Invoering euro en de daarmee samenhangende uitvoeringssystematiek

Per 1 januari 2002 schakelt de overheid om naar de euro. Vanaf dat moment zullen de salarissen, onkostenvergoedingen, tegemoetkomingen enz. van het overheidspersoneel in euro’s moeten worden uitbetaald. Voor die tijd kunnen individuele werknemers wel reeds een bankrekening in euro’s hebben. In dat geval dragen de banken zorg voor de conversie van het salarisbedrag in guldens naar een bedrag luidend in euro’s.

Voor de rijksoverheid en de onderwijssectoren geldt als uitgangspunt dat alle bedragen die voorkomen in wetten, contracten, rechtspositionele regelingen e.d. vanaf 1 januari 2002 uitgedrukt worden in euro’s. Omdat hierbij veelal op basis van de vastgestelde wisselkoers rekenkundig wordt omgezet, kunnen bedragen vaker dan nu het geval is, afgerond zijn op twee decimalen achter de komma.

Dit zal vanaf 1 januari 2002 in ieder geval gaan gelden voor de salarisbedragen bij de rijksoverheid en de onderwijssectoren. Ditzelfde kan gelden voor franchises, grensbedragen, maxima enz.

Met andere woorden: vanaf 1 januari 2002 zullen (in de genoemde sectoren) alle ingrediënten voor de salarisberekening weliswaar in euro’s luiden, maar niet altijd in mooi afgeronde bedragen.

Bedragen die op 1 januari 2002 in regelgeving nog niet zijn geconverteerd, zijn vanaf die datum van rechtswege omgezet. Dit zou bijvoorbeeld kunnen gelden voor rechtspositionele regelingen buiten de rijksoverheid. In dat geval moeten de salarisadministraties zelf zorgdragen voor de technische conversie. De betreffende salarisadministraties dienen tijdig met hun opdrachtgevers hierover te communiceren.

Voor de diverse berekeningen die salarisadministraties moeten uitvoeren (bijvoorbeeld ten aanzien van nabetalingen, het vergoeden van overwerk enz.) zijn met betrekking tot de overgang van gulden naar euro verschillende manieren mogelijk, die als gevolg van het optreden van afrondingsverschillen tot net iets andere eindresultaten kunnen leiden. Het is aan te bevelen dat salarisadministraties tijdig hun cliënten informeren over de methode die zij zullen gebruiken en over het mogelijk optreden van centenverschillen tussen de verschillende methoden.

Alhoewel deze verschillen marginaal zullen zijn, is het voor salarisadministraties toch noodzakelijk enig houvast te hebben op welke wijze(n) bepaalde berekeningen mogen worden uitgevoerd.

Deze circulaire beoogt hiertoe een handvat te bieden. Hierbij geldt de Europese Verordening (Verordening (EG) nr. 1103/97 d.d. 17 juni 1997) als uitgangspunt. Door deze verordening zal in de hele Europese Unie eenzelfde omrekeningssystematiek worden gehanteerd.

Het is de bedoeling dat de overheid in de sfeer van de belastingen en premies terughoudendheid zal betrachten ten aanzien van ingrijpende wijzigingen per 1 januari 2002. Deze gedragslijn verdient ook de voorkeur bij het afsluiten van nieuwe CAO’s, hoewel het niet geheel is uit te sluiten dat daarbij toch veranderingen per 1 januari 2002 zullen moeten worden doorgevoerd.

De opdrachtgevers dienen goed op de hoogte te worden gebracht van de wijze waarop de euro in de systemen wordt geïmplementeerd. Dit betreft niet alleen de wijze waarop diverse berekeningen plaatsvinden maar ook het tijdstip waarop de conversie plaatsvindt. In dit verband kan bijvoorbeeld worden gemeld dat voor het IPA-systeem, op basis van een in samenwerking met Financiën uitgevoerd onderzoek naar de strategische keuzen en de voorkeur voor het invoeringsscenario bij alle deelnemers, is gekozen voor het ’big bang tijdstip scenario’, dat wil zeggen dat de overgang van guldens naar euro’s van het ene op het andere moment plaatsvindt op 1 januari 2002. Daarbij zijn de volgende kenmerken van belang:

• – geen herkenbaarheid van de valuta in het systeem

• – alle bedragen zullen rekenkundig worden afgerond

• – de omgeving zal alleen in euro mogen aanleveren

• – als gewenningsinformatie worden al in een eerder stadium op de salarisspecificatie en de jaaropgave de eindbedragen ook in euro weergegeven.

