderzoeken van laakbare handelingen door werknemers in de arbeidsverhouding (zoals diefstal, verduistering, misbruik van bedrijfsmiddelen en -faciliteiten, onbevoegd uitoefenen van nevenfuncties en handelen of nalaten in strijd met gedragscodes of contractuele verplichtingen).

De gegevens die een particulier onderzoeksbureau verkrijgt in verband met het aanvaarden van een onderzoeksopdracht worden verwerkt in een onderzoeksdossier. Hierin worden onder andere opgeslagen:

• • Karakteristieken van de onderzoeksopdracht;

• • een omschrijving van het te onderzoeken voorval respectievelijk de te onderzoeken feiten en/of de te onderzoeken persoon;

• • de persoonlijke gegevens van degenen die bij het voorval of de feiten zijn of kunnen zijn betrokken;

• • de onderzoeksmaatregelen die naar aanleiding van de opdracht zijn genomen;

• • de redenen waarom voor een bepaalde onderzoeksmethode of -middel is gekozen;

• • de bevindingen van het onderzoek;

• • de op het onderzochte voorval betrekking hebbende gegevensdragers – voor zover niet aan de opdrachtgever gegeven c.q. teruggegeven – waaronder foto’s, video- en geluidsbanden en NAW-gegevens van personen die gelieerd zijn aan de onderzochte persoon zoals opdrachtgevers, advocaten, partners en getuigen.

Na analyse van de gegevens wordt ten behoeve van de opdrachtgever een onderzoeksrapport opgesteld.

Het onderzoeksrapport wordt schriftelijk (en onder vermelding van ‘persoonlijk’ en/of ‘vertrouwelijk’) aan de opdrachtgever verstrekt, tenzij anders is/wordt overeengekomen. Er worden in de regel geen onderzoeksrapporten uitgebracht, voordat alle onderzoeks- werkzaamheden zijn afgerond. Dit om te voorkomen dat aan het voorlopige onderzoeksrapport een andere betekenis wordt toegekend dan aan het eindrapport. Het onderzoeksdossier (waar een afschrift van het onderzoeksrapport deel van uitmaakt) wordt door het particulier onderzoeksbureau bewaard voor het geval de opdrachtgever of anderen (bijvoorbeeld de justitiële autoriteiten of de rechterlijke macht) na verloop van tijd nog een beroep doen op de in het dossier opgenomen gegevens.

De sector particuliere onderzoeksbureaus verricht vanuit een eigen commercieel belang recherchewerkzaamheden voor verschillende soorten opdrachtgevers. Daarbij valt te denken aan verzekeraars, privaatrechtelijke en publiekrechtelijke rechtspersonen (al dan niet in de hoedanigheid van werkgever) en aan particulieren. Voor wat betreft de mogelijkheden om onderzoek te doen treedt een particulier onderzoeksbureau op als verlengstuk van de opdrachtgever en gebruikt in feite die onderzoeksmogelijkheden waarover de opdrachtgever beschikt. Hieronder wordt beschreven waarom opdrachtgevers een gerechtvaardigd belang kunnen hebben om recherchewerkzaamheden te laten uitvoeren door de sector particuliere onderzoeksbureaus.

In veel organisaties (ondernemingen en overheidsinstellingen) worden ordevoorschriften, -regels en/of gedragsregels gegeven, waar personeelsleden, personeel van derden en bezoekers zich aan dienen te houden. Daarbij kan gedacht worden aan regels voor het gebruik van e-mail, internet, interne voorschriften over vergoedingen en de wijze van declareren, voorschriften over ziekteverzuim, nevenfuncties, anti-concurrentiebepalingen en voorschriften over het buiten de organisatie brengen van bedrijfseigendommen. Voor personeelsleden vloeit de bevoegdheid van de werkgever om ordevoorschriften te geven bijvoorbeeld voort uit artikel 7:660 van het Burgerlijk Wetboek (hierna te noemen: BW).

Voor bezoekers van niet-openbare plaatsen vloeit de bevoegdheid van de rechthebbende om regels te stellen bijvoorbeeld voort uit het eigendomsrecht van artikel 5:1 van het BW. Het eigendomsrecht impliceert de bevoegdheid van de rechthebbende tot het maken van afspraken met anderen over de voorwaarden tot het betreden van deze niet-openbare plaatsen.

In het verlengde van regelstelling ligt de bevoegdheid en soms de verplichting van de werkgever respectievelijk de rechthebbende om te controleren of de regels worden nageleefd. In geval van een vermoeden dat iemand de voorschriften niet naleeft en arbeidsrechtelijke of andere civielrechtelijke maatregelen geboden zijn, is feitenonderzoek vereist als basis voor een door de werkgever respectievelijk rechthebbende te nemen beslissing. Dit kan onderzoek in de geautomatiseerde voorzieningen van het bedrijf zijn, maar ook het interviewen van personen of het onderzoeken van het berichtenverkeer middels telecommunicatiemiddelen die door of namens de ondernemer beschikbaar zijn gesteld aan het (ingehuurde) personeel.

In toenemende mate worden binnen organisaties over deze vormen van werkgeverstoezicht afspraken gemaakt met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. In een aantal gevallen is het instemmingsrecht van de ondernemingsraad vereist op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Hoewel de ondernemer respectievelijk de rechthebbende dit onderzoek zelf in beginsel kan uitvoeren, wordt de sector particuliere onderzoeksbureaus in toenemende mate ingeschakeld om dit soort feitenonderzoek te doen.

Een andere rechtvaardiging om onderzoek in te (doen) stellen naar vermeende onregelmatigheden vormen de klokkenluiderregelingen. Zowel binnen de overheid als binnen het bedrijfsleven worden in toenemende mate – al dan niet verplicht door wetgeving – klokkenluiderregelingen ingevoerd, opdat werknemers beschermd worden als zij op vertrouwelijke wijze misstanden aan de orde willen stellen. Een melding noopt veelal tot het instellen van onderzoek om vast te stellen of de aantijgingen juist zijn.

Ook bij verzekeringsmaatschappijen is er sprake van een contractuele verhouding tussen de verzekeraar en de verzekerde. Beiden zijn gehouden zich te houden aan de verzekerings- overeenkomst en de overige eisen die de wet aan de verzekering en de bij de verzekering betrokken partijen stelt. In geval van het vermoeden van onregelmatigheden (bij het aangaan van de verzekeringsovereenkomst of bij het indienen van claims) van de zijde van de verzekerde of een derde heeft de verzekeraar binnen zekere grenzen de bevoegdheid om onderzoek te doen naar het handelen of nalaten van de bij de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst betrokken personen. Ook verzekeraars maken in toenemende mate gebruik van de expertise van de sector particuliere onderzoeksbureaus.

Tenslotte wordt de sector particuliere onderzoeksbureaus ingeschakeld door (rechts)personen die slachtoffer (menen te) zijn van een strafbaar feit en op grond van artikel 161 van het Wetboek van Strafvordering (hierna te noemen: WvSv) bevoegd zijn om daarvan aangifte te doen bij een opsporingsambtenaar. Het is gewenst dat zo’n aangifte goed gedocumenteerd is. Hoewel de aangever zelf bevoegd is om personen te interviewen, onderzoek op de plaats van het misdrijf in te stellen, is er een categorie aangevers die dit (voor)onderzoek en het daadwerkelijk doen van aangifte om redenen van efficiency en effectiviteit overlaat aan de sector particuliere onderzoeksbureaus.

Bij een groot aantal particuliere onderzoeksbureaus zijn de onderzoeksdossiers een integraal onderdeel van een geautomatiseerde opdrachten- c.q. voorvallenregistratie met zoek- en combinatiemogelijkheden. Op een dergelijk geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van onderzoeksopdrachten is de WBP van toepassing.

Er zijn ook particuliere onderzoeksbureaus die niet over een dergelijke geautomatiseerde opdrachten- c.q. voorvallenregistratie beschikken. Onderzoeksdossiers worden dan doorgaans alfabetisch of anderszins opgeslagen, maar vaak wel zodanig dat de in de onderzoeksdossiers opgenomen persoonsgegevens volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn. Volgens de WBP is dan sprake van een ‘bestand’ en van een opdrachten- c.q. voorvallenregistratie als bedoeld in deze gedragscode.

Ook indien een bescheiden kaartsysteem of een geautomatiseerd systeem verwijst naar de verschillende dossiers, de opgenomen personen of de vindplaats, is er sprake van een bestand en is de WBP ook van toepassing. Ook deze vorm van vastlegging is een opdrachten- c.q. voorvallenregistratie als bedoeld in deze gedragscode.

Een particulier onderzoeksbureau is verplicht de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie aan te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op basis van de aanmelding stelt de Autoriteit Persoonsgegevens een voorafgaand onderzoek in ter bepaling of een nader onderzoek ex artikel 32 lid 3 WBP moet worden ingesteld. Dat betekent dat een particulier onderzoeksbureau pas een aanvang mag nemen met de verwerking van persoonsgegevens nadat de Autoriteit Persoonsgegevens een verklaring omtrent rechtmatigheid heeft afgegeven ex artikel 32 lid 5 van de WBP, dan wel heeft aangegeven dat niet tot een nader onderzoek zal worden overgegaan. Indien melding gedaan is bij de Autoriteit Persoonsgegevens is dit raadpleegbaar op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) in het register meldingen

De opdrachten- c.q. voorvallenregistratie wordt niet alleen gebruikt voor de verwerking van onderzoeksrapporten. De opdrachten- c.q. voorvallenregistratie wordt veelal ook gebruikt als toetsbron bij achtergrondonderzoeken, bijvoorbeeld in het kader van pre employment- onderzoeken. Het gebruik van de gegevens uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie bij achtergrondonderzoeken is aan strikte voorwaarden gebonden (zie hiervoor paragraaf 5.4). Ook bij nieuwe aangemelde onderzoeken wordt (veelal) getoetst of de onderzochte perso(o)n(en) reeds eerder subject van onderzoek is/zijn geweest.

Wettelijk kader

Artikel 6 van de WBP bepaalt dat persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze.

Sectornormering

• 1. De sector particuliere onderzoeksbureaus onthoudt zich van het onrechtmatig vergaren van persoonsgegevens;

• 2. bij de methoden van gegevensvergaring (onderzoeksmethoden en -middelen) worden de bepalingen van hoofdstuk 7 van deze gedragscode in acht genomen;

• 3. de onderzoekshandelingen die zijn uitgevoerd worden zodanig vastgelegd, dat in het kader van (gerechtelijke) procedures een zelfstandig oordeel kan worden gevormd over de rechtmatigheid van de verkrijging van persoonsgegevens aan de hand van deze vastlegging;

• 4. persoonsgegevens die in strijd met artikel 6 van de WBP verkregen zijn mogen niet worden opgenomen in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie.

Toelichting:

Voor particuliere onderzoeksbureaus betekent de norm van artikel 6 van de WBP dat zij geen gegevens mogen verwerken, indien zij deze gegevens verkregen hebben door middel van illegale onderzoeksmethoden en -middelen. Zo zijn in het Wetboek van Strafrecht (hierna te noemen: WvSr) bepalingen opgenomen die het onopgemerkt afluisteren en opnemen van gesprekken of het onopgemerkt maken van afbeeldingen verbieden (zie de artikelen 139a – 139f WvSr). De norm heeft betrekking op het eigen handelen of nalaten van een particulier onderzoeksbureau. Het mag niet zelf verwijtbaar betrokken zijn bij onrechtmatige gegevensvergaring.

Indien een derde gegevens (bewijsmateriaal) aan een particulier onderzoeker overhandigt, dat door deze derde op onrechtmatige wijze is verkregen, hoeft dat derhalve niet te betekenen dat deze gegevens niet door het particulier onderzoeksbureau mogen worden verwerkt. Dit is echter anders indien deze derde met medeweten of op aandringen van het particulier onderzoeksbureau bij de gegevens- c.q. bewijsvergaring onrechtmatig heeft gehandeld, (bijvoorbeeld door op verzoek van het particulier onderzoeksbureau gegevens te verstrekken in strijd met een wettelijke geheimhoudingsbepaling). Een deugdelijke vastlegging van de wijze waarop gegevens zijn verkregen en van wie is derhalve van belang (zie hiervoor paragraaf 7.9).

Wettelijk kader

Artikel 7 van de WBP bepaalt dat persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld.

Sectornormering

Aanmelding opdrachten- en voorvallenregistratie bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

In het kader van de aanmelding van de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie bij de Autoriteit Persoonsgegevens door de sector particuliere onderzoeksbureaus ex artikel 27 van de WBP wordt als doel van de verwerking van persoonsgegevens aangegeven dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in het kader van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en dat deze in het bijzonder gericht is op de volgende activiteiten:

• a) Het vastleggen van de resultaten van recherchewerkzaamheden die op verzoek van (de) opdrachtgever(s) word(t)(en) ingesteld en het rapporteren van de bevindingen van de onderzoeksopdracht aan (de) opdrachtgever(s);

• b) het bevragen van de gegevens die op grond van de onder a genoemde activiteit zijn vastgelegd met het oog op onderzoeksopdrachten tot het uitvoeren van achtergrond- onderzoeken, alsmede bij de aanvaarding van nieuwe opdrachten;

• c) het (doen) verrichten van analyses van niet op personen herleidbare gegevens voor statistische en/of wetenschappelijke doeleinden en

• d) het doen van aangifte van een vermoeden van een gepleegd strafbaar feit bij een opsporingsambtenaar.