In de salarisadministratie komt het regelmatig voor, dat er be- of herrekeningen dienen plaats te vinden over een tijdvak liggend vóór de actuele maand. Dit vindt zijn oorzaak in arbeidsvoorwaardelijke besluiten die terugwerken in de tijd, maar ook in het benodigde administratieve proces om een genomen besluit te effectueren via een mutatie in een salarissysteem. Salarissystemen bieden in meer of mindere mate ondersteuning bij het doen van berekeningen met terugwerkende kracht. Bij berekeningen vanaf 2002, die betrekking hebben op de periode vóór 2002 is de overgang van gulden naar euro een complicerende factor bij de be- en herrekeningen.

De omzetting van het na te betalen/te corrigeren bedrag naar euro kan op verschillende manieren plaatsvinden. In zijn algemeenheid kan een onderscheid worden gemaakt naar:

• 1. de berekening vindt plaats in guldens en het eindresultaat wordt omgezet naar euro’s,

• 2. alle afzonderlijke berekeningselementen worden eerst naar euro’s omgerekend, waardoor de gehele berekening in euro’s plaatsvindt.

Het uiteindelijke resultaat van beide methoden kan marginaal (centen) verschillen. Methode 1 heeft de voorkeur. Indien deze methode echter omvangrijke, kostbare systeemwijzigingen ten gevolge heeft, is de tweede methode eveneens toelaatbaar, mits er slechts zeer kleine (centen) afrondingsverschillen optreden. Tevens is van belang dat hier helder met betrokkenen over wordt gecommuniceerd.

In zijn algemeenheid worden dergelijke vergoedingen één maand, nadat de werkzaamheden zijn verricht, uitbetaald. Het salaris van de maand, waarop de vergoeding betrekking heeft, vormt (meestal) de basis. Qua berekeningsmethodiek verandert er door de overgang naar de euro in feite niets. Echter aangezien voor de vergoeding uitgegaan wordt van het uurloon in (bijvoorbeeld december) 2001 kunnen er (centen)verschillen optreden afhankelijk van de omzettingsmethode die wordt toegepast. Het omzetten van het salarisbedrag van 2001 naar euro’s kan wederom op twee manieren plaatsvinden:

• 1. Berekening vindt geheel in gulden plaats volgens de volgende formule:

  vergoeding = aantal uren overwerk * % overwerkvergoeding * uurloon in guldens

  En vervolgens wordt dit bedrag via de omrekeningskoers naar euro’s geconverteerd.

• 2. Het salaris van 2001 wordt direct omgezet naar euro’s en de berekening vindt plaats in euro’s, verder volgens dezelfde formule.

De eerste methode verdient wederom de voorkeur. Indien deze methode echter omvangrijke, kostbare systeemwijzigingen ten gevolge heeft, is de tweede methode eveneens toelaatbaar, mits er slechts zeer kleine (centen) afrondingsverschillen optreden. Tevens is van belang dat hier helder met betrokkenen over wordt gecommuniceerd.

In het algemeen wordt de vakantie-uitkering vanaf de maand juni maandelijks ’gereserveerd’ en in mei uitbetaald.

De vakantie-uitkering die in 2002 wordt uitgekeerd is dus voor een deel (7 maanden) opgebouwd in 2001. Aan het eind van 2001 zal aldus 7 maanden vakantie-uitkering in gulden gereserveerd staan. Dit bedrag moet geconverteerd worden naar euro’s. Hiervoor zijn twee manieren:

• 1. het totale opgebouwde bedrag aan vakantie-uitkering wordt geconverteerd,

• 2. maandelijks wordt het gereserveerde bedrag geconverteerd.