Vaststellen doeleinden bij aanvaarding van (nieuwe) opdrachten:

Bij het aanvaarden van (nieuwe) opdrachten wordt allereerst beoordeeld of de wens van de opdrachtgever overeenstemt met het doel van de verwerking zoals die bij de Autoriteit Persoonsgegevens is gemeld. Vervolgens wordt het concrete doel van de onderzoeksopdracht zo nauwkeurig mogelijk in de schriftelijke opdrachtbevestiging tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever vastgelegd. Een nauwkeurige omschrijving van de onderzoeksopdracht draagt bij aan de controleerbaarheid achteraf van de rechtmatigheid van gegevensverwerkingen. Een afschrift daarvan wordt bewaard in het onderzoeksdossier. Ook wijzigingen in de onderzoeksopdracht of aanvullingen daarop die plaatsvinden in de loop van het onderzoek worden schriftelijk bevestigd aan de opdrachtgever en bewaard in het onderzoeksdossier.

Toelichting:

Het aanmelden van de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie door een particulier onderzoeksbureau bij de Autoriteit Persoonsgegevens vereist, dat een doel wordt aangegeven voor het verwerken van persoonsgegevens. Aangezien een particulier onderzoeksbureau op commerciële basis voor derden werkt, zal bij de bedrijfsvoering een hoge mate van efficiency en effectiviteit nagestreefd worden. Alle activiteiten die van belang zijn voor een particulier onderzoeksbureau om de relatie met de opdrachtgever te kunnen aangaan en onderhouden komen derhalve in de algemene doelstelling tot uitdrukking. Deze activiteiten vormen een samenhangend geheel. Slechts indien deze activiteiten in samenhang worden uitgevoerd is het mogelijk dat de bedrijfsvoering op een efficiënte en effectieve wijze verloopt. Indien een particulier onderzoeksbureau niet alle activiteiten uitvoert – het verricht bijvoorbeeld geen achtergrondonderzoeken – kan het ervoor kiezen om deze activiteit niet te noemen bij de aanmelding.

Voor tal van andere bepalingen in deze gedragscode, zoals de bewaarduur van gegevens (paragraaf 5.5), het verdere gebruik van de verzamelde persoonsgegevens (paragraaf 5.4) en de bepaling dat niet meer gegevens worden verzameld dan voor het doel waarvoor zij verzameld vereist is (paragraaf 5.6), geldt deze aangemelde doelstelling als toetsingsmaatstaf.

De daadwerkelijke verwerking van persoonsgegevens in het kader van de diverse activiteiten moet in concreto telkens worden getoetst aan de algemene en bijzondere beginselen van de verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de gedragscode zijn uitgewerkt. Zo dient een particulier onderzoeksbureau respectievelijk particulier onderzoeker in een concrete onderzoeks- situatie een wettige grondslag te hebben om persoonsgegevens te kunnen verwerken. Deze wettige grondslagen worden genoemd in artikel 8 WBP (zie paragraaf 5.3). De in dit artikel genoemde grondslagen vereisen telkens een op proportionaliteit en subsidiariteit gebaseerde afweging, alvorens tot gegevensverwerking wordt overgegaan.

Om vorm en inhoud te kunnen geven aan de algemene en bijzondere beginselen van gegevensverwerking is vereist dat van meet af aan objectief vaststaat wat de specifieke opdracht is waarvoor een particulier onderzoeksbureau is ingeschakeld. Om die reden is in de sectornormering bepaald dat het concrete doel van de onderzoeksopdracht (de wens van de opdrachtgever) zo nauwkeurig mogelijk in de opdrachtbevestiging tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever wordt vastgelegd.

Nadere toelichting op de aangemelde activiteiten van een particulier onderzoeksbureau:

De primaire activiteit (sub a) is het vastleggen van de resultaten van onderzoeken die op verzoek van een opdrachtgever zijn of worden ingesteld. Particuliere onderzoeksbureaus worden ingeschakeld door opdrachtgevers die wensen dat een bepaald voorval of een bepaalde persoon wordt onderzocht of omdat er sprake is van een gedraging van iemand, waarbij ten nadele van de opdrachtgever(s) of een derde op enigerlei wijze schade is toegebracht of schade zou kunnen worden toegebracht. Het rechercheonderzoek heeft als doel gegevens te vergaren en te analyseren opdat de opdrachtgever de bevindingen kan gebruiken voor het nemen van beslissingen of voor het verkrijgen van een rechterlijke beslissing (waarbij de rechter bijvoorbeeld vaststelt dat iemand onrechtmatig heeft gehandeld). Bij het nemen van beslissingen kan gedacht worden aan beslissingen tot het beëindigen van een arbeidsovereenkomst van een personeelslid wegens onregelmatigheden of een beslissing tot het niet uitkeren van een schade-uitkering omdat de verzekerde verwijtbaar betrokken was bij het schadeveroorzakende voorval (bijvoorbeeld bij een brand). Voor een niet-limitatieve opsomming van recherchewerkzaamheden wordt verwezen naar paragraaf 4.1 van deze gedragscode.

De onder b genoemde activiteit wordt uitgevoerd in het kader van achtergrondonderzoeken. Dit wordt toegelicht aan de hand van pre employmentonderzoeken. Aan een groot aantal functies worden bijzondere eisen gesteld aan de integriteit en de verantwoordelijkheid van een sollicitant. Behalve het verifiëren van de door de sollicitant verstrekte gegevens, kan het onderzoek in het kader van pre employmentonderzoek ook bestaan uit het raadplegen van de eigen opdrachten- c.q. voorvallenregistratie of die van andere particuliere onderzoeksbureaus, teneinde vast te stellen of de sollicitant in het verleden als onderzochte persoon betrokken is geweest bij een particulier rechercheonderzoek. In dat geval kunnen antecedenten aan de opdrachtgever verstrekt worden. Er bestaat verwantschap tussen opdrachten waarbij de betrokkenheid van iemand bij een onregelmatigheid wordt onderzocht en opdrachten waarbij gevraagd wordt om vast te stellen of er ten aanzien van iemand betrouwbaarheidsrisico’s zijn waar de opdrachtgever of een derde bij te nemen beslissingen rekening mee dient te houden. Het toetsbaar maken van de persoonsgegevens uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie voor de onder b genoemde activiteit is slechts onder strikte voorwaarden toegestaan. De voorwaarden zijn uitgewerkt in paragraaf 5.4 van deze gedragscode.

De onder b vermelde activiteit legt tevens vast dat de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie geraadpleegd kan worden bij de aanvaarding van nieuwe opdrachten. Het komt regelmatig voor dat het menselijk geheugen van de particulier onderzoeker geprikkeld wordt bij het horen van bijvoorbeeld een naam, een straat of een firmanaam. In dit soort gevallen wordt de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie geraadpleegd omdat eerdere voorvallen en/of de onderzoekshouding van een onderzochte persoon relevant kunnen zijn bij het onderzoeken van een nieuwe gedraging. Het expliciet opnemen van de raadpleegmogelijkheid is eveneens gewenst in verband met de voortschrijdende automatisering van de bedrijfsprocessen en daarmee de digitale vastlegging van gegevens. Zodra de gebruiker de zoekfunctie activeert, wordt automatisch het archiefbestand geraadpleegd en worden de dossiers, waarin deze naam verwerkt is, weergegeven. Ook nu is relevant dat de particulier onderzoeker kennis draagt van eerdere onderzoeken tegen de onderzochte persoon. De vaststelling dat de onderzochte persoon al eerder subject was van particulier onderzoek, betekent niet dat deze wetenschap ook aan de opdrachtgever gerapporteerd moet worden. Het verstrekken van deze gegevens is beperkt tot achtergrondonderzoeken en mag alleen onder strikte voorwaarden, die genoemd zijn in paragraaf 5.4.

De activiteit onder d brengt tot uitdrukking dat het particulier onderzoeksbureau in voorkomende gevallen namens de opdrachtgever aangifte doet bij justitiële autoriteiten en in dat geval ook gegevens uit de opdrachten c.q. voorvallenregistratie verstrekt.

Wettelijk kader

Een gegevensverwerking is slechts gerechtvaardigd indien één van de in artikel 8 WBP genoemde verwerkingsgrondslagen van toepassing is.

Voor de sector particuliere onderzoeksbureaus zijn de volgende verwerkingsgrondslagen het meest relevant:

• a) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de onderzochte persoon, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert (artikel 8 aanhef en onder f WBP);

• b) De onderzochte persoon heeft voor de verwerking zijn uitdrukkelijke toestemming gegeven (artikel 8 aanhef en onder a WBP);

• c) de gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is (artikel 8 aanhef en onder c WBP);

• d) de gegevensverwerking is noodzakelijk ter vrijwaring van een vitaal belang van de onderzochte persoon (artikel 8 aanhef en onder d WBP);

Sectornormering

• 1. Voordat een particulier onderzoeksbureau een opdracht aanvaart en schriftelijk aan de opdrachtgever bevestigt, dient het particulier onderzoeksbureau vast te stellen dat de (aard van de) opdracht gerechtvaardigd is. De opdracht wordt geweigerd indien dat niet het geval is.

• 2. Bij de uitvoering van de opdracht toetst de particulier onderzoeker of de voorgenomen activiteit(en) (in het kader van deze normering ‘gegevensverwerking’ genoemd) verenigbaar is/zijn met de opdrachtformulering zoals deze tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever schriftelijk is vastgelegd.

• 3. Bij de verwerkingsgrondslagen onder a, c en d houdt de particulier onderzoeker rekening met de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de inbreuk op de belangen van de onderzochte persoon niet onevenredig mag zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel. Als gevolg van het subsidiariteitsbeginsel moet bezien worden of het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt in redelijkheid niet op een andere, voor de onderzochte persoon minder nadelige wijze kan worden bereikt.

Toelichting:

De verwerkingsgrondslag onder a is van toepassing op alle soorten van onderzoeken waarvoor een particulier onderzoeksbureau wordt ingeschakeld. Om te waarborgen dat de rechten en vrijheden van de onderzochte persoon gerespecteerd worden, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Allereerst moet de opdrachtgever zelf een gerechtvaardigd belang hebben om onderzoek te doen instellen naar (gedragingen van) iemand of de achtergrond van een persoon. Voor de opdrachtaanvaarding dient het particulier onderzoeksbureau zich af te vragen of het belang van de opdrachtgever gerechtvaardigd is. Indien een werkgever bijvoorbeeld bij herhaling bestolen wordt door zijn personeel, heeft hij een gerechtvaardigd belang om te achterhalen wie zijn vertrouwen geschonden heeft. Als het doel van de opdrachtgever het opsporen van een persoon is en uit de (eerste) contacten tussen het particulier onderzoeksbureau en opdrachtgever blijkt dat het achterliggende doel mogelijk of zeker een bedreiging van de veiligheid van de onderzochte persoon is (bijvoorbeeld ontvoering) moet de opdracht worden geweigerd. Als aan de voorwaarde van een gerechtvaardigd belang voldaan wordt, kan de opdracht aanvaard worden, mits de opdracht en het doel van het onderzoek zo concreet mogelijk worden vastgelegd (zie paragraaf 5.2).

In de wijze waarop de werkgever respectievelijk het particulier onderzoeksbureau in staat gesteld wordt om te achterhalen wie de dader is, zijn echter beperkingen gesteld. Zo verbiedt het Wetboek van Strafrecht dat personen met camera’s worden geobserveerd als dit vooraf niet kenbaar is gemaakt, tenzij degene die de opnamen vervaardigt een goede reden heeft om dit heimelijk te doen. Een opdracht aan een particulier onderzoeksbureau om op incidentele basis een verborgen camera te plaatsen kan derhalve gerechtvaardigd zijn als die goede reden aanwezig is (zie verder paragraaf 7.5).

Bij de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht moet een particulier onderzoeker telkens een afweging maken: hoe verhoudt zich het belang van de opdrachtgever tot het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de onderzochte persoon, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deze belangenafweging kan betekenen dat de particulier onderzoeker om redenen van proportionaliteit en subsidiariteit afziet van een op zich voor de hand liggende onderzoekshandeling. In het voorbeeld van het plaatsen van een verborgen camera bij werknemersdiefstal kan dat betekenen, dat niet tot plaatsing wordt overgegaan omdat er alternatieven zijn om vast te stellen wie het vertrouwen geschonden heeft. Als er geen minder ingrijpende alternatieven zijn kan de plaatsing van een verborgen camera uitkomst bieden. Zo’n camera mag echter niet worden opgehangen op plaatsen waar men zich onbespied mag wanen, zoals het toilet.

In de verwerkingsgrondslagen onder b en d wordt met name het belang van de onderzochte persoon tot uitdrukking gebracht.

De verwerkingsgrondslag onder b is met name van belang indien uit de onderzoeksrapporten blijkt dat de verdenking tegen de onderzochte persoon onterecht was en deze er belang bij heeft dat de onderzoeksrapporten of bevindingen van het onderzoek aan een derde worden verstrekt. Het vereiste van uitdrukkelijke toestemming is ook uitgewerkt in paragraaf 7.3 van deze gedragscode voor het interviewen van personen.

Voor het vaststellen of er sprake is van toestemming is essentieel dat de onderzochte persoon in vrijheid heeft kunnen bepalen dat de gegevensverwerking diens toestemming heeft. Bij twijfel over de vraag of de onderzochte persoon zijn toestemming heeft verleend, dient te worden geverifieerd of er terecht van uitgegaan wordt dat de onderzochte persoon er mee heeft ingestemd dat diens persoonsgegevens worden verwerkt.

De verwerkingsgrondslag onder d speelt met name een rol bij onderzoeksopdrachten om vermiste personen op te sporen. Het aanvaarden van zo’n opdracht is op zich legitiem. Deze legitimiteit is groter als deze personen vanwege een persoonlijkheidsstoornis of een andere persoonlijke omstandigheid (zoals een ondercuratelestelling of een ontvoering) niet in staat zijn hun eigen belangen te behartigen. De vereisten van proportionaliteit en subsidiariteit – die tot uitdrukking komen in het woord ‘noodzakelijk’ – vergen echter dat het belang van de vermiste persoon in geen geval in strijd mag zijn met het belang van de opdrachtgever. In specifieke situaties kan dat bijvoorbeeld betekenen dat het particulier onderzoeksbureau afziet van het doorgeven van de verblijfplaats van de vermiste persoon aan de opdrachtgever.

Bij de verwerkingsgrondslag die onder c genoemd is, heeft de particulier onderzoeker in feite geen keuze om de gegevens wel of niet te verwerken. De naleving van een wettelijke plicht is ook niet afhankelijk van de toestemming van de opdrachtgever. Het niet meewerken aan een wettelijke plicht kan immers betekenen dat de particulier onderzoeker een strafbaar feit pleegt. Bij het nakomen van wettelijke verplichtingen kan gedacht worden aan een op wettelijke grondslag gebaseerde vordering van een opsporingsinstantie om bepaalde gegevens en/of voorwerpen uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie ter beschikking te stellen respectievelijk uit te leveren (denk aan de artikelen 96a,126a en 126nd van het WvSv). De verwerking wordt ook uitgevoerd wanneer een particulier onderzoeker wordt opgeroepen om te getuigen in rechte. In het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (artikel 165) en het WvSv zijn bepalingen opgenomen, die degene die op wettige wijze is opgeroepen in een gerechtelijke procedure verplichten een getuigenis af te leggen. De verwerking geschiedt eveneens in die gevallen dat artikel 160 WvSv een ieder verplicht (dus ook de particuliere onderzoeker) om aangifte te doen bij een opsporingsambtenaar, indien hij kennis draagt van bepaalde misdrijven. Daarbij kan gedacht worden aan misdrijven zoals moord, doodslag, verkrachting, mensenroof en misdrijven tegen de veiligheid van de staat.

Wettelijk kader

Artikel 9 van de WBP bepaalt dat persoonsgegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Bij de beoordeling of een verwerking (on)verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen houdt de sector particuliere onderzoeksbureaus in elk geval rekening met:

• a) De verwantschap tussen het doel van de beoogde verwerking en het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen;

• b) de aard van de betreffende gegevens;

• c) de gevolgen van de beoogde verwerking voor de betrokkene; en

• d) de mate waarin jegens de betrokkene wordt voorzien in passende waarborgen.

Sectornormering

De aard van de gegevens (gegevens over laakbaar en soms zelfs strafbaar gedrag) en de gevolgen van verstrekking van deze gegevens over de onderzochte perso(o)n(en) aan derden vergen dat uitermate prudent wordt omgegaan met persoonsgegevens, die zijn vastgelegd in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie. De (verdere) verwerking van gegevens kan leiden tot uitsluiting van bepaalde producten, diensten en/of een andere contractuele relatie door derden met de onderzochte perso(o)n(en). Voor de onderzochte persoon dient van meet af aan duidelijk te zijn dat antecedenten ook aan derden verstrekt kunnen worden in het kader van achtergrond- onderzoeken. Om die reden wordt dit aan de onderzochte persoon medegedeeld, zodat hij/zij in voorkomende gevallen de rechten kan uitoefenen zoals die zijn opgenomen in artikel 36 e.v. WBP (zie paragraaf 9.2 en 9.3). Bij verstrekking van antecedenten worden de volgende regels in acht genomen:

• 1. Aan opdrachtgevers die wensen dat een achtergrondonderzoek wordt uitgevoerd worden uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie geen andere gegevens verstrekt dan antecedenten. In geen geval wordt de onderzoeksrapportage integraal beschikbaar gesteld;

• 2. er moet zijn vastgesteld dat de onderzochte persoon betrokken is bij het plegen van strafbare of laakbare gedragingen en/of overtreding van (wettelijke) voorschriften dan wel pogingen daartoe. In dat geval is sprake van ‘harde gegevens’. Indien uitsluitend sprake is van een ‘vermoeden’ (bijvoorbeeld meningen, veronderstellingen of informatie van horen zeggen) mogen de gegevens niet aan opdrachtgevers voor een achtergrondonderzoek worden verstrekt vanwege de mogelijke gevolgen voor de onderzochte persoon;

• 3. indien de onderzochte persoon voorkomt in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie, worden alleen die antecedenten verstrekt die relevant zijn voor de functie of de contractuele relatie die de opdrachtgever voornemens is aan te bieden respectievelijk aan te gaan;

• 4. aan opdrachtgevers voor achtergrondonderzoeken worden geen antecedenten verstrekt indien eerdere opdrachtgevers dit hebben uitgesloten.

Toelichting:

De doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen worden genoemd in paragraaf 5.2. Er zijn in het kader van de bedrijfsvoering van de sector particuliere onderzoeksbureaus twee categorieën opdrachtgevers te onderscheiden: de opdrachtgever die een bepaald voorval onderzocht wil hebben en daarover gerapporteerd wil worden (hierna te noemen ‘eerste categorie opdrachtgevers’) en de opdrachtgever die -voor zichzelf of een ander – wil weten of met een bepaalde (rechts)persoon een contractuele relatie kan worden aangegaan (hierna te noemen ‘tweede categorie opdrachtgevers’). Artikel 9 WBP is met name van belang voor opdrachten ten behoeve van de tweede categorie opdrachtgevers. Karakteristieken uit de onderzoeksrapportage van de eerste categorie opdrachtgevers (antecedenten) worden namelijk mede bewaard en in voorkomende gevallen beschikbaar gesteld aan opdrachtgevers van de tweede categorie. Voor deze tweede categorie opdrachtgevers worden de gegevens uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie geraadpleegd om vast te stellen of de persoon waarover gerapporteerd moet worden al eerder als onderzochte persoon subject was van een particulier rechercheonderzoek.

De vaststelling dat iemand al eerder subject was van particulier rechercheonderzoek kan van belang zijn voor de door de tweede categorie opdrachtgevers of een derde te nemen beslissing over het al dan niet aangaan, het al dan niet onder voorwaarden aangaan, dan wel het continueren of beëindigen van een arbeidsovereenkomst of een zakelijke relatie. De verwachting is gerechtvaardigd dat in toenemende mate opdrachten worden verstrekt tot het uitvoeren van achtergrondonderzoeken door de sector particuliere onderzoeksbureaus. Zo zijn verschillende sectoren in het bedrijfsleven op grond van wet- en regelgeving reeds verplicht toekomstig personeel te screenen indien het voornemen bestaat hen te benoemen op integriteitgevoelige functies. Daarbij kan gedacht worden aan de financiële sector. Eerste categorie opdrachtgevers kunnen het gebruik van gegevens uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie voor de tweede categorie opdrachtgevers contractueel uitsluiten.

De voorwaarde onder drie brengt tot uiting dat de risico’s voor de opdrachtgever de mate bepalen waarin antecedenten relevant zijn voor de opdrachtgever. Alleen die antecedenten mogen worden verstrekt die gevaar opleveren voor de functie of de contractuele relatie. Indien de onderzochte persoon vergelijkbare gedragingen als waarvoor hij reeds gedocumenteerd is in die functie of binnen de contractuele relatie zou herhalen, schaadt dat de belangen van de opdrachtgever. Bij een antecedentenonderzoek dient het particulier onderzoeksbureau van de opdrachtgever derhalve te verlangen dat deze aangeeft wat de taken en bevoegdheden van de te onderzoeken persoon zijn en welke risico’s dat met zich meebrengt voor de opdrachtgever.

Antecedenten worden slechts verstrekt mits is vastgesteld dat de onderzochte persoon strafbare feiten en/of laakbare handelingen heeft gepleegd en/of pogingen daartoe heeft ondernomen. Vage vermoedens zijn niet voldoende om te kunnen spreken van antecedenten. De verweten gedraging moet bijvoorbeeld blijken uit video- en of geluidsopnamen, een bekentenis van de onderzochte persoon of betrouwbare verklaringen van collega’s die gezien hebben dat de onderzochte persoon de verweten gedraging beging (dus geen meningen of veronderstellingen of verklaringen van horen zeggen). Wanneer gevraagd wordt naar de antecedenten van meneer X geboren op 13 april 1969 te Heemskerk, worden, voor zover deze gegevens relevant zijn voor de functie of de contractuele relatie die de opdrachtgever voornemens is aan te bieden respectievelijk aan te gaan, de volgende gegevens verstrekt:

‘Er is vastgesteld dat meneer X in september 2013 ontslagen is wegens herhaalde diefstallen door hem gepleegd in de periode van 1 mei 2013 tot 4 augustus 2013. Hij heeft het feit bekend en is door de politierechter te Oost-Nederland voor deze feiten veroordeeld’.

Wettelijk kader

Artikel 10 van de WBP bepaalt dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

Sectornormering

Gegevens uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie blijven minimaal één jaar bewaard nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan de opdrachtgever en worden verwijderd binnen een periode van maximaal vijf jaar na het moment van eerste vastlegging.

De periode van vijf jaar wordt verlengd, indien zich ten aanzien van de onderzochte persoon een nieuwe aanleiding als hiervoor vermeld heeft voorgedaan, die wordt opgenomen in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie. In die gevallen begint de termijn van vijf jaar opnieuw te lopen, vanaf het moment van vastlegging van gegevens.

Gegevens worden in ieder geval uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie verwijderd indien voldaan wordt aan een verzoek ex artikel 36 van de WBP.

In afwijking van de hiervoor genoemde bewaartermijnen blijft het onderzoeksdossier bewaard zolang dat geboden is in verband met de behandeling van lopende procedures en zaken die nog onder de rechter zijn en waarbij de mogelijkheid bestaat dat hetzij de opdrachtgever, hetzij het particulier onderzoeksbureau in rechte wordt opgeroepen.

Toelichting:

Persoonsgegevens worden om meerdere redenen bewaard nadat het onderzoeksrapport aan de opdrachtgever is aangeboden. Allereerst worden persoonsgegevens bewaard ten behoeve van opdrachtgevers in het kader van de behandeling van juridische procedures of geschillen waarbij de opdrachtgever partij is. Daarbij kan gedacht worden aan een nog lopende ontslagprocedure van de onderzochte persoon of een lopende strafzaak indien van het voorval aangifte is gedaan bij de politie.

Verder worden de gegevens bewaard voor het behandelen van klachten die worden ingediend tegen het particulier onderzoeksbureau zelf op grond van artikel 18 van de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus, het voldoen aan wettelijke plichten (zoals het getuigen in rechte) en voor vervolgopdrachten van de primaire opdrachtgever.

Tenslotte worden de gegevens bewaard voor opdrachtgevers van de tweede categorie (als bedoeld in paragraaf 5.4). Het gebruik van de gegevens uit eerdere opdrachten voor deze categorieopdrachtgevers is beperkt tot achtergrondonderzoeken.

De bewaarduur van vijf jaar is van belang aangezien opdrachtgevers met enige regelmaat gegevens uit het dossier nog in willen zien en/of gegevens uit het dossier nodig hebben. Vaak blijkt pas geruime tijd na afsluiting van het particulier rechercheonderzoek dat juridische procedures lopen. Met enige regelmaat worden particulier onderzoekers opgeroepen om te getuigen. Vaak wil de rechter weten of er inhoudelijke verschillen zijn tussen de aan de opdrachtgever aangeboden rapport en eerdere kladversies. De bewaartermijn van vijf jaar sluit ook aan bij de verjaringstermijn voor rechtsvorderingen (artikel 3:310 BW). Zowel de onderzochte persoon als de opdrachtgever kunnen het particulier onderzoeksbureau in voorkomende gevallen aanspreken tot vergoeding van schade wegens onrechtmatige daad respectievelijk wanprestatie. In dat geval dient het particulier onderzoeksbureau in staat te zijn zich gemotiveerd te verdedigen door overlegging van stukken uit het onderzoeksdossier.

De minimale bewaarduur van één jaar nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan de opdrachtgever is van belang in het kader van toezicht en transparantie, maar ook voor mogelijke

juridische procedures tegen het particulier onderzoeksbureau en klachtenbehandeling. Als het dossier onmiddellijk of kort na uitvoering van het onderzoek wordt vernietigd, zijn er onvoldoende mogelijkheden om de uitvoering van het onderzoek te toetsen aan de privacygedragscode.

Wettelijk kader

Artikel 11 van de WBP bepaalt dat persoonsgegevens slechts worden verwerkt voor zover zij gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, terzake dienend en niet bovenmatig zijn.

Sectornormering

Er worden niet meer gegevens vastgelegd of in beheer genomen dan uiteindelijk nodig zijn voor het opstellen van een onderzoeksrapport voor de opdrachtgever. Niet relevante gegevens dienen derhalve direct na vaststelling daarvan te worden vernietigd of teruggegeven om te voorkomen dat deze in het dossier belanden en bewaard blijven.