De eerste methode heeft de voorkeur aangezien het afrondingsverschil dan tot een minimum beperkt wordt. Indien deze methode omvangrijke, kostbare systeemaanpassingen vereist, is ook de tweede methode aanvaardbaar, mits betrokkenen daarover goed geïnformeerd worden.

Los van de gemaakte keuze kan een suggestie zijn om op 31 december 2001 het opgebouwde recht aan vakantieuitkering in euro’s aan betrokkenen te melden.

De beoordeling of iemand onder de Ziekenfondswet valt, vindt plaats op het moment van aanvang van een dienstverband en vervolgens jaarlijks naar de situatie op 1 november van dat jaar. Het loon van 1 november van enig jaar wordt dan vergeleken met het toetsloon (de zogenoemde loongrens ziekenfondswet), zoals dat vanaf 1 januari van het jaar daaropvolgend van toepassing zal worden.

Het toetsloon per 1 januari 2002 (reeds voor 1 november bekend) zal in euro’s luiden. In de toelichting op de desbetreffende regeling zal het bedrag in guldens worden vermeld. Voor wat betreft de toetsing in november 2001 dient het toetsbedrag luidend in guldens het uitgangspunt te zijn; bij de toetsing in 2002 (nieuwe gevallen) dient uitgegaan te worden van het toetsbedrag luidend in euro.

De tegemoetkoming ziektekosten wordt achteraf uitbetaald. Opgebouwde rechten van voor 1 januari 2002 kunnen op dezelfde manier worden omgerekend als genoemd bij de vakantie-uitkering, dat wil zeggen:

• 1. het totale opgebouwde bedrag van de tegemoetkoming ziektekosten wordt geconverteerd,

• 2. maandelijks wordt het gereserveerde bedrag geconverteerd.

De eerste methode verdient wederom de voorkeur.

ABP/USZO kiest voor een volledige overgang op de euro per 1 januari 2002. Wel zal al voor die datum ter gewenning in een deel van het informatiemateriaal en de correspondentie naast gulden ook euro-informatie worden opgenomen.

In beginsel worden per 1 januari 2002 alle (in databestanden aanwezige) gegevens geconverteerd, dus ook de historische gegevens. Het gevolg hiervan is dat in beginsel terugwerkende kracht mutaties vanaf die datum door ABP/USZO primair in euro zullen worden afgewikkeld.

Vanaf 1 januari 1999 is ABP Vermogensbeheer (incl. Treasury) europroof, d.w.z. deze eenheden werken volledig in euro in hun communicatie (betaal- en gegevensstromen) met de financiële wereld. Dit daar hun hele netwerk aan relaties per die datum geheel is overgaan op de euro.

Het ABP stelt dat dit scenario ook door de Nederlandse pensioensector aangehouden wordt. De USZO gaat eveneens per 1.1.2002 over op de euro en volgt daarmee het convenant van het Centraal Orgaan Tarieven Gezondheidszorg, de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen, het Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen, de Sociale Verzekeringsbank en het College voor Zorgverzekeringen. ABP/USZO gaat er van uit dat het overgrote deel van hun relaties hetzelfde schema zal volgen. Mochten werkgevers en rekencentra van dit schema willen afwijken, d.w.z. vóór 1.1.2002 gegevens in euro’s aanleveren, dan zijn hiervoor maatregelen getroffen om deze gegevens (in guldens) in de administratie te kunnen verwerken.

Gelet op de vaste koersverhouding tussen de euro en de gulden staat de Belastingdienst toe dat historische gegevens worden geconverteerd in euro’s, mits de daarvoor op Europees niveau vastgestelde rekenregels zijn gehanteerd. De oorspronkelijke gegevens in guldens dienen op verzoek, binnen een door de inspecteur te stellen redelijke termijn, te worden verstrekt.

Voor wat betreft de data-aanlevering aan de belastingdienst (bijvoorbeeld afdrachten over december 2001 die in januari 2002 plaatsvinden) kunnen salarisadministraties zelf kiezen of dit in euro’s danwel in guldens geschiedt, mits het tijdvakken betreft die aanvangen na 1 januari 1999.