Toelichting:

De aard van een particulier rechercheonderzoek kenmerkt zich doordat de particulier onderzoeker in eerste instantie met gegevens te maken krijgt, waarvan nog niet vaststaat of deze uiteindelijk relevant zullen zijn voor het betreffende onderzoek. De norm impliceert dat de particulier onderzoeker zich permanent de vraag moet stellen of de gegevens daadwerkelijk relevant zijn. Verzamelde of in beheer genomen persoonsgegevens worden zo spoedig mogelijk na het wegvallen van de noodzaak om deze gegevens te verzamelen of in beheer te nemen vernietigd, dan wel aan de verstrekker geretourneerd.

Voorts zijn er opdrachtgevers die na het aanvaarden van de opdracht grote hoeveelheden voorwerpen, en administratie aan het particulier onderzoeksbureau beschikbaar stellen ten behoeve van het onderzoek. Er zijn opdrachtgevers die er op aandringen dat de particulier onderzoeker respectievelijk het particulier onderzoeksbureau deze zaken voor hen bewaart met het oog op eventuele toekomstige geschillen met de onderzochte persoon, ook al houden deze zaken niet direct verband met hetgeen in het uiteindelijke onderzoeksrapport verwoord is. Dit wordt onwenselijk geacht.

Wettelijk kader

Artikel 12 van de WBP bepaalt dat een ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke de persoonsgegevens slechts verwerkt in opdracht van de verantwoordelijke.

Deze personen zijn vervolgens verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. De geheimhoudingsverplichting geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of indien uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Sectornormering

Alle in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie opgenomen gegevens worden als strikt vertrouwelijk behandeld. Een particulier onderzoeksbureau is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen bij de aanvaarding en de uitvoering van de opdracht bekend is geworden en legt deze verplichting tevens op aan de bij de opdracht ingeschakelde personen. Een particulier onderzoeksbureau treft voorzieningen die waarborgen dat medewerkers onder een geheimhoudingsplicht vallen die zich zowel tijdens de duur van de dienstbetrekking als na afloop daarvan uitstrekt.

Toelichting:

Artikel 12 WBP is van toepassing op personen die onder het gezag van de verantwoordelijke werkzaam zijn. Personeel in dienst van de sector particuliere onderzoeksbureaus valt reeds uit hoofde van artikel 13 van de Wpbr onder een geheimhoudingsverplichting. Voor personen die niet onder het gezag van de verantwoordelijke vallen dient contractueel te worden vastgelegd dat de geheimhoudingsbepaling op hen van toepassing is.

De geheimhoudingsverplichting geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of indien uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Voor de gevallen die hieronder vallen wordt verwezen naar paragraaf 5.3 onder b.

Wettelijk kader

Artikel 13 van de WBP bepaalt dat de verantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen neemt om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging dienen deze maatregelen te voorzien in een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Sectornormering

Een particulier onderzoeksbureau neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Verder neemt een particulier onderzoeksbureau maatregelen die er mede op gericht zijn om ongeoorloofde omgang met persoonsgegevens binnen de organisatie tegen te gaan.’ Leidraad voor de beveiliging van persoonsgegevens zijn de richtsnoeren ‘Beveiliging van Persoonsgegevens’ van de Autoriteit Persoonsgegevens en de best practice ISO 27002.

Voor de concrete invulling van de beveiligingsnormen die specifiek voor de sector gelden wordt verwezen naar Bijlage 1 bij deze privacygedragscode.

Toelichting:

Artikel 13 van de WBP spreekt over technische en organisatorische maatregelen. Technische maatregelen zijn de logistieke en fysieke maatregelen in en rondom de informatiesystemen (zoals toegangscontroles, vastlegging van gebruik en back up). Organisatorische maatregelen zijn maatregelen voor de inrichting van de organisatie en voor het verwerken van persoonsgegevens (zoals de toekenning van verantwoordelijkheden en bevoegdheden).

Gelet op het feit dat door particuliere onderzoeksbureaus bijzondere persoonsgegevens, zoals strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt, en gelet op het feit dat persoonsgegevens kunnen worden verzameld teneinde een beeld van iemands persoonlijke leven te verkrijgen, betekent dit dat aan de sector zwaardere eisen mogen worden gesteld ten aanzien van de beveiliging van persoonsgegevens.

Algemeen

Op basis van wet- en regelgeving, de drie basisregels, rechterlijke uitspraken, achtergrondstudies en verkenningen van de Autoriteit Persoonsgegevens worden in de paragrafen 7.2 tot en met 7.8 normen gegeven voor de meest voorkomende onderzoeksmethoden en -middelen. Dit normatief kader heeft de Autoriteit Persoonsgegevens ook gehanteerd bij het beoordelen van de rechtmatigheid van bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens door de sector particuliere onderzoeksbureaus in het kader van voorafgaande onderzoeken (artikelen 31 en 32 WBP). Indien overeenkomstig deze normen wordt gehandeld is (verdere) gegevensverwerking in beginsel rechtmatig. Tenzij de rechter in een concrete situatie anders oordeelt wordt dan voldaan aan de criteria van artikel 6 van de WBP. Naast de normen die in de paragrafen 7.1 tot en met 7.8 zijn opgenomen voor de daar omschreven onderzoeksmethoden en -middelen, neemt de sector particuliere onderzoeksbureaus bij de uitvoering van haar werkzaamheden de normen in acht die in deze paragraaf zijn opgenomen. Deze algemene normen gelden ook voor die onderzoeksmethoden en -middelen die niet uitdrukkelijk in deze gedragscode zijn genormeerd omdat het meer voor de hand liggende onderzoeksmethoden en -middelen zijn die de sector particuliere onderzoeksbureaus hanteert, alsmede onderzoeksmethoden en -middelen die slechts sporadisch worden gebruikt.

Sectornormering

• 1. Onderzoeksmethoden en -middelen worden slechts aangewend na overleg met de opdrachtgever. In dat overleg wordt vastgesteld of de opdrachtgever zelf ook bevoegd zou zijn geweest de onderzoeksmethode of het -middel aan te wenden, indien deze het onderzoek zelf zou hebben verricht;

• 2. voorafgaand aan de inzet van de onderzoeksmethode en/of -middel moet worden bepaald tot welk resultaat de onderzoeksmethode en/of -middel moet kunnen leiden. Daarmee wordt beoogd om te voorkomen, dat gegevens worden vergaard die niet strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de onderzoeksopdracht;

• 3. bij het bepalen van de aard van de onderzoeksmethoden en -middelen worden de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht genomen, inhoudende dat steeds de minst bezwarende onderzoeksmethode dan wel het -middel op de minst bezwarende wijze wordt toegepast.

Toelichting:

Dit algemene gedragsartikel geldt voor alle onderzoeksmethoden en -middelen die in deze gedragscode uitdrukkelijk genormeerd zijn. De normering geldt ook voor meer of minder voor de hand liggende onderzoeksmethoden en -middelen, zoals het raadplegen van openbare registers en openbare bronnen (zoals het internet), het analyseren van door de opdrachtgever opgevraagde gespecificeerde nota’s bij telecommunicatiebedrijven en het veiligstellen van sporen op de onderzoekslocatie. Verder is deze normering van belang voor onderzoeksmethoden en -middelen die nu nog niet of niet vaak gehanteerd worden, maar in de nabije toekomst wellicht wel (bijvoorbeeld door nieuwe technieken). Een voorbeeld van een onderzoeksmethode dat niet vaak gehanteerd wordt is de inzet van een particulier onderzoeker als pseudowerknemer. Deze onderzoeksmethode kan bijvoorbeeld ingezet worden als een groep werknemers verdacht wordt van het stelselmatig wegnemen van bedrijfseigendommen en er een grote mate van samenspanning vermoed wordt, terwijl het niet mogelijk is om op andere wijze informatie te krijgen over de diefstallen, de daarbij betrokkenen en de onderlinge rolverdeling. In overleg met de opdrachtgever kan er dan voor gekozen worden om een particulier onderzoeker enige tijd ‘werkzaam’ te laten zijn op de afdeling.

Algemeen

Het betreden van plaatsen kan noodzakelijk zijn om het doel van de opdracht te kunnen realiseren. Daarbij kan gedacht worden aan het zoeken naar sporen die in relatie staan tot de onderzochte gedraging, het inzien van bescheiden, het observeren van personen, het kopiëren van bescheiden en het interviewen van personen. Bij het betreden van niet-openbare (besloten) plaatsen dient de particulier onderzoeker rekening te houden met de belangen en rechten van anderen, onder wie de rechthebbende. In deze paragraaf worden normen gesteld om te voorkomen dat een particulier onderzoeker een niet-openbare plaats betreedt en daar een tijdlang onopgemerkt vertoeft of een pand binnendringt zonder medeweten van de rechthebbende. De gedachte dat geen sprake is van ‘wederrechtelijk binnendringen’ omdat de particulier onderzoeker bij het betreden van de niet openbare (besloten) plaats (nog) geen weigering of hindering heeft ondervonden is niet juist.

Sectornormering

• 1. Betreden van niet-openbare plaatsen geschiedt alleen met toestemming van de rechthebbende of op grond van anderszins verkregen recht;

• 2. een particulier onderzoeker maakt aan de rechthebbende of aan degene die namens deze optreedt duidelijk kenbaar wie hij is en in welke hoedanigheid hij aanwezig is, zodra dit redelijkerwijs mogelijk is;

• 3. indien onderzoeksbelangen daardoor niet worden geschaad, wordt aan de rechthebbende gemeld waarom de plaats betreden wordt;

• 4. de handeling(en) die word(t)(en) uitgeoefend op de plaats die wordt betreden dienen zo gericht mogelijk te worden uitgevoerd.

Toelichting:

Onder niet-openbare (besloten) plaatsen vallen woningen en andere niet-openbare en niet voor een ieder toegankelijke plaatsen, zoals loodsen, fabrieks- of bedrijfsruimten, kantoorgebouwen of erven. Openbare of voor een ieder toegankelijke gebouwen en plaatsen, zoals een winkel gedurende openingstijden, de lounge van een hotel, een bardancing of een restaurant vallen niet onder het begrip niet-openbare (besloten) plaats.

Artikel 138 van het WvSr verbiedt het wederrechtelijk binnendringen in woningen, lokalen en erven die bij een ander in gebruik zijn. Om die reden is in de eerste norm opgenomen dat voor het betreden toestemming van de rechthebbende vereist is. Er zijn situaties denkbaar dat de particulier onderzoeker zich begeeft op een plaats zonder dat de rechthebbende hiervan noodzakelijkerwijs op de hoogte is. Zo kan het bij een woningbrand gebeuren dat een eigenaar-bewoner onbereikbaar op vakantie is, terwijl de verzekeraar van het pand aan een particulier onderzoeksbureau opdracht geeft om een toedrachtonderzoek in te stellen. Het betreden van de plaats is dan toch mogelijk indien de zaakwaarnemende buurman toestemming verleent of de verzekeringsvoorwaarden een beding bevatten dat het ontbreken van toestemming opvult.

Algemeen

Een interview is een gesprek van een of meer particulier onderzoekers met een persoon met het doel om aanwijzingen te vergaren over de al dan niet vermeende betrokkenheid van deze persoon of een derde bij een te onderzoeken gedraging of om informatie te vergaren over iemand in het kader van achtergrondonderzoeken. Als basisregel voor het interviewen geldt dat de medewerking aan een onderzoek te allen tijde gebaseerd is op vrijwilligheid. Voorafgaand aan het interview zal de particulier onderzoeker deze vrijwilligheid benadrukken. Tevens zal voor aanvang van elk interview de reden van het onderzoek kenbaar worden gemaakt.

Sectornormering

• 1. Een particulier onderzoeker maakt voorafgaand aan het interview duidelijk kenbaar wie hij is en informeert de bevraagde persoon over de reden waarom hij/zij geïnterviewd wordt en waarvoor zijn/haar verklaring wordt gebruikt, alsmede dat de verklaring vrijwillig wordt afgelegd. Op deze wijze wordt voorkomen dat de verklaring (tegen een ander) gebruikt wordt, zonder dat de bevraagde persoon daarop bedacht is;

• 2. ondanks dat een ieder die onder een wettelijke of contractuele geheimhoudingsbepaling valt zelf verantwoordelijk is voor de naleving daarvan, attendeert de particulier onderzoeker de bevraagde persoon op de gevolgen van schending van deze plicht, één en ander voor zover de geheimhoudingsbepaling aan de particulier onderzoeker bekend is, dan wel redelijkerwijs bekend kan zijn;

• 3. het verdient de voorkeur om het interview met de onderzochte persoon door twee personen, waarvan tenminste één particulier onderzoeker te doen plaatsvinden. Als dat niet mogelijk is kan volstaan worden met een bandopname van het interview of een integrale opname van het interview op videoband. De onderzochte persoon moet hiervoor expliciete toestemming hebben gegeven;

• 4. de particulier onderzoeker onthoudt zich van alles op grond waarvan gezegd kan worden dat de verklaring van de bevraagde persoon niet in vrijheid is afgelegd;

• 5. het interview met de onderzochte persoon wordt (schriftelijk) vastgelegd en is een correcte weergave van hetgeen besproken is. De particulier onderzoeker dient het interviewverslag binnen een redelijke termijn aan de onderzochte persoon voor te leggen, opdat deze de gelegenheid heeft om eventuele onjuistheden in de verslaglegging te signaleren. De onderzochte persoon kan niet gedwongen worden om het interviewverslag te lezen en/of te ondertekenen;

• 6. Als van een interview met een ander dan de onderzochte persoon een schriftelijk verslag wordt opgemaakt en als dit verslag integraal wordt opgenomen in het onderzoeksrapport, dient de tweede volzin van de vijfde norm naar analogie te worden toegepast.

• 7. indien de onderzochte persoon tijdens het interview bijstand of vergezelling door een advocaat of vertrouwenspersoon wenst, wordt dat overlegd met de opdrachtgever. Tegen de achtergrond van de vrijwilligheid van het interview is bijstand of vergezelling als regel toegestaan.

Toelichting:

De begripsomschrijving van ‘interview’ moet worden bezien tegen de achtergrond van het type onderzoeken waarmee particulier onderzoekers belast worden. Enerzijds zijn er onderzoeken waarbij getracht wordt om vast te stellen of iemand al dan niet verwijtbaar betrokken is of is geweest bij een bepaalde gedraging, anderzijds zijn er onderzoeken waarbij iemands achtergrond nagetrokken wordt. Zodra er een min of meer officieel gesprek plaatsvindt over de al dan niet vermeende betrokkenheid van iemand bij een onrechtmatige handeling of een gearrangeerd gesprek plaatsvindt in het kader van een achtergrondonderzoek, is sprake van een interview.

Van meet af aan moet dan voor anderen duidelijk zijn dat een particulier onderzoeker als particulier onderzoeker optreedt. Een particulier onderzoeker mag daarover geen misverstand laten bestaan. Het initiatief om te zeggen wie hij is en waarvoor hij komt dient bij de particulier onderzoeker zelf te liggen. Op grond van de Wpbr dient de particulier onderzoeker zijn legitimatiebewijs op verzoek te tonen Het komt de transparantie ten goede als de particulier onderzoeker bij de aanvang van het interview het legitimatiebewijs toont en (eventueel) een visitekaartje waarop diens naam is vermeld alsmede de naam en de contactgegevens van het recherchebureau namens wie hij/zij optreedt.

Algemene vragen (zoals: ‘Kunt u mij vertellen op welk huisnummer de heer X woont’ of het inwinnen van inlichtingen bij openbare bronnen (zoals het informeren naar iemands telefoonnummer bij KPN via 0900 8008) vallen niet onder het begrip ‘interview’. Dit soort algemene vragen wordt aangemerkt als sturingsinformatie, informatie die nodig is om richting te geven aan het onderzoek.

Voor de sector particuliere onderzoeksbureaus gelden nauwelijks wettelijke bepalingen die het interviewen normeren. De verplichting voor opsporingsambtenaren om voorafgaand aan een verhoor aan een verdachte de cautie te geven (artikel 29 van het WvSv) geldt niet voor particulier onderzoekers. Het zwijgrecht voor verdachten is bedoeld als waarborg tegen ongeoorloofde druk van justitiële autoriteiten en tegen methoden om bewijs onder dwang en tegen de wil van de verdachte te verkrijgen. De bepaling in de Wpbr, waarin gesteld wordt dat van een beveiligingsorganisatie of particulier onderzoeksbureau mag worden verlangd ‘dat zal worden gehandeld in overeenstemming met hetgeen van een goede beveiligingsorganisatie of van een goed particulier onderzoeksbureau in het maatschappelijk verkeer mag worden verwacht’ is te vaag om daaruit een interviewstandaard af te leiden.

De eerste norm is een uitwerking van artikel 33 van de WBP: indien gegevens worden verkregen van een ander, moet de verantwoordelijke diens identiteit bekend maken nog vóór het moment dat gegevens door de ander worden verstrekt en dient de ander geïnformeerd te worden over het doel waarvoor de gegevens zijn bestemd.

De derde norm is opgenomen opdat achteraf tijdens een rechtszaak kan worden gereconstrueerd hoe het interview met de onderzochte persoon is verlopen. Dit is vooral van belang voor de opdrachtgever als hij zich moet verdedigen tegen de stelling van de onderzochte persoon dat sprake was van ongeoorloofde druk tijdens het interview (en dat daardoor bijvoorbeeld sprake was van handelen in strijd met art. 7:611 BW, het goed werkgeverschap). Als het interview door één persoon wordt uitgevoerd is het voor de opdrachtgever lastig om een dergelijk verweer gemotiveerd te betwisten. Vandaar dat is aangegeven dat het de voorkeur verdient dat het interview door twee personen geschiedt. De twee personen kunnen beide particulier onderzoeker zijn; het is ook denkbaar dat de onderzoeker het interview uitvoert met een vertegenwoordiger van de opdrachtgever (zoals een afdelingsmanager, een medewerker personeelsdienst of een bedrijfsrechercheur). Als het interview wordt opgenomen zijn ook voldoende mogelijkheden aanwezig om de wijze waarop het interview is geschied te reconstrueren.

In de vierde norm wordt aangegeven dat de particulier onderzoeker zich onthoudt van alles waarvan gezegd kan worden dat de verklaring van de bevraagde persoon niet in vrijheid is afgelegd. Alleen al van het bevragen van iemand door een particulier onderzoeksbureau gaat een zekere druk uit. Aangezien gesprekken gevoerd worden op basis van vrijwilligheid is doorgaans geen sprake van ongeoorloofde druk. De grens tussen wat nog wel en wat niet meer geoorloofd is, is moeilijk te trekken. Een indringende bevraging van de onderzochte persoon is op zichzelf toegestaan. Zo is toegestaan dat iemand die ontkent, geconfronteerd wordt met (ander) bewijsmateriaal en mag gewezen worden op de zwakheid van diens positie. Er is echter wel sprake van ongeoorloofde druk indien lichamelijke druk wordt gebruikt. Ongeoorloofd is ook het doen van beloften die niet waar gemaakt kunnen worden of verbaal geweld.

In de praktijk komt het voor dat bij onderzochte personen een vrij defensieve interviewtechniek wordt toegepast. Bij deze interviewtechniek wordt voorafgaand aan het gesprek zoveel mogelijk materiaal verzameld over de onderzochte persoon en diens achtergrond, de zaak zelf, de administratieve procedures en de (digitale of administratieve) sporen die duiden op verwijtbare betrokkenheid van de onderzochte persoon. In het daarop volgende gesprek wordt de onderzochte persoon zoveel mogelijk zelf aan het woord gelaten door middel van ‘open vragen’ (wie, wat, waarmee, wanneer etc). Tijdens dit gesprek blijkt vanzelf of iemand liegt en of feiten verdraaid worden. Met deze leugens wordt hij vervolgens geconfronteerd, zodat hij uiteindelijk gaat inzien dat verder ontkennen zinloos is.

De tweede volzin van de vijfde norm is vooral van belang voor de opdrachtgever als de onderzochte persoon tijdens een rechtszaak stelt dat wat hij tijdens het interview gezegd heeft onjuist is weergegeven. Door het overleggen van de uitgewerkte verklaring kan de opdrachtgever een dergelijk verweer gemotiveerd weerleggen. De analoge toepassing van de tweede volzin van

de vijfde norm voor anderen dan de onderzochte persoon benadrukt dat zorgvuldig wordt omgegaan met de belangen van anderen. Als slechts een samenvatting gemaakt wordt van een interview met een ander dan de onderzochte persoon en als deze samenvatting wordt opgenomen in de rapportage, verdient het aanbeveling die samenvatting inhoudelijk af te stemmen met degene met wie gesproken is. Praktisch kan dit door de samenvatting per email toe te sturen en aan de bevraagde persoon te vragen in een reply aan te geven dat hij/zij akkoord is met de samenvatting.

Algemeen

Observatie vindt plaats indien gedragingen van iemand of hetgeen bekend moet worden om onderzoekstactische redenen niet rechtstreeks aan de onderzochte persoon of een derde gevraagd kan worden. Observatie kan ondersteund worden met technische hulpmiddelen (zoals camera’s, zie paragraaf 7.5) of plaatsbepalingsapparatuur (zoals GPS-apparatuur bij het volgen van voertuigen).

Sectornormering

• 1. Naarmate de observatie meer in het openbaar plaatsvindt, zal er minder snel van een inbreuk op de privacy sprake zijn en is observatie in beginsel toegelaten;

• 2. indien de observatie – ook in het openbaar – langdurig en systematisch (dynamisch volgen) plaatsvindt is observatie slechts onder bijzondere omstandigheden toegestaan;

• 3. de sector particuliere onderzoeksbureaus onthoudt zich, van observatie van personen indien deze personen verkeren in situaties, waarbij zij er aanspraak op moeten kunnen maken onbevangen zichzelf te zijn;

• 4. een rapport inzake observatie beperkt zich tot de waarneming van die gedragingen die relevant zijn voor de opdrachtgever.

Toelichting:

Observatie is een belangrijke onderzoeksmethode als er duidelijke aanwijzingen zijn dat iemand zich schuldig maakt of zal maken aan laakbaar en/of strafbaar handelen of indien er gerede twijfel is omtrent de juistheid en volledigheid van de feiten op grond waarvan een uitkering worden wordt verlangd of verleend. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen statische observatie en dynamische observatie (volgen). In het eerste geval wordt uitgegaan van het gadeslaan van (een) perso(o)n(en), goederen en/of situaties vanuit een bepaalde positie (bijvoorbeeld een vast observatiepunt met doorkijkspiegel). Bij dynamische observatie gaat het om het volgen van de activiteiten van een bepaalde perso(o)n(en), goederen en/of situaties. Observatie kan met gewone zintuiglijke waarnemingen geschieden (directe observatie), maar ook door gebruik te maken van video- en fotocamera's (indirecte observatie). In de regel zal observatie heimelijk zijn. Dit betekent dat personen worden gadegeslagen zonder dat zij hiervan op de hoogte zijn.

Uit verschillende rechterlijke uitspraken kan worden geconcludeerd dat een inbreuk op de privacy niet snel wordt aangenomen wanneer de observatie betrekking heeft op gedragingen die in het openbaar plaatsvinden. Personen die zich in het voor het publiek toegankelijke domein bevinden, dienen er rekening mee te houden dat anderen (iedere willekeurige buitenstaander) hen kunnen waarnemen. Het begrip ‘openbaar’ is ruimer dan de openbare weg.

Ook voor het publiek toegankelijke plaatsen vallen daar onder. Zo is de lounge van een hotel en een winkel gedurende openingstijden een voor publiek toegankelijke ruimte. De onder één genoemde norm is op deze jurisprudentie gebaseerd.

De onder twee genoemde norm ziet onder meer op observatie waarbij gebruik gemaakt wordt van zintuigversterkende hulpmiddelen zoals een verrekijker of de telelens van een camera. Het gebruik van deze technische hulpmiddelen, is toegestaan. Het gebruik van andere technische hulpmiddelen, zoals een GPS-baken (Global Position System), is slechts in beperkte mate toegestaan, indien dit ondersteunend is aan de observatie. Het plaatsen van een GPS-baken op een te volgen voertuig maakt het mogelijk dit voertuig op afstand te volgen en daarmee de observatie professioneler te doen verlopen.

Daarmee kan tevens worden voorkomen dat halsbrekende toeren in het verkeer moeten worden uitgehaald om te voorkomen dat de geobserveerde uit het zicht geraakt. De inzet van dit middel is beperkt tot bedrijfsvoertuigen en privé-voertuigen die bedrijfsmatig gebruikt worden door de onderzochte persoon en is verder beperkt tot die tijden die relevant zijn voor de onderzoeksopdracht. Het aanbrengen van een technisch hulpmiddel in iemands persoonlijke eigendommen zodat op elk moment een exact en volledig inzicht wordt verkregen van de plaatsen waar de geobserveerde is of is geweest, maakt een te grote inbreuk op de privacy en vindt doorgaans geen rechtvaardiging in de aard van de opdracht. Ook de duur van de observatie in combinatie met de frequentie kan er toe leiden dat een min of meer volledig beeld wordt verkregen van bepaalde aspecten van iemands leven, waardoor een niet toegestane inbreuk op de privacy gemaakt wordt.

Bij de onder drie genoemde norm wordt gesproken over situaties waarbij geobserveerde personen er aanspraak op moeten kunnen maken onbevangen zichzelf te zijn. In dit kader kan gedacht worden aan woningen, hotelkamers, badhokjes in zwembaden, paskamers in winkels, relaxinrichtingen en toiletruimten. Daarbij wordt opgemerkt dat het gedurende enkele momenten met het blote oog vanaf de openbare weg gadeslaan van iemand die zich in een woning bevindt, terwijl de ramen niet zijn afgeschermd, niet onder de beperking van de norm valt.

De vierde norm brengt tot uiting dat observatie nauwgezet gerelateerd dient te zijn aan de onderzoeksopdracht. Indien bijvoorbeeld vermoedt wordt dat een uitkeringsgerechtigde van een arbeidsongeschiktheidsverzekering rugletsel veinst, dient de observatie zich te beperken tot gedragingen als het tillen of het slepen van zware voorwerpen. Vooraf moet worden bepaald tot welk resultaat de observatie moet kunnen leiden, bijvoorbeeld het vaststellen dat iemand een ongeoorloofde nevenactiviteit verricht of het vaststellen dat iemand bijklust tijdens ziekte.

Uitspraken waarbij de normering uit privacygedragscode getoetst wordt zijn belangrijk voor de praktijk van het particulier onderzoek. In twee situaties heeft de rechter getoetst of de particulier onderzoeker zich gehouden heeft aan de onder twee genoemde norm in combinatie met de onder drie genoemde norm.

De rechter oordeelde in ECLI:NL:RBHAA:2009:BJ3060 (alimentatiekwestie):

‘Gezien de duur en frequentie van de observaties, alsmede de gedetailleerde inhoud van rapportages, moet er naar het voorlopig oordeel van de voorzieningenrechter sprake zijn geweest van méér dan ‘enkele momenten met het blote oog vanaf de openbare weg gadeslaan’ als bedoeld in de toelichting bij de gedragscode, hetgeen in casu een niet toelaatbare inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van ([A] en) [eiser] oplevert. Daarbij is mede van belang dat een aanzienlijk deel van de observaties situaties betreffen waarin [eiser] er aanspraak op moet kunnen maken onbevangen zichzelf te kunnen zijn.’ De particulier onderzoeker werd veroordeeld tot vergoeding van immateriële schade vanwege schending van de persoonlijke levenssfeer.

In de casus de beschreven wordt in ECLI:NL:RBZUT:2007:BB1491 (arbeidsongeschiktheid) was de klager vanaf de openbare weg geobserveerd in diens woning, doordat de onderzoeker eenmaal in de drie uur langs de woning is gereden en verslag had gedaan van diens waarnemingen. Telkens zat de onderzochte persoon in een werkhouding achter zijn bureau, hetgeen hij niet zou moeten kunnen in verband met door hem zelf aangegeven beperkingen. In deze casus was de rechter van mening dat het incidentele observeren vanaf de openbare weg in de woning geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer vormde. De rechter oordeelde dat de duur en de intensiteit van de observatie dermate beperkt zijn gebleven dat daaruit niet volgt dat de onderzoeker een inbreuk op de privacy heeft gemaakt. De vordering tot vergoeding van schade wegens vermeende schending van de persoonlijke levenssfeer werd afgewezen.

Algemeen

Verborgen camera’s worden in voorkomende gevallen ingezet indien gedragingen van (een) onderzochte perso(o)n(en) moeten worden vastgelegd en/of om duidelijkheid te verkrijgen omtrent de identiteit van de vermoedelijke dader(s)/perso(o)n(en) die onrechtmatig handel(t)(en), om zodoende jegens de onderzochte perso(o)n(en) maatregelen te doen nemen door de opdrachtgever van de sector particuliere onderzoeksbureaus.

Indien een verborgen camera wordt ingezet is extra zorgvuldigheid geboden omdat een verborgen camera al snel inbreuk kan maken op de persoonlijke levenssfeer. Dit is ook door de wetgever onderkend. Een tweetal verbodsbepalingen in het WvSr heeft specifiek betrekking op het heimelijk observeren van personen met camera’s (artikel 139f en artikel 441b). Beide bepalingen verbieden het vervaardigen van afbeeldingen van iemand met een technisch hulpmiddel, indien dat heimelijk geschiedt én indien dat wederrechtelijk is. Bij de totstandkoming van deze artikelen is onderkend dat verborgen camera’s in voorkomende gevallen ingezet kunnen worden als particulier onderzoeksmiddel. Als algemene voorwaarde geldt dat de geobserveerde (werknemers of verzekerden) vooraf in algemene zin over het bestaan van deze mogelijkheid in kennis is gesteld. Voor werknemers kan dit in kennis stellen bijvoorbeeld geschieden door middel van een circulaire aan het personeel, waarin is omschreven onder welke omstandigheden de werkgever zich de mogelijkheid voorbehoudt om heimelijke opnamen te maken. In dat geval is geen sprake van een strafbaar feit omdat aan het kenbaarheidsvereiste wordt voldaan. In situaties waarin het heimelijk cameratoezicht niet kenbaar wordt gemaakt, is het aan de rechter om te beoordelen of er al dan niet sprake is van wederrechtelijkheid. Voor particulier onderzoekers betekent dit dat zij zich bij de opdrachtgever moeten vergewissen of de mogelijkheid tot de inzet van heimelijke camera’s bekend gemaakt is en hoe. In alle gevallen dient onderstaande normering in acht te worden genomen.

Sectornormering

• 1. Het gebruik van de verborgen camera geschiedt alleen op incidentele basis indien er duidelijke aanwijzingen zijn dat iemand zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig onrechtmatig en/of strafbaar handelen of indien er gerede twijfel is omtrent de juistheid en volledigheid van de feiten op grond waarvan een uitkering wordt verlangd of verleend en het gebruik van de verborgen camera noodzakelijk is voor het leveren van bewijs;

• 2. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de onrechtmatige en/of strafbare gedraging aan het licht te brengen, dienen deze te worden toegepast;

• 3. situaties waarin personen de gerechtvaardigde verwachting hebben dat zij onbevangen zichzelf moeten kunnen zijn, worden ontzien;

• 4. het cameragebruik vindt zo gericht mogelijk plaats;

• 5. de periode waarin de camera wordt gebruikt is beperkt;

• 6. misbruik van de beelden wordt tegen gegaan;

• 7. er vindt een evaluatie plaats met de onderzochte persoon over de cameraopnamen, indien de beelden daartoe aanleiding geven en overwogen wordt het materiaal te gebruiken in een (gerechtelijke) procedure, een en ander voor zover het belang van het onderzoek dat toelaat;

• 8. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.

Toelichting:

Door het opnemen van het bestanddeel ‘wederrechtelijk’ in beide strafbepalingen wordt ruimte geschapen voor een afweging in concrete situaties, waarbij sprake is van conflicterende (grond)rechten. Iemand die met een verborgen camera betrapt wordt terwijl hij zijn werkgever besteelt, zou kunnen stellen dat zijn privacy geschonden is, omdat de aanwezigheid van de camera niet kenbaar is gemaakt. De werkgever daarentegen zal stellen dat de visueel geobserveerde inbreuk heeft gemaakt op diens eigendomsrechten en dat hij deze diefstal op geen andere wijze had kunnen vaststellen dan door een verborgen camera te plaatsen.

Het gebruik van de verborgen camera is alleen toegestaan indien dat noodzakelijk is voor het leveren van bewijs dat iemand zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig onrechtmatig en/of strafbaar handelen. In de normen 2, 4 en 5 wordt het noodzakelijkheidsvereiste van de eerste norm expliciet tot uitdrukking gebracht.

Hieronder volgt bij wijze van voorbeeld een tweetal situaties waarbij het in het verleden is voorgekomen dat een heimelijke camera is ingezet. In deze gevallen is het niet mogelijk om aangifte in de zin van het WvSv te doen bij de politie. Er is dan geen sprake van strafbaar gedrag door betrokkene, maar wel van onrechtmatig gedrag.

1. Stalking en benadeling via de post

Een organisatie ontving grote aantallen poststukken via het (voor de verzender gratis) antwoordnummer. Het betrof honderden blanco brieven per week alsmede zware pakketten met vloeistof. De afzender is anoniem. Doordat de poststukken altijd via hetzelfde postkantoor aan PostNL werden aangeboden kon door middel van getuigenverklaringen en ander speurwerk worden vastgesteld wie de vermoedelijke afzender was. Absolute zekerheid was er echter niet.

Om die reden zijn van de vermoedelijke afzender heimelijk foto’s gemaakt toen deze in zijn auto stapte. Deze foto’s zijn getoond aan het personeel van het postkantoor, met positieve herkenning als gevolg. Betrokkene is op zijn huisadres aangeschreven met het dringende verzoek zijn handelingen te staken. Vanaf die dag is er geen ongewenste post meer ontvangen.

2. Misbruik computersystemen

In een bedrijf wordt vastgesteld dat een bepaalde gebruiker (user-id en password zijn bekend) de bedrijfscomputer gebruikt om hackerssoftware te downloaden van internet, met enorme risico’s voor de technische infrastructuur als gevolg. Ook wordt vastgesteld dat het internet met dit password altijd vanuit één vaste werkplek benaderd wordt (iedere internetcomputer kent een IP-adres).

Ervaring heeft geleerd dat degene aan wie het password is afgegeven en die normaliter gebruik maakt van die werkplek niet perse degene hoeft te zijn die de bedrijfsregels schendt. Ondanks gedragsregels die dat verbieden kan niet worden voorkomen dat passwords gedeeld worden. In dit geval biedt alleen de verborgen camera uitkomst. Door een camerapositie met zicht op de werkplek kon worden vastgelegd wie daadwerkelijk het vertrouwen schond.

In een tweetal hierna opgenomen situaties is er wel sprake van strafbaar handelen en heeft de rechter zich concreet uitgesproken over het gebruik van de heimelijke camera.

In Hoge Raad 27 april 2001, Rechtspraak van de Week 2001, nr. 97 oordeelde de rechter over het bewijs dat met een verborgen camera was verkregen. In deze casus had de werkgever het vermoeden dat kassier T bij herhaling verduistering pleegde. Een particulier recherchebureau plaatste gedurende een periode van vier weken een verborgen camera, gericht op de kassa. Aangezien op de kassa meerdere medewerkers werkzaam waren, zijn ook de gedragingen van caissière L vastgelegd. Uit de vastgelegde afbeeldingen bleek dat L bij herhaling verduistering pleegde. De rechter oordeelde dat het er niet toe deed dat de verdenking alleen tegen T bestond en dat het in feite op toeval berustte dat ook L werd betrapt. Er is geen inbreuk op de privacy gemaakt, omdat er reeds een concreet vermoeden van verduistering bestond (door T) en de gedragingen niet op een andere manier dan met behulp van de camera konden worden vastgelegd.

Een ander voorbeeld van de Kantonrechter Schiedam van 8 juli 1997, JAR 1997, 189, betreft een bedrijf dat al geruime tijd geplaagd werd door diefstal van pakken koffie en limonade uit de kantine. Via een informatiebulletin werd het personeel gewaarschuwd dat diefstal niet getolereerd werd. Met behulp van een verborgen camera werd aangetoond dat een werknemer meermalen spullen wegnam. Hij werd op staande voet ontslagen. Het beroep van de werknemer op onrechtmatig verkregen bewijs werd door de rechter verworpen. De werkgever heeft een gerechtvaardigd belang om te achterhalen wie van haar werknemers het in hem gestelde vertrouwen schond, aldus de rechter.

Algemeen

Veel bedrijven beschikken over geautomatiseerde voorzieningen, zoals een computernetwerk. In zo'n netwerk heeft iedere werknemer door middel van een personal computer toegang tot zijn eigen werkgebied waarop hij kan inloggen door middel van de user-id en zijn wachtwoord. Daarnaast beschikken veel werknemers over bedrijfsmiddelen, zoals laptops en mobiele telefoons. De rechthebbende van het computernetwerk respectievelijk de aan de werknemer beschikbaar gestelde bedrijfsmiddelen moet in staat zijn om na te gaan op welke wijze er gebruik wordt gemaakt van deze bedrijfsvoorzieningen, ter controle op de naleving op de gedragsregels op het gebruik daarvan of ter voorkoming van risico’s (voor de technische infrastructuur). Om die reden worden handelingen van werknemers op computers, op computernetwerken en/of het gebruik van computerdiensten (zoals internet) veelal vastgelegd (‘gelogd’). Een werkgever is verplicht zijn personeel hierover te informeren op grond van artikel 34 van de WBP. Voorts is de werkgever verplicht om over dit vastleggen van gegevens van personeelsleden en het gebruik daarvan te overleggen met de ondernemingsraad op grond van artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden een en ander voor zover op personeel betrekking hebbende gegevens op structurele basis worden vastgelegd. Zie voor onderzoek in e-mailberichten paragraaf 7.7.3.

Sectornormering

• 1. Het onderzoek in een geautomatiseerde voorziening is alleen toegestaan in opdracht van de rechthebbende op deze voorziening. Veelal zal dit de opdrachtgever zijn;

• 2. het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen is alleen toegestaan in geval van een vermoeden van misbruik van de geautomatiseerde voorzieningen of in geval van verdenking van een ander ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen;

• 3. een thuiswerkplek wordt niet betrokken bij het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen. Indien onderzoek noodzakelijk is in geautomatiseerde voorzieningen die de werkgever beschikbaar gesteld heeft aan zijn werknemers, dient de werkgever deze terug te vorderen, opdat onderzoek elders plaatsvindt;

• 4. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare gedraging(en) aan het licht te brengen, dienen deze te worden toegepast;

• 5. er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van technische hulpmiddelen die de integriteit van de in de geautomatiseerde voorziening opgeslagen data intact laten;

• 6. het onderzoek vindt zo gericht mogelijk plaats;

• 7. het geschiedt alleen op incidentele basis;

• 8. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.

Toelichting:

Indien de sector particuliere onderzoeksbureaus optreedt in het verlengde van de rechthebbende van een geautomatiseerde voorziening (zoals het computernetwerk van een bedrijf of een door het bedrijf aan een medewerker beschikbaar gestelde personal computer), is onderzoek, waarbij de op de bedrijfsserver of de harde schijf opgeslagen data benaderd worden geoorloofd. Er is dan geen sprake van ‘wederrechtelijk binnendringen’ in de zin van artikel 138ab van het WvSr. In dat geval is ook geen sprake van gekwalificeerde computer- vredebreuk (art. 138ab lid 2 WvSr), indien het inkijken in de gegevens gevolgd wordt door het overnemen van de gegevens en deze voor zichzelf of een ander wordt vastgelegd (ontvreemden van gegevens).

Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om de gebruikers van het geautomatiseerde systeem in algemene zin te informeren dat handelingen op computers, op computernetwerken en/of het gebruik van computerdiensten worden vastgelegd en onder welke omstandigheden de vastgelegde gegevens in de geautomatiseerde voorzieningen kunnen worden onderzocht.

Algemeen

Vertrouwelijke communicatie kan plaatsvinden door het gesproken of geschreven woord of door de overdracht van signalen via de ether of de kabel. Onder vertrouwelijke communicatie valt bijvoorbeeld een in beslotenheid gevoerd gesprek, een niet openbaar e-mailbericht of het niet voor derden bestemde berichtenverkeer via de telecommunicatie-infrastructuur. In de hierna opgenomen paragrafen is telkens opgenomen dat, indien er minder ingrijpende onderzoeks-mogelijkheden zijn om het verweten gedrag aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor een verweten gedraging, deze de voorkeur hebben. Voor onderzoeken waarbij communicatie een rol speelt betekent dit, dat het in het algemeen minder ingrijpend is de uiterlijke vorm van communicatie te onderzoeken (identificerende gegevens en verkeersgegevens) dan het doen van onderzoek naar de inhoud van de communicatie (wat er gezegd is of wat er geschreven is).

Algemeen

Een proefaankoop is een handeling waarbij het particulier onderzoeksbureau iets afneemt van een ander met de bedoeling gegevens te verzamelen over de wijze van afhandeling van de transactie, dan wel om specifieke gegevens van de verkopende partij en/of het te koop aangebodene te verkrijgen. In het geval van een pseudoklant doet de particulier onderzoeker zich voor als (potentiële) klant om gedragingen van de dienstverlener waar te nemen als deze zijn dienst aanbiedt of uitvoert. Bij beide activiteiten maakt de particulier onderzoeker diens ware identiteit of reden van de proefaankoop of het verzoek om een dienst te verlenen niet bekend.

Sectornormering

• 1. De verkoper of aanbieder van de dienst mag niet aangezet worden of in de verleiding worden gebracht iets te doen of na te laten wat hij anders op eigen initiatief ook niet zou hebben gedaan;

• 2. de proefaankoop of het zich voordoen als klant dient zo gericht mogelijk te zijn;

• 3. dat goederen en/of gegevens zijn aangekocht of dat een dienst is afgenomen dient expliciet in de onderzoeksrapportage te worden vastgelegd, alsmede de wijze van betalen.

Toelichting:

In de praktijk zijn er verschillende soorten van proefaankopen. Zo komt het voor dat winkelbedrijven aan particuliere onderzoeksbureaus opdracht geven om reguliere aankopen te doen in hun winkel of winkels om te verifiëren of de kassamedewerkers zich houden aan de geldende kassa-instructies (mystery guesting). Het komt ook voor dat personen voorwerpen of gegevens (informatie) aanbieden die onrechtmatig onttrokken zijn aan de opdrachtgever of aan een derde. In die gevallen moet veelal eerst geverifieerd worden of het inderdaad voorwerpen of gegevens van de opdrachtgever of van een derde betreffen of er moet een beeld worden verkregen van de (betrouwbaarheid van de) aanbieders. Soms wordt voor dit doel voorafgaande aan de proefaankoop samengewerkt met opsporingsautoriteiten (al dan niet in het kader van bijstandsverlening ex-artikel 126ij van het WvSv). Soms wordt een proefaankoop gedaan om vast te stellen of de goederen of de gegevens van misdrijf afkomstig zijn en wordt de politie in kennis gesteld, indien dat is vastgesteld, zodat de politie de gehele partij in beslag kan nemen.

Aan een eenmalige transactie kunnen meerdere contacten ter voorbereiding van de transactie vooraf gaan. Zolang nog niet vaststaat dat de aangeboden voorwerpen of gegevens daadwerkelijk van misdrijf afkomstig zijn, is de kans gering dat de particulier onderzoeker zich schuldig maakt aan heling door goederen of gegevens van de aanbieder af te nemen. Indien is vastgesteld dat de goederen respectievelijk de gegevens van misdrijf afkomstig zijn, dient de particulier onderzoeker zich te onthouden van verdere aankopen van dit bewuste product respectievelijk deze bewuste gegevens. Het is dan aan de opdrachtgever om te bepalen of de politie ingeschakeld moet worden.

Bij het optreden als pseudoklant kan gedacht worden aan situaties dat de particulier onderzoeker zich meldt als (potentiële) klant voor een dienst die door de onderzochte persoon wordt aangeboden, zoals een knipbeurt of een medische behandeling. Het afnemen van deze dienst kan geboden zijn als er concrete aanwijzingen zijn dat de onderzochte persoon een degelijke dienst aanbiedt en uitvoert en daarmee het vermoeden bestaat dat hij ten onrechte een uitkering geniet (bijvoorbeeld een periodieke uitkering op basis van een inkomstenverzekering tegen geheel of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid). De onderzoeksmethode kan ook worden ingezet om concurrerende – niet toegestane – werkzaamheden vast te stellen. In het eerste geval is het doel van het afnemen van de dienst het aanschouwen van de lichamelijke en/of mentale (on)mogelijkheden teneinde deze te vergelijken met wat van betrokkene bekend is uit het (verzekerings) dossier. In het tweede geval is het doel om vast te stellen of iemand zich aan zijn afspraken houdt (concurrentiebeding). Door op deze wijze gegevens te vergaren is feitelijk sprake van observatie en gelden tevens de daarop van toepassing zijnde normen (zie hiervoor par. 7.4).

De normering voor proefaankopen is met name geschreven voor de soort van proefaankopen anders dan mystery guesting. Bij deze proefaankopen is het risico aanwezig dat de verkoper wordt uitgelokt tot het plegen van strafbare feiten, hetgeen tot gevolg heeft dat ook de particulier onderzoeker zich schuldig maakt aan een strafbaar feit. Voorkomen moet worden dat een particulier onderzoeksbureau (strafrechtelijk) verwijtbaar betrokken raakt bij het plegen van strafbare feiten door anderen, die voorheen niet de intentie hadden om strafbare feiten te plegen. Om die reden dient de verkoper steeds het initiatief te nemen om goederen en/of diensten aan te bieden. De particulier onderzoeker moet zich steeds afvragen of de verkoop van de goederen of het verrichten van de dienst ook zou zijn geschied als hij zich niet had gemeld als gegadigde.

Hij moet de overtuiging hebben dat de verkoper zich zou hebben ingespannen om een andere gegadigde te zoeken om vervolgens aan deze de goederen te verkopen of de dienst aan te bieden. Ook mogen geen hogere bedragen worden geboden dan de gangbare bedragen.

Indien een particulier onderzoeksbureau één van de in de paragrafen 7.1 tot en met 7.8 genoemde onderzoeksmethoden of -middelen heeft toegepast wordt hiervan een verslag opgemaakt, onder vermelding van de gronden die tot de toepassing van de gehanteerde onderzoeksmethode c.q. -middel hebben geleid. Het verslag maakt deel uit van het dossier en zodoende van de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie, maar vormt geen onderdeel van het onderzoeksrapport, tenzij met de opdrachtgever anders is overeengekomen. Door middel van deze verslaglegging is achteraf toetsing mogelijk op de juiste toepassing van onderzoeksmethoden- en middelen. Dat is van belang voor de beoordeling van klachten ex-artikel 18 van de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus en voor de beoordeling door de Autoriteit Persoonsgegevens van een verzoek ex-artikel 47 WBP, alsmede voor de geschillenregeling van de gedragscode. De reikwijdte van het recht tot inzage in het onderzoeksdossier door de onderzochte persoon als vastgelegd in paragraaf 9.1 van deze gedragscode omvat – onder de daar gestelde voorwaarden en beperkingen – ook de verslaglegging van gehanteerde onderzoeksmethoden en onderzoeksmiddelen.

Wettelijk kader

Een belangrijk uitgangspunt van de WBP is dat de verantwoordelijke verplicht is een betrokkene op enig moment te informeren over de verwerking van diens persoonsgegevens.

Indien persoonsgegevens rechtstreeks van de onderzochte persoon worden verkregen, bepaalt artikel 33 WBP dat de verantwoordelijke vóór het moment van verkrijging aan deze mededeelt wat diens identiteit is, alsmede wat de doeleinden van de verwerking zijn.

Indien persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan rechtstreeks van de onderzochte persoon, bepaalt artikel 34 van de WBP dat de verantwoordelijke de hiervoor genoemde informatie aan de onderzochte persoon mededeelt:

• • op het moment van vastlegging van die gegevens, of

• • wanneer de gegevens bestemd zijn om aan een derde te worden verstrekt, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking.

De informatieverstrekking kan achterwege blijven indien de verantwoordelijke op goede gronden mag aannemen dat de onderzochte persoon daarvan reeds op de hoogte is.

De verantwoordelijke kan het informeren van de onderzochte persoon tevens achterwege laten voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:

• – de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

• – de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon, de verantwoordelijke en de opdrachtgever daaronder begrepen.

Sectornormering

In het onderzoeksdossier dient duidelijk kenbaar te zijn dat onderzochte persoon is geïnformeerd door middel van een brief of, in het geval een (confronterend) gesprek (door het particulier onderzoeksbureau) met de onderzochte persoon is gevoerd, door een gespreksverslag waaruit blijkt dat de onderzochte persoon (door het particulier onderzoeksbureau) is geïnformeerd. Het niet informeren van de onderzochte persoon met een beroep op artikel 43 van de WBP is alleen mogelijk in uitzonderlijke gevallen. De toepassing van de uitzonderingsgronden zijn onderworpen aan het noodzaakcriterium.

In de chronologie van een particulier rechercheonderzoek en in de verhouding tussen de opdrachtgever en het particulier onderzoeksbureau geschiedt de informatieverstrekking aan de onderzochte persoon als volgt:

Voorafgaand aan het onderzoek:

• 1. In het intakegesprek tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever én nog voordat een aanvang wordt gemaakt met de recherchewerkzaamheden wijst het particulier onderzoeksbureau de opdrachtgever op de op het particulier onderzoeksbureau (als verantwoordelijke in de zin van de WBP) rustende informatieverplichting jegens de onderzochte persoon;

• 2. in dat gesprek wordt vastgesteld of de onderzochte persoon al op de hoogte is van een jegens hem in te stellen onderzoek;

• 3. in de schriftelijke opdrachtbevestiging die in het onderzoeksdossier aanwezig moet zijn, dient de op het particulier onderzoeksbureau rustende informatieplicht duidelijk naar voren te komen;

• 4. indien sprake is van een achtergrondonderzoek wordt de onderzochte persoon in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij onderworpen is, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden;

• 5. indien er geen sprake is van een achtergrondonderzoek vindt een afweging plaats of het op de hoogte stellen van de onderzochte persoon – ondanks de informatieplicht – toch achterwege dient te blijven omdat de belangen van het voorkomen, het opsporen en het vervolgen van strafbare feiten dat noodzakelijk maken (artikel 43 aanhef en onder b WBP). De aanwezigheid van een opsporingsbelang moet door een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt. Voorts kan het op de hoogte stellen van de onderzochte persoon achterwege blijven indien dat noodzakelijk is ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen (artikel 43 aanhef en onder e WBP). In deze gevallen dient de informatieplicht tijdens het onderzoek of na het onderzoek te geschieden;

• 6. indien de uitzonderingen op de informatieplicht niet van toepassing zijn, dient het particulier onderzoeksbureau de onderzochte persoon op de hoogte te stellen voordat het onderzoek een aanvang neemt. De onderzochte persoon wordt dan in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.

Na aanvang van het onderzoek:

Indien de onderzochte persoon niet voorafgaand aan het onderzoek op de hoogte is gesteld, wordt hij tijdens het onderzoek geïnformeerd. Daarbij wordt als volgt gehandeld:

• • Indien gegevens omtrent het onderzoek worden vastgelegd in de opdrachten c.q. voorvallenregistratie, wordt vastgesteld of het risico aanwezig is dat de onderzochte persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding te belemmeren;

• • in dat geval wordt de onderzochte persoon op de hoogte gesteld van het uitgevoerde onderzoek zodra dit in het kader van het onderzoek verantwoord is. Het moment waarop dit wordt gedaan, wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald. Vaak zal dit moment samenvallen met het moment dat de onderzochte persoon geïnterviewd wordt over het voorval. De onderzochte persoon wordt dan in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.

Na afronding van het onderzoek:

• 1. De onderzochte persoon wordt in ieder geval in kennis gesteld van het onderzoek direct nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan de opdrachtgever;

• 2. bij de inkennisstelling wordt de onderzochte persoon in algemene bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden. Indien is vastgesteld dat de onderzochte persoon betrokken is geweest bij het plegen van strafbare of laakbare gedragingen en/of overtreding van (wettelijke) voorschriften dan wel pogingen daartoe, wordt de betrokkene medegedeeld dat gedurende een periode van vijf jaar antecedenten bewaard worden, welke gegevens deze antecedenten omvatten en dat deze gegevens verstrekt kunnen worden in het kader van achtergrondonderzoeken;

• 3. in uitzonderingsgevallen blijft ook dan de mededeling achterwege. Dat is onder andere het geval indien van het voorval door of namens de opdrachtgever aangifte wordt gedaan bij de politie en vroegtijdige inkennisstelling van de onderzochte persoon het opsporings- of vervolgingsbelang schaadt (artikel 43 aanhef en onder b WBP) of indien dit noodzakelijk is in het belang van de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon, de verantwoordelijke en de opdrachtgever daaronder begrepen. Dit wordt van geval tot geval in overleg met de opdrachtgever bepaald. De noodzaak om de mededeling achterwege te laten indien sprake is van opsporings- of vervolgingsbelangen moet door een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt. De gemaakte belangenafweging (beoordeling en motivering) om af te zien van het informeren van de onderzochte persoon wordt zo duidelijk mogelijk vastgelegd in het onderzoeksdossier.

• 4. overdracht van de informatieplicht aan de opdrachtgever is toegestaan. Van het particulier onderzoeksbureau wordt verwacht dat het zich inspant dat de onderzochte persoon door de opdrachtgever daadwerkelijk en adequaat geïnformeerd wordt. Uit het onderzoeksdossier moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld dat de opdrachtgever de onderzochte persoon heeft geïnformeerd.

Toelichting:

De artikelen 33 en 34 WBP bepalen dat het particulier onderzoeksbureau verplicht is diens identiteit op eigen initiatief bekend te maken aan de onderzochte persoon en deze te informeren over de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. De verplichting om dit op eigen initiatief te doen is een belangrijk instrument om het vastleggen van persoonsgegevens door het particulier onderzoeksbureau transparant te maken opdat de onderzochte persoon de rechten kan uitoefenen die in paragraaf 9 zijn opgenomen. Door de vastlegging van persoonsgegevens door een particulier onderzoeksbureau, vooral in die gevallen dat de vermeende misdraging niet kon worden aangetoond, bestaat het risico dat de onderzochte persoon geen weet heeft van de gegevensverwerking, terwijl de gegevens in de toekomst mogelijk wel gebruikt worden om hem te beoordelen. Het feit dat onderzoek is gedaan naar mogelijke misdragingen van betrokkene kan immers aanleiding zijn hem te beschouwen als iemand met een verhoogd risico op fraude die extra aandacht verdient. Een onderzochte persoon heeft het recht om te weten waaraan hij deze aandacht te danken heeft.

De WBP onderscheidt twee vormen van informatieverstrekking. Als gegevens rechtstreeks bij een ander verkregen worden – bijvoorbeeld door deze te interviewen – dient deze op de hoogte te worden gesteld op het moment van vergaring van gegevens. Dit is voor het interviewen van personen uitgewerkt in paragraaf 7.3. Indien gegevens buiten de betrokkene om worden verkregen, hetzij bij derden, hetzij door middel van eigen onderzoek, dient de betrokkene geïnformeerd te worden, ofwel op het moment van vastlegging van die gegevens, ofwel wanneer de gegevens bestemd zijn om aan een derde te worden verstrekt, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking aan die derde.

Over de wijze waarop de informatie wordt verstrekt, wordt geen normering voorgeschreven, omdat dit per geval verschillend kan zijn. De informatieverstrekking kan mondeling in een rechtstreeks contact tussen (medewerkers van) het particulier onderzoeksbureau en de onderzochte persoon geschieden, maar kan ook schriftelijk gedaan worden. Bij de mededeling van het doel van de gegevensverwerking kan aansluiting worden gevonden bij de opdrachtomschrijving zoals deze is opgenomen in de opdrachtbevestiging tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever.

Van de mededelingsplicht kan in twee gevallen worden afgezien. In het eerste geval blijft de mededeling (tijdelijk) achterwege omdat opsporingsbelangen dat noodzakelijk maken (artikel 43 aanhef en onder b WBP). Indien namens de opdrachtgever aangifte gedaan wordt, betekent dat niet automatisch dat de politie direct een aanvang neemt met opsporingsactiviteiten. In dat geval is het risico aanwezig is dat de onderzochte persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding door de politie te belemmeren, bijvoorbeeld door bewijsmateriaal zoek te maken of door mededaders te informeren. De aanwezigheid van een opsporingsbelang moet door een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt.

Voorts kan het op de hoogte stellen van de onderzochte persoon (tijdelijk) achterwege blijven, indien dat noodzakelijk is ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen, zoals de opdrachtgever (artikel 43 aanhef en onder e WBP). Indien de mededeling bijvoorbeeld direct na het aanvaarden van de opdracht gedaan wordt is ook hier het risico aanwezig dat de onderzochte persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding te belemmeren. Het noodzaakcriterium vergt een belangenafweging aan de hand van de omstandigheden van het concrete geval. Het particulier onderzoeksbureau zal per geval aannemelijk moeten kunnen maken dat het niet informeren van betrokkene noodzakelijk is. De gemaakte belangenafweging moet in het onderzoeksdossier zijn vastgelegd. Een algemeen argument dat de vertrouwensrelatie kan worden verstoord is – zonder concrete onderbouwing – onvoldoende grondslag voor een beroep op de uitzonderingsbepaling van artikel 43 aanhef en onder e WBP.

Het komt voor – met name bij onderzoeken naar mogelijke fraude met uitkeringen – dat geen verwijtbaat gedrag is geconstateerd, terwijl het vermoeden van fraude blijft bestaan. Het is dan onwenselijk betrokkene direct na afloop van het onderzoek te informeren. Op basis van nieuwe signalen moet het mogelijk zijn op redelijke termijn na afloop van het onderzoek een nieuw onderzoek plaats te doen vinden. Indien de onderzochte persoon direct na afloop van het onderzoek op de hoogte zou worden gesteld van de gegevensvastlegging is niet ondenkbaar dat hij zijn gedrag gedurende langere tijd aanpast. Vervolgonderzoek is dan zinloos, met als gevolg dat hij ten onrechte gebruik blijft maken of heeft gemaakt van de uitkering. Voor dit soort situaties is opgenomen dat overdracht van de informatieplicht aan de opdrachtgever toegestaan is. Deze zal de informatieplicht opschorten. Het opschorten is gebaseerd op art. 43 aanhef en onder e WBP. Om te voorkomen dat van uitstel afstel komt wordt van het particulier onderzoeksbureau verwacht dat het zich actief inspant om te bewerkstelligen dat de opdrachtgever betrokkene informeert zodra het dossier is gesloten.

Wettelijk kader

Artikel 35 van de WBP bepaalt dat een ieder het recht heeft zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 35 WBP kan op grond van artikel 43 WBP buiten beschouwing worden gelaten voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:

• – de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten

• – de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon, de verantwoordelijke en de opdrachtgever daaronder begrepen.

Sectornormering

De onderzochte persoon kan het verzoek tot het doen van mededelingen uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie mondeling of schriftelijk doen.

In alle gevallen dient het particulier onderzoeksbureau zich te overtuigen van de juistheid van de identiteit van verzoeker door overlegging door deze van een identiteitsbewijs.

Binnen vier weken wordt de onderzochte persoon op het door hem opgegeven adres schriftelijk medegedeeld of, en zo ja welke hem betreffende gegevens worden verwerkt.

Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

De onderzochte persoon heeft het recht het op hem betrekking hebbende onderzoeksdossier in te zien, indien de schriftelijke mededeling hem of haar daartoe aanleiding geeft.

De schriftelijke mededeling of de inzage blijft achterwege, indien opsporings- en vervolgingsbelangen dan wel particuliere onderzoeksbelangen, het belang van bronbescherming of de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon, de verantwoordelijke en de opdrachtgever daaronder begrepen, het noodzakelijk maken dat een dergelijke mededeling achterwege blijft (artikel 43 aanhef en onder b en e WBP). Dit wordt van geval tot geval bepaald. De noodzaak om de mededeling achterwege te laten wegens opsporings- en vervolgingsbelangen moet door een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt.

Toelichting:

Een verzoek van iemand met de vraag of diens persoonsgegevens worden verwerkt, is vormvrij. Dat betekent dat zo’n verzoek mondeling (ook telefonisch) en schriftelijk (ook per e-mail) gedaan kan worden. Indien iemand echter telefonisch informeert kan niet geverifieerd worden of de verzoeker daadwerkelijk degene is voor wie hij of zij zich uitgeeft. In dat geval is het risico aanwezig dat persoonsgegevens in verkeerde handen komen, waardoor het belang van de onderzochte persoon geschaad kan worden. Om die reden is opgenomen dat het particulier onderzoeksbureau zich dient te overtuigen van de juistheid van de identiteit van de verzoeker door overlegging door deze van een identiteitsbewijs.

In eerste instantie wordt de verzoeker schriftelijk geïnformeerd dat op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt, onder vermelding van een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

Bij de mededeling van het doel of de doeleinden van de gegevensverwerking kan aansluiting worden gevonden bij de opdrachtomschrijving zoals deze is opgenomen in de opdrachtbevestiging tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever. Een particulier recherchebureau kan overwegen om deze schriftelijke mededeling aangetekend te versturen naar het door de verzoeker opgegeven adres.

Als een onderzochte persoon vervolgens expliciet vraagt om inzage in de gegevens die over hem worden verwerkt, kan deze inzage gegeven worden. Verschillende mogelijkheden zijn denkbaar: het laten inzien van het onderzoeksdossier of het opsturen van een fotokopie (van een deel van het onderzoeksdossier).

In artikel 43 WBP zijn uitzonderingen genoemd op grond waarvan het noodzakelijk is dat het verstrekken van mededelingen of het doen inzien van stukken achterwege dient te blijven. Dit is maatwerk en geen kwestie van ‘alles of niets’. Per vastgelegd gegeven of categorie van gegevens moet getoetst worden of een weigeringsgrond van toepassing is. De noodzaak om te weigeren kan aanwezig zijn indien sprake is van nog lopende onderzoeken, waarbij het risico aanwezig is dat de onderzochte persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding te belemmeren. Voorts kan door inzage in het onderzoeksdossier de situatie ontstaan dat de rechten van anderen geschonden worden. Daarbij kan gedacht worden aan tipgevers of aan personen die ten nadele van de onderzochte persoon verklaringen hebben afgelegd. Indien belangen van anderen geschaad worden door inzage of afgifte van kopieën van bescheiden kunnen passages waar mogelijk geanonimiseerd of verwijderd worden, indien de bescherming van die belangen noodzakelijk is.

Wettelijk kader

Artikel 36 van de WBP bepaalt dat degene aan wie overeenkomstig artikel 35 WBP kennis is gegeven dat op hem betreffende persoonsgegevens zijn opgenomen in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie, de verantwoordelijke kan verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijke voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Sectornormering

De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Indien het verzoek wordt geweigerd wordt verwezen naar de geschillenregeling van hoofdstuk 11 van deze gedragscode.

Wettelijk kader

Artikel 40 WBP bepaalt dat iemand te allen tijde verzet kan aantekenen bij het particulier onderzoeksbureau in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden, indien gegevens worden verwerkt op grond van artikel 8 aanhef en onder f WBP.

Sectornormering

Het particulier recherchebureau beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigt het particulier recherchebureau terstond de verwerking. Indien het verzet niet ingewilligd wordt, wordt verwezen naar de geschillenregeling van hoofdstuk 11 van deze gedragscode.

Toelichting

Verzet is mogelijk tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op artikel 8 aanhef en onder f WBP. In paragraaf 5.3 van deze gedragscode is vastgelegd dat dit artikel de verwerkingsgrondslag is voor alle soorten van onderzoeken waarvoor een particulier onderzoeksbureau wordt ingeschakeld. In paragraaf 5.3 is vastgelegd dat het particulier onderzoeksbureau bij de aanvaarding én de uitvoering van opdrachten telkens een belangenafweging moet maken tussen de gerechtvaardigde belangen van de opdrachtgever en de belangen van de onderzochte persoon. Ondanks deze belangenafweging blijft de mogelijkheid bestaan – hoe zorgvuldig en nauwkeurig deze afweging ook heeft plaatsgevonden – dat in een individueel geval een belangenafweging anders had moeten uitvallen. De oorzaak kan liggen in een omstandigheid die het particulier onderzoeksbureau niet bekend was en niet bekend had kunnen zijn. Het aantekenen van verzet door de onderzochte persoon betekent dat het particulier onderzoeksbureau een hernieuwde afweging moet maken in het concrete geval. Het is aan de onderzochte persoon om de bijzondere persoonlijke omstandigheden aan het particulier onderzoeksbureau ter kennis te brengen. Het aantekenen van verzet is vormvrij en kan derhalve ook mondeling gedaan worden.

Een onderzochte persoon zou bijvoorbeeld belang kunnen hebben bij het recht van verzet indien hij na de aanvang van het onderzoek – en nog voordat het onderzoeksrapport wordt aangeboden aan de opdrachtgever – overeenkomstig paragraaf 8.1 van deze gedragscode geïnformeerd wordt over het ingestelde onderzoek en de voorgenomen verstrekking van gegevens aan de opdrachtgever. Hij kan er belang bij hebben, dat bepaalde gegevens niet bekend worden aan de opdrachtgever wegens bijzondere persoonlijke omstandigheden. Zo zou de onderzochte persoon ook verzet aan kunnen tekenen indien hij na afronding van een onderzoek van het particulier onderzoeksbureau overeenkomstig paragraaf 8.1 van deze gedragscode verneemt dat antecedenten gedurende een periode van vijf jaar bewaard worden en dat deze verstrekt kunnen worden in het kader van achtergrondonderzoeken.

Het particulier onderzoeksbureau is niet verplicht de aangevochten verwerking (bijvoorbeeld een voorgenomen verstrekking of een voorgenomen onderzoekshandeling) op te schorten nadat verzet is aangetekend. Indien degene die verzet aantekent een dringend belang heeft bij het onmiddellijk staken van de verwerking dan dient hij een voorlopige voorziening te vragen bij de rechter (bijvoorbeeld via een kort geding).